Leitfaden für erfolgreiche Messeauftritte

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1 Strategie. Planung. Budgetierung. Grafiken. Imagewirkung. Mailings. Werbegeschenke. Publikum. Transport. Aussteller-Services. Erfolgskontrolle. Fragetechniken Leitfaden für erfolgreiche Messeauftritte

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Wahl der richtigen Veranstaltung Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihrer Präsentationen Effiziente Methoden zur Kostensenkung Grafiken mit maximaler Werbewirkung Gestaltung beeindruckender Präsentationen Mess ings: So treffen Sie zielgenau "ins Schwarze" Wie Sie mit Werbegeschenken für bleibenden Eindruck sorgen Internationale Messen: Machen Sie sich mit Ihrem Publikum vertraut Alles, was Sie über Messe-Transporte wissen müssen Messe-Services optimal nutzen Motiviertes Personal garantiert beste Messe-Ergebnisse Richtig fragen: So führen Sie erfolgreiche Messe-Gespräche

3 Wahl der richtigen Veranstaltung Die Wahl der richtigen Messen und Events ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Präsentationen. Entweder Sie gewinnen qualifizierte Interessenten und steigern Ihren Umsatz. Oder Sie verlieren Zeit, Geld und Motivation. 1. Definieren Sie zuerst Ihre Ziele Die ersten Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind: "Wen möchte ich mit meinem Auftritt ansprechen?" und "Was möchte ich mit meiner Präsentation erreichen?" 2. Verschaffen Sie sich Überblick Es gibt zwei Arten von Veranstaltungen, die für Sie interessant sind: Messen und Events, bei denen Sie bereits vertreten sind oder die für Ihre spätere Teilnahme in Frage kommen. Wer ist Ihre Zielgruppe und welche Messen oder Events werden von ihr derzeit am häufigsten besucht? 4. Sammeln Sie Informationen Beschaffen Sie sich möglichst viele Informationen über alle Veranstaltungen, die für Sie interessant sein könnten: Fordern Sie Statistiken, demographische Daten und Ausstellerlisten beim Veranstalter an. Kontrollieren Sie die vom Veranstalter zur Verfügung gestellten Informationen. Werten Sie die Ausstellerlisten früherer Veranstaltungen aus. Sprechen Sie mit Ausstellern und Besuchern früherer Veranstaltungen. 5. Besuchen Sie Veranstaltungen vorab Besuchen Sie - sofern möglich - alle Veranstaltungen persönlich, bevor Sie dort ausstellen, damit Sie deren Wert richtig einschätzen können. Informieren Sie sich auch über die geplanten Rahmenprogramme und die Informationsveranstaltungen für das Publikum. 3. Analysieren Sie Ihr Erfolgspotenzial Orientieren Sie sich bei der Wahl von Veranstaltungen an folgenden Fragen: Spricht die Veranstaltung Ihre Zielgruppe an? Passt die Veranstaltung zu Ihrer Marketingstrategie (Neukunden-Akquise, Erschließung neuer Märkte, Imagepflege etc.)? Findet die Veranstaltung zum optimalen Zeitpunkt statt nämlich während Ihre Kunden Kaufentscheidungen treffen? Können Sie Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen zum Veranstaltungstermin marktreif präsentieren? 2

4 Wahl der richtigen Veranstaltung 6. Kommen Sie Ihren Kunden so nah wie möglich Überprüfen Sie die Lage des Veranstaltungsortes denn 40 bis 60 Prozent der Besucher kommen aus einem 300 km-radius des Veranstaltungsortes. Berücksichtigen Sie Ihr Absatzgebiet und Ihre Zielgruppe(n). 7. Finden Sie den besten Zeitpunkt Welche anderen Veranstaltungen finden zum gleichen Zeitpunkt statt, die sich auf Ihre Besucherzahlen auswirken könnten? 8. Prüfen Sie Ihre Werbemöglichkeiten Welche weiteren Werbemöglichkeiten bietet Ihnen die Veranstaltung? Macht es für Sie Sinn, als offizieller Sponsor aufzutreten? Eignet sich das Rahmenprogramm für die Präsentation von neuen Produkten? Wer ist Ihre Zielgruppe und welche Messen oder Events werden von ihr besucht? 9. Gehen Sie auf Nummer sicher Seien Sie vorsichtig bei der Teilnahme an einer neuen Veranstaltung. Das Werbematerial mag zwar überzeugend wirken, aber eine Veranstaltung ohne Vorgeschichte kann ein riskantes Unterfangen sein. 10. Wählen Sie Ihren Standplatz wohl überlegt Jede Veranstaltung ist anders. Es gibt viele Faktoren, die Messebesucher beeinflussen und dadurch auch die Laufrichtung, die Menge und die Qualität Ihrer Interessenten. Machen Sie sich mit dem Hallenplan vertraut: Überlegen Sie, wie nahe Sie den Hauptattraktionen, den Branchenführern, den Konkurrenten, den Toiletten, den Restaurants, den Einund den Ausgängen, den Rolltreppen, den Aufzügen, den Fenstern oder den Seminarräumen sein möchten. Vermeiden Sie blockierende Säulen, niedrige Decken, Sackgassen, Ladebuchten und Frachttüren, dunkle oder schlecht beleuchtete Flächen, Deckenwasserrohre, Standflächen für Nachzügler und andere "blinde Flecken" auf dem Hallenplan. Beispiel für einen Hallenplan 3

