Taktisches Management von Krankenhausinformationssystemen ( TIM) Sommersemester 2010

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1 Taktisches Management von Krankenhausinformationssystemen ( TIM) Sommersemester 2010 Prof. Dr. Alfred Winter

2 Taktisches Management von Krankenhausinformationssystemen 0 Literatur Pflichtlektüre: Ammenwerth, E., Haux, R., Bess, A., Blomer, R., Bott, O., Häber, A., Hübner- Bloder, G., Knaup-Gregori, P., Lechleitner, G., Winter, A. (2005). IT- Projektmanagement in Krankenhaus und Gesundheitswesen - Einführendes Lehrbuch und Projektleitfaden für das taktische Management von Informationssystemen. Stuttgart: Schattauer. Weitere Literatur: Beß, A., Kutscha, A., Kutscha, U. (2006). Schulung und Inbetriebnahme, in Herbig, B., Büssing, A., Editors. Informations- und Kommunikationstechnologien im Krankenhaus, (2006), Schattauer: Stuttgart. S Siehe auch in [Ammenwerth et al. (2005)] Folien TIM.doc

3 Einleitung 1 Einleitung Hinweis: So wie in diesem Buch muss auch die Einleitung einer Diplomarbeit aussehen! Folien TIM.doc

4 Taktisches Informationsmanagement (3.3) Taktisches Informationsmanagement Einführung/Änderung von Informationssystemkomponenten Taktische Planung: Planung von Projekten (zur Einführung/Änderung von Informationssystemkomponenten) Taktische Steuerung: Durchführung des Projektes. Taktische Überwachung: Überwachung des Projektforstschritts. => wir reden über IT-Projektmanagement! Folien TIM.doc

5 Grundlagen 2 Grundlagen 2.1 Grundbegriffe Information? Wissen? Daten? Nachricht? System? Teilsystem? Modell? Metamodell? Folien TIM.doc

6 Grundlagen 2.2 Informationssysteme und ihre Komponenten Informationssystem? Krankenhausinformationssystem? Unternehmensaufgabe? Datenverarbeitungsbaustein? Anwendungssystem? (Software-)Produkt? Folien TIM.doc

7 Grundlagen 2.3 Charakteristika von Informationssystemen Folien TIM.doc

8 2,4 Projekte und Projektmanagement 2.4 Projekte und Projektmanagement Was ist ein Projekt? Welche Kriterien gibt es? Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einer Aufgabe? Folien TIM.doc

9 2,4 Projekte und Projektmanagement Gibt es (nur) im taktischen Informationsmanagement (nur) Projekte? Die Beratung kleiner und mittlerer Krankenhäuser ist das zentrale Projekt unseres Unternehmens. Folien TIM.doc

10 2,4 Projekte und Projektmanagement Was bedeutet Projektmanagement? Welches sind die drei wesentlichen Aufgaben des Projektmanagements? Was bedeuten sie? Folien TIM.doc

11 2,4 Projekte und Projektmanagement Das magische Projektmanagement-Dreieck: Folien TIM.doc

12 2,4 Projekte und Projektmanagement Projektphasen gliedern ein Projekt in abgrenzbare Zeitabschnitte: Projektinitiierung Projektplanung Projektbegleitung Projektabschluss Folien TIM.doc

13 2,4 Projekte und Projektmanagement Projektorganisation: Folien TIM.doc

14 2,4 Projekte und Projektmanagement Rollen in einem Projekt: Projektauftraggeber Projektleiter Projektmitarbeiter Projektlenkungsausschuss Folien TIM.doc

15 2,4 Projekte und Projektmanagement In welchem Verhältnis stehen der Projektauftraggeber und der Projektleiter zueinander? In welchem Verhältnis stehen der Projektleiter und der Projektlenkungsausschuss zueinander? Folien TIM.doc

