7284 Projektplanung mit MS-Project weiterführender Kurs

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1 Betriebswirtschaft / MS Office Projektplanung mit MS Project Aus- und Fortbildungszentrum Projektplanung mit MS-Project weiterführender Kurs PSP-Code Szenarien Ressourcenpool Mehrprojektplanung Datenaustausch mit anderen Programmen Grafische Berichte Projektvorlagen Kostenanalyse Vorgangsarten Team-Management mit Outlook Project-Server Dozent: Torsten Hentrop

2 Betriebswirtschaft / MS Office Projektplanung mit MS Project 1. PSP-Code erstellen Szenario-Management Mehrere Basispläne Szenarien entwickeln Szenarien anzeigen Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Vorteile eines Ressourcenpools Ressourcendatei erstellen Ressourcendatei verwenden Speichern einer Projektdatei bei gemeinsamer Ressourcennutzung Verknüpfungen anzeigen Öffnen einer Projektdatei mit gemeinsamer Ressourcennutzung Änderung von Ressourcendaten in einer Projektdatei Änderung von Ressourcendaten in der Ressourcendatei Ressourcenpool und Datensicherungen Mehrprojektplanung Gesamtprojekt mit Teilprojekten Alternative Verknüpfung von Projekten Ein umfangreiches Projekt in Teilprojekte aufgliedern Datenaustausch mit anderen Programmen Austauschverfahren Bildkopien Eingebettete Dateien Import von Mindmanaging-Daten Übernahme von Excel-Tabellen über Zwischenablage Export von Project-Daten Export als PDF/XPS-Datei Projektvorlagen Grafische Berichte Projektfortschritt analysieren Status-Datum setzen Fortschrittslinien Ertragswert-Analysen Ertragswertanalyse Kostenanalyse Team-Management Überblick Team-Management mit Outlook Seite 2 von 57

3 Betriebswirtschaft / MS Office Projektplanung mit MS Project 11. Project-Server Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence Seite 3 von 57

4 PSP-Code erstellen 1. PSP-Code erstellen Einen PSP-Code legen Sie an über: Projekt > Eigenschaften > PSP-Code > PSP-Code definieren Beispiel: Der Code erhält das Präfix: PSP- Danach kommen zwei weitere Elemente: - 3 Stellen - 2 Stellen für eine fortlaufende Nummerierung. Der Schalter für PSP-Code für neuen Vorgang erstellen sorgt dafür, dass für neue Vorgänge ein PSP-Code erstellt wird. Der letzte Schalter bewirkt eine Überprüfung der PSP-Codes hinsichtlich ihrer Eindeutigkeit. Um den definierten PSP-Code zu verwenden, müssen Sie nun als nächstes das Feld PSP-Code als Spalte in Ihrer Tabelle einfügen. Verwenden Sie die rechte Maustaste, um den Befehl zum Einfügen einer zusätzlichen Spalte zu aktivieren. Alternativ können Sie diesen Befehl auch über das Menüband aufrufen: Format > Spalte einfügen Seite 4 von 57

5 PSP-Code erstellen Wählen Sie nachfolgend das Feld PSP-Code aus. Als Ergebnis erhalten Sie die vorläufige Darstellung des PSP-Codes. In einem weiteren Schritt muss dieser PSP-Code mit konkreten Werten den Sammelvorgängen zugeordnet werden. Dazu tragen Sie bei den Sammelvorgängen entsprechende Werte ein. Beispiel hier: 100, 110, 120, 200, Seite 5 von 57

6 Szenario-Management Mehrere Basispläne 2. Szenario-Management 2.1. Mehrere Basispläne In MS Project können bis zu zehn unterschiedliche Basispläne zu einem Projektplan festgelegt werden. Die aktuellen Werte des Projektplans werden dann in die Felder für die geplante Dauer, geplante Anfangszeit und geplante Fertigstellung sowie in entsprechende weitere Planfelder (z.b. geplante Kosten) kopiert. Die Festlegung weiterer Basispläne erfolgt ebenfalls unter: Projekt > Basisplan festlegen > Basisplan festlegen... Sie können zusätzliche Basispläne für das gesamte Projekt oder auch nur für ausgewählte Vorgänge anlegen Seite 6 von 57

7 Szenario-Management Szenarien entwickeln 2.2. Szenarien entwickeln Für umfangreiche Veränderungen zum Beispiel der Vorgangsdauern ist auch eine Dokumentation der unterschiedlichen Eintragungen zu den Vorgangsdauern hilfreich. Dazu verwenden Sie die zusätzlichen Felder Dauer1, Dauer2,, Dauer10. Als Ersatz für die fehlende PERT-Analyse in Project 2010 tragen Sie Ihre Daten wie folgt ein, wobei Sie selbstverständlich die Werte auch kopieren können. - Dauer1: Grundmodell bzw. realistisches Modell - Dauer2: pessimistisches Modell - Dauer3: optimistisches Modell Damit die Zuordnung zu den Modellen erleichtert wird, können Sie auch die Beschriftung der Spalten über das Kontextmenü (Feldeinstellung) anpassen. Kopieren Sie die Daten aus der Spalte Grundmodell in die beiden anderen Spalten. In den Spalten zur pessimistischen und optimistischen Vorgangsdauer können Sie anschließend abweichende Werte eintragen. Beim Festlegen von Basisplänen werden die Werte für die geplante Dauer aus der Spalte Dauer entnommen. Um nun unterschiedliche Basispläne zu erstellen, müssen vor dem Festlegen eines neuen Basisplans die Werte aus den entsprechenden Modellspalten in die Spalte Dauer kopiert werden. Anschließend wird der neue Basisplan erzeugt Seite 7 von 57

8 Szenario-Management Szenarien entwickeln Basisplan für das pessimistische Modell Basisplan für das optimistische Modell Beim Festlegen der Basispläne wird das Erstellungsdatum automatisch hinzugefügt, um eine Kontrolle über die Historie der Basispläne zu erleichtern. Zum Abschluss kopieren Sie wieder die Daten des Grundmodells in die Spalte Dauer Seite 8 von 57

9 Szenario-Management Szenarien anzeigen 2.3. Szenarien anzeigen Die unterschiedlichen Basispläne können Sie nachfolgend anzeigen lassen über: Format > Balkenarten > Basisplan Grundmodell Pessimistisches Modell Optimistisches Modell Seite 9 von 57

