Die Jahresrelease ABK7 2014

Transkript

1 Seite 1/13 Die Jahresrelease ABK Neue Features und Tools im Überblick Wir entwickeln unsere Produkte ständig weiter, um Sie als ABK Anwender auf dem neuesten technischen Stand zu halten. Die Jahresrelease 2014 bringt für ABK-Anwender neben einem frischen, innovativen Design zahlreiche neue Features und Funktionen mit sich. Informationsqualität statt Datenflut ist der Grundgedanke - durch umfangreiche Visualisierung werden Prozesse einfach abgebildet, und der ABK-Anwender sieht die Daten, die er aktuell tatsächlich benötigt. So wird er optimal unterstützt und entlastet. Aber nicht nur in Sachen Nutzerfreundlichkeit setzt ABK neue Maßstäbe: Zu den Top-Features der neuen Version V7.9.a von ABK7 zählen die Erweiterungen in ABK-Kostenmanager, die neue Ressourcenplanung in ABK-Büro- und Projekterfolg sowie die Integration der e-rechnung, das zentrale Thema anlässlich des Jahreswechsels. Wir freuen uns daher Ihnen beginnend im folgenden Dokument (Fortsetzungen folgen in den jeweiligen nächsten Newsletterausgaben) einen ausführlichen Überblick über sämtliche realisierten Änderungen, Verbesserungen und Neuerungen zu bieten. Alle ABK-Anwender mit Wartungsvertrag können die neue Version downloaden. Alle anderen Interessenten bitten wir ihr ABK-Kundenzentrum zu kontaktieren. Informationen und die Installationsanleitung für den Download von ABK7 für Wartungsvertragskunden finden Sie hier. Allgemeine Neuerungen ABK im neuen Look der Innovation verpflichtet ABK zeigt frische Akzente im Design und farbige Hervorhebungen verbessern die Lesbarkeit der Datenflut. Nicht nur die Startseite präsentiert sich mit neuen Icons modern und bunt auch bei den Tabellen werden Felder, die nicht editierbar sind, nun gelb angezeigt (abänderbarer Vorschlagswert) und sind von den weißen, veränderbaren Feldern nun besser unterscheidbar. Einige individuelle Farbeinstellungen können auch vom Anwender vorgenommen werden. So kann die Hintergrundfarbe der Ordnerleiste ausgewählt werden und die gestartete ABK-Installation in der Fußzeile mit

2 Seite 2/13 einem farbigen Hintergrund eingeblendet werden. Bei mehreren ABK-Installationen behält man so leichter den Überblick. Funktionen wurden in der Oberfläche zusammengefasst oder neu positioniert. Beobachtungen von Usern bei der Arbeit haben gezeigt, dass mit diesen kleinen Optimierungen große Wirkung erzielt wird. So wurden die Funktionen für das Vor- und Zurückblättern besser platziert, Funktionen für die Textformatierung bei der Langtexteingabe im Dokumentenmanagement zusammengefasst. ABK7 für den gemeinsamen Nutzen geteilt Das Teilen einer ABK-Lizenz bringt Vorteile, wenn man einen ABK-Baustein nicht immer benutzt. Vor allem in größeren Unternehmen sind ABK-Shared Lizenzen im intensiven Einsatz. Die Prüfung der Lizenzverwendung wurde in der neuen Release erweitert und optimiert. In der ABK-Verwaltung wird nun mit jedem Ordnerwechsel die entsprechende Lizenz freigegeben und die erforderliche Lizenz auf Verfügbarkeit geprüft. Mit der Funktion Extras/Zugriff-Server Monitor werden die aktuellen Verwendungen angezeigt. ABK-Support ganz nah Damit wir für Ihre Fragen die optimalen Antworten finden, wird für den Online-Support mit ABK auch die neueste Version von FastViewer installiert. Diese Version ist auch zu Windows 8.1 kompatibel. Bausteinübergreifende Neuerungen Mit ABK können Sie (e-)rechnen Ab 1. Jänner 2014 sind die Vertragspartner des Bundes verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form (ebinterface) einzubringen. Im ABK-Rechnungswesen und in der ABK- Bauabrechnung wurden diese neuen gesetzlichen Anforderungen eingearbeitet. Sie können Rechnungen im Format ebinterface alternativ zum Druck erstellen.auch die Umstellung für den Zahlungsverkehr auf IBAN und BIC wurde in ABK vorgenommen. Import von ÖNORM-Datenträgern aus ABK-Dokumentenmanagement in Leistungsverzeichnisse Beim Import von ÖNORM-Datenträgern ist nun ein direkter Zugriff auf Dokumente des ABK-Dokumentenmanagements möglich. Neben dem Eingabefeld für den Dateinamen wird mit einer Schaltfläche der Dialog DM-Datei wählen geöffnet. Hier werden alle zu einem Projekt vorhandenen ONLV-Datenträger und AVA- Datenträger (für den Import eines signierten Datenträgers der ÖBB und der ASFINAG) angezeigt und sind für den Import auswählbar:

