Messetraining. Messeauftritte optimal nutzen. Ihr Webinar-Trainer: Bernd Braun. 1

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1 Messetraining Messeauftritte optimal nutzen Ihr Webinar-Trainer: Bernd Braun 1

2 Fragen an den Teilnehmerkreis Welche Rollen haben Sie im Rahmen von Messeauftritten inne? Zieldefinition Standleitung Zuständig für Logistik und Planung Mitglied des Messeteams ansonsten im Marketing Mitglied des Messeteams ansonsten im Außendienst Sonstige Aufgaben Messeteam Messeplanung 2

3 Die fünf wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Messeauftritts Um eine Messe für das eigene Unternehmen erfolgreich zu gestalten gibt es fünf Hauptstellhebel für das Messemanagement: Klärung und Kommunikation des Ziels, d.h. was wollen wir auf der Messe erreichen? Aufbau einer gut strukturierten und transparenten Planung. Motivation und Befähigung des Messeteams. Professionelle Nacharbeit um Kontakte in Aufträge zu verwandeln. Zielgerichtete und effiziente Gespräche des Standteams mit den (potenziellen) Kunden als die wichtigste Kernaufgabe. Nacharbeit Zieldefinition Verkaufsgespräch Messeteam Messeplanung 3

4 Am Anfang steht das Ziel 1. Das Ziel für die anstehende Messe leitet sich i.d.r. aus der Unternehmens- bzw. Marketingstrategie ab. Mit klaren Zielen können die Erfolge von Messen messbar gemacht werden. Die Ziele einer Messe beeinflussen die gesamte Planung und Ausrichtung des Messevorhabens. Klar kommunizierte Ziele geben dem Messeteam Orientierung. Durchdachte Ziele vermeiden Fehlinvestitionen und Frustration. Beispiele für gut formulierte Messeziele: Gewinnung von 150 Neukunden mit einem mittelfristigen Umsatz von Präsentation unserer neuen Produktlinie: Die neuen Produkte werden mindestens 50 % unserer Bestandskunden am Stand vorgestellt. Zusammenfassung: Ohne Ziel ist jeder Weg falsch! 4

5 Umfrage / Chat 1. Sind bei Ihrem letzten Messeauftritt den gesamten Standteam die Ziele so klar kommuniziert worden? 5

6 Ermittlung eines Messeziels 1. Beispielrechnung für einen Messeauftritt im Investitionsgüterbereich: Das Ziel der Messe war die Gewinnung von potenziellen Neukunden, die den gesamten Messeauftritt mittelfristig refinanzieren sollen. 1. Schritt: Herleitung der Anzahl neuer Kunden: Kosten für den kompletten Messeauftritt Kostendeckung bei einem zusätzlichem Umsatz von Durchschnittlicher Umsatz eines Neukunden Anzahl der zu generierenden Neukunden Schritt: Ermittlung der notwenigen Messekontakte mit Hilfe des Vertriebstrichters (von unten nach oben) Anzahl der Kontakte als Zielmarke Anzahl Qualifizierter Messegespräche Anzahl der notwendigen Außendienstbesuche Dafür notwendige Anzahl von Angeboten 25 Neukunden 6

7 Unterschiedlicher Auftritt für unterschiedliche Ziele 1. Vorbereitung Messeziel: Pflege Stammkunden Wer ist Stammkunde? Wie kommen die Stammkunden auf den Stand? Was soll vermittelt werden? Messeziel: Gewinnung von Neukunden Was ist ein Neukunde? Wie viele Neukunden sind notwendig? Welche Zielgruppe hat Priorität? Fokus Gesprächsführung Standbesetzung / Fähigkeiten Pflege persönlicher Kontakte, langfristige Kundenwünsche Geschäftsführung, Key Account Manager Hoher Durchsatz, schnelle Potenzialanalyse Verkäufer, Kontaktanbahner Standdesign Geschlossenes Design, Raum für persönliches Gespräch, Rückzugsmöglichkeiten Offenes Design, wenige Sitzgelegenheiten, Catering Buffet oder Vor Ort gekocht. Casinoniveau Wasser und Kekse 7

