Projektmanagement Fragen

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1 Projektmanagement Fragen Reworked by saiya.de Version Was bedeutet Management? Leitung, Führung, Verwaltung 2. Was bedeutet Management als Institution und als Funktion? Was sind Managementfunktionen? Management als Institution beinhaltet alle Positionen der Unternehmens Hierarchie. Alle sind Manager die Vorgesetztenfunktionen wahrnehmen, vom Meister bis zum Vorstandsvorsitzenden. Hierarchie in einem Unternehmen, bzw. Strukturen und Befugnisse: Aufbauorganisation Management als Funktion sind Handlungen einer Position in der Hierarchie, die der Steuerung und Kontrolle des Leistungsprozesses oder aller Arbeiten dienen, die zur Aufgabenerfüllung für das Funktionieren des Unternehmens notwendig sind. Handlung in einer Position innerhalb der Hierarchie: Ablauforganisation. Managementfunktionen: Motivation, Planung, Steuerung, Kontrolle > Sachfunktionen 3. Unternehmensführung ist eine Managementaufgabe. Welches sind die drei Kernelemente der Unternehmensführung? Unternehmensplanung, steuerung, kontrolle 4. Was bedeutet Unternehmensplanung? Sie ist die Vorwegnahme künftiger Entwicklungen und operative Verarbeitung zur Umsetzung der Strategien. > Programmfertigung, Anfragefertigung

2 5. Was bedeutet Unternehmenskontrolle? Überwachung der geplanten Ziele und Steuerungsgrößen Ständige Analyse etwaiger Abweichungen momentaner Ist Werte zu geplanten Sollwerten Abweichungen den Verantwortlichen bewusst machen 6. Was bedeutet Unternehmenssteuerung? Weitergabe der Planziele, das Erteilen von Anweisungen, die Zuweisung von Ressourcen, die Vorgabe von Führungsgrößen Erarbeitung von Prozessen und Organisation Motivation und der Anstoß zum Handeln Reagieren auf Störungen und Korrigieren von Abweichungen 7. Erläutere einige geschichtliche Entwicklungsstufen im Management! Industrielle Revolution um 1730 Weberindustrie Dampfmaschine, elektrische Energie Massenfertigung, Standardisierung und Normung, Zeiteinteilung. Komplexität wurde Höher Trennung von Eigentum und Unternehmensführung, bzw. Trennung von Planung und Ausführung Kontrolle durch das Management 8. Was ist Taylorismus? Wer hat den Taylorismus perfektioniert? Zerlegung der Arbeitsabläufe Taylorismus funktionale Gliederung der Organisation Trennung von Planung und Ausführung Kontrolle durch Management Personalauswahl und anreiz Systeme Henry Ford perfektionierte den Taylorismus 9. Erkläre die bürokratische Organisation von MAX WEBER? Die bürokratische Organisation ist die effektivste! Regelgebundenheit der Amtsführung Unpersönlichkeit der Amtsführung Aktenmäßigkeit der Verwaltung Prinzip der Amtshierarchie Fixierte Laufbahn genaue Abgrenzung der Kompetenzbereiche

3 10. Was waren die Ergebnisse der HAWTHORNE Experimente? Produktivitätssteigerung durch emotionale Aufmerksamkeit Befriedigung der sozialen Bedürfnisse durch entsprechende Arbeitsumfeldgestaltung Individualverhalten, Motivation Gruppenverhalten Vorgesetztenverhalten, soziale Kompetenz der Leitungspersonen 11. Welches sind die wichtigen Erkenntnisse der modernen Managementansätze (Human Ressources und systemtheoretische Ansätze)? Human Ressources: Entfaltungsbedürfnis des Menschen beachten und fördern Selbstverwirklichung des Menschen ermöglichen Entscheidungspartizipation Informationsflüsse vielseitig gestalten Die Arbeitsgruppe als organisatorische Einheit integrieren Vertrauen und Berechenbarkeit schaffen Systemtheoretische Ansätze: Das Unternehmen ist kein geschlossenes System, sondern ein offenes System, welches in einer komplexen und dynamischen Umwelt mit einer globalen Dimension sich flexibel anpassen muss, um erfolgreich bestehen zu können. Fünf Subsysteme zur Lenkung von Unternehmen: 1. Leitung von Geschäftsbereichen (Basiseinheiten funktional/divisional) 2. Koordination und Abstimmung der Basiseinheiten (Controlling) 3. Operatives Management, interne Abstimmung (Produktion) 4. Strategisches Management, für externe System Umwelt (Stäbe) 5. Normatives Management (Abstimmung Strategisch und Operativ) 12. Welche Eigenschaften sollte heute ein Manager haben? Soziale Kompetenz (Offenheit, Berechenbarkeit, Kommunikationsfähigkeit) Fachliche Kompetenz Methodenkompetenz

