Workshop. Messevorbereitung für Schülerfirmen

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1 Schüler- und Juniorfirmen Beratungsstelle c/o IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg Romäusring Villingen-Schwenningen Melanie John Fon: / Fax: / Dozent: Thomas Wege, Unternehmensberater und IHK-Dozent Workshop Messevorbereitung für Schülerfirmen

2 Workshop: Messevorbereitung für Schülerfirmen Messeziele Was sind Messen und warum werden sie durchgeführt? Was sehen die eigenen Messeziele aus? Messevorbereitung Messestand: Standarten & Funktionsbereiche Exponateauswahl und Standgestaltung Standbetrieb Anforderungen an das Standpersonal Teamarbeit Kommunikationsregeln und schwierige Gesprächspartner Tipps & Tricks Messenachbereitung Intern: Abschlussgespräch, Erfolgskontrolle und Messebericht Extern: Bearbeitung von Kundenanfragen und Messeaufträgen, Öffentlichkeitsarbeit Praktische Übung Das Kundengespräch am Messestand 1. Messeziele 2. Messevorbereitung 3. Messedurchführung 4. Messenachbereitung 5. Praktische Übungen Bildquelle:

3 1. Messeziele Was sind Messen und warum werden sie durchgeführt? Messen sind zeitlich begrenzte, wiederkehrende Marketing-Veranstaltungen, auf denen vorrangig Fachbesucher angesprochen werden. Auf ihnen können Messeanbieter ihre Produkte / Dienstleistungen zur Schau stellen, persönlich erläutern und verkaufen, neue Kunden gewinnen und bestehende Kontakte pflegen, Informationen austauschen und Kooperationen starten, Mitbewerber und deren Angebote analysieren, Werbung machen und den eigenen Bekannheitsgrad steigern. Messebesucher können sich intensiv informieren, z. B. über Waren / Dienstleistungen, die verschiedenen Anbieter und Preise, aktuelle Trends und Entwicklungen, Produkte und Dienstleistungen vergleichen, bestellen oder direkt kaufen.

4 1. Messeziele Wie sehen die eigenen Messeziele aus? *** Um das Erreichen von Messezielen überprüfbar zu machen, müssen die im Team besprochenen und festgelegten Ziele in meßbaren Größen ausgedrückt werden!!! *** Beispiele: Mindestens zehn Besuchergespräche pro Teammitglied und Tag, Schreiben von mind. acht Aufträgen auf der Messe Umsatz von 50 Euro oder mehr pro Messetag, Erfahrungs- und Informationsaustausch mit mindestens drei anderen Schülerfirmen, Verfassen einer Pressemitteilung mit Messefoto und Versand an die Regionalpresse, Veröffentlichung eines Messeberichtes auf der Homepage der Schülerfirma...

5 2. Messevorbereitung: Messestand - Standarten Welche Standarten gibt es? Der Reihenstand ist nur zum Gang hin offen, d. h. er grenzt an drei Seiten an Nachbarstände an. Er ist nur von einer Seite erreichbar. Der Eckstand befindet sich am Ende einer Reihe und ist zum Gang oder Quergang hin offen. Besucher können ihn von zwei Seiten erreichen. Der Kopfstand befindet sich am Ende eine Standreihe und grenzt mit nur einer Seite an die Nachbarstände. Er ist somit von drei Seiten erreichbar. Der Inselstand ist auf allen vier Seiten geöffnet und Besuchern somit ringsum zugänglich. Bildquelle:

6 2. Messevorbereitung: Messestand - Funktionen Der Messestand ist die Visitenkarte des Unternehmens. Er muss in Größe und Ausstattung der Bedeutung des Unternehmens entsprechen und seine Produkte ins beste Licht rücken. Jeder Stand muss eine Vielzahl von Funktionen erfüllen: Aufmerksamkeit, Orientierung, Atmosphäre, Präsentation, Kommunikation, Verkauf... Zahl und Größe der Exponate bestimmen den Platzbedarf und somit die Größe des Standes. Hierzu zählen: Präsentationsfläche Flächen für Exponate Flächen für Infotafeln Videoflächen Flächen für Vorführungen Flächen für Aktionen... Besprechungsbereiche Hierzu zählen: Sitzgruppen Kabinen Stehtische Standinformation Bewirtungsplätze Vortragsräume... Nebenräume Hierzu zählen: Büro Küche Lager / Prospektraum Garderobe Technische Nebenräume Personalräume Gepäckaufbewahrung Schließfächer...

