Wo die Welt ins Geschäft kommt.

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1 Wo die Welt ins Geschäft Wo die Welt kommt. ins Geschäft kommt. The World s Leading Travel Trade Show Official Partner Country Official Partner Country 2007 Messegelände Berlin 7. The World s 11. März Leading Travel Trade Show Uhr Messegelände Berlin März Uhr Messe Berlin GmbH Messedamm Berlin Tel +49 (0) 30 / Fax +49 (0) 30 / Messe Berlin GmbH Messedamm Berlin Tel +49 (0) 30 / Fax +49 (0) 30 /

2 Vorwort Die ITB Berlin ist die führende Fachmesse der weltweiten Reiseindustrie. Der Ausstellungsbereich, die verschiedenen Messesegmente sowie das Rahmen- und Kongressprogramm bilden das gesamte Produktspektrum der Tourismus-Wirtschaft ab. Die ITB Berlin ist Branchentreffpunkt, Marktplatz und Impulsgeber zugleich. Für Aussteller ist sie eine erstklassige Verkaufsplattform, aber auch eine ausgezeichnete Gelegenheit zur Präsentation und zur Imagepflege. Die ITB Berlin strebt stets bestmögliche Dienstleistungen für Ihre Aussteller an. Mit dieser Broschüre möchten wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand geben, mit dem Sie Tipps und Hinweise zur erfolgreichen Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihres ITB- Auftritts erhalten. Gleichzeitig stehen Ihnen schnell und ohne Umwege praktische Informationen zur ITB Berlin zur Verfügung. Der Leitfaden enthält grundlegende Aspekte eines Messeauftritts jeweils auf der linken Seite und besondere Tipps und Hinweise für die Planung und Durchführung Ihres ITB-Auftritts jeweils auf den grau unterlegten Seiten. Dabei sind Beispiele mit einem gekennzeichnet und zu erledigende Aufgaben lassen sich in den vorangestellten abhaken.

3 Inhalt 1. MESSEVORBEREITUNG Definition der Messeziele Informationen über die ITB Berlin Messe- & Ablaufplanung Standkonzeption MESSEDURCHFÜHRUNG Kundengespräche Dokumentation Konkurrenzanalyse Standabbau Standbau Messeservices Spezielle Services der ITB Berlin News für Aussteller der ITB Berlin ITB Business Guide und ITB Newsletter Presse-Service der ITB Berlin Reise-Service der ITB Berlin MESSENACHBEREITUNG Messeauswertung Folgeaktionen Erfolgskontrolle Standgestaltung Standpersonal Pressearbeit FAZIT Werbung Einladungen Last-Check 24

4 1. MESSEVORBEREITUNG Insbesondere in der Phase der Messevorbereitung wird ein Großteil der Potenziale durch unklare Messeziele und unzureichende Messeplanung verschenkt. Selbst wenn der Termin für die ITB Berlin noch in weiter Ferne liegt, müssen Sie für die Vorbereitung Zeit einplanen. Stellen Sie in der Vorbereitungsphase einen detaillierten Zeitplan auf. Zu Ihrer Orientierung sind die vorbereitenden Maßnahmen für Ihren Messeauftritt in den zeitlichen Ablauf gegliedert und rot gekennzeichnet. 1.1 Definition der Messeziele (ca. 10 Monate vorher) Überlegen Sie zuerst, was Sie mit Ihrem Auftritt auf der ITB Berlin erreichen wollen. Durch konkrete Ziele geben Sie Ihrem ITB-Auftritt eine Richtung, dies gilt sowohl im Umgang mit Messebesuchern als auch für die eigenen Mitarbeiter. Die Messeziele müssen mit den Verantwortlichen Ihres Unternehmens abgestimmt werden und auch dem Standpersonal bekannt sein. Anhand Ihrer definierten Ziele - erfolgt die Planung und Gestaltung Ihres Standes, - erfolgt die Bereitstellung Ihrer Informationen, - führt Ihr Standpersonal die Gespräche mit interessierten Besuchern der ITB Berlin. Unterscheidung der Messeziele in Beteiligungsziele (z.b. Absatzsteigerung, Vertragsabschlüsse, Erreichen einer neuen Zielgruppe, Beteiligung an Fachveranstaltungen) Kommunikationsziele (z.b. Ausbau persönlicher Kontakte, Kontaktpflege, Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens) Beispiele für Messeziele: Image und Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens stärken Kontakte zu potenziellen Kooperations-/Vertriebspartnern herstellen Pflege von Kontakten zu bestehenden Kooperations-/Vertriebspartnern Neukundenakquise Stammkundenpflege Erreichen einer neuen Zielgruppe Präsentation von Produktneuheiten Abschlüsse tätigen Ausloten von Preisspielräumen Beteiligung an Fachveranstaltungen, z.b. ITB Kongress Market Trends & Innovations oder ITB Business Travel Days*(vgl. Kapitel 1.2, S.5) Durchsetzen neuer Marktstrategien Entwicklungen, Marktnischen oder Markttrends erkennen/identifizieren Analyse von Wettbewerb bzw. Marktsituation * vorbehaltlich der Rücksprache mit der Kongressleitung (Kontaktinformationen unter - Seite 4 -

