MESSE PLANUNGS CHECK. Checklisten für die Planung Ihres Messeauftrittes

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1 MESSE PLANUNGS CHECK Checklisten für die Planung Ihres Messeauftrittes

2 VORWORT Der fairfrm-messeerflgscheck richtet sich an Unternehmen der Institutinen, die Messeauftritte als grundlegende und bewährte Maßnahme in ihren Kmmunikatins- und Marketingmix einbeziehen. Vr allem für Marketingleiter und den Messe-Prjektverantwrtlichen bietet er gute Hinweise dafür, wie ein Messeauftritt kmmunikativ und wirtschaftlich ein Erflg werden kann. Aufgrund der Kmplexität und Unterschiedlichkeit vn Messeauftritten und der damit verbundenen Kmmunikatins- und Unternehmensziele können die Hinweise und Checklisten nur eine grundsätzliche Orientierung bieten. Die Mitarbeiter der fairfrm GmbH beraten Sie gern weiterführend und unverbindlich. INHALTSVEZEICHNIS S.4 Vrbereitungsphase S.6 Planungsphase S.8 Durchführungsphase S.10 Nachbereitungsphase S.12 Zeitschiene S.14 Budget-Check-Up S.16 Adressen, Vrschriften und Genehmigungen t.: S. 3

3 VORBEREITUNGSPHASE Grundlegende Vrbereitungen Messeauftritt Messen und Messeplätze prüfen Messebeteiligungsziele definieren Messebeteiligung festlegen Zielgruppe definieren Wettbewerber beurteilen Kmmunikatinsstrategie definieren Ausstellungsmtt / Claim definieren Prjektverantwrtlichen für Messeauftritt festlegen Budgetrahmen definieren (s. a. BUDGET-CHECK-UP) Rahmentermin- und Ablaufplan erstellen (s. a. ZEITSCHIENE) Grundlegende Vrbereitungen Messestand Lage, Größe und Art der Standfläche definieren (Insel-, Kpf-, Eck-, Reihenstand) Standfläche reservieren / anmelden Art und Umfang der Fremddienstleistungen festlegen (z. B. Architekt / Designer, Messebauer, Grafiker, Caterer, Transprteur, Persnaldienstleister) Grbknzept erstellen Briefing Messebauer vrbereiten Messebauer / Standdesigner auswählen Überreginale AnkündigungsmaSSnahmen Direct-Mailing an bestehende Kunden Direct-Mailing an ptenzielle Kunden Persönliche Einladung durch Außendienst Spezielle Messeanzeigen in der Fachpresse Anzeige im Ausstellerverzeichnis / -katalg Eintrittskarten / Gutscheine Presseveröffentlichung Klassische Werbung mit Messehinweis Telefnaktin AnkündigungsmaSSnahmen vr Ort Plakatierung auf dem Messegelände / der Messehalle Redaktinelle Artikel in Messe- / Snderzeitung Anzeigen in Messe- / Snderzeitung Verteilung vn Einladungen auf dem Messegelände Zusätzliche MaSSnahmen Verteilung aktueller Brschüren zur Messe Verteilung vn Brschüren aus vrhandenem Bestand Bewirtung VIP-Snderbehandlung Gewinnspiele Werbegeschenke Presseknzept Presseeinladung Pressetermine / Presseknferenz Pressemappen Exklusivberichte S. 5

4 PLANUNGSPHASE Termin- und Ablaufplanung Messeauftritt Feintermin- und Ablaufplan aufstellen Pressetage Fachbesuchertage Publikumstage Snderveranstaltungen Snderpräsentatinen Kmmunikatinsmaßnahmen Festlegung der Kriterien zur Evaluatin des Messeerflges Messestand knkret Prdukt- bzw. Dienstleistungspräsentatin Ausstellungsprgramm Branding Grafikknzept Standarchitektur / -design Flächenaufteilung Präsentatinsflächen Besprechungsbereiche Bewirtungsflächen Nebenflächen (Bür, Lager, Küche, Persnal) Prduktunterstützende Maßnahmen Live-, Vide-, Multimediapräsentatin, interaktive Präsentatin Snstige Audi- / Videpräsentatin Grafik Specbards Snstige Infrmatinssysteme und Maßnahmen (Aktinen, Shws) Besucherfluss Cntent- und Sftwareeinsatz Lichtdesign Sunddesign Kmmunikatinsinfrastruktur >> Diebstahlsicherungseinrichtungen Möblierung Materialbemusterung Strmbedarf und snstiger Bedarf Knstruktinspläne Standbau Knstruktinspläne Displaybau Genehmigungsplanung Genehmigung bei Messe einhlen Verbrauchsmedien bei Messe bestellen Standbetriebs- und PersnalmaSSnahmen Persnaldispsitin Standbetrieb Standrdnung Persnalschulung Unternehmensrepräsentant Standleitung Prmter / Vertriebspersnal Pressebetreuung Catering Hstessen Technische Standbetreuung Standbewachung Reiseplanung Htelbuchungen für Persnal Bekleidung / Dresscde für Persnal Prspektmaterial / Give-aways Transprt Reinigung Ausstellungsversicherung abschließen S. 7

