Anleitung. für Inventarbeauftragte. Inventarverwaltung an der Medizinischen Universität Graz

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1 Anleitung für Inventarbeauftragte Inventarverwaltung an der Medizinischen Universität Graz

2 Inhaltsverzeichnis 1 ERSTERFASSUNG INVENTARVERWALTUNG MEDONLINE Erforderliche Ausstattung Etiketten Scanner Laptop Verbindung Programm Daten Berechtigungen Mögliche Tätigkeiten Einstieg über MedOnline Ansicht Such-/Eingabefelder Durchführung Ersterfassung Ausscheiden von Anlagen im Rahmen der Ersterfassung Besonderheiten - Probleme Kein direktes Anbringen eines Etikettes möglich Fremde Raum-Nummer im MEDonline suchen Fehlende Raum-Nr Teil von TAGESGESCHÄFT Anschaffung Beschaffungsprozess Beschaffungsprozess/Workflow Beschaffung von Investitionsgütern und IT-Geräten Eine Anlage mit mehreren Modulen (Einzelgeräten) Gemeinsame Anschaffung mit einer anderen OE Vervollständigung der Daten im MEDonline (Etikett, Raum etc.) Ausscheiden von Anlagen Ablauf Formular Entsorgung Verschieben von Anlagen in andere Räume Übergabe von Gegenständen an eine andere Organisation Inventarbörse Inventur Organisatorisches 27 Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 2 von 27

3 1 Ersterfassung Inventarverwaltung MEDonline Mit Ersterfassung ist der Abgleich der vorhandenen Daten, die aus SAP (bei IT-Geräten aus der MSM-Datenbank) in das neue Inventarprogramm gespielt wurden, mit den vor Ort stehen Gegenständen gemeint. Dies umfasst zusätzlich das Anbringen der neuen Etiketten und die Raumzuordnung. Nach Abschluss der Ersterfassung ist die Vorgehensweise wie unter Punkt 2 Tagesgeschäft beschrieben. 1.1 Erforderliche Ausstattung Etiketten Es gibt 2 verschiedene Etiketten (für Eigentum Med Uni Graz und für Fremdinventar). Die von der Finanzbuchhaltung ausgeteilten Etiketten sind sicher durch den/die Inventarbeauftragte/n aufzubewahren. Verluste sind umgehend zu melden Scanner Bei mehr als 500 Inventargegenständen besteht die Möglichkeit einen Scanner zu verwenden (Leihgerät der Finanzbuchhaltung). Die Scanner sind dann später bei der Durchführung von Inventuren notwendig Laptop Es wird empfohlen die Erstaufnahme (aber auch spätere Inventuren) mit einem Laptop durchzuführen. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 3 von 27

4 1.1.4 Verbindung Sie haben folgende Möglichkeiten: Netzanschluss WLAN Hot-Spot (Smart-Phone) über Einstellungen WLAN Verbindung herstellen Breitband-Stick bzw. Anschluss im Laptop Fragen dazu richten Sie bitte an die 1.2 Programm Daten Die Inventardaten werden über eine Import-Schnittstelle aus SAP und der MSM-Datenbank in die Inventarverwaltung MEDonline übertragen. Es erfolgt einmal täglich eine Aktualisierung. Aus SAP kommen alle Daten der Anlagen, die aktivierungspflichtig sind. Daher werden GWG s nicht übernommen. Lediglich GWG s im IT-Bereich werden über die sog. MSM-Datenbank in die Inventarverwaltung überspielt. Bei IT-Gütern > EUR 400,00 erfolgt zusätzlich ein Abgleich zwischen SAP und MSM-Datenbank. In die Inventarverwaltung gelangen nur Inventargegenstände, die bereits aktiviert sind. Das heißt, erst wenn die Rechnung für die Anlage gebucht ist, ist die Anlage aktiviert und gelangt erst dann über die Schnittstelle in die Inventarverwaltung MEDonline Berechtigungen Grundsätzlich gilt: der/die Inventarbeauftrage/r sieht eigene Anlagen in eigenen Räumen fremde Anlagen in eigenen Räumen eigene Anlagen in fremden Räumen Alle Anlagen aber nur in der Übersicht Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 4 von 27