5 1.2 Informationen über die ITB Berlin (ca. 10 Monate vorher) Fester Bestandteil Ihrer Vorbereitungsphase sollte auch das Sammeln von Hintergrundinformationen zur ITB Berlin sein. Daten & Fakten sowie Kongress-Angebot der ITB Berlin Unter /messeinfos erhalten Sie Informationen sowie Daten und Fakten rund um die ITB Berlin und das ITB Kongress-Angebot: Daten & Fakten zur ITB Berlin Die wichtigsten Termine und Öffnungszeiten sowie der Veranstaltungsort (Hallen, Eingänge) sind in dieser Rubrik dargestellt. Statistik sowie Aussteller- & Besucherbefragung der ITB Berlin des Vorjahres Informieren Sie sich über Ausstellungsfläche, Aussteller und Besucherzahlen der ITB Berlin des Vorjahres. Zusätzlich steht Ihnen eine Kurzanalyse der Aussteller- und Besucherbefragung der ITB Berlin des letzten Jahres zum Download zur Verfügung. Marktsegmente der ITB Berlin Hier finden Sie einen Überblick über die angebotenen Marktsegmente der ITB Berlin sowie deren Inhalte. ITB Kongress Market Trends & Innovations Der ITB Kongress Market Trends & Innovations gibt Einblicke in aktuelle Trends und innovative Geschäftsmodelle im Tourismus. Er ist Plattform zur Diskussion aktueller und zukünftiger Entwicklungen der Tourismusindustrie. Sie können Programmübersichten und Referentenlisten sowie Präsentationen der letzten ITB Kongresse Market Trends & Innovations unter > Archiv downloaden. Hinweise zu Pressekonferenzen und Seminaren der Aussteller: Unter /events können Sie sich die Gesamtübersicht der Pressekonferenzen und Seminare der Aussteller der ITB Berlin downloaden. Die Liste wird kontinuierlich aktualisiert. Gleichzeitig steht Ihnen an dieser Stelle eine Eventsuche zur Verfügung. Hinweise zum speziellen Kongress-Angebot der ITB Berlin: Auf dem Travel Technology Kongress treffen sich zahlreiche Reise-, Tourismus- und Hotelleriefachleute, um die neuen IT-Entwicklungen der Branche darzustellen, sich intensiv zum Thema Travel Technology auszutauschen und aktuelle Trends zu diskutieren. Informationen zu den Kongressprogrammen sowie Referenten der letzten Jahre finden Sie zur Ansicht unter: > Archiv ITB Business Travel Days Die ITB Business Travel Days sind eine Plattform für Geschäftsreisekontakte mit umfangreichem Kongress- und Seminarangebot. Aussteller mit ITB Business Travel Angeboten werden als Business Travel Partner in diversen Online- und Printmailings, auf der Website und im Printkatalog der ITB Business Travel Days hervorgehoben. Weitergehende Informationen erhalten Sie unter: > Marketing Ferner stehen die von den Referenten freigegeben Präsentationen der ITB Business Travel Days des Vorjahres unter > Archiv zum Download zur Verfügung. Informationen über Aussteller, vorgestellte Produkte und Fachbesucher der ITB Berlin finden Sie auch im Virtual Market Place (vgl. Kapitel 1.7.1, S. 13). - Seite 5 -

