CONTENTXXL - EINRICHTUNG UND KONFIGURATION IHRES CMS

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1 1 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Handbuch für Administratoren CONTENTXXL - EINRICHTUNG UND KONFIGURATION IHRES CMS BUSINESS CONTENT MANAGEMENT MIT CONTENTXXL

2 Einleitung contentxxl GmbH All rights reserved. Stand dieses Handbuchs: Release /2011 Diese Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Genehmigung bleiben die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, der Speicherung und Auswertung in DV-Anlagen der contentxxl GmbH vorbehalten. Die in diesem Handbuch bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Informationszwecken und können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die Firma contentxxl GmbH übernimmt keine Haftung für Auslassungen und fehlerhafte Angaben bzw. für evtl. daraus entstehende Schäden. Nürnberg, contentxxl GmbH Lina-Ammon-Straße Nürnberg Germany service@contentxxl.com

3 3 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 2 INHALT contentxxl - Einrichtung und Konfiguration Ihres CMS Business Content Management Mit contentxxl Einleitung Zielsetzung dieses Handbuchs Systemvoraussetzungen für die administrative Arbeit contentxxl im Überblick Business Content Management mit contentxxl Systemvoraussetzungen am Server Portale, Seiten, Module und Objekte Vorlagen bzw. Templates Content Relationship Management Veröffentlichen Freigabe Versionierung Workflow Historie / Protokoll Zugriffsrechte, Rollen und Richtlinien Der contentxxl Site Manager Sitemanager - Setup Setup -> Portal: Portaleinstellungen Setup -> Benutzer: Benutzerverwaltung Setup -> Rollen: Rollenverwaltung Setup -> Modultypen: Modultypenverwaltung Setup -> Richtlinien: Richtlinienverwaltung Setup -> Import: Datenimportverwaltung... 36

4 Einleitung Beschreibung SharePointConnector Setup -> Export: Datenexportverwaltung Setup Devices Das aktiviert den Device Manager: Setup Deployment Sitemanager Content Content Seiteneinstellungen Content Moduleinstellungen Content Objektbrowser Content Ressourcen Verwaltung Content Portaldata Verwaltung Content Kategorien Content Weiterleitungen Sitemanager - Layout Layout -> Styles: Stylesheet-Verwaltung Layout -> Modul Templates: Modul Template Verwaltung Layout -> Objekt Templates: Objekt Template Verwaltung Template Editor Layout -> Textbausteine: Text Modul Manager Layout -> Modul Einstellungen: Modul Einstellungs-Manager Workflow Workflow Interne Aufgaben: Aufgaben Manager Sitemanager Statistik Besucherstatistik Suchstatistik Arbeiten mit contentxxl als Administrator... 82

5 5 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 10.1 Versionierung, Checkin / Checkout, Sperren Workflow und Zuständigkeiten Modul Manager - Allgemeines Modul Manager - Alle Objekte (Reihenfolge ändern) Modulmanager Administrative Funktionen Besonderheiten bei mehrsprachigen Auftritten... 93

6 Einleitung 6 3 EINLEITUNG Vielen Dank, dass Sie sich für contentxxl entschieden haben. Mit contentxxl können Sie dynamische Internet-, Extranet oder Intranet Webauftritte schnell, sicher und kosteneffizient erstellen, pflegen und betreiben. Sie nutzen ein Business Content Management System welches bereits alle wichtigen Module für einen kompletten Webauftritt in der Basic-Version enthält. contentxxl deckt weit mehr als nur die klassischen Anforderungen an ein WCMS ab. Von Web 2.0, Social Networking, Webshop, Wissens-Management, Konnektoren zu Microsoft Produkten, die Integration von Businessprozessen bis hin zur Entwicklung eigener Module. Dieses Handbuch erklärt ihnen Schritt für Schritt wie leicht Sie Ihre Webseiten mit contentxxl erstellen und pflegen können. Das contentxxl Team wünscht Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Arbeit mit dem contentxxl Business Content Management System! Bitte bedenken Sie, dass das Aussehen der Module und Inhalte abhängig von den individuell erstellten und verwendeten Vorlagen (Templates) ist. Die Abbildungen in diesem Handbuch sind deshalb lediglich Anschauungsbeispiele. 3.1 Zielsetzung dieses Handbuchs Dieses Handbuch wendet sich an Administratoren, die das System einrichten und konfigurieren. Die Installation des Systems ist im Installationshandbuch beschrieben. Eine Beschreibung der Gestaltungsmöglichkeiten (Templates) sowie Informationen für Entwickler (API, Samples, VS Projekte) finden Sie im Handbuch für Entwickler sowie online im Partner- und Supportportal (Knowledge Base). Detailierte Beschreibungen zum redaktionellen Arbeiten mit contentxxl finden Sie im Redakteurshandbuch. Das Handbuch für Administratoren baut auf den Informationen für Redakteure auf. Weitere Informationen zu contentxxl finden Sie unter: und in unserem Partner- und Supportportal: * Die Nutzung der mit * gekennzeichneten Informationsquellen ist an den Abschluss einer Software-Assurance (SA) für contentxxl gebunden. 3.2 Systemvoraussetzungen für die administrative Arbeit Administratoren benötigen zur Bearbeitung der Website Microsoft Internet Explorer ab Version 7.0 mit den vorkonfigurierten Standardeinstellungen, d.h. JavaScript und Cookies müssen aktiviert sein. Wir empfehlen die Verwendung der jeweils aktuellen Browser-Version. Für die Arbeit mit dem Sitemanager ist eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024 x 768 Pixel, möglichst etwas größer als der Auftritt selbst, empfehlenswert. Bei der Arbeit mit dem contentxxl Sitemanager empfehlen wir einen ggf. installierten Popup Blocker für alle betroffenen Webseiten zu deaktivieren bzw. Popups generell zuzulassen. Für einige wenige administrative Tätigkeiten ist der administrative Zugriff auf das Server- Betriebssystem erforderlich, z.b. per Remote Desktop o.ä.

7 7 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 4 CONTENTXXL IM ÜBERBLICK In diesem Kapitel werden die grundlegenden Funktionalitäten und Konzepte erklärt. Im Abschnitt contentxxl Sitemanager finden Sie detailliertere Informationen zu den einzelnen Leistungsmerkmalen. Beginnen Sie auch als Administrator mit diesem Kapitel, um sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, bevor Sie sich über einzelne Leistungsmerkmale detaillierter informieren. 4.1 Business Content Management mit contentxxl Mit contentxxl bieten wir ein Business Content Management System an, welches mit der Erfahrung aus zahlreichen Projekten entstanden ist. Auf Basis der modernsten z.z. am Markt verfügbaren Technologie wurde es für die praktischen Anforderungen von mittelständischen und großen Unternehmen entwickelt. Der modulare Ansatz ermöglicht es, schnell zum Ziel zu kommen, ohne auf spätere Erweiterungsmöglichkeiten verzichten zu müssen. Mit dieser Komplettlösung können Sie Ihr Internet, Extranet oder Intranet ohne Umwege direkt und vollständig im browserbasierten Sitemanager pflegen und diesen so, mit minimalem Aufwand aktuell und konsistent halten. Alle benötigten Medien wie Bilder oder Sounds werden in einem Ressourcenmanager verwaltet. Das contentxxl Basissystem mit Standardmodulen wie z.b. News, Links, Kontakte und Suche kann bei Bedarf durch Premiummodule sowie kundenspezifische Module ergänzt werden. Inhalte werden weitestgehend medienneutral in einer Datenbank gespeichert und können von verschiedensten Geräten oder Services z.b. per XML und Webservice abgerufen werden. Im Rahmen des integrierten Rollenkonzeptes können Sie zur Pflege der Inhalte über Versionierung, Regeln und Aufgaben einen einfachen Workflow aufbauen, der Ihren organisatorischen Strukturen entspricht. Zusätzliche Lizenzkosten z.b. für mehrere Websites (innerhalb der lizensierten Firma), weitere Sprachen oder für zusätzliche Redakteure bzw. Administratoren fallen nicht an. Sie profitieren von den Leistungsmerkmalen und Kostenvorteilen der neuen Technologie Microsoft.NET. Der Einsatz von Standardkomponenten wie SQL-Server und ASP.NET bietet Ihnen Investitionssicherheit und ermöglicht durch Leistungsmerkmale wie Kompilierung und Caching eine sehr gute Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen an Ihre Website. Systemarchitektur contentxxl basiert zu 100% auf Microsoft.NET. Das Business Content Management System contentxxl profitiert von den spürbaren Leistungsvorteilen der neuen Technologie Microsoft.NET und nutzt die offenen Standards im e-business. contentxxl verbindet bewährte Techniken wie relationale Datenbanken mit neuen Entwicklungen wie XML/XSL, SQLXML und Webservices. Das Content Management Framework contentxxl besteht aus einem einheitlichen Content Management Framework zur Verwaltung spezifischer Funktionsmodule. Das Framework sichert die Integrität des Gesamtsystems durch: Registrierung der eingesetzten Module

8 contentxxl im Überblick 8 Verwaltung von Seiten Platzierung von Modulen per Drag & Drop oder dynamisch per Programmcode Erstellung, Verwaltung und Zuweisung von Templates Zugriffsrechte auf Funktionen, Seiten, Module und Objekte und Sprachvarianten Sicherheitsrichtlinien Verwaltung von Benutzern und Rollen Authentifizierung Mehrfache und zeitgesteuerte Veröffentlichung von Objekten Veröffentlichungsregeln Versionierung, Checkin, Checkout Inhaltsverantwortung und Workflow Protokollierung und Statistik Herstellung von Beziehungen zwischen einzelnen Objekten (manuell oder über Kategorien) Mehrsprachigkeit und Standardsprache, Language Fallback Export / Import über Webservices Caching auf verschiedenen Ebenen Die Module realisieren unter Verwendung des Frameworks jeweils spezifische Datenstrukturen und Funktionalitäten für bestimmte Inhaltstypen wie z.b. News, Dokumente oder Kontakte. Diese Funktionen sind in den Abschnitten über die jeweiligen Module detailliert beschrieben.

9 9 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Systemarchitektur von contentxxl. Die Daten werden in Microsoft SQL Server und im Dateisystem gespeichert und vom Indexserver automatisch verschlag wortet. Über das.net Framework wird per SQL (ADO.NET), SQLXM und XML (Webservices) auf die Daten zugegriffen. In das contentxxl Framework können beliebige ASP.NET Komponenten eingebunden werden. 4.2 Systemvoraussetzungen am Server Hardware Alle Systeme, die Windows Server 2003 und höher unterstützen Software Microsoft Windows Server 2003 und höher Microsoft SQL Server 2005 und höher (ab Standard Edition) In vielen Fällen ist der Einsatz kostenfreier Versionen möglich, vgl. Installationshandbuch Microsoft.NET Framework 3.5 und höher (kostenfrei erhältlich) Microsoft Internet Explorer 5.5 oder höher für Administration und Redaktion HINWEIS: Grundsätzlich ist ein Betrieb auch unter Windows XP bzw. Windows Vista möglich. Einzelne Features stehen dann nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Sie finden diese Informationen im Installationshandbuch. Systemvoraussetzungen an den Arbeitsplätzen

10 contentxxl im Überblick 10 Redakteure und Administratoren benötigen zur Bearbeitung der Website Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5. mit den vorkonfigurierten Standardeinstellungen, d.h. Javascript und Cookies müssen aktiviert sein. Wir empfehlen den Einsatz der jeweils aktuellen Version mit installierten Service Packs. Für die Arbeit mit dem Sitemanager ist eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024 x 768 Pixel (etwas größer als der Auftritt selbst) empfehlenswert. HINWEIS: Für die Arbeit mit dem Sitemanager empfehlen wir ggf. installierte Popup-Blocker für die jeweiligen Adressen zu deaktivieren. 4.3 Portale, Seiten, Module und Objekte contentxxl stellt sowohl die klassische Content Management System (CMS) Funktionalität als auch Leistungsmerkmale eines typischen Portalsystems zur Verfügung und ist auf Basis eines standardisierten Objektmodels realisiert. Die Hierarchie dieses Objektmodells beginnt (von oben nach unten gesehen) mit Portalen. Portale sind logisch komplett getrennte Auftritte (Websites) innerhalb einer gemeinsamen Installation und Datenbank. Portale können jedoch - falls erforderlich - gemeinsame Vorlagen ("Template Sharing") verwenden und Inhalte gemeinsam nutzen ("Content Sharing"). Dies ist dann sehr nützlich, wenn Internetauftritte für Firmenverbände oder Unternehmensgruppen realisiert werden, bei denen z.b. Teile des Designs oder Teile des Produktsortiments identisch sind. Damit werden Redundanzen vermieden und die Pflege vereinfacht. Abb.: contentxxl Objektmodell Portale bestehen aus Seiten. Seiten werden im contentxxl Sitemanager mit Bezug auf ein Seitentemplate als Gestaltungsvorlage hinzugefügt und bekommen eine Referenz auf eine Elternseite. Auf diese Weise wird eine hierarchische Sitemap erzeugt, die von verschiedenen Navigationskomponenten wie "Fly Out Menüs", "Multilevel Navigation" und Pfadnavigation auf unterschiedliche Weise dargestellt werden kann. Bei jedem Seitenaufruf werden diese Seiten dann dynamisch mit Modulen gefüllt.

11 11 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Module stellen die in Seitenteilbereichen erforderlichen Datenstrukturen und Funktionen bereit. Sie sind nicht an eine einzelne Seite gebunden, das heißt sie können auf mehreren verschiedenen Seiten verwendet werden. Zum Beispiel kann ein Login Modul oder ein Modul, welches eine Suche realisiert, auf alle Seiten platziert werden. Module können außerdem über das Portal hinweg genutzt werden (zum Beispiel "Firmenneuigkeiten" auf allen Seiten der Niederlassungen). Im Prinzip können Module jede beliebige Funktion realisieren (z.b. die Navigation oder auch ein ganzes Forum). Meistens ist es jedoch so, dass Module eine Liste von Objekten, wie Links oder Nachrichten beinhalten. Objekte existieren in contentxxl unabhängig von einem Modul und können in verschiedene Module entweder manuell oder über Regeln veröffentlicht werden auch mehrfach. Sprachabhängige Variationen von Objekten bildet die nächste Stufe der Hierarchie. Die entsprechende Sprachvariante wird für Besucher der Webseite z.b. automatisch (anhand der gewählten Sprache seines Browsers) oder manuell (über die URL) ausgewählt. Ist die entsprechende Sprachvariante nicht verfügbar, kann ersatzweise eine Standardsprache angezeigt werden. Dies erlaubt ein "Language Fallback" auf Objektebene. Strukturell gleiche, mehrsprachige Webseiten können auf diese Weise besonders leicht aufgebaut und gepflegt werden. Sprachabhängige Variationen von Objekten können optional in verschiedenen Versionen vorliegen. Bei Änderungen durch den Redakteur wird dann zunächst eine Kopie erzeugt, die entsprechend bearbeitet werden kann. Bis zur endgültigen Freigabe, z.b. über einen Workflow, bleibt die vorherige Version auf der Webseite sichtbar. 4.4 Vorlagen bzw. Templates Die vollständige Trennung von Inhalten und Darstellung (Design) ist eine fundamentale Funktionalität eines Content Management Systems. contentxxl unterscheidet zwischen: Seitenvorlagen Modulvorlagen Objekvorlagen Moduleinstellungsvorlagen Seitenvorlagen beinhalten im Wesentlichen die Seitenaufteilung für das Platzieren der Module, z.b. dreispaltig mit Kopf und Fußbereich. Sie enthalten HTML und auch etwas Programmcode. Die Erstellung und Änderung sollte deshalb von Programmierern, z.b. in Microsoft Visual Studio erfolgen. Informationen zur Programmierung finden Sie im contentxxl Developer s Guide. Modulvorlagen definieren das Aussehen von Teilen der Seite, z.b. ein Rand oder Rahmen um eine Linkliste. Dieselbe Modulvorlage kann übergreifend für verschiedene Modultypen benutzt werden. Zum Beispiel kann eine Kontaktliste und ein Nachrichtenfeld das gleiche Template nutzen. Das erleichtert die Implementierung und Standardisierung von Designrichtlinien hinsichtlich der Gestaltung und Farbgebung. Modulvorlagen werden von "Templatern" innerhalb des contentxxl Template Managers gepflegt. Dafür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, HTML muss jedoch sicher beherrscht werden. Objektvorlagen dienen zur Darstellung bestimmter Objekte (z.b. einzelner Listeneinträge) in verschiedenen Ansichten wie Listenansicht, Detailansicht oder Druckvorschau. Objektvorlagen werden von "Templatern" innerhalb des contentxxl

12 contentxxl im Überblick 12 Template Managers gepflegt. Dafür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, HTML muss jedoch sicher beherrscht werden. Moduleinstellungsvorlagen sind Sets von Modul- und Objektvorlagen, die alle Einstellungen beinhalten, die zusammengehören. Mit der Hilfe von Moduleinstellungsvorlagen ist es möglich, Module mit einem einzigen Klick zu konfigurieren. Moduleinstellungsvorlagen werden von Administratoren gepflegt. 4.5 Content Relationship Management Da contentxxl keine HTML Fragmente verwaltet, sondern Objekte wie z.b. Pressemeldungen oder Kontakte, macht es Sinn eine Verknüpfung zwischen diesen Objekten auf inhaltlicher, semantischer Ebene herzustellen. Das ermöglicht es zum Beispiel, einem Produkt bzw. einer Dienstleistung weitere Objekte zuzuweisen. In diesem Beispiel könnte dies ein Ansprechpartner für den Vertrieb, verwandte Produkte, Dokumente oder weiterführende Links sein. Die Verbindung wird auf Objektebene gesetzt und kann sprachübergreifend entweder automatisch mittels Kategorisierung oder auch manuell erfolgen. Auf diese Art wird durch das "Content Relationship Management" ein Netzwerk von Informationen gebildet. Die Verknüpfung von Objekten folgt der Philosophie der "Topic Maps", eine Erweiterung der bekannten Mindmaps. Die Verbindung zwischen einer Meldung und einem Kontakt zum Beispiel, kann zusätzlich mit einem Beziehungstyp versehen werden. Als Typ wäre z.b. "ist Autor" oder "ist Kontaktperson von" möglich. Verknüpfungen können entweder uni- oder bidirektional sein. Bidirektionale Beziehungen können genutzt werden um später z.b. sowohl den Autor eines Artikels als auch alle Artikel des Autors anzuzeigen. Alle Beziehungen können als XTM Datei nach ISO (Topic Maps) zur Verwendung in anderen Anwendungen aus dem Bereich Wissensmanagement exportiert werden. Abb.: contentxxl Content Relationship Management Die Anzeige von verknüpften Inhalten erfolgt mittels Vorlagen in sehr flexiblem Design. Zusätzliche inhaltsabhängige Navigationen (Links zu weiteren Informationen, Kontakten und Dokumenten) werden ebenfalls durch die entsprechende Verknüpfung bestimmt. Die aktuelle Version, Zugriffsrechte und "Language Fallback" werden automatisch übernommen. Dies bedeutet: Falls ein Nutzer nicht das Recht hat ein bestimmtes

