Fragenkatalog. Gilbert Kotzbek, a

Transkript

1 Lehrveranstaltung: Semester: LV-Leiter: Typ: SS08 Berger Fragenkatalog Verfasser:, a Anmerkung: Der folgende Text dient lediglich als Ergänzung der LV-Unterlagen und zusätzliche Hilfestellung bei der Prüfungsvorbereitung. Eine Garantie auf inhaltliche Korrektheit kann nicht gegeben werden. Außerdem handelt es sich um eine Rohfassung, welche nie ernsthaft korrigiert wurde. Aus diesem Grund kann auch keine Garantie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik gegeben werden. Des Weiteren setzt sich der Text aus eigenem und fremdem Gedankengut zusammen. Da es sich jedoch nicht um eine wissenschaftliche Arbeit, welche veröffentlicht wird, handelt, wurden so gut wie alle Regeln des korrekten wissenschaftlichen Arbeitens, insbesondere die Zitierregeln, missachtet. Missbrauch kann und wird auch nicht geduldet!

2 Ausgearbeiteter Fragenkatalog Was versteht man unter dem Begriff Projektmanagement? Projektmanagement ist die Summe aller Managementinstrumente zur Planung und Steuerung von Vorhaben. - Projektplanung (Projekt Start) - Projektcontrolling (Management der Diskontinitäten) - Management der Beziehungen - Projektabschluss/Evaluation Projektmanagement ist weiters der Geschäftsprozess eines projektorientierten Unternehmens. Was ist ein Projekt? Merkmale eines Projekts? Ein Projekt ist eine Aufgabe und hat folgende Merkmale: - Komplex - Eindeutige Aufgabenstellung und konkrete Zielsetzung - Zeitlich befristet - Mit Risiko verbunden (Einmaligkeit/Neuartigkeit) - Temporäre Organisation Unterschiedliche Komplexitäten von Projekte Typologie, Charakteristika Projekte können auf zwei verschiedenen Komplexitätsebenen unterschieden werden. - Sachliche Komplexität - Soziale Komplexität - Daraus ergeben sich vier verschiedene Arten von Projekten: - Standardprojekt o Sachlich und sozial wenig komplex o Projekte, die in ähnlicher Art bereits mehrfach durchgeführt worden sind o Stark formuliert o Hohe Anforderung an Qualität und Termintreue o PM Wissen: Fachwissen und Methoden, Dokumentation - Potentialprojekt o Sachlich hoch und sozial wenig komplex o Vorhaben, die grundsätzliche Möglichkeiten abklären o Bsp.: Konzeptionsprojekte, Einsatz neuer Technologien, Markterschließung o PM Wissen: Denken in Zusammenhängen, Analyse, Kreativität und Know How Zuwachs - Akzeptanzprojekt o Sachlich wenig und sozial hoch komplex o Klare Aufgabenstellungen o Schwieriges soziales Umfeld o Bsp.: Bauprojekte, Softwareeinführung o PM Wissen; Erkennen und gestalten von Umweltbeziehungen; Wirksames Projektcontrolling B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 2 von 13