5 Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihrer Präsentationen 1. Konzentrieren Sie sich auf Ihre aktuelle Marketingstrategie Möchten Sie das bereits etablierte Produkt- oder Dienstleistungsangebot in bestehenden Märkten verstärken? neue Produkte oder Dienstleistungen in bereits bestehende Märkte einführen? bestehende Produkte oder Dienstleistungen in neue Märkte einführen? neue Produkte oder Dienstleistungen in neue Märkte einführen? 2. Entwickeln Sie "greifbare" Ziele Überlegen Sie, was Sie von Ihrem Auftritt erwarten. Entwickeln Sie klare Zielvorgaben, die messbar erreicht werden können. Legen Sie alle Ziele schriftlich fest, damit sich Ihr Team jederzeit daran orientieren kann. Bestimmen Sie, welche Informationen Sie zur präzisen Erfolgskontrolle brauchen, und finden Sie dann ein Verfahren zur Erfolgsmessung. 3. Kalkulieren Sie realistisch Die Teilnahme an Messen und Events verursacht diverse Kosten. Beachten Sie bei der Kalkulation Ihres Budgets folgende Kostenfaktoren: die Ausstellungsfläche das Display (veranschlagen Sie 60 Prozent für Hardware, Stand- und Zubehörteile und 40 Prozent für Grafiken) Dienstleistungen wie Versand, Auf- und Abbau, Promotions und Sonderveranstaltungen Personal (einschließlich Anreise, Unterkunft, Tagegeld und Zeitausgleich) 4. Wählen Sie Ihr Display mit Weitblick Wählen Sie ein Display-System, das zu Ihrer Marketingstrategie passt das richtige Image für Ihr Unternehmen reflektiert stabil, robust und haltbar ist im Rahmen Ihres Budgets liegt Achten Sie auch darauf, dass sich Ihr Display-System in Zukunft flexibel, vielseitig und kosteneffizient erweitern lässt. 5. Finden Sie einen "roten Faden" für Ihre Werbung Verfolgen Sie bei Ihren Promotion- und Werbekampagnen, Sonderaktionen sowie in Medienbeziehungen einen durchgängigen Leitgedanken, der sich durch alle Werbe- und Kommunikationsmittel zieht. Das hilft, Ihre Werbebotschaft bei potenziellen Kunden zu verstärken und sorgt dafür, dass man sich besser an Sie erinnert. 4

6 Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihrer Präsentationen Planungs-Leitfaden 6 bis 12 Monate im Voraus Budgetierung planen Zielgruppe bestimmen Auswahl der Messen bzw. Events und Veranstaltungsorte Ausstellungsfläche buchen 4 Monate im Voraus Ziele setzen Werbebotschaft formulieren Für Messen: Aussteller-Handbuch sorgfältig lesen Für andere Veranstaltungen: Zeitplan erstellen 3 Monate im Voraus Reise planen und Hotel buchen Prospektmaterial erstellen Produktionskalender erstellen 6 bis 8 Wochen im Voraus Produktmuster, Broschüren, Geschenke bestellen Anzeigen- und Marketingplan bestätigen Dienstleistungen beauftragen und Liefertermine an Lieferanten mitteilen 3 bis 4 Wochen im Voraus Einladungen an Kunden, Interessenten, Presse usw. verschicken Produktion überwachen Personal-Trainingsplan und -Unterlagen erstellen 1 bis 2 Wochen im Voraus Messe-Bestellungen sammeln und prüfen Teilnehmer-Liste und VIP-Liste erstellen Display/Messestand und Material verschicken Messepersonal-Training durchführen Vor Ort Lieferbestätigung für Display/Messestand, Material, Ausstattung Standaufbau überwachen Vor der Messe bzw. Veranstaltung: Personal noch einmal zu allen Zielvorgaben briefen 6. Gestalten Sie unübersehbare Werbebotschaften Grafiken können das Interesse wecken, die Aufmerksamkeit konzentrieren und Besuchern etwas über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung mitteilen. Doch jede Grafik muss innerhalb von drei bis fünf Sekunden vermitteln, wer Sie sind, was Sie machen und was der potenzielle Kunde davon hat. Weil Grafiken oft den "ersten Eindruck" von Ihrem Unternehmen prägen, ist es wichtig, das "richtige" Statement einzusetzen. Übrigens: Größer ist bei Grafiken meistens besser! 7. Wählen Sie das "richtige" Personal Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren einer Messe ist Ihr Standpersonal. Alle Menschen, die Sie auswählen, werden zu Botschaftern Ihres Unternehmens. Diese Mitarbeiter beeinflussen die zukünftige Beziehung zu Besuchern, Interessenten und Kunden entscheidend. Investieren Sie genügend Zeit in die Schulung Ihrer Mitarbeiter, damit diese immer genau wissen, was sie zu tun haben und wie sie Ihre Produkte, Ihre Dienstleistungen und Ihr Unternehmen optimal präsentieren. 8. Planen Sie Ihre Transporte rechtzeitig Sie können Geld sparen, indem Sie Ihren Transportbedarf rechtzeitig vor dem Messebeginn klären. Wählen Sie einen Spediteur, der mit Messe- Transporten vertraut ist und Ihnen den Service bietet, den Sie aktuell benötigen. Verhandeln Sie immer sowohl mündlich als auch schriftlich mit Ihrem Spediteur. 9. Arbeiten Sie mit einem guten Nachkontaktsystem Es gibt mehrere gute Lead-Management- Softwarelösungen auf dem Markt. Wählen Sie eine, die Ihren Bedürfnissen entspricht oder entwickeln Sie ein eigenes Lead-Management-System je einfacher, desto besser. 5