13 13 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Dokument zu sehen, wird für ihn dieses Dokument auch nicht als verwandter Inhalt erscheinen. Änderungen an einem Objekt oder am Veröffentlichungszeitraum müssen nur an einer zentralen Stelle vorgenommen werden. Topic Maps Topic Maps erlauben es, den Bezug von Informationen untereinander auf der Basis eines anerkannten ISO Standards herzustellen. Im Gegensatz zu einem klassischen Index, der normalerweise in alphabetischer Darstellung auf die entsprechenden Inhalte verweist, erlauben Topic Maps eine übergreifende Sicht auf Inhaltsbeziehungen (Verbindungen) von einzelnen Themen unter Berücksichtigung der Typen und Rollen sowie des Bereichs. Vermeiden Sie es, Objekte manuell zu verlinken. Benutzen Sie stattdessen das "Content Relationship Management", da dies die Pflege Ihrer Webseite stark vereinfacht. Um externe Objekte zu verwalten, erstellen Sie eine zentrale Liste mit externen Links und verknüpfen diese Links dann mit den internen Inhalten. 4.6 Veröffentlichen Veröffentlichen wird verwendet um Zeitspannen zu definieren, für die der Inhalt auf der Website sichtbar ist. Es kann ein Startdatum und ein optionales Enddatum definiert werden. Diese Zeitspanne kann für jede Veröffentlichung eines Objektes in ein Modul unabhängig gesetzt werden. Damit ist es möglich, z.b. einen Artikel für einige Tage als "Teaser" auf der Startseite, anschließend für einige Wochen im entsprechenden Themenbereich und letztendlich zeitlich unbegrenzt im Archiv zu veröffentlichen. Um diesen Prozess zu vereinfachen können Veröffentlichungsregeln definiert werden, die den ganzen Lebenszyklus beschreiben. Die Verwendung von Veröffentlichungsregeln vereinfacht den redaktionellen Prozess erheblich. 4.7 Freigabe Um Inhalte letztendlich sichtbar zu machen müssen diese unabhängig von der Veröffentlichung - zusätzlich noch freigegeben werden. Die Freigabe erfolgt durch eine Person mit den entsprechenden Rechten (z.b. Chefredakteur). Für keinen oder den trivialen Workflow kann dies der Redakteur selbst sein, ansonsten i.d.r. eine andere Person. Die Freigabefunktionalität ist ferner nützlich, wenn man temporär Inhalte ausblenden möchte ohne den Veröffentlichungszeitraum zu verändern. Sowohl Veröffentlichung, als auch die Freigabe können in Regeln, welche später beschrieben werden, definiert werden. 4.8 Versionierung Mit contentxxl ist es möglich Objekte in verschiedenen Versionen zu speichern. Diese Funktionalität ist sehr nützlich wenn Inhalte in verschiedenen Schritten erstellt oder geändert werden und das Ergebnis erst am Schluss dargestellt werden soll. Ist die Versionierung (z.b. eines Artikels / News) aktiviert, wird die vorherige Version so lange angezeigt bis alle Änderungen "eingecheckt" werden (Checkin / Checkout). Außerdem können im Rahmen des Versionsvergleiches ältere Versionen angezeigt und die Unterschiede angezeigt werden. Es können ältere Versionen ausgecheckt und als aktuelle Version eingecheckt werden. Ausgecheckte Versionen sind für andere Nutzer gesperrt. (Locking). Dadurch ist sichergestellt, dass sich Änderungen nicht überscheiden. Es werden immer einzelne Objekte anstatt der ganzen Seite versioniert. Die Versionierung kann nur für das ganze Portal aktiviert bzw. deaktiviert werden. Dies verhindert, dass es zu Inkonsistenzen kommen kann, wenn Objekte in verschiedenen Modulen auf verschiedenen Seiten veröffentlicht sind.

14 contentxxl im Überblick 14 Wir empfehlen, die Versionierung zu aktivieren, wenn Sie in einem Live Portal arbeiten. Sind sie im Aufbau einer neuen Webseite ist dies nicht unbedingt nötig. 4.9 Workflow Um einen bestimmten Prozess sicherzustellen wenn Sie Inhalte erstellen, veröffentlichen, freigeben und ändern, werden verschiedene Workflows standardmäßig zur Verfügung gestellt. Wir empfehlen die Aktivierung des Workflows nur, wenn die Benutzer das Konzept und die Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Prozesse kennen Historie / Protokoll Änderungen an Inhalten und Einstellungen werden übergreifend unter "Protokoll" aufgezeichnet. Diese Einträge können gefiltert und entsprechend verschiedener Kriterien dargestellt werden. Das geschieht innerhalb des Registers "Protokoll" im Objekt Edit Manager und im Modul Manager für das aktuelle Modul bzw. Objekt Zugriffsrechte, Rollen und Richtlinien Zugriffsrechte legen fest, welcher Nutzer und welche Rollen (Gruppen von Nutzern) welche Funktionen ausführen dürfen. Diese Rechte können auf System-, Portal-, Seiten-, Modul-, Objekt- oder Sprachebene vergeben werden. So können z.b. Funktionen im contentxxl Kategorie-Manager oder Rechte für ein spezielles Worddokument eingeschränkt werden. Dabei werden nicht nur Lese- und Schreibrechte unterschieden: Auch Rechte für typische Prozesse wie das Veröffentlichen oder die Verwendung von HTML sind möglich. In der Praxis werden Rechte normalerweise Rollen und dann Benutzer Rollen zugewiesen. Die verfügbaren Rechte sind abhängig von Modul und Objekttyp. Typische Rechte auf Objektebene sind: Das Recht "Lesen" auf Objektebene ermöglicht Nutzern das Objekt auf einer Seite zu lesen. Umgekehrt bedeutet das, dass für Benutzer ohne Leserechte das Objekt weder in der Detail- noch in der Listenansicht dargestellt wird. Das Recht "Ändern" auf Objektebene ermöglicht es Nutzern Inhaltsänderungen in den Basisdaten (z.b. Titel, Beschreibung) oder Textänderungen im WYSIWYG Editor vorzunehmen. Abhängig vom Template wird nach erfolgreichem Login üblicherweise eine Bearbeitungs-Schaltfläche (Edit-Button) bei dem entsprechenden Objekt angezeigt, wenn dieses Recht verfügbar ist. Das Recht "Löschen" ermöglicht es Nutzern ein Objekt dauerhaft zu entfernen. Das Recht "Veröffentlichen" auf Objektebene ermöglicht es Benutzern, Objekte manuell zu veröffentlichen. Veröffentlichungsregeln funktionieren unabhängig davon. Das Recht Erstellen" auf Objektebene ermöglicht Nutzern ein neues Objekt unter Nutzung der Standard-Richtlinie für das jeweilige Modul zu erzeugen. Das Recht Rechte ändern" ermöglicht es Nutzern die hier beschriebenen Rechte zu ändern. Das Recht "HTML benutzen" ermöglicht es Nutzern in den HTML Modus des WYSIWYG Editors zu wechseln um dort direkt HTML Code hinzuzufügen. Dieses

15 15 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Recht sollte nur falls wirklich nötig und nur Nutzern mit den dazu erforderlichen Kenntnissen zugewiesen werden. Verwenden Sie Rechte auf Rollenebene und möglichst nicht explizit für einzelne Nutzer. Verwenden sie Richtlinien anstatt einzelner Rechte. Richtlinien fassen Nutzer bzw. Rollen und deren Rechte zu einer Einheit zusammen.

16 16 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 5 DER CONTENTXXL SITE MANAGER Dieser Abschnitt beschreibt die einzelnen Leistungsmerkmale des contentxxl Sitemanagers für Administratoren. Stellen Sie sicher, dass Sie sich zunächst im vorhergehenden Kapitel einen Überblick über grundlegende Funktionsweisen des Systems verschafft haben, bevor Sie sich mit einzelnen Leistungsmerkmalen detaillierter beschäftigen. Um mit dem Site Manager zu arbeiten, öffnen Sie einfach Ihren Internet Explorer und geben die Adresse der Website an, gefolgt von /contentxxl (Beispiel: Dadurch rufen Sie den Anmeldedialog für den contentxxl Site Manager auf. Sind Sie bereits angemeldet, wird der Dialog übersprungen. Im Anmeldedialog werden auch Lizenzinformationen und die aktuell installierte contentxxl Version angezeigt. Wenn mehrere Sprachen für den Site Manager aktiviert sind, kann in diesem Dialog eine Sprache für den aktuellen Benutzer ausgewählt werden, ansonsten wird der Site Manager mit der jeweils zuletzt verwendeten Sprache aufgerufen. ABB.: ANMELDEDIALOG FÜR DEN SITEMANAGER. DIE GEWÜNSCHTE SPRACHE DER BENUTZEROBERFLÄCHE KANN AUSGEWÄHLT WERDEN. Es ist möglich, einige administrative Änderungen (z.b. Modul-Einstellungen) auch ohne den Site Manager vorzunehmen. Über das Login-Modul kann sich der Administrator direkt auf der Seite anmelden und über die sogenannten Edit-Buttons die Module konfigurieren. Dies kann die Bearbeitung erheblich vereinfachen und beschleunigen. Wir empfehlen die Verwendung des Sitemanagers über eine sichere Verbindung (z.b. SSL oder VPN). Nach dem erfolgreichen Anmelden sehen Sie in einem neuen Fenster den contentxxl Site Manager.

17 17 ContentXXL -Handbuch der Administratoren ABB.: CONTENTXXL SITE MANAGER MIT DEN VERSCHIEDENEN ARBEITSBEREICHEN A Das Hauptfenster Standardmäßig wird hier zuerst die Webansicht der Seite dargestellt über die auch weiterhin navigiert werden kann. Werden andere Verwaltungsbereiche aufgerufen, so werden in diesem Bereich die Einstellungs- bzw. Verwaltungsmöglichkeiten dargestellt. B Die Editierschaltflächen (Edit-Buttons) Über diese Schaltflächen können kontextbezogene Einstellungen aufgerufen werden. Dies können die Moduleinstellungen sein, die Bearbeitungsfenster für Objekte (Artikel, Dokumente,...), etc. Dabei sind immer nur die Schaltflächen zu sehen für die Sie auch Zugriffrechte besitzen. Die Gestaltung der Schaltflächen kann in den Portaleinstellungen angepasst werden. Sie können projektabhängig ein- und ausgeblendet werden. Die Editierschaltflächen ermöglichen auch den Schnellzugriff auf redaktionelle Funktionalitäten ohne Verwendung des Sitemanagers. C Die Informationsleisten Hier werden Informationen zu dem gerade geöffneten Portal angezeigt. Obere Zeile: Arbeitsbereich, Portalname, Portal-Id, angemeldeter Benutzer, Sprachwahl für den Site Manager und Abmelde-Schaltfläche (Logoff-Button). Untere Zeile (Kontextabhängig): Zurück Schaltfläche (analog zu einem Browser), momentane URL, Vorwärts Schaltfläche, Seite erneut laden, direkter Sprung zu einer bestimmten Seite über die Seiten ID (Tab id), Schaltfläche um direkt auf die Seiteneinstellungen für die Seite zu gelangen. D Die Menüleiste Das Menü ist in die Hauptpunkte Setup, Content, Layout und Workflow unterteilt. Die gesamte Funktionalität kann abhängig von den Zugriffsrechten hier über zwei Maus- Klicks erreicht werden.

18 Der contentxxl Site Manager 18 E Die Funktionsleiste Die Funktionsleiste zeigt die Verwaltungsbereiche die gerade geöffnet sind. Durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche kann schnell zwischen den einzelnen Bereichen gewechselt werden ohne die anderen schließen zu müssen (analog der Taskbar bei Windows). F Der Verzeichnisbaum Zu Beginn wird der Seitenbaum des Portals in diesem Bereich gezeigt (die kleine Zahl in Klammern ist die Seiten ID). In anderen Bereichen dient er dazu weitere Strukturen darzustellen, z.b. Benutzer, Rollen, CSS-Styles, etc. G Ausblenden, Anzeigen oder Erneuern des Verzeichnisbaums Diese zwei Schaltfläche erlauben es diesen Bereich aus- und einzublenden und den Baum neu aufzubauen. Da dieser Bereich kontextabhängig ist können auch noch weitere Symbole angezeigt werden.

19 19 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 6 SITEMANAGER - SETUP Im Menü Setup werden administrative Einstellungen für folgende Bereiche vorgenommen: Portal Benutzer Rollen Modultypen Richtlinien Import und Export Diese Einstellungen werden im Folgenden beschrieben. 6.1 Setup -> Portal: Portaleinstellungen Hier können verschiedene portalspezifische Einstellungen getroffen werden wie z.b. Angabe des Portaltitels, welche Sprachen unterstützt werden, Caching Einstellungen, Workflow und Versionierung, etc. Dieser Bereich ist nur für die Administratoren gedacht. Im Einzelnen stehen folgende Register zur Verfügung: Einstellungen Sprachen SEO Kontakt Module RSS Tracking Workflow BaseURLs Lokalisierung Einstellungen Die folgenden portalweiten Einstellungen können hier getroffen werden. Portaltitel: Eine sprechende Bezeichnung des Portals. Diese kann lokalisiert und über Platzhalter/Templates veröffentlicht werden. Oft wird als HTML-Titel eine Kombination aus Portal- und Seitentitel gewählt. Portalalias: Eine kurze Bezeichnung des Portals. Diese wird intern zur Kennzeichnung des Portals verwendet, z.b. für Freigaben als Pfadangabe. Portalbeschreibung: Das Portal kann hier kurz beschrieben werden. Passwörter in der Datenbank verschlüsseln: Angabe (Ja/Nein) ob Kennworte in der Datenbank verschlüsselt abzulegen sind. Dies ist aus Gründen des Datenschutzes oft erforderlich, kann aber bei Verlust auch Probleme bereiten. Popupmenükonfiguration: Hier kann ein bereits konfiguriertes Popup-Menü (Menümodul) ausgewählt werden. Damit ist es möglich ein der Webseite gestalterisch angepasstes Menü für die redaktionelle und administrative Bearbeitung bereitzustellen. Zugriff verweigert Meldung: Hier kann ein bereits vorkonfiguriertes HTML Modul mit entsprechend angepassten Text für die Benutzer-Information zur Zugriffs-Verweigerung bereitgestellt werden. Standard Bild-Template: Hier kann ein Standard-Template für das Einfügen von Bildern vorgegeben werden. Dieses kann z.b. Angaben zu Rahmen und Textabständen beinhalten.

20 Sitemanager - Setup 20 Timeout für globales Seiten-Caching (Sekunden): Hier kann eine portalweite Vorgabe zum Seiten-Caching erfolgen, z.b Die Angabe von 0 bedeutet Standardwert verwenden. Die Angabe von -1 schaltet das Seitencaching ab (nicht empfohlen). Die Angabe zum Seitencaching kann im Sitemanager pro Seite überschrieben werden. Weitere detaillierte Angaben zum Caching (Browser, Benutzergruppen, URLs etc.) erfolgen in der Datei pageoutputcache.config. Statische CSS-Dateien generieren: Angabe, ob die Stylesheet-Datei statisch erzeugt werden soll. Dies wird empfohlen, da dies das Caching verbessert und die Performance erhöht. Benutzerstatistik deaktivieren: Falls nicht aktiviert, wird eine Benutzerstatistik der Seitenabrufe im Systemgeführt. Dies führt bei entsprechenden Abrufzahlen zu zusätzlicher Systemlast und einem Anwachsen der Datenbankgröße und wird nicht empfohlen. Zur Statistik wird empfohlen, spezielle Lösungen einzusetzen, z.b. etracker (s.u.). RAID mit absolutem Pfad ersetzen: Ist diese Option nicht gesetzt erfolgt der Zugriff auf Ressourcen über einen Ressource Assign ID (RAID). Der Dateipfad ist nach außen nicht erkennbar. Empfohlen wird, die Option zu setzen. Dann wird der aktuelle Dateipfad zur Laufzeit ermittelt und eingesetzt. Dies verbessert Caching und Performance. Keine sprachspezifischen Moduleinstellungen: Ist die Option gesetzt, werden für alle Sprachen die gleichen Moduleinstellungen benutzt, z.b. gleiche Templates. Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn entweder keine verschiedenen Sprachen verwendet werden oder die Templates lokalisiert wurden. Unterscheiden sich die Sprachen hinsichtlich der Seitengestaltung (u.u. bei Schreibrichtung usw.) dann können sprachabhängige Moduleinstellungen benutzt werden. I.d.R. ist dies nicht der Fall. Simple Edit benutzen: Bei komplexen Templates, z.b. mit Programmcode, kann es u.u. zu Problemen bei der Verwendung des WYSIWYG Editors kommen. Der WYSIWYG Editor versucht, die Einhaltung von Webstandards hinsichtlich des Dokumententyps (z.b. XHTML 1.0 Transitional) zu verbessern. Dies entfällt bei der Verwendung von Simple Edit. Hier bleibt der Programmcode des Templaters unberührt, es steht jedoch auch keine Voransicht etc. zur Verfügung. Diese Einstellung kann bei Bedarf aktiviert werden. Unterstützung für Barrierefreiheit: Ist diese Einstellung aktiviert, erzwingt das System die Einhaltung einiger Richtlinien der Barrierefreiheit, z.b. alternative Bildtitel etc. Portalcache zurücksetzen: Diese Einstellung setzt den Portalcache zurück. Dies erfolgt automatisch nach Änderungen, die dies erforderlich machen. Die Schaltfläche ermöglicht es, diese Funktion zusätzlich manuell auszulösen. Anwendung Neustarten: Diese Einstellung startet die Anwendung neu. Dies ist im Normalbetrieb nicht notwendig. Die Funktionalität wird zu administrativen Zwecken bereitgestellt. Editierschaltfläche wählen: Hier kann eine geeignete Ressource (Bilddatei) gewählt werden, die dann anstatt der standardmäßigen Editierschaltfläche verwendet wird. Dadurch kann die Schaltfläche dem CI/CD des Auftritts angepasst werden. Benutzerdefinierter Fehler (Seite nicht gefunden, 404): Es kann eine Seite angegeben werden, die statt der 404-http-Fehlerseite des Webservers angezeigt wird, wenn Seiten nicht gefunden werden. Üblicherweise beinhaltet diese Seite Hinweise an die Benutzer, wie Sie weiter vorgehen sollen. Diese Funktion erfordert weitere Konfigurationen am Webserver (vgl. Installationshandbuch). HTML Version: Wählen Sie einfach die von Ihnen gewünschte HTML-Version aus. Der entsprechende doctype wird automatisch gesetzt, sofern es sich um eine von contentxxl unterstützte HTML-Version handelt. Zusätzlich können Sie den HTML-TAG kundenspezifisch anpassen. Das kann z.b. sinnvoll sein, um eine Browserweiche auf höchster Ebene (HTML-TAG) einzurichten oder eine Klasse zuzuweisen.

