Managed Print Services Fleet- und Servicemanagement

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1 CSP Managed Print Services Fleet- und Servicemanagement

2 MPS Managed Print Service Was sind Managed Print Service - MPS? Die Unternehmen in Deutschland geben rund 34 Milliarden Euro jährlich für das Drucken von Unterlagen aus. Trotzdem können rund 70 Prozent weder Druckvolumen noch Druckkosten bestimmen. Der Einsatz von MPS macht die Druckinfrastruktur und deren Gesamtkosten in einem Unternehmen transparent und entwickelt auf dieser Basis optimierte Druckprozesse. MONITORING Drucker + MFP Tonerlevel Wartung + Vorschau Status und Alarme Hersteller MPS/FSM Supply Datenbank MPS/FSM Datenbank AUSWERTUNG Zählerstände/Klick-Volumen Deckungsgrad/Kosten pro Klick Tonerverbrauch/Statistik Benachrichtigung AKTION Servicesteuerung Supplysteuerung Netzwerkscan Druckererfassung Lokale Client Software Datenübertragung Zählerstände Informationen Lokales Kundennetzwerk WEB Auswertung AKTION Kostenabrechnung Kostencontrolling Betriebskonzept zur Überwachung, Pflege und Wartung von Drucksystemen durch betriebsinterne oder externe Serviceorganisationen Erhöhung von Geräteverfügbarkeit verbunden mit Kostenoptimierung durch Implementierung von effizienten Servicprozessen vom Drucker zur Serviceeinheit und zurück Prozessoptimierung und Transparenzsteigerung durch standort- und herstellerübergreifendes MPS-System Sammeln und Bereitstellen der gesamten Druckerinformation Automatische, prozessgesteuerte Anforderung bei Bedarf: Service, Wartung, Verbrauchsmaterial Transparenz bei der Kostenstellenabrechnung

3 Outputmanagement Lösungen Die Lösung als modulares Baukastensystem Fleet- & Servicemanagement (FSM) Das FSM kann sowohl zur Druckerüberwachung als auch zur Steuerung von Serviceeinsätzen genutzt werden. FSM ist herstellerübergreifend und stellt somit ein sinnvolles Tool für jede heterogene Druckerlandschaft dar. Servicemeldungen, Tonerschwellwerte, aber auch Klickvolumen sorgen für eine umfassende Transparenz und somit auch für Kostenoptimierung im Bereich Druckkosten und Geräte-verfügbarkeit. Flexibler, modulübergreifender Web-Client Die Bedienung des FSM Servers erfolgt einfach und benutzerfreundlich über einen WebClient. Das bedeutet Betriebssystem- und Plattformunabhängkeit. Über den FSM Webclient können alle Informationen und Stati der überwachten Drucksysteme eingesehen und verwaltet werden. Es können Berichte und Auswertungen erzeugt und eingesehen werden, Reaktionen der Software auf Ereignisse der Drucksysteme konfiguriert werden und eine integrierte Druckerüberwachung erlaubt den schnellen und detaillierten Überblick über den aktuellen Zustand aller überwachten Drucksysteme. Accounting Accounting kann ebenfalls eigenständig, aber auch in Verbindung mit allen anderen Modulen eingesetzt werden. In Ergänzung zum CSP Server als Printserver können auch neben der Windows-Welt Host- und AS/400-Druckdaten accounted werden. In Verbindung mit den berührungslosen Terminals können ebenfalls herstellerunabhängig multifunktionale Geräte mit erfasst werden. Follow 2 Print & Secure Printing Dieses Modul kann alleinstehend auch ohne weitere Module eingesetzt werden. Hierfür stehen berührungslose Kartenlesesysteme aller Normen zur Verfügung. Gleichzeitig kann jedoch auch Follow 2 Print über eine reine Webanwendung u. a. beliebige PDAs (z. B. Blackberry) vorgenommen werden. Eine Schnittstelle zum Accounting besteht, so dass selbige Technologie zum Abrechnen von B/W- oder Color-Kopien vorgenommen werden kann. Outputmanagement & Conditional Processing Regelbasiertes Umlenken von Druckjobs nach Volumen, Verfügbarkeit der Ausgabegeräte, Jobgröße, User-Name, File-Name, Druckqueue, SW oder Color Druck