6 1.3 Messe- & Ablaufplanung (ca. 8 9 Monate vorher) Legen Sie alle Aufgaben in ihrer zeitlichen Reihenfolge fest. Kalkulieren Sie insbesondere den benötigten Zeitbedarf. Erfassen Sie alle im Voraus zu planenden Termine, einschließlich des Anmeldeschlusses für die ITB Berlin sowie der von der Messe Berlin vorgegebenen Auf- und Abbautermine. Beginnen Sie mit dem Versenden der Standanmeldung an die ITB Berlin. Ihre zuvor definierten Ziele werden in konkrete Maßnahmen umgesetzt: ITB Team kontaktieren bzgl. Ihrer Teilnahme an der ITB Berlin; Ihren Ansprechpartner finden Sie unter /veranstalter Anforderung von Messeunterlagen der ITB Berlin Auswahl der anzusprechenden Zielgruppe entsprechend der formulierten Ziele Festlegung der Kosten bzw. des Budgets (Aufstellung eines Kosten-/Finanzierungsplans) interne Zuständigkeiten klären Aktionsplan erstellen involvierte Mitarbeiter intensiv briefen Ausstellungsmotto und Exponate bestimmen Hinweise zur Anmeldung für die ITB Berlin: Die Standanmeldung der ITB Berlin können Sie downloaden unter: /standanmeldung. Diese beinhaltet die Anmeldeunterlagen und Teilnahmebedingungen. Darüber hinaus finden Sie einen Gelände- und Hallenplan als Download. Hinweise zum Ausfüllen der Standanmeldung für die ITB Berlin: Öffnen Sie die Standanmeldung unter /standanmeldung und füllen Sie diese direkt am PC aus. WICHTIG: Standanmeldung ausdrucken! Bitte vergessen Sie nicht Ihre Unterschrift und Ihren Firmenstempel. Senden Sie die unterschriebene dreiseitige Standanmeldung per Fax an die ITB Berlin: / Beachten Sie dabei den Anmeldeschluss. Nach Eingang und Prüfung Ihrer Standanmeldung erhalten Sie im Oktober/November eine Bestätigung sowie Standplatzierung durch die ITB Berlin. Diese sollten Sie so schnell wie möglich schriftlich, bevorzugt per , bestätigen. Anschließend erhalten Sie als offizielle Bestätigung Ihrer Anmeldung eine Rechnung von der ITB Berlin. technisch-organisatorische Standkonzeption abklären Strategie für Presse-/und Öffentlichkeitsarbeit definieren Umfang und Art der einzusetzenden Werbung festlegen rechtzeitiges Einreichen der Standanmeldung bei der Messe Berlin - Seite 6 -

7 Organisatorische Terminplanung Der folgende Terminplan gibt Ihnen beispielhaft einen chronologischen Überblick über die wichtigsten organisatorischen Aufgaben im Vorfeld der ITB Berlin. Beachten Sie, diesen an Ihren individuellen Messeauftritt anzupassen. ca. 6 8 Monate vor Beginn der ITB Berlin: Anmeldung an die ITB Berlin abschicken (vgl. Kapitel 1.3, S.6) Reservierung der An- und Abreise sowie der Unterkunft über den Link /anreise (vgl. Kapitel 1.7.4, S.16) Räumlichkeiten für Pressekonferenzen, Seminare und Empfänge reservieren unter: Preise für Empfang, Pressekonferenz etc. ermitteln ca. 5 6 Monate vor Beginn der ITB Berlin: Bestätigung des Platzierungsangebotes an die ITB Berlin senden Auftrag für Standgestaltung erteilen (vgl. Kapitel 1.5, S.11) Kataloge, Prospekte und Displays in Auftrag geben Kommunikations-, Strom-, Wasserleitungen anfordern (vgl. Kapitel 1.6, S.12) ca. 4 Monate vor Beginn der ITB Berlin: Eingang der Bestätigung für die Reservierungen prüfen Baupläne für etwaige aufwendigere Standgestaltungen an die ITB Berlin zur Prüfung durch die ITB-Bauaufsicht faxen: / ca. 2 3 Monate vor Beginn der ITB Berlin: Besuchereinladungen versenden Entscheidung welches Werbe-/Pressematerial zu übersetzten ist Namensschilder und Ausweise sowie Material für die Verteilung auf der ITB Berlin zusammenstellen und bestellen, sowie rechtzeitige Auslieferung der Werbemittel mit der Druckerei abstimmen zusätzliches Standpersonal rekrutieren (vgl. Kapitel 1.9, S.18) Erforderliche gastronomische Leistungen anfordern; Informationen unter Das Bestellformular ist auch per Download unter /faq > Gastronomie erhältlich. ca. 1 Monat vor Beginn der ITB Berlin: eigenes Pressematerial sowie Pressemitteilungen, spezielle Angebote etc. an alle relevanten deutschen und internationalen Medien versenden Einladungen zu Pressekonferenzen, Empfängen etc. verschicken Transport der Materialien organisieren Koordinierung des Standaufbaus bzw. der Standübergabe Messetermine mit nationalen und internationalen Partnern vereinbaren; Nutzen Sie dazu auch den ITB Business Guide (vgl. Kapitel 1.7.2, S.14). Der Spedition bezüglich der Anlieferung von Messematerialien die genaue Lieferadresse auf dem Messegelände (Halle, Standnummer) mitteilen und den Liefertermin abstimmen; Beachten Sie, dass Ihr Personal die Versandmaterialien persönlich entgegennehmen muss. Die Messe Berlin kann keine Lagerräume zur Verfügung stellen. Veranstaltungen an Ihrem Stand außerhalb der regulären Einlasszeiten (9:30 18:00 Uhr) unbedingt beim Sicherheitsdienst der Messe Berlin anmelden. Weitere Informationen erhalten Sie unter: /servicekatalog > Abschnitt A4 - Seite 7 -