3 - Pionierprojekt o Sachlich und sozial hoch komplex o Betreten inhaltlich wie soziales völliges Neuland o Oft mit Risiken und Betroffenheit verbunden o Sehr prozessorientierte Abwicklung o Bsp.: Einführung von Projektmanagement o PM Wissen: Gestaltung der sozialen Architektur und Prozesse; Umgang mit Risiken Betrachtungsobjekte des Projektmanagement Ein Projekt hat drei Betrachtungswinkel: Was, wie und wer? - WAS? Die Leistung die erbracht werden soll (Ziele, Betrachtungsobjekte, Leistungen) - WIE? Der Weg der Leistungserstellung (Teilprozesse, Projektstrukturplan, Arbeitspakete, Termine, Ressourcen) - WER? Die handelnden Personen und ihre Kommunikation (das soziale System, Rollen und Teamstruktur) Prozessorientiertes Projektmanagement Unterschied zur Objektorientierung? Bei dem prozessorientierten Projektmanagement wird ein Prozess Schritt für Schritt erarbeitet. Zuerst hat man das gesamte Projekt vor Augen, plant es und dann setzt man es Schritt für Schritt um. Beim objektorientierten Projektmanagement orientiert man sich an einzelne Objekte/Bereiche eines Projektes. Das Projekt wird in kleine Teilprojekte zerlegt, welche nicht nach einander abgearbeitet werden müssen und zeitlich von einander unabhängig sind. Grundsätzlicher Ablauf eines Projekts Teilprozesse - Beauftragungsprozess - Projektstart/Projektstart-Ideenentwicklung - Koordination (laufend) - Projektcontrolling - Management der Diskontinuität/Risikomanagement - Projektmarketing (laufen) - Projektabschluss (Abnahme) Betrachtungsobjekte des Projekts - Klärung des WAS der Projektplanung - Ganzheitliche Betrachtung des Projektes (Aspekte- zu realisierende Objekte) - Detaillierung als Basis für die Leistungsplanung sicherstellen (Objekte -> Prozesse) - Mind Map als Methode - Die Betrachtungsobjekte können in einem Objektstrukturplan dargestellt werden Abgrenzung Projektorganisation zu Linienorganisation - Projektorganisation o Temporär o Projektzielorientiert o Interdisziplinär B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 3 von 13

4 - Linienorganisation o Permanent o Tagesgeschäftsorientiert o Funktional/divisional Welche Organisationsformen gibt es in Projekten? - Einflussorganisation o Stabsfunktion ohne formelle Weisungsbefugnis, Beratungsfunktion - Reine Projektorganisation o Der PL hat formelle Kompetenzen; Team aus Abteilungen - Matrixorganisation o Linie und der PL teilen sich die Befugnisse Nennen Sie Erfolgskriterien bei Projekten - PM Know How - Motivation des Projektteams - Fachliche Qualifikation zur Erfüllung der Aufgabe - Qualität der Projektplanung - Entwicklung einer spezifischen Projektkultur Wann ist Projektqualität gegeben? - Wenn die Kundenerwartungen erfüllt sind - Wenn am Projektende die Ziele erreicht worden sind Die Projektqualität ist durch die Projektziele definiert und kann sich im Lauf des Projektes verändern. Was versteht man unter Auftragsklärung? Bedeutung? Die Auftragserklärung ist die Frage: - Was soll am Ende des Projektes erreicht sein? - Was soll konkret vorliegen? o Entwurf/Konzept o Realisierung/Umsetzung o Entscheidung/-vorbereitung Dabei gibt es unterschiedliche Konkretisierunggrade: - Wie soll es sein? - Was ist getan? - Was liegt physisch vor? Die Auftragsklärung ist auch dazu da, um den Auftraggeber zur Klarheit zu verhelfen. Objektstrukturplan und Betrachtungsobjekte - Schaffung einer gemeinsamen Sichtweise der zu erstellenden Objekte bei den Projektteammitgliedern und bei Vertretern der relevanten Umwelten - Listung nach Funktionen, Teilen, Aspekten - Teil der Leistungsplanung des Projektes B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 4 von 13

5 Bedeutung des Business Case für ein Projekt? Universität Wien Der Business Case ist ein Analyseinstrument des Projektmanagements. - Welche Kosten? - Welche Folgekosten? - Welcher Nutzen? Der Business Case ist ein Beitrag des Projekts zum Geschäftserfolg. Nennen Sie Instrumente der Analyse in der Vorprojektphase? - Projektreview - Business Case - Risikoanalyse - Stakeholderanalyse - Machbarkeitsanalyse - Projektwürdigkeitsanalyse - Nutzwertanalyse Durchführbarkeitsanalyse/Machbarkeitsanalyse (Vorgehen/Zielsetzung) - Sind wird in der Lage, die komplexe Aufgabenstellung zu lösen? - Formulieren von Schlüsselfragen - Standardisierung mittels Formular (Checkliste) Projektwürdigkeitsanalyse (Vorgehen/Zielsetzung) - Ist das Vorhaben ein Projekt? - Klärung der Art der Problemstellung o Programm (Mehrprojekt) o Projekt o Kleinprojekt/Maßnahme o Routine - Suche nach Entscheidungskriterien - Standardisierung mittels Formular Zielsetzung und Gestaltung des Projektstarts - Aufbau der Projektarchitektur - Contracting (PAG-Projektteam) - Zielsetzung: o Leistungen, die zu erbringen sind o Ressourcen, die gebracht werden o Termine, die einzuhalten sind - Grenzen des Projektes bilden und Zusammenhänge erkennen - Team bilden und im Team das Big Picture sehen und Aufgaben verteilen Zeitliche Abgrenzung Jedes Projekt hat einen eindeutigen Beginn und ein eindeutiges Ende. Man sollte grundsätzlich Termine immer mit Ereignissen koppeln. Das Hauptereignis kann nicht das Projektende sein. B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 5 von 13

