RAHMENVEREINBARUNG FÜR DIE TEILNAHME AM HANNOVER-STAND

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1 Präsentieren Sie sich auf dem HANNOVER-Stand 2015! RAHMENVEREINBARUNG FÜR DIE TEILNAHME AM HANNOVER-STAND GmbH Messen 2015 INHALTSVERZEICHNIS Stand-Konzept Seite 2 Stand-Partner: unser Leistungsangebot Seite 6 Sponsor-Partner: unser Leistungsangebot Seite 6 Logo-Partner: unser Leistungsangebot Seite 7 Rahmenvereinbarung für Mitaussteller Seite 9 CeBIT März 2015 HANNOVER MESSE April 2015

2 KONZEPT HANNOVER-STAND HANNOVERIMPULS GMBH (Änderungen vorbehalten) SEITE 2 / 13

3 KONZEPT HANNOVER-STAND HANNOVERIMPULS GMBH (Änderungen vorbehalten) SEITE 3 / 13

4 KONZEPT HANNOVER-STAND HANNOVERIMPULS GMBH (Änderungen vorbehalten) SEITE 4 / 13

5 KONZEPT HANNOVER-STAND HANNOVERIMPULS GMBH (Änderungen vorbehalten) SEITE 5 / 13

6 UNSER LEISTUNGSANGEBOT FÜR MITAUSSTELLER STAND-PARTNER / SPONSOR-PARTNER SEITE 6/ 13 Standausstattung Eigener Arbeitsplatz bzw. eigene Arbeitsstation auf Doppelarbeitstresen mit Sitzgelegenheiten Kommunikations-Plaza für Erstkontaktgespräche Lounge für vereinbarte Termine Bar / Cafeteria Küche / Lager / Schließfächer / Garderobe Sonderfläche für Exponate-Präsentation (nur HANNOVER MESSE) Vortragsfläche Dienstleistungen Catering und Cafeteria für Ihre Standbesatzung Getränkebewirtung für Ihre Messekunden Grund- und tägliche Standreinigung / Abfallentsorgung Standbewachung Internetanschluss inkl. Anschlussgebühr und Verbrauch Versicherung für mitgebrachte Geräte bzw. Exponate Marketing & Kommunikation Übernahme aller Flächen- und Anmeldungskosten bei der Messegesellschaft Eintragung in den Online-Messekatalog Eintragung in das interne und das internationale Messe-Informationssystem: Firmenangaben und Firmenprofil Eintrag Ihrer Produkte in die Produktgruppensuche Download weltweit Ihrer Unternehmensbzw. Produktbroschüre Internetlink zu Ihrer Homepage 1 Jahr weltweit auf der Messeseite abrufbar Präsenz von Logo und Firmenprofil auf dem Stand * Messestand-Online-Flyer als PDF mit Ihrem druck - optimierten Firmenprofil, Firmenlogo und Kontaktdaten * Ihr Link auf der Internetseite von * Neutrales Messesignaturbanner für Ihre Mailings * Einbindung in die Kommunikation von * Extras 2 x Ausstellerausweise / 1 x Parkschein Kostenloses Ticket-Kontingent für Ihre Kundeneinladungen Namensschilder für Ihr Standpersonal (bei Bedarf) Einbindung Ihres Unternehmens im Vortragsprogramm/ einmal Vortrag-Slot kostenlos Freie Teilnahme an offenen Stand-Events von INTERESSIERT? MELDEN SIE SICH AN! zur CeBIT bis zum 15. Januar zur HANNOVER MESSE bis zum 15. Februar * CeBIT: Nur bei Anmeldung bis zur 3. KW / HANNOVER MESSE: Nur bei Anmeldung bis zur 7. KW