7 Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihrer Präsentationen Überlegen Sie, welche Art von Anfragen Sie erhalten und wie Sie am besten darauf reagieren. Entwickeln Sie geeignete Nachkontakt-Methoden für die unterschiedlichen Besuchertypen, beispielsweise: Interessenten mit sofortigem Bedarf Interessenten, die vielleicht in den nächsten sechs Monaten kaufen werden Interessenten, die nur ein vages Interesse bekunden Veranstaltung: Name: Firma: Straße: Stadt: PLZ: Telefon: -Adresse: Datum: Produkte/Dienstleistungen, die zurzeit eingesetzt werden: Der effektivste Nachkontakt erfolgt, wenn Sie Ihre Leads sofort in Ihre Datenbank eingeben und zur Bearbeitung weiterleiten. Achten Sie - unabhängig von Ihrem Lead-Management-System - darauf, dass der Nachkontakt prompt erfolgt, also innerhalb von drei bis fünf Tagen nach der Messe. Denken Sie daran: Wenn Sie nicht handeln Ihre Konkurrenz tut's bestimmt! Niveau des Interesses Hoch Teilweise Niedrig Zeitrahmen für Kaufvorhaben innerhalb 1 Monats Auftrag 3-6 Monate Angebot schicken 9-12 Monate Gesprächstermin vereinbaren Unbekannt Informationen senden 10. Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse regelmäßig Überprüfen Sie regelmäßig, ob sich Ihre Messeauftritte und Präsentationen rentieren. Achten Sie darauf, dass Sie nach wie vor Ihre Zielgruppe und alle Zielvorgaben erreichen. Anmerkungen: Kontakt mit: Beispiel für Lead-Formular 6

8 Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihrer Präsentationen Budget-Checkliste Bei Messeauftritten und Präsentationen entstehen diverse Kosten. Dabei kann man leicht Kostenfaktoren übersehen und dann vor unerwarteten Ausgaben stehen. Füllen Sie die Liste mit den geschätzten Kosten aus und addieren Sie die Zwischensummen jeder Rubrik, damit Sie Ihre Gesamtkosten auf einen Blick sehen. Budget-Richtlinien: Ausstellungsfläche 20-30% Messestand 40-60% Personal 5-15% Marketing und Werbung 5-10% Verschiedenes 5-10% 1. Ausstellungsfläche 2. Messestand Design und Standbau Miete Grafik Re-Design eines vorh. Standes Messeware Prospektständer Werkzeug Lampen Möbel Müllbehälter Blumen-Arrangements Audio-/Video-System 3. Personal Auf- und Abbau Elektrik Telefon und Fax Standreinigung Fotos Lead-Erfassung Sicherheitspersonal Versicherung Lager Zwischenlagerung der Verpackung 4. Marketing und Werbung Einladungen (per /per Post) Telefon-Marketing Werbung Sponsoring PR-Maßnahmen Werbematerial Follow-Up-Fragebogen 5. Verschiedenes Fahrtkosten Hotel-Übernachtungen Bewirtungskosten Kleidung Kundenbetreuung Empfangsraum Verkauf-Meetings Unterhalter/Entertainer Schulungen Besprechungszimmer Essen/Trinken Geschenke Verschiedenes Gesamtkosten 7

9 Effiziente Methoden zur Kostensenkung Wenn Sie zu den typischen Ausstellern gehören, sind Sie sicher daran interessiert, Geld zu sparen. Hier zeigen wir Ihnen zehn einfache, praktische und kreative Methoden, um Ihr Budget optimal zu nutzen. 1. Gute Planung Gute Planung ist der wichtigste Tipp zum Kosten sparen. Detailliertes Vorausplanen erübrigt teure Eilzuschläge. Erstellen Sie eine Liste mit allen wichtigen Daten und Maßnahmen. Setzen Sie Termine vorsichtshalber einen Monat früher an, damit sie sicher eingehalten werden können. 2. Produktion von Werbematerialien Lassen Sie alle Werbematerialien auf einmal anfertigen, damit Sie Druckkosten sparen. 3. Kauf eines Displays Überlegen Sie zuerst, welche Art von Display Ihren funktionalen Anforderungen am besten gerecht wird. Aus Kostensicht ist ein Display dann besonders interessant, wenn es kompakt ist und Sie dadurch Lagerkosten sparen möglichst leicht ist und damit Ihre Versandkosten minimiert tragbar ist und dadurch auch mit dem Auto, per Kurier oder als Handgepäck im Flugzeug transportiert werden kann schnell, problemlos und ohne zusätzliche Personalkosten aufgebaut werden kann sich durch Hinzufügen, Austauschen oder Entfernen von Komponenten kostengünstig an unterschiedliche Standflächen anpassen lässt 4. Grafiken Entwerfen und produzieren Sie Ihre Grafiken rechtzeitig, um Überstunden oder Eilzuschläge zu vermeiden. Lassen Sie Ihre Texte unbedingt vor dem Druck korrigieren. 5. Aussteller-Utensilien Stellen Sie sich eine "Aussteller-Box" zusammen, in der Sie alles mitnehmen, was oft am Messestand gebraucht wird. Packen Sie einen Hefter, Klebeband, Klettband, eine Schere, ein Taschenmesser, Kugelschreiber, Papier, Verlängerungskabel und Ersatzglühbirnen ein. Vergessen Sie nicht, die Box nach jeder Veranstaltung wieder aufzufüllen. 6. Broschüren Nehmen Sie nur so viele Broschüren mit, wie Sie brauchen, um sehr gut qualifizierte Interessenten zu bedienen. Bieten Sie anderen Interessenten an, die Broschüren per Post zu schicken, damit sie nach deren Rückkehr von der Messe bereits "auf dem Schreibtisch liegen". Dadurch sparen Sie unnötige Transport- und Druckkosten und reduzieren Abfall. 7. Transport Bevor Sie einen Messestand kaufen, sollten Sie sicher sein, dass Sie ihn kostengünstig transportieren können. Leichtgewichtige, haltbare Systeme reduzieren Ihre Versand- und Transportkosten merklich. Führen Sie genaue Listen über das 8