4 13. Erläutere die Veränderung der Unternehmensorganisation der letzten ca. 30 Jahre. Zeitraum, Skizzen und Erläuterung! Funktionale Hierarchien Flache Hierarchien Dezentralisierung Business Units Outsourcing Integriertes Wertschöpfungsmanagement Process Redesign TQM Netzwerke Allianzen Virtuelle Organisationen 80er Jahre und früher Späte 80er Jahre Anfang der 90er Anfang der 90er Jahre heute 14. Was macht den Unterschied in der Führungskompetenz aus beim Wechsel von der funktionalen Hierarchie zur flachen Hierarchie? Soziale Kompetenz: man muss in der Lage sein mit vielen Menschen umzugehen statt nur mit zweien (als Beispiel). Breiter Verantwortungsbereich. 15. Was ist unter einer virtuellen Organisation zu verstehen? Konstruiere Beispiele für solch einen Fall Unter einer virtuellen Organisation versteht man eine Zeitbefristete Allianz zweier (oder mehrerer) Unternehmen für ein bestimmtes Projekt. Bsp.: Kühlergrillfirma entwickelt mit Scheinwerferfirma zusammen ein komplettes Frontmodul eines Pkws schnellere Endmontage 16. Wie sind diese 4 Veränderungsstufen in der Entwicklung der Unternehmensorganisation zu verstehen? Gibt es heute nur noch die letzte Stufe d.h. die virtuelle Organisation?? Gib Erläuterungen! Heute sind auch noch die älteren Organisationsformen verbreitet z.b. in kleinen Handwerksbetrieben. Neu gegründete Unternehmen fangen oft von vorne an und entwickeln sich weiter. Die virtuelle Organisation findet sich heute meist nur bei großen Unternehmen

5 17. Nenne die 5 wichtigsten Merkmale, die ein Projekt berechtigen und ausmachen? Ein Projekt ist ein ungewöhnliches Vorhaben gekennzeichnet durch: 1. Einmalige (azyklische) Abläufe, relative Neuigkeit, keine Routinevorgänge 2. Definierter Anfangs und Endzeitpunkt 3. Beteiligung mehrerer und unterschiedlicher Menschen, Gruppen, Unternehmen, Institutionen (interdisziplinär) 4. Hohe Komplexität 5. Begrenztes Budget 18. Begründe warum die Erarbeitung der Projektwürdigkeit so wichtig ist! Wenn ein Projekt kein Projekt, sondern eher ein Prozess aus dem Tagesgeschäft ist, kann es im Unternehmen zu Missstimmungen kommen ( Ist doch auch sonst unsere Aufgabe ) 19. Gib noch weitere Projektmerkmale an! o Interdisziplinärer Charakter o Dynamik o Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben 20. Erläutere Programm, Projekt, Task (Arbeitspaket). Was sind die Unterschiede? o Programm entspricht in seinen Inhalten dem Projekt und ist als Sammelbegriff von mehreren Projekten zu verstehen. o Projekte können auch Teilprojekte haben, die von jeweils unterschiedlichem aber mehreren Mitgliedern bearbeitet werden und Bestandteil des Projektzieles sind o Task ist die kleinste sachliche Aufgabenstellung, die von einer einzelnen Person eigenverantwortlich bearbeitet wird (Arbeitspaket). Ein Projekt hat viele Arbeitspakete. 21. Weit über 50 % von begonnen Projekten scheitern; aus welchen Gründen? o Projekt nicht klar definiert o Mangelnde Kommunikation zwischen den Teammitgliedern o Mangelnde Führungsfähigkeiten 22. Was sind Businessprozesse? Die Gesamtheit aller Prozesse: Geschäftsprozesse, Ablauforganisation, Fertigungsprozesse, Vertriebsprozesse