3 Seite 3/13 Neuerungen im Bereich AVA Ausschreiben und Abrechnen mit veränderlichen Preisen Nach dem BVergG ist nach Festpreisen auszuschreiben, wenn Leistungen innerhalb von zwölf Monaten ab Ende der Angebotsfrist erbracht werden. Bauleistungen, die nicht binnen zwölf Monaten erbracht werden, sind zu veränderlichen Preisen auszuschreiben, anzubieten und zuzuschlagen. Leistungen mit preisbestimmenden Kostenanteilen, die einer starken Preisschwankung unterworfen sind, sind jedenfalls mit veränderlichen Preisen auszuschreiben. Das BVergG verlangt in derartigen Fällen nicht, dass Leistungen, die innerhalb von zwölf Monaten ab Ende der Angebotsfrist erbracht werden, zur Gänze zu veränderlichen Preisen auszuschreiben sind, sondern stellt eben auf jene preisbestimmenden Kostenanteile ab, die starken Preisschwankungen unterworfen sind. Beim Ausschreiben und Abrechnen mit veränderlichen Preisen sind in ABK einige Einstellungen vorzunehmen und dafür relevante Daten einzugeben. Diese Arbeitsschritte wurden optimiert: Bei der LV-Erstellung kann mit der Übernahme einer Position aus einer LB auch gleich die Leistungsteilnummer für die Preisumrechnung aus der LB übernommen werden. Voraussetzung ist, dass die Leistungsteile in der LB ergänzt wurden und der Aufbau der Leistungsteile in der LB und im LV gleich ist. Im Ordner Leistungsverzeichnis kann im Fenster Leistungsteile für Preisumrechnung definieren die Liste der Leistungsteile mit einer eigenen Funktion aus dem Referenz-LV übernommen werden. Alle jene Felder, die am Datenträger ausgegeben werden, sind mit einem * gekennzeichnet. Beim Festlegen der Preisumrechnung kann nun wahlweise je LG oder je Pos. gewählt werden. Die Zuordnung erfolgt dann entweder je LG oder je Pos und die LV-Prüfung erkennt, wenn nicht alle Positionen einer LG die gleiche Leistungsteilnummer haben. Wird die Einstellung "Veränderliche Preise" oder "Fixpreise" geändert, wird eine Warnmeldung ausgegeben. Um jene Positionen schnell zu finden, die keine Zuordnung zu einem Leistungsteil haben, wurde der Positionsfilter im Ordner LV-Bearbeitung erweitert um das Kriterium Pos. mit fehlendem LT/PU Angebotsprüfung Ausgeschiedene Angebote Im Ausdruck vom Preisspiegel nach Angebotssummen werden manuell ausgeschiedene Bieter am Ende mit dem Vermerk ausgeschieden angedruckt. Ausgeschiedene Angebote werden in der Bestbieterermittlung für die Berechnung der besten Punkteanzahl nicht berücksichtigt. Wird ein Angebot als ausgeschieden gekennzeichnet, ist die Funktion Bestbieterermittlung berechnen und prüfen auszuführen. Die Summen der Bestbieterpunkte werden dabei neu berechnet.