21 21 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Um das language-attribut auf den aktuellen Culture-Code zu setzen, kann der Platzhalter [lang] verwendet werden. Abb.: Register Einstellungen im Menü Setup>Portaleinstellungen des Sitemanagers HTML Version Abb.: Register Einstellungen im Menü Setup>Portaleinstellungen des Sitemanagers Sprache Im Register Sprache werden die Sprachen ausgewählt, für die im aktuellen Portal Inhalte erfasst werden sollen. Sind die Inhalte in einer Sprache nicht vorhanden, werden Sie standardmäßig in der gewählten Standardsprache angezeigt. Sind auch dort keine Inhalte verfügbar, erfolgt keine Anzeige. Zum Einrichten eines Portals für Mehrsprachigkeit sind weitere Schritte am Webserver erforderlich (vgl. Installationshandbuch).

22 Sitemanager - Setup 22 Abb.: Register Sprachen im Menü Setup > Portal des Sitemanagers SEO In diesem Bereich werden die portalweiten SEO-Informationen verwaltet. Diese können auf Seiten-Ebene ggf. überschrieben werden. Zur Generierung der Standardtags (Dublin Core Set) klicken Sie bitte die entsprechende Schaltfläche und füllen die Felder. Speichern Sie dann Ihre Einstellungen. Wiederholen Sie dies für die zu unterstützenden Sprachen. Abb.: Eingabe der SEO-Daten im Menü Setup > Portaleinstellungen im Register SEO Title-Tag: Hier hinterlegen Sie den Text, der im Browser als 2Title-Tag für das Portal ausgegeben werden soll. Dieser Title-Tag übergibt den Suchmaschinen mehr Informationen über das aufgerufene Portal, somit ist diese besser auffindbar. Sie können für jede Sprache einen separaten Text über die Sprechblasen vergeben. Bei mehrsprachigen Portalen können Sie für die jeweilige Sprache einen weiteren title-tag hinterlegen, der den Standard Title- Tag ersetzt.

23 23 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Title-Tag-Template (Listenansicht): Hier kann das portalweite Template für den HTML- Seitentitel eingegeben werden. Beispielsweise kann der Seitentitel wie folgt aus dem Portaltitel und dem Seitentitel gebildet werden: [portaltitle] [pagetitle] [objecttitle] [categorytitle] Title Tag Template (Einzelansicht): Hier kann das portalweite Template für die Bildung von Seitentiteln für Objekte in Einzelansicht angeben werden, z.b. [portaltitle] [pagetitle] [objecttitle] [categorytitle] Benutze Named URLs: Diese Option ermöglicht die Verwendung von sprechenden Adresszeilen für contentxxl Seiten alternativ zum standardmäßigen Aufruf über die Seitennummer. Damit die Option verfügbar ist, sind zusätzliche Einträge in der web.config erforderlich (vgl. Installationshandbuch sowie Partner- und Supportportal). Metadaten: Hier können Sie mit der Schaltfläche Portal Standardtags alle aktuell relevanten Tags einfügen. Wie z.b.: Author Content-Language Language geo.placename geo.position geo.region ÍCBM Page-Enter Page-Exit robots Kontakt Hier können Kontaktdaten eines Ansprechpartners für dieses Portal hinterlegt werden. Abb.: Erfassung von Kontaktdaten im Menü Setup > Portal auf dem Register Kontakt Module Verfügbare Modultypen: Hier kann ausgewählt werden, welche Modultypen in dem Portal verfügbar sind, bzw. deaktiviert sind. RSS

24 Sitemanager - Setup 24 Hier können die RSS Feeds des Portals konfiguriert werden. Abb.: Konfiguration der RSS Feed unter Setup > Portal im Register RSS RSS-Feeds für Veranstaltungen Sie können RSS-Feeds abonnieren, wenn Sie den entsprechenden Eintrag für webservices in der web.config gemacht haben. Sie haben einen Ordner "Eventsexport" in dem sich eine rss.asmx-datei befindet, mit der Sie verschiedene Methoden nutzen können. der Web-Aufruf:... / contentxxl / Dienstleistungen / EventsExport / rss.asmx / und dann z.b.: GetRSSEventsByTabId?TabId=1 GetRSSEvents Erklärung zu den Funktionen: Mit GetRSSEventsByTabId finden Sie alle Veranstaltungen, die unter der gegebenen TabId liegen.

25 25 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Mit GetRSSEvents finden Sie alle Veranstaltungen aller Veranstaltungs-Module. RSS-Feeds für Foren Sie können RSS-Feeds abonnieren, wenn Sie den entsprechenden Eintrag für webservices in der web.config gemacht haben. Sie haben einen Ordner "forumexport" in dem sich eine rss.asmx-datei befindet, mit der Sie verschiedene Methoden nutzen können. der Web-Aufruf:... / contentxxl / Dienstleistungen / ForumExport / rss.asmx / und dann z.b.: GetRSSForumByForumID?ForumID=1 GetRSSForumByTabId?TabId=1 GetRSSForumByThreadID?ThreadID=1 GetRSSNews GetRssForumByModuleID?moduleid=1 Erklärung zu den Funktionen: Mit GetRSSForumByForumID finden Sie alle Themen/Post's, die in dem entsprechenden Forum gemacht wurden. Mit GetRSSForumByTabId finden Sie alle Themen/Post s aus unterschiedlichen Foren, die unter der gegebenen TabId liegen. Mit GetRSSForumByThreadID finden Sie alle Beiträge, die unter den gegebenen ThreadID (Thread = Thema) gemacht wurden. Mit GetRSSNews findet alle Themen/Post s in alle Foren Mit GetRssForumByModuleID finden Sie alle Themen/Post s aus allen Foren, die unter der gegebenen ModuleID liegen. RSS-Feeds für Artikel Sie können RSS-Feeds abonnieren, wenn Sie den entsprechenden Eintrag für webservices in der web.config gemacht haben. Sie haben einen Ordner "newsexport" in dem sich eine rss.asmx-datei befindet, mit der Sie verschiedene Methoden nutzen können. der Web-Aufruf:... / contentxxl / Dienstleistungen / NewsExport / rss.asmx / und dann z.b.: GetRSSNewsByTabId?TabId=1 GetRSSNews getrssnewsbymoduleid?moduleid=1 Erklärung zu den Funktionen: Mit GetRSSNewsByTabId finden Sie alle Artikel, die unter der gegebenen TabId liegen. Mit GetRSSNews finden Sie alle Artikel aller Module. Mit getrssnewsbymoduleid finden Sie alle Artikel des angegebenen Moduls. Tracking etracker: Hier kann die Codegenerierung zur Unterstützung von etracker Webcontrolling aktiviert werden. Dabei ist lediglich der etracker Security Code einzugeben. Alle anderen Maßnahmen werden vom System automatisch getroffen. Den Code erhalten Sie vom Anbieter unter google analytics: Hier kann die Codegenerierung zu Unterstützung von google Webcontrolling aktiviert werden. Dabei ist lediglich der google Code einzugeben. Alle

26 Sitemanager - Setup 26 anderen Maßnahmen werden vom System automatisch getroffen. Den Code erhalten Sie vom Anbieter unter Um weitere Sprachen für etracker Webcontrolling zur Verfügung zu stellen, tragen Sie folgenden Schlüssel in die web.config ein: <add key = "etrackersupportedlanguages" value = "1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20, 21,22,23,24 "/> Jeder Wert der mit einem Komma getrennt ist, steht für eine LanguageID in contentxxl. Um herauszufinden, welche ID jede Sprache hat, loggen Sie sich bitte ins Backend ein und gehen das Register Setup-> PortalSettings-> Sprachen. Workflow Hier werden portalweite Einstellungen zu Versionierung und Workflow getroffen. Versionierungseinstellungen: Versionierung aktivieren: Versionierung ist nur aktiv, wenn diese Einstellung gesetzt ist. Für Portale im Produktivbetrieb wird diese Einstellung empfohlen. Checkout Kommentar: Ist diese Einstellung gesetzt, wird zu Protokollzwecken beim Auschecken ein Kommentarfeld bereitgestellt, z.b. um eine Begründung für Änderung einzugeben. Checkin Kommentar: Ist diese Einstellung gesetzt, wird zu Protokollzwecken beim Einchecken ein Kommentarfeld bereitgestellt, z.b. um die Änderungen zu beschreiben. Checkout annulieren: Nach dem Auschecken ist ein Objekt für andere Bearbeiter gesperrt. Diese Sperre kann nach der angegebenen Anzahl Tagen automatisch aufgehoben werden. Dann steht das Objekt wieder anderen Benutzern zur Bearbeitung zur Verfügung. Nicht eingecheckte Änderungen gehen dabei verloren. Initiale Einstellungen Workflow: Aktivieren: Workflow ist nur aktiv, wenn diese Einstellung gesetzt ist. Es wird empfohlen, Workflow nur dann zu aktivieren, wenn Konzept und Verantwortlichkeiten von allen Beteiligten auch verstanden wurden. Typ: Es kann zwischen den initialen Workflowtypen basic, trivial und trivial with notify. Einzelheiten zum Workflow-Konzept finden Sie im entsprechenden Kapitel dieses Handbuches. Verantwortlicher: Es kann ein initialer Verantwortlicher für den Workflow angegeben werden. Dieser kann auf Modulebene später überdefiniert werden. Templates: Hier können die Templates, z.b. für die Benachrichtigungsmail zu Workflow- Aktivitäten ausgewählt werden. Export aktivieren: (Templates) Als erster Schritt für den Export der Templates (Ziel: Quelle der contentxxl-installation) setzen Sie hier den Haken für Export aktivieren/templates. (Hinweis: Für den Import der Templates siehe Site Manager, Kapitel Layout). Abb.: Export aktivieren Ressourcen Behandlung: Ressourcen (z.b. Bilder) können im Workflow unterschiedlich behandelt werden. Ein strenger Workflow sollte das Überschreiben von Ressourcen nicht erlauben. Allerdings erfordert dann eine Bildänderung erheblich mehr Arbeitsschritte. Das gewünschte Verhalten kann hier eingestellt werden.

27 27 ContentXXL -Handbuch der Administratoren BaseURLs Bitte beachten Sie, dass dies initiale Einstellungen für das erstmalige Setzen des Workflows sind. Hier können BaseURLs, beispielsweise Domänen oder Verzeichnisse, dem Portal zugeordnet werden. Gleichzeitig wird dabei die aufgerufene Sprachvariante festgelegt. Abb.: Zuordnung von BaseURLs zu Portal und Sprachvariante. Bitte beachten Sie, dass diese BaseURLs zusätzlich noch am Webserver einzurichten sind (vgl. Installationshandbuch). Allen BaseURLs entsprechen Hostheader oder virtuelle Verzeichnisse am Webserver. Man kann eine URL als Default-URL deklarieren. Diese URL wird dann für Verlinkungen von anderen Portalen verwendet (Cross Portal Sharing von Objekten). Update History Neue SQL-Skripts werden automatisch bei Applikationsstart nach dem Deployment eines neuen Builds ausgeführt. Unter dem Register Update History kann das überwacht werden. Selektiert man Alle Skripts, erscheinen alle seit Build 2793 ausgeführten Skripts. Das Status-Feld zeigt, ob das Skript erfolgreich installiert werden konnte, mit Fehler abgebrochen wurde oder noch installiert werden muss. Die Liste kann gefiltert werden nach Nicht installiert oder Ausgeführt mit Fehler.

28 Sitemanager - Setup 28 Lokalisierung Mit dem contentxxl Developer Build 2957 hat contentxxl nun die Bearbeitung der Lokalisierungs-Keys über die Sitemanager-Oberfläche zugänglich gemacht. Dieses neue Feature ist unter Portaleinstellungen -> Lokalisierung zu erreichen. 1. Sprache aktivieren: Das contentxxl datenbankgestützte Dictionary wird mit den aktivierten Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch ausgeliefert. Möchten Sie weitere Sprachen aktivieren, so wählen Sie in der DropDownListe die gewünschte Sprache aus und drücken auf. Achtung: Alle bereits existierenden Keys werden für die neue Sprache übernommen und mit der zuerst angelegten Standard-Sprache befüllt. 2. Importiere kundenspezifische Languagekeys: Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre eigenen customized Languagefiles zu importieren. Dass ausgewählte Format muss ein.lng sein. Alle Keys in dem ausgewählten customized Languagefile werden in den contentxxl-keys mit synchronisiert, alle neuen Keys, die nicht von contentxxl sind, werden in den Custom-Keys (Filter) angezeigt. Falls das customized Languagefile importiert wird, diese Sprache hierfür aber nicht existiert, wird die Sprache angelegt. Der Name leitet sich aus dem File-Namen heraus z.b. en.lng für Englisch de.lng für Deutsch ab.

29 29 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 3. Exportieren: Falls Sie die Languagefiles gerne weiterhin per Hand pflegen möchten, können Sie Ihre Languagefiles für die ausgewählte Sprache exportieren, bearbeiten und danach reimportieren. 4. Suchen (Keyname): Sie können explizit nach Key s suchen, indem Sie den bestimmten Key eingeben. Falls Sie Keys aber dynamisch suchen lassen möchten, die z.b. nur mit dem Anfang 10th_ beginnen und der Rest danach beliebig sein kann, können Sie einen * eingeben. Z. B. so: 10th_*. Dies funktioniert auch genau andersherum. Falls Sie alles mit level am Ende suchen möchten, können Sie eingeben *level. Um die Suche noch dynamischer zu machen, können Sie mit mehreren Wildcards arbeiten. Dies würde z.b. so aussehen: v*t*s, als Ergebnis würde bei den contentxxl-keys dann versioncontrol_settings herauskommen. 5. Filter: Damit Sie Ihre eigenen Keys mit denen von contentxxl unterscheiden können, können Sie den Filter zwischen contentxxl-keys und Custom-Keys abändern. Bearbeitung von angelegten Keys: Indem Sie den Edit-Button anklicken, können Sie die verschiedenen Sprachen editieren und danach abspeichern. Bei Problemen können sie den Rückgängig- Button benutzen. Um alte Keys zu löschen benutzen Sie das X. Neue Keys (nur Custom-Keys) können Sie in der Zeile mit KeyName (Neu) (wie auch bei dem Reiter BaseUrls ) anlegen. Hinweise: - contentxxl-keys können nicht gelöscht werden, sondern nur bearbeitet. - Kundenspezifische Keys (Custom-Keys) können gelöscht und bearbeitet werden. - KeyName s können nach Anlegung nicht mehr bearbeitet werden. - Wird ein Key neuangelegt und in der Spalte Französisch z.b. nichts eingegeben, wird dieser leer in der Datenbank gespeichert. 6.2 Setup -> Benutzer: Benutzerverwaltung Hier können neue Benutzer angelegt, vorhandene geändert werden und ihnen Rollen zugewiesen werden. Weiterhin können zu einem Benutzer Kontaktdaten angelegt werden (dadurch wird ein Benutzer auch ein Kontakt im System). Es ist auch möglich Benutzerdaten aus dem Active Directory mit contentxxl (über LDAP) zu synchronisieren, insbesondere für Single Sign On (SSO). Dieser Bereich ist für die Administratoren gedacht. Im Verzeichnisbaum kann nach Benutzern durch Eingabe von Namensteilen gesucht werden ( * für alle Benutzer anzeigen). Es ist möglich, verschiedene Benutzerklassen auszuwählen: Normal: contentxxl Benutzer Newsletter: Abonnenten eines Newsletters Gelöschte: Benutzer mit einem Löschkennzeichen. Für diese Benutzer kann im Formular Benutzerdaten das Löschen rückgängig gemacht werden.

30 Sitemanager - Setup 30 Benutzer ohne Rollen: Benutzer, denen keine Rolle zugewiesen wurde Gesperrte: Benutzer, die für das System gesperrt wurden. Diese Sperre kann im Formular Benutzerdaten aufgehoben werden. Gemeinsam genutzte: Portalübergreifend freigegebene Benutzer. Abgelaufene: Benutzer deren befristeter Zugang abgelaufen ist Abb.: Im Menü Setup > Benutzer im Register Benutzerdaten des Sitemanagers werden die Benutzer verwaltet. Basisdaten: Benutzer-ID: Eine Nummer, die den Benutzer eindeutig kennzeichnet (wird automatisch vergeben) Die Adresse des Benutzers. Diese wird für Benachrichtigungen benutzt, stellen Sie deshalb sicher dass diese richtig und eindeutig ist. Windows-Benutzer: Ist diese Option gesetzt und der Web Server entsprechend konfiguriert, wird die Windows Integrierte Authentifizierung für diesen Benutzer verwendet. Eine zusätzliche Authentifizierung in contentxxl ist dann nicht erforderlich. (Single Sign On). Anmeldekürzel: Mit dieser Bezeichnung erfolgt die Anmeldung am System (Login). Passwort ändern: Diese Felder ermöglichen eine Änderung des Zugangskennworts. Rollenzugehörigkeit: Obwohl es grundsätzlich möglich ist, Rechte auch einzelnen Benutzern zuzuweisen, sollten sich i.d.r. die Rechte aus der Zugehörigkeit zu bestimmten Rollen / Gruppen ableiten. Rollen werden im Menü Setp > Rollen des Sitemanagers verwaltet und hier lediglich zugewiesen. Benutzer gesperrt: Hier können Benutzer gesperrt werden. Content Sharing / Benutzer Freigab: Hier können Benutzer zur Verwendung in anderen Portalen freigegeben werden. Kontaktdaten: In contentxxl werden Benutzer gleichzeitig auch als Kontakte angelegt und sind damit als contentxxl Objekte z.b. für Veröffentlichung, Suche, Kategorisierung und Zuordnung verfügbar. Das Formular zeigt übliche Felder für Kontaktdaten. Protokoll: Die vorgenommen Änderungen in der Benutzerverwaltung werden protokolliert.

31 31 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 6.3 Setup -> Rollen: Rollenverwaltung Hier ist es möglich Rollen anzulegen und zu löschen Benutzer Rollen zuzuweisen Den Rollen Zugangsberechtigungen zu den verschiedenen Verwaltungsbereichen zu geben. Dieser Bereich ist für die Administratoren gedacht. Abb.: Rollenverwaltung im Menü Setup > Rollen des contentxxl Sitemanagers Im Verzeichnisbaum werden die angelegten Rollen des Portals (hier Portalkürzel fxxl) angezeigt und können zur Bearbeitung ausgewählt werden. In der Symbolleiste stehen Funktionen zum Zuweisen von neuen Benutzern, zur Anlage von neuen Rollen, zum Löschen einer Rolle und zum Speichern zur Verfügung. Die Bearbeitung der Rollen erfolgt im Arbeitsbereich in den Registern Einstellungen Benutzer Zugriffsrechte und Protokoll. Einstellungen: Rollen-ID: Diese Nummer bezeichnet die Rolle eindeutig und wird automatisch vergeben. Rollenname: Eine Bezeichnung der Rolle, z.b. Gäste. Beschreibung: Geben Sie hier eine Beschreibung der Rolle ein. Content Sharing / Freigabe: Freigabe der Rolle für andere Portale Benutzer: Hier werden die Benutzer angezeigt, die der aktuell ausgewählten Rolle im Dialog Benutzer zugeordnet wurden.