6 23. Was bedeutet PDCA? Was soll es bewirken? Plan Do Check Act (Denning wheel) Soll zur Kontrolle und Verbesserung des Projektablaufes beitragen. 24. Skizziere das Prinzip des ganzheitlichen Unternehmensführungsmodells, welches diskutiert wurde. Das Gesamte bildet den Rahmen des Unternehmens um den Geschäftszweck zu erfüllen! 25. Skizziere und erläutere den Zusammenhang zwischen Aufbauorganisation und Ablauforganisation! Ablauforganisation Aufbauorganisation Teilaufgabe Verantwortlicher Verantwortlicher Verantwortlicher Aufgabe Teilaufgabe Verantwortlicher Haupt Verantwortlicher Teilaufgabe Prozess

7 26. Erläutere einige Relevanzbereiche der Umwelt (Umfeld), in welche Unternehmen / Organisationen eingebettet sind? Relevanzbereiche der Umwelt sind z.b. die Interessengruppen: Parteien, Regierung, Lieferanten, Aktionäre, Banken, Umweltschutzgruppen, Abnehmer, Verbraucherverbände 27. Was bedeutet Unternehmenspolitik? Erläutere! Unternehmenspolitik bezeichnet alle Entscheidungen, die das Unternehmensgeschehen in der Zukunft in wesentlichen Orientierungen festlegt sowie die grundsätzlichen Verhaltensweisen in wichtigen unternehmerischen Situationen (Unternehmen Richtungen und Rahmen geben) 28. Drei Begriffe verdeutlichen besonders die Inhalte einer Unternehmenspolitik. Welche sind das und was sollen sie ausdrücken? Visionen (drücken grobe Ziele in der Zukunft aus) Werte (Ethische Werte, Umweltwerte) Leitbilder (Hier werden Unternehmenswerte niedergeschrieben und gelebt) 29. Erläutere den Unterschied zwischen Mission und Vision im unternehmerischen Sinne und gib jeweils ein Beispiel! Vision: gibt das Ziel vor (Bsp.: Marktführerposition) Mission: Schritte zur Erfüllung der Vision (Es werden konkrete Wege zum Ziel beschrieben und durchgeführt) 30. Was bedeutet Ethik? Lehre vom sittlichen Wollen und Handeln des Menschen in verschiedenen Lebenssituationen Allgemein gültige Normen und Maximen der Lebensführung, die sich aus der Verantwortung gegenüber anderen herleiten (Konfuzius sagt: Handle immer so, wie du möchtest das andere dich behandeln ) 31. Warum ist eine positive Positionierung zu Ethikansprüchen für Kapitalgeber wichtig? Schlechte Positionierung zu Ethikansprüchen wirft ein schlechtes Licht auf das Unternehmen ( schlechtes Image z.b. durch Kinderarbeit). Kapitalgeber werden sich überlegen ob sie investieren oder Kapital sogar abziehen.

8 32. Wo sollte ein Unternehmen sein Verständnis von Ethik/Werte verdeutlichen? Für wen ist es wichtig? Im Leitbild. Es ist wichtig für Mitarbeiter, Kapitalgeber, Stake Holder 33. Das Davoser Manifest hat das Unternehmensverständnis ausschließlich dem Profit zu dienen geändert. Wie? Das Unternehmen muss Kunden, Mitarbeitern, Geldgebern und der Gesellschaft dienen, und nicht ausschließlich den Kapitalgebern. 34. Was bedeutet Strategie in einem Unternehmen? Ziele und Pläne festlegen Strategien sind grundsätzlich Wege und Richtungen mit denen unter Beachtung des Leitbildes Ziele gesteckt und erreicht werden sollen. Sie setzen den Rahmen für Einzelentscheidungen und Maßnahmen 35. Wer sind Stakeholder in einem Unternehmen? Das sind die Interessengruppen an einem Unternehmen (Mitarbeiter, Kapitalgeber, ) 36. Wettbewerbsumwelt Welche Bereiche können die Wettbewerbssituation beeinflussen?