10 Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Vorteile eines Ressourcenpools 3. Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools 3.1. Vorteile eines Ressourcenpools Wenn mehrere Projekte zumindest teilweise die gleichen Ressourcen einplanen, so können Planungskonflikte zwischen den Projekten vermieden werden, indem von vornherein die Ressourcen über einen gemeinsamen Ressourcenpool zusammengefaßt werden. Ein solches Vorgehen bietet folgende Vorteile: - Ressourcen in mehreren Projekten nutzen, - Kostensätze von Ressourcen müssen nur einmal eingegeben und überprüft werden, - Arbeitszeiten von Ressourcen sind nur einmal zu pflegen, - Ressourcenkonflikte erkennen, wenn Ressourcen mehreren Projekten zugeordnet werden, - Aktualiserung von Ressourcen-Daten gelten automatisch für alle Projekte, in denen die Ressource eingeplant ist und - Ausdruck von projektübergreifenden Ressourcenberichten Ressourcendatei erstellen Erstellen Sie eine neue Projektdatei und geben Sie unter Ressource: Tabelle die Namen der Ressourcen an. Zu den Ressourcen sollten Sie des Weiteren die Arbeitszeitenkalender basierend auf einem überarbeiteten Projektkalender mit den gültigen Feiertagen und allgemein gültigen Arbeitszeiten eintragen. Soweit gewünscht, gehören auch die Angaben zu den Ressourcenkosten mit hinzu. Die Datei mit dem Ressourcenpool wird sodann gespeichert und steht somit neuen Projektdateien zur Verfügung. Wählen Sie hierzu eine geeignete Dateibezeichnung, wie beispielsweise Ressourcen.mpp Seite 10 von 57

11 Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Ressourcendatei verwenden 3.3. Ressourcendatei verwenden Anschließend werden nacheinander die Projekte geöffnet, die mit der Ressourcendatei verbunden werden sollen. Projekt 1 Projekt 2 Zur Verbindung mit diesen Dateien muss die Ressourcendatei ebenfalls geöffnet sein! Beim Öffnen des Ressourcenpools wird ein Dialogfeld angezeigt. Die Voreinstellung sollte beibehalten werden. Änderungen von Ressourcendaten sollten direkt in der Ressourcendatei erfolgen. Zudem sollte in einer Organisation festgelegt werden, wer Änderungen am Ressourcenpool durchführen darf Seite 11 von 57

12 Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Speichern einer Projektdatei bei gemeinsamer Ressourcennutzung In jeder Projektdatei sind die nachstehenden Schritte durchzuführen: a. Ressource > Ressourcenpool > Gemeinsame Ressourcennutzung b. Gemeinsame Ressourcennutzung: Ressourcen verwenden: Ressourcendatei auswählen Wenn die Ressourcendaten, die direkt im aktuellen Projekt eingetragen worden sind, Vorrang haben sollen, so ist auszuwählen: Mitbenutzendes Projekt hat Vorrang. Dies kann jedoch nicht empfohlen werden, da sonst schnell der Überblick verloren gehen kann. Anschließend können die Ressourcen aus dem Pool in den einzelnen Projektdateien genutzt werden. Zugeordnete Ressourcen in Projekt 1 Zugeordnete Ressourcen in Projekt 2 Das Beispiel zeigt für die Ressource Referent 1-1 eine Überlastung an Seite 12 von 57

13 Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Speichern einer Projektdatei bei gemeinsamer Ressourcennutzung 3.4. Speichern einer Projektdatei bei gemeinsamer Ressourcennutzung Beim Speichern einer Projektdatei mit gemeinsamer Ressourcennutzung wird auch der Ressourcenpool aktualisiert. Alle Veränderungen an den Ressourceninformationen, die über die aktuelle Projektdatei vollzogen werden, führen somit auch zu Aktualisierungen des Ressourcenpools Seite 13 von 57

14 Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Verknüpfungen anzeigen 3.5. Verknüpfungen anzeigen Insbesondere bei vorhandenen Überlastsituationen von Ressourcen muss festgestellt werden, welche Projekte in Verbindung mit dem Ressourcenpool stehen. Öffnen Sie die Datei mit dem Ressourcenpool. Rufen Sie über Ressourcen > Ressourcenpool > Gemeinsame Ressourcennutzung das Dialogfeld Gemeinsame Ressourcennutzung auf. Hier werden nun alle verknüpften Projektdateien angezeigt. Sie können nun wählen, ob Sie einzelne Projektdateien oder alle Dateien öffnen wollen. Sie können hierbei auch die Option schreibgeschützt wählen. Die Voreinstellung zum Konfliktfall sollten Sie nicht ändern. Beispiel zum Öffnen aller Dateien Seite 14 von 57

15 Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Öffnen einer Projektdatei mit gemeinsamer Ressourcennutzung 3.6. Öffnen einer Projektdatei mit gemeinsamer Ressourcennutzung Wenn Sie eine Projektdatei öffnen, die mit einem Ressourcenpool verbunden ist, erscheint das nachfolgende Dialogfenster. Wenn Sie die Voreinstellung wählen, wird in der Ressourcentabelle des Projektes der gesamte Ressourcenpool angezeigt. Entscheiden Sie sich aber für die zweite Option, werden nur die genutzten Ressourcen dargestellt Seite 15 von 57

16 Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Änderung von Ressourcendaten in einer Projektdatei 3.7. Änderung von Ressourcendaten in einer Projektdatei Werden nun die Ressourcendaten in einer Projektdatei verändert, so wirkt sich das auch auf die Pooldatei und die damit verbundenen Dateien aus. Beispiel: Änderung der maximalen Einheiten der Ressource Referent 1-1 in der Datei Projekt1. Nach dem Speichern der Datei erscheint ein Dialogfeld zur Aktualisierung des Ressourcenpools Die Änderungen sind nach der Bestätigung auch in der Ressourcendatei vorhanden Seite 16 von 57

17 Nutzung eines gemeinsamen Ressourcenpools Änderung von Ressourcendaten in der Ressourcendatei 3.8. Änderung von Ressourcendaten in der Ressourcendatei Grundsätzlich sollten Änderungen von Ressourcendaten immer in der Ressourcendatei erfolgen. Derartige Änderungen wirken sich unmittelbar auf die damit verbundenen Projektdateien aus, wenn die Voreinstellung beibehalten worden ist, dass die Daten aus der Ressourcendatei Vorrang haben sollen vor denen aus der Projektdatei. Änderung in der Ressourcenpool-Datei: maximale Einheiten beim Referenten 1-1 wieder 100% Wirkung in der verbundenen Datei Projekt Ressourcenpool und Datensicherungen Zu einem sorgfältigen Projektmanagement gehört es selbstverständlich, Projektdateien zu archivieren. Hierbei sind aber die Verbindungen zu einem Ressourcenpool zu beachten. Wenn eine mit einem Ressourcenpool verbundene Datei kopiert bzw. archiviert wird, verdoppelt sich der in der Datei angeforderte Ressourcenverbrauch im Ressourcenpool gleich mit. Zur Lösung dieses Problems könnten die Verknüpfungen zur Pool-Datei gelöscht werden. Alternativ können Sie auf Vorrang für eigene Ressourcen der Projektdatei umstellen. Eine weitere Alternative besteht darin, den Ressourcenpool gleich mit zu kopieren bzw. zu archivieren. Die Bezüge im neuen Original des Ressourcenpools zu nicht mehr benötigten und archivierten Projektdateien sind aber dann auch noch zu lösen Seite 17 von 57