5 Messestand DURCHFÜHRUNGSPHASE Aufbau Messestand Integratin Medientechnik Prduktintegratin Einmessen Medientechnik Testläufe / Prbebetrieb Künstlerprben Standabnahme Crprate Identity Branding Specbards / Bildtafeln Prspekte Fragebgen Aktinshinweise Bekleidung Namensschilder für Standpersnal Standbetrieb / Kundenservice Mitarbeiterausweise Besuchererfassung Tägliche Reinigung / Müllentsrgung Sitzgelegenheiten Schreibutensilien Werbegeschenke Geländeplan Snstiges (z. B. erste Hilfe) Hilfsmittel für Standpersnal Catering Gesprächsleitfaden PC-Wrkstatin am Stand Adressen- und Orderlisten EDV-Unterstützung, Datenbank Hilfsmittel für Besuchererfassung ABC-Analyse Besucherfragebgen Minz-Pastillen Küchenkrdinatin Speisekarte Bewirtungsutensilien Bewirtungsräume Speisen Getränke Inventar Dekratin Lgistik Persnal Wasseranschluss / -abfluss Strm Technik Crew-Catering Künstler-Catering S. 9

6 Messestand NACHBEREITUNGSPHASE Abbau des Messestandes Gegebenenfalls Einlagerung EffizienzkntrllmaSSnahmen Messedkumentatin Bestandsaufnahme Ausstellungsgegenstände / Materialverbrauch Nachkalkulatin Rechnungsprüfung Auswertung Zielvrgaben Auswertung der Standbesuche / Fragebgen Umfragen nach der Messe Persnalbefragung / Manöverkritik Pressespiegel Nachfassaktinen Telefngespräche Kundenbesuche Snderbrschüren Besndere Werbeaktin Aktinsangebte Nachträgliche Medieninfrmatin Direct-Mailing an Kntakte aus der Messedatenbank Kriterien der Messeauswertung Quantitative Auswertung Kntakte pr Wirtschaftszweig und Branche Kntakte im Verhältnis zur Anzahl der Besucher pr Branche Kntaktanzahl nach Herkunft der Besucher Anzahl der Messebesucher pr Tag Qualitative Auswertung Kundenart (Altkunde, Neukunde, Interessent, Lieferant, wettbewerber, Presse, Jbsuchende) Interessenschwerpunkte Resnanz auf die Besucherwerbung Meinung der Mitarbeiter Kritik und Anregungen zur Standgestaltung Psitive und negative Stimmen der Besucher am Stand S. 11

7 ZEITSCHIENE Vrbereitungsphase Grundlegende Vrbereitungen Messeauftritt Unternehmensziele und Erwartungen festlegen Messeunterlagen anfrdern Budgetrahmen definieren und Budget freigeben Interne Krdinierung Prjektleitung ernennen Grundlegende Vrbereitungen Messestand Anmeldung / Zuteilung Standgröße festlegen Auswahl Messebaufirma Ankündigungsmaßnahmen überreginal und vr Ort Zusätzliche Maßnahmen Verteilung vn Brschüren VIP-Snderbehandlung Werbegeschenke Presseknzept Mnate vr der Messe 1 Durchführungsphase Grafik Beachtung der CI, Katalge / Prspekte in Auftrag geben Kmmunikatinsleitungen / Strm / Wasser anfrdern Standbetrieb / Kundenservice Auftrag Catering Mailings an Kunden / Einladungen Pressearbeit Hstessen-Briefing Ausstellerausweise / Namensschilder Hilfsmittel für Standpersnal Abnahmetermin mit Messebaufirma Messebeginn Besucherbefragung Erflgskntrllen Bebachtung der Mitbewerber Mnate vr der Messe Planungsphase Messestandsplanung knkret Briefing der Messebaufirma Expnateauswahl Grafikknzept Außenwerbung Präsentatin der Messebaufirma Standbetriebs- und Persnalmaßnahmen Standbesetzung festlegen Externe Mitarbeiter/Hstessen Briefing Standmannschaft Termin- und Ablaufplanung Messeauftritt Messekatalge-Eintrag Begleitende Werbemaßnahmen Mnate nach der Messe Messeende Gerdneter Abbau und Rücktransprt Nachbereitungsphase Nachfassaktinen Analyse der Beteiligung Nachbearbeitung / Kundenkntakte Effizienzkntrllmaßnahmen Unternehmensziele erreicht? Kstenerfassung und Dkumentatin Knsequenzen für die Zukunft Return n Investment feststellen Entscheidung über nächste Messe (Standgröße) Abschlussbericht S. 13