8 Beispiel für Ihren Messeablaufplan: Durchzuführende Monate bis zur bzw. nach der ITB Berlin Maßnahme Definition der Messeziele Kontaktaufnahme mit der ITB Berlin Anforderung von Messeunterlagen der ITB Berlin Bestimmung der Zielgruppen gemäß der Messeziele Festlegung der Kosten, des Budgets sowie der internen Zuständigkeiten Information der involvierten Mitarbeiter Bestimmung des Ausstellungsmottos Festlegung des technisch-organisatorischen Standkonzepts und Auswahl der Exponate Bestimmung der Strategie für die Pressearbeit Bestimmung von Umfang und Art der einzusetzenden Werbemittel Versenden der Standanmeldung an die ITB Berlin Schriftliche Bestätigung der Standplatzierung an die ITB Berlin senden Auftragsvergabe bzw. Baubeginn des Messestandes in Eigenregie Bestellung der technischen Dienstleistungen bei der Messe Berlin Durchzuführende Monate bis zur bzw. nach der ITB Berlin Maßnahme Spezielle Messeservices der ITB Berlin buchen Festlegung der detaillierten Standgestaltung Rekrutierung und Schulung des Standpersonals Durchführung zielgruppenspezifischer Werbemaßnahmen und Pressearbeit Versendung persönlicher Einladungen Dokumentation der Interessentenkontakte und Konkurrenzanalyse Messenachbereitung und Folgeaktionen Messeauswertung Entscheidung über erneute Teilnahme an der ITB Berlin Der Messeablaufplan stellt in dieser Form nur ein Beispiel dar. Er ist an Ihren individuellen ITB-Auftritt anzupassen. Planen Sie einen großen Auftritt auf der ITB Berlin, empfiehlt es sich, einen Netzplan mit den einzelnen Aufgaben, involvierten Personen und Terminen aufzustellen. Zur professionellen Planung Ihres ITB-Auftritts gehört auch die rechtzeitige Aufstellung eines Kostenplans. Die Zuordnung aller Kosten ermöglicht Ihnen nach Ende der ITB Berlin eine abschließende Erfolgskontrolle (vgl. Kapitel 3.3, S.30). - Seite 8 -

9 So könnte Ihr Kostenplan aussehen: Kostenfaktoren Summe Kostenfaktoren Summe Grundkosten Standmiete, Teilnahmegebühr allgemeine, technische Messeservices der Messe Berlin, z.b. Strom, Telefon Zwischensumme 1 Kosten für Standbau und Standausstattung bzw. -gestaltung Standbau, z.b. Material, Aufbau, Abbau Standausstattung, z.b. Möbel, Teppich, Beleuchtung Standgestaltung, z.b. Beschriftung, Dekoration, audiovisuelle Präsentationen Zwischensumme 2 Kosten für Standservice und spezielle ITB-Services z.b. Besucherbewirtung z.b. Werbemaßnahmen, Einladungen, Eintrittsgutscheine z.b. erweiterter Eintrag in den Ausstellerkatalog, Abgabe einer Pressemappe z.b. Kosten für bereitgestelltes Informationsmaterial (Prospekte, Flyer) Zwischensumme 3 Kosten für den Transport und Handling z.b. Transport und Lagerung der Exponate, des Messestandes Zwischensumme 4 Personal- und Reisekosten z.b. Personalkosten für involvierte Mitarbeiter vor, während, nach der ITB Berlin z.b. Anreise, Unterkünfte, Spesen des Messepersonals Zwischensumme 5 Sonstige Kosten Schulung des Standpersonals, z.b. durch Seminare Messeauswertung Folgeaktionen, z.b. Dankeschön-Briefe, Zusendung von Unterlagen sonstige Kosten, z.b. sonstige Kosten im Rahmen der Messevorbereitung Gesamtkosten Dieser Kostenplan stellt nur ein Beispiel dar. Er ist an Ihren individuellen ITB-Auftritt anzupassen. Das Online-Tool SalesPark Berlin: Mit dem Online-Tool SalesPark Berlin (www.salespark-berlin.de) steht Ihnen eine zusätzliche Hilfe bei der Vorbereitung und Bewertung Ihres ITB-Auftritts zur Verfügung. Neben der Errechnung des exakten Nutzenvorteils Ihres Messeauftritts erhalten Sie darüber hinaus auch weitere Ideen und Anregungen zum effizienten Einsatz von Marketingaktivitäten wie Kundenabenden, Vertriebskonferenzen oder PR-Packages. Das Online-Tool SalesPark Berlin ist ein kostenloser Service der Messe Berlin. - Seite 9 -

