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1 s gesetzeskonform archivieren Regeln für die Aufbewahrung geschäftsinterner Nachrichten

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Gesetzeskonforme Aufbewahrung von s Relevante Gesetze für die Aufbewahrung Welche s müssen archiviert werden? Wie lange müssen s archiviert werden? Revisionssichere Archivierung der s Zugriff auf elektronische Daten durch Prüfbehörden s kategorisieren Privatnutzung des firmeninternen -Providers 6 5. Besonderheiten bei der -Archivierung in öffentlichen Ämtern 7 6. Fazit und Ausblick.. 8 1

3 1. Einleitung Täglich trudeln Hunderte, wenn nicht Tausende elektronische Nachrichten in die Postfächer von Unternehmen. Die Angestellten öffnen die s, lesen die Inhalte und leiten alles Weitere in die Wege. Jedoch führt die Ablage dieser in der Regel überaus wichtigen Dokumente oftmals zu fragenden Gesichtern bei den Mitarbeitern. Sie wissen sich, welche Mails aufbewahrt werden müssen und welche sie löschen dürfen. Unternehmen sollten daher bei der Frage nach der Archivierung geschäftlicher Mail-Inhalte Klarheit schaffen. Dabei ist es wichtig, sich erst einmal einen Überblick in dem Wirrwarr aus gesetzlichen Vorgaben und Fristen zu verschaffen. Welche s müssen wann, wo und warum abgespeichert werden? Unser Whitepaper soll als Orientierungshilfe fungieren. Die verschiedenen Vorschriften, die sich auf die rechtlichen Fragen hinsichtlich der Archivierung konzentrieren, bezeichnet man als Compliance-Regeln. Sie werden vom Gesetzgeber durch entsprechende Vorschriften und Regelungen festgelegt. In den Gesetzbüchern finden sich neben den Aufbewahrungsfristen für Mails unter anderem Differenzierungen wieder, die erklären, wann eine als Handelsoder Geschäftsbrief anzusehen ist. Zudem ist es für Unternehmen wichtig, diese geschäftsrelevanten Mail-Inhalte auf Jahre rechtssicher aufzubewahren, sodass Steuer- oder Betriebsprüfer jederzeit Zugriff erlangen können. Wie Firmen die vielseitige Herausforderung der gesetzeskonformen Aufbewahrung von s einfach meistern können und welche bedeutende Rolle eine professionelle Archivierungssoftware dabei spielt, erklären wir in den folgenden Abschnitten. 2. Gesetzeskonforme Aufbewahrung von s 2.1 Relevante Gesetze für die Aufbewahrung Unternehmen müssen beim Aufbewahren von s verschiedene Vorschriften des Gesetzgebers beachten und einhalten so genannte Compliance- Regelungen. Dazu zählen Bestimmungen im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der Abgabenordung (AO). Zudem sind das Telekommunikationsgesetz (TKG) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für die innerbetriebliche - Kommunikation von großer Bedeutung. International agierende Unternehmen müssen weitere Vorgaben beachten: beispielsweise den Sarbanes-Oxley Act (Sox) aus dem amerikanischen Recht. Börsennotierte Unternehmen betrifft 2