32 Sitemanager - Setup 32 Abb.: Die aktuell ausgewählte Rolle (Guest) hat die Mitglieder (Benutzer) Gast und Guest. Zugriffsrechte: Hier werden die an die Rolle vergebenen funktionalen Rechte verwaltet. Die Rechte entsprechen i.a. Menüs des Sitemanagers. Bitte beachten Sie, dass an dieser Stelle lediglich funktionale Rechte vergeben werden. Zugriffsrechte auf Inhalte werden in den entsprechenden Richtlinien sowie ggf. in den Seiten, Modulen und Objekten selbst verwaltet. Abb.: Mitglieder der aktuell ausgewählten Rolle (Guest) haben hier das Recht zur Verwaltung von Ressourcen (Ressourcenmanager) sowie im Rahmen eines Workflows zur Teilnahme an der Aufgabenverwaltung erhalten. Verfügbare Modultypen: Hier können Sie bestimmen, welche Modultypen der betreffenden Rolle zur Verfügung stehen. Deaktivierte Modultypen sind für diese Rolle in den entsprechenden Auswahlbäumen unsichtbar.

33 33 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 6.4 Setup -> Modultypen: Modultypenverwaltung Die Modultypenverwaltung zeigt alle verfügbaren Modultypen. Selbst entwickelte Module können hier registriert werden. Außerdem werden hier die Veröffentlichungsregeln verwaltet. Dieser Bereich ist für die Administratoren gedacht. Wenn keine eigenen Module entwickelt werden, wird der Bereich nicht benötigt. Im Verzeichnisbaum werden die installierten Modultypen angezeigt. In der Symbolleiste stehen Funktionen zur Registrierung eines neuen Modultyps sowie zum Löschen und Speichern von eigenen Modultypen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass ein Löschen bzw. Ändern von contentxxl Standard sowie Premium Modulen nicht möglich ist. Nach Auswahl eines Modultyps im Verzeichnisbaum erfolgt die Bearbeitung der Eigenschaften im Register Setup. Modultyp-Bezeichnung: Eine Bezeichnung für den Modultyp Desktopsource: Pfad und Datei zur Implementierung der Desktop-Source (ASCX). PlugIn-Verzeichnis: Pfad zur Implementierung von PlugIns Beschreibung: Eine Beschreibung des Modultyps Einstellungen zum Modulverhalten: Allgemeine Leistungsmerkmale des Modultyps werden hier eingestellt. Mehr zur Entwicklung von eigenen Modulen finden Sie im Handbuch für Entwickler. Abb.: Einstellungen des aktuell ausgewählten Modultyps (hier Artikel). Veröffentlichungsregeln: Veröffentlichungsregeln dienen der weitgehenden Automatisierung des Lebens-Zyklus von Inhaltsobjekten. Sie legen Zeitpunkt, Zeitdauer und den Ort der Veröffentlichung fest und können bereits eine Freigabe beinhalten. Diese Regeln werden im Dialog erstellt und für die Redakteure zur Auswahl oder auch Verbindlich vorgegeben. Die Liste der für einen Modul-Typ eingerichteten Veröffentlichungsregeln wird im Register Veröffentlichungsregeln angezeigt. Die Standardregel für den Modul-Typ ist entsprechend gekennzeichnet. Über das Löschsymbol können Regeln wieder entfernt werden. Die Symbolleiste bietet eine Schaltfläche zur Neuanlage von Veröffentlichungsregeln. Mehr zu Veröffentlichung und Freigabe lesen Sie in diesem Handbuch in den konzeptionellen Abschnitten.

34 Sitemanager - Setup 34 Abb.: Register Veröffentlichungsregeln im Menü Setup > Modultypen des Sitemanagers Abb.: Dialog zur Anlage einer Veröffentlichungsregel für Objekte in das aktuelle Modul, für das die Regel aktiviert wird. Diese Veröffentlichung erfolgt für 30 Minuten und beinhaltet die Freigabe. In den Grundeinstellungen der Veröffentlichungsregel können Name und Beschreibung für die Regel eingegeben werden und diese Regel als Standardregel eingestellt werden. Die Standardregel greift immer dann, wenn keine anderen Einstellungen zur Veröffentlichung getroffen werden. Anschließend werden Module hinzugefügt, in die veröffentlicht werden soll. Diese Module können konkrete Instanzen oder auch symbolische Bezeichnungen ( Aktuelles Modul ) sein. So können sehr allgemeingültige Regeln erzeugt werden. 6.5 Setup -> Richtlinien: Richtlinienverwaltung In der Richtlinienverwaltung können häufig benötigte Zugriffsrechte für jeden Objekttyp unabhängig von konkreten Objekten als Richtlinien verwaltet werden. Richtlinien werden später den Objekten zugewiesen. Sie können leicht geändert werden, ohne alle einzelnen Objekte ändern zu müssen. Die möglichen Rechte umfassen z.b. Erstellen, Lesen, Ändern, Löschen, Zugriff vergeben und/oder Html-Modus erlauben (abhängig vom Objekttyp). Dieser Bereich ist für die Administratoren gedacht. Setzen Sie möglichst oft Richtlinien zur Verwaltung von Zugriffsrechten ein, anstatt Zugriffsrechte auf Objektebene direkt zu vergeben.

35 35 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Typische Standard-Richtlinie für Artikel in einem Internet-Szenario. Nur der Administrator hat alle Rechte. Der Chefredakteur darf keine Rechte ändern und kein HTML benutzen. Der Editor darf keine manuelle Veröffentlichungen vornehmen, lediglich die für das jeweilige Modul voreingestellte Veröffentlichungsregel benutzen. Anonyme Benutzer ( Jeder ) darf Inhalte lediglich lesen. In einem Extranet mit Anmeldung würde man diese Rechte einer speziellen Rolle zuweisen, z.b. Extranet, und den anonymen Benutzern ( Jeder ) die Leserechte entziehen. Der Verzeichnisbaum zeigt die angelegten Richtlinien gegliedert nach Objekttyp an. Die Symbolleiste bietet die Möglichkeit, neue Richtlinien anzulegen und zu löschen sowie Rollen bzw. Benutzer zu bestehenden Richtlinien hinzuzufügen und zu speichern. Zur Neuanlage von Richtlinien wechseln Sie vorher in den gewünschten Objekttyp. Grundeinstellungen: Geben Sie der Richtlinie einen Namen und setzen Sie die Richtlinie ggf. als Standardrichtlinie. Standardrichtlinien werden immer dann verwendet, wenn keine andere Richtlinie ausgewählt wurde. Der Benutzer bzw. die Rolle Jeder steht symbolisch für anonyme (nicht angemeldete) Benutzer. Bitte beachten Sie, das eine falsch gewählte Standardrichtlinie ein Sicherheits-Risiko darstellen kann, da Sie Besuchern redaktionellen bzw. administrativen Zugriff auf die Website verschaffen kann. Zugriffsrechte: Rechte können sprachübergreifend ( Alle Sprachen ) oder auch nur für bestimmte Sprachvarianten vergeben werden. So kann die Rolle Chefredakteur entweder für alle Sprachen oder z.b. eine Rolle Chefredakteur-DE nur für Deutsch und eine Rolle Chefredakteur-EN nur für englisch vergeben werden. Es ist möglich, sprachübergreifende und sprachabhängige Rechte zu mischen. Die hier verwalteten Richtlinien können im Menü Content > Module des Sitemanagers an einen Modul gebunden werden.

36 Sitemanager - Setup 36 Abb.: Das Modul Aktuelle News wird nach Auswahl durch klicken auf das entsprechende Aktionssymbol (Kette) an die Richtlinie default gebunden. 6.6 Setup -> Import: Datenimportverwaltung Hiermit ist es möglich den Import von Daten aus verschieden Quellen zu verwalten. Beispielsweise können die Quellen RSS-Feeds, externe SQL-Server, XML Dateien oder Microsoft Sharepoint Listen und Bibliotheken sein. Dieser Bereich ist nur für Administratoren gedacht. Die Integration von Fremddaten auf einer Website ist eine häufige Anforderung. contentxxl bietet dazu verschiedene Möglichkeiten: Platzhaltermodule wie z.b. XML-Modul oder SharePoint-Modul selbst entwickelte Module, die direkt auf die Fremddaten zugreifen Datenimport Während bei der Verwendung von Platzhaltermodulen die Inhalte im Fremdsystem verbleiben und nur zur Laufzeit (ggf. mit Caching) an der gewünschten Stelle formatiert und angezeigt werden, können selbst entwickelte Module direkt auf die Daten zugreifen und zusätzliche Geschäftslogik beinhalten. Der Datenimport bietet dagegen eine Möglichkeit, weitestgehend ohne Programmierung Fremdaten vollständig in das System zu integrieren. Dazu werden auf der contentxxl Seite Verbindungen definiert. Eine Verbindung wird jeweils zwischen einer externen Datenliste (z.b. einer Tabelle oder Abfrage einer Datenbank oder einer Liste bzw. Dokumentenbibliothek in Microsoft SharePoint) und einem bestehenden contentxxl Modul hergestellt. Im Ergebnis des Exports werden unter Verwendung einer Assembly (z.b. in C#) und/oder einer XSLT-Transformation (in XML) aus den einzelnen Listeneinträgen der externen Datenquelle die Objekte des angegebenen Moduls gebildet. Dabei entspricht z.b. ein Datensatz einer SQL-Server Tabelle einem contentxxl-objekt, z.b. einem Kontakt in einem Kontaktmodul, bzw. bei Mehrsprachigkeit einer Sprachvariante. Die Transformation der Felder der externen Datenquelle auf die Attribute des Zielobjektes kann direkt durch die Assembley oder auch über eine XSL Transformation vorgenommen werden. Die XSL Datei kann dabei auch logische Operationen beinhalten oder z.b. ein Textfeld formatieren.

37 37 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Es werden verschiedene Standard- Assemblies für häufig benötigte Importe zur Verfügung gestellt. Selbst entwickelte Assemblies, die die API benutzen, können nach Registrierung ebenfalls verwendet werden BESCHREIBUNG SHAREPOINTCONNECTOR Die kostenfreien Microsoft Windows SharePoint Services stellen die Infrastruktur zur einfachen Erstellung von zahlreichen einfachen Webseiten zur Verfügung. Diese Webseiten können beispielsweise der Kommunikation einer Abteilung, der Vorbereitung eines Meetings oder der Organisation eines Projektes dienen. Sie ermöglichen die direkte Ablage, Checkin / Checkout und Versionierung / Workflow von Dokumenten, die Anzeige einer Präsenzinformation (Microsoft Messenger) sowie das einfache Anlegen von beliebigen Listen, z.b. einer Telefon- oder Projektliste. Aufgaben oder Kontakte können wie in Outlook verwaltet werden. Die Datenablage erfolgt dabei vollständig in einem Microsoft SQL Server. Zur Realisierung von bestimmten Anforderungen werden verschiedene zusätzliche Webparts angeboten. Für spezielle Anforderungen ist der kostenpflichtige Microsoft SharePoint Portal Server erforderlich. Die Erstellung von Internet- bzw. Extranet-Auftritten ist jedoch nicht primäres Anliegen dieser Lösungen. Kommt dafür das zu 100% auf der gleichen Technologie (ASP.NET) beruhende Business Content Management System contentxxl als CMS im Internet zum Einsatz, ergeben sich über die Technologie hinaus eine Reihe von Synergien. Eine häufige Anforderung in solchen Projekten ist die einfache Veröffentlichung ausgewählter, im Intranet gepflegter Inhalte für den Internetauftritt im CMS ohne mehrfache Datenerfassung. Das lässt sich mit dem contentxxl Sharepoint2007-Modul und Connector einfach realisieren. Das Modul ermöglicht die Adressierung beliebiger Sharepoint-Listen und deren Darstellung über die üblichen contentxxl Templates. Die Listen werden dabei zur Laufzeit über Webservices zur Verfügung gestellt. Die Templates zur Darstellung können im in contentxxl enthaltenen WYSIWYG-Layouteditor sehr einfach erstellt werden. Programmierung, Kenntnisse in XML oder XSL oder Microsoft SharePoint Designer sind dazu nicht erforderlich. Über diese Templates wird auch gesteuert, welche Listenfelder dem Besucher präsentiert werden. Es stehen zahlreiche Customization Points und eine API zur Verfügung, mit der der Standard- Leistungsumfang angepasst werden kann. Nach dem Import stehen alle Leistungsmerkmale von contentxxl uneingeschränkt zur Verfügung, z.b. Suche, Content Relationship Management, Mehrsprachigkeit usw. SharePoint Daten und Dokumente können mit Hilfe des SharePoint Connectors über XSLT in bestehende contentxxl Module importiert und veröffentlicht werden. Unterstützte Datenquellen Die unterstützen Datenquellen finden Sie auf der ersten Ebene der entsprechenden Baumstruktur im Sitemanager. Es werden folgende Datenquellen unterstützt: XML-Dateien Tabellen bzw. Ansichten (Views) eines Microsoft SQL-Servers RSS bzw. RDF Newsfeeds SharePoint Listen* SharePoint Dokumentenbibliotheken*

38 Sitemanager - Setup 38 * für diese Datenquellen sind ggf. zusätzliche Lizenzen erforderlich Die Symbolleiste beinhaltet Funktionen zum Erstellen eines neuen Datenquell-Typs, Erstellen eines neuen Imports, Löschen eines Imports sowie zum Speichern der Einstellungen. Zusätzliche Datenquellen Sie können eigene Assemblies registrieren, die eine externe Datenquelle für contentxxl zugänglich machen. Klicken Sie dazu auf Neuer Datenquell-Typ und folgen Sie den entsprechenden Dialog. Abb.: Erstellen eines Datenquell-Typs Name: Name des Datenquellen-Typs (beliebig, z.b. Oracle Datenbank). Pfad: Pfad zu dem Modul innerhalb der Verzeichnisstruktur Assembly: Sie haben hier die Möglichkeit eine DLL anzugeben, falls Ihr Modul als DLL vorliegt Klassenname: Namespace und Name der Connector Klasse Ihres Moduls Weitere Informationen zur Erstellung von kundenspezifischen Importen finden Sie im Partner- und Supportportal. Erstellen eines Imports Zum Erstellen eines neuen Importes wählen Sie zunächst den Typ der gewünschten Datenquelle aus der Baumstruktur, z.b. SharePoint List, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Neuer Import". Import-Einstellungen Der Eigenschaftsdialog der Datenquelle ist für die einzelnen Typen unterschiedlich, je nachdem welche Informationen zum Aufbau einer Verbindung benötigt werden, wie z.b. Anmeldedaten, Adressen oder Tabellennamen.

39 39 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Einrichten einer SharePoint Datenquelle für den Import Für eine SharePoint-Liste sind z.b. folgende Angaben erforderlich: Name des Imports: Beliebiger Name für den Import Benutzer: Falls der WebService eine Authentifizierung benötigt, kann hier der Benutzername eingetragen werden. Passwort: Passwort für die Datenquelle Domain: Falls der Benutzer Mitglied einer Domäne ist, kann hier der Name eingetragen werden. Art der Anmeldung: Art der Authentifizierung gegenüber der Datenquelle URL: Adresse des WebServices, der die Daten bereitstellt. Liste: Auswahl einer Liste aus der Sharepoint Datenbasis. Cache Aktivieren: Aktiviert das Caching für den Import Cache Timeout: Timeout für den Cache XSL Datei: XSL Datei für die Transformation der empfangenen XML Daten Assembly: Falls Ihr Modul als DLL vorliegt, kann der Pfad hier angegeben werden Klassen-Name: Name und Namespace der Importklasse Ziel-Modul: Name des Moduls, in welches die Daten importiert werden sollen Externe Ereignisse akzeptieren: Die Reaktion auf externe Ereignisse kann hier aktiviert werden. So ist es möglich, die Daten in contentxxl bei Änderungen in der externen Datenquelle automatisch zu aktualisieren. Die Hostanwendung kann dazu contentxxl benachrichtigen, dass Daten aktualisiert werden müssen.

40 Sitemanager - Setup 40 Sobald Sie die Eingaben speichern, erscheint ein neuer Eintrag in der Liste der verfügbaren Import-Typen Import-Vorschau Um die Funktionalität des Imports prüfen zu können, steht das Register "Vorschau" zur Verfügung. Zusätzlich zu der Datenquelle als Dataset, können die Daten im XML Format und das XSL File geprüft werden. Dies erleichtert die Fehlersuche, falls Probleme beim Import bzw. der Transformation auftreten sollten. Abb.: Die Vorschau der zu importierenden Daten erleichtert die Implementierung. Zusätzlich zu den bereits vorgestellten Funktionen und Formularen können auch die Zugriffsrechte für den aktuellen Import festgelegt werden. Abb.: Setzen von Zugriffsrechten auf einen Import. Nur Mitglieder der Rolle Admins dürfen den Import ausführen.

41 41 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 6.7 Setup -> Export: Datenexportverwaltung Dieser Bereich dient dazu, Daten die in contentxxl gespeichert sind, zur Verwendung in anderen Systemen zu exportieren. Standardmäßig erfolgt dies in Form von XML-Dateien. Optional kann dabei zur Bereitstellung beliebiger Formatierungen eine XSL- Transformation durchgeführt werden. Dieser Bereich ist für Administratoren und Entwickler gedacht. Weitere Informationen und Beispiele finden Sie im Partner- und Supportportal. Abb.: Standard-Datenexport im Menü Setup > Export des Sitemanagers Über die Schaltfläche "Neuer Datenexport" kann ein neuer Datenexport angelegt werden. Weitere Schaltflächen zum Löschen und Speichern stehen in der Symbolleiste zur Verfügung. Allgemeine Einstellungen Name: Beliebiger Name für den Export XSL Datei: optionaler Pfad zur XSL Datei, welche die Transformation der Daten Objekte vornimmt. Wird an dieser Stelle nichts angegeben, wird standardmäßig die im Register Objekte zugeordnete XSLT-Transformationen angewendet. Im Register Objekte werden die Objekttypen festgelegt, die im aktuellen Export exportiert werden sollen. In der folgenden Abbildung werden beispielsweise lediglich News exportiert.

