Die Nutzenpotenziale mobiler Unternehmenslösungen

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1 Nutzenpotenziale mobiler Unternehmenslösungen Der Wettbewerb fordert Realtime Enterprises : als Wettbewerbsfaktoren gewinnen Schnelligkeit und Flexibilität - in reifen Märkten - kontinuierlich an Bedeutung. Die Nutzenpotenziale mobiler Unternehmenslösungen sind vielschichtig. Konkret können der Personaleinsatz optimiert, die Material- und die Sachkosten reduziert, die Arbeitsabläufe beschleunigt, die Datenqualität erhöht und der Informationsfluss verbessert werden. Diese Effekte können den Unternehmenserfolg nachhaltig beeinflussen und den gewünschten Wettbewerbsvorteil bedeuten. Neue Konzepte zur Integration mobiler Mitarbeiter in die Unternehmenskommunikation sind dabei zwingend. Es reicht nicht mehr aus einen kleinen Kreis ausgewählter (i.d.r. hochbezahlter) Mitarbeiter mit Smartphones oder mobilen -Anwendungen auszustatten. Vielmehr werden integrierte mobile ERP-Lösungen, die weite Teile der zunehmend mobil arbeitenden Belegschaft adressieren, zwingend. Die elektronische Erfassung der Daten verbessert die Datenqualität, nicht nur durch die Vermeidung von Medienbrüchen. Die Verantwortung für die Dateneingabe gehört zum Tätigkeitsbereich der Aussendienstmitarbeiter. Sie verteilt sich nicht mehr auf mehrere Personen im Unternehmen. Die Datenqualität wird damit messbar verbessert und nutzbarer. Das mobile Zeitalter hat direkte Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse. Immer häufiger wird von Mitarbeitern erwartet, wichtige Aufgaben sofort zu erledigen und Entscheidungen ohne Zeitverzug treffen zu können ganz unabhängig davon, wo sie sich gerade aufhalten. Als Herstellerin der auf Microsoft Dynamics AX basierenden G.DAX Getränkelösung für Brauereien und Getränkegrosshändler stellt ZiBESO eine Vielzahl mobiler Anwendungen und die dafür passende Infrastruktur zur Verfügung. Eine davon ist der ZibAgent der mobile Zugriff auf aktuelle Geschäftsinformationen. Ihr Vorteil: Die nahtlose Integration in die G.DAX Lösung und somit eine Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse - jederzeit, überall und von jedem mobilen Endgerät (Mitte 2012 Android 4.0/ Ende 2012 ipad ios).

2 Mobiler Zugriff auf aktuelle Geschäftsinformationen: mit ZiBESO ZibAgent - jederzeit, überall und sicher Mit Mobility wird die Abwicklung von Geschäftsprozessen via Internet bezeichnet. Nahezu an jedem beliebigen Ort sind heute Internetverbindungen möglich. Angesichts beschränkter Speicher- und Rechenleistungen mobiler Endgeräte bietet sich eine webbasierte Bereitstellung von Anwendungen und Daten damit geradezu an. Mittels den daraus resultierenden mobilen Unternehmenslösungen können Prozesse auf drei Wegen optimiert werden: Erstens wird die Prozesskette, also die Abfolge von Schritten, in einem Prozess verkürzt, zweitens entfallen, aufgrund der durchgängig elektronischen Verarbeitung, Medienbrüche und drittens erhalten die Aussendienstmitarbeiter orts- und zeitnahe Informationen am Einsatzort. Die Chancen mobiler Unternehmenslösungen für die Prozessoptimierung zeigen sich deutlich, wenn der Informationsfluss traditionell organisierter Prozesse mit dem von mobilen Lösungen verglichen wird: Traditionelle Prozesskette mit ZibAgent gestützter Prozessfluss Die ZibAgent Prozessoptimierung bewirkt: Eine Einsparung von Prozessschritten, da Doppelerfassungen und Schritte zur Transformation der Daten zwischen Mitarbeiter und Backend-Systemen wegfallen Eine Vermeidung von Medienbrüchen, da die Daten direkt erfasst und angezeigt werden Die zeit- und ortsnahe Bereitstellung von Informationen. Fehlerquellen werden eliminiert Jederzeit Offline-Verfügbarkeit aller prozessrelevanten Daten