4 zusätzlich das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) und das Aktiengesetz (AG). Zudem kam Mitte 2011 das Steuervereinfachungsgesetz dazu. 2.2 Welche s müssen archiviert werden? Die Gesetze geben Aufschluss darüber, welche s das Unternehmen archivieren muss. 147 AO zum Beispiel besagt mit einer Vorschrift aus dem Steuerrecht, dass alle ein- und ausgehenden Handels- sowie Geschäftsbriefe dauerhaft archiviert werden müssen. Darunter versteht man s, die Geschäftsvorgänge vorbereiten, abwickeln, rückgängig machen oder abschließen. Dabei handelt es sich beispielsweise um Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge. Reine Werbesendungen oder Angebote, die keinen Abschluss herbeigeführt haben, werden nicht als Handelsbriefe angesehen. Auch Spam- und Phishing-Mails, Newsletter sowie Mails mit strafrechtlichem Inhalt, Bewerbungen, Firmenvorgaben u.a. dürfen gelöscht werden. Zudem fordert der Gesetzgeber Unternehmen in der Abgabenordnung dazu auf, alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind", aufzubewahren. Diese zum Teil verwirrenden gesetzlichen Differenzierungen machen es Firmen sehr schwer, aus der Vielzahl von s gezielt die auszuwählen, die vorgehalten werden müssen. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen für eine zentrale Speicherung aller unternehmensinternen s sorgen folglich alle ein- und ausgehenden Nachrichten aufheben. Zur besseren Übersicht hier eine kurze Aufzählung der gesetzlich zu archivierenden Mail-Inhalte: Aufträge (samt Änderungen, Ergänzungen und Bestätigungen) Reklamationen Versandmeldungen Rechnungen Zahlungsbelege Frachtbriefe Lieferscheine Alle schriftlich festgehaltenen Verträge 3

5 2.3 Wie lange müssen s archiviert werden Die Gesetzgebung regelt nicht nur, welche Mails Unternehmen speichern müssen, sondern auch, wie lange sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, diese Mails zu archivieren. HGB und AO zufolge müssen Handels- oder Geschäftsbriefe, also Dokumente mit Belegfunktion, für sechs Jahre aufbewahrt werden. Für Bilanzen oder Buchungen (Daten mit Grundbuch- oder Kontenfunktion) gilt eine Frist von zehn Jahren. Allerdings wird diese Frist vom Bundeskabinett zugunsten des Bürokratieabbaus verkürzt: In einem ersten Schritt (ab 2013) auf acht Jahre, in einem weiteren Schritt (ab 2015) auf sieben Jahre. Auch im Handelsgesetzbuch werden die Aufbewahrungsfristen entsprechend verkürzt. Die vorgeschriebenen Fristen beginnen dabei jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder erhalten wurde. Die Aufgabe von Unternehmen ist es nun, Mails unter anderem in Sechs- und Zehn-Jahre-Kategorien einzugliedern. Daher empfiehlt es sich, sämtliche elektronischen Nachrichten sowie deren Mail-Anhänge (sofern diese für das Verständnis des Nachrichteninhalts erforderlich sind) gut gegliedert zu archivieren. 2.4 Revisionssichere Archivierung der s Eine professionelle -Archivierungssoftware bietet Unternehmen vielseitige Unterstützung. Sie hält Mailinhalte samt Attachments während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sowie auswertbar. Dies ist auch durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 rechtlich verankert. Gemäß dieser Schrift müssen Rechnungsaussteller und -empfänger innerhalb der Aufbewahrungsfristen die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnungen sicherstellen. Darüber hinaus hat das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Signaturpflicht bei elektronischen Rechnungen abgeschafft. Das vereinfacht Unternehmen oberflächlich betrachtet den Rechnungsversand; jedoch könnte diese Neuerung zugleich fruchtbaren Boden für Dokumentenfälscher bieten. Eine Archivierungslösung hilft Firmen, Dokumentenfälschungen zu verhindern, indem sie alle sensiblen Mails mit einer Log-Prüfsumme versieht, die jede Mail eindeutig kennzeichnet. Diese Vorkehrung garantiert die Echtheit aller elektronischen Nachrichten. 2.5 Zugriff auf elektronische Daten durch Prüfbehörden Sind sämtliche s revisionssicher abgespeichert, müssen sie nun für eventuelle Besuche von Steuerprüfern schnell und unkompliziert zugänglich 4