8 Planung ist mehr als die halbe Miete 2. Folgende Themenbereiche sind im Rahmen der Planung zu berücksichtigen: 1. Klärung des Ausstellungsumfangs (Produkte, Stand, Technik, Events). 2. Erstellung eines Terminplans von der Anmeldung bis zum Standabbau und der Nacharbeit (wer macht was bis wann). 3. Reservierung der notwendigen Hotelkontingente. 4. Erstellung eines Kostenplans und Festlegung des Messebudgets. 5. Planung der Werbung und Pressearbeit vor, während und nach der Messe. 6. Festlegung der Logistik für den Auf- und Abbau, Transport der Ausstattung. 7. Auswahl und gegebenenfalls Schulung des Messeteams. 8. Vereinbarung von Standgesprächen mit festgelegten Terminen. Tipp: Es bietet sich an, den Fortschritt der Planung fortlaufend in einem Regeltermin zu kontrollieren. 8

9 Auswahl und Vorbereitung des Messeteams 3. Fragen die helfen.. zur Auswahl des Messeteams: Wer bringt die notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen mit? Für welchen Mitarbeiter ist die Messe eine Entwicklungschance? Können Mitarbeiter durch die Teilnahme motiviert oder belohnt werden? zur Vorbereitung des Messeteams: Sind die Ziele und die Kernbotschaften bekannt und verinnerlicht? Besitzen die Teammitglieder die notwendige fachliche Fundierung? Sind die Kompetenzen zum Thema Gesprächsführung und Kundenhandling ausreichend vorhanden? Welche Qualifizierungs- und Trainingsbedarfe bestehen? 9

10 Sicherstellung der Motivation und Arbeitsqualität 3. Fragen die helfen.. zur Sicherstellung und Aufrechterhaltung der Motivation: Welche Anreize haben wir, um die Motivation zu erhöhen? Gibt es die Möglichkeit, dass sich Kollegen aushelfen / unterstützen? Haben wir genügend Möglichkeiten für Pausen? Haben wir genügend Kapazitäten, um zeitnahes Feedback zu geben? Wie sieht es mit unsere Lobkultur aus? Haben die Mitarbeiter einen Überblick über das bisher Erreichte? Gehen unser Führungskräfte mit gutem Beispiel voran? Werden die Mitarbeiter durch die Infrastruktur auf unserem Stand unterstützt? zu den Abläufe und den Prozesse während der Messe: Sind die Prozesse und Verantwortlichkeiten vor, während und nach der Messe definiert und kommuniziert? Gibt es eine Startveranstaltung ( Kick off ) und / oder einen Tagesabschluss ( Get together ) für jeden Messetag? 10

11 Umfrage / Chat 3. Welche zusätzlichen Maßnahmen zur Motivationssteigerung fallen Ihnen noch ein? 11

12 Die Gunst der Stunde nutzen 4. Zeitnahe Reaktion auf Kundenwünsche: In der Regel werden auf einer Messe nur Chancen erarbeitet und keine Umsätze realisiert. Um diese Chancen zu nutzen, muss das positive Moment einer Messe ausgenutzt werden. Das bedeutet, dass die notwendigen und mit den Besuchern vereinbarten Aktivitäten sehr zeitnah durchgeführt werden sollten: Versand der gewünschten Materialien und Unterlagen Besuche durch den Außendienst Telefonate durch Innendienst oder Fachabteilungen Dankesschreiben an alle Messebesucher Erfolge kommunizieren: Erfolgreiche Messeauftritte als Chance für Pressearbeit nutzen. Unternehmensinterne Kommunikation des Erreichten als Motivationsinstrument 12

