Vorgangsweise bei der Benutzung von Mailinglisten

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1 Vorgangsweise bei der Benutzung von Mailinglisten Mailinglisten (auch Verteilerlisten genannt) ermöglichen die Versendung von s an kleinere oder größere Personengruppen. Auf Grund der einschlägigen Gesetze und Dienstanweisungen dürfen Massensendungen an BOKU-Angehörige nur mit den hier beschriebenen Möglichkeiten und Vorgangsweisen über den zentralen Listsever der BOKU und nicht auf anderen Wegen erfolgen. Hier finden Sie genaue Informationen darüber, wie Sie die Mailinglisten an der BOKU benützen und wie Sie eigene Mailinglisten eingerichtet bekommen können. Einen Überblick über alle Mailinglisten, die an der BOKU eingerichtet sind, finden Sie in einer separaten Dokumentation Die zentralen Mailinglisten der BOKU. Zielgruppe der Dokumentation: Anfragen: Mitarbeiter/innen, Forscher/innen, Studierende Inhaltsverzeichnis 1 Vorgänge für Listen-Mitglieder Mitglied einer Mailingliste werden Die Mitgliedschaft beenden Mails an eine Mailingliste senden Vorgänge für List-Owner und Moderator/innen Eine neue Mailingliste einrichten Aufgaben und Tätigkeiten einer List-Moderator/in Befehle per an den List-Server SYMPA... 8

2 1 Vorgänge für Listen-Mitglieder 1.1 Mitglied einer Mailingliste werden Automatische Mitgliedschaft Wenn die Mitgliedschaft automatisch aus dem aktuellen Stand der Datenbank bestimmt wird oder vom List-Owner fix vorgegeben ist, dann werden Sie, wenn Sie zu dieser Personengruppe gehören, ohne Ihr Zutun Mitglied der Liste und erhalten alle Informationen in Ihrer Mailbox. Freiwillige Mitgliedschaft (subscribe, opt-in) Senden Sie an die Listserver-Adresse eine Mail, die im Subject (Betreff) oder im Text der Mail den Mail-Befehl subscribe listenname enthält. Den Listennamen geben Sie darin an. Mit dem Mail-Befehle which können Sie abfragen, in welchen Mailinglisten Sie Mitglied sind. 1.2 Die Mitgliedschaft beenden Automatische Mitgliedschaft Wenn die Mitgliedschaft automatisch aus dem aktuellen Stand der Datenbank bestimmt wird oder vom List-Owner fix vorgegeben ist und keine Opt-out-Möglichkeit vorgesehen ist, dann sind Sie, wenn Sie zu dieser Personengruppe gehören, Mitglied der Liste und können sich nicht abmelden. In den anderen Fällen haben Sie die folgenden Möglichkeiten. Auch da senden Sie die angegebenen Mail-Befehle jeweils an die Listserver-Adresse im Subject (Betreff) oder im Text der Mail. Mitgliedschaft endgültig beenden (unsubscribe, opt-out) Mit dem Mail-Befehl which erfahren Sie, in welchen Mailinglisten Sie Mitglied sind. Mit dem Mail-Befehl unsubscribe listenname können Sie Ihre Mitgliedschaft in einer Mailingliste endgültig beenden, von da an bekommen Sie diese Informationen nie mehr in Ihre Mailbox. Mailinglisten - Vorgangsweise 2 (10)

