Checklisten. Checkliste Veranstaltung. Checkliste Ausstellungen Messen

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1 Checklisten Checkliste Veranstaltung Checkliste Ausstellungen Messen

2 1. Informationen über die Ausstellung/Messe Dokumentation von der Messe besorgen Unterlagen und Vertragsbedingungen genau studieren Informationen durch persönliche Gespräche mit der Messeorganisation beschaffen 2. Reservation der Standfläche/Standortkriterien Darauf achten, dass man im ersten Drittel der Laufrichtung vertreten ist, da die Aufmerk samkeit der Besucher gegen Ende enorm abnimmt Welche Nachbarstände sind vorhanden? > Sich nicht neben oder gegenüber von direkten Konkurrenten platzieren > Sich nicht zwischen oder neben sehr grossen und auffallenden Stände positionieren Sich auf der rechten Seite in Laufrichtung platzieren (80% Menschen beachten die rechte Seite viel mehr als die linke Seite) Sich überlegen, ob man einen Reihenstand (nach einer Seite offen), Eckstand (nach zwei Seiten offen), Kopfstand (nach drei Seiten offen), Blockstand/Inselstand (nach vier Seiten offen), Pavillon (ein sehr grosser Blockstand/Inselstand) mieten will > Meist sind die Stände, welche nach mehreren Seiten offen sind teurer, aber nicht immer! Sich überlegen, ob man einen Stand im Freien einrichten will Sich überlegen, ob man gar keinen Stand mieten will, sondern durch folgende Massnahmen präsent sein will: > Auflage von Prospekten > Plakate > Informationstheken > Abgaben von Informationsmaterial (Flugblätter) durch Promotionsteams usw. > Shows > Seminar- und Fachveranstaltungen Sich überlegen, ob man sich bei Besuchsmagneten wie WC, Bars, Restaurants, Messeinformationsdienste platzieren will Definition der Grösse der Standfläche > Hängt von den Standaktivitäten, den auszustellenden Produkten, dem Budget sowie den Kommunikationszielen ab Abklärung und Reservation der notwendigen Infrastruktur wie Stromanschlüsse (220V oder 380 V), Wasser/Abwasser, Telefonanschlüsse, Druckluft usw. Genau prüfen, was alles im Vertrag enthalten ist und was nicht > Installationen, Parkplätze, Eintrag ins Messeverzeichnis, Boden/Wände des Standes, Bewachung, Reinigung, Parkplätze, Aussteller- und Besucherausweise usw. > Reservation 6 Monate vor Messebeginn vornehmen Veranstaltungsablauf an Personal senden

3 3. Bestimmen der auszustellenden Dienstleistungen/Produkte Detaillierte Auswahl der auszustellenden Dienstleistungen/Produkte Prioritäten setzen Allenfalls eine Dienstleistung/einProdukt in den Vordergrund stellen und weitere mitlaufen lassen 4. Definition und Organisation der Standaktivitäten Präsentationen Audiovisuelle Vorführungen Testgeräte Animationen Wettbewerbe Besucherbetreuung Standbewirtung Degustationen usw. 5. Standeinrichtung Bestimmen der Standgestaltung Bei Bedarf Offerten bei verschiedenen Standbauern anfordern Standbauer bestimmen Einrichtungsgegenstände für die Präsentation der Dienstleistungen/Produkte festlegen Einrichtungsgegenstände für Aktivitäten am Stand festlegen Samaritervereine/-verbände: Das ZS stellt 2 Leih-Ausstellungswände zur Verfügung. Für weiteres Ausstellungsmaterial melden Sie sich bei 6. Transporte und Stauraum Transporte für den Stand, Einrichtungsgegenstände, Präsentationsmaterial, Werbematerial, Personal usw. organisieren Transportmittel innerhalb des Messegeländes Staumöglichkeit für Verpackungen und Reserve des Aussstellungmaterials 7. Versicherungen Prüfen ob Gegenstände, Material und Personen versichert werden müssen Samaritervereine/-verbände: Über einen Rahmenvertrag kann eine freiwillige kurfristige Inventar-Versicherung abgeschlossen werden (Beilage 1 zu ZO 273)