7 UNSER LEISTUNGSANGEBOT FÜR MITAUSSTELLER LOGO-PARTNER SEITE 7/ 13 Standausstattung Kommunikations-Plaza für Erstkontaktgespräche Lounge für vereinbarte Termine Bar / Cafeteria / Küche Lager / Schließfächer / Garderobe Dienstleistungen Catering und Cafeteria für Ihre Standbesatzung Getränkebewirtung für Ihre Messekunden Grund- und tägliche Standreinigung / Abfallentsorgung Standbewachung Marketing & Kommunikation Übernahme aller Flächen- und Anmeldungskosten bei der Messegesellschaft Eintragung in den Online-Messekatalog Eintragung in das interne und das internationale Messe-Informationssystem: Firmenangaben und Firmenprofil Eintrag Ihrer Produkte in die Produktgruppensuche Download weltweit Ihrer Unternehmensbzw. Produktbroschüre Internetlink zu Ihrer Homepage 1 Jahr weltweit auf der Messeseite abrufbar Logo-Präsenz auf dem Stand* Nennung im Messestand-Online-Flyer (PDF) mit Firmenlogo und Kontaktdaten* Ihr Link auf der Internetseite von * Einbindung in die Kommunikation von * Extras 2 x Ausstellerausweise / 1 x Parkschein Kostenloses Ticket-Kontingent für Ihre Kundeneinladungen Einbindung Ihres Unternehmens im Vortragsprogramm/ einmal Vortrag-Slot kostenlos Freie Teilnahme an offenen Stand-Events von INTERESSIERT? MELDEN SIE SICH AN! zur CeBIT bis zum 01. März zur HANNOVER MESSE bis zum 01. April * CeBIT: Nur bei Anmeldung bis zur 3. KW / HANNOVER MESSE: Nur bei Anmeldung bis zur 7. KW

8 UNSER LEISTUNGSANGEBOT FÜR MITAUSSTELLER BUSINESS-GÄSTE SEITE 8 / 13 Standausstattung Kommunikations-Plaza für Erstkontaktgespräche Lounge für vereinbarte Termine Bar Cafeteria Garderobe Dienstleistungen Bewirtung mit Snacks Getränkebewirtung für Ihre Messekunden Grund- und tägliche Standreinigung / Abfallentsorgung Marketing & Kommunikation Nennung im Messestand-Online-Flyer (PDF) mit Web-Page und -Adresse* Extras 1 x Gastausweis für die ganze Messe 1 x Parkschein Kostenloses Ticket-Kontingent für Ihre Kundeneinladungen Freie Teilnahme an offenen Stand-Events von INTERESSIERT? MELDEN SIE SICH AN! zur CeBIT bzw. HANNOVER MESSE jeder Zeit möglich * CeBIT: Nur bei Anmeldung bis zur 3. KW / HANNOVER MESSE: Nur bei Anmeldung bis zur 7. KW