3 Mit dem Mail-Befehl unsubscribe * (also mit einem Stern statt dem Namen der Mailingliste) können Sie auch gleich alle Mailinglisten, die Sie noch abonniert haben, in einem abbestellen. Dies ist insbesondere dann nötig, wenn Sie die BOKU verlassen oder Ihre Mail-Adresse aus anderen Gründen ungültig wird. Falls Sie vergessen haben, das Unsubscribe der alten Mailadresse rechtzeitig vor der Beendigung der Mailadresse durchzuführen, müssen Sie den List-Owner bzw. über die Hotline-Adresse hotline@boku.ac.at die Listserver-Administrator/in im ZID bitten, dies für Sie zu tun. Mitgliedschaft vorübergehend stilllegen Falls Sie nur vorübergehend keine Mails aus einer Mailingliste erhalten wollen (z.b. während Sie auf Urlaub sind), dann verwenden Sie stattdessen den Befehl set listenname nomail Von da an bekommen Sie diese Informationen bis auf Weiteres nicht mehr in Ihre Mailbox, können aber Ihre Mitglieschaft mit dem Befehl set listenname mail neuerlich aktivieren (z.b. wenn Sie vom Urlaub zurück sind), d.h. von da an bekommen Sie wieder alle neuen Informationen von dieser Liste zugestellt. 1.3 Mails an eine Mailingliste senden Um eine E-Maíl an alle Mitglieder einer Mailingliste zu senden, müssen Sie in Ihrem gewohnten Mail-Programm nur die Mail-Adresse der Mailingliste als Empfänger/in angeben: listenname@list.boku.ac.at Bitte beachten Sie, dass die Adresse der Mailingliste die Form xxxxx@list.boku.ac.at hat, nicht xxxxx@boku.ac.at und auch nicht xxxxx-request@list.boku.ac.at! Damit bekommt jedes Mitglied der Mailingliste eine Kopie dieser Mail in ihre/seine Mailbox zugestellt. Falls die Mailingliste moderiert ist, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis in Ihre Mailbox, und dann müssen Sie die Reaktion der Moderator/in abwarten: Wenn und sobald die Modeator/in Ihre Mail akzeptiert, wird sie an die Mitglieder der Mailingliste zugestellt. Sie bekommen in diesem Fall in der Regel keinen zusätzlichen Hinweis. Wenn die Modeator/in Ihre Mail zurückweist, bekommen Sie im Allgemeinen einen entsprechenden Hinweis in Ihre Mailbox. Falls die Modeator/in den Spezialfall der stillschweigenden Zurückweisung wählt, bekommen Sie keinen solchen Hinweis. Mailinglisten - Vorgangsweise 3 (10)

4 Je nach der zeitlichten Verfügbarkeit der zuständigen Personen kann es 1 bis 2 Arbeitstage dauern, bis eine abgesendete Mail moderiert wird, in speziellen Fällen auch länger. Wichtige Hinweise Bevor Sie eine Mail an den eventuell sehr großen Empfängerkreis einer Mailingliste senden, überleben Sie sich bitte, ob Ihre Information zum Thema und zum Zweck dieser Mailingliste passt und ob Ihre Information wirklich so wichtig und für alle (oder zumindest fast alle) Mitglieder der Mailingliste interessant ist, und entscheiden Sie dem entsprechend, ob Sie Ihre Mail an alle Mitglieder der Mailingliste oder nur an eine Person oder nur an einen Teil dieser Personengruppe senden. Massenmails, die an eine größere Anzahl von Empfänger/innen gehen, sollen keine Attachments enthalten, damit die Mail-Server und die Mailboxen nicht durch hunderte oder tausende Kopien dieser Dateien überlastet werden. Wenn Sie auf ausführlichere Informationen, PDF-Dateien, Bilder oder sonstige Dateien verweisen wollen, dann legen Sie diese Informationen bzw. Dateien auf einem Web-Server oder in einer BOKUbox oder Dropbox oder dergleichen ab und geben in der Mail nur die Internet-Adresse (URL) dieser Web-Seite oder Download-Datei an, die von der Leser/in dann in der Mail direkt angeklickt werden kann. Kleine Attachments sind in begründeten Fällen bzw. nach Rücksprache mit dem ZID möglich. Das Maximum ist bei den meisten Mailinglisten 5 MBytes Mailgröße = ca. 3.5 MBytes Dateigröße. Zu große Mails, die diese Grenze überschreiten, werden vom Listserver automatisch abgelehnt. Bitte beachten Sie auch die Regeln zur Benutzung und Moderation der Mailing-Listen an der BOKU und die Speziellen Regeln für Mails an Studierende bei ÖH-Wahlen. Mailinglisten - Vorgangsweise 4 (10)