3 Auslegung ZibAgent Bei der Diskussion mobiler Unternehmenslösungen muss zwischen zwei Anwendungsbereichen unterschieden werden: Mobile Lösungen zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation Prozessoptimierung durch mobile Technologien FMC umschreibt das Zusammenwachsen von Fest- und Mobilfunknetzen. UC die Integration verschiedenster Kommunikationstechniken in einer Systemumgebung. Die mobile Lösung ZibAgent nutzt das Zusammenwachsen und die Integration der Kommunikation, um Geschäftsprozesse mit mobiler Technologie zu optimieren und einfacher zu gestalten. ZibAgent ist ein typisches Anwendungsszenario einer Hybridlösung. Die grosse Herausforderung bei der Realisierung von Hybridlösungen ist die Gewährleistung der Datenreplikation. Da sowohl auf dem Endgerät als auch auf dem Server Daten gehalten werden, ist eine zusätzliche Synchronisationskomponente mit entsprechenden Mechanismen zur Vermeidung von Redundanzen erforderlich. Die Vertriebsmitarbeiter des Aussendienstes müssen unabhängig davon, ob ein Mobilfunknetz beim Kundengespräch verfügbar ist auf möglichst aktuelle Informationen zugreifen können. Darüber hinaus sollen Daten, z.b. bei Vertragsabschluss, möglichst schnell an das Backend -System übertragen werden können. Die Lösung muss also autonom arbeiten und für einen möglichst aktuellen Datenabgleich sorgen.

4 Architektur ZibAgent Zentrales Element mobiler Unternehmenslösungen ist eine Client-Server Architektur, welche die einzelnen Komponenten also Kommunikation, Endgeräte, Anwendungen und Datenbanken - im Backend sowie im Aussendienst zu einer funktionsfähigen Gesamtlösung integriert. Ein FTP- Server als zentrale Middleware und die Client Software auf dem Endgerät übernehmen dabei zentrale Aufgaben auf der Präsentations-, Anwendungs- und Datenhaltungsschicht. Nutzen und Qualität einer mobilen Unternehmenslösung hängen keinesfalls nur von den Möglichkeiten der eingesetzten Endgeräte und der Mobilfunktechnologien ab. Im Gegenteil: Wesentliche Elemente sind die Anwendungs- Software (App) auf den Endgeräten, wie auch die Middleware (FTP). Das Management der Datensynchronisation zwischen dem mobilem Endgerät und dem Backend, die Abbildung der Geschäftslogik, die Regelung des Datenzugriffs, sowie die Sicherheitsaspekte, sowohl beim mobilen Nutzer als auch beim Datenaustausch, werden durch den FTP Server sichergestellt. Präsentationsschicht (Frontend) Regelungen für Informationsabruf oder die Dateneingabe Gestaltung des User Interface (UI) Anwendungsschicht Anwendungslogik und Session Handling zur Steuerung und Verarbeitung der Informationsabfragen sowie Prüfung von Daten auf Konsistenz und Plausibilität Businesslogik, insbesondere rollenbasierte Verwaltung der Zugriffs- und Informationsrechte Synchronisationsmechanismen zum Abgleich der Daten zwischen mobilem Endgerät und Backend bzw. zwischen Backend und Server Administrations- und Managementfunktionen, u.a. mit Templates für Gestaltung von Businesslogik und User Interface sowie Sicherheitsmechanismen und -regeln

5 Nutzen ZibAgent Der Nutzen einer mobilen Unternehmenslösung ist umso grösser, je genauer die auszutauschenden Informationen sind. So kann beispielsweise für einen Verkäufer die Möglichkeit entscheidend sein, mit Informationen aus dem Backend, auf das aktuelle Kaufverhalten des Kunden reagieren zu können. Umgekehrt können Unternehmen, mit einem ausgebauten Kundenservice oder Logistiktätigkeiten, durch permanenten Abgleich der Einsatzdaten den Aussendienst besser steuern. Nicht jeder Prozess ist für die Optimierung durch den Einsatz mobiler Unternehmenslösungen gleichermassen geeignet. Damit ist der Einsatz auch nicht für jede Branche gleich bedeutend. Am ehesten kommen für die mobile Prozessoptimierung Arbeitsabläufe in Frage, bei denen Einsatzkräfte vor Ort, auf immer ähnliche Weise, Daten für die Backend-Systeme erfassen, bzw. auf Informationen aus dem Unternehmen zurückgreifen. Um den Prozess sinnvoll auf mobilen Endgeräten abbilden und die Integration in das Backend, wie Microsoft Dynamics AX, mit vertretbarem Aufwand gestalten zu können, sollten zudem die auszutauschenden Informationen relativ standardisierbar und kategorisierbar sein. Die beiden Punkte lassen sich als mobiles CRM einstufen. Durch den Einsatz des ZibAgent wird der Personaleinsatz optimiert die Materialkosten und Sachkosten reduziert die Arbeitsabläufe beschleunigt die Datenqualität erhöht Daraus resultieren motiviertere Mitarbeiter Kosteneinsparungen Erhöhungen des Umsatzes verbesserte Kundenbeziehungen Beispiele hierfür sind Erfassung oder Abfrage von Kundendaten z.b. Adressen, Kontakte, Berichte, Umsätze (Mengen und Anzahl), Finanzsituation usw. Abfrage von Produktinformationen z.b. Beschreibungen, Bilder, Preise, Liefersituation Erfassen und Übermittlung von Bestellungen Besuchsplanung und Rapportierung, Informationen über Standorte und Routenplanung