10 Effiziente Methoden zur Kostensenkung Organisations-Checkliste Bestellen Sie alle nötigen Produkte und buchen Sie externes Personal rechtzeitig im Voraus. Einige Lieferanten gewähren Rabatte bei Vorkasse. Indem Sie rechtzeitig bestellen, können Sie nicht nur Geld sparen, sondern Sie vermeiden auch Lieferprobleme, Lieferverzögerungen sowie unnötige Kompromisse. Eine Checkliste hilft Ihnen, immer den Überblick zu behalten. Allgemein Personal-Zeitplan Kalender Kontakt-Formular Anfragen-/Lead-Box Broschüren und Pressemitteilungen Werbegeschenke und Werbemittel Bestellformulare und Verträge Firmenbriefpapier und Schreibpapier Umschläge für Post- Sendungen Tacker (Nachfüllpackung) Scheren Büroklammem Kugelschreiber und Textmarker Klebeband Reinigungsmittel Werkzeug für den Aufbau Erste-Hilfe-Kasten Individuell Visitenkarten Reiseunterlagen Terminkalender Hotel- und Mietwagen- Reservierungsunterlagen Kredit-Karten und Bargeld Telefonliste Kundenliste Namensschilder tatsächliche Gewicht, den Inhalt und die Anzahl der Container. Geben Sie das Gewicht auf dem Frachtbrief an. Packen Sie alle Komponenten in einen Behälter oder bündeln Sie Einzelteile mit Schrumpf- Folie auf einer Palette. Sparen Sie nicht an Transportbehältern. Die Neuproduktion von beschädigten Grafiken "auf den letzten Drücker" kann teuer werden. 8. Anreise Fragen Sie bei Fluggesellschaften nach Sonderangeboten und nach Gruppentarifen. Buchen Sie Ihr Hotel rechtzeitig und fragen Sie nach Sonderoder Geschäftsrabatten. Prüfen Sie die Preise bei zusätzlicher Übernachtung am Samstag, da eine extra Hotelübernachtung oft weniger kostet als ein Flugschein zum Business-Tarif. Benutzen Sie den Flughafenbus anstelle eines Taxis. 9. Dienstleistungen Bestellen Sie Dienstleistungen wie Strom, Telefonanschluss, Reinigungsdienst usw. mindestens zehn bis 30 Tage vor dem Messetermin. Die Preise liegen später oft um zehn bis 20 Prozent höher. Ordern Sie mehr Kapazität als Sie brauchen, um das Risiko einer Versorgungsstörung und somit Zusatzkosten zu vermeiden. 10. Aufbau Nutzen Sie normale Arbeitszeiten zum Standaufbau. Vermeiden Sie möglichst Wochenendarbeit und Überstunden, da diese mit hohen Personalkosten verbunden sind. Lassen Sie den Stand nach Möglichkeit von Ihren eigenen Mitarbeitern aufbauen. Informieren Sie sich beim Veranstalter über die geltenden Bestimmungen. 9

11 Grafiken mit maximaler Werbewirkung 1. Bringen Sie die Besucher zum Stehen bleiben und Schauen Wie sehr der erste Eindruck für Messebesucher zählt, verdeutlichen aktuelle Studien: Maximal sieben Sekunden Aufmerksamkeit investiert ein vorbeigehender Messebesucher heute in die Überlegung, ob sich ein Standbesuch für ihn lohnt. Denn nebenan erwartet ihn schon der nächste Anbieter und möglicherweise wirken die Grafiken dort noch interessanter. 2. Denken Sie an Ihre Ziele Überlegen Sie, wie Sie Ihre Messe- oder Event-Ziele grafisch darstellen können. Versuchen Sie, die Aufmerksamkeit mit großdimensionalen, interessanten und lebhaften Grafiken auf sich zu lenken. Eine durchschlagende Wirkung erzielen Sie mit Grafiken in Lebensgröße. Achten Sie darauf, dass Ihre Grafiken aus einer Entfernung von zwei bis drei Metern gelesen werden können. 3. Projizieren Sie das richtige Image Überlegen Sie, welches Image Sie vermitteln möchten: traditionell, innovativ, zuverlässig, usw. Die Positionierung Ihres Unternehmens bestimmt die Auswahl der Schrifttypen, des Design, der Farben und aller anderen Stilelemente. 4. Optimieren Sie Ihr Design für Ihr Publikum Gestalten Sie Ihre Grafiken mit den Augen Ihrer Zielgruppe. Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile für Ihre Kunden. Zeigen Sie mit Ihren Grafiken, wie Sie sich von der Konkurrenz unterscheiden. Kreieren Sie Bildwelten, die den Betrachter dazu anregen, über das Konventionelle hinaus zu denken. Vermeiden Sie zu spezifische Designs für ein bestimmtes Publikum, beispielsweise Weiß für Ärzte oder Diagramme für Ingenieure. Vermitteln Sie technische Informationen mithilfe guter Design-Prinzipien und durchdacht gestalteter Grafiken. 5. Nutzen Sie Ihre grafischen Möglichkeiten Es gibt eine Vielfalt von grafischen Lösungen zur Vermittlung Ihrer Botschaft darunter direkt und indirekt beleuchtete Fotos, digital gedruckte Papierund Stoffgrafiken, Bildwände und abnehmbare Beschriftungen. 6. Schaffen Sie grafischen Erinnerungswert Verwenden Sie Ihre Grafiken auch für andere Werbemittel, um ein thematisch und stilistisch einheitliches Erscheinungsbild zu schaffen. Verwenden Sie farbige anstatt schwarz-weiße Grafiken, da diese länger in Erinnerung bleiben. 7. Verwenden Sie Fotos Verwenden Sie Fotos anstatt Illustrationen oder anderer Vorlagen, um das Interesse Ihres Publikums zu wecken. Fotos ziehen mehr Blicke auf sich, sind glaubhafter und bleiben besser in Erinnerung. Illustrationen und Zeichnungen, sofern sie verwendet werden, müssen leicht verständlich sein. Erzählen Sie eine Geschichte in Bildern. 8. Setzen Sie Bildeffekte ein Ziehen Sie die Blicke Ihres Publikums durch grafische Effekte spontan an. Bringen Sie optisch Bewegung in 10