4 Seite 4/13 Ein Vergleich macht sicher, wie gut das Angebot war Die Erstellung eines Preisspiegels mit tatsächlich abgerechneten Mengen ist jederzeit möglich, die aktuellen abgerechneten Mengen werden dafür zur Laufzeit aus der Abrechnung übernommen. Falls eine Ausschreibung zu mehreren Teilvergaben geführt hat, werden alle Abrechnungen mit gleichem LV-Code aufsummiert. Angebote erstellen Für bauausführende Firmen ist es essentiell, schnell ein treffsicheres Angebot zu erstellen. In ABK wurden daher vorhandene Abläufe für die Angebotserstellung optimiert und ergänzende Funktionen bieten speziell für die Angebotslegung in Deutschland große Arbeitserleichterung. Angebote erstellen mit GAEB Die Datenschnittstelle für Ausschreibungen und Angebote heißt in Deutschland GAEB. ABK konnte bisher GAEB-Angebots-Datenträger in ein ÖNORM LV einlesen. Neu ist, dass Leistungsverzeichnisse ohne ÖNORM- Gliederung in ein freies LV importiert werden. Anbietende Firmen können diese Positionen nun kalkulieren und auch wieder einen GAEB-Datenträger für die Angebotsabgabe ausgeben. Kalkulation Zahlen im Detail Bei der Kalkulation eines Angebotes werden die wesentlichen Leistungen genau analysiert und in einzelne, kalkulierbare Arbeitsschritte unterteilt. Damit dabei nicht die Sicht auf das Gesamte verloren geht, wird im Ordner Preiseingabe/Kalkulation die LV- Summe mit Nachlässen, Zusätzlichen Kosten/Erlösen und die Splittung des Ergebnisses in Herstellkosten und Rohertrag angezeigt.

5 Seite 5/13 Überprüfung der Kalkulation Im Bearbeitungsfenster der Kalkulation kann die Suche nach freiformulierten Positionen mit bestimmten Inhalten aufgerufen werden. Für die Überprüfung der Kalkulation auf Plausibilität ist diese Funktion unverzichtbar. Im Ordner Bieterlücken werden die Lücken mit Inhalten versehen. Jede Lücke wird in einer Zeile angezeigt. Bei Positionen mit mehreren Lückenangaben empfehlen wir, die Darstellung mit Gruppierung nach der Positionsnummer zu wählen. Eine weitere große Hilfe ist die Spalte Text vor Lücke. Hier wird der Text angezeigt, der unmittelbar vor der Lücke steht. Lückeninhalte können von anderen Positionen übernommen werden, dabei kann auch auf Positionen anderer LV zugegriffen werden.