13 Erfolge ausweisen und Erfahrungen sicherstellen 4. Erfolgskontrolle (Vergleich Plan-/ Ist- und ggfs. Vorjahreswerte): Auswertung der Gesprächsdokumentationen Analyse der Besucherzahl und struktur Erstellung einer Nachkalkulation: Bsp.: Was kostete ein Kundengespräch? Auswertung der Pressemeldungen Aus der Erfahrung lernen: Bewertung des gesamten Messeprozesses im Sinne einer Manöverkritik. Von der Planung bis zum Standabbau. Was behalten wir bei? Was machen wir bei der nächsten Messe anders? Einzelfeedback für die einzelnen Teammitglieder. Erstellung eines Abschlussberichts / Messereviews. 13

14 Aktive und passive Kontaktaufnahme Ein gut strukturiertes Messegespräch 5. Abschluss Angebot + Argumentation Perspektive Bedarfsanalyse Warm Up 14

15 Kontaktaufnahme Ansprechbarkeit signalisieren Blickkontakt anbieten 4-5 Meter: Kontaktzone 0,6 bis 1,5 Meter: Gesprächszone unter 60cm: Intimzone (tabu) Nicht den Rücken zuwenden Offene Körperhaltung Nicht aufdringlich sein 15

16 1. Warm UP Freundlich ansprechen Schnell: Kundenqualifizierung! Feststellen, ob Kunde und wir zusammenpassen Interkulturelle Unterschiede bei der Begrüßung respektieren So, wie ich starte, liege ich im Rennen! Offene, aufmerksame (empathische) Haltung einnehmen Mit einem freundlichen Lächeln beginnen Auf Kommunikationstyp achten Beziehungsebene vor Sachebene 16

17 2. Bedarfsanalyse Den individuellen Bedarf des Kunden ermitteln Durch Fragen, Zuhören und Reflektieren eine Brücke zu den Messeangeboten bauen Bedarf wecken, Möglichkeiten aufzeigen Kurz halten! Messe! Fragen und zuhören, statt reden Hier: Sachebene vor Beziehungsebene Notizen machen, Informationen festhalten (Messekontaktbogen!) Bedarf durch zielgerichtetes Fragen und kurzes Anpräsentieren wecken 17

18 3. Angebot und Argumentation Die zuvor ermittelten Kundeninformationen in das Angebot und die Argumentation einfließen lassen Bei der Argumentation auf Kundentyp und Motivation achten Messe: Nicht zu sehr in die Tiefe, sondern nach der Messe den weitergehenden Kontakt anstreben/einleiten Die Sprache, Worte und Formulierungen des Kunden verwenden Exponate direkt für Präsentationen verwenden Andere Besucher einbeziehen Nicht zu sehr in die Tiefe gehen 18

19 4. Perspektive aufzeigen Mehrwert des eigenen Angebots für den Kunden auf den Punkt bringen Ausblick und Perspektive visualisieren Messe: Auf Vertiefung und Fortsetzung des kurzen (!) Gesprächs nach der Messe ansprechen Visualisieren Bildhaft ausdrücken Eindeutig positives Gefühl rüberbringen 19

20 5. Abschluss Verbindlichkeit erreichen Entscheiden = festlegen, konkret werden, die Spreu vom Weizen trennen Nächsten Handlungs- Schritt festlegen Sichere (dominante) Haltung einnehmen Entschlusskraft zeigen Mit in die Verantwortung gehen Positive Entscheidung kurz bekräftigen NICHT zu lange! Der nächste Besucher erwartet Sie bereits! 20

