1. Allgemeines Überblick Browserkompatibilität Anmeldung in der Verwaltungscommunity Webseiteninhalte pflegen...

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1 Workflowdokumentation Verwaltungscommunity/CG Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Überblick Browserkompatibilität Anmeldung in der Verwaltungscommunity Webseiteninhalte pflegen Neue vorgegebene Funktionsseiten anlegen (spätere Ausbaustufe) Bearbeitung von Webseiteninhalte Verlinkungen setzen Verlinkung zu einer externen Internetseite Verlinkung zu einer Internetseite innerhalb Ihrer Microsite Seiten löschen Hinweis zur Einpflege von Daten aus Word heraus Hinweis zur Einpflege von Daten von Ihren bisherigen Webseiten Bilder in Webseiten integrieren Mediathek pflegen Nachrichten pflegen Allgemeine Nachrichtenpflege Versionsverwaltung Workflowdokumentation...31 GRÜN Gruppe Seite: 1 von 31

2 1. Allgemeines 1.1 Überblick Die folgenden Ausführungen dienen der leichten Einpflege von Inhalten auf ihren so genannten Microsites. Diese sind Mini-Internetseiten im Reservisten-Design. Sie können mittels später genannten Werkzeugen, Inhalte wie Text und Bild ohne Programmierkenntnisse einpflegen. Wir geben Ihnen darüber hinaus weitere Hilfestellungen, wie Sie Inhalte aus Ihren alten Regionalgruppenseiten einfach übernehmen können. 1.2 Browserkompatibilität Aufgrund der Vielzahl an Browsern ermöglichen wir die Nutzung für die Browser Internet Explorer 7 und 8, sowie den Mozilla Firefox 3.5. Dies sind die meistgenutzten Browser für Internetseiten. Browser wie Google Chrome oder Opera werden derzeit nur im geringen Maße genutzt. Diese Entwicklung werden wir jedoch weiterverfolgen und bei einer massiven Veränderung des Benutzerverhaltens werden wir hier entsprechende Anpassungen vornehmen. GRÜN Gruppe Seite: 2 von 31

3 2. Anmeldung in der Verwaltungscommunity Für die Pflege einer Microsites ist der Login unter der Adresse notwendig. Navigiert man mit einem Browser seiner Wahl (Internet Explorer 7 oder Firefox 3.5 werden am besten unterstützt), dann wird folgende Seite angezeigt. Hier meldet man sich nun mit den bereitgestellten Anmeldinformationen an. GRÜN Gruppe Seite: 3 von 31

4 Nach einem erfolgreichen Login und einem Klick im linken Menü auf Gliederungen erscheinen die eigenen beim VdRBw hinterlegten Daten. Die hinterlegten Daten werden in dieser Maskenansicht dargestellt. Eine Änderung durch den Verwaltungscommunity-User ist derzeit nicht geplant. GRÜN Gruppe Seite: 4 von 31

5 3. Webseiteninhalte pflegen WICHTIG: Die Erstanlage der gesamten Microsite wird durch den ersten Aufruf der Seite über die Regionalgruppen ermöglicht. 3.1 Neue vorgegebene Funktionsseiten anlegen (spätere Ausbaustufe) Sie können über den Karteireiter Microsites mittels der Icon Schaltfläche Neuanlage neue Seiten anlegen oder über die Icon-Schaltfläche Löschen (Papierkorb) Seiten entfernen. Bei der Neuanlage von Seiten haben Sie die Möglichkeit Seiten mit vorbelegten Funktionen hinzuzufügen, beispielsweise die Seite 6001 Willkommen. GRÜN Gruppe Seite: 5 von 31

6 3.2 Bearbeitung von Webseiteninhalte Um die Inhalte der Microsite zu pflegen, ist ein Klick auf den Menüpunkt Microsites erforderlich. Es erscheint folgende Übersicht. In diesem Fall gibt es für diese Gliederung eine Microsite mit dem Menu Name Willkommen. Nach einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich die Maskenansicht der Seite. Hier können Titel und Beschreibungstext für die Startseite der Microsite angegeben werden. Bitte beachten Sie, dass einige Seiten zwar aufrufbar sind, jedoch nicht veränderbar, da hier Bausteine integriert sind, die dynamisch erstellt werden. Das System öffnet einen Editor zur Bearbeitung von Webseiteninhalten, den so genannten Content-Feld- Editor (CFE). Sie haben hier die Möglichkeit Ihre redaktionellen Inhalte in Text und Bildform einzupflegen. Dazu steht Ihnen eine Formatierungpalette, die Sie aus Textverarbeitungsprogrammen sicher kennen. Bitte gehen Sie sparsam mit Formatierungen um, um das Grunddesign nicht zu verändern. GRÜN Gruppe Seite: 6 von 31

7 Nach der Eingabe müssen die Änderungen über einen Klick auf den Button Speichern bestätigt werden. GRÜN Gruppe Seite: 7 von 31

8 Die Ausgabe erfolgt nach erfolgreichem Speichern wie in folgendem Bild beispielhaft dargestellt: GRÜN Gruppe Seite: 8 von 31