6 gemacht werden. Wie dieser Zugriff erfolgt hat, regeln die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und in technischer und organisatorischer Hinsicht die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme). Die zuständige Prüfbehörde darf demnach zum Beispiel ausschließlich auf die Daten zugreifen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Jedoch darf der Prüfer gemäß AO auch nicht relevante Daten auswerten, wenn er sie bei der Prüfung vorfindet. Laut Steuervereinfachungsgesetz 2011 darf das Finanzamt bei einer Steuerprüfung elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen einsehen. Es ist folglich die Aufgabe des Steuerpflichtigen, also des Unternehmens, die relevanten Daten von den anderen abzugrenzen. 3. s kategorisieren Unternehmen stehen beim Sortieren von s vor einer großen Herausforderung. Es ist für Mitarbeiter oftmals kompliziert, die archivierungspflichtigen von den irrelevanten Mails zu unterscheiden, da nicht alle dafür zuständigen Gesetze klar formuliert sind. Hier bietet sich eine übergeordnete Kontrolle aller ein- und ausgehenden s an. Auch das leistet eine professionelle Archivierungslösung, da sie alle s unter anderem vorab mittels GDPdU-Filter prüft. Zudem hält ein Spam- und Virenfilter sämtliche zugesendete Cyber-Schädlinge vom Postfach des Benutzers fern. Beide Filter sind in den -Clients der Mitarbeiter integriert und können vom Administrator individuell konfiguriert werden. Nach der Filterung sortiert die Software die elektronische Post in ein zentrales Archiv ein, welches sich aufgrund der verschiedenen Zugriffsrechte in drei Bereiche aufteilen lässt: zum einen in ein Benutzerarchiv, auf das Angestellte zugreifen, um dort Mails suchen bzw. wiederherstellen zu können. Auf ein weiteres, allgemeines Archiv darf nur der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens gemeinsam mit dem Administrator zugreifen dies wird als Vier- Augen-Prinzip bezeichnet, da keinem Dritten Einsicht gewährt wird. Die als GDPdU-relevant -markierten Mails werden in das dritte Archiv abgelegt. Bei einer eventuellen Überprüfung greift die zuständige Behörde ausschließlich auf geschäftsrelevante s in diesem Archiv zu. Dies geschieht, indem der 5

7 offizielle Prüfer im Verbund mit einem Administrator, ebenfalls per Vier-Augen- Prinzip, die Daten einsieht. Administratoren dürfen grundlegend auf alle Archive zugreifen. Allerdings gestattet ihnen die Archivierungssoftware dabei aus Datenschutzgründen nur die Suche nach dem Betreff nicht nach Inhalten. Die organisierte und sichere Archivierung durch eine Software gewährleistet die Beweisfähigkeit bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten des Unternehmens. So wird auch das Haftungsrisiko der Geschäftsleitung gesenkt. Prozess der gesetzeskonformen -Übertragung 4. Privatnutzung des firmeninternen -Providers Des Weiteren sollten Arbeitgeber klar festlegen, ob Mitarbeiter ihre -Clients auch für private Nachrichten nutzen dürfen. Dies wird von Unternehmen zu Unternehmen meist unterschiedlich gehandhabt. Das vieldiskutierte Thema Datenschutz spielt hier eine überaus wichtige Rolle. Hier gilt es, einen gesetzlichen Spagat zu meistern: Zwar ist die Aufbewahrung der s gesetzlich vorgeschrieben, jedoch ist das Speichern von fremden Daten ohne Zustimmung des Betroffenen verboten. Dies gilt für die Mails der eigenen Angestellten ebenso wie für eingehende Mails Dritter. Darüber hinaus gibt es noch eine weitere rechtliche Stolperfalle : Bieten Unternehmen ihren Mitarbeitern die Nutzung des -Accounts für private Zwecke an, erbringen sie eine geschäftsmäßige Telekommunikationsleistung für 6