18 Mehrprojektplanung Gesamtprojekt mit Teilprojekten 4. Mehrprojektplanung Wenn Sie mehrere Projekte parallel bearbeiten bzw. sehr häufig Projekte zu planen und durchzuführen haben, sollten Sie darauf achten, dass die Grundeinstellungen von MS Project jeweils stimmig sind. Es kann sinnvoll sein, einheitliche Einstellungen im Unternehmen zu verwenden. Darüber hinaus ist der Einsatz von Project Server sinnvoll, um die Einheitlichkeit der Projektarbeit im Unternehmen zu unterstützen. In der Praxis muss ein Projektplaner häufig mehrere Projekte zur gleichen Zeit bearbeiten. Hierfür können die nachfolgend aufgeführten Gründe maßgeblich sein: - Mehrere Projekte sollen zeitlich hintereinander ablaufen. - Ein komplexes Gesamtprojekt muß in überschaubare Teilprojekte aufgeteilt werden. - Mehrere Teilprojekte werden arbeitsteilig über mehrere Projektplaner verteilt. - Mehrere Projekte benutzen die gleichen Ressourcen. - Es sollen mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet werden Gesamtprojekt mit Teilprojekten Ein vorhandenes Projekt kann in ein anderes Projekt eingefügt werden. Das nachfolgende Schaubild zeigt die als Beispiel angedachte Struktur des zukünftigen Gesamtprojektes. Projekt Siedlungsbau Es sollen zwei Teilprojekte eingefügt werden: - Teilprojekt Straßenbau - Teilprojekt Hausbau Seite 18 von 57

19 Mehrprojektplanung Gesamtprojekt mit Teilprojekten Teilprojekt Straßenbau Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Fertig stellen Vorgänger Nachfolger9. Dez ' Feb ' Mai ' Jul ' Okt ' Dez ' Mrz ' Projektbeginn 0 Tage Sa Sa Gemeindebeschluss zum Straßenba 1 Tag? Mo Mo Plan für neue Straße erarbeiten 21 Tage Di Di ;5;6;7;8 4 Kooperation mir Stadtwerke 14 Tage Mi Mo Kooperation mit Abwasserwerken 14 Tage Mi Mo Kooperation mit Telekom 14 Tage Mi Mo Koooperation mit Kabelnetzbetreiber 14 Tage Mi Mo Kooperation mit ÖPNV 14 Tage Mi Mo Plan für neue Straße überarbeiten 28 Tage Di Do ;5;6;7;8 10;11;12 10 Bürgerbeteiligung 28 Tage Fr Di Umweltverträglichkeitsprüfung 28 Tage Fr Di Baurechtliche Prüfung 28 Tage Fr Di Gemeindebeschluss zur Planung 14 Tage Mi Mo ;11; Öffentliche Ausschreibung 28 Tage Di Do Ausschreibungsfrist 28 Tage Fr Di Sichtung und Auswahl von Angebote 14 Tage Mi Mo Auftragsvergaben 14 Tage Di Fr Sicherung der Baustelle 1 Tag Mo Mo Einrichtung der Baustelle 5 Tage Di Mo Aushub für Kanalisation und Versorg 14 Tage Di Fr Kanalisation verlegen und ans Netz a 14 Tage Mo Do ;23;24 22 Kanalanschlüsse für geplante Häus 14 Tage Fr Mi Kanalisationsschächte erstellen 5 Tage Fr Do Regenwasserabläufe erstellen 5 Tage Fr Do Abnahme Kanalisation 0 Tage Mi Mi ;22;23 26;28;30; Wasserversorgung 21 Tage Do Do Abnahme Wasserversorgung 0 Tage Do Do Wasserentsorgung 21 Tage Do Do Abnahme Wasserentsorgung 0 Tage Do Do Stromversorgung 14 Tage Do Di Abnahme Stromversorgung 0 Tage Di Di Gasversorgung 14 Tage Do Di Abnahme Gasversorgung 0 Tage Di Di ;35; Telekommunikation 7 Tage Mi Do Kabelnetz 7 Tage Mi Do Straßenuntergrund herstellen 21 Tage Fr Fr ;34;35 37;39;40 37 Straßenbahnschienen verlegen 14 Tage Mo Do Abnahme Straßenbahnanschluss 0 Tage Do Do Straßenränder erstellen 21 Tage Mo Mo Fahrbahndecke erstellen 10 Tage Di Mo ;39 41;42 41 Radwege erstellen 21 Tage Di Di Bürgersteig erstellen 21 Tage Di Di Straßenbahnhaltestelle einrichten 2 Tage Mi Do Abnahme gesamter Straßenbau 0 Tage Do Do ;27;29;31; Aufhebung der Baustelle 3 Tage Fr Di Einweihung der Straße durch Bürger 1 Tag? Mi Mi Freigabe der Straße 0 Tage Mi Mi Bericht an die Gemeinde 0 Tage Mi Mi Projektende 0 Tage Mi Mi Teilprojekt Hausbau Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Fertig stellen Vorgänger Nachfolger Ressourcennamen ov ' Feb ' Apr ' Jun ' Sep ' Nov ' Jan ' Mrz ' Entscheidung zum Hausbau 0 Tage Sa Sa Finanzierung 14 Tage Mo Do Bauplan erstellen 39 Tage Fr Mi Baugenehmigung 20 Tage Do Mi ;6 5 Bauaufträge vergeben 1 Tag Do Do Baustelle absichern 1 Tag Fr Fr ;5 7;8 7 Wasser- und Stromanschlüsse 4 Tage Mo Do Baugrube ausheben 5 Tage Mo Fr Baugrund mit Sand auffüllen 5 Tage Mo Fr Haussohle erstellen 10 Tage Mo Fr ; Kellergeschoß erstellen 15 Tage Mo Fr Kellerdecke erstellen 5 Tage Mo Fr ;14 13 Kelleraußenw ände isolieren 3 Tage Mo Mi ;23;24;25;26 14 Parterre-Geschoß erstellen 15 Tage Mo Fr Stockw erk erstellen 15 Tage Mo Fr Dachgeschoß erstellen 15 Tage Mo Fr Dachgerüst erstellen 10 Tage Mo Fr Richtfest 0 Tage Fr Fr Dach eindecken 10 Tage Mo Fr ;21;27;28;30 20 Regenabflüsse 5 Tage Mo Fr Hausanschlüsse erstellen 10 Tage Mo Fr Sanitäranschlüsse und -leitungen 5 Tage Mo Fr ; Stromanschlüsse und -leitungen 5 Tage Do Mi Gasanschlüsse und -leitungen 5 Tage Do Mi Kabelfernsehanschlüsse und -leitungen 5 Tage Do Mi Telefonanschlüsse und -leitungen 10 Tage Do Mi ;41;42 27 Mauern isolieren 5 Tage Mo Fr ; Fenster einbauen 10 Tage Mo Fr Außenmauern verklinkern 13 Tage Mo Mi ; Dachgeschoß isolieren (innen) 5 Tage Mo Fr Außentüren einbauen 5 Tage Do Mi ;47 32 Innenräume verputzen 10 Tage Do Mi ;34;36 33 Innentüren einbauen 5 Tage Do Mi Tapezieren 10 Tage Do Mi Streichen 10 Tage Do Mi ;44 36 Sanitärinstallationen WC, Bad und Küche 5 Tage Do Mi ;46 37 Heizung einbauen 5 Tage Do Mi Heizkörper einbauen 1 Tag Mo Mo Regensammler 2 Tage Mo Di Garten anlegen 5 Tage Do Mi Zugang zum Haus 5 Tage Do Mi Grundstücksbegrenzung (Zaun) 5 Tage Do Mi Holzfußböden 10 Tage Do Mi Teppichfußböden 5 Tage Do Mi ; WC's verfliesen 3 Tage Do Mo Bad verfliesen 3 Tage Do Mo Elektroanschlüsse fertigstellen 2 Tage Do Fr ; Bauabnahme 1 Tag Do Do ;37;33;30; Haus f ertig 0 Tage Do Do Öffnen Sie zunächst die Datei für das Gesamtprojekt Seite 19 von 57