6 Nutzen und Funktionen ZibAgent Der Nutzen mobiler Lösungen ist in den Branchen hoch, in denen Mitarbeiter mobil vor Ort beschäftigt sind und klar strukturierte Daten mit der Zentrale austauschen müssen. Beispielsweise: Grosshandel aller Art, z.b. der Getränkehandel Servicedienstleister mobile Wartungs- und Pflegedienste Logistikdienstleister In den verschiedenen Branchen können durch mobile Lösungen unterschiedliche Prozesse optimiert werden. Die Optimierung der Besuchsplanung und somit die Erhöhung des Leistungsgrades des Mitarbeiters spielen dabei eine immer wichtigere Rolle. ZibAgent unterstützt den Aussendienst mit dem entsprechenden Kartenmaterial und Alternativszenarien. Unternehmen wie z.b. der Getränkehandel, sind auf Ihre Mitarbeiter im Aussendienst angewiesen. Für Verkaufs- oder Servicepersonal steht die optimale Vorbereitung und Planung der Kundenbesuche im Vordergrund. Der on- oder offline Zugriff auf die Kundenhistorie ist dafür Voraussetzung. Hierbei kommen, gemäss CRM-Überlegungen, alle Ansprüche an die 360 Sicht auf den Kunden zum Tragen. Der ZibAgent setzt darum auch auf dem Datenmodell des Moduls der integrierten MS Dynamics CRM Lösung auf. Wer ist die wichtige Kontaktperson beim Kunden? Wann wurde der Kunde letztmals besucht und was wurde besprochen? Welche Produkte werden gekauft und wie entwickelt sich der Umsatz? Diese und weitere Informationen sind für den Verkaufsmitarbeiter von zentraler Bedeutung.

7 Nutzen und Funktionen ZibAgent Sämtliche, an einen bestimmten Kunden gelieferten Artikel werden mit allen wichtigen Daten im System gespeichert. Die Synchronisation mit Dynamics AX kann partiell erfolgen. Sofern eine normale WLAN-Verbindung vorhanden ist, dauert die Synchronisation von Kundendaten Artikeldaten Statistikdaten Artikelbilder nur wenige Minuten. Bei einem Kundenbesuch werden vielfach auch Bestellungen aufgegeben. Diese können direkt im ZibAgent eingegeben und bei einer vorhandenen WLAN-Verbindung sofort übermittelt werden. Die Bestellung wird in Dynamics AX eingelesen und nach Kontrolle in einen Auftrag umgewandelt. Für die Promotion von neuen Produkten ist es oftmals wichtig, dem Kunden ein Muster oder zumindest ein Bild zeigen zu können. Bei sämtlichen im System erfassten Artikeln kann z.b. ein Produktbild oder auch die Verpackungsform hinterlegt und gezeigt werden. Diese und einige weitere Funktionen stehen dem Aussendienstmitarbeiter mit ZibAgent der ZiBESO zur Verfügung. Haben wir Sie angesprochen? Vereinbaren Sie einen Termin für eine ZibAgent Demo. Wir Freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

8 Technische Daten und Einstellungen ZibAgent Software: ZibAgent App der ZiBESO AG für Android Betriebssystem 4.0 Hardware: Tablet PC s mit vorzugsweise ca. 10 Bildschirmdiagonale und Android 4.0 FTP Server: Dynamics AX ZiBESO G.DAX Einstellungen Von ZiBESO AG betriebene Serverumgebung für das Management der Datensynchronisation zwischen dem mobilem Endgerät und dem Backend, die Abbildung der Geschäftslogik, die Regelung des Datenzugriffs, sowie für Sicherheitsaspekte. Die in Microsoft Dynamics AX vorhandenen Daten werden mit dem ZibAgent synchronisiert und stehen dann offline zur Verfügung. Die Benutzerverwaltung wird ebenfalls in Dynamics AX verwaltet. Erweiterung der Funktionalitäten von Dynamics AX für die spezifischen Anforderungen der Getränkebranche. Im ZibAgent werden folgende Einstellungen vorgenommen: Zugriffsparameter auf den FTP Server Zu verwendender Kalender Synchronisationseinstellungen Offline Einstellungen Applikationseinstellungen ZiBESO AG Im Grossherweg Urdorf Schweiz Tel Fax