4 8. Personalplanung, Personalschulung Projektleiter/Standchef verteilt Aufgaben innerhalb des Messeprojekts Personelle Besetzung, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben bestimmen Information des Standpersonals Bestimmung und Verpflichtung von Hilfspersonal, Künstlern usw. Verhaltens- und Bekleidungsrichtlinien definieren Verpflegungs- und Übernachtungsmöglichkeiten abklären und reservieren Einsatzpläne erstellen Organisation der Parkmöglichkeiten 9. Organisation des Werbematerials Bestimmen des benötigten Werbematerials Beschaffung und Produktion des Werbematerials Wichtig! Visitenkarten-Vorrat des Standpersonals prüfen und allenfalls nachdrucken Anmelde-/Bestellformulare Werbegeschenke Laptops mit Internetzugang 10. Planung Kommunikationsmassnahmen vor der Messe Besuchereinladungen > Gratiseintritte versenden > Gutscheinaktionen, einlösbar am Messestand > Wettbewerbe Werbemassnahmen > Inserate > Direct Mail-Aktionen > Eintrag in Messekatalog > Nutzung Werbematerial (Plakate, Kleber, Broschüre) von Ausstellungs-/Messeorganisator (meist kostenlos) PR-Massnamen > Redaktionelle Beiträge im Vorfeld der Messe 11. Erreichbarkeit während der Ausstellung/Messe Telefon am Stand Handy Telefonliste mit den wichtigsten Nummern Liste der Handy-Nummern des Standpersonals

5 12. Kontrolle vor Ausstellungs-/Messebeginn Standaufbau gemäss Plänen und Vorgaben Alle Einrichtungsgegenstände vorhanden und funktionstüchtig Personal anwesend und instruiert Werbematerial vorhanden Getränke und Snacks vorhanden Kommunikationsmöglichkeiten: Telefon, Handy 13. Kontrolle während der Ausstellung/Messe Personalkontrollen > Verhalten, Kleidung, Erreichbarkeit Werbematerial Erste Erfolgskontrollen, Mitarbeitersitzung nach dem ersten Messetag 14. Organisation des Standabbaus Personal Transport Transportmittel innerhalb des Messegeländes Verpackungsmaterial Entsorgung Abfallmaterial 15. Kontrolle nach der Messe Termine wahrnehmen Interessenten kontaktieren Kontakt für die Unterstützung der Ausstellungs- bzw. Tel

6 Tipps, um Besucher in den Stand zu locken 1. Massnahmen vor der Messe Schriftliche, telefonische oder persönliche Terminvereinbarung > Einladung, Gutscheine Attraktionen, Shows, Präsentationen, Demonstrationen im Vorfeld der Ausstellung/Messe ankündigen Neuheiten, Aussergewöhnliches ankündigen 2. Massnahmen vor dem Eintreffen am Stand Präsenz im Messekatalog Plakate im Eingangsbereich Flugblatt- oder Gutscheinaktionen nach dem Eingang 3. Massnahmen beim Eintreffen am Stand Beim Eintreffen unmittelbar vor dem Stand: > Bestes Mittel: Anziehungsmagnet wie Präsentationen, Demonstrationen, Neuheiten, Shows, Attraktionen usw. > Wichtige Faktoren sind Licht (Menschen sehen dort hin wo es hell ist) und Geräusche > Achtung! Es gibt auch Anziehungsmagenete, welche fast nichts kosten wie z.b. ein Ständer mit Tragetaschen für das Prospektmaterial, welcher sich etwa 2 m in Standinnern befindet oder ein Früchtekorb z.b. mit Äpfeln usw. Beim Vorbeigehen am Stand: > Einen Grund geben, nicht vorbeizugehen > Verteilen von kleinen Geschenken oder Gutscheinen > Verteilen von Wettbewerbstalons, die im Stand ausgefüllt werden müssen > Im Weg stehen: Besucherstrom abbremsen, schräg zum Stand stehen (Trichter-Effekt, funktioniert vorallem wenn dies zwei Personen ausführen) > Auf keinen Fall den Eingang mit Personal blockieren: Das Personal steht entweder im Stand oder ausserhalb des Standes Geheimtipp: Eine Neuheit, Attraktion, etwas Aussergewöhnliches, etwas Originelles usw. plakativ am Stand ankündigen und einen Stehtisch mit weiteren Informationen darüber etwa 2 m im Inneren des Standes positionieren > Viele Besucher wollen sich z.b. über die Neuheit/Attraktion informieren und betreten den Stand > Bei dieser Gelegenheit können die Besucher konkret betreffend der Neuheit/Attraktion usw. angesprochen werden Olten, 2. März 2009 Schweizerischer Samariterbund Marketing vc [Checkliste Veranstaltungen]

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