20 Mehrprojektplanung Gesamtprojekt mit Teilprojekten Der Platzhalter in Zeile 3 wird durch eine Projektverknüpfung ersetzt. Über Projekt > Unterprojekt wird die Datei Straßenbau integriert. Das gleiche wird mit dem Platzhalter in Zeile 4 für den Hausbau vollzogen. Als Ergebnis erhalten Sie die nachstehende aufgeführte Darstellung. Die eingefügten Teilprojekte sind noch nicht mit dem Gesamtprojekt in Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen verknüpft. Dies erfolgt als nächster Schritt. Gesamtprojekt mit Teilprojekt Straßenbau ohne Verknüpfungsbeziehung Um die Verknüpfungsbeziehung herzustellen, wird mit der Maus eine Verbindung zwischen dem Meilenstein Beschluss zum Siedlungsbau und dem Meilenstein Projektbeginn Straßenbau des Teilprojektes Straßenbau gezogen. Bei dieser graphischen Methode werden zugleich die Verknüpfungsinformationen in den Spalten Vorgänger und Nachfolger eingetragen Seite 20 von 57

21 Mehrprojektplanung Gesamtprojekt mit Teilprojekten Gesamtprojekt mit Teilprojekt Straßenbau mit Verknüpfungsbeziehung Der gleiche Vorgang wird für das Teilprojekt Hausbau wiederholt. In gleicher Weise werden die Projektenden der Teilprojekte mit dem Gesamtprojekt verbunden. Als Ergebnis erhalten Sie: Die Zeile 2 enthält als Nachfolgerbeziehung den jeweiligen Projektbeginn der Teilprojekte: C:\Users\Hentrop\Documents\Mehrprojektplanung\Straßenbau.mpp\2; C:\Users\Hentrop\Documents\Mehrprojektplanung\Hausbau.mpp\2 Die Zeile 9 enthält als Vorgängerbeziehung das jeweilige Projektende der Teilprojekte: C:\Users\Hentrop\Documents\Mehrprojektplanung\Straßenbau.mpp\50; C:\Users\Hentrop\Documents\Mehrprojektplanung\Hausbau.mpp\50 Bei allen Speicherungen werden alle beteiligten Dateien einbezogen, wie die nachfolgende Meldung zeigt Seite 21 von 57

22 Mehrprojektplanung Gesamtprojekt mit Teilprojekten Die Ergebnisdatei enthält nun alle Projektinformationen. Einen Überblick über vorhandene Verknüpfungen gibt Ihnen der Befehl Projekt > Verknüpfungen zwischen Projekten Externe Vorgänger des Projektendes vom Gesamtprojekt Externe Nachfolger des Meilensteins aus dem Gesamtprojekt Für die konkrete Bearbeitung eines umfangreichen Gesamtprojektes ist es jedoch günstiger, die Teilprojekte als eigenständige verknüpfte Dateien zu bearbeiten. Zu diesem Zweck werden nun die verknüpften Teilprojekte unter Beibehaltung der Verknüpfungsbeziehungen aus dem Gesamtprojekt herausgelöscht Seite 22 von 57

23 Mehrprojektplanung Gesamtprojekt mit Teilprojekten Infolge des Löschbefehls meldet sich der Planungs-Assistent mit der nebenstehenden Meldung. Diese wird bestätigt. Nach dem Löschen der Teilprojekte sind in der Datei des Gesamtprojektes die verknüpften Vorgänge bzw. Meilensteine der Teilprojekte in grauer Schrift sichtbar. Die verknüpften Dateien können hier mit einem Doppelklick auf die grau gekennzeichneten Vorgänge bzw. Meilensteine geöffnet werden. Änderungen zu diesem Projekt in der Quell- bzw. Zieldatei werden jeweils auch in der anderen Datei umgesetzt. Soll die Verknüpfung zur Quelldatei aufgehoben werden, ist dies durch Löschung der Informationen in den Spalten Vorgänger und Nachfolger möglich. Bei der hier gezeigten Methode der Projektverknüpfung können auch Beziehungen zwischen Vorgängen zwischen den beteiligten Teilprojekten durchgeführt werden Seite 23 von 57

24 Mehrprojektplanung Alternative Verknüpfung von Projekten 4.2. Alternative Verknüpfung von Projekten Projekte, die wie Vorgänge beispielsweise eine Ende-Anfang- oder Anfang-Anfang- Beziehung haben, können wie Vorgänge miteinander verknüpft werden. Zunächst müsssen die betreffenden Projekte zusammengeführt werden. Danach wird in der Ansicht Balkendiagramm ein Gantt-Balken eines Projektes mit einem Vorgang oder einem Gantt-Balken eines anderen Projektes durch Ziehen mit der Maus verknüpft Seite 24 von 57

25 Mehrprojektplanung Ein umfangreiches Projekt in Teilprojekte aufgliedern 4.3. Ein umfangreiches Projekt in Teilprojekte aufgliedern Aus mehreren zusammenhängenden Vorgängen lassen sich jeweils Teilprojekte ausgliedern. Hierzu werden die entsprechenden Vorgangszeilen in der Ansicht Balkendiagramm (Gantt) markiert und ausgeschnitten. Über Datei > Neu und Angabe des Anfangstermines des neu zu erzeugenden Projektes sowie Einfügen und Speichern werden die ausgeschnittenen Vorgänge als eigenständiges Projekt gespeichert. Dieses läßt sich über Projekt > Unterprojekt in ein beliebiges Projekt integrieren. Alte Datei Neue Datei mit neuem Anfangstermin Wieder eingefügt Seite 25 von 57