16 2,4 Projekte und Projektmanagement Ziele der Projektdokumentation: Gedächtnisstütze für alle Beteiligten; Festhalten verbindlicher Vereinbarungen; Kommunikation im Projektteam und mit dem Auftraggeber; Dokumentation von Entscheidungen und Veränderungen; Darstellung von Ergebnissen; Erfahrungssicherung für spätere Projekte. Folien TIM.doc

17 2,4 Projekte und Projektmanagement Wieso ist eine gut strukturierte und vollständige Projektdokumentation wichtig? Nennen Sie Beispiele für wichtige Dokumente? Folien TIM.doc

18 2,4 Projekte und Projektmanagement Den Erfolg eines Projektes bestimmen: Gute Planung; Gute Organisation; Gute Dokumentation; Ausreichend Ressourcen;??? Folien TIM.doc

19 2,4 Projekte und Projektmanagement Menschlichkeit ist der Erfolgsfaktor! Folien TIM.doc

20 3Management von Informationssystemen 3 Management von Informationssystemen Was ist Management von Krankenhausinformationssystemen? Folien TIM.doc

21 3Management von Informationssystemen Folien TIM.doc

22 3Management von Informationssystemen Was ist der Zusammenhang zwischen dem strategischen, taktischen und operativen Management von Krankenhausinformationssystemen? Eine Abteilung, die früher als Klinisches Rechenzentrum bezeichnet wurde, benennt sich jetzt um in Abteilung Informationsmanagement. Welcher grundsätzliche Wandel in ihren Aufgaben bzw. ihrem Selbstverständnis lässt sich hier vermuten? Folien TIM.doc

23 3Management von Informationssystemen Folien TIM.doc

24 3Management von Informationssystemen Ein Referenzmodell für das Projekte des taktischen Managements von Informationssystemen Was sind Projektphasen, was Projektmodule? Wie unterscheiden sich diese Begriffe? Folien TIM.doc

25 3Management von Informationssystemen Folien TIM.doc

26 3Management von Informationssystemen Folien TIM.doc

27 4 Projektinitiierung 4 Projektinitiierung Die eigentliche Projektarbeit beginnt nach der Projektplanung. Wann benötigt der Projektleiter einen Projektauftrag? Folien TIM.doc

28 4 Projektinitiierung 4.1 Typische Aktivitäten Wesentliche Schritte bei der Projektinitiierung: Folien TIM.doc

29 4 Projektinitiierung Erstellung einer Projektskizze (schriftlich!) Folien TIM.doc

30 4 Projektinitiierung Formulierung der Projektziele (präzise, nachprüfbar, widerspruchsfrei, lösungsneutral, mit dem Auftraggeber abgestimmt, durchsetzbar) (z.b. Anteil der in der EPA verfügbaren Arztbriefe 98%, neues PDMS in vollem Betrieb ) Folien TIM.doc

31 4 Projektinitiierung Erteilung und Entgegennahme des Projektauftrags Folien TIM.doc

32 4 Projektinitiierung Festlegung der Projektorganisation Kick-Off-Meeting Folien TIM.doc

33 4 Projektinitiierung Worin unterscheiden sich: Projektskizze; Projektauftrag; Projektplan? Wozu dient das Kick-Off-Meeting (nicht)? Folien TIM.doc

34 4 Projektinitiierung Woran wird die/der ProjektleiterIn am Ende des Projektes gemessen?(und die/der DiplomandIn) Was halten Sie von folgenden Projektzielen: Ersatz der 80 Anwendungssysteme für das Ambulanzmanagement durch ein einziges Anwendungssystem. Untersuchen der Geschäftsprozesse in der Schilddrüsenambulanz. Analyse der Integrationsanforderungen für eine Web-basierte Benutzungsoberfläche der Viewpoint-Software. Neue Architektur der Softwareunterstützung für das Ambulanzmanagement, so dass einheitliche Fallnummern vergeben werden, die Aufnahmeprozedur nicht länger als... Folien TIM.doc