7 2. Messevorbereitung: Exponateauswahl Die Auswahl der Messeexponate hängt vor allem von den Beteiligungszielen ab. Die Zuordnung Beteiligungsziel - Exponate kann zum Beispiel wie folgt aussehen: Ziel: Innovation & Design Anforderungen an Exponate: Ausstellungsgegenstände entsprechen dem aktuellen Stand der Technik und den aktuellen ästetischen Ansprüchen. Anforderungen an Neuentwicklungen: einwandfreie Funktionsfähigkeit praxisgerechte Einsetzbarkeit optisch ansprechend Ziel: Absatzsteigerung Anforderungen an Exponate: Alle Ausstellungsgegenstände müssen in relativ kurzer Zeit lieferbar sein. Ziel: Übereinstimmung von Werbeversprechen und Realität Anforderungen an Exponate: Technischer Fortschritt, Funktionen und Einsatzweise stehen in Vordergrund.

8 2. Messevorbereitung: Standgestaltung Die Standgestaltung soll die Aufmerksamkeit des Besuchers möglichst schon aus der Ferne erregen und bei näherer Betrachtung schnelle Orientierungshilfe bieten. Gestaltungselemente der Fernerkennung sind: Lage und Größe des Messestandes Positionierung des Firmenlogos Firmenspezifische, unverwechselbare Optik Gestaltungselemente der Naherkennung sind: Themenbezogene Beschriftungen & Grafiken Themenbezogene Lichteffekte Produktfarben Bildquelle: Elemente der Detailerkennung sind: Exponatsinformationen (direkte Zuordnung) Ergänzende grafische Darstellungen (z. B. technische Zeichnung) Audiovisuelle Präsentation (z. B. Beamer / Monitor)

9 3. Standbetrieb: Standpersonal Welche Anforderungen werden an das Standpersonal gestellt? Die Chancen für hohe Verkaufsresultate und neue Kontakte stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit der Motivation und Qualifikation des Standpersonals. Anforderungen an das Standpersonal: gepflegtes Äußeres theoretische & praktische Fachkenntnisse Kontaktfreudigkeit und Aufgeschlossenheit freundliches und sicheres Auftreten gutes sprachliches Ausdrucksvermögen gutes Personengedächtnis Anpassungsfähigkeit Flexibiltität und Belastbarkeit Reisefreudigkeit Fremdsprachenkenntnisse *** Messeeinsatz ist keine Belohnung sondern harte Arbeit! Gut qualifiziertes und richtig vorbereitetes Standpersonal trägt in hohem Maße zu einem erfolgreichen Messeverlauf bei! ***

10 3. Standbetrieb: Teamarbeit Eine gute und erfolgreiche Messemannschaft arbeitet als Team und stellt das gemeinsame Interesse über das individuelle Interesse. Das Teamwork in Sachen Messe beginnt bei den Messevorbereitungen, die Aufgabe aller Mitglieder der Schülerfirma ist, gilt für Aufbau, Standbetrieb und Abbau durch das Messeteam und endet nicht vor Abschluss der Messenachbereitung durch alle Firmenmitglieder. Schon bei der Zusammenstellung des Messeteams ist sicher zu stellen, dass die Chemie im Team stimmt und jedes einzelne Mitglied bereit ist: kollegial, hilfsbereit & zuverlässig zu handeln, Mannschaftsgeist und Disziplin zu beweisen. *** Als Messeteam repräsentiert ihr in erster Linie eure Schülerfirma, nehmt dabei aber auch Einfluss auf das Ansehen der euch betreuenden Lehrkräfte und das Image eurer Schule! ***

11 3. Standbetrieb: Kommunikationsregeln Auf einer Messe trifft das Standpersonal in kürzester Zeit auf unterschiedlichsten Kundentypen. Es ist daher wichtig, Grundregeln der Messekommunikation zu beachten und flexibel auf die verschiednenen Charaktere der Gesprächspartner reagieren zu können. Dem Messebesucher Kommunikationsbereitschaft signalisieren: Gebt eurem Besucher Zeit, sich auf eurem Messestand umzusehen, beobachtet, was ihn interessiert. Signalisiert Gesprächsbereitschaft oder sprecht ihn aktiv an. (kein Wegsehen, kein Zeitung- oder Prospektlesen, kein Lieber-mitden-Teamkollegen-ins-Gespräch-vertieft-sein...) ABER: Bei aller aktiver Gesprächsbereitschaft, Aufdringlichkeit tunlichst vermeiden! Dem Gesprächspartner richtig zuhören: Nehmt euch Zeit, eurem Gesprächspartner richtig zuzuhören, um anschließend auf seine Fragen freundlich, ruhig und gezielt eingehen zu können. Ansichten des Gesprächspartners akzeptieren, Zurückhaltung bei Eigenansichten: Auch wenn ihr die Meinung eures Gesprächspartners nicht teilt, akzeptiert sie und haltet euch mit euren eigenen Ansichten zurück. Nicht jeder Besucher legt auf euer Verkäuferurteil wert. Dem Gesprächspartner nie offen widersprechen: Wer seinem Gesprächspartner vorwirft, dass er irrt, erreicht nicht, dass der andere seinen Irrtum einsieht.