6 Seite 6/13 Angebot fast fertig Bei der Ausgabe des Angebotsdatenträgers sind einige wenige Details zu beachten. Nach ÖNORM A2063 legt der Bieter fest, welcher Umsatzsteuersatz bei einzelnen Leistungen zur Anwendung kommt. ABK warnt nun bei der Ausgabe eines Angebots-LV, wenn ein Datenträger mit 0% USt. ausgegeben werden soll. Rechnungswesen Auftrags- und Rechnungsverwaltung im ABK-Rechnungswesen Das neue Design der Anwendungen bietet nicht nur optische Anreize sondern überzeugt auch mit einem Mehr an Funktionalität. In den Belegordnern werden die neuen ABK-Tabellenfunktion verwendet. Diese optische und technische Umstellung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung. Die Ansicht kann gefiltert nach dem Belegdatum angezeigt werden. Wird das Belegdatum Bis: freigelassen, werden Belege bis zum aktuellen Datum angezeigt. Eine spezielle Ansicht ist Offene Posten aktiv, hier werden alle noch nicht abgeschlossenen Angebote und Rechnungen, unabhängig vom Datumsfilter aufgelistet. Neu ist, dass die Anzahl der vorhandenen Anlagen direkt in der Tabelle angezeigt wird. Die Bearbeitung von Belegen - das sind Angebote, Aufträge, Zusatzaufträge, Lieferscheine und jede Art von Rechnung - wurde optimiert. Bei sehr umfangreichen Artikeldateien empfehlen wir die neue Einstellung Artikelauswahl: Artikel nie gleich anzeigen (schneller) im Menü Extras/Optionen. diese Einstellung verhindert das automatische Anzeigen der Artikel in der Artikelauswahl in den Belegen. Die Langtexteingabe ist sogar bei Zwischensummen-Zeilen möglich. Bei der Bearbeitung des Beleges wird das Langtextfenster nun dauerhaft geöffnet und bleibt auch geöffnet im Vordergrund wenn im Hintergrund der Artikel gewechselt wird. Wird ein Auftrag gelöscht, der als Referenzbeleg bereits in einem Angebot eingetragen wurde, werden nun im Angebot die Auftrags-Referenzen ebenfalls gelöscht. Wird der Originalbeleg einer Rechnung eingescannt, wird der elektronische Beleg als Anlage beim ABK-Beleg abgelegt. Eine Routine ermöglicht nun die automatische Verkleinerung der Datei auf eine einstellbare Größe. Mahnwesen wenn die Zahlungsmoral abfällt Das Mahnwesen wurde erheblich erweitert Der Mahnlauf kann je Beleg oder je Kunde erstellt werden und gleich per Mail automatisch versendet werden. Als Inhalt für die automatisch erstellten E- Mails wird ein Text im Register eingegeben.

7 Seite 7/13 Neuerungen in Projektzeitplan Ein Vergleich mit dem Basisplan zeigt Änderungen auf Mit der neuen Funktion Basisplan speichern wird der aktuelle Terminplan gespeichert und diese Daten werden als schmaler roter Balken über dem aktuellen Zeitplan angezeigt. Veränderungen zum Basisplan sind so deutlich erkennbar. In dem neuen Feld Terminanmerkung werden Veränderungen dokumentiert. Neuerungen in ABK-Kostenmanager Wenn die Rechnung mehr ist, als die Verwaltung der zu bezahlenden Beträge Wenn Leistungen ohne Leistungsverzeichnis beauftragt werden, konnte bis jetzt nur die Leistungssumme als ein Gesamtbetrag aufgenommen werden. Neu ist, dass dieser Wert nachvollziehbar durch Teilbeträge mit Menge, Einheit, Einheitspreis und Faktor berechnet wird. Im Feld Anmerkung werden Notizen zu dem Wert aufgenommen, im Feld Referenzbeleg wird die Belegnummer jenes Beleges aufgenommen, aus dem der Betrag stammt. Zu jedem Beleg können Anlagen aufgenommen werden. Anlagen im Beleg vom Dateityp jpg werden automatisch auf den in Extras/Optionen eingestellten Wert für die maximale Größe verkleinert. So verhindern Sie, dass die Größe Ihrer Datenbank exorbitant ansteigt. Splittbelege Teilleistungen einzeln auswertbar Splittbelege sind in der ABK-Fangemeinde schon lange bekannt. Bei neuen Projekten kann diese oft sehr lange Liste an Teilbeträgen beliebig gereiht werden. Die Ausdrucke wurden speziell für die Ausgabe von Splittbeträgen nach Kostenart, Kostenträger und Kostenstelle überarbeitet.

8 Seite 8/13 Über Abgrenzungen zur richtigen Prognose Die Abgrenzung der erbrachten Leistungen ist eine übliche Methode für die Ermittlung der Prognose. Im Ordner Auftragszusammenstellung werden alle Auftragssummen den Rechnungssummen gegenübergestellt und ein Fertigstellungsgrad ermittelt. Neu ist der Fertigstellungsgrad aufgrund der geprüften Rechnungssumme. Dieser Wert ist meist genauer für die Prognoseberechnung. Mit farbigen Analysen wird die Steuerung der Projektkosten glasklar Analysen, Auswertungen und Diagramme wurden überarbeitet und bieten übersichtlich die wichtigsten Zahlen auf einen Blick.