6 Zeitlicher Kontext (Vorprojekt Nachprojektphase) Universität Wien - Vorprojektphase (Geschichte des Projektes klären, Ideenentwicklung ) - Nachprojektphase (Zukunft sichern, Weiterführung des Projekts?...) - Was passiert vor und nach dem Projekt? Sachlicher Kontext - Welche sonstigen Projekte und Initiativen unterstützen unser Projekt? - Wie passt das Projekt in die Strategie des Auftraggebers? Sachliche Abgrenzung: Ziele eines Projekts (qualitativ quantitativ), Formulierung von Zielen - Klärung was im Projekt drinnen ist (Ziele) und was draußen (Nicht-Ziele) ist. - Die sachliche Abgrenzung definiert den Sinn des Projektes. - Die strategischen Ziele werden durch die Operationalisierung zu Projektzielen. Diese teilen sich auf in qualitative (Indikator) und quantitative (Messgröße) Ziele. - Zielformulierung o S Spezifisch o M Messbar o A Attraktiv o R Realistisch o T Terminisiert o Qualität/Quantität o Nichtziele (Grenzen) Soziale Abgrenzung: Projektrollen (Aufgabe Verantwortung) PAG, PL, PTM, PMA, Projektcoaching, Projektorganigramm - Rollen und Teamstrukturen - Von der Linienorganisation zur Projektorganisation - Rollen mit Verantwortung und Kompetenzen ausschildern - Empowerment - Projektauftraggeber o Erteilt den Projektauftrag und erwartet das Projektergebnis o Stellt die Ressourcen bereit o Hat die strategische Verantwortung für den Projekterfolg - Projektleiter o Leitet und koordiniert das Projekt o Aufgaben: Planung, Koordination und Steuerung des Projekts o Befugnisse: Entscheidungen, Mitarbeiterwahl, Weisungskompetenz, Informationskompetenz o Verantwortung: Einstehen für die Folgen persönlichen Handelns, Handlungen und Unterlassungen in den Bereichen Ergebnisse, Termine, Sachmittel und Budget - Projektteammitglied o Aktive Mitarbeit bei der Planung des Projekts o Durchführung der vereinbarten Arbeiten in der vereinbarten Zeit mit den vereinbarten Ressourcen o Verbindliche aktive Teilnahme am Kommunikationsprozess B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 6 von 13