35 4 Projektinitiierung 4.2 Methoden und Werkzeuge Projektumfeldanalyse: 1. Personen/ Gruppen/Rollen Folien TIM.doc

36 4 Projektinitiierung 2. Einflussanalyse Person/ Gruppe/ Rolle Einstellung zum Projekt Einfluss Befürchtungen Maßnahmen Betriebsrat Pflegedienstleitung Folien TIM.doc

37 4 Projektinitiierung Projektorganisation: Folien TIM.doc

38 4 Projektinitiierung Teambildung: Formierungsphase ( beschnuppern ) Konfliktphase (-> Rangordnung) Normierungsphase ( wir sind ein Team ) Produktive Arbeitsphase Folien TIM.doc

39 4 Projektinitiierung Wie heißt das unterschriebene Dokument, ohne das Sie keinesfalls in die nächste Projektphase eintreten sollten? Folien TIM.doc

40 5 Projektplanung 5 Projektplanung Pläne sind die geistige Vorwegnahme künftigen Handelns Das im Projektauftrag definierte Ziel wird schrittweise in sinnvolle, überschaubare Aktivitäten gegliedert. Diese werden Verantwortlichen zugeordnet und in eine sinnvolle zeitliche Reihenfolge gebracht. Folien TIM.doc

41 5 Projektplanung W-Fragen: Warum führen wir das Projekt durch? Was genau muss getan werden? Wann und in welcher Reihenfolge soll es getan werden? Wer übernimmt die Verantwortung für die Aktivitäten? Wer arbeitet mit? Womit werden die Aktivitäten durchgeführt (Ressourcen)? Welche Risiken gefährden das Projekt? Maßnahmen? Folien TIM.doc

42 5 Projektplanung Hinweise: Antworten auf die Fragen finden sich (zumindest grob) im Projektauftrag (wenn er gut ist). Aber: Kontakt mit Betroffenen aufnehmen! In den Einsatzbereich (Raucherecke) gehen! Folien TIM.doc

43 5 Projektplanung 5.1 Typische Aktivitäten Schritte der Projektplanung: Folien TIM.doc

44 5 Projektplanung Strukturplanung: Gliederungsregeln b o t t o m u p t o p d o w n Umfang? Folien TIM.doc

45 5 Projektplanung Folien TIM.doc

46 5 Projektplanung Ablaufplanung: Folien TIM.doc

47 5 Projektplanung 1. Abhängigkeiten Dauer festlegen Folien TIM.doc

48 5 Projektplanung 2. Abhängigkeiten festlegen: Folien TIM.doc

49 5 Projektplanung Ein Meilenstein ist ein Arbeitspaket der Länge 0. Wie berechnet sich die minimale Dauer des Projektes? der früheste Anfangstermin eines Arbeitspakets? der späteste Endtermin eines Arbeitspaketes? Pufferzeiten? der kritische Pfad? Folien TIM.doc

50 5 Projektplanung Ressourcenplanung: 1. Schätzung des Aufwandes je Arbeitspaket (Personal, materielle Ressourcen, Räume) 2. Zuordnung konkreter Mitarbeiter Geht das gut? Folien TIM.doc

51 5 Projektplanung Risikoanalyse: Welche Probleme könnten auftreten, die den Projektverlauf behindern? Was kann prophylaktisch unternommen werden? Was könnte im Ernstfall unternommen werden? Wie wahrscheinlich sind diese Probleme? Wie gravierend sind diese Probleme? Folien TIM.doc

52 5 Projektplanung Verabschiedung des Projektplans: Woher kommen die Informationen? Folien TIM.doc

53 5 Projektplanung Warum sollte man den Auftraggeber frühzeitig (dauernd?) einbinden? Kann ein Projektplan jemals wieder geändert werden? Wie viel Zeit darf man sich für die Projektplanung nehmen? Würde Ihnen das Spaß machen? Was ist der Unterschied zwischen Netz- und Projektplan? Folien TIM.doc