5 2 Vorgänge für List-Owner und Moderator/innen 2.1 Eine neue Mailingliste einrichten Mailinglisten können nur von einer "Listserver-Administrator/in" angelegt werden, das ist eine ZID- Mitarbeiter/in mit speziellen Berechtigungen am List-Server. Wenn Sie Bedarf an einer Mailingliste haben, senden Sie eine an die ZID-Hotline und geben darin die folgenden Informationen an: Listen-Name in der Form Kurz-Beschreibung der Mailingliste (wenige Stichworte oder eine oder ein paar Zeilen). List-Owner: die Mailadresse(n) von einer oder mehreren Personen, die für die Mailingliste verantwortlich sind. List-Moderator/innen: die Mailadresse(n) von einer oder (besser) mehreren Personen, die für die Moderation der an die Liste gesendeten Mails verantwortlich sind. Mitgliedschaft: Die wichtigsten Möglichkeiten für die Mitgliedschaft in der Mailingliste sind 1. automatisch: tagesaktuell über eine Datenbank-Abfrage. 2. offen: Interessen/innen können sich mit subscribe anmelden (opt-in) und mit unsubscribe abmelden (opt-out). 3. durch die Owner kontrolliert: Die Owner können Mitgleider mit add hinzufügen und mit delete entfernen sowie mit review eine Liste der in der Mailingliste enthaltenen Mailadresen abfragen. Bitte beachten Sie, dass Personen über das Hinzufügen bzw. Entfernen aus einer Mailingliste informiert werden. Möchten Sie das gerne verhindern, dann verwenden Sie hier für den Prefix QUIET (QUIET ADD bzw. QUIET DELETE). Wenn sich eine Interessent/in mit subscribe anmeldet, muss ein Owner das bestätigen. Wenn sich ein Mitglied mit unsubscribe abmeldet, werden die Owner informiert. 4. eine Kombination dieser Möglichkeiten. Die technischen Details, wie Sie die Listserver-Befehle subscribe, unsubscribe, add, delete, review an den List-Server senden, finden Sie im Kapitel über die Befehle per . Im Fall 3 kann auch eine einfache Text-Datei angegeben werden, die alle Mailadressen enthält (jede Mailadresse in einer Zeile, ohne Namen, ohne spitze Klammern, ohne Leerstellen, ohne sonstige Zeichen), dann kann die Mailingliste vom ZID sofort mit diesem Anfangsstand gefüllt werden und die List-Owner sind dann nur für alle künftigen Änderungen an der Mitgliedschaft verantwortlich. Senden: Die wichtigsten Möglichkeiten für die Erlaubnis zum Senden an die Mailingliste sind: moderiert für alle Absender/innen, auch für die Moderator/innen selbst das ist günstig zur Kontrolle gegen Irrtümer. Mailinglisten - Vorgangsweise 5 (10)

6 privat: für Listenmitglieder sofort, für alle anderen Absender-Adressen (also auch für den Fall, dass ein Mitglied eine Mail von einer anderen Mailbox aus sendet) moderiert das ist nur bei kleineren Arbeitsgruppen oder Diskussionsgruppen sinnvoll. Technisch ist es auch möglich, eine Mailingliste frei, also ganz ohne Moderation einzurichten, dies wird aber wegen der Gefahr von Missbrauch und Irrtümern nicht empfohlen. Antworten: Für die Antwort auf eine Mail, die über die Mailingliste verteilt wird, gibt es zwei Möglichkeiten: Antworten gehen standardmäßig nur an die Absender/in der Mail dies wird allgemein empfohlen, um ein irrtümliches Spamming der Mailingliste mit nicht für alle Mitglieder gedachten Mails zu vermeiden (was erfahrungsgemäß immer auftritt). Antworten gehen standardmäßig an alle Listenmitglieder dies ist nur bei Mailinglisten von sehr kleinen, persönlich bekannten und gut koordinierten Personengruppen sinnvoll. In beiden Fällen hat aber jede Person die Möglichkeit, eine Antwort wahlweise entweder nur an die Absender/in der Mail oder an die Listenadresse, also an alle Mitglieder, zu senden. 2.2 Aufgaben und Tätigkeiten einer List-Moderator/in Wenn eine Mailingliste moderiert ist, werden Mails nicht sofort an die Mailingliste gesendet, sondern erst nach Zustimmung bzw. Bestätigung einer Moderatorin bzw. eines Moderators. Wenn jemand eine Mail an eine von Ihnen moderierte Mailingliste sendet, erhalten Sie vom List- Server sympa einen Hinweis in Ihrer Mailbox ("Freigabe einer Mail"). Eine Kopie der für die Aussendung vorgesehenen Mail wird als Attachment mitgeliefert; Sie sollen nun dieses Attachment ansehen und dann entscheiden, ob diese Mail an alle Mitglieder der Mailingliste gesendet werden soll oder nicht. Im Text-Body der Mail werden Ihnen zu diesem Zweck unter anderem zwei Mail-Befehle angeboten: einen Mail-Befehl für das Absenden der Mail mit distribute listenname mailnummer einen Mail-Befehl für das Ablehnen der Mail (inklusive Benachrichtigung der Absender/in) mit reject listenname mailnummer Falls Ihr Mail-Programm das Anklicken von mailto-links mit Subect-Parameter unterstützt, klicken Sie auf den zutreffenden von diesen Mail-Links und senden die Mail ab. Andernfalls (z.b. in bestimmten Versionen von Groupwise) müssen Sie selbst eine Mail an die Mailadrese erzeugen und den Mail-Befehl distribute listenname mailnummer bzw. reject listenname mailnummer in das Subject der Mail kopieren. Mailinglisten - Vorgangsweise 6 (10)