4 FSM Fleet- und ServiceManagement Die FSM Client Software erfasst alle Drucker / MFP gerätespezifischen Informationen (Zähler, Toner Level, Alarme, etc.) im Netzwerk via SNMP in Intervallen. Diese Intervalle können je nach Typ der Geräteinformation, unterschiedlich konfiguriert werden. Kritische Informationen können sofort zur zentralen Server Software gemeldet werden. Auswertungen erfolgen am Zentralserver über einen Web Client. Die FSM Client Software wird im Netzwerk installiert (PC oder Server, keine dedizierte Hardware notwendig) und erfasst von den Druckern/MFPs alle erforderlichen Standardund Private MIB Informationen in einer temporären SQL Datenbank. Zählerstandsmeldungen und Tonerlevelmeldungen werden in frei definierbaren Intervallen an den zentralen Server übertragen Die Übergabe aller Druckerinformationen an die zentrale Datenbank erfolgt ohne Gefährdung von Kundennetzen direkt aus der SQL Datenbank mittels einer unidirektionalen Kommunikation zum FSM Server per oder XML-RPC. Der FSM Server speichert diese Informationen in einer SQL Datenbank. Die Kommunikationsintervalle zwischen Client Software und FSM Server können konfiguriert werden. Es können kritische Informationen definiert werden, die sofort zum FSM Server übertragen werden.

5 Outputmanagement Lösungen Feedback Printer, History, Toner low, Service etc. Hostsystem OS400 zos Linux Unix Windows ERP/SAP Daten Parser Fleet+Service Management Datenbank SNMP Walker Fleet + Service Management Conditional Processing Accounting Follow 2" Print + Rerouting Druckdaten Card Reader Job Ticket Accounting Datenbank x Budgets User, Pages, Simplex/Duplex, Color/SW Feedback Leistungsmerkmale Umfassendes, webbasiertes Tool zur Druckkostenermittlung und Geräteüberwachung Über SNMP Walker & private MIB Analyse können alle Druckermodelle herstellerübergreifend ausgewertet werden Mandantenfähigkeit (Global Hosting) und/oder dezentrale Datenarchivierung Übertragung der Device Information und Statusmeldungen ohne Gefährdung von Kundennetzen Einbindung vieler SQL-Datenbanken möglich Plattformunabhängiger Web-Client Überwachung und Steuerung multifunktionaler Drucksysteme (MFP) Follow 2 Print Funktionalität durch touchless Kartenleser XML (RPC) Schnittstelle zur universellen Anbindung von externen Programmen (embedded MFP Lösung) Erfassung lokaler Drucker inkl. Zählerstände via PC Client oder Datenparser Seitengenaues Abrechnen auch bei Druckabbruch durch SNMP/PJL Überwachung der Drucksysteme (Outputmanagement) Flexible und dynamische Reports mit wählbaren Inhalten wie beispielsweise Auswahl der spezifischen Zähler welche im Report ausgewertet werden sollen. Berechnung des Deckungsgrades nach Herstellerangaben zum Toner. Auslesen und Anzeigen der Gerätefeatures. Identifizierung der Drucker neben IP und MAC Adresse auch über Seriennummer. Einbindung von Toner Cartridges nebst Preisen zur automatischen Ermittlung der Tonerkosten pro Seite, bezogen auf den jeweiligen Deckungsgrad. Export und Import von herstellerspezifischen Tonerkartuschen-Preislisten nebst Herstellerangaben von Seitenkapazität und Deckungsgrad. Modulübergreifendes, einheitliches Web-Interface Reports können je nach Gerätetyp individuell angepasst und erstellt werden Alle Alarmmeldungen können automatisch als im CSV-Format aktiv an nachgelagerte Programme und Prozesse übergeben werden (u.a. automatische Generierung von Tonerbestellungen und Serviceeinsätzen)

6 Für alle Module ein einheitliches Web-Interface. Der Zentralserver ist mandantenfähig und kann auch kundenübergreifend zentral vom Dienstleister eingesetzt werden Individuelle Auswertungen werden über ein Web Client oder direkt durch SQLAbfragen ermöglicht Benachrichtigung aller Drucker Status- und Fehlermeldungen via frei definierbare Eskalationslevel Erinnerungs- und Wiederholfunktion des -Versandes Definition von Wartungsereignissen

7 Outputmanagement Lösungen Remote Monitoring aller Druckerzustände im Netzwerk Sämtliche Druckerstati oder SNMP Meldungen können nach Eskalationsklassifizierung via versendet werden. Der Anwender erhält im Kundenmonitoring eine Übersicht aller SNMP Fehlerzustände remote von seinem Arbeitsplatz aus gemeldet. Kritische Fehlermeldungen werden direkt via an die Servicestelle weitergeleitet und alle Informationen werden zusätzlich in der Druckerhistorie vermerkt. Über den globalen Kundenmonitor kann in die SNMP Druckerübersicht des jeweiligen Kunden in die jeweilige Druckerhistorie verzweigt werden

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