42 Sitemanager - Setup 42 Abb.: Export von News erstellt im Menü Portal > Export des Sitemanagers Über den Eigenschaften-Dialog können Sie für den ausgewählten Objekt-Typ optional eine XSL Transformation oder falls Sie die Transformation lieber programmieren wollen eine Assembly angeben. Abb.: Angabe einer XSL Datei oder einer Assembly bei der Aktivierung eines Exports. Vorschau Im Register Vorschau besteht die Möglichkeit zur Anzeige der konfigurierten Exporte. Nach Auswahl des gewünschten Modultyps und eines Moduls wird das Ergebnis der gewählten Transformation angezeigt. Die Adresse, unter der das Ergebnis des so konfigurierten Exportes abgerufen werden kann, wird dargestellt. "A" steht dabei für die Nummer des gewünschten Moduls, "B" für die Nummer des zu wählenden Exports.

43 43 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Zugriffsrechte Abb.: Test-Ansicht des Ergebnisses eines konfigurierten Exports Die konfigurierten Exporte können über Zugriffsrechte z.b. gegen Änderung oder Ausführung geschützt werden. Die Leserechte beziehen sich dabei auf das Ergebnis der Transformation. Protokoll Ihre Änderungen werden hier protokolliert. 6.8 Setup Devices Bis zu Build 2966 unterstützte contentxxl Devices (Ausgabegeräte) nur durch editieren in der Datenbank. Basierend auf dem Konzept, das unter _DeviceSupport.ppt beschrieben wird, haben wir nun einen Device Manager implementiert, mit dem sich Devices erzeugen und bearbeiten lassen. Das ursprüngliche Konzept wurde dahingehend erweitert, dass unabhängig vom Web (dem Standard-Device) die Sichtbarkeit von Seiten für jedes Device eingestellt werden kann. Zur Erinnerung: Device-Unterstützung bedeutet, dass Inhalte abhängig vom verwendeten Device unabhängig dargestellt werden können. Dies geschieht durch die Anwendung unterschiedlicher Templates für ein bestimmtes Device (z.b. Mobil, Textonly). Wegen der ständig wachsenden Bedeutung des Mobile Web stellten wir die Unterstützung mobiler Versionen in den Mittelpunkt und liefern ein Device mobile standardmäßig aus. Eine mobile Website mit einem Standard-Design kann nun automatisch generiert werden. Sie können die Berechtigung zur Benutzung des Device Managers für jede Rolle im Rollen-Manager setzen:

44 Sitemanager - Setup DAS AKTIVIERT DEN DEVICE MANAGER: Wenn Sie ein neues Device erzeugen, wird ein leeres Standard-Devicetemplate generiert. Zur Erinnerung: jedes Device muss ein Default-Seitentemplate im Shadow-Ordner haben. Die Namenskonvention ist <device>.ascx (z.b. mobile.ascx). Zusätzliche Seitentemplates können optional unter pagetemplates/<device>/ abgelegt werden (z.b. ist pagetemplates/mobile/myspecialtemplate.ascx das mobile Seitentemplate für pagetemplates/myspecialtemplate.ascx). Das Standard-Seitentemplate und, eventuell spezielle Seitentemplates für das Device können bei einem Klick auf den entsprechenden Edit-Button bearbeitet werden. Per Namenskonvention wird jedes Device als mobiles Device betrachtet, wenn der Name mit dem Ausdruck mobil beginnt. Solche Devices können automatisch dargestellt werden, wenn ihnen in der entsprechenden Dropdown-Liste ein Layout zugewiesen wird (momentan ist lediglich das Layout Standard verfügbar).

45 45 ContentXXL -Handbuch der Administratoren In diesem Fall wird von contentxxl ein Standard-Seitentemplate mit einer Default- Navigation generiert (das existierende Seitentemplate wird dabei gesichert und überschrieben). Alle Module werden mit ihren Web-Templates gerendert. Wenn Sie eine anspruchsvollere Mobil-Version wünschen, müssen Sie lediglich eigene Device-Seitentemplates erstellen und spezielle Templates für dieses Device entwickeln, die im Moduleinstellungs-Manager dem jeweiligen Device zugeordnet werden. Auf dem Reiter BaseUrls kann eine BaseURLs einem bestimmten Device zugeordnet werden. Zur Erinnerung: Ein Device wird ausschließlich durch die BaseURL identifiziert. Bei Anwendung des Filters werden nur BaseURLs angezeigt, die dem aktuell ausgewählten Device zugeordnet sind. Wird die Filterung aufgehoben, werden alle für dieses Portal definierten BaseURLs gelistet. Wie zuvor schon erwähnt, kann nun die Sichtbarkeit einer Seite für jedes Device unabhängig vom Web gesetzt werden. Standardmäßig sind bei Erstellung eines neuen Devices alle Seiten auf unsichtbar gesetzt. Auf dem Reiter Seiten können die einzelnen Seiten durch Klick auf die entsprechende Checkbox aktiviert werden (die Sichtbarkeit im Web wird zum Vergleich mit dargestellt):

46 Sitemanager - Setup 46 Da dieses Feature neu ist, wird für bereits existierende Devices (z.b. Textonly-Versionen) jede Seite bei Ausführung des SQL-Scripts build_2965_2966.sql aktiviert. Zukünftig werden wir die Unterstützung für Devices im Allgemeinen und insbesondere für Mobilversionen durch Ausbau des Stylesheet-Managers weiter verbessern und sogenannte media queries ermöglichen (siehe Setup Deployment Die DEPLOYMENT-APPLIKATION wurde entwickelt, um es zu ermöglichen ein Redaktionssystem auf ein Live-System zu duplizieren. Dies geschieht indem ein Backup der Redaktionsdatenbank erstellt und per FTP/UNC auf das Live-System kopiert wird. Derselbe Vorgang kann auch mit Ressourcen durchgeführt werden. Anschließend werden diese dann ins Live-System importiert. Ausführliche Details zu der Deployment-Applikation finden Sie im Installationshandbuch.

47 47 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 7 SITEMANAGER CONTENT Im Menü Content werden administrative Einstellungen sowie redaktionelle Tätigkeiten in den folgenden Bereichen vorgenommen: Seiteneinstellungen Moduleinstellungen Objektbrowser Ressourcen Verwaltung Portaldata Verwaltung Kategorien Weiterleitungen Diese Einstellungen werden im Folgenden beschrieben. 7.1 Content Seiteneinstellungen Im Seiteneinstellungs-Manager wird ein Seitenverzeichnis bereitgestellt, um alle Seiten zu verwalten. Dies ist der zentrale Ort, um Seiten Titel einzugeben und Seitenvorlagen zuzuweisen. Module können per Drag&Drop auf Seiten platziert werden und Objekte können mit Seiten verknüpft werden. Diese Funktion ist für Administratoren verfügbar, wird aber auch häufig von erfahrenen Redakteuren genutzt. Einstellungen In diesem Bereich können Sie neue Seiten erstellen bzw. vorhandene Seiten oder deren Platz in der Sitemap ändern. Seiten entsprechen in contentxxl nicht einzelnen Artikeln sondern ganzen Themenbereichen. Eine contentxxl Seite kann also u.u. viele Seiten (z.b. Artikel) beinhalten. contentxxl Seiten dienen als Strukturelemente, sie beinhalten selbst keinen Content. Es geht also lediglich um die Eigenschaften und den Aufbau der Seite, d.h. die Auswahl einer entsprechenden Vorlage (Seitentemplate) und die Platzierung der gewünschten Module in den vorher frei definierten Contentbereichen, z.b. Kopfbereich oder rechter Rand. Es geht nicht um Inhalte, die sich ggf. später auf der Seite befinden sollen. Seiten bilden eine Baumstruktur (Sitemap). Diese entsteht durch den Bezug jeder Seite auf eine Eltern -Seite. Um eine Seite neu zu platzieren, kann diese per Drag&Drop verschoben werden. Auf diese Weise lässt sich auch die Sortierreihenfolge verändern. Jede Seite in contentxxl wird durch diese eindeutige Nummer (oft auch tabid genannt) identifiziert. Die Nummer wird von contentxxl automatisch generiert und vergeben. Nach dem Seitennamen sieht man im Seitenbaum eine Seitennummer (ID) und die Anordnungsfolgenummer im Formular (Seiten#, Folge#). Die Baumstruktur der Seiten wird von den Navigationsmodulen (Menü, Multilevel- Navigation, Pfadnavigation, Sitemap) in unterschiedlicher Weise visualisiert (vgl. Beschreibung der einzelnen Module). Erstellen, Ändern, Kopieren und Löschen einer Seite Erstellen: Um in contentxxl eine neue Seite zu erstellen, klicken Sie in der Navigation des Sitemanagers auf "Content" und dann auf "Seiteneinstellungen". Wählen Sie dann im Seitenbaum die gewünschte Elternseite aus. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Neue Seite. Schließen Sie die Neuanlage stets mit Speichern in der Symbolleiste ab. Ändern: Um eine Seite zu ändern wählen Sie diese im Seitenbaum aus. Schließen das Ändern der Seite stets mit Speichern in der Symbolleiste ab.

48 Sitemanager ( Content 48 Kopieren: Möchten Sie eine Kopie der gesamten Seite erstellen, einschließlich der Module und den damit verbundenen Objekten, Kategorien und Metatags. So ist dies über die Schaltfläche Kopieren in den Seiteneinstellungen möglich. Bitte beachten Sie, dass die kopierten Seiten auf unsichtbar voreingestellt sind. Löschen: Zum Löschen einer Seite klicken Sie das Löschen Symbol in der Symbolleiste. Es stehen die Register Einstellungen, Layout SEO Verknüpfte Objekte Zugriffsrechte Protokoll Tracking zur Verfügung. Die Register werden im Folgenden beschrieben. Abb.: Seiteneinstellungen im Menü Content> Seiten des Sitemanagers Einstellungen: Im Register Einstellungen werden alle Einstellungen für die Seite getroffen. Seiteneinstellungen Seitentitel extern: Eingabefeld für den Seitentitel. Dieser kann bei Übersichtseiten als HTML-Titel (entsprechend Template) erscheinen. Dieses Feld kann lokalisiert werden (Sprechblasen-Symbol).

49 49 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Seitenname (intern): Eingabefeld für den Seitentitel, der innerhalb von contentxxl verwendet wird (i.a. Kurzbezeichnung). Named URL: Hier kann für die Seite eine sprechende Adressierung angegeben werden, die alternativ zur standardmäßigen Ansprache über die Seitennummer verwendet werden kann. Named URLs werden aus dem Seitentitel über das Tools- Symbol (Zahnräder) unter Beachtung der Vorschriften für URLs gebildet. Sie können im Lokalisierungsdialog für URLs geändert werden. Named URLs können auch (fiktive) Pfadangaben enthalten. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nur verfügbar ist, wenn die Verwendung von Named URLs portalweit eingestellt wurde (vgl. Portaleinstellungen SEO) Beschreibung: Eingabefeld für die Beschreibung der Seite. Diese kann z.b. in Navigationen als Tooltip verwendet werden (entspr. Template). Dieses Feld kann lokalisiert werden (Sprechblasen-Symbol). Seitenthema: Hier können Sie die Seite einem bestimmten Thema zuordnen. Im Template kann auf Seitenthemen zurückgegriffen werden, um Gruppen von Seiten ähnlich darzustellen, z.b. über Farbkonzepte. Seitentemplate: Auswahlfeld für das zu verwendende Seitentemplate. Es wird eine Liste der verfügbaren Seitentemplates angezeigt (ASCX-Dateien im entsprechenden Verzeichnis). Seitentyp: Hier können Sie den Typ der Seite definieren. Auf den Typ kann im Template Bezug genommen werden, z.b. zur Verwendung von SSL für einen Typ Sichere Seite. Sichtbar: Checkbox gibt an, ob die Seite in Navigationsmodulen sichtbar sein soll oder nicht. Bitte beachten Sie, dass nicht sichtbare Seiten trotzdem per URL zugänglich sind. Sie werden lediglich von der Navigation ausgeschlossen. Die Zugänglichkeit einer Seite wird über deren Zugriffsrechte geregelt. Kategorien: Falls die Seite einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden soll, kann hier die entsprechende Kategorie ausgewählt werden. Dies hat Einfluss auf die Anzeige der Seite in Kategorie-Navigationen sowie auf deren Erscheinen in verwandten Inhalten. Virtuelle Seite Zum Einbinden von beliebigen Links in die Navigation, z.b. externe Links, Links auf Artikel in Einzelansicht etc., definieren Sie eine virtuelle Seite. Diese erscheint dann in den entsprechenden Navigationsmodulen und leitet automatisch auf die angegebene URL weiter. Weiterleitung: Definieren Sie eine Weiterleitungs-URL falls die Seite keine eigenen Inhalte haben soll. Neues Fenster: Gibt an, ob die eingestellte URL in einem neuen Fenster geöffnet werden soll. (Muss mit Hilfe eines Platzhalter der Multi-Level-Navigation getemplated sein). Cache (Zwischenspeicher) Cache Timeout: (Zwischenspeicherauszeit) Legt fest ob und wie lange diese Seite im Cache zwischengespeichert werden soll. Der Standardwert 0 bedeutet, dass die Einstellung des Portals (in der Konfigurationsdatei Web.config) verwendet wird. Um

50 Sitemanager ( Content 50 eine Seite vom Caching auszuschließen, geben Sie -1 ein. Beachten Sie dabei, dass diese Angabe Auswirkungen auf die Systemperformance haben kann. Seite für folgende Sprachen auf unsichtbar setzen (ist nur bei mehrsprachigen Portalen aktiv) Sprachen: Geben Sie die Sprachen an, für die die Seite nicht angezeigt werden soll. Dies ermöglicht sprachabhängige Navigationen. Bitte beachten Sie, dass nicht sichtbare Seiten trotzdem per URL zugänglich sind. Sie werden lediglich von der Navigation ausgeschlossen. Die Zugänglichkeit einer Seite wird über deren Zugriffsrechte geregelt. In den Navigationsmodulen stehen über Templating und Customization Points zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, die Anzeige von Navigationen kundenspezifisch zu gestalten. Mehr Informationen dazu finden Sie im Partner- und Supportportal. Lokalisierungsdialoge (Sprechblasen) Einige Angaben zur Seite können lokalisiert werden, d.h. in verschiedenen Sprachen unterschiedliche Ausprägungen haben. Diese können im jeweiligen Lokalisierungsdialog (Sprachblasen-Symbol) erfasst werden. Abb.: Lokalisierungsdialog am Beispiel des Seitentitels Wählen Sie dazu die gewünschte Sprache und geben Sie den lokalisierten Begriff ein. Speichern Sie den Begriff für jede Sprache. Die Lokalisierung wird dann in der Liste Übersetzungen aufgeführt. Über das Löschen Symbol wird die Lokalisierung wieder entfernt. Layout Im Register Layout werden auf der eingerichteten Seite die Module per Drag & Drop in den Inhaltsbereichen platziert. Der grundsätzliche Aufbau der Seite, die bereits automatisch platzierten Module und die Inhaltsbereiche, in denen Module manuell per Drag & Drop platziert werden können, werden durch die Auswahl eines Seitentemplates vorgegeben. Zur Auswahl der zu platzierenden Module wechseln Sie im Navigationsbereich von der Auswahl Sitemap in die Auswahl Module. Dann wird das Modulverzeichnis als Baumstruktur gegliedert nach Modul-Typ angezeigt.

51 51 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Im Register Seiteneinstellungen des Menüs Content werden bestehende oder neue Module in den Inhaltsbereichen der Seite platziert. Durch klicken auf die + Zeichen vor dem Modultyp in der Baumstruktur können Sie jeweils alle Module eines Typs anzeigen. Die Zahl in Klammern hinter dem Modulnamen ist Modul-ID. Sie wird von contentxxl automatisch vergeben. Erzeugen eines neuen Moduls Wenn Sie anstatt des Plus-Symbols auf einen Modul-Typ klicken, der sich in der obersten Hierarchie befindet, wird ein Dialog zur Anlage eines neuen Moduls vom gewählten Typ angezeigt. Vergeben Sie hier zunächst Titel und Name für das Modul. Bestätigen Sie dann mit Klick auf Erstellen. Abb.: Dialog zum Anlegen eines neuen Moduls Platzieren eines bereits vorhanden Moduls Zum Platzieren eines vorhandenen Moduls klicken Sie einfach in der Baumstruktur auf den entsprechenden Modulnamen. Das Modul wird dann sofort in den Inhaltsbereich der Seite eingefügt. Es handelt sich dabei um keine Kopie sondern eine zusätzliche Veröffentlichung (Referenz) des Moduls.

52 Sitemanager ( Content 52 Werden bestimmte Module auf vielen Seiten benötigt, z.b. bei Suche, Navigationen, Logos etc., dann kann eine automatische Platzierung per Programmierung im Seiten- Template zweckmäßiger sein als eine wiederholte manuelle Platzierung. Positionierung des Moduls Sie können das eingefügte Modul einfach via Drag & Drop (Titelzeile) in andere aktive Bereiche der Seite ziehen. Die aktiven Bereiche werden im Seiten-Template definiert. Mit einem Klick auf das rote Kreuz können Sie die Module wieder von der Seite entfernen. Beim Entfernen von Modulen von der Seite werden diese nicht gelöscht. Über den Modulbaum sind sie weiter zugänglich. Ein Löschen kann über die Modulverwaltung erfolgen. Nach Änderungen in der Modulanordnung muss die Seite gespeichert werden. Benutzen Sie dafür das Speichern Symbol in der Symbolleiste. Moduleinstellungen Jedes neu erstellte Modul muss noch mit Einstellungen versehen werden. Klicken Sie dazu auf das e im Modultitel. Die allgemeine Vorgehensweise entnehmen Sie bitte dem nächsten Kapitel Content -> Moduleinstellungen. Die speziellen Einstellungen der einzelnen Module sind in den jeweiligen Modulreferenzen beschrieben. SEO Den Seiten können spezielle Metadaten zugeordnet werden. Falls eine Zuordnung erfolgt, überschreiben diese Einstellungen die von den Portaleinstellungen vererbten Metadaten. Abb.: Vergabe von Metadaten im Register SEO des Menüs Content -> Seiteneinstellungen. Verknüpfte Objekte Analog zu Objekten, wie Artikel, Kontakten, Dokumenten usw. können auch Seiten mit anderen Inhalten verknüpft werden (siehe Kapitel Content Relationship Management ). Die der Seite zugeordneten Inhalte werden als verwandte Inhalte angezeigt, wenn auf der Seite kein Objekt in Einzelansicht dargestellt wird (Übersichtsseite). Wird auf der

53 53 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Seite ein Objekt in Einzelansicht dargestellt, so übernimmt dieses die Steuerung der Anzeige der verwandten Objekte. Abb.: Zuordnung eines Artikels als verwandter Inhalt zu einer Seite. Zugriffsrechte Analog zu Objekten können auch einer Seite Zugriffsrechte gegeben werden. Standardmäßig wird bei der Anlage der Seite die Standard-Sicherheitsrichtlinie zugewiesen. Dies kann im Register Zugriffsrechte geändert werden. Abb.: Vergabe von Zugriffsrechten auf Seitenebene im Register Zugriffsrechte des Menüs Content -> Seiteneinstellungen. Protokoll In diesem Register finden Sie ein Protokoll aller Aktionen, die die aktuelle Seite betreffen. Tracking mit etracker, google-analytics und Piwik Mit diesen drei verschiedenen Tracking-Methoden erzielen Sie das bestmögliche Ergebnis durch eine ganzheitliche Optimierung. Egal, ob es Ihnen um ein professionelles und

54 Sitemanager ( Content 54 unkompliziertes Monitoring der Zugriffszahlen und des Nutzerverhaltens auf Ihren Websites, Shops oder Applikationen geht, ob Sie gezielt Ihre Kundenzufriedenheit und Konversionsraten steigern oder die Effizienz Ihres Online-Marketings kanalübergreifend erhöhen wollen nur mit einem integrierten und ganzheitlichen Ansatz erreichen Sie einen maximalen ROI (Return-on-Investment) Ihrer laufenden Investitionskosten in Website und Online-Marketing. Sie haben die Wahl zwischen: etracker google-analytics Piwik Hier die Maske im Sitemnager Seiteneinstellungen Register: Tracking Abb.: Einstellungs-Möglichkeiten für etracker, google-analytics und Piwik etracker Mit etracker haben Sie die Möglichkeit die Benutzer-Aktivitäten auf jeder einzelnen Website Ihres Portals besser zu analysieren.