5 1.2.3 Mögliche Tätigkeiten Listen von Inventargegenständen einsehen und bearbeiten Suchen nach Inventargegenständen Einsehen und Bearbeiten von Inventardaten Erfassen der Inventar-Etiketten-Nummern Übergabe an eine andere Organisation Zuordnen von Inventargegenständen zu Räumen Übergabe in einen anderen Raum Inventargegenstände in der Inventarbörse anderen Organisationen zur Verfügung stellen Inventargegenstände zu Ausscheidung vorsehen und bearbeiten Instandhaltungsobjekte bearbeiten Fremdinventargegenstände erfassen und bearbeiten Inventur durchführen (nach Anweisung) Einstieg über MedOnline Eigene OE oder Abteilung im Organisationsbaum anklicken Unter Ressourcen anklicken Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 5 von 27

6 1.2.5 Ansicht Such-/Eingabefelder Basisfenster Durch Eingeben eines Suchbegriffs Hier werden alle Gegenstände angezeigt wo das Etikett bzw. die Raumzuordnung fehlt. Auswahlfenster: Auswahlfenster: Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 6 von 27

7 Durch Eingeben eines Suchbegriffs z.b. tisch kann die Suche eingeschränkt werden. Es ist kein * als Platzhalter erforderlich. Es besteht die Möglichkeit die Suche nach verschiedenen Kriterien einzuschränken: Bei der Suche nach IT-Geräten kann nach der GID-Nr. gesucht werden, die im Feld Hersteller (wurde für die GID-Nr. zweckentfremdet ) eingetragen ist. Dazu ist unter Suchbereich Herstellerfirma auszuwählen und mit Hochkomma zu suchen: Durch Klicken auf Suchen oder betätigen der Enter-Taste wird eine Liste der Inventargegenstände generiert, die den Suchkriterien entsprechen. Um alle Gegenstände der eigenen OE zu sehen, muss das Feld für den Suchbegriff leer gelassen werden. Die Ergebnisliste kann dann nach Räumen oder Inventarkonto sortiert werden. Um einzelne Gegenstände zu suchen kann die Anlagen-Nummer laut altem Etikett im Feld Suchbegriff eigegeben (oder eingescannt) werden. Die Anlagen-Nummer ist wie folgt einzugeben: Entweder nur mit den 8 Ziffern ohne vorangehenden Nullen und ohne die 4-stellige Unter-Nummer z.b oder mit 4-stelliger Unter-Nummer, jedoch mit / getrennt z.b /0001. Falls ein Gegenstand nicht im der Inventarbestand der eigenen OE zu finden ist, besteht die Möglichkeit diesen in der ganzen Uni zu suchen. Dazu ist der Haken bei zugeordnet zu fremden OEs zu setzen. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 7 von 27

8 Gegenstandliste Es besteht die Möglichkeit die Daten zu exportieren. Vorteil: Filtern und sortieren ist über alle Spalten möglich, außerdem werden alle Felder angezeigt auch die, die in der Gegenstandliste nicht angezeigt werden. Dazu auf klicken. Es erscheint die nachstehende Datei in csv-format. Zur weiteren Bearbeitung ist diese Datei unbedingt als Excel-Datei (.xlsx) abzuspeichern. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 8 von 27