9 Register Diagramme Seite 9/13 Im Register Diagramme werden nun mehrere Balkendiagramme angezeigt und Objektkennwerte dargestellt. Die Farben für die Auswertungen im Register Diagramme können im Ordner Projektkostenmanager, Register Optionen eingestellt werden. Folgende Auswertungsbereiche können getrennt angedruckt werden: Objektkenndaten mit der Kostenverteilung wo für gewählte Objektkennwerte Kostenwerte mit der Prognosekosten als Basis berechnet werden. Die Kostenentwicklung nach Kostenbereichen zeigt die Werte für die geplante Summe, die Auftragssumme, die Rechnungssumme und die Prognosesumme nach Kostenbereichen farblich an. Die Kostenentwicklung der Summen zeigt für Kostenbereiche und Summen von Kostenbereichen Plan-, Auftrags-, Rechnungs- und Prognosesumme an. In der Kostenentwicklung der Kostenarten werden die vorher beschriebenen Werte für wichtige Kostenarten angezeigt. Wichtig sind jene Kostenarten, die einen bestimmten Prozentsatz (einstellbar) der Prognosesumme ausmachen. Projektcontrolling im Ordner Kostenübersicht/Prognose Die Bereichswahl als Navigatorleiste zeigt wesentliche Daten auf einen Blick: In der Bereichswahl gibt es die neuen Knoten für gefilterte Datendarstellungen, die Problembereiche im Projekt aufzeigen sollen: Rechnungssumme > Auftragssumme Prognose > Schätzkosten Verfügbare Mittel<0 In den verfügbaren Mitteln sind die Reserven zu einer Kostenart zu finden. Sind die verfügbaren Mittel einer Kostenart < 0, kann die Gesamtprognose noch immer Plan sein. Eine neue Spalte Trend zeigt die Änderungen der aktuellen Prognoseberechnung im Bezug zum letzten History- Eintrag je Leistung an. Im unteren Bildschirmbereich sind die Trendwerte auch für Summen zu Kostenbereichen einblendbar.

10 Seite 10/13 Ordner Kostenübersicht/Prognose: In der neuen Spalte ABC wird die Wertigkeit der Leistung in Bezug zur Gesamtprognosesumme angezeigt. Dafür wechselt man in der Bereichswahl (Navigationsbereich links) in den Knoten ABC-Analyse. Hier können Parameter für die Berechnung eingegeben werden. Mit der Funktion ABC Anzeige aktualisieren werden A, B oder C- Kennzeichen gesetzt. Einfach Varianten rechnen Prognose Für die Prognoseberechnung gibt es eine neue Option im Ordner Projektkostenmanager die steuert, ob Skontoerträge von Rechnungen bei der Prognoseberechnung berücksichtigt werden. Besonders übersichtlich ist die Darstellung der Einzelbeträge, aus denen sich der Prognosewert zusammensetzt. Neu ist, dass benutzerdefinierte Rechenvorschriften aus Belegen für Prognoseberechnungen herangezogen werden können. Der Wert der Prognose ist die Summe der Werte des gewählten Elements in den Rechenvorschriften der zugeordneten Belege.