12 Grafiken mit maximaler Werbewirkung Vermitteln Sie technische Informationen mithilfe guter Design-Prinzipien und durchdacht gestalteter Grafiken. Ihr Display, um die Aufmerksamkeit auf Ihren Stand zu lenken beispielsweise mit Leuchtschrift-Botschaften oder 3D-Bildeffekten. 9. Halten Sie Texte kurz Halten Sie Texte auf Grafiken so kurz wie möglich, da Besucher nur selten die Zeit aufwenden, um lange Texte zu lesen. Verwenden Sie klar verständliche Formulierungen. Schreiben Sie kurze Sätze und Absätze. Lesen Sie den Text sorgfältig Korrektur. Die letzte Korrektur vor der Druckfreigabe sollte von einer anderen Person vorgenommen werden, da Fehler so am sichersten ausgeschlossen werden. 10. Vermeiden Sie... Superlative und Übertreibungen Klischees und langweilige Phrasen mit Text überlegte Illustrationen längere Textpassagen in Negativschrift (weiße Schrift vor schwarzem Hintergrund) Satzzeichen am Ende einer Überschrift, da diese den Messebesucher davon abhalten weiter zu lesen 11

13 Gestaltung beeindruckender Präsentationen Untersuchungen zufolge sind Live-Präsentationen - nach Produktinteresse und Display-Größe - für Messebesucher der drittwichtigste Grund, einen Messestand in Erinnerung zu behalten. Jede Art von Live-Präsentation kann große Menschenmengen an Ihren Stand locken ob Produktvorführungen, Gewinnspiele oder Entertainment. Der Schlüssel zum Erfolg dieses mächtigen Werbemittels liegt in der Werbebotschaft, die es "live" zu vermitteln gilt. 1. Behalten Sie die Ziele Ihrer Ausstellung im Auge Setzen Sie Ihre Präsentation ein, um Ihre Ziele zu verwirklichen und um Ihre Botschaft oder Ihr Messemotto zu verdeutlichen. Finden Sie den - aus Sicht des Käufers - attraktivsten Nutzen Ihres Produktes oder Ihrer Dienstleistung und stellen Sie diesen Vorteil in den Mittelpunkt Ihrer Präsentation. 2. Schaffen Sie das richtige Image Bestimmen Sie das Image, das Sie projizieren möchten und die beste Methode, um die Botschaft Ihres Unternehmens bzw. Produktes zu vermitteln. Ihre Werbebotschaft kann auch durch ausdrucksvolle Grafiken sichtbar werden. 3. Analysieren Sie Ihr Publikum Behalten Sie immer das Publikum im Blick, das Sie anziehen möchten, sowie den Gewinn, den potenzielle Kunden aus Ihrer Präsentation ziehen sollen. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht mit einer fantastischen Idee verzetteln und dabei Ihr Ziel aus den Augen verlieren. 4. Sehen Sie Ihr Budget realistisch Ihr Budget ist ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung, welche Art von Präsentation Ihr Unternehmen einsetzen kann. Seien Sie realistisch: Machen Sie sich klar, wann Zurückhaltung angebracht ist und wann ein wenig Extravaganz nicht schaden kann. 12

14 Gestaltung beeindruckender Präsentationen 7. Motivieren Sie Ihr Personal Denken Sie rechtzeitig daran, Ihr Personal gründlich vorzubereiten. Besprechen Sie ganz genau, was Sie von ihm vor, während und nach jeder Präsentation erwarten. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter die von ihnen geforderten Leistungen erbringen können. Entscheiden Sie, ob Sie Ihre eigenen Mitarbeiter oder externes Personal einsetzen möchten. Sie können Ihr Team auch mit einem Wettbewerb für die besten Leistungen motivieren. 8. Registrieren und analysieren Sie Ihre Interessenten Entwickeln Sie ein einfaches Formular, um alle wichtigen Informationen über Ihre Interessenten zu erfassen. Entscheiden Sie, wer das Formular ausfüllen soll der Messebesucher oder Ihr Personal. Trainieren Sie Ihr Personal dementsprechend. 5. Präsentieren Sie sich imagegerecht Achten Sie - unabhängig von der Form Ihrer Präsentation - in jedem Fall auf Professionalität. Ihr Image wird von allen Besuchern wahrgenommen. Möglicherweise ist es sinnvoll, externe Fachleute für die Ideenfindung, die Konzeption und deren Umsetzung heranzuziehen. 6. Fördern Sie Aufmerksamkeit und provozieren Sie Aktion Eine überzeugende Werbestrategie vor und während der Messe hilft, das Interesse Ihrer Zielgruppe zu wecken. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Präsentation am besten bewerben können beispielsweise durch Mailings, Postwurfsendungen, Werbeanzeigen oder das Internet. Geben Sie Besuchern einen Anreiz: Kündigen Sie ein Geschenk, einen Sonderrabatt oder eine Sondervorführung an. 9. Klären Sie konzeptionelle Fragen Wichtige konzeptionelle Fragen sind, wie viel Platz Ihre Präsentation in Anspruch nehmen darf ob die Präsentationsfläche offen oder geschlossen sein soll wie Besucher den Stand betreten und verlassen ob die Interessenten während der Präsentation sitzen oder stehen wie oft Präsentationen am Tag stattfinden und wie lange sie jeweils dauern sollen Achten Sie auch darauf, dass Ihre Präsentationen andere Aussteller nicht behindern. 10. Kontrollieren Sie Ihren Erfolg Planen Sie bereits vor der Messe, wie Sie den Erfolg Ihrer Präsentationen messen werden. Soll beispielsweise die Anzahl der Besucher oder die Anzahl der erfassten Interessenten maßgeblich sein? 13