9 RAHMENVEREINBARUNG FÜR DIE TEILNAHME AM HANNOVER-STAND SEITE 9/ 13 ist Ausrichter des HANNOVER-Standes auf der CeBIT und der HANNOVER MESSE in Hannover jeweils in den Monaten März und April (nachfolgend: Messe). bietet ausgewählten Unternehmen eine Beteiligung als Mitaussteller an. Als Mitaussteller sind im Rahmen des gebuchten Leistungs- bzw. Konditionen-Pakets für die jeweilige Messe folgende Ausstellerkategorien zu verstehen: Stand-, Logo- und Sponsor-Partner bzw. Business-Gäste (nachfolgend: Mitaussteller). Vertreten durch den rechtsverbindlich Unterzeichnenden dieser Rahmenvereinbarung, wird die angegebene Firma am HANNOVER-Stand als Mitaussteller teilnehmen. 1. LEISTUNGEN VON HANNOVERIMPULS Allgemeines: übernimmt die Gesamtkoordination von Planung und Aufbau im Vorfeld und im Betrieb des Messestandes während der Messe. übernimmt beim Veranstalter der Messe die Anmeldung des Standes und der Mitaussteller. übernimmt insbesondere die Kosten für Standbau, Mietkosten für die Fläche, Kosten für die Anmeldung und Pflichteinträge des Mitausstellers beim Veranstalter der Messe und alle standbezogenen Dienstleistungen und Gewerke. darf auf eigene Kosten Dritte mit der Erbringung der Leistungen beauftragen. Der Mitaussteller erhält Dienstleistungen nur im Rahmen des jeweils gebuchten Leistungspakets bzw. Konditionen gemäß: Unser Leistungsangebot für Mitaussteller. Sponsor-Partner erhalten grundsätzlich das gleiche Leistungspaket wie die Stand-Partner. Speziell auf den Sponsor-Partner zugeschnittene Sonderleistungen werden gesondert vereinbart. Im Rahmen des gebuchten Pakets wird das Logo des Mitaus stellers auf dem Stand entsprechend sichtbar angebracht. Der Name des Mitausstellers wird in der Kommunikation von im Rahmen des Messeauftritts genannt (Internet-Seite und Social Media, ggf. Pressemitteilung). Beide Seiten verpflichten sich ab mindestens 4 Wochen bis zum Messestart zur gegenseitigen Verlinkung der jeweiligen Internetseiten. Die Arbeitsplätze auf dem HANNOVER-Stand sind als Arbeitsinseln zu verstehen. Sie bestehen aus einem Ensemble aus 2 Arbeitstresen, die sich je 2 Stand-Partner teilen. Jedem Stand-Partner wird ein Arbeitsplatz bzw. -tresen auf dem Messe-Stand zur eigenen Nutzung zugewiesen. Der Arbeitsplatz wird mit dem Logo des Stand-Partners gekennzeichnet. Stand-Sponsoren können im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten einen Arbeitsplatz außerhalb einer Arbeitsinsel beantragen. Exponate sind auf der CeBIT nicht vorgesehen. Eine Sonderfläche dafür kann bei rechtzeitiger Anmeldung bei gegen Flächenaufpreis bestellt werden. Mindestbestellungsgrenze: 1 m² Grundfläche für das Exponat zuzüglich 0,5 m² Begehungsumfang (Gesamt: 4 m²). Exponate sind auf der HANNOVER MESSE bis zu einer Flächenabdeckungsgröße von 1 m² vorgesehen. Die entsprechende Fläche ist im Teilnahmepreis enthalten. Eine Vergrößerung als Extra-Fläche, zuzüglich 0,5 m² Begehungsumfang, kann bei rechtzeitiger Anmeldung bei als Extra-Leistung gegen Flächenaufpreis beantragt werden. Bei Stand-Sponsoren ist eine Fläche von 2 m² für Exponate im Teilnahmepreis inbegriffen. Im Sinne der Einhaltung des Corporate Designs des HANNOVER-Standes behält sich das Recht vor, aus technischen oder gestalterischen Gründen das Aufstellen bestimmter Exponate oder Displays abzulehnen. Roll-ups bzw. Bannerdisplays sind nicht zugelassen. Der Stand-Partner erhält die Möglichkeit, die Einrichtungen des Standes (Bar, Arbeitsstationen, gemeinsam genutzter Kommunikationsbereich, Vortragsbereich und Lounge) für Besprechungen auf der Messe im Rahmen der zur Verfügung stehenden freien Kapazitäten zu nutzen. Im Vortragsbereich steht jedem Stand-Partner bei Anmeldung bis 4 Wochen vor Messestart ein Slot kostenlos zur Verfügung. Diese kostenlose Verfügbarkeit verfällt ab dann. Die Belegung der Vortrag-Slots erfolgt ausschließlich über die Online- Reservierung bzw. durch den Dienstleister und steht nur für tatsächlich stattfindende Vorträge zur Verfügung. Im Sinne einer adäquaten und effizienten Nutzung des Vortragsbereichs und der dafür vorgesehenen Fläche behält sich das Recht vor, bei nicht ausreichender Nutzung bzw. Buchung durch Referenten diesen Bereich bis 4 Wochen vor Messestart zu canceln, bzw. seine Fläche anderweitig zu verwenden.