11 Kleine Erweiterungen mit großer Wirkung Seite 11/13 Der Haftungsrücklass ist eine Sicherstellung für den Fall, dass der Auftragnehmer die ihm aus der Gewährleistung oder aus dem Titel des Schadenersatzes obliegenden Pflichten nicht erfüllt. Die Summe aller Haftrücklässe über alle Projekte hinweg ist für Bauherrn ein wichtiger Wert. Der Druckdialog für die Haftrücklassliste wurde erweitert, damit nun Beträge für ein bestimmtes Projekt oder für alle Projekte und für einen bestimmten Zeitraum ausgegeben werden. Aufträge manchmal ähnlich aber nicht gleich Belege wie Zusatzaufträge und Abschlagsrechnungen werden Hauptaufträgen zugeordnet. Bei großen Projekten kann die Anzahl der Hauptaufträge sehr groß sein, aus der Liste dieser Aufträge ist dann die Zuordnung zu treffen. Neu ist nun, dass ein Freies Feld im Auftrag, nun bei der Belegauswahl auch angezeigt werden kann, um schneller den Richtigen zu finden. Neuerungen in Kostenplanung mit Elementen Anpassungen des Projektkostenplans leicht gemacht - Mit Variablen schnell zum Ergebnis Mit dem Button Spaltenauswahl/Layout anpassen kann die Spalte VarID eingeblendet werden. In diesem Feld wird für einen Knoten bzw. für ein Element eine Variable definiert. In weiter unten stehenden Zeilen der Liste kann der Wert dieser Variablen als Basis für eine prozentuelle Berechnung herangezogen werden. Varianten machen sicher Große Planungsvarianten werden in verschiedenen Kostenplanversionen abgebildet. Mit einer neuen Einstellung ist die Anmerkung in der Auswahlliste der Kostenplan-Versionen anzeigbar. In einem neuen Kostenplan der als Kopie eines bestehenden Kostenplans erstellt wurde, können bestehende Elemente sehr schnell durch andere Elemente ersetzt werden. Mit Drag&Drop wird das neue Element aus dem Katalog auf ein bestehendes Element gezogen. Es erscheint dann die Frage, ob das Element ersetzt werden soll. Die Mengenermittlung und der Faktor werden für das neue Element übernommen. Um Planungsvarianten schnell vergleichen zu können, werden Elemente aktiv oder deaktiv gesetzt. Diese Funktion steuert, ob eine Zeile in die Gesamtsumme eingerechnet wird.

12 Seite 12/13 Neuerungen in ABK- Dokumentenmanagement Wer sucht, der findet auch im Langtext und in den Anlagen Bei der Suche nach dem richtigen Dokument oder dem passenden Besprechungspunkt kann nun auch im Langtext oder in den Anlagenamen gesucht werden Suchen und ABK findet Die neue Funktion Suchen/Ersetzen sucht nach Begriffen im Langtext und ermöglicht auch das automatische Ersetzen dieses Begriffs durch einen neuen Begriff. Automatische Erinnerungsfunktion Wenn Dokumente nochmals vorgelegt werden sollen, wird das neue Erinnerungsdatum in den Dokumenteigenschaften festgelegt. Im Fenster Erinnerung werden dann diese Dokumente automatisch aufgelistet. Wenn Mails vor dem Versand nochmals kontrolliert werden sollen s kann der Bearbeitungsstatus Postausgang zugeordnet werden. Dann werden diese Mails im ABK- Postausgang angezeigt und können von dort versendet werden.

13 Seite 13/13 Regelmäßige Besprechungen an unterschiedlichen Orten von verschiedenen Verfassern Für Besprechungsprotokolle kann der Ort, der Protokollführer und der Protokollverfasser für jedes Ereignis erfasst werden. Die Eingaben bei der Serie werden als Vorgabewerte verwendet. Wie Sie sehen haben wir auch im Rahmen dieser Release einmal mehr wertvolle, konstruktive Anregungen und Erweiterungen unserer ABK-Anwender aufgenommen und in dieser letztaktuellen Version von ABK7 realisiert. Unserem Anspruch einer auf die Kundenbedürfnisse abgestimmte Softwarelösung in Verbindung mit Qualitätsbewusstsein und hoher Serviceorientierung wurde Rechnung getragen um mit den entsprechenden Rahmenbedingungen ein Maximum an Kompatibilität und Komfort bei der Arbeit mit ABK sicherzustellen. Gemäß unserer ABK-Maxime, durch kompetente und bedarfsgerechte Leistungen zu überzeugen - wurden entscheidende Features im Programm so angepasst, dass die Usability verfeinert werden konnte und ABK somit wieder ein Stück näher beim Anwender angelangt ist. WIR HOFFEN, DASS UNTER DEN ZAHLREICHEN NEUEN FUNKTIONEN AUCH FÜR SIE DIE EINE ODER ANDERE HILFREICHE NEUERUNG DABEI IST UND WÜNSCHEN IHNEN WEITERHIN GUTES GELINGEN MIT ABK!