9 Gegenstandliste - Detail Seite 1 Durch Anklicken eines Gegenstandes öffnet sich folgendes Fenster: Diese Daten kommen direkt aus SAP Pflicht: Nummer lt. Etikett eintragen Besitzerwechsel, wenn Gegenstand von einer anderen OE genutzt wird und in den Besitz übergehen soll. Auswahl über Drop-Down Pflicht: Raumzuordnung über Drop- Down wenn eigener Raum der OE sonst unter Raum (fremd) gemäß Raumbuch MEDonline Anzuklicken wenn Anlage auszuscheiden ist. Achtung: unterschiedliche Prozesse bei Ersterfassung und im Tagesgeschäft Es besteht die Möglichkeit ein Gerät welches nicht mehr genutzt wird, anderen OE s zu überlassen. Raum fremd Hier ist der Raum einer anderen OE einzutragen, wenn die Anlage in deren Räumen steht aber kein Besitzerwechsel stattfinden soll. Im Feld Raum fremd gibt es kein drop-down-menü, jedoch kann nur ein Raum eingetragen werden, der im MEDonline angelegt ist. Bei einer Falscheingabe kommt keine Fehlermeldung, jedoch bleibt das Feld nach dem Speichern leer. Nach dem Speichern erscheint der fremde Raum in dem Feld Raum mit dem Zusatz (fremd) Damit ist dieser Gegenstand mit dem Status vorgemerkt zum Verschieben in den Raum versehen und muss von der anderen OE bestätigt werden. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 9 von 27

10 Gegenstandliste Detail Seite 2 Garantie, Wartung, Instandhaltung Durch Anklicken auf hinterlegen. haben Sie die Möglichkeit Wartungs- und Garantiedaten zu Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 10 von 27

11 1.3 Durchführung Ersterfassung Ziel: Jedes im Inventarprogramm gelistete Inventar muss gefunden werden, mit einem neuen Etikett (QR-Code) versehen und einem Raum zugeordnet werden. Empfohlene Vorgehensweise: Raum für Raum durchgehen und aufgrund des alten Inventaretiketts das Inventar im MEDonline suchen. Es wird empfohlen die Erstaufnahme zu Zweit mit einem Laptop durchzuführen. Es kann auch mit Listen gearbeitet werden. Bitte jedoch bedenken, dass hier die Fehlerquote höher ist wegen Übertragungsfehlern. QR-Code-Etikett auf das Inventargut sichtbar kleben. Nummer lt. Etikett in das Feld Etiketten-Nr im Inventarprogramm eintragen Eigene Raum-Nr. auswählen und zuordnen. Bei eigenen Anlagen in fremden Räumen ist das Feld Raum (fremd) zu befüllen. Hier gibt es jedoch keine Auswahl. Daher im MEDonline unter Räumen die richtige Raum-Nr. heraussuchen und genauso manuell eintragen. Bitte nicht die Raum-Nr. lt. Türschild verwenden, sondern den Raum über MEDonline suchen. An den Kliniken wurden nicht alle Räume angelegt, daher sind dort sog. Dummy-Räume angelegt worden, die zu verwenden sind. Wenn ein physisch vorhandenes Inventargut nicht im Inventarprogramm der eigenen OE zu finden ist kann dies folgende Gründe haben: Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 11 von 27

12 Es hat ein altes Etikett der Med Uni Graz: Prüfen ob fälschlicherweise einer anderen OE zugeordnet. Dazu über das Basisfenster suchen. Es hat kein Etikett der Med Uni Graz: Entweder ist es ein GWG (nicht IT) oder Fremdeigentum. Dann ist keine Erfassung notwendig. Gegenstand einer anderen OE steht in den eigenen Räumen: Suche erweitern in dem zusätzlich in der Übersicht zugeordnet zu fremden OEs anhaken. In diesem Fall ist es aber wichtig im Suchfeld die Anlagen-Nummer o.ä. einzugeben, da sonst das Inventar der gesamten MUG angezeigt wird. 2 Möglichkeiten: Gegenstand bleibt im Eigentum der fremden OE. Der/die Inventarbeauftragte der anderen OE muß bei Raum fremd den Raum der OE eintragen wo das Gerät steht (stehen bleiben soll). Hier ist eine Abstimmung der Inventarbeauftragten der beiden OE s erforderlich. Zukünftig erscheint nach dem Speichern der in Raum fremd eigegebene Raum mit der Raum-Nr. + (Raum fremd) unter der Auswahl der eigenen Räume. Gegenstand soll ins Eigentum der OE übergehen wo der Gegenstand steht, sinnvoll bei Möbeln und IT-Geräten z.b. in der Wartingergasse Anschaffung erfolgte über die eine OE, Nutzung zukünftig dauerhaft durch die andere OE. Dann ist durch den derzeitigen Besitzer lt. Inventarprogramm die OE auszuwählen die den Gegenstand zukünftig besitzen soll. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 12 von 27