26 Datenaustausch mit anderen Programmen Austauschverfahren 5. Datenaustausch mit anderen Programmen 5.1. Austauschverfahren Zum Austausch von Projektdaten mit anderen Programmen gibt es vier Methoden zur Auswahl: - Kopieren und einfügen über die Zwischenablage, - Importieren bzw. exportieren von Projektdaten, - Objekte einbetten oder - Verknüpfungen zu Projektdaten erstellen. Ein Beispiel für die Methode kopieren und einfügen über die Zwischenablage ist die Nutzung eines Logos in der Kopfzeile einer Druckseite. Ansichten aus Project können darüber hinaus über das Symbol Bild kopieren z.b. nach Word eingefügt werden Bildkopien Beispiel einer Bildkopie: Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Fertig stellen Vorgänger Nachfolger9. Dez ' Feb ' Mai ' Jul ' Okt ' Dez ' Mrz ' Projektbeginn 0 Tage Sa Sa Gemeindebeschluss zum Straßenba 1 Tag? Mo Mo Plan für neue Straße erarbeiten 21 Tage Di Di ;5;6;7;8 4 Kooperation mir Stadtwerke 14 Tage Mi Mo Kooperation mit Abwasserwerken 14 Tage Mi Mo Kooperation mit Telekom 14 Tage Mi Mo Koooperation mit Kabelnetzbetreiber 14 Tage Mi Mo Kooperation mit ÖPNV 14 Tage Mi Mo Plan für neue Straße überarbeiten 28 Tage Di Do ;5;6;7;8 10;11;12 10 Bürgerbeteiligung 28 Tage Fr Di Umweltverträglichkeitsprüfung 28 Tage Fr Di Baurechtliche Prüfung 28 Tage Fr Di Gemeindebeschluss zur Planung 14 Tage Mi Mo ;11; Öffentliche Ausschreibung 28 Tage Di Do Ausschreibungsfrist 28 Tage Fr Di Sichtung und Auswahl von Angebote 14 Tage Mi Mo Auftragsvergaben 14 Tage Di Fr Sicherung der Baustelle 1 Tag Mo Mo Einrichtung der Baustelle 5 Tage Di Mo Aushub für Kanalisation und Versorg 14 Tage Di Fr Kanalisation verlegen und ans Netz a 14 Tage Mo Do ;23;24 22 Kanalanschlüsse für geplante Häus 14 Tage Fr Mi Kanalisationsschächte erstellen 5 Tage Fr Do Regenwasserabläufe erstellen 5 Tage Fr Do Abnahme Kanalisation 0 Tage Mi Mi ;22;23 26;28;30; Wasserversorgung 21 Tage Do Do Abnahme Wasserversorgung 0 Tage Do Do Wasserentsorgung 21 Tage Do Do Seite 26 von 57

27 Datenaustausch mit anderen Programmen Eingebettete Dateien 5.3. Eingebettete Dateien Beispiel für eingebettete Dateien: Notizen für einenvorgang über eine Word-Datei: Seite 27 von 57

28 Datenaustausch mit anderen Programmen Import von Mindmanaging-Daten 5.4. Import von Mindmanaging-Daten Mind-Managing-Software kann für die Zielfindung eingesetzt werden. Hilfreich kann sie auch verwendet werden, um Arbeitspakete zu erstellen und zu strukturieren. Letztlich kann dies bis zu einer Vorstufe eines Projektstrukturplans führen. Zum Erstellen von Mind-Maps können beispielsweise die Programme Mind-Manager und Free-Mind genutzt werden. Beispiel mit Mind-Manager: Die im Mind-Managing erstellte Struktur kann in verschiedene Office-Programme und auch in HTML-Format exportiert werden Seite 28 von 57

29 Datenaustausch mit anderen Programmen Übernahme von Excel-Tabellen über Zwischenablage 5.5. Übernahme von Excel-Tabellen über Zwischenablage Sie können Informationen aus MS Excel über die Zwischenablage in MS Project einfügen. Die nachstehende Excel-Datei Ressourcenliste wird in Project aufgenommen. Markieren und kopieren Sie alle Zeilen in die Zwischenablage. Fügen Sie die Daten anschließend in eine Ressourcentabelle einer Projektdatei ein Seite 29 von 57

30 Datenaustausch mit anderen Programmen Export von Project-Daten 5.6. Export von Project-Daten Project-Daten können für die weitere Bearbeitung in Excel, Access und anderen Programmen in die entsprechenden Dateiformate gespeichert werden. Dateien, die mit anderen Office- Programmen erstellt worden sind, können auch in Project geöffnet werden. Datei > Speichern unter Nach Klicken auf Speichern wird das Dialogfeld Export-Assistent eingeblendet. Einstiegsbild des Export-Assistenten Seite 30 von 57

31 Datenaustausch mit anderen Programmen Export von Project-Daten Auswahl: Ausgewählte Daten Neues Export-Schema oder vorhandenes Export-Schema verwenden Seite 31 von 57

32 Datenaustausch mit anderen Programmen Export von Project-Daten Nach Auswahl eines neuen Export- Schemas werden die Vorgänge ausgewählt. In diesem Dialogfenster müssen die Project-Felder entsprechenden Excel-Feldern zugeordnet werden. Der einfachste Weg führt über den Schalter. Hier wird die Tabelle Eingabe ausgewählt Seite 32 von 57

33 Datenaustausch mit anderen Programmen Export von Project-Daten Das ausgefüllte Vorgangsschema: Beendigung des Export-Assistenten Fertige Exceldatei Seite 33 von 57

34 Datenaustausch mit anderen Programmen Export als PDF/XPS-Datei 5.7. Export als PDF/XPS-Datei Sie können die meisten Ansichten aus MS Project auch als PDF/XPS-Datei exportieren. Stellen Sie zur Vorbereitung unter Seite einrichten, dass Layout so ein, wie Sie es auch ausdrucken würden. Beachten Sie, dass die Anzeigeeinstellungen insbesondere von Gantt- Darstellungen in Verbindung mit der zugehörigen Vorgangsliste Einfluss auf das Druck- bzw. Exportergebnis haben. Seite einrichten Anschließend wechseln Sie auf Datei > Speichern und Senden Hier wählen Sie als Ausgabeformat PDF/XPS-Dokument erstellen aus. Im nachfolgenden Speicher-Dialog-Fenster tragen Sie den gewünschten Dateinamen ein. Hier können Sie noch einige Einstellungen vornehmen Seite 34 von 57

35 Datenaustausch mit anderen Programmen Export als PDF/XPS-Datei Ergebnis als PDF-Datei Seite 35 von 57

36 Projektvorlagen Export als PDF/XPS-Datei 6. Projektvorlagen Mit Projektvorlagen können einheitliche Vorgaben zu den Grundeinstellungen unter Datei > Optionen erstellt werden, die dann für alle konkreten Projekte Verwendung finden. Die Vorgehensweise ist analog zu anderen Office-Programmen. Erzeugen Sie eine neue Projektdatei und nehmen Sie hierin alle erforderlichen Einstellungen vor. Den Speicherort für ihre Vorlagendateien legen Sie fest unter Datei > Optionen Registerkarte Speichern Seite 36 von 57

37 Projektvorlagen Export als PDF/XPS-Datei Eine Vorlagendatei legen Sie an über: Datei > speichern unter Dateiname festlegen und als Vorlage speichern Im folgenden Dialogfenster werden Sie gefragt, ob Sie bestimmte Daten nicht in die Vorlagendatei übernehmen wollen Seite 37 von 57