8 BUDGET-CHECK-UP Grundksten Standmiete Persnal / Hstessen Strm / Heizung Wasser Telefn / Internet Mietmöbel Snstige Mieten (Außenwerbung, Cntainer etc.) Messeausweise Parkplätze / Parkgebühren Reiseksten / Unterbringung Mitarbeiter Bekleidung Mitarbeiter / Hstessen Schulung Mitarbeiter / Hstessen Catering (Getränke, Speisen, Geschirr, Persnal etc.) Versicherung Bewachung Standreinigung Entsrgungsksten Ksten Standbau Entwurf Standbau Snderbauten Ausstattung (Küche, Garderbe, Lager, Schließfächer) Grafik Elektranlagen Audivisuelle Medien (Hardware) Transprtksten / Zll Auf- und Abbau Einlagerung Ksten Standausstattung Grafik (Layut, Prduktin, Kaschierung) Expnate (zzgl.transprtksten / Zll) Kmmunikatin (Funk, Telefn, Fax, Internet) Audivisuelle Medien Möbel, Geschirr Dekratin Außenwerbung Dkumentatin Snstige Ksten PR zur Messe Presseknferenz Anzeigen (Gestaltung, Schaltung) Einladungsaktinen Eintrittsgutscheine Kundenveranstaltung Mitarbeiterveranstaltung Shwacts, Events, Mderatin (Knzeptin, Künstler) Give-aways Genehmigungen (z. B. statische Berechnungen) Marktfrschung Reserve S. 15

9 ADRESSEN, VORSCHRIFTEN UND GENEHMIGUNGEN Die vllständige Abhandlung dieser Themen würde den Umfang des MessePlanungsChecks sprengen. Darum sind hier nur die wichtigsten Adressen, Vrschriften und Genehmigungen genannt. Alle Angaben hne Gewähr. 1. Interessenvertretung der Messewirtschaft Messeinteressierte aus dem In- und Ausland erhalten Infrmatinen und Beratung vn der AUMA der Interessenvertretung der Messewirtschaft. Wussten Sie, dass Messebeteiligungen durch Bund und Länder gefördert werden? Ausführliche Infs erhalten Sie hier: AUMA Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. Littenstraße Berlin Telefn: (030) Telefax: (030) Fachverband Messen und Ausstellungen Der FAMA ist ein Zusammenschluss vn Messe- und Ausstellungsveranstaltern, die in enger Zusammenarbeit mit beteiligten Behörden, Instituten, Verbänden und der Fachpresse stehen. FAMA Fachverband Messen und Ausstellungen e.v. c / Jhann Fuchsgruber Ann-Sant-Siedlung Obertraubling Tel.: Fax: FAMAB Verband direkte wirtschaftskmmunikatin e. v. Interessenvertretung der Messebau- und Eventbranche (Mitglieder aus den Ressrts Messebau-Fachunternehmen und Messebau-Regieunternehmen, Architekten, Designer, Messecnsulter, Systemhersteller, Mntageunternehmen, Messebaulieferanten, Marketingeventagenturen), die eine erflgreiche Zusammenarbeit mit Messegesellschaften, Behörden, der ausstellenden Wirtschaft und mit Eventkunden anbieten möchten. Auch Marktfrschung und Statistik gehören zum Angebt. FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskmmunikatin e.v. Design Service Events Berliner Straße Rheda-Wiedenbrück Telefn: (05242) Telefax: (05242) S. 17

10 ADRESSEN, VORSCHRIFTEN UND GENEHMIGUNGEN 4. Messe- und Ausstellungszahlen Statistische Angaben zu einzelnen Veranstaltungen liefert die Gesellschaft zur freiwilligen Kntrlle vn Messe- und Ausstellungszahlen. FKM Gesellschaft zur freiwilligen Kntrlle vn Messe- und Ausstellungszahlen Littenstraße Berlin Telefn: (030) Telefax: (030) Interessengemeinschaft Deutscher Fachmessen und Ausstellungsstädte Die Messegesellschaften vn neun Ausstellungsstädten (Drtmund, Essen, Friedrichshafen, Hamburg, Karlsruhe, Offenbach, Pirmasens, Saarbrücken und Stuttgart) haben sich zur IDFA zusammengeschlssen, u. a. um Ausstellern und Besuchern Hilfe anzubieten. IDFA Interessengemeinschaft Deutscher Fachmessen und Ausstellungsstädte Pstfach Essen Telefn: +49 (0) Telefax: +49 (0) Internatinale Messebeteiligung Eine ungehinderte internatinale Beteiligung und die Förderung vn Messen wird vn der Unin des Fires Internatinales unterstützt. UFI The Glbal Assciatin f the Exhibitin Industry 17 Rue Luise Michel F Levallis-Perret France Tel: (33) Fax: (33) Zll / Duane Auskünfte über die Zllfrmalitäten und die Zllbehandlung erteilt die GTAI Germany Trade and Invest - Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standrtmarketing mbh Hauptsitz Friedrichstraße Berlin T. +49(0) F. +49(0) S. 19