13 Eine Abstimmung zwischen beiden OE s ist sinnvoll! Die übernehmende OE bekommt die Info zur Übernahme und muss dies bestätigen: In der Übersicht unter Gegenstände zur Bearbeitung werden durch Anklicken die zu übernehmenden Gegenstände angezeigt und können dort bestätigt werden. Die übergebende OE kann solange diesen Vorgang wieder stornieren bis die Übernahme erfolgt ist. Wenn keiner der Gründe zutrifft ist eine Dokumentation in einer separaten Excel-Datei erforderlich mit folgenden Angaben: Name des Gerätes/Gegenstandes, Zeitpunkt der Anschaffung (ggfs. geschätzt), Hersteller, Lieferant, Serien-Nr. falls an der Anlage angebracht und sonstige wesentlich Informationen, die das Suchen erleichtern. Wenn ein Inventargut im Programm aufscheint, jedoch physisch nicht vorhanden ist, kann dies folgende Gründe haben: Inventargut steht in fremden Räumen recherchieren wo Gegenstand stehen könnte. Wenn gefunden, Etikett aufkleben und Raum unter Raum fremd Raumzuordnung vornehmen. Ggfs. Eigentümerschaft klären und Eigentümerwechsel vornehmen (bei Möbeln oder PC s sinnvoll) Inventargut wurde bereits verkauft oder entsorgt, jedoch nicht an die Finanzbuchhaltung gemeldet: Vorgehensweise siehe Ausscheiden von Anlagen im Rahmen der Ersterfassung. Inventargut wurde bereits in der Vergangenheit an eine andere OE übergeben, jedoch in der Anlagenbuchhaltung nicht geändert. Vorgehensweise: wie unter 2.4 Übergabe in eine andere OE beschrieben. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 13 von 27

14 1.4 Ausscheiden von Anlagen im Rahmen der Ersterfassung Hierzu bitte die beigefügte Excel-Tabelle verwenden. Die Daten sind vollständig einzutragen. Die Datei ist durch die/den InventarbeauftragteN an zu senden. Ein von der/dem Kostenstellenverantwortlichen unterschriebenes Exemplar ist per Hauspost an die Finanzbuchhaltung zu senden. setzen. Im Im Inventarprogramm ist der Haken bei zum Ausscheiden vorgesehen (Detail Seite 1) zu Nach Abschluss der sog. Ersterfassung erfolgt das Ausscheideprozedere über ein das neue Formular zur Ausscheidung von Inventar (siehe Punkt 2.2). Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 14 von 27

15 1.5 Besonderheiten - Probleme Kein direktes Anbringen eines Etikettes möglich Zum Beispiel: Software Umbauten Kleinstgeräte (Anbringung Etikett nicht möglich) Tierkäfige o.ä. (wegen ständiger Reinigung mit Hochdruckreiniger) Bestuhlung (wenn unter einer Inventar-Nr. zusammengefasst). Für diese Fälle ist ein Ordner anzulegen und von der/dem Inventarbeauftragten zu verwalten. Dazu gibt es eine Vorlage-Datei: Wenn für die oben genannten Fälle keine Raumzuordnung möglich wie z.b. bei Software kann der Raum verwendet werden in dem der Ordner mit den Etiketten aufbewahrt wird. Dabei sollte es sich um einen zentralen Raum handeln wo vorläufig keine Siedlung stattfinden wird (z.b. Sekretariat o.ä.). Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 15 von 27