7 - Projektmitarbeiter o Übernahme von zeitlich abgegrenzten Aufgaben o Ist nicht im Projektkernteam, sondern im Subteam o Arbeit nicht während des ganzen Projektes mit - Projektcoaching o Der Projektcoach steht überhalb des Projektes und berät das Projektteam, greift jedoch nicht aktiv in den Projektablauf ein. - Das Projektorganigramm ist die graphische Darstellung der einzelnen Projektrollen und zeigt an, in welcher Beziehung sie zu einander stehen. Sozialer Kontext: Projektumweltanalyse - Management von Beziehungen, insbesondere bei Akzeptanz- und Pionierprojekten - Relevante Umwelten identifizieren: Personen, Gruppen, Subsysteme, die Einfluss auf das Projekt haben. - Projektteammitglieder vertreten individuelle als auch Interessen des Herkunftssystems - Die Projektumweltanalyse bewertet die einzelnen Umwelten des Projektes (kritische, fördernde, neutrale Umwelt) und setzt anschließend Strategien und Maßnahmen. Teile der Leistungsplanung und deren Bedeutung - Zielbildung - Betrachtungsobjekte (Objektstrukturplan) - Projektstrukturplan - Arbeitspakete - Aufgabenverteilung Objekt- vs. Prozessorientierung (Unterschiede Vor/Nachteile) der Leistungsplanung Der Projektstrukturplan kann objekt- oder prozessorientiert sein. Bei der Objektorientierung liegt das Hauptaugenmerk auf das Objekt selbst. Dieses Objekt wird unbeachtet von den anderen Objekten abgearbeitet. Bei der Prozessorientierung hat man einen linearen Verlauf, man folgt dem roten Faden konsequent durch das Projekt und arbeitet Arbeitspaket für Arbeitspaket das Projekt ab. Ein Nachteil ist, dass es bei zeitlicher Verschiebung eines Paketes, diese sich auf das ganze Projekt auswirkt. Projektstrukturplan (PSP) Der Projektstrukturplan ist prozessorientiert. Er besteht aus Hauptphasen, wobei die erste Phase immer das Projektmanagement ist. Die einzelnen Phasen beinhalten Arbeitspakete. Durch die Prozessorientierung werden alle Arbeitspakete nach einander abgearbeitet. - Hierarchische Darstellung - Festlegung der Hauptarbeitsphasen - Definition der einzelnen plan- und kontrollierbaren Arbeitspakete - PSP ist das zentrale Planungs- und Controllingsinstrument - Top down oder bottom up B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 7 von 13

8 Arbeitspakete und spezifikation - Untergliederung in Teilaufgaben und Arbeitspakete erfolgt prozessorientiert - Teilaufgaben und Arbeitspakete müssen so formuliert sein, dass ein klar abgegrenztes Aufgabenfeld umschrieben wird - Die Schnittstellen zwischen den Arbeitspaketen müssen eindeutig geklärt sein - Die Grenzen der Verantwortung müssen eindeutig formuliert sein. - Klärung und Beschreibung der durchzuführenden Arbeit im Projekt o Was ist zu tun? o Was nicht? o Welches Ergebnis wird erwartet? o Eventuelle Leistungsfortschrittsmessung - Arbeitspaketspezifikation nach Bedarf - Klärung der Ziele und Inhalte - To Do Liste Handlungsanweisung - Klare Abgrenzung der Tätigkeiten - Erkennung von Schnittstellen und Abhängigkeiten - Definition der Ergebnisse - Herstellen von Verbindlichkeiten Funktionendiagramm/Aufgabenverteilung Im Funktionendiagramm werden die einzelnen Arbeitspakete aufgelistet und die Aufgabenverteilung durchgenommen. D Durchführungsverantwortung M Mitarbeit am Arbeitspaket I Wer muss/soll informiert werden? E Wer muss eine Entscheidung treffen? Terminplanungsinstrumente - Terminlisten - Meilensteinpläne - Balkenpläne - Netzpläne Meilensteine bei der Projektdurchführung - Meilensteine entsprechen einer groben Terminplanung - Ein Meilenstein hat eine strategische Bedeutung oder zeitliche Notwendigkeit - Start und Ende sind immer Meilensteine - Meilensteine sind keine Aufgaben - Ergebnisbezogene Formulierung - Keine Inflation der Meilensteine - In der Praxis orientieren sich Meilensteine an den einzelnen Phase - Ein Meilenstein pro Phase Ressourcen-/Kostenplanung Aufwandsschätzung - Mittelplanung (verrechenbare und nichtverrechenbare Leistungen) - Personalkosten (externe Beratung) - Ressourcenarten darstellen B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 8 von 13