54 5 Projektplanung Folien TIM.doc

55 5 Projektplanung 5.2 Methoden und Werkzeuge Kreativitätsmethoden Damit Sie aus ihrem Team Ideen für den Projektplan herausholen können: Brainstorming Kärtchenmethode Mind-Mapping Delphi-Methode Folien TIM.doc

56 5 Projektplanung 5-Stufen-Methode zur systematischen Strukturplanung: Folien TIM.doc

57 5 Projektplanung Folien TIM.doc

58 5 Projektplanung Software für die Ablaufplanung und Netzplanung Diverse Produkte am Markt Folien TIM.doc

59 6 Projektbegleitung 6 Projektbegleitung Rolle des Projektleiters Projektmarketing Folien TIM.doc

60 6 Projektbegleitung Typische Aktivitäten (mit 6.2 Methoden) Projektüberwachung Regelmäßiger Vergleich des Projektplans (inbes. Ablaufplans) mit der Realität. Ablaufplan ist Arbeitsmittel, keine repräsentative Schrankware Information des Auftraggebers Folien TIM.doc

61 6 Projektbegleitung Folien TIM.doc

62 6 Projektbegleitung Folien TIM.doc

63 6 Projektbegleitung Folien TIM.doc

64 6 Projektbegleitung Folien TIM.doc

65 6 Projektbegleitung Projektsteuerung Eingriffsmöglichkeiten Teamkonflikte Maßnahmen: Gute Information, regelmäßige Treffen, Zelebrieren von Erfolgen, gemeinsame soziale Aktivitäten, Folien TIM.doc

66 6 Projektbegleitung Führen der Projektdokumentation Sorgfältige Dokumentation erleichtert die Zusammenarbeit und den Abschlussbericht. Verlaufs-, Ergebnisdokumentation Ablageschema, Projekthandbuch Folien TIM.doc

67 6 Projektbegleitung Teammanagement Was bedeutet Teamfähigkeit? (im Flugzeug, im Auto,...) Folien TIM.doc

68 6 Projektbegleitung 6.2 Weitere Methoden Sitzungsmanagement Vorbereitung einer Sitzung: rechtzeitige Einladung mit Tagesordnung! Folien TIM.doc

69 6 Projektbegleitung Durchführung der Sitzung: Klarer Zeitrahmen: pünktlicher Beginn und Ende Festlegung eines Protokollführers (immer jemand anders?) Straffe Führung (durch wen?) Folien TIM.doc

70 6 Projektbegleitung Nachbereitung der Sitzung: Zeitnahes Protokoll mit ToDo-Liste Folien TIM.doc

71 6 Projektbegleitung mündliche Präsentationen Was halten Sie von folgender Aussage meines OR-Professors vor 20 Jahren: In diesem Praktikum ist der Inhalt der Vorträge egal; entscheidend ist die Form! Folien TIM.doc

72 7 Projektabschluss Hausaufgaben Ammenwerth, E., Haux, R., Bess, A., Blomer, R., Bott, O., Häber, A., Hübner-Bloder, G., Knaup-Gregori, P., Lechleitner, G., Winter, A. (2005). IT-Projektmanagement in Krankenhaus und Gesundheitswesen - Einführendes Lehrbuch und Projektleitfaden für das taktische Management von Informationssystemen. Stuttgart: Schattauer. Seiten lesen Folien TIM.doc

73 7 Projektabschluss 7 Projektabschluss Welche Dokumente liegen zum Abschluss dieser Phase vor? Verlaufs- und Ergebnisdokumentation Abschlussbericht Abnahme durch den Auftraggeber Folien TIM.doc