9 37. Was ist eine Abgrenzungsanalyse? Wann und warum sollte ein Projektteam solch eine Analyse durchführen? Fragestellung: Wo ist man mit der Umwelt im Kontext. Mit welchen Bereichen / Institutionen / Umfeldern / Menschen sind wir wie Verbunden? Diese Analyse sollte am Anfang eines Projektes (nach Erhalt des Projektes und vor der Erteilung des Projektauftrages) durchgeführt werden um einen klaren Rahmen abzustechen, bzw. zu wissen mit wem man es zu tun hat / bekommt. 38. Welches sind die Dimensionen des ganzheitlich orientierten Projektmanagements? Verhalten, Abläufe, Methoden, Tools, Fachliche Aspekte, Projektaufbau Projekt-Kultur Fachliche Aspekte Abläufe Methoden Projektziele Projektaufbauorganisation - Rollen -Gremien Verhalten -Kommunikation -Teamprozesse Unternehmens-Kultur

10 39. Welches sind die 4 Phasen einer Teamentwicklung? 1. Forming Orientierungsphase 2. Storming Auseinandersetzungsphase 3. Norming Organisierungsphase 4. Performing Produktivitätsphase 40. Bei einer Projektabgrenzungs und Kontextanalyse werden 3 Ziele betrachtet. Welche? Zeitliche, sachliche und Soziale Ziele 41. Erläutere jeweils die Abgrenzung und den Kontext dieser drei Ziele im Sinne einer Projektdefinitionsphase! Zeitliche Projektabgrenzung: Zeitlicher Projektkontext: Sachliche Projektabgrenzung: Sachlicher Projektkontext: Soziale Projektabgrenzung: Sozialer Projektkontext: Projektstarttermin und ereignis Projektendtermin und ereignis Beschreibung Vor und Nachprojektphase Festlegung Ziele, Nichtziele, Hauptaufgaben, Budget Analyse zu anderen Projekten, Aufgaben, Unternehmensstrategien Festlegung der Projektorganisation (PL, PM, ) Listung Projektumwelten 42. Skizziere ein Bild einer sozialen Projektabgrenzung!

11 43. Welche Organisationsformen gibt es für Aufbauorganisationen? Benenne und skizziere diese. Einlinien, Mehrlinien Stablinien, Patriarchaliches System Sowie Matrix, Divisionale und Holdingstruktur 44. Zeige die 3 möglichen Einordnungen eines Projektes in einer Organisation. Erkläre die Vorteile und Nachteile der 3 jeweiligen Lösungen. 1. Einflussorganisation 2. Matrixorganisation 3. reine Projektorganisation

12 45. Welche Schritte laufen dem Projektauftrag voraus bzw. können vorauslaufen? Idee, Feasibilitystudie, Umfeldanalyse 46. Was muss ein Projektauftrag als Mindestanforderung enthalten? Projektname / nummer, Startereignis / termin, Endereignis / termin, Beschreibung der Projeltes, Projektziele / nichtziele, Projektinhalte (Projektphasen), Projektressourcen / kosten, Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteam, Unterschrift Projektauftraggeber und Projektleiter 47. Aus welchen Aktivitäten/ Aufgaben besteht der Projektmanagementprozess? Projektdefinition, Ziele festlegen, Planung, Organisieren, Koordinieren, Kontrollieren (während aller Projektphasen), resultatorientierte Umsetzung, Projektabschluss 48. Aus welchen 4 Phasen besteht der PM Prozess? Initiation, Planung, Durchführung, Projektabschluss 49. Was ist der Unterschied zwischen einem Projektmanagement Handbuch und einem Projekthandbuch? Projektmanagementhandbuch ist allgemein auf Projekte bezogen (Wie sie zum Beispiel in einem Unternehmen durchzuführen sind). Projekthandbuch ist alleine auf spezielle Projekte bezogen. 50. Was sind die Ziele, die organisatorische Stellung und die Hauptaufgaben eines Projektleiters? Ziele: 1. Wahrnehmung der Projektinteressen 2. Sicherung der Realisierung der Projektziele 3. Koordination des Projektteams und der Projektmitarbeiter 4. Vertretung des Projekts gegenüber Vertretern der relevanten Umwelten