10 1.4 Standkonzeption (ca. 8 9 Monate vorher) Der Messestand positioniert Ihr Unternehmen und seine Kernaussagen. Im Idealfall bildet er alle im Vorfeld eingesetzten Marketingmaßnahmen ab und rundet diese zu einem stimmigen Gesamtbild ab. Beachten Sie, dass die Standkonzeption aufgrund der umfangreichen Vorausplanung den größten Zeitaufwand vor Messebeginn erfordert. Das technisch-organisatorische Standkonzept: - Einzel- oder Gemeinschaftsstand - Standgröße, -art, und -lage - Architektur und Gestaltung - technische Einrichtungen - Ausstellungsprogramm - Standaufbau, -betrieb, -organisation und -abbau Die wesentlichen technischen Einrichtungen eines Messestandes: - Elektroversorgung/Elektroanlagen - Wasserinstallation - ggf. Druckluft - Telekommunikationsanlagen - Audio-Visuelle Medien (z.b. Beamer, Projektor) und Lautsprecheranlage - bürotechnische Einrichtungen (z.b. Computer, Kopiergerät) Tipps für den ersten Schritt Ihrer Standkonzeption: Bestimmen Sie das Verhältnis von Präsentations- und Besprechungsfläche sowie der Fläche für Nebenräume. Dem informationsorientierten Charakter des Messeauftritts müssen Sie durch eine relativ große Präsentationsfläche Rechnung tragen. Ihr Messestand muss dem Besucher ein Ordnungsschema zu seiner Orientierung anbieten. Produkte und Exponate müssen schnell erfassbar sein. Legen Sie die Art Ihres Messestandes fest (Eck-, Reihen-, Kopf-, Block- oder Freigeländestand) und berechnen Sie die anfallende Standmiete unter: /standanmeldung > Berechnung der Standmiete B = Blockstand E = Eckstand K = Kopfstand R = Reihenstand Freigeländestände sind für sehr große und komplexe Produktpräsentationen gedacht (z.b. Züge). Hierbei ist auf geeignete Besprechungsmöglichkeiten zu achten. Beachten Sie hierzu auch die Hinweise in Kapitel 1.6 auf Seite Seite 10 -