15 Mess ings: So treffen Sie zielgenau "ins Schwarze" 1. Entwickeln Sie Ihre Strategie Strategische Planung ist das Erfolgsgeheimnis jedes Mailing und umfasst viele Aspekte darunter das beworbene Produkt oder die Dienstleistung, das Medium, das Angebot, die Zielgruppenansprache und die Erfolgskontrolle. Jedes Mailing sollte im Zusammenhang mit Ihren anderen Werbeaktivitäten rund um die Veranstaltung stehen beispielsweise mit Anzeigen, Telefon-Marketing und Presse-Kampagnen. 2. Wählen Sie das Produkt, die Dienstleistung oder den Event, mit dem Sie am besten werben Entscheiden Sie, welches Produkt, welcher Service oder welcher Event Ihre potenziellen Besucher am meisten anzieht. Das beste Ergebnis erzielen Sie mit einer unkomplizierten und leicht verständlichen Promotion. 3. Legen Sie Ihre Ziele und Ihr Budget fest Formulieren Sie die Ziele Ihrer Mailing-Promotion. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Promotion-Ziele mit allen anderen aktuellen Messezielen harmonieren und in Ihre Gesamtmarketingstrategie passen. Welche Ergebnisse können Sie mit Ihrem Mailing erzielen? Wie viel Response können Sie - realistisch gesehen - erwarten? Welches Budget ist demnach angemessen? Beispiel für ein erfolgreiches Mess ing 4. Analysieren Sie Ihre Zielgruppe Orientieren Sie sich an den Personen, die auf Ihr Mailing reagieren sollen: Analysieren Sie deren Interessen und Bedürfnisse. Falls Sie in mehreren 14

16 Mess ings: So treffen Sie zielgenau "ins Schwarze" Märkten werben, müssen Sie wahrscheinlich verschiedene Interessengruppen innerhalb eines Unternehmens ansprechen. Dann ist es erforderlich, Ihre Werbebotschaft für jede Zielgruppe neu zu optimieren. 5. Beschaffen Sie sich die besten Adressen Ihr Adressen-Pool ist der ausschlaggebende Erfolgsfaktor Ihrer Mailings. Oft ist es wichtiger, an wen Sie Ihre Werbung adressieren als was Sie versenden. Ihre besten Mailing-Adressen finden Sie in Ihrer hausinternen Adress-Datenbank also unter Ihren aktuellen oder früheren Kunden und Interessenten. Falls Sie Adressen kaufen, berücksichtigen Sie sowohl Ihre Primärmärkte als auch Ihre Sekundärmärkte. Gleichen Sie die Registrierungsliste des Messeveranstalters mit Ihrer hausinternen Mailing-Liste ab, um Doppelsendungen zu vermeiden. 6. Bestimmen Sie das Format, den Ton und den Stil Sie wollen drei Ziele erreichen: dass der Umschlag geöffnet, der Inhalt gelesen und der Leser aktiv wird. Überdenken Sie den Einsatz von Umschlag-Teasers, interessanten Überschriften, Sonderangeboten, Testimonials, Vorteilsübersichten oder Antwort- Coupons. Wählen Sie die Größe, die Farbe und entscheiden Sie, ob der Umschlag eine Rückantwortmöglichkeit oder nur ein Anschreiben enthalten soll. Farbe erhöht übrigens die Werbewirkung. 7. Heben Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal hervor Ein wirksamer Text konzentriert sich auf eine Schlüsselbotschaft. Stellen Sie Ihre Einzigartigkeit und Ihre Vorteile gegenüber der Konkurrenz heraus und betonen Sie den Nutzen, der Ihrem Kunden am wichtigsten ist. Folgen Sie beim Textschreiben dem "Wen-Was-Wo-Wann"-Prinzip. Da fünfmal mehr Menschen nur die Überschriften und nicht den eigentlichen Text lesen, muss deren Inhalt besonders aussagekräftig sein. 8. Schaffen Sie einen Anreiz Ein interessantes Angebot gibt potenziellen Kunden einen überzeugenden Grund, Ihren Stand zu besuchen. Doch ein Anreiz wirkt nur dann unwiderstehlich "einladend", wenn er mit einem unmittelbaren Nutzen für den Interessenten verbunden ist den er aber erst an Ihrem Messestand erhält. Wahrscheinlich wird eine zweiteilige Werbesendung die meisten Empfänger dazu veranlassen, Ihren Stand zu besuchen: Die erste Hälfte wird vor der Veranstaltung verschickt, die zweite Hälfte muss an Ihrem Stand abgeholt werden. 9. Planen Sie Termine genau Ein genauer Zeitplan ist für erfolgreiche Mailings von größter Bedeutung. Überlegen Sie, ob Sie eine oder mehrere Sendungen verschicken wollen. Planen Sie Ihre Termine realistisch. Sortieren Sie die Post vor, um Porto zu sparen. Nutzen Sie die Werbematerialien des Messeveranstalters, beispielsweise vorgedruckte Postkarten, für Ihre Werbepost. 10. Analysieren Sie Ihren Erfolg Die beste Methode, um den Erfolg Ihrer Mailings zu messen, ist die Einrichtung eines Lead-Management- Systems. Verwenden Sie für jede Aussendung einen anderen Code. Motivieren Sie die Adressaten mit einem Geschenkversprechen, Ihre Werbepost an den Stand mitzubringen. 15

