amball ECM business day

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1 amball ECM business day 14. April 2011 Chaos raus, ECM rein: In betrieblichen Abläufen Zeit und Kosten sparen

2 Agenda Beam me up, Scotty - Automatische Beleglesung zwischen Science Fiction und Realität Give me the future with a modern girl - EASY-Roadmap, neue Lösungen & Produkte What shall we do with the drunken sailor - Best Practices bei der Einführung von SharePoint im Unternehmen Take the A-Train - ECM mit Microsoft Dynamics NAV und SharePoint in der Praxis

3 Take the A-Train - ECM mit Microsoft Dynamics NAV und SharePoint in der Praxis

4 Die ECM-Vision Was verstehen wir unter Enterprise Content Management?» alle Informationsträger (= content ) im Unternehmen ( s, Office-Dokumente, Fax, Papierdokumente usw.) sollen in einen Gesamtzusammenhang gebracht werden.» Beispiel: zu einem Kunden (Auftrag, Projekt, ) sollen alle wichtigen Dokumente, die von der Anfrage bis zur Schlussrechnung auftreten können, verlustfrei gesammelt, unverändert aufbewahrt und gemeinsam dargestellt werden.» Ein ECM-System sorgt für die strukturierte elektronische Ablage aller Daten im Hintergrund es muss aber in die führenden Anwendungen integriert sein, damit die Mitarbeiter effizient damit arbeiten können.

5 Integration in führende Anwendungen?

6 Integration in führende Anwendungen?

7 z.b. MS Dynamics NAV Keine Informationsinseln aufbauen!

8 Wir brauchen eine Integration

9 SharePoint als DMS für NAV amball ECM-Connector für Microsoft Dynamics NAV Nutzt SharePoint 2010 als Dokumentenablage für NAV 2009 Integration aller im Rahmen von Microsoft Dynamics NAV- Geschäftsvorfällen anfallenden Belege (NAV/nicht-NAV) möglich DMS-Integration je nach Bedarf der ERP-Prozesse in NAV Optimale Integration in den bewährten Geschäftsablauf Aufruf der Dokumente direkt aus Microsoft Dynamics NAV ohne Suche im SharePoint Unterstützt nach Bedarf geschäftsrelevante Workflows in NAV oder in SharePoint

10 Und wie sieht das praktisch aus?

11 ECM mit Navision und SP2010: Demo1 Eingangsrechnungserfassung mit früh erfasstem Eingangsbeleg (Dokumentablage: SharePoint, Workflow in NAV) Zentraler Posteingang, sofortige Digitalisierung (Scan to SharePoint) Automatischer Start eines Vorprüfungs-Workflows in NAV Nach Qualifizierung des Belegs als Eingangsrechnung automatische Erzeugung eines Einkaufskopfes Automatischer Start eines Workflows zur Rechnungsdatenerfassung, Abschlussprüfung und Buchung Metadaten-Abgleich im Lauf des Prozesses

12 Demo1

13 ECM mit Navision und SP2010: Demo2 Lebende Dokumente (Dokumentablage: SharePoint, Erzeugung / Bearbeitung in NAV) Erstellen eines Aktivitätenprotokollposten am Kontakt in NAV (Kundenbrief) Dokumentenspeicherort: Sharepoint Weiterbearbeitung mit laufender Versionierung und Ein-/Auschecken Metadaten-Abgleich im Lauf des Prozesses

14 Demo2

15 Revisionssicherheit? Compliance Revisionssicherheit: Revisionssicherheit ist kein juristischer Begriff und wird in der Praxis manchmal gerne vernachlässigt (lebende Dokumente ) Hauptkomponente für Compliance ist die Nachvollziehbarkeit d.h. Verfahrensdokumentation, diese ist kein technisches Feature Herstellung von Revisionssicherheit bei Bedarf unter SharePoint 2010 mit verschiedenen Mitteln möglich, z.b. EASY for SHAREPOINT + Easy Software SharePoint 2010 Record Center + Content Adressed Storage, z.b. EMC 2 Remote Blob Storage (SQL-Bordmittel-Feature) + Content Adressed Storage... (diverse 3rd Party Lösungen)

16 z.b. EASY for SHAREPOINT What are you doing here?! Helping to complete you.

17 EASY for SharePoint Integration von Easy Software und SharePoint Ergänzt SharePoint um ein traditionelles Archiv Bindet beide Informationsplattformen in eine gemeinsame Suche ein amball ECM-Connector für Microsoft Dynamics NAV EASY for SHAREPOINT

18 Zusammenfassung Warum Enterprise Content Management?» effiziente Unternehmensprozesse funktionieren nur mit korrekten, vollständigen Informationen, die im richtigen Moment zur Verfügung stehen» Informationen bedeutet auch alle relevanten Dokumente (Scanbelege, Mails, etc.)» Mit dem können alle wichtigen Dokumente im Lebenszyklus eines Kunden, Auftrags oder Projektes bequem und strukturiert in SharePoint 2010 abgelegt, leicht und vollständig direkt im Navision-Ablauf genutzt werden

19 Diplom-Kaufmann Christian Krause Business Unit Manager ECM Q & A Für spätere An-, Rück- und Nachfragen:

20 Vielen Dank für Ihren Besuch!

21 Die Bar ist eröffnet!

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