12 3. Standbetrieb: Schwierige Gesprächspartner Erkennungszeichen gibt sich gleichgültig und gelangweilt nimmt nicht am Gespräch teil kommt unvorbereitet macht sich keine Notizen Der Lustlose Was tun? direkt ansprechen, Blickkontakt halten nach Erfahrungen fragen, zeigen, dass man an seiner Meinung interessiert ist das Gefühl geben, dass die Meinung des anderen geschätzt wird Erkennungszeichen nimmt nicht am Gespräch teil ist ängstlich, unsicher & leicht zu irretieren wirkt schüchtern und sensibel taut im kleinen Kreise auf Der viel zu Ruhige Was tun? direkt ansprechen, nicht überraschen Zeit nehmen, so genannte offene Fragen stellen (Beispiele: Wie gefällt Ihnen das? Was schlagen Sie vor?) Erkennungszeichen gibt sich gleichgültig und gelangweilt nimmt nicht am Gespräch teil kommt unvorbereitet macht sich keine Notizen Der Oberflächliche Was tun? direkt ansprechen & Blickkontakt halten nach Erfahrungen fragen, zeigen, dass man an seiner Meinung interessiert ist und sie zu schätzen weiß

13 3. Standbetrieb: Schwierige Gesprächspartner Erkennungszeichen nicht offen für neue Dinge so wie es war, so soll es bleiben neue Methoden und Techniken widerstreben ihm er ist misstrauisch und unsicher Der Engstirnige Was tun? geduldig sein, ernsthaft nachfragen richtige Antworten bestätigen Vertrauen langsam aufbauen bitten, dass Sachverhalte auch aus einem anderen Blickwinkel betrachtet werden Erkennungszeichen will seinen Geltungsdrang befriedigen hat die einzig richtige Meinung weiß alles besser, unterbricht ständig zwingt anderen seine Meinung auf Der Besserwisser Was tun? Augenkontakt vermeiden, um nicht weiter zu ermuntern um Verständnis für andere Meinung bitten geschlossene Fragen stellen (ja / nein) Erkennungszeichen schaut auf andere von oben herab hält andere für unfähig und langweilig neigt zu Zynismus, Hohn und Spott genießt es, andere lächerlich zu machen Der Arrogante Was tun? ins Gespräch mit einbeziehen, aber keine Möglichkeit zur Selbstdarstellung geben keine direkten Fragen stellen von negativen Äußerungen distanzieren

14 3. Standbetrieb: Schwierige Gesprächspartner Erkennungszeichen aufbrausend, unbeherrscht, rechthaberisch widerspricht oft laut, unsachlich und ungefragt diskutiert so lange, bis er recht bekommt neigt stark zu persönlichen Angriffen Der Agressive Was tun? ruhig, freundlich und sachlich bleiben nicht in Streitgespräche verwickeln lassen verlangen, dass Widersprüche und Angriffe begründet werden Erkennungszeichen äußerlich meist freundlich und interessiert dabei ehrgeizig, egoistisch & rücksichtslos (typischer Mobber) geschickter Taktiker und Fragesteller Der Hinterhältige Was tun? ruhig bleiben Dritte in das Gespräch miteinbeziehen (z. B. Teamkollegen) Einwände vorwegnehmen Erkennungszeichen mit sich und der übrigen Welt unzufrieden ihm kann man nichts recht machen fühlt sich ständig benachteiligt Pessimismus und Selbstmitleid sind typisch Der Miesmacher Was tun? für Gesprächsbeiträge bedanken das Vorbringen negativer Aspekte dankend als Verbesserungsanregung annehmen Anerkennung geben