38 Projektvorlagen Export als PDF/XPS-Datei Die neue Vorlagendatei steht Ihnen anschließend über Datei > Neu zur Verfügung. Die neue Projektdatei trägt den Vorlagendateinamen als temporären Dateinamen Seite 38 von 57

39 Grafische Berichte Export als PDF/XPS-Datei 7. Grafische Berichte Über Projekt > Grafische Berichte können verschiedene Daten aus MS Project nach Excel übertragen werden. Beispielsweise lassen sich die Angaben über die Kosten getrennt nach eigenem Personal und Firmen nach einem Export der Daten aus der Ansicht Ressource Einsatz exportieren. Aufruf der grafischen Berichte Auswahl Export nach Excel Tabelle Ressource Einsatz als Quelle angeben Weiter mit Seite 39 von 57

40 Grafische Berichte Export als PDF/XPS-Datei Alle voreingestellten ausgewählten Felder werden entfernt. Der Bericht soll nur Kostendaten beinhalten. Nach Bestätigung der Angaben wird Excel mit einer Pivot-Tabelle gestartet. Es sind in der Feldliste die Kosten, die Ressourcen und die Wochen zu aktivieren Seite 40 von 57

41 Grafische Berichte Export als PDF/XPS-Datei Als Ergebnis erhalten Sie eine mit Werten gefüllte Pivot-Tabelle Seite 41 von 57

42 Projektfortschritt analysieren Status-Datum setzen 8. Projektfortschritt analysieren 8.1. Status-Datum setzen Das Status-Datum von Project bietet die Möglichkeit, zu bestimmten Terminen, wobei sich hierzu die Meilensteine anbieten, Auswertungen über den Stand des Projektes zum gesetzten Berichtstermin zu erstellen. Der Projektfortschritt kann entweder zum aktuellen Datum (Grundeinstellung) oder zu einem gesetzten Statusdatum erfolgen. Letzteres ist für die Praxis der Projektplanung in der Regel geeigneter. Das Statusdatum wird gesetzt über Projekt > Projektinformationen Statusdatum aktualisieren Das gesetzte Statusdatum kann im Zusammenhang mit Fortschrittslinien genutzt werden Fortschrittslinien Fortschrittslinien verdeutlichen, ob Vorgänge hinter den berechneten Terminen zurückfallen bzw. verspätet sind (<) oder voran liegen bzw. früher fertig werden (>). Sie lassen sich einfügen über das Kontextmenü im Balkenplandiagramm. Hier besteht auch die Möglichkeit die Anzahl bzw. Häufigkeit von Fortschrittslinien zu bestimmen, als auch den Vergleich entweder mit dem aktuellen Plan oder dem Basisplan durchzuführen Seite 42 von 57

43 Projektfortschritt analysieren Fortschrittslinien Gestaltung der Linien Eine sinnvolle Ergänzung besteht in der Anzeige des Datums. Fortschrittslinie in der Ansicht Balkendiagramm: Überwachung Die nachfolgende Grafik zeigt, dass der Vorgang Umzugstermine festlegen hinter dem gesetzten Statusdatum zurückliegt und folglich verspätet ist Seite 43 von 57

44 Ertragswert-Analysen Ertragswertanalyse 9. Ertragswert-Analysen 9.1. Ertragswertanalyse Kopie aus der Hilfe: Die Ertragswertanalyse ist eine Methode, um die Projektleistung zu messen. Sie definiert den Anteil des Kostenrahmens, der anhand der bisher ausgeführten Arbeit und der geplanten Kosten für die Vorgänge, Zuordnungen oder Ressourcen hätte ausgegeben werden sollen. Die Ertragswertanalyse basiert auf drei Schlüsselwerten: Den Soll-Kosten einzelner Vorgänge, die im Projektplan vorgesehen sind, basierend auf den Kosten für die Ressourcen, die diesen Vorgängen zugeordnet sind, plus etwaige feste Kosten im Zusammenhang mit diesen Vorgängen. Dies sind die Soll- Kosten der berechneten Arbeit (SKBA). SKBA sind die geplanten Kosten bis zum ausgewählten Statusdatum. Die Soll-Kosten-Werte werden in den Basisplanfeldern gespeichert oder, falls Sie mehrere Basispläne gespeichert haben, in den Feldern Basisplan1 bis Basisplan10. Den Ist-Kosten, die zum Ausführen aller Vorgänge oder Teile davon erforderlich sind, bis zum Statusdatum. Dies sind die Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit (IKAA). Normalerweise gleicht Microsoft Project die Ist-Kosten mit der aktuellen Arbeit ab. Nur wenn Sie Ist-Kosten unabhängig von der aktuellen Arbeit eingeben oder wenn Sie die Kostensätze für Ressourcen ändern, stehen die Ist-Kosten nicht mehr in Relation zu den geplanten Kosten. Dem Wert der bis zum Statusdatum abgeschlossenen Arbeit. Die Angabe erfolgt als Währungswert. Dies ist der Ertragswert, berechnet durch die abgeschlossene Arbeit, und wird als Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit (SKAA) bezeichnet. Dieser Wert wird für jeden einzelnen Vorgang berechnet, aber auf übergeordneter Ebene analysiert (normalerweise auf Projektebene). Die Ertragswertanalyse erfolgt stets speziell für das gewählte Statusdatum. Dabei kann es sich um das aktuelle Datum oder ein beliebiges Datum vor dem aktuellen Datum handeln. Es folgt ein Beispiel für die Analyse der Projektleistung mithilfe der Ertragswertanalyse. Angenommen, ein Vorgang weist Soll-Kosten (SKBA) von 86,43 auf, und bis zum Statusdatum sind 40 % des Vorgangs abgeschlossen. Der Ertragswert (SKAA) beträgt 34,57, aber die Soll-Kosten (SKBA) bis zum Statusdatum belaufen sich auf 43,22. Daraus ist ersichtlich, dass der Vorgang hinter dem Terminplan zurückbleibt und deshalb ein geringerer Ertragswert als geplant zu verzeichnen ist. Nehmen wir weiterhin an, dass die Soll- Kosten (SKAA) des Vorgangs zum Statusdatum 34,57 betragen. Dies wurde möglicherweise dadurch verursacht, dass dem Vorgang eine teurere Ressource zugeordnet wurde. Das heißt, die Kosten für den Vorgang liegen über dem Kostenrahmen, da höhere Kosten als geplant angefallen sind. Je früher solche Diskrepanzen zwischen IKAA, SKAA und SKBA bei einem Projekt erkannt werden, desto schneller können Sie Gegenmaßnahmen ergreifen Seite 44 von 57