7 Wichtige Hinweise Es wird wahrscheinlich immer wieder passieren, dass nicht nur ernst gemeinte Mails an die Listenadresse gesendet werden (die Sie absenden oder ablehnen sollen), sondern auch Spams, Viren oder dumme Scherze. In diesen Fällen soll keine der Moderator/innen etwas tun, also auch nicht ablehnen (weil die Benachrichtigung der Absender/in noch mehr Spams bewirken würde). Wenn eine Mail innerhalb von 2 Wochen weder abgesendet noch abgelehnt wird, dann wird sie nämlich automatisch stillschweigend gelöscht, also ohne Benachrichtigung der Absender/in. Als gewissenhafte Moderator/in müssen Sie Ihre Mailbox regelmäßig nach solchen Benachrichtigungen durchsuchen und diese möglichst rasch bearbeiten bzw. im Fall Ihrer Verhinderung durch eine Stellvertreter/in bearbeiten lassen. Es ist aus diesem Grund üblich und empfehlenswert, nicht nur eine, sondern mehrere Personen als Moderator/innen einer Mailingliste einzusetzen. Die Benachrichtigungen gehen immer an alle Moderator/innen. Natürlich muss nur eine der Moderator/innen die Mail absenden oder ablehnen. Falls irrtümlich eine zweite Moderator/in es danach auch tut, passiert gar nichts, nur die erste Moderation wird ausgeführt. Wir empfehlen Ihnen, neue Mails nicht sofort zu moderieren, sondern eine angemessene Zeit lang (mindestens eine Stunde, maximal einen Tag) zu warten. Es passiert nämlich immer wieder, dass die Absender/in der Mail nach dem Absenden noch einen Fehler bemerkt und dann eine zweite, verbesserte Version der Mail aussendet und um ein REJECT auf die erste, fehlerhafte Version bittet. Bitte beachten Sie auch die Regeln zur Benutzung und Moderation der Mailing-Listen an der BOKU und die Speziellen Regeln für Mails an Studierende bei ÖH-Wahlen, die Sie an den folgenden Adressen finden: Mailinglisten - Vorgangsweise 7 (10)