15 3. Standbetrieb: Tipps & Tricks Kümmert euch aktiv um eure Messebesucher aber denkt dabei auch an euch selbst und die Zeit nach der Messe. Registriert die Zahl eurer Standbesucher (zum Beispiel per Strichliste)! Fertigt nach intensiveren Besuchergesprächen aussagefähige Gesprächsnotizen an, in denen ihr Gesprächsinhalte, Anregungen, Kundenwünsche, Kontaktdaten und alles, was sonst noch wichtig ist oder sein könnte, vermerkt! Macht Fotos von eurem Messestand, euch selbst, der Messe und ihren Besuchern! (Bei Nahaufnahmen von Ausstellern, Besuchern etc. daran denken, vorher um Erlaubnis zu bitten.) Macht mal eine Pause (abwechselnd, nicht gleichzeitig). Seid auch selbst Messebesucher, knüpft neue Kontakte und informiert euch über neue Produkte und Trends, eure Mitbewerber usw. (abwechselnd, nicht gleichzeitig) *** Übrigens, das offizielle Messeende geben die Messeorganisatoren vor, nicht die Besucher. Selbst wenn kaum noch Besucher unterwegs sind, dürft ihr erst nach dem offiziellen Messeende mit dem Abbau eures Standes beginnen. ***

16 4. Messenachbereitung: Intern Führt unmittelbar nach Messeende ein Abschlussgespräch im Team und haltet die wichtigsten Impressionen, Erfahrungen und Anregungen fest, solange sie noch frisch im Gedächtnis sind. Erfolgskontrolle: Überprüft, ob ihr eure zuvor festgelegten Messeziele erreichen konntet. Ja! Nein. Herzlichen Glückwunsch! Woran lag es? Analysiert, warum ihr eure Messeziele nicht erreicht habt, haltet die Ergebnisse fest und berücksichtigt sie bei Vorbereitung und Durchführung eurer nächsten Messe. Erstellt einen firmeninternen Messebericht, in dem alle wichtigen Informationen zur Messe und eurer Beteiligung enthalten sind. Allgemeine Angaben: Messename, Ort, Zeit, Stand, Ziel der Messe, Besucherzahlen... Infos zu eurer Beteiligung: gesteckte eigene Messeziele, Messeverlauf, Zielerreichung... Anlage: Besuchererfassungsbögen, Gesprächnotizen, Checklisten, Fotos Messeziele 2. Messevorbereitung 3. Messedurchführung 4. Messenachbereitung 5. Praktische Übungen

17 4. Messenachbereitung: Extern Im Laufe einer Messe kommt es zu zahlreichen Kontakten mit Besuchern, Kunden, Sponsoren, Ausstellern, Jounalisten und anderen Interessenten. Um hier den Überblick zu behalten, sollten bereits während der Messe aussagefähige Gesprächnotizen erstellt werden, die es nach der Messe in Aktivitäten umzusetzen gilt. Hier einige Beispiele: Kontakte in eure Datenbank einpflegen Dankschreiben an alle registrierten Besucher Zusendung versprochener Angebote und Unterlagen (Preisliste, Produktbeschreibung...) Zusendung von Informationsmaterial (Flyer, Prospekte...) Nachfassaktion zu Kooperationsangeboten (eigenen/ fremden) Termine absprechen Muster versenden Aufträge bearbeiten Messeziele 2. Messevorbereitung 3. Messedurchführung 4. Messenachbereitung 5. Praktische Übungen

18 4. Messenachbereitung: Extern Messen sind Marketing-Veranstaltungen! Denkt daran, eure Messebeteiligung möglichst schon vor Messebeginn und auf jeden Fall nach Messeabschluss zu kommunizieren! Verfasst Pressemitteilungen um die Öffentlichkeit auf eure Messebeteiligung hinzuweisen und eure Geschäftsidee bekannt zu machen. Schreibt eure Kernaussage in die Überschrift und beantwortet die W-Fragen: Wer? Wann? Wo? Was? Wie? Warum? Schickt die Pressemitteilungen an die Redaktionen eurer Regionalpresse und denkt auch an eure eigene Schülerzeitung. Stellt einen webseitentauglichen Messebericht auf eurer eigenen Internetseite oder der Schulseite ein. Produktpolitik (P wie Product) Sortiment Kundendienst Verpackung Marken Innovation... Marketing-Werkzeuge (4-P-Modell) Preispolitik (P wie Price) Preis Rabatte Preisbündelung Zahlungsbedingungen... Distributionspolitik (P wie Place) Absatzgebiete Transportwege Transportmittel Direktvertrieb Logistik... Kommunikationspolitik (P wie Promotion) Werbung Corporate Design Merchandising Öffentlichkeitsarbeit Events Messen... Verarbeitet das Fotomaterial von der Messe nicht nur für Presse und Internet, nutzt es auch für Flyer, Plakate oder sonstige Werbematerialien. 1. Messeziele 2. Messevorbereitung 3. Messedurchführung 4. Messenachbereitung 5. Praktische Übungen

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