55 55 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: e-tracker-einstellungen Im Sitemanager Seiteneinstellungen Register: Tracking können Sie die gleichen Einstellungen vornehmen, wie sie auch von etracker WebAnalytics ( benutzt werden. Die von contentxxl zusätzlich zur Verfügung gestellten, spezifischen Sprach-Einstellung haben folgende Wirkung: Es kann für jede Sprache ein separater etracker-code hinterlegt werden. Ist jedoch für eine Sprache kein etracker-code hinterlegt, gilt automatisch die Einstellung der Sprache: default. Vorraussetzung ist: etracker muss in den Portaleinstellungen aktiviert sein. Sobald der etracker-code auf einer Webseite aktiviert wurde, werden nicht mehr die Portaleinstellungen, sondern die seitenspezifischen Einstellungen genutzt. google analytics Mit google analytics haben Sie die Möglichkeit die Benutzer-Aktivitäten auf jeder einzelnen Website Ihres Portals besser zu analysieren.

56 Sitemanager ( Content 56 Abb.: google- analytics-einstellungen Auf der Registerkarte Tracking in den Seiten-Einstellungen können Sie die gleichen Einstellungen vornehmen, wie Sie auch von google analytics ( benutzt werden. Die von contentxxl zusätzlich zur Verfügung gestellten, spezifischen Sprach-Einstellung haben folgende Wirkung: Es kann für jede Sprache ein separater google-code hinterlegt werden. Ist jedoch für eine Sprache kein google-code hinterlegt, gilt automatisch die Einstellung der Sprache: default. Piwik Abb.: Setup Portaleinstellungen Register:Tracking

57 57 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Vergeben Sie in Setup Portaleinstellungen Register: Tracking (o.g. Abbildung) den globalen Code für Piwik. Dieser findet immer dann Anwendung, wenn Sie keinen sprachabhängigen Code in Content Seiteneinstellungen Register:Tracking angegeben haben. Abb.: Content Seiteneinstellungen Register:Tracking Piwik-Einstellungen Wie auch in google analytics und etracker ist hier eine Fallbacklösung implementiert, d.h. wenn ein Trackingcode für eine sprachabhängige Seite (z.b. deutsch) vergeben ist und ein Besucher aber die englische Seite besucht, würde der Piwik-Portalcode als Default greifen. Beispiel für Piwik-Portalcode (dieser wird immer vor dem </head> Element gesetzt): var _paq = _paq []; (function(){ var u=((" == document.location.protocol)? " : " _paq.push(['setsiteid', SiteID]); _paq.push(['settrackerurl', u+'piwik.php']); //Own tracking code - start YourTrackingCode //Own tracking code - end _paq.push(['trackpageview']); _paq.push(['enablelinktracking']); var d=document, g=d.createelement('script'), s=d.getelementsbytagname('script')[0]; g.type='text/javascript'; g.defer=true; g.async=true; g.src=u+'piwik.js'; s.parentnode.insertbefore(g,s); })(); Weitere Infos hierzu finden Sie auch in unserem Partner- und Support-Portal.

58 Sitemanager ( Content Content Moduleinstellungen Die Modulverwaltung listet alle Modultypen und die bereits erzeugten Modulinstanzen. Hier können neue Module generiert und konfiguriert werden. Sie finden hier Informationen, wo ein Modul veröffentlicht ist und welche Objekte darin veröffentlicht wurden. Dieser Bereich ist für Administratoren gedacht, wird aber auch von erfahrenen Redakteuren verwendet. Im täglichen Betrieb werden Module oft direkt bei Ihrer Verwendung auf der Seite konfiguriert. Dieser Bereich dient daher eher der Verwaltung. Es stehen folgende Register zur Verfügung: Allgemeine Einstellungen Spezielle Einstellungen Veröffentlichungen Zugriffsrechte Modulvorschau Objekte Import/Export Protokoll Die Symbolleiste bietet die Möglichkeit, Einstellungen zu speichern bzw. ein Modul zu löschen. Allgemeine Einstellungen Diese Einstellungen sind allen Modulen gemeinsam. Modultitel (Anzeige): Titel des Moduls, der auch zur Anzeige auf der Website verwendet werden kann. Modulname (intern): Name der Modul-Instanz, der innerhalb vom contentxxl-portal verwendet wird. Modulvorschau: Beschreibung der Modul-Instanz und ihrer Verwendung. Vorschaubild: Einfügen (verknüpfen einer Ressource)/ Bearbeiten (einer Ressource)/ Verknüpfung aufheben (einer Ressource). Das hier diesem Modulzugewiesene Bild, kann durch Templating (z.b. Header-/Footer-Template) weiterverwendet werden. Modultitel nicht anzeigen: bei Aktivierung durch anhaken, wird der "Modultitel (Anzeige)" nicht auf der Website angezeigt. Modultitel-Template: Wählen Sie hier optional ein Template für den Modultitel aus, wenn Sie den Modultitel unabhängig vom Modultemplate gestalten möchten. Modultitel-Templates können Modul-Typ-übergreifend verwendet werden, um ein einheitliches Erscheinungsbild aller Module und eine vereinfachte Verwaltung sicherzustellen. Modultemplate: Wählen Sie hier das Template für das Modul zur Darstellung von Titel und Content. Modul-Templates bilden oft eine Art Rahmen um die Module. Sie können Modul-Typ-übergreifend verwendet werden um ein einheitliches Erscheinungsbild aller Module und eine einfache Verwaltung sicherzustellen. Listenansicht: Listenansichten von Objekten können ohne Tabellen (als Repeater) oder mit Tabellen (als Datalist) dargestellt werden. Wir empfehlen, im Sinne der Barrierefreiheit und der vollständigen Kontrolle über die Gestaltung, Listenansichten ohne Tabellen darzustellen obwohl die Darstellung mit Tabellen oft einfacher zu templaten ist.

59 59 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Sprachfilter aktivieren: In der Grundeinstellung werden alle verfügbaren Sprachvarianten von veröffentlichten Objekten in einem Modul nach Sprache gefiltert. Wenn es eine Voraussetzung ist, alle Sprachvarianten anzuzeigen, deaktiviere Sie diesen Filter bitte hier. Veröffentlichungsregel: Wurden eigene Veröffentlichungsregeln unter Setup --> Modultypen --> Veröffentlichungsregeln hinterlegt, können diese per DropDown hier ausgewählt werden. Ansonsten wird die Standard-Regel "Veröffentlichung in aktuelles Modul ohne Zeitbegrenzung mit Freigabe (1) " angewendet. Abgelaufene Objekte: Nach Ablauf des Veröffentlichungszeitraums können Objekte durch Klick auf den Start-Button aus dem aktuellen Modul entfernt (Aufhebung der Veröffentlichung) oder in ein anderes Modul (Archiv) verschoben werden. Diese Aktion wird beim Speichern der Moduleinstellungen nicht ausgelöst. Diese Einstellung ist nicht für alle Modultypen verfügbar. Cache aktiviert: Die Daten dieses Moduls werden zur Verbesserung der Performance und Verringerung der Systemlast beim ersten Aufruf zur weiteren Verwendung zwischengespeichert. Bei Änderungen werden die Daten automatisch verworfen. Wir empfehlen, den Cache nur in begründeten Ausnahmefällen zu deaktivieren. Cache Timeout (Sek.): Die Zeitdauer für das Zwischenspeichern von Daten kann hier eingestellt werden. Der Wert 0 bedeutet, dass der unter Portaleinstellungen (aus der Konfigurationsdatei Web.config) angezeigte Wert verwendet wird. Wir empfehlen, diese Einstellung zu verwenden. Vordefinierte Metadaten für neue Objekte: Typ: Sie können hier vorgeben, welche Typinfo (z.b. Pressemeldungen, Produktinfo usw.) in diesem Modul erstellte Objekte bei der Neuanlage automatisch erhalten sollen. Diese Vorgaben erleichtern dem Redakteur die Arbeit bei der Datenerfassung. Kategorien: Sie können hier vorgeben, welche Kategorie (z.b. Pressemeldungen, Produktinfo usw.) in diesem Modul erstellte Objekte bei der Neuanlage automatisch erhalten sollen. Diese Vorgaben erleichtern dem Redakteur die Arbeit bei der Datenerfassung.

60 Sitemanager ( Content 60 Abb.: Register Allgemeine Moduleinstellungen im Menü Content -> Moduleinstellungen. Modulanpassung über Customization Points / Plugins Für viele Module können über Customization Points Anpassungen am Modul vorgenommen werden. Die folgende Abbildung zeigt die Auswahl eines bereitgestellten projektspezifischen Plugins (Send_ ) in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls unter Modulanpassung. Abb.: Auswahl eines Plugins zur Anpassung des Modulverhaltens in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls. Mehr zu Customization Points finden Sie im Partner- und Supportportal. Spezielle Einstellungen Nehmen Sie hier die für diesen Modul-Typ speziellen Einstellungen, insbesondere die Zuweisung des Templates vor. Die Einstellungen können sehr unterschiedlich sein und sind im Handbuch für Module für den jeweiligen Modul-Typ beschrieben. Veröffentlichungen Hier werden die manuellen Veröffentlichungen eines Moduls angezeigt, d.h. auf welchen Seiten es manuell platziert wurde. Die Seiten sind verlinkt, so dass ein einfacher Wechsel zu ihnen möglich ist. Über das Löschen-Symbol in der Veröffentlichungs-Liste können Sie das Modul von der angegebenen Seite entfernen, ohne auf diese wechseln zu müssen.

61 61 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Register Veröffentlichungen im Menü Content -> Moduleeinstellungen Bitte beachten Sie, dass nur manuelle Veröffentlichungen angezeigt werden. Module können jedoch zur Laufzeit per Programmcode dynamisch platziert werden. Diese Verwendung kann nicht ermittelt werden. Beachten Sie dies, wenn Sie Module löschen wollen. Zugriffsrechte Im Register Zugriffsrechte können Zugriffsrechte für das ausgewählte Modul gesetzt werden. Zusätzlich ist es möglich Zugriffsrechte für neu in diesem Modul angelegte Objekte vorzugeben. Die Auswahl erfolgt durch die Auswahlliste im Kopfbereich des Formulars. Die Vergabe der Zugriffsrechte erfolgt analog zu Objekten.

62 Sitemanager ( Content 62 Abb.: Register Zugriffsrechte im Menü Content -> Moduleinstellungen. Hier können sowohl Rechte für das aktuelle Modul als auch für dort neu angelegte Objekte vergeben werden. Modulvorschau In diesem Register wird eine Vorschau des Moduls angezeigt. Dies ist sehr hilfreich, wenn z.b. Einstellungen oder Templates geändert werden.

63 63 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Register Vorschau im Menü Content -> Module des Sitemanagers. Die Modulvorschau zeigt das konfigurierte News- Modul in der Listenansicht. Objekte Das Register Objekte bietet Zugriff auf die Liste der in diesem Modul veröffentlichten Objekte. In der Symbolleiste werden Funktionen zum Hinzufügen von neuen Objekten ( Objekt auswählen über Objekt Manager), Aktualisieren (Liste wird neu geladen) und zum Speichern der Sortierung an. Die einzelnen Listenelemente ermöglichen über den verlinkten Titel eine Bearbeitung des Objekts im Objekt-Edit-Manager. Die Veröffentlichungszeiten werden angezeigt. Die Freigabe kann direkt in der Liste bearbeitet werden. Über das Löschen Symbol können Objekte von der Liste entfernt werden. Dabei wird lediglich die Veröffentlichung aufgehoben, die Objekte selbst werden nicht gelöscht. Sie bleiben weiterhin über andere Veröffentlichungen oder den Objekt-Browser zugänglich. Über den Dialog Veröffentlichungs-Eigenschaften kann der Veröffentlichungszeitraum neu gesetzt werden. Die Vorschaufunktion bietet eine Detailansicht des Objektes im Kontext des aktuellen Moduls. Die Reihenfolge der Objekte in der Listenansicht kann per Drag & Drop geändert werden. Falls im Template keine explizite Sortierung (z.b. alphabetisch nach Titel) angegeben ist, werden die Objekte in der hier eingestellten Reihenfolge angezeigt.

64 Sitemanager ( Content 64 Abb.: Register Objekte im Menü Content -> Moduleeinstellungen. Die Abbildung zeigt zwei Inhaltsobjekte (Artikel) die zeitlich unbefristet veröffentlicht und freigegeben wurden. Abb.: Dialog zur Änderung der Veröffentlichung und zur Freigabe. Import / Export Dieses Register ermöglicht den Import und Export von Moduleinstellungen (nicht von Objekten). Häufig werden die zahlreichen Einstellungen von Modulen zu einem Satz von Einstellungen ( Modul-Einstellungs-Template ) zusammengefasst. Dazu gibt man bei Exportieren einen Namen an und löst die Schaltfläche Als Modul-Template speichern aus. Die so gespeicherten Modul-Einstellungs-Templates kann man im in der Liste auswählen und mit Klick auf die Schaltfläche Modul-Template wieder importieren. Falls für das gewählte Modul-Einstellungs-Template ein Screenshot des mit diesem Template verbundenen Layouts hinterlegt wurde, wird dieser hier angezeigt. Protokoll Mit der Import-Funktion ist es möglich, Module auf der Basis von im Projekt vorkonfigurierten Template-Sätzen mit einem Klick zu konfigurieren eine große Arbeitserleichterung. Wir empfehlen daher, mit Modul-Einstellungs-Templates zu arbeiten.

65 65 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Im Register Protokoll des Menüs Content -> Moduleinstellungen finden Sie die Protokolleinträge für die Bearbeitung des ausgewählten Moduls. 7.3 Content Objektbrowser Im Menü Content -> Objektbrowser gibt dieser eine systematische Übersicht über alle Objekte eines Portals in Baumstruktur angeordnet nach Modul-Typ und Modulen. Nicht veröffentlichte Objekte werden im symbolischen Moduleintrag Nicht publizierte Objekte aufgeführt. So können auch nicht veröffentlichte Objekte leicht gefunden werden. Zusätzlich steht eine Suchfunktion zur Verfügung. Redakteure werden Objekte i.d.r. direkt über das Edit-Menü der Webseite aufrufen und bearbeiten. Der Objektbrowser wird daher für die Arbeit an Inhalten selten benötigt und dient mehr der Verwaltung, z.b. beim Löschen nicht mehr benötigter Objekte. Aber: Wird in der Praxis häufig verwendet für Objekt-Verknüpfungen. Beim Klick auf ein Modul wird eine Liste mit allen dort veröffentlichten Objekten angezeigt. Der Klick auf ein Objekt bzw. das Symbol Eigenschaften öffnet den Objekt- Edit-Manager. Dieser ist im Handbuch für Redakteure ausführlich beschrieben. In der Symbolleiste finden Sie die Funktionen zum Aktualisieren der Liste und zum Erstellen eines neuen Objektes. Abb.: Objekt Browser im Menü Content -> Objekte des Sitemanagers A Eingabefeld für die Objektsuche. B Vorhandene Objekte gruppiert nach Modul-Instanzen. C Ein blaues Symbol zeigt an, dass das Objekt veröffentlicht ist. Alle nicht veröffentlichten Objekte haben ein rotes Symbol. (Veröffentlicht bedeutet, Objekt ist in Modul aktiv, Modul auf Seite, Seite und Modul für jedermann sichtbar). D Listeneintrag eines Objektes mit Titel, Erstellungsdatum und Autor. E Das Symbol Bearbeiten öffnet das Objekt im Objekt-Edit-Manager für Änderungen. F Zeigt die aktuelle ModulID (mid). G Ermöglicht die Erzeugung eines neuen Objekts des aktuell gewählten Typs. H Liste aktualisieren. I Löscht nur nicht publizierte Objekte mittels vorherigem markieren durch anhaken.

66 Sitemanager ( Content 66 Bitte beachten Sie, dass beim Erstellen eines Objektes im Objektbrowser anders als bei der Erstellung in einem Modul kein Modulkontext gegeben ist, wenn keine Modul- Instanz vorher angeklickt wurde. Für das neue Objekt wird daher die Standard- Sicherheitsrichtlinie verwendet. 7.4 Content Ressourcen Verwaltung Dieser Bereich wird von Redakteuren häufig verwendet. Er ermöglicht einen zentralen Zugang zu allen im System verwendeten dateibasierten Ressourcen wie Bilder, Dokumente und andere Medien. Diese Ressourcen sind zwar im Dateisystem abgelegt, werden aber über den contentxxl Ressourcen-Manager in der Datenbank verwaltet. Der Ressourcen-Manager wird an verschiedenen Stellen im Sitemanager verwendet und hilft Ihnen, Dateien von Ihrem PC auf den Server zu übertragen (Upload), diese dort zu bearbeiten und den betreffenden Inhalten zuzuordnen. Beim Upload von Grafik-Dateien werden automatisch Vorschaubilder erstellt. Sofern projektspezifisch implementiert, können komplexe Vorgänge wie Bildbearbeitung oder automatische Veröffentlichung mit dem Upload verknüpft werden (kundenspezifische Anpassung). Beispielsweise ist es möglich ein Bild nach dem Upload in mehreren verschiedenen Auflösungen bereitzustellen und automatisch in eine Bildbibliothek zu veröffentlichen. Es wird ein Verwendungsnachweis geführt, der das Löschen von Ressourcen verhindert, solange diese verwendet werden. Für jede Ressource wird deren Verwendung detailliert dargestellt. Die Darstellung der Ressourcen ist in verschiedenen Ansichten (Liste, Miniaturansicht) vergleichbar zum Windows Explorer möglich. Zusatzinformationen zu Ressourcen wie z.b. Quelle oder Bezeichnung können erfasst werden. Dies ermöglicht ein schnelles Auffinden der Ressourcen über die Suchfunktion. Eine nachträgliche Neugliederung Ihrer Dateistruktur ist jederzeit möglich (z.b. weil sich zu viele Dateien in einem Verzeichnis angesammelt haben) und wirkt sich nicht auf die Webseiten aus, die die betroffenen Ressourcen verwenden. Ihre Arbeit wird durch Leistungsmerkmale wie Mehrfachauswahl und Gruppenoperationen (z.b. das gleichzeitige Verschieben von mehreren Dateien) erleichtert. Zusätzlich hilft der Verwendungsnachweis festzustellen, wo diese Ressource im Moment verwendet wird. Mit dem Link können Sie dann zu dieser Seite wechseln. Ein unbeabsichtigtes Löschen wird durch den Verwendungsnachweis ausgeschlossen. Die detailierte Handhabung des Ressourcen-Managers ist im Handbuch für Redakteure beschreiben. 7.5 Content Portaldata Verwaltung Mit der Portaldataverwaltung ist es mögliche auf alle Dateien unterhalb des jeweiligen Portaldata-Verzeichnisses zuzugreifen.