16 1.5.2 Fremde Raum-Nummer im MEDonline suchen Unter Ressourcen Räume anklicken Standort und Geschoss auswählen Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 16 von 27

17 Es erscheint die Übersicht der Räume des Geschosses: Auf den roten Punkt des Raumes klicken der gewünscht ist. Es erscheint folgendes Bild mit der Raum-Nummer und allen Informationen zum Raum. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 17 von 27

18 1.5.3 Fehlende Raum-Nr. Bei fehlenden Raum-Nummern, die der eigenen OE zugeordnet sein müssten bitte per Mail an wenden. Dies gilt auch für fehlende Raum-Nummern im MEDonline Teil von. Wenn zwei oder mehrere Gegenstände (Module) unmittelbar zusammengehören, besteht die Möglichkeit diese in der Inventarverwaltung miteinander zu verbinden. Durch die Verbindung kann der einzelne Gegenstand alleine ausgeschieden werden. Daher ist die Empfehlung dies nur in wirklich notwendigen Fällen zu tun. Vorgehensweise: Es ist ein Hauptgegenstand zu definieren (Bsp.: /2007/0560). Beim Gegenstand, der Teil des Hauptgegenstandes sein soll (Bsp: /2007/559), ist im Feld Teil von die Inventar-Nummer des Hauptgegenstandes einzutragen. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 18 von 27

19 Nach dem Speichern erscheint unterhalb von dem Feld Teil von die Inventar-Nr. des Hauptgegenstandes. Durch Doppelklicken kommt man automatisch auf diesen Gegenstand. Im Hauptgegenstand ist kein weiterer Eintrag erforderlich. Es erscheint folgendes Bild mit Verweis auf die Teile die dem Hauptgegenstand zugeordnet wurden: Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 19 von 27

20 2 Tagesgeschäft 2.1 Anschaffung Beschaffungsprozess Beschaffungsprozess/Workflow Beschaffung von Investitionsgütern und IT- Geräten Siehe elektronischer Antrag und Doku im SAP-NetWeaver. Einstieg über MEDonline oder URL: Unter dem Reiter EveryWF Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 20 von 27

21 2.1.2 Eine Anlage mit mehreren Modulen (Einzelgeräten) Wenn eine Anlage aus mehreren Modulen besteht, muss dies im Beschaffungsprozess berücksichtigt werden. Die Bestellung und Rechnung müssen in Folge getrennt nach den einzelnen Geräten aufgegliedert sein. Damit können mehrere Anlagen-Nummern angelegt werden (Haupt-Anlage mit Unternummern). Wenn dies nicht geschieht kann nur ein Etikett geklebt werden. Dieses ist dann an der Hauptanlage angebracht, jedoch kein Etikett auf den Modulen. Wenn ein solches Modul mal an ein anderes Gerät angeschlossen werden sollte, kann dieses bei einer Inventur nicht mehr wieder gefunden werden. Wie unter Teil von. beschrieben können Gegenstände im Inventarprogramm verknüpft werden Gemeinsame Anschaffung mit einer anderen OE Dies ist in Abstimmung möglich. Bei einer Teilung von 50/50 würde die Anlage geteilt und jede OE sieht ihren Anteil im Inventarprogramm mit einer anderen Unternummer. Der Gegenstand hat dann zwei Etiketten. Die Inventarbeauftragten der jeweiligen OE sind jeweils für ihren Anteil verantwortlich. Eine Abstimmung ist jedoch sinnvoll. 2.2 Vervollständigung der Daten im MEDonline (Etikett, Raum etc.) Die Daten eines neu angeschafften Gegenstandes stehen erst mit der Aktivierung im SAP (=Buchung der Rechnung) zur Verfügung. QR-Code-Etikett auf das Inventargut sichtbar kleben. Nummer lt. Etikett in das Feld Etiketten-Nr im Inventarprogramm eintragen Eigene Raum-Nr. auswählen und zuordnen. Bei eigenen Anlagen in fremden Räumen ist das Feld Raum (fremd) zu befüllen. Hier gibt es jedoch keine Auswahl. Daher im MEDonline unter Räume die richtige Raum-Nr. heraussuchen und genauso manuell eintragen. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 21 von 27