10 RAHMENVEREINBARUNG FÜR DIE TEILNAHME AM HANNOVER-STAND SEITE 1 0/ 13 Die Belegung der Lounge erfolgt ausschließlich über die Online-Reservierung und steht nur für tatsächlich stattfindende Termine zur Verfügung. GmbH stehen. Alle Partner haben im Rahmen des gebuchten Leistungspakets identische Verpflichtungen gegenüber. sorgt für den kompletten und reibungslosen Betrieb des HANNOVER-Standes während der Messe inklusive Standbetreuung und Catering. Die Mitaussteller werden zu den Mahlzeiten mit Getränken und Snacks versorgt. Kunden der Mitaussteller werden mit Getränken bewirtet. Der Messestand wird außerhalb der Ausstellungszeiten durch eine Standwache beaufsichtigt. haftet in dieser Zeit jedoch nicht für Beschädigungen an oder für Verlust von eingebrachten Sachen des Mitausstellers (Exponate, Computer, persönliche Gegenstände von Mitarbeitern). Ausgenommen sind grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz. Für diese Sonderfälle schließt pro Messe mit dem Vertragspartner der Messegesellschaft eine Messe versicherung für Vorführgeräte und Exponate der Stand-Partner bis zu einer jeweiligen Höchstsumme von je 1.500, (CeBIT) bzw , (HANNOVER MESSE) ab. Sie gilt während der gesamten Ausstellungszeit der Messe. Formell klassifiziert sich zur Messeteilnahme auf dem HANNOVER-Stand der Mitaussteller selbst als Junior-Stand- Partner, wenn seine Firma ein Start-up- Unternehmen ist bzw. weniger als 3 Jahre auf dem Markt besteht. Als Senior- Stand-Partner, wenn die Firma seit mehr als 3 Jahren besteht. Als Sponsor-Stand-Partner, wenn das Unter nehmen länger als 10 Jahre besteht und insgesamt mehr als 250 Mitarbeiter hat. Unabhängig von dieser Klassifizierung ist einem Mitaussteller die Messeteilnahme als Logo-Partner oder als Business-Gast möglich. Hierfür gelten eingeschränkte Standnutzungsmöglichkeiten. Wenn nicht anders vereinbart, wird der Stand-Partner seine Exponate und seinen Arbeitsplatz am Vortag der Messe zwischen 15:00 und 17:00 Uhr auf dem Stand selbst aufbauen und startklar hinterlassen. Nur hierbei hat der Stand-Partner Gelegenheit, seinen Arbeitsplatz sicherzustellen und Auffälligkeiten rechtzeitig vor Messebeginn zu bemängeln, damit diese bis zum Messestart behoben werden können. trägt, im Rahmen der Messedurchführung und des HANNOVER-Standes, alle Kosten für die in diesen Unterlagen aufgeführten Services gemäß: Unser Leistungsangebot für Mitaussteller. Leistungen, die über die hier aufgeführten hinausgehen, wie z.b. Bestellung von Sonderflächen für Exponate, Pressefächer, kostenpflichtige Werbemittel, etc. gelten als Extra-Leistungen und bedürfen einer gesonderten Vereinbarung und werden ggf. gesondert berechnet. Absageklausel: behält sich das Recht vor, den Mitausstellern die Teilnahme an der jeweiligen Messe (CeBIT oder HANNOVER MESSE) abzusagen, wenn bis 8 Kalenderwochen vor Messebeginn die minimal erforderliche Teilnehmerzahl von 10 Mitausstellern für die jeweilige Messe nicht erreicht wurde. 2. LEISTUNGEN DER MITAUSSTELLER Allgemeines: Um sich auf dem HANNOVER-Stand präsentieren zu dürfen muss der Sitz des Unternehmens bzw. eine seiner Zweigstellen sich laut Handelsregistereintrag innerhalb der Region Hannover befinden oder in geschäftlichen Kontakt mit der Der Stand-Partner sorgt selbst für den Transport seiner Expo nate zum und vom Messestand und ist ebenfalls versicherungs technisch selbst verantwortlich. Bei Bedarf kann hierbei über einen Vertragspartner kostenpflichtig unterstützen (Extra-Leistung). Der Stand-Partner wird seinen Arbeitsplatz während der gesamten Messedauer von 9:00 bis 18:00 Uhr durchgängig mit Personal besetzt halten. Pro Arbeitsplatz ist prinzipiell nur eine Firma zugelassen. In Sonderfällen bereiten wir gerne ein kostenpflichtiges und auf den Eigenbedarf zugeschnittenes Konzept für die Messepräsenz vor (Extra-Leistung). Der Stand-Partner verpflichtet sich, Standpersonal, das nicht zur eigenen Firma gehört, zu melden und ggf. als Logo-Partner oder Business-Gast anzumelden. Mitaussteller mit dem Sonderpaket Logo-Partner können die Infrastruktur und Dienstleistungen des HANNOVER-Standes frei nutzen. Sie haben im Prinzip keinen Anspruch auf einen eigenen Arbeitsplatz bzw. Exponaten-Fläche, außer in Kooperation mit einem Stand-Partner.