45 Ertragswert-Analysen Ertragswertanalyse Diagramme sind eine häufig verwendete Möglichkeit, um die Schlüsselwerte der Ertragswertanalyse darzustellen. Beginnen Sie mit einem einfachen Diagramm, das die langsame Zunahme der Kosten im Laufe eines Projekts anzeigt: Auf der vertikalen Y-Achse werden die geplanten kumulierten Kosten für ein Projekt angezeigt. Auf der horizontalen X-Achse wird die Zeit angezeigt. Der geplante Kostenrahmen für dieses Projekt zeigt stetige Ausgaben im Laufe des Projekts. Diese Linie stellt die kumulierten geplanten Kosten dar. Nach Beginn der Arbeiten für das Projekt könnte ein Diagramm mit den Schlüsselwerten der Ertragswertanalyse wie folgt aussehen: Das Statusdatum bestimmt die Werte, die Microsoft Project berechnet. Die Ist-Kosten (IKAA) dieses Projekts haben die Soll-Kosten überschritten. Der Ertragswert (SKAA) stellt den tatsächlichen Wert der abgeschlossenen Arbeit dar. In diesem Fall ist der Wert der abgeschlossenen Arbeit niedriger als der Betrag, der für die Ausführung dieser Arbeit ausgegeben wurde Seite 45 von 57

46 Ertragswert-Analysen Kostenanalyse 9.2. Kostenanalyse Für eine weitergehende Betrachtung steht die Ansicht Tabelle > Weitere Tabellen > Kostenanalyse zur Verfügung. Diese setzt jedoch voraus, dass man unter Projekt > Projektinfo ein Status-Datum einträgt. Wird kein Status-Datum gesetzt, benutzt Project das aktuelle Datum. Die Ansicht Kostenanalyse liefert folgende Datenfelder: SKBA Soll-Kosten berechneter Arbeit bis zum Projekt-Statusdatum SKAA Soll-Kosten abgeschlossener Arbeit bis zum Projekt-Statusdatum IKAA Ist-Kosten abgeschlossener Arbeit bis zum Projekt-Statusdatum PA Planabweichung bis zum Projekt-Statusdatum PA = SKBA - SKAA KA Aktuelle Kostenabweichung bis zum Projekt-Statusdatum KA = SKAA - IKAA PK Plankosten (Basisplandaten) BK Berechnete Kosten für einen Vorgang ANA Abweichung nach Abschluss zwischen geplanten Kosten und berechneten Kosten für einen Vorgang x = BK PK Seite 46 von 57

47 Team-Management Überblick 10. Team-Management Überblick Für eine effiziente Projektplanung ist eine gute Kommunikation mit allen Personen und Firmen wichtig, die an der Erarbeitung des Projektes beteiligt sind. Wenn die Informationen zwischen diesen Personen und Firmen einerseits und dem für die Projektplanung Verantwortlichen andererseits schnell und reibungslos fließen, kann auch die Projektplanung schnell aktualisiert werden. Es gibt mehrere Kommunikationswege, die sich in der Geschwindigkeit und der Art der Datenübertragung unterscheiden: Brief Telefon Handy Fax Die briefliche Kommunikation hat den Vorteil, daß alles schriftlich fixiert und damit nachprüfbar ist. Die Nachteile sind in der geringen Geschwindigkeit und in den vergleichsweise hohen Kosten zu sehen. Als Vorteil dieser Verbindung kann sowohl der schnellere als auch beidseitige Datenaustausch gesehen werden. Der Hauptnachteil liegt hier in der Erreichbarkeit des Gesprächspartners. Das Fax bietet den gleichen Vorteil wie die briefliche Kommunikation und verbindet dies mit der schnelleren Übertragung wie beim Telefon. Anders als beim Telefon kommt es aber nicht auf die unmittelbare Erreichbarkeit des Empfängers an. Nachteilig ist hier zu betrachten, daß die übersandten Dokumente nicht mittels Standard-Software sofort weiterbearbeitet werden können. Hier sind die gleichen Vorteile wie beim Fax vorhanden, jedoch können hier die übersandten Nachrichten und Dokumente sofort weiterbearbeitet werden. Hauptnachteil dieser Kommunikationart ist, daß möglicherweise nicht alle Partner die notwendige Infrastruktur haben. Project bietet die Möglichkeit, Informationen über ein -system zu transferieren, daß entweder - auf einem lokalen Netzwerk, - auf einem Intranet oder - dem Internet basiert. Dies ist unter Datei > Optionen > Arbeitsgruppe auszuwählen: Seite 47 von 57

48 Team-Management Team-Management mit Outlook Es können auch alle Techniken miteinander verbunden werden. Der hier eingestellte Standard kann für einzelne Ressourcen geändert werden. Damit die unter Extras > Optionen vorgenommen Einstellungen auch für zukünftige Projekte gilt, wird auf die Schaltfläche Standard setzen geklickt. In der Registerkarte Allgemein wird der Name des Projektleiters eingetragen Team-Management mit Outlook In der bremischen Verwaltung sind MAPI-kompatible 1) -systeme im Einsatz, deren Kommunikation über Exchange Server und Outlook-Clients läuft. Die - Kommunikation zur Projektleitung erfordert es nicht, daß alle Beteiligten Project auf ihren Rechnern installiert haben. Es ist vollkommen ausreichend, wenn dies für die Projektleitung zutrifft. Auf den übrigen Rechnern wird ein Zusatzprogramm - WGSetup.exe - von der Project-CD installiert. Wenn die Infrastruktur vorhanden ist, können über Project und Outlook folgende Schritte ausgeführt werden: - Vorgänge zuordnen, - Vorgangszuordnungen annehmen oder ablehnen, - Statusberichte anfordern und vorlegen sowie - Vorgangsaktualisierungen versenden und empfangen. 1) Messaging Application Programming Interface, 32-bit Seite 48 von 57

49 Team-Management Team-Management mit Outlook -anschriften der Ressourcen Die im Projekt beteiligten Personen und Firmen sollten im Ordner Kontakte von Outlook mit ihren -anschriften eingetragen sein. Die Verbindung zwischen Project und Outlook wird angezeigt in der Ansicht Ressource Tabelle. Wird hier eine Ressource ausgewählt, kann man sich hier über das Symbol Informationen zur Ressource weitere Angaben anzeigen lassen. Über die Schaltfläche Details... wird zum Outlook-Adreßbuch Kontakte verzweigt. Sind wie in diesem Beispiel gegeben, mehrere -anschriften zu einer Person gespeichert, so muß eine hiervon ausgewählt werden. Dies wird wie nachfolgend dargestellt Seite 49 von 57

50 Team-Management Team-Management mit Outlook Soll die -anschrift nicht in Outlook gespeichert werden, so bietet Project hierzu die Möglichkeit bei den Informationen zur Ressource im Feld . In diesem Fenster kann auch für einzelne Ressourcen der Kommunikationsweg separat vom Standard eingestellt werden (Feld: Arbeitsgruppe) Seite 50 von 57

51 Team-Management Team-Management mit Outlook Ressourcen-Anfragen Die Projektleitung hat beim Bearbeiten der Vorgangsliste die Möglichkeit, per die Personen zu befragen, ob sie die Arbeit an einem Vorgang übernehmen oder nicht. Dies kann aus Project heraus über den Befehl Extras > Team Management > Ressource anfragen erfolgen. Anschließend ist anzugeben, ob dies für alle oder nur ausgewählte Vorgänge gilt. <-Ressource auswählen Nachricht Projekt aktualisieren versenden Um die beteiligten Ressourcen über den neuesten Stand des Projektes zu informieren, kann ihnen über Extras > Team Management > Projekt aktualisieren die notwendigen Informationen zugestellt werden. Voraussetzung hierzu ist, daß die Ressource auch einem Vorgang zugeordnet ist Seite 51 von 57