67 67 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Portaldata Verwaltung Es ist möglich wie mit dem Windows Explorer durch das Dateiverzeichnis zu navigieren. Weitere Verzeichnisse können angelegt werden. Dateien können hochgeladen, umbenannt, editiert (nur für ausgewählte Textdateien möglich), gelöscht oder verschoben werden. Bitte beachten Sie das Veränderungen nur mit größter Sorgfalt durchzuführen sind. 7.6 Content Kategorien Über das im Grundsystem enthaltene Content Relationship Management System (Wissensmanagement) können Content Objekten oder Seiten eine oder mehrere Kategorien zugewiesen werden (Inhalts-Kategorisierung). Die Zuweisung erfolgt i.d.r. (außer für Seiten) im Objekt-Edit-Manager. Der Kategorien-Manager wird zur Verwaltung dieser Kategorien verwendet. Um Kategorien in der Kategorie-Navigation zu benutzen, können Sie die Hierarchie, Sichtbarkeit und weitere Felder definieren. Der Kategorien-Manager wird häufig von Redakteuren verwendet. Falls notwendig, kann dafür auch eine spezielle Rolle definiert werden (Kategorie-Manager). Die Funktionalität des Kategorie-Managers haben wir im Handbuch für Redakteure beschrieben. 7.7 Content Weiterleitungen Die Weiterleitungsverwaltung wird von Redakteuren häufig verwendet. Weiterleitungen sind immer mit einer 404 Fehlerbehandlung verbunden. Hinweis: zusätzliche Einstellungen im Windows Internet Information Server sind nötig, vgl. Installationshandbuch.

68 Sitemanager - Layout 68 Dieser Fehlertyp tritt auf, wenn eine URL nicht gefunden wird. Das System sucht dann, ob eine entsprechende Weiterleitung eingerichtet wurde. Z.B. definieren Sie eine Weiterleitung mit dem Aliasnamen Hilfe und als Weiterleitungs- URL einen Link zu Ihrer Seite, die Hilfe-Informationen bereitstellt. Dann wird die URL korrekt weitergeleitet. Verwenden Sie dieses Leistungsmerkmal nur zum Weiterleiten. Abb.: Verwaltung von Weiterleitungen 8 SITEMANAGER - LAYOUT Im Menü Layout des Sitemanagers werden Styles und Templates (Vorlagen) verwaltet. Sie können beliebige Styles und Vorlagen für Module und Objekte erstellen. Dafür stehen die Bereiche Styles Modul Templates Objekt Templates Textbausteine Modul Einstellungen zur Verfügung. 8.1 Layout -> Styles: Stylesheet-Verwaltung Der Style-Manager ist für den Templater gedacht. Hier können Cascading-Style-Sheets (CSS) verwaltet werden. Das CMS System generiert dadurch (je nach Konfiguration) statische CSS Dateien oder gibt diese dynamisch aus. Alternativ können auch bereits existierende CSS-Dateien in das Seiten-Template eingebunden werden. Der Navigationsbaum zeigt die angelegten Styles gegliedert nach Content Editor, Layout und Template Editor. In der Symbolleiste finden Sie Funktionen zum Anlegen von neuen Styles bzw. zum Löschen. AB Build 2927 ist eine neue Schaltfläche für das Importieren von Stylessheets hinzugekommen.

69 69 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Durch einen Kick auf die Schaltfläche Importieren öffnet sich ein neues Fenster: hier wählen Sie zwischen einem Pfad oder einer URL, die Sie für den Import verwenden wollen. Eine URL kann wie folgt aussehen: Ein Pfad kann wie folgt aussehen: C:\mystyle.css Wenn Sie das Kontrollkästchen Überschreiben vorhandener tag s/class s benutzen, werden alle verfügbaren Styles, die sich im System befinden überschrieben. Um den Import zu Starten klicken Sie auf die grüne Pfeilspitze. Während des Imports sehen Sie eine Sanduhr. Nachdem der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie einen Bericht über alle Aktualisierungen, wie Einfügungen und/oder. Beispiel: Präfix für HTML-Klasse. NAME {content} Präfix für HTML-Tags: NAME {content} Präfix für HTML-ID's: # NAME {content} Bitte beachten Sie, dass das Löschen von verwendeten Styles negative Auswirkungen auf die Gestaltung der Website haben kann.

70 Sitemanager - Layout 70 Abb.: Register Allgemeine Einstellungen im Menü Layout -> Styles des Sitemanagers. Allgemeine Einstellungen Styles: Geben Sie hier eine Bezeichnung für den Style ein Definition: Geben Sie hier die Definition für den Style ein Definition Druck: Sie können hier alternativ eine abweichende Definition für diesen Style für die Druckfunktion angeben. Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung zum Style ein, beispielsweise wo er verwendet wird. Modus: Für die Verwendung im Content Editor wählen Sie, ob der Style im Content Editor für Zeichen oder für ganze Absätze zur Verfügung gestellt werden soll. Für die Verwendung im Template Editor wählen Sie, ob es sich um eine Klasse oder einen HTML Tag handelt. Vorschau Hier erhalten Sie eine Vorschau des ausgewählten Styles. Diese Funktion erleichtert das Anlegen und Ändern von Styles. Protokoll Hier finden Sie ein Protokoll der bei diesem Style durchgeführten Änderungen. Weitere Informationen für Templater finden Sie im Partner- und Support Portal. 8.2 Layout -> Modul Templates: Modul Template Verwaltung Der Modul Template Manager ist für den Templater gedacht. Der Modul Template Manager verwaltet die Modul Templates, die in der Regel dazu verwendet werden, um Layout - Informationen wie z.b. Abstände zwischen den Modulen oder Rahmen um diese zu vereinheitlichen. Die Navigation zeigt eine Liste der Modultemplates. Im Arbeitsbereich wird das ausgewählte Modultemplate angezeigt. Die Symbolleiste bietet Funktionen zur Anlage eines neuen Modultemplates und zum Bearbeiten bestehender Templates.

71 71 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Menü Layout -> Modul Templates im Sitemanager. Das ausgewählte Modultemplate besteht nur aus einem Titel und dem Contentbereich. Die Bearbeitung der Modultemplates erfolgt im Template Editor (s. unter Objekttemplates). Weitere Informationen für Templater finden Sie im Partner- und Support Portal. 8.3 Layout -> Objekt Templates: Objekt Template Verwaltung Im Objekt Template Manager werden die Templates für die Darstellung der einzelnen Objekttypen (Artikel, Dokumente, Kontakte, etc.) in deren unterschiedlichen Ansichten (z.b. Detailansicht, Listenansicht, Kopf- und Fußbereich) verwaltet. Der Navigationsbereich zeigt eine Baumstruktur der möglichen Template-Typen gegliedert nach Objekttypen und deren Ansichten. Im Arbeitsbereich wird nach Auswahl in der Navigation eine Liste der jeweils verfügbaren Templates angezeigt. Ein ausgewähltes Template wird in der Vorschauansicht gezeigt. Ein Doppelklick auf das Template in der Liste öffnet den Template Editor. In der Symbolleiste befinden sich die Funktionen Alle Templates generieren sowie Neue Templates zur Neuanlage im Template Manager. Eine Neugenerierung der Templates erfolgt nach Änderungen in diesen automatisch. Die Funktion wird lediglich nach Systemupdates benötigt.

72 Sitemanager - Layout TEMPLATE EDITOR Im Template Editor werden die verschiedenen Templates bearbeitet. Die Symbolleiste bietet dazu die vom Objekt Editor bekannten Editor-Funktionen. Der Template Editor bietet die Register Basisdaten Layout Verwendung Zugriffsrechte und Protokoll Abb.: Register Layout des Template Editors in der HTML-Ansicht. Basisdaten Titel: geben Sie hier eine sprechende und systematische Bezeichnung für das Template ein.

73 73 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Beschreibung: Dokumentieren Sie hier den Zweck des Templates, ggf. auch Änderungen usw. Layout In größeren Systemen können sehr viele Templates verwendet werden. Deshalb ist die systematische Bezeichnung und Dokumentation im Beschreibungsfeld sehr wichtig, um die Übersicht zu behalten. Hier können Sie das Template in WYSIWYG-Ansicht oder HTML-Ansicht bearbeiten. Für komplexe Templates mit Programmcode o.ä. kann es zweckmäßig sein, den Simple Edit Modus zu verwenden. Dieser wird in der Tabelle Portalsettings konfiguriert (vgl. Partner- und Supportportal). Verwendung Hier wird für die Objekttemplates ein Verwendungsnachweis auf Modulebene geführt. Es kann festgestellt werden, in welchem Modul das Template (ggf. sprachabhängig) verwendet wird. Abb.: Verwendungsnachweis für Objekttemplates im Register Verwendung des Menüs Layout - > Objekt Templates des Sitemanagers. Ein Klick auf ein Listenelement öffnet die entsprechende Modulkonfiguration. Zugriffsrechte Hier können Zugriffsrechte für die Templates vergeben werden. Protokoll Hier finden Sie einen Nachweis aller Änderungen am ausgewählten Template. Weitere Informationen für Templater, insbesondere über die Verfahrensweise beim templaten, Platzhalter etc. finden Sie im Partner- und Support Portal. Templates importieren

74 Sitemanager - Layout 74 zeigt, wie Sie Templates von importieren Abb.: Diese Abbildung Zur Authentifizierung können Sie die Anmeldedaten eines Benutzers, der Zugriffsrechte auf die Objekt-Template-Verwaltung hat, verwenden. Für die futurexxl Demo-Website verwenden Sie bitte templateexporter / templateexporter. Vorhandene Templates überschreiben: hier können Sie entscheiden, ob vorhandene Templates mit gleichem Namen und gleichem Template-Typ überschrieben werden sollen. Anderenfalls werden nur neue Templates importiert. Präfix_: Benennen Sie hier einen Präfix_ (futurexxl) wird in diesem Beispiel das Template HEADER als futurexxl-header importiert. Vorschau: Klicken Sie auf den Butten Vorschau wird Ihnen ein Überblich auf die zu importierenden Daten geliefert. Beachten Sie, das Templates, die zu einem Template-Typ nicht im Ziel: ContentXXL-Installation vorhanden sind, nicht importiert werden. Auch Template-Namen sollten im Quell-Portal wie auch im Ziel-Portal eindeutig sein. 8.4 Layout -> Textbausteine: Text Modul Manager Der Text Modul Manager ist für den Templater gedacht. Textmodule sind Text- bzw. HTML-Fragmente, z.b. Tabellen, die im WYSIWYG Editor als Vorlage benutzt werden können. Dort sind sie dann über ein Dropdown Feld auswählbar und können in den WYSIWYG Editor kopiert werden. Dies ermöglicht Redakteuren die Verwendung komplexer HTML-Anwendungen, ohne dass HTML-Kenntnisse erforderlich sind. Gleichzeitig wird dadurch die Einhaltung von CI/CD sowie der Integrität (z.b. geschlossene Table-Tags) sichergestellt. Sollten komplexere HTML-Formatierungen im WYSIWYG Editor erforderlich sein, empfehlen wir die Verwendung von Text-Modulen. Bitte beachten Sie, dass sich nachträgliche Änderungen in den Textmodulen nicht auf die Textinhalte der Objekte auswirken.

75 75 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Textbaustein-Verwaltung im Menü Layout -> Textbausteine des Sitemanagers Im Navigationsbereich wird eine Liste der verfügbaren Textbausteine angezeigt. Im Arbeitsbereich erfolgt nach Auswahl eines Textbausteines eine Vorschauansicht. In der Symbolleiste finden sich die Funktionen zum Anlegen neuer Textbausteine und zum Bearbeiten. Die Bearbeitung der Textbausteine erfolgt im WYSIWYG Editor analog zu Templates. Weitere Informationen zu Textbausteinen finden Sie im Partner- und Support-Portal. 8.5 Layout -> Modul Einstellungen: Modul Einstellungs- Manager Moduleinstellungen können exportiert und importiert werden. Importierte Moduleinstellungen werden im Modul Einstellungs-Manager verwaltet. Sie können als Standard-Moduleinstellung deklariert werden so dass sie bei neu erstellten Modulen sofort bereitstehen. Der Navigationsbereich zeigt eine Baumstruktur der gespeicherten Moduleinstellungen gegliedert nach Modul-Typ. In der Symbolleiste finden sich Funktionen für die Erstellung und das Löschen von Moduleinstellungen sowie das Speichern. Die Verwaltung erfolgt analog zu den üblichen Moduleinstellungen (vgl. Content -> Module). Zusätzlich kann ein Screenshot des mit einem Template verbundenen Layouts hinterlegt werden. Dies erleichtert die Auswahl eines geeigneten Modul-Einstellungs-Templates.

76 Sitemanager - Layout 76 Abb.: Modul-Einstellungs-Verwaltung im Menü Layout -> Modul Einstellungen. Ausgewählt sind die Standard- Modul-Einstellungen für Artikel. Weitere Informationen zu Moduleinstellungen finden Sie im Partner- und Supportportal.

77 77 ContentXXL -Handbuch der Administratoren 8.6 Workflow Im Menü Workflow werden die Workflow-Aktivitäten in Form eines Aufgaben- Managements zusammengefasst. 8.7 Workflow Interne Aufgaben: Aufgaben Manager Um Arbeitsabläufe über die Vergabe von Aufgaben - etwa wie in Microsoft Office Outlook - zu organisieren gibt es den Aufgaben Manager. Dieser ist im Wesentlichen für Redakteure gedacht, die sich Aufgaben direkt zuweisen oder (bei eingeschaltetem Workflow) Aufgaben automatisch zugewiesen bekommen. Der Workflow wird in den Portaleinstellungen konfiguriert (Menü Setup-> Portaleinstellungen -> Workflow). Neue Aufgaben können erstellt und einer verantwortlichen Person zugewiesen werden. Es kann ein Endzeitpunkt für die Erledigung, der Status und die Priorität festgelegt werden. Standardmäßig können zwei Verfahrensweisen für die Erstellung von Aufgaben gewählt werden. Erstellung von allgemeinen Aufgaben in der Aufgabenliste: Öffnen Sie das Menü Workflow -> interne Aufgaben um die Aufgabenliste anzuzeigen. Standardmäßig werden alle Aufgaben angezeigt die dem aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet wurden. Bei einem Klick auf die Spalten-Namen können diese entsprechend auf- oder absteigend sortiert werden. Die Sortierung wird durch einen kleinen roten Pfeil angezeigt. ABB.: DIE AUFGABENLISTE IM MENÜ WORKFLOW -> INTERNE AUFGABEN A Die Aktualisierungs-Schaltfläche. B C Verschiedene Filter um die Listenansicht anzupassen. Eine neue Aufgabe erzeugen. D Durch klicken auf den Aufgabenname kann die Aufgabe geöffnet werden (Popup). Wird eine neue Aufgabe erstellt erscheint folgender Dialog:

78 Sitemanager - Layout 78 ABB.: ERSTELLEN EINER NEUEN AUFGABE Im Feld Betreff (Subject) sollte ein kurzer Betreff der Aufgabe angeben werden. Für eine Beschreibung wird das Feld Kurzbeschreibung angeboten. Dieses kann ggf. auch leer gelassen werden, stattdessen ist es möglich unter Textdaten (Textdata) eine längere Beschreibung im WYSIWYG Editor zu erfassen. Der Benutzer der die Aufgabe erzeugt hat wird im Feld Auftraggeber (Creator) angezeigt. Im Feld Gesamtstatus (Total Status) wird der Bearbeitungszustand angezeigt, der von den Bearbeitern vermerkt wurde. Das Feld Fällig am (due on) zeigt das Fälligkeitsdatum an. Unter Mein Bearbeitungsstatus kann z.b. angegeben werden, ob sich die Aufgabe bereits in Bearbeitung befindet. Weiterhin kann ein Erinnerungsdatum gesetzt und die Aufgabe priorisiert werden. Nach der Eingabe klicken Sie bitte in der Symbolleiste auf Speichern. Den WYSIWYG Editor für die längere Beschreibung finden sie unter Textdaten (Textdata). Hier können Sie auch Bilder oder Screenshots einfügen. Nach der Eingabe ebenfalls speichern.

79 79 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Klicken Sie nun auf den Reiter Verantwortlich um die Aufgabe einem Benutzer oder einer Rolle zuzuweisen. ABB.: EINE AUFGABE EINEM VERANTWORTLICHEN ZUWEISEN Um Aufgaben einem Benutzer oder einer Rolle zuzuweisen, klicken Sie bitte auf die entsprechende Schaltfläche. Der Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat, ist der Einzige der die Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche auch abschließen kann. Wird die Aufgabe abgeschlossen so verschwindet die Aufgabe von der Aufgabeliste aller verantwortlichen Benutzer. Wenn Sie mit der Aufgabe ein oder mehrere Objekte verknüpfen wollen, können Sie dies über den Reiter Verknüpfte Objekte. Dadurch kann einfacher angezeigt werden, für welche Objekte diese Aufgabe bestimmt ist. Erstellung von objektbezogenen Aufgaben: Alternativ kann jederzeit in allen Objekten direkt eine objektbezogene Aufgabe erstellt werden. Dazu wird die Aufgaben-Schaltfläche neben der Sprachwahl eingeblendet. ABB.: VON EINEM OBJEKT AUS EINE AUFGABE ERSTELLEN. DER BEZUG ZUM OBJEKT BLEIBT DABEI ERHALTEN.