21 Wichtige Tipps zum Verhalten auf einem Messestand Fragen und zuhören, verstehen, antworten. Nicht schon vorher wissen, was der Besucher will, sondern auf seine offenen und versteckten Wünsche achten. Seien Sie offen für neue Kontakte. Auch Besucher in Jeans und Turnschuhen können potenzielle Kunden sein. Und Studenten sind eventuell Ihre Kunden von Morgen Machen Sie zwischendurch kleine Pausen (möglichst vor der Halle) um sich körperlich wie geistig frisch zu halten. Sollten einmal keine Kunden am Stand sein, nutzen Sie die Zeit um organisatorische Dinge zu erledigen (Prospektständer, Kaffeetassen aufräumen etc.) Klären sie im Vorfeld, welche Kollegen welche Sprache sprechen um ausländische Besucher optimal zu betreuen. Ein gemeinschaftlich attraktives Aussehen (Kleidung, gepflegtes Auftreten) verleiht schnell Teamwirkung und Identifikationsmöglichkeiten für Besucher 21

22 Wichtige Tipps zum Verhalten auf einem Messestand II Vermeiden Sie, dass sich nicht mehr als zwei Mitarbeiter des Standteams unterhalten (keine Grüppchenbildung). Das wirkt nicht einladend Vermeiden Sie einen Kugelschreiber in der Hand zu halten. Er verleitet dazu, dass Sie damit während des Gesprächs herumfuchteln. Alkohol und Gewürze kann man riechen, also zwischendurch diskret Zähne putzen / Bonbons lutschen. Achten Sie auf die Signale, die von Ihre Körperhaltung: ausgehen: Verschränkte Arme vor dem Körper: Sprich mich nicht an Beide Hände in den Hostentaschen: Ich freue mich nicht unbedingt auf ein Gespräch Verschränkte Arme auf dem Rücken: Ich weiß eh alles besser. Besser: Eine Hand in der Hostentasche oder ein Prospekt in der Hand. 22

23 Bernd Braun, Managementtrainer & Business Coach Werdegang: Jahrgang 1971 Studium Betriebswirtschaft in Mannheim, Abschluss: Dipl. Kfm. Mehrjährige Tätigkeit als Management- und Strategieberater Mitglied der Geschäftsleitung bei einem mittelständischem Beratungsunternehmen Mehrjährige Tätigkeit als Trainer und Coach Ausbildung zum Systemischen Berater um Institut für systemische Beratung in Wiesloch (Dr. Bernd Schmid) Vorträge auf diversen Symposien und in Netzwerken Schwerpunktthemen: Beratung und Begleitung bei Veränderungsprozessen Teambuilding und Teamentwicklung Coaching von Führungskräften Optimierung von Vertriebsstrukturen und -prozessen Begleitung von Kooperationsprozessen Einführung von Projektmanagementsystemen Initiierung von Maßnahmen zur Organisationsentwicklung Managementtrainings Kommunikationsseminare Messetrainings / Kommunikationsberatung Kontakt: 23

24 Spannender Lesestoff für Standleiter, Standteam, Kundenberater: Skript: Powermessebriefing Training für Messeteams Inhalte: Kommunikation auf dem Messestand, aktive Kundenansprache, Gesprächsführung in Kurzform, Kundenqualifizierung, Messeziele, Tipps- und Tricks zum Verhalten auf dem Stand, Zusammenarbeit im Team, persönlicher, attraktiver Auftritt Erhältlich im Lorenz-Verlag Ausgewählte Fachbeiträge/Presse: 24

25 Die Website für professionelle Messeteams und Standleiter: Unser Arbeitssprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch. 25

26 Lorenz-Seminare Basisdaten: Team: 5 MA + 8 Vertragstrainer 15 Jahre Erfahrung Fundierte Ausbildung der Trainer International/ Trainingssprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch Begeisterte Teilnehmer Erfolgreiche Kunden Trainingskompetenz: Kommunikation: Gesprächsführung, Rhetorik, Präsentation, Moderation Verkauf: Grundlagen, Expertentraining, Management Messebriefing Führung Teamentwicklung BWL kompakt Erstklassige Referenzen!. 26

27 Kontaktdaten und Ansprechpartner Regine Lorenz Ausbildungsberatung und Projektmanagement Telefon +49 (0) Fax +49 (0) Lorenz-Seminare Personality & Competence Training Hauptstrasse 84 D Weidenthal 27

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