13 Organisatorische Stellung: 1. Ist Mitglied des Projektteams 2. Berichtet dem Auftraggeber 3. Koordiniert die anderen Projektteammitglieder und mitarbeiter Aufgaben: 1. Formulierung des Projektauftrages (gemeinsam mit dem Projektauftraggeber) 2. Bildung des Projektkernteams 3. Gestaltung des Projektmanagements 4. Vereinbarung von Projektzielen 51. Was sind die Ziele, die Organisatorische Stellung und die Hauptaufgaben eines Projektauftraggebers? FEHLT!! 52. Welche Umweltbeziehungen muss ein Projektteammitglied berücksichtigen und welches sind seine formalen Kompetenzen? Projektleiter, Auftraggeber, andere Mitglieder, externe Partner, Zulieferer etc. Die formalen Kompetenzen richten sich nach den jeweiligen Arbeitspaketen. 53. Für wen hat das Projekthandbuch Gültigkeit? Wie lange hat es in der Regel Gültigkeit und was sollten die wesentlichen Inhalte sein? Es ist gültig für alle Projektmitglieder und behält Gültigkeit bis zum Projektabschluss. Inhalte: Projektauftrag, Start / Endtermin, Projektzeitplan, Projektumweltanalyse 54. Was ist der Sinn eines Projektstrukturplanes? Planerische Durchdringung der gesamten Aufgabenstellung Darstellung des Projektgegenstandes in seiner Gesamtheit Aufdeckung von Unklarheiten in der Zieldefinition Bestimmung aller handhabbarer und damit kontrollierbarer Arbeitseinheiten (Arbeitspakete, Teilaufgaben) Ordnen aller Arbeitspakete nach Zusammengehörigkeit Transparenz im Projekt Gemeinsame Sichtweise im Projekt Durchgängiges Ordnungsprinzip Verständigung im späteren Änderungsmanagement Vergabe vom Auftragspaketen an Unterauftragsnehmer

14 55. Was ein PSP und was ist eine WBS? PSP = Projektstrukturplan WBS = Work Breakdown Structure 56. Skizziere einen Projektstrukturplan und gib Erläuterungen! 1. Aufteilung des Gesamtprojektes in seine Bestandteile 2. Einteilung in logische Phasen der Projektbearbeitung 3. Einteilung in seine Funktionen 57. Was ist ein Arbeitspaket? Kleinste durchführbare Arbeitseinheit Dokument zur Projektdefinierung (Inhalt, Nicht Inhalt, Ergebnisse, Leistungsfortschrittsmessung, Zeitbereich, Ressourcen und Verantwortung) 58. Welche Frage sollte man sich als Projektteam stellen, wenn man einen PSP aufstellt?

15 Was haben wir nach dem Projekt? 1. Ziel 2. Zweck 3. Zeitraum 59. Welche Pläne gehören neben einem PSP noch zu einer Projektplanung? Nenne mindestens 3! Zeitplan, Kostenplanung, Kapazitätsplanung, Ressourcenplan, Projektzielplan 60. Was ist ein Meilensteinplan? Skizziere ein Beispiel! An einem Meilenstein werden bestimmte Aspekte des Projektfortschrittes überprüft z.b. Zeit, Sache, Kosten Plan zur Dokumentation wichtiger Projektpunkte mit dem Kalkulierten Zeitbereich. Kontrolle über Terminpünktlichkeit Projektmeilenstein Plan PSP Code Meilenstein Basistermin Aktuelle Termine Ist Termin 61. Für die Terminverfolgung von Projekten werden unterschiedliche Methoden/Instrumente eingesetzt gib mindesten 3 davon an und gib eine kurze Erläuterung!

16 62. Das magische Dreieck der Projektarbeit. Was ist damit gemeint und was ist die Bedeutung? Leistung Termine Ressourcen, Kosten 63. Zeige die Bedeutung des Projektbeginns für den weiteren Projekt bzw. Kostenverlauf in Diagrammform auf. 64. Welche Arten von Konflikten können im Projektteam auftreten? FEHLT!! 65. Wann bleiben diese Konflikte stabil? Resignation, man redet nicht drüber, man redet ständig drüber, Delegation von Konflikten

17 66. In welchem Spannungsfeld befindet sich die Projektführung? Zuwendung, Nähe Orientierung bieten Eigenverantwortung fördern Distanz, Grenzen 67. Wodurch erreicht man Verbindlichkeit im Projekt? FEHLT!! 68. Entwickele für das folgende Bauprojekt einen Netzplan und gib jeweils die frühesten und spätesten Anfangs und Endtermine des jeweiligen Bauvorganges an! FEHLT!! Vorgang Tage A 5 B 3 C 2 D 3 E 4 F 7

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