17 Wie Sie mit Werbegeschenken für bleibenden Eindruck sorgen Werbegeschenke machen Eindruck. Sie können Sympathie wecken, als Anreiz wirken, eine Botschaft übermitteln und Bewusstsein schaffen. Stellen Sie sich vor der Wahl Ihrer nächsten Werbegeschenke folgende zehn Fragen: 1. Was möchten Sie mit dem Werbegeschenk erreichen? Werbegeschenke sollen eine klare Botschaft vermitteln, Nutzen bieten und motivieren. Aber vor allem müssen Werbegeschenke einen bleibenden Eindruck hinterlassen. 2. Wie wählen Sie das Werbegeschenk aus? Da es heute eine große Auswahl gibt, kann es Zeit beanspruchen, das für Ihre Zwecke und Ziele am besten geeignete Werbegeschenk zu finden. Möchten Sie ein Leitmotiv verstärken, eine bestimmte Botschaft vermitteln oder Ihr Zielpublikum informieren? Denken Sie daran, dass Ihr Image stark von Ihren Werbegeschenken geprägt wird. 3. Wer soll Ihr Werbegeschenk erhalten? Eine genaue Vorstellung, was mit dem Werbegeschenk erreicht werden soll, hilft bei der Entscheidung, wer es erhalten soll. Überlegen Sie, ob Sie verschiedene Geschenke für verschiedene Besuchertypen verwenden beispielsweise hochwertige Geschenke für wichtige Kunden und Interessenten und weniger anspruchsvolle Prämien für das sonstige Publikum. 4. Wie passt Ihr Werbegeschenk in Ihr gesamtes Marketingkonzept? Wählen Sie ein Präsent, das Ihre Werbebotschaft logisch ergänzt. Lassen Sie Ihre Botschaft zusammen mit dem Namen, dem Logo und der Telefonnummer Ihres Unternehmens deutlich sichtbar auf das Geschenk drucken. Es ist wichtig, dass der Empfänger sich noch lange nach dem Ereignis daran erinnert, von wem er das Geschenk erhalten hat. 5. Wie hoch ist Ihr Budget? Werbegeschenke gibt es in allen Preislagen. Qualität, Menge und Sonderwünsche beeinflussen den Preis. Möglicherweise können Sie das gleiche Präsent auf mehreren Veranstaltungen einsetzen, um von Mengenrabatten zu profitieren. Beispiel: Rabatt-Karte als Werbegeschenk 16

18 Wie Sie mit Werbegeschenken für bleibenden Eindruck sorgen 6. Was müssen Besucher tun, um Ihr Werbegeschenk zu erhalten? Sie können das Werbegeschenk auf verschiedene Weise wirksam einsetzen unter anderem als Anreiz für die Teilnahme an einer Vorführung, einer Präsentation oder einem Wettbewerb als kleine Aufmerksamkeit, wenn ein Besucher Ihnen qualifizierende Informationen über seine aktuellen Interessen gibt zum Dank für den Besuch auf Ihrem Messestand Legen Sie Werbegeschenke möglichst nicht zum Mitnehmen aus, da ihr psychologischer Wert dadurch sinkt und der Erinnerungsfaktor reduziert wird. 7. Wie führen Werbegeschenke direkt zur Umsatzsteigerung? Geben Sie Rabatt-Coupons oder Geschenkgutscheine aus, die beim Einlösen zum direkten Kontakt mit Ihrem Unternehmen führen. Setzen Sie vorzugsweise Werbegeschenke ein, die regelmäßige Besuche bei Kunden und Interessenten erforderlich machen beispielsweise um kostenlose Nachfüllungen abzuliefern. Wenn Ihr Werbegeschenk "für Sie arbeitet", haben Sie Ihr Geld gut investiert. 8. Wie dienen Werbegeschenke konkreten Marketingzielen? Werbegeschenke können auch dazu genutzt werden, potenzielle Kunden vorab zu qualifizieren. Ein Beispiel: Ein Unternehmen versendet vor der Messe unterschiedliche Spielkarten nämlich "Könige" an Key-Kunden, "Königinnen" an Lieferanten und "Buben" an neue oder viel versprechende Interessenten. Die Empfänger werden gebeten, ihre Karten an den Stand mitzubringen, um sie gegen ein besonderes Geschenk einzutauschen. Sobald die Karten übergeben werden, verfügen Ihre Standmitarbeiter über bestimmte Vorinformationen. Sie können besser auf den Gesprächspartner eingehen und ihre Messearbeitszeit produktiver nutzen. 9. Wie wecken Sie das Interesse für Ihre Werbegeschenke? Ungewöhnliche oder besonders praktische Werbegeschenke können viele Interessenten zu Ihrem Stand lotsen. Verschicken Sie eine "Lockeinladung" mit Hinweisen auf das Werbegeschenk oder entwickeln Sie ein zweiteiliges Werbegeschenk, von dem Sie einen Teil vor der Veranstaltung versenden und den Empfänger dabei auffordern, die andere Hälfte an Ihrem Stand abzuholen. 10. Wie messen Sie die Werbewirkung Ihrer Geschenke? Nutzen Sie ein Follow-Up-System, um den Erfolg Ihrer Werbegeschenke zu messen. Versehen Sie Gutscheine mit einem Code, damit Sie wissen, dass sie von der Veranstaltung stammen. Der Nachkontakt im Anschluss an eine Veranstaltung könnte mit Fragen zum Werbegeschenk beginnen beispielsweise, ob sich der Besucher daran erinnert, es bekommen zu haben und wie nützlich es für ihn war. Sprechen Sie nach der Veranstaltung mit Ihrem Team über das Werbegeschenk. Hat es bestimmte Interessenten an den Stand gebracht? Fiel es genug auf, um Laufkundschaft zum Stand zu bringen? Haben Ihre Kunden es als nützlich empfunden? Wurde das richtige Image transportiert? 17