52 Team-Management Team-Management mit Outlook Senden von Statusabfragen Nachdem eine Ressource einen Arbeitsauftrag angenommen hat bzw. der Vorgangszuordnung zugestimmt hat, kann die Projektleitung nach Bedarf Anfragen nach dem Bearbeitungsstand (Status) an diese Ressource senden. Dies erfolgt über Extras > Team Management > Status abfragen... Beantworten von Ressourcenanfragen Die Mitglieder von Projektgruppen, die eine Ressourcenanfrage erhalten haben, können in ihrem Posteingang über Antworten der Projektleitung melden, ob sie ausreichende Zeit haben, um eine Vorgangszuordnung anzunehmen oder nicht. Angenommene Zuordnungen werden automatisch in der Vorgangsliste hinzugefügt. Beantworten von Nachrichten zur Projektaktualisierung Nachdem ein Arbeitsgruppenmitglied eine Aktualisierungsnachricht erhalten hat, in der auf Terminverschiebungen aufmerksam gemacht wurde, kann hierauf geantwortet werden. Darüber hinaus sollte in Outlook die Aufgabenliste (Vorgangsliste) aktualisiert werden. Beantworten von Statusabfragen Wenn von der Projektleitung eine Statusabfrage gesendet wurde, muß das AG-Mitglied die notwendigen Angaben für eine Antwort zusammenstellen, wie z.b. die bisher geleistete Arbeit und die noch ausstehende Arbeit. Anschließend wird im Posteingang mittels Antworten diese Information an die Projektleitung gesendet Seite 52 von 57

53 Team-Management Team-Management mit Outlook Lesen und Bearbeiten der Nachrichten von AG-Mitgliedern Die Projektleitung erhält von den übrigen am Projekt beteiligten Personen folgende Nachrichtenarten: - Antworten auf Ressourcenanfragen, - Antworten auf Statusabfragen und - Antworten auf Aktualisierungsnachrichten. Die Antworten auf Projektaktualisierungen sind rein informativer Art und enthalten keine Angaben, die direkt in die Projektdatei einzutragen wären. Dementgegen besteht bei den Ressourcenanfragen und den Statusabfragen die Möglichkeit, diese im Posteingang nicht nur zu lesen, sondern auch per Projekt aktualisieren in das konkrete Projekt zu übernehmen. Vorgangsstatus an die Projektleitung senden Unabhängig von Aufforderungen der Projektleitung können die AG-Mitglieder jederzeit über Outlook den aktuellen Stand der Bearbeitung von Vorgängen (Status) an die Leitung senden. Hierzu muß nur einmal eine Ressourcenanfrage von der Projektleitung eingegangen sein, die in die Aufgabenliste (Vorgangsliste) von Outlook übernommen wurde. In der Ansicht Aufgaben von Outlook97 wird über den Menübefehl Aufgaben > Neuer Bericht: Status abfragen jedes Projekt mit zu aktualisierenden Vorgängen ausgewählt. In den Felder Von und Bis werden die Termine eingetragen, den der Statusbericht abdecken soll. Nachfolgend wird in der Drop-Down-Liste Berichte aktuelle Arbeit die Zeitskala ausgwählt, in der die Vorgänge in dem neuen Statusbericht angezeigt werden sollen. Eventuell ist auch Überstundenarbeit überwachen zu markieren. Im Posteingang wird dann gewählt Neuer Bericht: Status abfragen und Senden. Senden und Weiterleiten von Projektdateien Die Verwendung eines -system, wie beispielsweise Outlook in Kombination mit Exchange Server, bietet zweierlei Vorteile: - Versenden und empfangen von Projektdateien als Anlagen von s und - Versenden von Nachrichten in einer gewünschten Reihenfolge. Wird eine gesamte Projektdatei versendet, muß der Empfänger über Project verfügen, um diese zu lesen. Beim Weiterleiten von Projektdateien an mehrere Empfänger in einer gewünschten Reihenfolge, kann über Datei > Senden an > Verteiler-Empfänger aus einer Adressliste ausgewählt werden und über Verteilungsart und Umstellen die Reihenfolge festgelegt werden. Nach dem diese Verteilerliste gesendet und abgearbeitet worden ist, wird sie standardmäßig an den ursprünglichen Absender zurückgeschickt. Die Empfänger dieser Verteiler-Nachricht öffnen ihre Nachricht im Posteingang, nehmen eventuell Änderungen hieran vor, speichern diese Ergänzungen und senden die Nachricht Seite 53 von 57

54 Team-Management Team-Management mit Outlook über Datei > Senden an > Nächster Verteiler-Empfänger weiter. Vom letzten Empfänger geht die Datei an den ersten Absender zurück. Web-basierte -Unterstützung Zusätzlich zur Kommunikation über Outlook unterstützt Project auch Web-basierte s. Hierzu enthält die Programm-CD den MS Personal Web Server, der es dem Projektleiter ermöglicht, eine eigene gesicherte Web-Seite für Teammitglieder einzurichten. Diese können sich dort anmelden, um Vorgangszuordnungen abzufragen oder um Statusberichte abzuliefern Seite 54 von 57

55 Team-Management Team-Management mit Outlook Anpassen von Arbeitsgruppen Nachrichten Falls die in den Nachrichten enthaltenen Felder nicht ausreichend sind, können sie über Extras > Anpassen > Team Management um weitere Felder ergänzt werden Seite 55 von 57

56 Project-Server Team-Management mit Outlook 11. Project-Server Der Project-Server liefert als Enterprise Project Management (EPM) ein System für ein Multiprojektmanagement auf der Basis von Microsoft Project und weiteren erforderlichen Komponenten, wie folgt: - MS Office Project Professional - MS Office Project Server - MS Office Project Web Access - MS Windows SharePoint Services - SQL Server - Analysis Server - Internet Information Server - Internet Explorer - MS Office. Für eine praxistaugliche Installation werden zwei Server empfohlen. Ein Server für SQL Server und einen weiteren Server für die Webapplikationen. Als Systemvoraussetzungen gelten: - Windows Server Pentium 3 mit mindestens 1,2 Ghz - Arbeitsspeicher ab 512 MB Der Project Server bietet für ein gesamtes Unternehmen eine Plattform zur Vereinheitlichung des Projektmanagements durch eine zentrale Speicherung von Projekt- und Ressourceninformationen in einer Datenbank. Alle an Projekten beteiligten Personen wird über die Web-Access-Oberfläche der Zugriff auf gemeinsame Projektinformationen gegeben. Hierzu ist lediglich für jeden Benutzer eine Project Server Client-Zugriffslizez erforderlich. Project Standard oder Professional muss nicht auf den Clients installiert sein Seite 56 von 57