9 3.3 Verlinkungen setzen Verlinkung zu einer externen Internetseite Im Rahmen der Webseitenpflege können Sie auch Verlinkungen einsetzen, um auf externe Webseiten oder auf Seiten innerhalb Ihrer Microsite zu verweisen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: Navigieren Sie zu der Seite, in die Sie eine Verlinkung setzen möchten. Hier ist es die Seite Willkommen mit der Menünummer Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Seite, gelangen Sie zur Texteingabe. GRÜN Gruppe Seite: 9 von 31

10 Markieren Sie nun die Textpassage, die Sie mit einem Link versehen möchten. Anschließend klicken Sie auf das Weltsymbol mit der Büroklammer. Es wird ein neues Dialogfenster vorbelegt mit dem Reiter Link-Info geöffnet, in dem Sie die Zieladresse eingeben müssen. GRÜN Gruppe Seite: 10 von 31

11 Geben Sie im Eingabefeld URL die gewünschte Internetadresse ein. Nun haben Sie die Möglichkeit die Verlinkung noch zu verfeinern, in dem Sie entscheiden, ob die aufzurufene Internetseite im gleichen Fenster (voreingestellt) oder in einem neuen Fenster geöffnet werden soll. Dazu klicken Sie auf den Reiter Zielseite. Hier haben Sie die verschiedensten Auswahlmöglichkeiten. Wir wählen in unserem Beispiel, dass die Zielseite in einem neuen Fenster geöffnet werden soll (Auswahl Neues Fenster). Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Weiter und dann auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen wirksam zu machen. GRÜN Gruppe Seite: 11 von 31

12 3.3.2 Verlinkung zu einer Internetseite innerhalb Ihrer Microsite Zunächst markieren Sie wie im vorherigen Beispiel die Textpassage und klicken auf das Weltsymbol mit der Büroklammer. Nun müssen Sie als Protokoll die Auswahl <anderes> auswählen und in das Eingabefeld URL geben Sie bitte die Menünummer der Zielseite und Ihre 10-stellige Gliederungsnummer ein. Achten Sie bitte darauf, dass Sie die Eingabe in der folgenden Konvention durchführen: URL:?menu=6006&gliederung= Wichtig ist das führende? und das & -Zeichen innerhalb der Eingabe. Ihre Gliederungsnummer können Sie auch im Navigationsmenü der Verwaltungscommunity unter Gliederungen einsehen. GRÜN Gruppe Seite: 12 von 31

13 3.4 Seiten löschen Sie können im Rahmen der Verwaltungscommunity auch bestehende Seiten komplett löschen. Dazu klicken Sie bitte auf der Seitenübersicht des Menüpunktes Microsite auf die gewünschte Seite. Anschießend klicken Sie auf das Mülleimericon Löschen. GRÜN Gruppe Seite: 13 von 31

14 3.5 Hinweis zur Einpflege von Daten aus Word heraus WICHTIG: Bitte kopieren Sie niemals Text aus Word oder einem anderen MS Office Produkt direkt in den Editor hinein. MS Office Produkte geben beim Kopieren von Inhalten nicht nur den Text mit, sondern Sie geben auch Formatierungen und weitere Funktionen beim Kopiervorgang mit, die zu unschönen Ergebnissen führen können. DESHALB: Bitte kopieren Sie Ihren Text beispielsweise aus Word in einen Editor und eliminieren Sie alle Formatierungen. Anschließend können Sie den Text in den Content-Feld-Editor einfügen. Nun können Sie Formatierungen durchführen. 3.6 Hinweis zur Einpflege von Daten von Ihren bisherigen Webseiten Sie können Ihre Inhalte von Ihren bisherigen Webseiten mittels Kopieren und Einfügen in das neue System integrieren. Dabei können Sie den QUELLCODE Ihres alten Inhalts kopieren und in den Editor der gewünschten Seite einfügen, in dem Sie die Schaltfläche Quellcode anklicken und den Inhalt einfügen. GRÜN Gruppe Seite: 14 von 31

15 Dies zeigt folgende Abbildung: Wenn Sie erneut auf die Schaltfläche Quellcode klicken, sehen Sie die Vorschauansicht, wie der Quellcode im HTML-Editor angezeigt wird. Sie können nun noch Formatierungen vornehmen, in dem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen klicken. Um die Eingabe abzuschließen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern. Bitte überprüfen Sie alle vorhandenen Verlinkungen in ihren Inhalten. GRÜN Gruppe Seite: 15 von 31

16 4. Bilder in Webseiten integrieren Sie können über den Content-Feld-Editor (CFE) neben normalem Text auch Bilder platzieren. Dazu nutzen Sie bitte das Bildsymbol. Nach einem Klick öffnet sich zunächst ein Fenster mit dem Sie Bildeigenschaften festlegen können. Um ein Bild auszuwählen, klicken Sie auf Server durchsuchen GRÜN Gruppe Seite: 16 von 31