80 Sitemanager (Statistik 80 Die zweite Methode ist sehr komfortabel, da der Aufgabe automatisch das bearbeitete Objekt zugewiesen wird. Die weitere Eingabe erfolgt analog zur ersten Methode. ABB.: BEI DER AUFGABENERSTELLUNG AUS EINEM OBJEKT WIRD DIESES AUTOMATISCH MIT DER AUFGABE VERKNÜPFT 9 SITEMANAGER STATISTIK Zugriff auf die nachfolgenden Bereiche, können Sie im Rollenmanager jeder Rolle geben. 9.1 Besucherstatistik Die Besucherstatistik zeigt Ihnen den Sessionstart, das Sessionende jedes Benutzers an. Über die SessionID können Sie sich die besuchten Seiten anzeigen lassen. Für weitere Auswertungen können Sie die Export-Schnittstelle für Excel nutzen. Über die Filter Datum von, Datum bis, Benutzer und Firmen kann die angezeigte Gesamt-Tabelle eingeschränkt bzw. gezielt gesucht werden.

81 81 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Abb.: Beispiel einer Besucherstatistik 9.2 Suchstatistik Sie finden dort eine Liste aller Begriffe, nach denen die Besucher ihrer Website gesucht haben, die jeweilige Sprache, den Suchbereich (News, Kontakte, Dokumente etc.), die Häufigkeit der Suche und die Anzahl der gefundenen Treffer. Die Ergebnisliste kann durch einen Klick auf die unterstrichenen Spaltenüberschriften sortiert werden. Bei über 500 Listeneinträgen wird eine Blätterfunktion (Paging) aktiviert. Sofern Sie das Modul Volltextsuche verwenden, können Sie nun bestimmte Begriffe von der Vorschlagsliste ausschließen. Sie können den Begriff durch einen Klick auf die entsprechende Checkbox deaktivieren (der Begriff wird bei einer Suche nichtdestotrotz gefunden). Abb.: Beispiel einer Suchstatistik

82 Arbeiten mit contentxxl als Administrator ARBEITEN MIT CONTENTXXL ALS ADMINISTRATOR Um als Administrator mit contentxxl zu arbeiten, muss man erfolgreich angemeldet sein. Das Login kann erfolgen automatisch (z.b. über das Windows-Login, SSO) oder durch Eingabe von Benutzernamen und Passwort im Login-Modul (kann überall auf der Webseite platziert sein) oder direkt im contentxxl Sitemanager. ABB.: LOGIN-DIALOG FÜR DEN SITE MANAGER Es gibt kein spezielles Login für Administratoren. Sie verwenden den gleichen Dialog wie Benutzer, die sich für zugangsbeschränkte Bereiche anmelden oder Redakteure. Man erkennt Schreibrechte an zusätzlichen Schaltflächen, die nach dem Login erscheinen (standardmäßig orange Quadrate). ABB.: LINK-MODUL MIT EDITIERSCHALTFLÄCHE (A) UND EDITIER-MENÜ (B) NACH ERFOLGTER ANMELDUNG. DER MENÜPUNKT EINSTELLUNGEN DIENT ADMINISTRATOREN ZUM KONFIGURIEREN DES JEW EILIGEN MODULES. Editierschaltflächen (A) Abhängig vom Template erscheinen die Editierschaltflächen üblicherweise beim Modultitel und in der Überschrift eines jeden Objekts in diesem Modul.

83 83 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Ihr Webauftritt kann abweichende Editierschaltflächen aufweisen. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator. Ein Klick auf die Editierschaltfläche öffnet immer den jeweiligen Dialog des Objekts (Objekt Edit Manager), z.b. den eines Links oder Artikels. Hier können Sie die Basisdaten, Textdaten, Metadaten usw. für dieses Objekt ändern. Die Dialoge werden detailliert bei den einzelnen Modultypen beschrieben. Editier-Menü (B) Beim Klick auf die Editierschaltfläche beim Modultitel (abhängig vom verwendeten Template) mit der linken Maustaste erscheint das Editier-Menü. Die Menüpunkte hängen vom jeweiligen Kontext und Ihren Zugriffsrechten ab. Sie haben die Möglichkeit ein neues Objekt (neuer Artikel, neuer Link usw.) zur Liste hinzufügen oder die Reihenfolge der Objekte in der Liste zu ändern (Alle Objekte) oder als Administrator die Moduleinstellungen zu ändern Die ersten beiden Punkte werden üblicherweise Redakteuren angeboten. Als Administrator dürfen Sie auch die Moduleinstellungen ändern (konfigurieren), z.b. neue Templates zuweisen. Fast alle Arbeitsvorgänge, die den Seiteninhalt und die Modulkonfiguration betreffen, können über den contentxxl Objekt Edit Manager direkt von der Webseite aus durchgeführt werden. Der Sitemanager wird nur dann benötigt, wenn die Struktur der Webseite geändert werden soll oder administrative Aufgaben zu erledigen sind Versionierung, Checkin / Checkout, Sperren Versionierung ermöglicht das Speichern und Zugreifen auf unterschiedliche Versionen eines Objekts. Versioniert werden einzelne Objekte wie ein Link oder ein Artikel, nicht die Seite als ganzes. Die Versionierung kann nur portalweit ein- oder ausgeschaltet werden. Das verhindert Inkonsistenzen, wenn ein Objekt in mehreren Modulen auf verschiedenen Seiten veröffentlicht ist. Falls die Versionierung ausgeschaltet ist (es erscheint keine Workflow-Symbolleiste), können Sie dieses Kapitel überspringen. Es wird Administratoren empfohlen, in den Portaleinstellungen die Versionierung anzuschalten. Das Verhalten bei aktivierter Versionierung wird im Folgenden beschrieben. ABB.: DIE ERWEITERTE FUNKTIONALITÄT FÜR DIE VERSIONIERUNG WIRD DURCH EINE ZUSÄTZLICHE SYMBOLLEISTE BEREITGESTELLT. Wenn Sie ein neues Objekt erzeugen, müssen Sie das Objekt nach der Datenerfassung speichern und initial einchecken. Dies erzeugt dann die erste Version Ihres Objektes. Um später Änderungen durchzuführen, muss das Objekt zunächst ausgecheckt werden. Standardmäßig wird die letzte Version des Objekts ausgecheckt, genauer gesagt die

84 Arbeiten mit contentxxl als Administrator 84 letzte Version des Objekts in der gewählten Sprache (Sprachvariante). Falls die Option Nach Checkout Kommentar fragen aktiviert wurde, kann beim Checkout ein Kommentar hinzugefügt werden (z.b. Grund für die Änderung des Objekts). Ausgecheckte Objekte können durch andere Benutzer nicht bearbeitet werden. Das verhindert, dass mehrere Personen zur gleichen Zeit am gleichen Objekt arbeiten. Ein autorisierter Administrator kann jedoch die Objektsperre aufheben. Weiterhin ist es möglich, eine maximale Sperrzeit zu definieren, nach deren Ablauf die Sperre automatisch aufgehoben wird. Wichtig für Bearbeiter: eine neue Version wird nicht durch Speichern nach Änderungen erzeugt. Dies erfolgt erst, wenn das Objekt über die Schaltfläche Einchecken eingecheckt wurde. Beim Einchecken kann auch ein Kommentar eingegeben werden (Grund für die Änderung usw.). Das Einchecken hebt die Objektsperre auf. Ob ein erstmalig eingechecktes Objekt sofort auf der Webseite erscheint, hängt vom konfigurierten Workflow ab (Workflow wird noch näher besprochen, s.u.). Wenn kein Workflow definiert ist oder die Einstellung trivial gewählt wurde, ersetzt die letzte Version automatisch die vorhergehende. Andernfalls wird der für dieses Modul eingestellte Workflow aktiviert. Mit Hilfe der Funktion Checkout rückgängig können bereits gespeicherte Änderungen vor dem Einchecken wieder aufgehoben werden. Dabei gehen die Änderungen verloren. Ein Klick auf die Schaltfläche Alle Versionen liefert einen Überblick über alle verfügbaren Versionen des gewählten Objekts. Ein Tooltip über dem entsprechenden Symbol zeigt weitere Informationen zu jeder Version. ABB.: DAS DIALOG-FENSTER "ALLE VERSIONEN" ZEIGT DIE EINZELNEN VERSIONEN EINES OBJEKTES UND DEREN STATUS Auch ein Versionsvergleich kann durchgeführt werden. Standardmäßig werden die beiden letzten Versionen verglichen. Durch gleichzeitiges Drücken der STRG- und der Umschalt-Taste" zusammen mit der linken Maustaste können beliebige Versionen (jeweils 2) ausgewählt und verglichen werden. Im Rahmen der technischen Möglichkeiten (HTML) werden Unterschiede fett gedruckt dargestellt, Einfügungen in grün und Löschungen in Rot. Dieses Fenster kann man ausdrucken oder für die weitere Bearbeitung geöffnet lassen. Dies macht die weiteren Änderungen, z.b. für Übersetzungen in andere Sprachen, wesentlich leichter.

85 85 ContentXXL -Handbuch der Administratoren ABB.: BEIM VERSIONSVERGLEICH SIND ÄNDERUNGEN FARBIG MARKIERT Auch ältere Versionen eines Objekts können anstelle der letzten Version ausgecheckt werden. Beim Einchecken wird stets eine neue Version mit höherer Versionsnummer erzeugt. Auf diese Weise wird der frühere Objektzustand sicher wiederhergestellt. Wir empfehlen ausdrücklich, die Versionierung einzuschalten. Sie gewährleistet auf sichere Weise den Zugriff auf einen vorhergegangenen Stand und verhindert den gleichzeitigen Zugriff verschiedener Bearbeiter auf ein Objekt. In manchen Fällen arbeitet der Vergleich nicht wie erwartet. Dies hängt von der Verwendung von speziellen Formatierungen oder Code im Inhalt ab. Insbesondere bei HTML ist ein Inhaltsvergleich nicht immer darstellbar Workflow und Zuständigkeiten Falls der Workflow in Ihrem Portal ausgeschaltet ist, können Sie diese Kapitel überspringen. Wir empfehlen Administratoren den Workflow nur nach gründlichen konzeptionellen Überlegungen zu aktivieren. Folgende Workflow-Varianten sind standardmäßig in contentxxl verfügbar: "trivial" "trivial with notify" und "basic" Dies kann entsprechend den Erfordernissen für den gesamten Auftritt gesetzt und für einzelne Bereiche modifiziert werden. Alle Workflows können unabhängig davon eingestellt werden, ob Versionierung eingeschaltet ist oder nicht. Im Falle des basic Workflow ist das Verhalten bei aktivierter bzw. deaktivierter Versionierung unterschiedlich. Trivial Workflow: Die Freigabe erfolgt automatisch. Der Redakteur kann so in bestimmten Bereichen schnell und einfach Inhaltsänderungen durchführen, obwohl Workflow portalweit aktiviert ist. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Redakteur den Inhalt

86 Arbeiten mit contentxxl als Administrator 86 selbst prüfen und die volle Verantwortung hierfür übernehmen kann (z.b. Beiträge der Mitarbeiter in einem Intranet). Trivial with notify: Bietet genau die gleiche Funktionalität wie der trivial Workflow, sendet aber zusätzlich eine Benachrichtigungs- an die ausgewählte Adresse. Basic Workflow: Beinhaltet eine Überprüfung der Änderungen in Form eines zweistufigen Workflows (4-Augen-Prinzip). Z.B. muss die für den Inhalt verantwortliche Person den Inhalt freigeben, damit neue Objektversionen oder Änderungen an bestehenden Inhalten für Besucher der Webseite sichtbar werden. Die Verantwortung für den Inhalt wird Benutzern oder Rollen auf Portalebene oder auf Modulebene zugewiesen. Diese müssen allen Änderungen zustimmen, damit sie wirksam werden. Ein solcher Workflow kann bei deaktivierter Versionierung durch folgende Aktionen ausgelöst werden: Speichern von Objekten Änderungen in der Veröffentlichung eines Objekts (d.h. Änderung des Veröffentlichungszeitraums, Aufheben der Veröffentlichung) Intern wird auch bei deaktivierter Versionierung eine Arbeitsversion zusammen mit der aktuellen Version gespeichert. Bei aktivierter Versionierung wird der Workflow durch folgende Aktionen ausgelöst: Einchecken einer Version, Änderungen in der Veröffentlichung eines Objekts (Änderung des Veröffentlichungszeitraums, Aufheben der Veröffentlichung) In jedem Fall ist die Zustimmung der für den Inhalt verantwortlichen Person erforderlich. Diese wird per benachrichtigt, dass eine Workflow-Aktion ansteht. Die entsprechende Aufgabe (z.b. eine Anfrage zur Veröffentlichungsänderung) kann über einen Link in der oder über die Aufgabenliste aufgerufen werden.

87 87 ContentXXL -Handbuch der Administratoren ABB.: -BENACHRICHTIGUNG IM RAHMEN DES W ORKFLOWS, HIER ÜBER OUTLOOK Wenn Aufgaben innerhalb eines Workflows automatisch zugeordnet werden, wird der Empfänger auch per benachrichtigt. Im Gegensatz zu anderen Aufgaben sind beim Workflow nur bestimmte Aktionen möglich (z.b. genehmigen oder zurückweisen). Die folgenden Workflow-Stufen können nur nach Genehmigung wirksam werden, etwa geänderter Inhalt nach Genehmigung einer Änderungsanfrage. Die anfragende Person wird nur dann per benachrichtigt, wenn die Anfrage zurückgewiesen wurde. In diesem Fall wird zusätzlich für diesen Benutzer eine neue Aufgabe erzeugt. ABB.: EINE GEÖFFNETE W ORKFLOW-AUFGABE Arbeiten mit Workflow erleichtert die Organisation in geschützten Bereichen, wo bereits die Verantwortlichkeiten für Veröffentlichungen definiert sind, erheblich (wie etwa Presseveröffentlichungen). In anderen Bereichen und bei sehr umfangreichen Inhaltsänderungen kann es unter Umständen hinderlich sein, wenn die Voraussetzung eindeutige Zuständigkeiten nicht gegeben ist. Wir empfehlen dringend, die redaktionellen Arbeiten ohne Workflow zu

88 Arbeiten mit contentxxl als Administrator 88 beginnen, um Erfahrung zu sammeln und die Grundzüge des Systems zu verstehen, bevor Workflows definiert und aktiviert werden. Kundenspezifische Workflows und Systemintegration Es können weitere kundenspezifische Workflows projektabhängig implementiert werden. Offener und flexibler, aufgabenorientierter Workflow Zusätzlich zu den vordefinierten Workflows mit festen Aktionen und Verantwortlichkeiten sind für das Tagesgeschäft auch operative, nicht vordefinierte Vorgänge nötig. Das kann mit Aufgaben erledigt werden. Die manuelle Zuweisung von Aufgaben stellt eine sehr flexible Erweiterung der Workflow-Möglichkeiten dar. Aufgaben können allen Objekten zugeordnet werden, z.b. Artikeln oder Kontakten, Seiten und Modulen, müssen aber keinen Bezug zu Inhalt haben. Die Zuordnung kann entweder automatisch durch das System erfolgen (beim Workflow) oder manuell. Aufgaben werden Benutzern oder Rollen zugeordnet. Wenn die Aufgabe einer Rolle zugeordnet wird, übernimmt sie ein Rollenmitglied. Die Aufgabe ist dann für die restlichen Rollenmitglieder nicht mehr sichtbar. Wenn die Aufgabe hingegen an mehrere Benutzer vergeben wird, muss jeder einzelne die Aufgabe abschließen um die Aufgabe insgesamt zu erledigen. Aufgaben können verschiedene Statusinformationen wie In Bearbeitung, Zurückgestellt usw. aufweisen. Ebenso haben sie einen Gesamtstatus, der aus den diversen Unteraufgaben resultiert; z. B. wird eine Aufgabe nur dann als erledigt deklariert, wenn alle Beauftragten ihren Teil erfüllt haben. Aufgaben haben neben den üblichen Metadaten wie Titel und Beschreibung ein Fälligkeitsdatum sowie ein Texteingabefeld (WYSIWYG) für zusätzliche Informationen. ABB.: DIE ZUORDNUNG VON OPERATIVEN AUFGABEN ERGÄNZT DIE VORDEFINIERTEN W ORKFLOWS Wenn man im Objekt Edit Manager eine objektbezogene Aufgabe zuordnet, wird das betreffende Objekt mittels Content Relationship Management mit der Aufgabe verknüpft.

89 89 ContentXXL -Handbuch der Administratoren Aufgaben können Dateianhänge enthalten (z.b. Fehlermeldungen). Ebenso können sie mit einer Benachrichtigungsfunktion über versehen werden (z.b. bei Statusänderungen). Übertragene Aufgaben können abgelehnt oder an andere Benutzer oder Rollen delegiert werden. Zugriffrechte und Sicherheitsrichtlinien können vollständig auf Aufgaben angewendet werden. Ohne eine Angabe von Zugriffsrechten wird automatisch die Standardrichtlinie angewandt. Eine zentrale Aufgabenliste im Sitemanager ermöglicht verschiedene Sichten. Standardmäßig werden offene Aufgaben mit den beteiligten Benutzern angezeigt. Alle Änderungen an der Aufgabe sind in einem Protokoll festgehalten. Der Ersteller der Aufgabe behält die volle Kontrolle über die Erledigung (Status Erledigt ). Aufgaben sind eine große Hilfe beim Organisieren operativer Arbeiten bezüglich Inhalt, Ressourcen oder Strukturen, zum Beispiel als Teil einer Lokalisierung (s. Abb). Die Anwendung ist komplett browserbasiert, d.h. es ist keine zusätzliche Software, wie z.b. Outlook erforderlich. Die vorhandene Infrastruktur ( ) ist über SMTP integriert. Sie brauchen die vertraute Umgebung des Sitemanagers nicht zu verlassen. Aufgaben sind unabhängig vom aktuellen Arbeitsbereich zentral verfügbar. Externe Mitarbeiter können leicht einbezogen werden, da die Mitgliedschaft im Windows Active Directory dazu nicht erforderlich ist. Man behält den Überblick, da alle Vorgänge aufgezeichnet werden Modul Manager - Allgemeines Der Modul Manager wird vom Administrator benutzt um Einstellungen für das Modul vorzunehmen, z.b. Templates zuzuweisen. Üblicherweise wird nur die Funktion Alle Objekte für Redakteure freigegeben. Alle weiteren Funktionen sollten im Rahmen des Rollen- und Rechtekonzeptes nur Administratoren zugänglich sein Modul Manager - Alle Objekte (Reihenfolge ändern) Um einen Überblick aller Objekte eines Modules zu bekommen, kann man auf den Editbutton im Modultitelbereich klicken und Alle Objekte auswählen. ABB.: LISTE ALLER OBJEKTE IM GEWÄHLTEN MODUL. PER DRAG & DROP KANN DIE REIHENFOLGE GEÄNDERT WERDEN. Auf einfache Art und Weise lässt sich die Reihenfolge der gezeigten Objekte verändern indem auf den entsprechenden Spaltentitel klickt und mit Speicher Sortierreihenfolge