9 - Aufwandschätzungen o Daumenmethode (Schätzung) o Vergleichsmethode (Vergleich mit anderen Projekten) o Erfahrungsmethode (Erfahrungen aus ähnlichen Projekten) o Kennzahlenmethode (Formelgestützte Planung) Führung in Projekten - Die Führung in Projekten wird wahrgenommen durch den PAG und PL bzw. PTM s o Vereinbarung von Zielen o Informieren und entscheiden o Controlling und Feedback o Empowerment sicherstellen o Steuerung von Energie im Projekt Phasen der Teamentwicklung und Bedeutung von Teamentwicklung in Projekten - Forming o Schöpfungsakt der Projektgruppe, Kennenlernen im Vordergrund PAG definiert PL und PTM PAG definiert PL und Auswahlkriterien für PTM PAG ruft einen Projektstartworkshop ein, Teamzusammensetzung beim Workshop - Storming o Klärung der Territorien (Raum), der Einflussmöglichkeiten (Macht), der Rollen (Aufgaben) o PL muss Klärung und Ergebnisse herstellen (Verhaltensweisen, Strategien, Arbeitsverteilung) - Norming o o Verfahrenssicherheit und Verhaltenssicherheit wird hergestellt Die Ursache guter Ergebnisse ist nicht die Idee des einzelnen, sondern die Relativierung individueller Vorstellungen, damit Vernetzungen möglich sind - Performing o Klare Vereinbarungen der Normingphase werden erfüllt und übertroffen o Gemeinsamer starker Zusammenhalt o Kreatibe Problemlösungen bei Konflikten und Störungen Spielregeln Kulturentwicklung - Spielregeln sind da um eine gewisse Kultur zu bilden und diese auch zu erhalten o Keine Stellvertreter o Keine Handys oder lautlos stellen o Rauchverbot o Kommunikation per o Protokolle und Tagesordnungen o - Kulturentwicklung o Teambildung o Werteentwicklung o Projektkultur/identität o Spielregeln/Verhaltenskodex o Sanktionen B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 9 von 13

10 Dokumentation von Projekten (Projekthandbuch, Projektfortschrittsberichte, Projekttagebuch u.a.) und Kriterien Das wesentlichste Dokumentationsdokument ist das Projekthandbuch. - Projekthandbücher dokumentieren die Projektplanung - Projektfortschrittsberichte sind schriftliche Zusammenstellungen des aktuellen Projektstatus - Projekttagebuch verhelfen einer genauen Dokumentation und anschließenden Nachvollziehbarkeit Elemente eines Projekthandbuchs - Die Dokumentation der Projektplanung - Projektname vergeben, Identität geschaffen - Projektauftrag unterschrieben - Leistungen, Termine und Ressourcen geplant - Projekt organisiert - Laufende Überarbeitung sichergestellt - Kein Widerspruch Meetingstrukturplanung - Projektauftragsgebersitzung (monatlich) o Diskussion Projektstatus o Abweichungen vom Projekt o Entscheidungsfindung auf der Basis der Projektcontrolling-Sitzung o Freigabe Projektfortschrittsbericht o Teilnehmer: PAG, PL (eventuell: Subteamleiter) - Projektcontrollingsitzung (monatlich) o Projetkstatus o Controlling Leistungsfortschritt, Termine und Ressourcen, Kosten o Controlling der Umweltbeziehungen o Soziales Projektcontrolling o Diskussion übergeordneter Problemstellungen o Entscheidungsaufbereitung für Projektauftraggeber-Sitzung o Planung WVW (Weiterer Vorgehensweisen) o Teilnehmer: PL, PTM, PC - Subteam Sitzung (nach Bedarf) o Koordination des Subteams o Diskussion inhaltlicher Problemstellungen o Planung WVW o Teilnehmer: Subteam - Subteam Sitzung (nach Bedarf) o Operative Koordination der Projektbeteiligten o Diskussion inhaltlicher Themen und Probleme o Planung WVW B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 10 von 13