22 Bitte nicht die Raum-Nr. lt. Türschild verwenden. Siehe auch Punkt Fremde Raum-Nr. im MEDonline suchen An den Kliniken wurden nicht alle Räume angelegt, daher sind dort sog. Dummy-Räume angelegt worden, die zu verwenden sind. 2.3 Ausscheiden von Anlagen Ablauf *) gleiche Regel wie beim Beschaffungsantrag für Investitionen und IT-Gütern Formular Das Formular ist im MEDonline unter Formulare abrufbar und zukünftig ausschließlich zu verwenden (Ausnahme: Ersterfassungszeitraum) Formular vollständig ausfüllen (siehe nächste Seite) Ausgefülltes Formular ausdrucken Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 22 von 27

23 Wenn IT-Gerät: Unterschrift IT-PartnerIn, wenn Kauf: Ja: Unterschrift KäuferIn Unterschrift Inventarbeauftragte/r und Verantwortliche/r Kostenstelle/Innenauftrag Zusätzlich bei IT-Gütern: Wenn Gerät ins IT-Lager verbracht bzw. durch IT verschrottet werden soll, ist eine Kopie des Formulars auf das Gerät zu kleben! Wenn Geräte an MitarbeiterInnen/Studierende etc. verkauft werden sollen, ist eine vorherige Abstimmung mit der IT, Robert Schröttner (Vertretung Simone Poier) erforderlich. Der zu zahlende Betrag wird durch diese o.g. Person bekannt gegeben. Einzahlung des vereinbarten Betrages in die Handkassa des Institutes bzw. der OE oder direkt bei der Hauptkassa (Wartingergasse 43/11 bei Franz Rauch, zwischen 08:00 und 12:00 Uhr mit Voranmeldung) unter Vorlage dieses Formulars. Formular muss durch den/die Führer/in der Handkassa bzw. Kassa gegengezeichnet werden, eine Kopie gehört als Beleg in die Kassa. Folgende Punkte gelten für alle: Ausgefülltes, unterschriebenes Formular einscannen. setzen. Im Inventarprogramm ist der Haken bei zum Ausscheiden vorgesehen (Detail Seite 1) zu Per an senden. Folgender Betreff ist zwingend anzugeben (ausschließlich ohne weitere Angaben): #Ausscheiden Unbedingt pro Ausscheidungsformular eine separate schicken! Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 23 von 27

24 Sobald die Anlage durch die Finanzbuchhaltung im SAP ausgeschieden wurde, ist sie in der Inventarverwaltung am Folgetag nicht mehr im Bestand. Achtung, während des Ausfüllens mit der Tab -Taste in das nächste Feld springen oder mit Mausklick, keinesfalls mit enter bestätigen! Button Prüfen: nach allen Eingaben drücken. Fehler werden gelb angezeigt. Achtung: Erster Ziffernblock IP- Adresse ist immer Gelb. Anlagen-Nummer + Unternummer sind verpflichtend einzugeben. Auswahlfenster Bei Klick auf IT-Gerät gehen nachfolgende Fenster auf: Bitte unbedingt ausfüllen! KAGes-Client-Name nur wenn im KAGes-Netz angeschlossen. Vollständige IP-Adresse über die Auswahl eingeben. Unterschrift IT-PartnerIn erfolgt nach vollständig ausgefülltem Formular Wenn Interesse an Kauf bestehen sollte, ist der Preis vorab mit der IT Herrn Schröttner abzustimmen. Betrag in Feld Summe eintragen (ohne Komma und Nachkommastellen) Unterschrift Käuferin erfolgt nach Ausdruck des ausgefüllten Formulars Dieser Abschnitt ist nicht auszufüllen und nur für die IT bestimmt Vorname und Name des/der Inventarbeauftragten eintragen, Unterschriften erfolgen nach Ausdruck. Ausgefülltes Formular kann unter anderem Namen abgespeichert werden um die eingegebenen Daten zu erhalten. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 24 von 27

