Sage 50. SEPA Einrichtung des Onlinebankings und Verarbeitung von Zahlungsaufträgen. Impressum

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1 Sage 50 SEPA Einrichtung des Onlinebankings und Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 1 von 27

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Allgemeine Einstellungen Eigenes Online Banking Konto definieren Einstellen der Bankverbindung Bankverbindung des Kunden/Lieferanten korrekt einstellen Mandat für das SEPA-Lastschriftverfahren anlegen und verwalten Zahlungsaufträge anlegen und verarbeiten Verwendung des Lastschriftverfahrens in einer Rechnung Zahlungsaufträge verarbeiten Benachrichtigung Abholen von Umsätzen / Zuordnen Automatische Zuordnung Zahlungsaufträge zuordnen OP ausgleichen Buchung erstellen Keine Zuordnung Fertig! 27 Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 2 von 27

3 1.0 Einführung In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Ihr persönliches Bankkonto per HBCI an Ihr Programm anbinden können und wie Sie aus Sage 50 SEPA-Aufträge an Ihre Bank übertragen können. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: Sage 50 (Standard, Comfort, Professional und Quantum) Sage 50 Auftrag (Standard und Comfort) Sage 50 Buchhalter (Standard und Comfort) Die nachfolgende Anleitung stellt die Vorgehensweise anhand des Beispiels von Sage 50 vor. Die Programme Sage 50 Auftrag und Sage 50 Buchhalter unterscheiden sich nicht von dieser Vorgehensweise. Hinweis: Der Abruf von Umsätzen ist nur in Sage 50 und Sage 50 Buchhalter möglich. Mit Sage 50 Auftrag können die Zahlungsaufträge zwar an die Bank gesendet, nicht aber abgerufen werden. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 3 von 27

4 2.0 Allgemeine Einstellungen 2.1 Eigenes Online Banking Konto definieren Um das SEPA Lastschriftverfahren verwenden zu können, sind einige Vorbereitungen in Ihrem Mandanten vorzunehmen. Klicken Sie dazu im Menü auf EXTRAS > Mandanteneinstellungen Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 4 von 27

5 Wechseln Sie in den Bereich Bankverbindungen Tragen Sie hier Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer ein, falls Sie mit Sage 50 auch Lastschriften ausführen wollen Wählen Sie dann eine Bankverbindung und klicken Sie auf Ändern. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 5 von 27

6 In der darauf folgenden Maske klicken Sie die relevante Bankverbindung an und öffnen diese über die Schaltfläche < Bearbeiten >. Alternativ können Sie über das Menü BEARBEITEN > Bankverbindung bearbeiten die Konteneinstellungen öffnen. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 6 von 27

7 2.1.1 Einstellen der Bankverbindung In der Bankverbindung sind einige Punkte einzustellen um das Onlinebanking aus Sage 50 zu ermöglichen. Tragen Sie im Reiter Konto zunächst alle Kontodaten ein. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 7 von 27

8 Im Reiter Zahlungsverkehr aktivieren Sie die Option Für Zahlungsverkehr verwenden. Soll diese Bankverbindung bei allen Zahlungsaufträgen vorgegeben werden, aktivieren Sie auch die Option Standardmäßig verwenden. Wichtig: Haben Sie nur eine Bankverbindung eingetragen, aktivieren Sie diese Option ebenfalls. Die Option kann jedoch nur in einer Bankverbindung aktiviert werden. Wird eine neue Bankverbindung als Standard definiert, wird die Option in der bisherigen Standardbankverbindung automatisch deaktiviert. Geben Sie sowohl Finanz- als auch Geldtransitkonto an, die bei Buchungen von dieser Bankverbindung verwendet werden sollen. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 8 von 27

9 Im Reiter Online-Banking muss der HBCI Kontakt ausgewählt werden. Dieser wird genauso eingerichtet, wie es bisher der Fall war bzw. kann in den meisten Fällen weiter verwendet werden. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 9 von 27

10 Richten Sie in dem sich öffnenden Dialog den HBCI-Kontakt zu der Bankverbindung ein. Die Einrichtung wird durch einen Assistenten unterstützt. In jedem Fall wird nach der Synchronisation neben dem Kontakt ein grüner Haken angezeigt: Schließen Sie den Dialog und ordnen Sie durch Auswahl den HBCI-Kontakt der Mandantenbankverbindung zu: Ihre Mandantenbankverbindung ist jetzt Online-Banking-fähig. Bestätigen Sie alle Dialoge mit < OK > bis Sie wieder im Hauptmenü sind. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 10 von 27

11 2.2 Bankverbindung des Kunden/Lieferanten korrekt einstellen Nachdem die Grundlagen geschaffen wurden und die Mandantenbankverbindung korrekt hinterlegt wurde, muss die Kunden-/Lieferantenbankverbindung eingetragen werden. Die Anlage wird hierbei an einem Kundendatensatz erklärt. Öffnen Sie den Kundendatensatz und wählen Sie den Reiter Bankverbindung. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 11 von 27