11 RAHMENVEREINBARUNG FÜR DIE TEILNAHME AM HANNOVER-STAND SEITE 1 1 / 13 Das Mitaussteller-Sonderpaket Business-Gast ermöglicht die Nutzung des Kommunikationsplatzes im Rahmen der verfüg baren Kapazitäten für eigene Termine inkl. Lounge- und Garderobennutzung, Snacks und Bewirtung der eigenen Gäste mit Getränken während der gesamten Messe. Weitere Ansprüche sind ausgeschlossen. Der Mitaussteller bringt Messe-Namensschilder für die eigene Standbesatzung mit. Auf Wunsch kann die Fertigung von Standardnamensschildern mit Namen und Firmenlogo des Mitausstellers übernehmen. Namensschilder mit Logos von Unternehmen, die nicht offiziell auf dem Stand angemeldet sind, sind nicht zugelassen. und Mitaussteller verpflichten sich ab mindestens 4 Wochen vor Messestart und mindestens bis zur Be endigung der Messe zur gegenseitigen Verlinkung der jeweiligen Internetseiten. Zur Sicherstellung eines reibungslosen Verlaufs der Planungs- und Vorbereitungsphase wird seitens der Mitaussteller eine Person genannt, die als Vertretung jeweils zeitnah für Abstimmungen und gemeinsame Besprechungen zur Verfügung steht und fortan als Verantwortlicher für die Messeteilnahme fungiert. Zur Planung und Vorbereitung notwendiger Unterlagen und Informationen des Mitausstellers werden von dem genannten Messe- Verantwortlichen nach Anforderung jeweils unverzüglich zur Verfügung gestellt. Der Mitaussteller ist für die Vermarktung des HANNOVER- Standes als Gemeinschaftsstand mitverantwortlich. Für die Vermarktung seines eigenen Angebots, besonders in seinem Umfeld, ist er selbst verantwortlich. Der Mitaussteller zahlt an für die Nutzung des HANNOVER-Standes den auf dem Anmeldungsformular am Ende dieser Unterlagen genannten Teilnahmebeitrag. Dieser ist, wenn nicht anders geregelt, bis zu 6 Wochen vor dem jeweiligen Messestart in voller Höhe zur Zahlung fällig. Bei Absage seitens des Mitausstellers nach den oben genannten Terminen bei den jeweiligen Messen bleibt die Zahlungspflicht in voller Höhe bestehen bzw. wird der bereits gezahlte Beitrag nicht zurückerstattet. 3. ANMELDUNG, PREIS & SONSTIGES Ihre Anmeldung zur Messeteilnahme auf dem HANNOVER-Stand geschieht in zwei Phasen: 1) Als Bestätigung und schriftliche Anmeldung schicken Sie uns via Fax ( ) oder Mail das komplett ausgefüllte und vom Firmenverantwortlichen unterschriebene Formular: Verbindliche Anmeldung als Mitaussteller. Dieses beinhaltet Ihr Ein verständnis mit den in der Rahmenvereinbarung genannten Bedingungen, und dass Sie diese akzeptieren. 2) Ihre Messeteilnahme auf dem HANNOVER-Stand ist jedoch erst mit der Online-Eingabe Ihrer Unternehmensdaten in unserem Online-Portal gültig, da Sie sonst nicht berücksichtigt werden können. Ihre offizielle Anmeldung bei der Messegesellschaft ist erst möglich, wenn beide Formulare: schriftlich und online bei uns eingegangen sind. Eine Bestätigung Ihrer Anmeldung seitens erfolgt dann innerhalb einer Woche. Die genauen Preiskategorien bzw. Teilnahmekonditionen sind auf der letzten Seite dieser Rahmenvereinbarung: Verbindliche Anmeldung als Mitaussteller verzeichnet. Sonderkonditionen bzw. Frühbucherrabatte sind nur im Rahmen von verfügbaren Kapazitäten und bei Einhaltung der entsprechenden Fristen möglich. Um den Frühbucherrabatt zu erhalten, muss die Anmeldung für die CeBIT bzw. HANNOVER MESSE spätestens 4 Monate vor Messebeginn bei eingegangen sein. Die genauen Deadlines sind ebenfalls der letzten Seite dieser Rahmenvereinbarung: Verbindliche Anmeldung als Mitaussteller zu entnehmen. Langjährige Mitaussteller können den HANNOVER-Stand nicht nur als Standpartner sondern auch als Multiplikator unterstützen. Diese bekommen einen Rabatt-Bonus in Höhe von bis zu 500,00 auf die eigene Standbeteiligung. Der Bonus beträgt 250,00 für jeden neuen, dem HANNOVER-Stand unbekannten, erfolgreich vermittelten Stand-Partner und kann für maximal 2 Vermittlungen genutzt werden. Bei Interesse geben Sie den Wunsch als Multiplikator zu fungieren an, in dem Sie auf den Anmeldungsunterlagen an entsprechender Stelle das Wort ja einkreisen. Bei erfolgreicher Vermittlung wird Ihrer Firma der oben genannte Betrag automatisch bei Rechnungsstellung abgezogen.