25 2.3.3 Entsorgung Die Entsorgung von IT-Geräten wird durch die IT durchgeführt und ist im Ausscheideprozess geregelt. Bei Anschaffung von Ersatzgeräten ist der Entsorgungsprozess im Rahmen des Beschaffungsantrages für Investitionen geregelt. Die Entsorgung von Elektroschrott an der Vorklinik erfolgt über den vorhandenen Elektroschrottcontainer. Bei Fragen zur Entsorgung von Gegenständen, die nicht IT betreffen können Sie sich an wenden. 2.4 Verschieben von Anlagen in andere Räume Innerhalb der OE muss geregelt werden, dass Anlagen nicht in andere Räume verbracht werden dürfen, ohne dass die/der Inventarbeauftragte informiert wurde. Es hat dann die Änderung der Raum-Nr. im Inventarprogramm unter Detail Seite 1 durch den Inventarbeauftragten zu erfolgen. 2.5 Übergabe von Gegenständen an eine andere Organisation Die Übergabe in eine andere OE erfolgt durch Auswahl der OE (Besitzer) Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 25 von 27

26 2.6 Inventarbörse Es besteht die Möglichkeit ein Gerät, welches nicht mehr genutzt wird, anderen OE s zu überlassen zur Inventarbörse anmelden anhaken und klicken. Zur Inventarbörse anmelden gilt jedoch nur für eine Nutzung einer anderen OE. Verkauf an Dritte oder privat ist der Ausscheideprozess anzuwenden. 2.7 Inventur Laut Wirtschaftsprüfer der Med Uni Graz (dzt. PWC Graz) ist eine jährliche Inventur zum Rechnungsabschluss nicht erforderlich sondern nur alle drei Jahre. Sie kann auch während eines Jahres durchgeführt werden und muss nicht zum Bilanzstichtag erfolgen. Folgende Vorgehensweise wird daher festgelegt: In Rotationen von 3 Jahren sind Inventuren durchzuführen. Die Termine werden von der Finanzbuchhaltung festgelegt. Es wird ein Zeitrahmen von 3 Monaten vorgegeben. Inventurtermine an den Kliniken werden mit dem Finanzmanagement am Klinikum abgestimmt. Die entsprechende Hardware (Lesegeräte etc.) wird durch die Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt. Die Inventur wird für eigene Anlagen in eigenen Räumen und für eigene Anlagen in fremden Räumen durchgeführt. Wird eine Anlage nicht gefunden besteht die Pflicht den Verbleib zu klären. Es gibt die Möglichkeit der Suche über das Gesamt-Inventar der Med Uni Graz zu suchen. Die genaue Inventuranweisung und Doku erfolgt durch die Finanzbuchhaltung in Abstimmung mit dem/der Inventarbeauftragten. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 26 von 27

27 2.8 Organisatorisches Zukünftig werden halbjährlich alle Inventarbeauftragten zu einem Jour-Fixe zusammen kommen. Änderungen/Neuerungen werden per ausgesendet. Änderungen der Inventarbeauftragten sind umgehend an zu schicken. Dabei ist zu beachten, dass die bisherigen Verantwortlichen oder deren StellvertreterInnen alle Informationen weiterzugeben haben und eine ordnungsgemäße Übergabe gewährleisten müssen. Erstellt von: Barbara Wiesner Stand: (Version 2) 27 von 27