11 ADRESSEN, VORSCHRIFTEN UND GENEHMIGUNGEN 8. UVV (Unfallverhütungsvrschrift) Grundsätze der Präventin BGV A1 Darin befasst sich die Verwaltungs-Berufsgenssenschaft mit allgemeinen Vrschriften, die in jedem Betrieb zur Anwendung kmmen, z.b.: Allgemeine Arbeitssicherheit Pflichten des Unternehmers Pflichten des Mitarbeiters Betriebsanlage und Betriebsregelungen BGV C1 Die BGV C1 ist die Unfallverhütungsvrschrift der Veranstaltungs- und Prduktinsstätten für szenische Darstellungen. Die kmpletten Texte sind bei der Verwaltungs-Berufsgenssenschaft erhältlich: Verwaltungs-Berufsgenssenschaft Hauptverwaltung Deelbögenkamp Hamburg Telefn: (040) Telefax: (040) Versammlungsstättenverrdnung (VStättVO) Gemäß der Versammlungsstättenverrdnung sind bei allen Veranstaltungen zur Abwendung vn Gefahren für die öffentliche Sicherheit gewisse Mindestanfrderungen unbedingt zu beachten. Die Versammlungsstättenverrdnung wird vn den einzelnen Bundesländern in Anlehnung an die Landesbaurdnung geregelt und ist daher auch vn Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Vr allem bei den Brandschutzbestimmungen weichen die Anfrderungen vneinander ab. 10. GEMA und Urheberrecht Die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Ver vielfältigungsrechte) ist eine Verwertungsgesellschaft für musikalische Urheberrechte. Laut Gesetz sind Veranstalter verpflichtet, vr einer Veranstaltung mit Musik die förmliche Einwilligung der GEMA einzuhlen. Weiterführende Infrmatinen können hier angefrdert werden: GEMA Bayreuther Straße Berlin Telefn: (030) Telefax: (030) S. 21

12 Gesprächsntiz Adresse/Visitenkarte Hier Visitenkarte antackern Titel, Vrname, Name Firma Straße, Hausnummer Landeskürzel, PLZ, Ort Telefn Zusatzinfrmatinen Um welche Ebene/Abteilung handelt es sich einen bereits erfassten Kntakt und es sll nur ein Datenabgleich erflgen die Geschäfts- der Unternehmensleitung einkauf/beschaffung / Finanzen Marketing / Vertrieb Wenn für Sie relevant: Handelt es sich um einen Kunden einen Kperatinspartner einen Dienstleister / Lieferanten eine Agentur / Vermittler / Generalauftragnehmer snstiges Wer hat das Gespräch geführt? jawr anyruc heleck philwen janbr nrhab dnfin chrmh sebhaa jesbra Um welche unserer Leistungen ging es? Prdukte Service Für Branche Prduke A Service A Branche 1 Prdukt B Service B Branche 2 Prdukt C Service C Branche 3 Service D Branche 4 Service E Details / Ergänzung Bxen mit den Namenskürzeln der Vertriebs-MA helfen, später schnell und einfach ankreuzen zu können. Ankreuz-Bxen mit den Prdukten, Services der Leistungsbereichen erleichtern die Inhaltsangabe zum Gespräch. S. 23

13 fairfrm ist der perfekte Partner für Messe- und Ausstellungsbau vm kleinen Mdulstand bis zum Grßprjekt für Veranstalter. Dabei stehen wir Ihnen überall in Deutschland und weltweit als Dienstleister für Planung, Standbau und Umsetzung mit mehr als 30 Jahren Erfahrung zur Verfügung. Wir bieten Ihnen schnelle Planung und kurzfristige Umsetzung attraktives Design mit hchwertigen Oberflächen und individuellen Elementen wirtschaftliche und budgetfreundliche Paketangebte kmpetente und umsichtige Beratung versierte und zuverlässige Prjektabwicklung 30 Jahre Erfahrung auf relevanten deutschen und vielen internatinalen Messeplätzen plus ein glbales Netzwerk Wir freuen uns auf Ihr Prjekt! MESSEBAU AUSSTELLUNGSBAU attraktives Design wirtschaftliche Lösungen schnelle Planung und Umsetzung fairfrm GmbH Lichterfelder Weg Berlin www. fairfrm.de