19 Internationale Messen: Machen Sie sich mit Ihrem Publikum vertraut 1. Machen Sie sich mit verschiedenen Umgangsformen vertraut Analysieren Sie Ihr Publikum und überlegen Sie, wie Sie es am besten begrüßen und ansprechen. In den meisten Kulturen ist eine gewisse Formalität die Norm, beispielsweise die Verwendung des Nachnamens anstatt des Vornamens. Die meisten Europäer reichen sich zur Begrüßung die Hand. Asiaten vermeiden in der Regel Körperkontakt. Japaner begrüßen Gäste mit einer Verbeugung. Chinesen nicken, verbeugen sich oder klatschen. 2. Behandeln Sie Visitenkarten mit Respekt Die Visitenkarte ist wie ein Reisepass, der Status und Identität zeigt. Erweisen Sie der Visitenkarte eines Messebesuchers den gleichen Respekt wie der Person selber. Lesen Sie die Ihnen überreichte Karte. Sie sollten nie darauf schreiben, sie falten oder gar achtlos in die Tasche schieben. Eventuell sollten Sie Ihre eigenen Visitenkarten auf der Rückseite in der Landessprache bedrucken lassen. Beauftragen Sie einen professionellen Übersetzungsdienst mit dem Visitenkartentext. 3. Machen Sie sich mit der Bedeutung von Symbolen vertraut Gehen Sie in anderen Ländern besonders sensibel mit Farben, Zahlen und Symbolen um. Um bei Auftritten vor internationalem Publikum sicherzugehen, sollten Sie sich vorher immer gründlich informieren. So werden beispielsweise die Farben Schwarz, Weiß, Gelb und Lila in Japan oft mit Begräbnissen assoziiert Gehen Sie in anderen Ländern besonders sensibel mit Farben und Symbolen um. (Lila in Brasilien und Gelb in Mexiko). Rot und Gelb gelten in China als Glücksfarben. In vielen asiatischen Ländern bedeutet die Zahl "Vier" Tod, sie sollte daher vermieden werden, auch beim Abpacken von Produkten. "Sieben" und "Acht" sind Glückszahlen. 4. Lokalisieren Sie Ihr Marketing Überprüfen Sie, ob sich Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung für ausländische Märkte eignet und entscheiden Sie, ob Modifikationen in Bezug auf Größe, Design, Elektro- und andere Normen, Farben oder besondere Verpackungen erforderlich sind. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen in Produktbroschüren, Garantie-Erklärungen, Schulungsmaterialien und Werbemedien vor. 18

20 Internationale Messen: Machen Sie sich mit Ihrem Publikum vertraut 5. Vertrauen Sie nur auf Muttersprachler Beauftragen Sie immer einen Muttersprachler, der technische Kenntnisse über Ihr Produkt hat, mit der Übersetzung von Texten oder Geschäftsbriefen. 6. Rechnen Sie mit unbekannten Transportbedingungen Am besten sollten Sie einen Zollabwickler oder Spediteur damit beauftragen, Ihre Messefracht ins Ausland zu transportieren. Solche Firmen haben außerordentlich nützliche Kenntnisse über Einfuhrzölle, Begleitpapiere, Kreditgeschäfte, über Versicherungsfragen und zollfreie Einlagerungen. 7. Seien Sie auf ausländische Besucher vorbereitet Englisch ist die internationale Geschäftssprache. Überlegen Sie, für welche Sprachen Sie einen Dolmetscher brauchen. 8. Machen Sie sich mit Entscheidungswegen vertraut In Nordamerika werden Entscheidungen sehr schnell getroffen, mit schnellen Antworten und schnellen Lösungen. Langwierige Entscheidungsprozesse bereiten leitenden Angestellten oft große Frustration. In asiatischen Ländern beginnt der Entscheidungsprozess am unteren Ende der Hierarchie. Entscheidungen werden oft gemeinsam getroffen, wodurch das Verfahren manchmal lange dauert und sehr ins Detail geht. In Europa besuchen leitende Angestellte Messen, um Bestellungen aufzugeben. Sie erwarten, mit Geschäftspartnern auf der gleichen Ebene zu verhandeln. Sie wollen technische Details diskutieren und möchten wichtige Geschäftsabschlüsse oftmals direkt auf der Messe tätigen. 9. Bauen Sie Beziehungen auf Nehmen Sie sich die Zeit, Beziehungen durch persönliche Kontakte zu pflegen. Es können mehrere Messeauftritte erforderlich sein, bevor Ihr Unternehmen wahrgenommen wird. 10. Bereiten Sie Ihre Reise gut vor Fertigen Sie Kopien von allen wichtigen Dokumenten an. Halten Sie Namen, Anschriften und Telefonnummern aller wichtigen Kontakte bereit, einschließlich Ihrer Hotel-Adresse. Nehmen Sie Strom- Adapter mit. 19

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