12 VERBINDLICHE ANMELDUNG ALS MITAUSSTELLER SEITE 1 2 / 13 Hiermit bestätigen wir unsere Teilnahme als Mitaussteller auf dem HANNOVER-Stand. Wir haben die in der Rahmenvereinbarung erläuterten Konditionen gelesen und akzeptiert. Wir bestätigen hiermit zu diesen bekannten Konditionen unsere verbindliche Anmeldung für folgende Messe: Bitte zutreffende Kategorien einkreisen Messen CeBIT März 2015 HANNOVER MESSE April 2015 CeBIT & HANNOVER MESSE / Fair-Package Teilnahme- Frühbucher Standard Frühbucher Standard Frühbucher Standard konditionen (bis 01. Dez.) (bis 01. Feb.) (bis 15. Jan.) (bis 01. März) (bis 01. Dez.) (bis 15. Jan.) Junior-Partner 3.500, , , , , ,00 Senior-Partner 4.500, , , , , ,00 Logo-Partner 2.500, , , , , ,00 Sponsor-Partner 7.500, , , , , ,00 Business-Gast 500, ,00 500, ,00 750, ,00 Inklusive Extra-Fläche für Exponate von m² (CeBIT) und/oder à 250, netto/m². m² (HANNOVER MESSE) Wir möchten als Multiplikator fungieren: ja nein Bemerkungen WICHTIG Die Anmeldung ist nur in Verbindung mit der Online-Dateneingabe Ihres Unternehmens gültig: Firma Geschäftsführer (Name / Nachname) Messe-Verantwortlicher (Name / Nachname) Ort und Datum rechtsverbindliche Unterschrift / Firmenstempel Bitte faxen Sie dieses ausgefüllte Formular an die Nummer:

13 RAHMENVEREINBARUNG FÜR DIE TEILNAHME AM HANNOVER-STAND SEITE 1 3 / 13 Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Messeteilnahme mit uns auf dem HANNOVER-Stand. IHR ANSPRECHPARTNER José Germán Barrera Projektleiter Messen GmbH Vahrenwalder Straße Hannover Tel Fax

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