74 7 Projektabschluss Folien TIM.doc

75 7 Projektabschluss Warum ist diese Phase wichtig? Wozu dient das Abnahme -Dokument? Wozu dient das Übergabeprotokoll? Wann entstanden diese beiden Dokumente? Oft ist es sehr mühsam, Abnahme und Übergabe auch formal mit Unterschriften abzuschließen. Deswegen verzögert sich dann auch der Projektabschluss. Woran liegt das? Welche Bedeutung hat die Abschlusspräsentation? Warum muss eine Projektleiterin ein großes Interesse an einem sauberen Projektabschluss haben? Folien TIM.doc

76 7 Projektabschluss Wo findet sich der Projektabschluss in diesem Koordinatensystem? Wie gliedert sich ein Abschlussbericht? Was ist ein Projektreview? Wann ist das Projekt zu Ende? Folien TIM.doc

77 Systemanalyse und bewertung Hausaufgaben Ammenwerth, E., Haux, R., Bess, A., Blomer, R., Bott, O., Häber, A., Hübner-Bloder, G., Knaup-Gregori, P., Lechleitner, G., Winter, A. (2005). IT-Projektmanagement in Krankenhaus und Gesundheitswesen - Einführendes Lehrbuch und Projektleitfaden für das taktische Management von Informationssystemen. Stuttgart: Schattauer. Kapitel 8 lesen Folien TIM.doc

78 Systemanalyse und bewertung 8 Systemanalyse und bewertung 8.1 Einleitung Analysiert und bewertet wird ein (Sub-) Informationssystem. Wieso? Soll denn nicht meist anschließend erst ein Informationssystem eingeführt werden? Folien TIM.doc

79 Systemanalyse und bewertung Folien TIM.doc

80 Systemanalyse und bewertung Einsatz von Ist-Modellen Abgrenzung zur Anforderungsanalyse Vergleich von Informationssystemen Insider versus Außenstehender Folien TIM.doc

81 Systemanalyse und bewertung 8.2 Typische Aktivitäten Folien TIM.doc

82 Systemanalyse und bewertung Abschluss: Analyse- und Bewertungsbericht! Folien TIM.doc

83 Systemanalyse und bewertung Analyseplanung Folien TIM.doc

84 Systemanalyse und bewertung Worum geht es bei: Aufgabenanalyse Umfeld- und Einflussgrößenanalyse Strukturanalyse Ausstattungsanalyse Dokumentations- und Formularanalyse Kommunikationsanalyse Prozess- und Ablaufanalyse Folien TIM.doc

85 Systemanalyse und bewertung Informationsbeschaffung mündliche Befragung schriftliche Befragung Beobachtung Datenbestandsanalyse Was ist zur Vorbereitung einer mündlichen Befragung zu tun? Was muss man unbedingt vermeiden? Folien TIM.doc

86 Systemanalyse und bewertung Modellierung Folien TIM.doc

87 Systemanalyse und bewertung Verifikation Prüfung der Erhebungsprotokolle komplettes Modell: selbständige Durchsicht vs. Verifikationssitzung Simulation Folien TIM.doc

88 Systemanalyse und bewertung Folien TIM.doc

89 Systemanalyse und bewertung Systembewertung Stärken und Schwächen des analysierten (Sub-) Informationssystems aufdecken Folien TIM.doc

90 Systemanalyse und bewertung Quantitative Methoden (deskriptive Statistik) Wann wie? Folien TIM.doc

91 Systemanalyse und bewertung Qualitative Methoden (SWOT) Was ist SWOT? Folien TIM.doc

92 Systemanalyse und bewertung Wozu benötigt man Bewertungskriterien? Welchen vier Anforderungen sollen sie genügen? Folien TIM.doc

93 Systemanalyse und bewertung Sie werden demnächst eine Systemanalyse durchführen. Womit muss das Praktikum beginnen? Folien TIM.doc