8 3 Befehle per an den List-Server SYMPA Für die Verwaltung und Verwendung der Mailinglisten ist an der BOKU die List-Server-Software SYMPA installiert. SYMPA ist die Abkürzung für die französische Bezeichnung "Système de Multi- Postage Automatique", das bedeutet auf Deutsch "Automatisches Mehrfach-Mailing-System"; gleichzeitig bedeutet das Wort aber auch "sympathisch". :-) Alle im Zusammenhang mit Mailinglisten stehenden Vorgänge können per an den List- Server durchgeführt werden. Dazu müssen Sie eine an die Mail-Adresse senden, die entweder im Text-Body oder im Subject einen der unten angeführten Befehle enthält. Im Text-Body können Sie auch mehrere Befehle nacheinander anführen, jeden in einer eigenen Zeile. Das funktioniert nur, wenn Sie die Mail als einfache Text-Mail ("plain Text") erstellen, bei formatierter Mail ("HTML-Mail") funktioniert das nicht! Falls das Subject der Mail einen gültigen Listserver-Befehl enthält, wird nur der Befehl im Subject ausgeführt, eventuelle weitere Befehle im Text-Body werden dann ignoriert. Wenn Ihr Mail- Programm (wie z.b. Groupwise) im Fall eines leeren Subject die erste Zeile des Mailtextes in das Subject setzt, wird dann nur dieser erste Befehl ausgeführt. Um dies zu verhindern, dürfen Sie das Subject nicht leer lassen, sondern Sie müssen im Subject einen Text eingeben, der kein gültiger Listserver-Befehl ist, also z.b. "Befehle in der Mail" oder etwas Ähnliches. Bitte, achten Sie sorgfältig darauf, dass Sie diese Listserver-Befehle an die Adresse des Listserver-Programms senden und nicht an die Adresse einer Mailingliste denn damit würden alle Mitglieder der Liste mit Ihrem Befehl belästigt werden und Sie würden sich rasch sehr unbeliebt machen! Die Befehle Mit dem Befehl "help" erhalten Sie die komplette Beschreibung aller Befehle mit allen Parametern, auch von solchen, die bei uns auf der BOKU nicht gebraucht werden. Hier geben wir Ihnen eine Übersicht über die wichtigen Befehle mit den notwendigen Parametern, die Sie für die Mailinglisten auf der BOKU brauchen. Manche Befehlswörter können abgekürzt oder komplett geschrieben werden, wir zeigen Ihnen in diesem Fall beide Varianten. hel help Zusendung der Beschreibung which Zusendung einer Übersicht über alle Mailinglisten, in denen Sie Mitglied oder List-Owner oder Moderator sind. Mailinglisten - Vorgangsweise 8 (10)

9 sub listenname subscribe listenname Abonnieren einer Mailingliste (Mitglied werden) unsub listenname unsubscribe listenname endgültiges Abbestellen einer Mailingliste (Mitgliedschaft beenden) unsub * unsubscribe * endgültiges Abbestellen von allen Mailinglisten, die Sie derzeit abonniert haben set listenname nomail Einstellung, dass Sie vorübergehend keine Mails von dieser Liste erhalten wollen (z.b. wenn Sie auf Urlaub sind) set listenname mail Einstellung, dass Sie nun wieder Mails von dieser Liste erhalten wollen quit Ende der Befehlszeilen, weiterer Text der Mail (z.b. Signature) wird ignoriert Bei manchen Mailinglisten hat die/der List-Owner das Recht, zusätzlich einen oder mehrere der folgenden speziellen Befehle zu verwenden: add listenname mailadresse Ein Mitglied in die Mailingliste hinzufügen (Mitglied werden). Bitte berücksichtigen Sie, dass die Person über die Mitgliedschaft in der Liste informiert wird, wenn Sie nicht den Prefix QUIET verwenden (QUIET ADD). del listenname mailadresse delete listenname mailadresse Ein Mitglied aus der Mailingliste entfernen (Mitgliedschaft beenden). Bitte berücksichtigen Sie auch hier, dass die Person über die Entfernung aus der Liste informiert wird, wenn Sie nicht den Prefix QUIET verwenden (QUIET DELETE). rev listenname review listenname Zusendung einer Liste aller Mitglider der Mailingliste Sie können in einer Mail auch mehrere Mail-Befehle angeben (nicht im Subject, sondern nur im Text der Mail). Auf diese Weise können Sie auch gleich in einer Mail eine größere Anzahl von Mitgliedern mit add hinzufügen oder mit delete entfernen. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Person über die Aufnahme oder die Entfernung aus der Liste informiert wird. Sollten Sie dies nicht wünschen, dann müssen Sie nicht den Prefix QUIET verwenden (QUIET ADD bzw. QUIET DELETE). Wenn allerdings bei einem Mail-Befehl ein Fehler auftritt, dann werden in der Regel die nachfolgenden Befehle nicht ausgeführt. Mailinglisten - Vorgangsweise 9 (10)

10 Historie Letzte Änderung: 15. Juli 2014 Die aktuelle Version dieser Dokumentation finden Sie auf den Serviceseiten des ZID unter: Dokument Mailinglisten - Vorgangsweise MailinglistenVorgangsweise_DE_V.1.0.1_ Quelldokument BOKU --- Aktualisierungsdatum/ Autor Version Änderungen (HP/ZID) Erste Version erstellt (MO/ZID) Infos bzgl. quiet add bzw. quiet delete hinzugefügt. Mailinglisten - Vorgangsweise 10 (10)

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