12 Klicken Sie auf die Schaltfläche < Neuer Eintrag > um eine neue Bankverbindung zu hinterlegen oder auf < Eintrag ändern > um eine bestehende Bankverbindung zu bearbeiten. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 12 von 27

13 Hier hinterlegen Sie die Bankdaten des Kunden. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 13 von 27

14 2.3 Mandat für das SEPA-Lastschriftverfahren anlegen und verwalten Sollen Forderungen beim Kunden per Lastschrift eingezogen werden, muss das SEPA- Mandat für den Einzug erstellt werden. Hinweis: Da der Einzug in Sage 50 nur die Kundenseite betrifft, steht die Schaltfläche < SEPA-Mandate > bei Lieferanten nicht zur Verfügung. Zur Anlage klicken Sie auf die Schaltfläche < SEPA-Mandate >. Nun erscheint ein neuer Dialog. In diesem können Sie Mandate anlegen oder bestehende Mandate bearbeiten. Für die Neuanlage eines SEPA-Mandates klicken Sie auf Neues SEPA-Mandat. Für jedes Mandat müssen die Mandatsreferenz, die Lastschriftart, der Mandatstyp, das Ausstellungsdatum und der derzeitige Status definiert werden. Die Vertragsbezeichnung und Vertragsbeschreibung sind optionale Felder, mit denen Sie z.b. kennzeichnen können, welche Geschäftsbeziehung Grundlage für dieses Mandat ist. Hinweis: Bei Neuanlage wird Ihnen eine Mandatsreferenz vorgegeben. Diese kann auf Wunsch geändert werden. Die Schaltfläche < Standard > stellt die Referenz nach dem ursprünglichen Aufbau wieder her. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 14 von 27

15 Wichtig: Ein SEPA-Mandat ist erst in Vorbereitung. Erst wenn es Ihnen vom Kunden unterschrieben vorliegt, kann es auf Aktiv geändert werden. Solange es auf In Vorbereitung, Inaktiv oder Wiederrufen steht, wird das Mandat nicht verwendet. Klicken Sie, nachdem Sie alles eingestellt habe, auf < OK >. Nachdem man das Mandat vorbereitend angelegt hat, muss dieses gedruckt und zur Unterschrift an den Kunden weitergeleiten werden. Zurück in der Übersicht klicken Sie nun auf das gewünschte Mandat und danach auf < Drucken > oder < Mailen >. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 15 von 27

16 Es folgt nun ein Dialog, in dem Sie das gewünschte Formular auswählen und drucken oder mailen können. Hinweis: Wie bei den meisten Formularen in Sage 50 haben Sie die Möglichkeit, über den Button Formularverwaltung diese Formulare individuell anzupassen. Sobald Sie dieses Mandat ausgedruckt haben und es von Ihrem Kunden unterschrieben wurde, können Sie das Mandat auf Aktiv umstellen. Es wird automatisch bei der nächsten Lastschrift verwendet. Hinweis: Sollte ein Mandat verfallen, da sich z. B. die Bankverbindung geändert hat, wird das Mandat, soweit es möglich ist, in Sage 50 automatisch gesperrt. In einem solchen Fall müssen Sie ein neues Mandat erzeugen und die Bestätigung vom Kunden einfordern. Erst dann kann das neue Mandat auf Aktiv gesetzt und benutzt werden. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 16 von 27

17 3.0 Zahlungsaufträge anlegen und verarbeiten 3.1 Verwendung des Lastschriftverfahrens in einer Rechnung Innerhalb der Rechnung kann die Zahlungsart Lastschrift verwendet werden. Diese erstellt dann einen SEPA-Lastschriftauftrag. Dazu klicken Sie in der Rechnung auf den Punkt Auftragsdaten bearbeiten. Nun wechseln Sie auf den Reiter RECHNUNGSDATEN und wählen die entsprechende Zahlungsweise für Ihr Lastschriftverfahren. Das Handling der Rechnung ist weiter wie gewohnt. Hinweis: Erst nach dem Verbuchen der Rechnung wird ein entsprechender Lastschriftauftrag im Zahlungsverkehrsmodul angelegt. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 17 von 27

18 Betätigen Sie die Schaltfläche < Ja >, um den Vorgang zu verbuchen. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 18 von 27

19 Es folgt nun eine neue Maske zur Abfrage der Lastschrift. Hier können die Daten geprüft und ggf. angepasst werden. Bestätigen Sie mit < OK > um den Zahlungsauftrag anzulegen. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 19 von 27

20 3.2 Zahlungsaufträge verarbeiten Über das Menü DIENSTE > ZAHLUNGSVERKEHR > Zahlungsaufträge öffnen Sie das Zahlungsverkehrsmodul. In der Liste finden Sie alle neu angelegten Zahlungsaufträge. Markieren Sie mit STRG+A alle Aufträge (falls es sich nur um Lastschriften handelt) oder markieren Sie die auszuführenden Aufträge mit der Leertaste. Um die Aufträge online an die Bank zu übermitteln, klicken Sie die Schaltfläche < Verarbeiten > an. Über die Schaltfläche < SEPA-Export > erstellen Sie eine XML-Datei. Diese kann mittels einer Banking Software oder dem Online Banking Ihrer Hausbank weiter verarbeitet werden. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 20 von 27