11 Aufgaben des Projektcontrollings Aspekte Controllen ist die Steuerung und Überwachung des Projektes mit ständigen SOLL IST Vergleichen. - Korrektur - Bewahren - Single Loop Learning - Double Loop Learning - Verändernd Beim Controllen wird das Magische Dreieck verändert. - Aufgaben: o Regelmäßiger Soll Ist Vergleich o Kontinuierliche Informationssammlung o Einleiten von korrigierenden Maßnahmen o Kommunikation der Änderungen an die Beteiligten - Betrachtungsfelder: o Abgrenzung und Kontext o Leistungsfortschritt o Terminplanung o Ressourcenplanung und Kostenverbrauch o Projektteam und Projektumwelten o Risiken Abgrenzung Controlling Coaching (Interventionen - Instrumente) Beim Projektcontrolling stehen die PM-Instrumente, Zahlen, Daten und Fakten im Fokus. Dabei wird das Magische Dreieck: Leistung, Ressourcen und Termine verändert. Beim Projektcoaching stehen die Menschen im Projekt, deren Stimmungen, Gefühle und Beziehungen im Fokus. Beim Coaching wird nicht aktiv eingegriffen, sondern beraten. Controlling in der Durchführungsphase (Instrumente) - Leistungscontrolling (PSP und AP) - Termincontrolling (Meilensteinplan oder Meilensteintrendanalyse) - Ressourcen- und Kostencontrolling (anhand der Pläne, Soll-Ist Vergleiche) - Organisationscontrolling (Beziehungen, Projektumweltanalyse) Risikomanagement (Arten, Portfolio, Gestaltung) - Vermeidung o Klare Definition der Projektziele o Adäquate Projektorganisation o Entwicklung einer Projektkultur o Reflexion im Projekt o Adäquater Einsatz von Projektplanungs- und Controllingmethoden - Vorsorge o Risikopolitische Maßnahmen o Erstellung alternativer Projektpläne o Entwicklung von Standards zur Bewältigung von Projektkrisen o Schaffung von Potenzial für organisatorische Veränderung o Simulation von Krisen B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 11 von 13

12 - Bewältigung o Explizite Definition einer Krise als Krise o Organisation zur Krisenbewältigung o Sofortmaßnahmen zur Schadensbegrenzung o Auswechslung von zentralen Projektteammitgliedern o Gesteuerte Kommunikation in der Projektkrise o Projektkrisen bewusst beenden Steuerung in der Projektdurchführung: Magisches Dreieck Universität Wien Das Magische Dreieck umfasst Ressourcen, Termine und Leistung. Im Optimalfall wird ein Projekt mit wenigen Ressourcen (Personal, Finanzmittel, Infrastruktur, Betriebsmittel, Material ) vollkommen zufriedenstellend im vorgegebenen Zeitraum fertig. Der Projektleiter muss je nach Bedarf die Ressourcen oder Leistungen erhöhen, den Endtermin verschieben oder das Niveau des Projektes senken, um das Projekt auf Kurs zu halten. Projektfortschrittsberichte Projektfortschrittsberichte sind schriftliche Zusammenfassungen des aktuellen Projektstatus. - Projektkrise - Projekt in Schwierigkeiten - Projekt im Plan Vom Risiko zur Projektkrise (Diskontinuitäten) Gründe für Krisenanfälligkeit von Projekten: - Komplexität o Vielfältige und vernetzte Teilaufgaben o Interdisziplinäre Zusammenarbeit von Teammitgliedern aus unterschiedlichen Abteilungs- und Unternehmensstrukturen - Dynamik o Veränderung in der Projektumwelt - Neuartigkeit o Keine Erfahrung des Unternehmens Welche Konflikte kommen in Projekten häufig vor? Konflikte treten auf zwei verschiedenen Ebenen auf, der Sachebene und der Psychosozialen Ebene. - Sachebene: o Zielkonflikte o Beurteilungskonflikte o Verteilungskonflikte - Psycho-soziale Ebene o Wertekonflikte o Beziehungskonflikte Projektmarketing (Medien, Zielsetzung) Projekte haben aufgrund ihrer Komplexität, Dynamik und Neuartigkeit einen hohen Erklärungsbedarf. B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 12 von 13

13 - Ziel: Die im Projekt verfolgten Strategien und angestrebten Ergebnisse den relevanten Umwelten zu kommunizieren. - Maßnahmen: Information, Vertrauensbildung, Konsensbildung - Medien: Werbungen, Informationsveranstaltung, Pressekonferenz Projektabschuss Gestaltung - Abschlussworkshop o Projektinhaltlicher Abschluss o Organisatorischer Abschluss o Administrativer Abschluss o Sicherstellung der Lerneffekte für die Organisation - Durchführung der Produktabnahme bzw. Konzeptabnahme - Auflösung der Beziehungen zu den relevanten Umwelten - Erfolge feiern Methoden der Reflexion in der Projektabschlussphase Reflexion: - Gesamtprojekt - Projektziele - Leistung einzelner Projektteammitglieder - Ergebnisse - Return of Experencies - Evaluationszielscheibe - Feedback B1.5. Basistechniken der Geographie Seite 13 von 13