8 Dritte. Hier kommt es nicht auf eine Entgeltlichkeit an. Jedoch unterliegen Unternehmen nun den Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG) ebenso wie professionelle Mailing-Provider. Weder der Anbieter noch der Arbeitgeber hat Anspruch auf Einblick in die s seiner Beschäftigten. Bei der -Kommunikation unter den Mitarbeitern eines Unternehmens ist es für Arbeitgeber also umso wichtiger, Rechtssicherheit für alle Parteien zu gewährleisten. Dies kann den Mitarbeitern beispielsweise in speziellen Schulungen zum Thema Rechtskonformer -Verkehr beigebracht werden. Professionelle Archivierungssoftware-Anbieter stellen für diese Zwecke sogar einen Datenschutzbeauftragten aus eigenem Hause zur Verfügung. Die Regeln für den geschäftsinternen -Verkehr können darüber hinaus auch in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Für Unternehmen ist es daher ratsam, ihre Mitarbeiter im Umgang mit der - Kommunikation zu sensibilisieren. Beispielsweise könnten Privat-Mails auch als privat gekennzeichnet werden. Das ist mit einer hochwertigen - Archivierungssoftware ohne Probleme möglich. Da die Software alle geschäftsrelevanten Mails automatisch kategorisiert, gehen Mitarbeiter ohnehin sensibler mit dem Thema -Verkehr um. Eine Archivierungslösung sorgt auch dafür, dass Administratoren oder Geschäftsführer keinen Einblick auf private -Inhalte haben. Der Mitarbeiter bleibt somit jederzeit Herr seines eigenen Postfachs. Das stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeiter zu ihrem Arbeitgeber. Greifen nun durch die neu geschaffene Vertrauensbasis alle hierarchischen Strukturen des Unternehmens ineinander, steht auch einer (in der Regel schwer zu verwirklichenden) Betriebsvereinbarung zum Thema -Kommunikation nichts mehr im Wege. 5. Besonderheiten bei der -Archivierung in öffentlichen Ämtern Neben Unternehmen bietet sich eine professionelle -Archivierungslösung auch für öffentliche Ämter an, denn für sie gelten in vielerlei Hinsicht verschärfte Regeln bei -Verkehr und -Aufbewahrung. Vielen Beamten ist jedoch nicht bewusst, in welche rechtlichen Fallen sie tappen können. Löscht ein Angestellter beispielsweise aus Versehen eine Mail, ist dies laut Strafgesetzbuch gesetzeswidrig, da das Löschen dienstlicher Mails als Urkundenunterdrückung 7

9 angesehen wird. Mitarbeiter von öffentlichen Verwaltungen oder Beamte sollten sich diesem Risiko nicht ohne Unterstützung aussetzen. Da eine Archivierungssoftware alle Mails, die bei der Verwaltungstätigkeit empfangen oder versendet werden, vorab speichert, haben Beamte bei Beweiserhebungen bezüglich elektronischer Kommunikation mit Bürgern nichts zu befürchten. Auch den üblichen Prüfungen durch Revisionen solcher Behörden blicken sie jetzt entspannt entgegen. 6. Fazit und Ausblick Mit einer professionellen -Archivierung wahren Unternehmen die gesetzlich verpflichtenden Auflagen in Form der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Software übernimmt auch die oftmals schwierige Einteilung in geschäftsrelevante, private und irrelevante E- Mails. Darüber hinaus meistern Firmen mit Hilfe der Lösung zwei Aufgaben parallel: Zum einen erfüllen sie die Datenschutzvorgaben, die unbefugte Zugriffe auf den Nachrichtenverkehr verbieten; zum anderen lassen sich jederzeit Zugänge einrichten, die Finanzbehörden und anderen Prüforganen eine kontrollierte Einsicht in das Archiv erlauben. Sind alle s sicher, übersichtlich und gesetzeskonform archiviert, sollten Unternehmen ihre firmeninternen Arbeitsabläufe genauer unter die Lupe nehmen. Könnten Prozesse beschleunigt werden? Arbeiten Mitarbeiter aller Abteilungen produktiv miteinander? Ist die interne und externe Kommunikation ausreichend? Bei diesen Fragen hilft ein ganzheitliches -Management weiter. Es gibt verschiedenste Anreize, um den firmeninternen Workflow zu verbessern. Für ein produktiveres Arbeiten können beispielsweise wiederkehrende Arbeitsabläufe vorstrukturiert werden. Mit Hilfe des -Managements können diese Prozesse auf einer Firmendatenbank abgelegt werden. Dort sind die genauen Abläufe für alle Mitarbeiter einsehbar. Weitere Features helfen bei Kostenreduzierungen oder verbessern die Kommunikation des Unternehmens. Mehr dazu erfahren Sie in unserem kommenden Whitepaper zum Thema -Management. 8

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