21 Das Programm prüft die bei SEPA-Lastschriften einzuhaltenden Vorlauffristen automatisch und bietet Ihnen eine Korrektur an. Hinweis: Nur Zahlungsaufträge mit identischem Typ, identischer Ausführungsart und identischem Fälligkeitsdatum können gemeinsam in einem Sammler verarbeitet werden. Für jeden Sammler ist die Eingabe von PIN und TAN erforderlich. Wir möchten darauf hinweisen, dass es sich hier um ein Programmverhalten handelt, welches notwendig ist, um die beim HBCI-Standard geltenden Einschränkungen einhalten zu können. In beiden Fällen der Verarbeitung (übertragen direkt an die Bank, Export per XML-Datei) erhalten Sie eine Information, ob die Daten erfolgreich verarbeitet wurden. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 21 von 27

22 Bestätigen Sie diese Abfrage mit < OK >. 3.3 Benachrichtigung Nachdem die Lastschriften korrekt verarbeitet wurden, können nun die Benachrichtigungen an den Kunden angelegt werden, um die Lastschrift anzukündigen. Dazu klicken Sie bitte die gewünschte Lastschrift mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Benachrichtigen. Hinweis: Wurde in der Lastschrift bereits die Option Lastschrift ankündigen aktiviert, wird direkt nach dem erfolgreichen Verarbeiten automatisiert die Benachrichtigung angestoßen. Nun kommen Sie in die gewohnte Sage 50 Druckvorschau-Maske. Hier können Sie entweder ein Beispielformular oder ein eigenes Formular auswählen und verwenden. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 22 von 27

23 Hinweis: Wie bei den meisten Formularen in Sage 50 haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche < Formularverwaltung > die Formulare individuell anzupassen. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 23 von 27

24 3.4 Abholen von Umsätzen / Zuordnen Über das Menü DIENSTE > ZAHLUNGSVERKEHR > Umsatzzuordnung öffnen Sie die Liste der neuen Umsätze. Hier führen Sie zunächst eine Umsatzabfrage durch. Nach Eingabe der PIN werden die neuen Umsätze angezeigt. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 24 von 27

25 3.4.1 Automatische Zuordnung Über die Schaltfläche < Automatisch > werden alle Zuordnungen zwischen den Umsätzen und Zahlungsaufträgen bzw. offenen Posten erstellt, die das Programm selbstständig erkennt. Nach der Übernahme werden erstellten Zuordnungen im unteren Teil des Fensters angezeigt Zahlungsaufträge zuordnen Wählen Sie den zuzuordnenden Umsatz aus. Über die Schaltfläche < ZA zuordnen > erhalten Sie eine Liste von verarbeiteten Zahlungsaufträgen. Wählen Sie hier den aus, der dem Umsatz entspricht. Übernehmen Sie den Zahlungsauftrag. Nach der Übernahme werden die Zahlungen auf die offenen Posten aufgeteilt und unter Erstellte Zuordnungen angezeigt OP ausgleichen Wählen Sie den zuzuordnenden Umsatz aus. Über die Schaltfläche < OP zuordnen > erhalten Sie eine Liste von offenen Posten, die dem Umsatz sinnvoll zugeordnet werden können. Wählen Sie hier den aus, der dem Umsatz entspricht. Übernehmen Sie den offenen Posten. Nach der Übernahme wird die Zahlung dem offenen Posten zugeordnet und unter Erstellte Zuordnungen angezeigt Buchung erstellen Haben Sie Umsätze, die keinem Zahlungsauftrag oder offenen Posten zuzuordnen sind, und die trotzdem als Buchung im Programm erscheinen sollen, können hierzu über die Schaltfläche < Buchung > manuelle Buchungen angelegt werden. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 25 von 27

26 3.4.5 Keine Zuordnung Haben Sie Umsätze, die im Programm nicht gebucht werden sollen, können Sie dies über die Schaltfläche < Keine Zuordnung > definieren. Nach Klick auf die Schaltfläche < Übertragen > werden die erstellten Zuordnungen als Buchungen in den sog. Importstapel übertragen und können von hier aus ggf. nach gewünschter Anpassung mit einem Klick in die Geschäftsbuchhaltung übertragen werden. Beim Übertrag aus dem Buchungsstapel in die Geschäftsbuchhaltung werden die offenen Posten automatisch ausgeglichen. Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 26 von 27

27 4.0 Fertig! Ihre Bank ist nun für Onlinebanking eingerichtet, die ersten Zahlungsaufträge wurden erfolgreich an Ihre Bank übertragen und die resultierenden Umsätze wieder zugeordnet. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: Sage 50 Einrichtung Onlinebanking und Verarbeitung Zahlungsaufträge Seite 27 von 27