17 Im Folgenden Fenster sehen Sie alle bisher hochgeladenen Bilder, die Sie für Ihre Gliederung hochgeladen haben. Ist das Bild, welches Sie in den Text einfügen möchten, nicht in der Auswahl, müssen Sie auf die Schaltfläche Hochladen klicken. Nach erfolgreichem Klick auf die Schaltfläche Hochladen können Sie eine Datei von Ihrem Computer auswählen. Anschießend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Ausgewählte Datei hochladen. Nach erfolgreicher Auswahl von Ihrem Computer klicken Sie auf hochladen. Das System lädt Ihre Bilddatei auf den Server. Die Datei ist vorausgewählt. Mit einem weiteren Klick können Sie die Datei auswählen, die Sie in den Text einfügen möchten. GRÜN Gruppe Seite: 17 von 31

18 Mit der rechten Maustaste auf das Bild können Sie verschiedene Funktionen ausführen. Nach erfolgter Auswahl gelangen Sie zurück zum Ursprungsfenster. Hier können Sie nun noch mal die Breite des Bildes festlegen. Dazu befüllen Sie einfach die Felder Breite, bzw. Höhe. Es stehen Ihnen an dieser Stelle weitere Funktionen zur Verfügung. Mit Klick auf die Schaltfläche Weiter wird das Bild in den Text eingefügt. GRÜN Gruppe Seite: 18 von 31

19 5. Mediathek pflegen Die Medienverwaltung findet sich unter dem Hauptnavigationspunkt Mediathek : Mit einem einfachen Klick auf einen Eintrag gelangt man zur Alben-Übersicht. Wurden bisher noch keine Alben angelegt, so ist lediglich die Schaltfläche Album hinzufügen verfügbar. GRÜN Gruppe Seite: 19 von 31

20 Nach Klick auf Album hinzufügen können über die folgende Maske ein Titel, ein initiales Bild, sowie eine Beschreibung angegeben werden: Nach dem Speichern des Neuen Albums erscheint dieses in der Alben-Übersicht (s. Folgendes Bild). Hier können zu jeder bestehenden Mediathek Bilder und Videos hinzugefügt werden, oder die Einstellungen über die selbsterklärenden Symbole geändert werden. Das Löschen von Medien/Alben funktioniert ebenfalls über die Symbole. GRÜN Gruppe Seite: 20 von 31

21 Mit einem Klick auf Bilder hinzufügen können bis zu 10 Bilder gleichzeitig hinzugefügt werden : GRÜN Gruppe Seite: 21 von 31

22 Mit einem Klick auf Video hinzufügen kann ein externes YouTube Video eingebunden werden. Dazu wird lediglich die URL des Videos (der Youtube-Link) benötigt. Zusätlich können ein Titel und eine Beschreibung vergeben werden: GRÜN Gruppe Seite: 22 von 31

23 Nach dem Speichern erscheint das Video dann ebenfalls im betreffenden Album: Die Ansicht erfolgt auf der eigenen Miniwebseite unter dem Navigationspunkt Mediathek. Hier werden die Medien in verschiedenen Darstellungen angeboten: GRÜN Gruppe Seite: 23 von 31

24 Detailansicht einer Mediathek: Auf der Detailansicht wird auch der Beschreibungstext des Albums angezeigt. GRÜN Gruppe Seite: 24 von 31

25 Detailansicht eines Bildes: GRÜN Gruppe Seite: 25 von 31

26 Detailansicht eines Videos: GRÜN Gruppe Seite: 26 von 31

27 6. Nachrichten pflegen Sie haben in diesem Bereich der Verwaltungscommunity die Möglichkeit Nachrichten Ihrer Gliederung einzupflegen. Diese werden auf der Startseite Ihrer direkt sichtbar dargestellt. GRÜN Gruppe Seite: 27 von 31

28 6.1 Allgemeine Nachrichtenpflege Unter dem Menüpunkt Nachrichten können die Neuigkeiten für Ihre Gliederungen gepflegt werden. Neue Nachricht erstellen Neuer Datensatz anlegen Ein Doppelklick auf einen bestehenden Eintrag oder ein Klick auf die Schaltfläche Neuer Datensatz öffnet die folgende Eingabemaske. Hier können die Nachrichtenattribute, die Kategoriezugehörigkeit, sowie die Beschreibung eingegeben werden. GRÜN Gruppe Seite: 28 von 31

29 Es müssen die folgenden Felder befüllt werden: Datum (Datum) Zeit (Zeit) Titel Bild Datei sowie das Texteingabefeld Nach Klick auf Speichern werden die Änderungen in das System übernommen. GRÜN Gruppe Seite: 29 von 31

30 Grün Software AG und giftgrün GmbH Organisationsberatung GRÜN Gruppe Seite: 30 von 31

31 7. Versionsverwaltung Workflowdokumentation Versionsverwaltung Pflichtenheft Version Datum Autor Vermerk Christian Goedsche, Ersterstellung Workflowdokumentation giftgrün GmbH GRÜN Gruppe Seite: 31 von 31