94 Systemanalyse und bewertung 8.3 Methoden Wann würden Sie mündliche, wann schriftliche Befragungen einsetzen? Was sind Vor- und Nachteile? Was sind qualitative Daten und wie kann man sie darstellen? Wie modelliert man Organisationsstrukturen Was modelliert man mit einem UML-Sequenzdiagramm? Welche Modellierungsmethoden für Prozesse gibt es? Was haben EPK mit ARIS zu tun? Was haben ARIS und 3LGM² miteinander zu tun? Folien TIM.doc

95 Systemanalyse und bewertung Was haben erweiterte EPK und 3LGM² miteinander zu tun? Was sind Petri-Netze? Was haben sie mit 3LGM² zu tun? Was bedeutet SWOT? Folien TIM.doc

96 Systemspezifikation Hausaufgaben: Bitte Kapitel 10 und 11 lesen Folien TIM.doc

97 Systemspezifikation 9 Systemspezifikation Folien TIM.doc

98 Systemspezifikation Folien TIM.doc

99 Systemspezifikation Folien TIM.doc

100 10 Systemauswahl 10 Systemauswahl Welches System wird ausgewählt? Was spricht für eine Eigenentwicklung benötigter Software, was für die Beschaffung von Standardsoftware? Was bedeutet Marktanalyse und wie kann sie erfolgen? Welche Vorbereitung ist erforderlich? Was benötigt man vor dem Besuch der conhit-messe? Folien TIM.doc

101 10 Systemauswahl Folien TIM.doc

102 10 Systemauswahl Wozu sind Ausschreibungen nötig? Wer führt in einem Krankenhaus die Ausschreibung durch? Was ist ein Los? Was passiert bei der Angebotseröffnung, wenn ein Bieter keine Unterschrift unter sein Angebot gesetzt hat? Ausschreibungen benötigen bereits bei der Projektplanung besondere Aufmerksamkeit. Wieso? Wie gewährleisten Sie die Vergleichbarkeit von Angeboten (in akzeptabler Zeit)? Wieviel Zeit benötigen Sie für den Vergleich von Angeboten? Folien TIM.doc

103 10 Systemauswahl Welche Vorbereitungen sind für eine Produktpräsentation erforderlich? Was halten Sie von einer Testinstallation zur Produktauswahl? Folien TIM.doc

104 10 Systemauswahl Wie funktioniert die Gewichtung hierarchischer Anforderungen? Wie funktioniert die Nutzwertanalyse? Liefert sie ein objektives Entscheidungskriterium? Folien TIM.doc

105 10 Systemauswahl Kosten für ein Anwendungs -system: Ein Beispiel Folien TIM.doc

106 10 Systemauswahl Was ist das? Folien TIM.doc

107 10 Systemauswahl Was ist bei der Kostenanalyse zu berücksichtigen? Folien TIM.doc

108 11 Systemeinführung 11 Systemeinführung Welches System wird eingeführt? Nennen Sie Beispiele, wann diese Einführungsstrategien notwendig sind: Folien TIM.doc

109 11 Systemeinführung Was bedeutet Adaptierung (auch im Sinne von 3LGM²)? Nennen Sie Beispiele für die Inhalte der Adaptierung Was ist aufwändiger Softwareentwicklung oder Customizing? Reicht die Schulung im Rahmen der Systemeinführung aus? Bitte erläutern Sie: Folien TIM.doc

110 11 Systemeinführung Welche Konsequenzen für ein Projekt ergeben sich aus diesem Bild: Folien TIM.doc

111 11 Systemeinführung Wann sollten Schulungen stattfinden? Was ist bei einem Schulungskonzept zu berücksichtigen? Welche Schwierigkeiten sind mit der Inbetriebnahme verbunden? Folien TIM.doc

112 Ende Bitte lesen Sie für die kommende Stunde: [Winter, Haux et al. (2010)] : Kapitel 8 bis einschließlich (siehe Webseite der Vorlesung) Folien TIM.doc

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