11 1.5 Standbau (ca. 6 7 Monate vorher) Anhand der Beteiligungsziele, der Exponatliste, des Platzbedarfs und des Etats wird die Planung Ihres Messestandes konkretisiert. Dazu gehören insbesondere folgende Aspekte: - Wählen Sie die Bauweise Ihres Messestandes. - Entscheiden Sie über einen Bau in Eigenregie oder eine Auftragsvergabe. - Treffen Sie ggf. eine Entscheidung über Miete, Kauf oder Leasing eines Messestandes. - Realisierungsphase, d.h. Anfertigung eines Vorentwurfs und eines vorläufigen Kostenplans sowie Präsentation des Entwurfs durch den Planer. Ferner anfallende Kosten für die Vorausplanung durch den Planer. Für Unternehmen, die erstmals auf einer Messe vertreten sind, kommt vorzugsweise das Anmieten eines Systemstandes, beispielsweise bei der MB Capital Services GmbH unter in Betracht. Damit können Kosten und organisatorischer Aufwand gespart werden. Liegen genügend Erfahrungen vor und wird an der ITB Berlin zum wiederholten Male teilgenommen, sind auch Überlegungen hinsichtlich Leasing oder Kauf eines Messestandes sinnvoll. Im Standbau werden die nachstehenden Bauformen unterschieden: - offene Standbauweise, der Stand ist für den Besucher weitestgehend einsehbar - teilweise offene Standbauweise, der Besucher kann nur Teile einsehen - geschlossene Standbauweise, der Besucher kann den Stand nicht von außen einsehen, sondern muss diesen betreten Tipps zur Standbauweise: Entscheiden Sie zwischen einem Systembau mit vorgefertigten Bauelementen oder einem konventionellen Bau für individuelle Gestaltungswünsche. Die Vorteile eines Systemstandes sind preisgünstige, passgenaue, vorgefertigte Teile, eine gute Transport- und Lagerfähigkeit, ein geringer Personalbedarf bei Auf- und Abbau, die Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit. Eine Kombination aus Systemstand und konventioneller Bauweise ermöglicht eine individuelle Standgestaltung mit relativ großer Variabilität. Hinweise zur Realisierung des Standbaus: Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Ein Bau des Messestandes wird in Eigenregie durchgeführt. Eine Messebaufirma wird als Generalunternehmer eingesetzt. Ein Architekt und eine Messebaufirma werden gemeinsam beauftragt. Ein Architekt sucht und beauftragt geeignete Handwerker. Bei einer Auftragsvergabe holen Sie Preise und Angebote von Standgestaltern und Möbelvermietern ein. Ein Bau Ihres Messestandes ist auch über die MB Capital Services GmbH, eine Tochtergesellschaft der Messe Berlin, möglich: Weitergehende Aspekte, Hinweise und Tipps für Ihre Standgestaltung finden Sie in Kapitel 1.8 auf Seite Seite 11 -

12 1.6 Messeservices (ca. 6 Monate vorher) Die ITB Berlin bietet Ihnen zur Unterstützung Ihres Messeauftritts sowohl allgemeine als auch technische Messedienstleitungen an. Der Aussteller-Service- Katalog unter /servicekatalog bietet Ihnen jeweils ab Oktober vor Beginn der kommenden ITB Berlin eine Übersicht mit ausführlichen Erläuterungen sowie Bestellformulare zum Download zu folgenden Themen: - Abfallentsorgung - Elektroinstallation - Wasserinstallation - Telekommunikation - Hallentechnik - genehmigungspflichtige Leistungen - Standbaumöglichkeiten und -kosten - Hotel- und Zimmerbestellung - Versicherung/Standbewachung Einen Überblick über Standbaumöglichkeiten und -kosten erhalten Sie unter: > Design Neben den allgemeinen Messeservices der Messe Berlin werden auch spezielle ITB-Services angeboten. Detaillierte Erläuterungen dazu finden Sie im nachfolgenden Kapitel 1.7 auf den Seiten 13 bis 16. Hinweise zum Messegelände der ITB Berlin: Nähere Informationen zum Ausstellungsgelände der ITB Berlin sowie der technischen und infrastrukturellen Ausstattung des Messegeländes erhalten Sie unter: /ausstellungsflaechen Hier können Sie das Messegelände Berlin online erleben und mit Hilfe von interaktiven 360 Panorama-Fotos und Luftbildaufnahmen interessante Details, Daten und Fakten über das Messegelände Berlin erfahren. Der Geländeplan des Messegeländes sowie ein Orientierungsplan für Rollstuhlfahrer stehen Ihnen hier zum Download zur Verfügung. Darüber hinaus finden Sie an dieser Stelle Merkblätter zu allgemeinen Richtlinien auf dem Messegelände der ITB Berlin: - Merkblatt zu technischen Richtlinien - Einkaufsbestimmungen - Verwendung von Glas/Acrylglas im Standbau innerhalb der Messehallen - Standbauten im Freigelände Hinweise zum Verkehrsleitfaden für das Messegelände und dem Geländeshuttle: Der Verkehrsleitfaden gibt Ihnen etwa zwei Monate vor Beginn der ITB Berlin unter /ausstellernews > Verkehrsleitfaden bereits einen Überblick über die Ein- und Ausfahrten, die Kautionsregelung sowie die Einfahrtszeiten zum Messegelände im Verlauf der ITB Berlin. Bereits ca. drei Monate vor Beginn der ITB Berlin stehen Ihnen unter dem Link /ausstellernews > Geländeshuttle Informationen über den Geländeshuttle der ITB Berlin zur Verfügung. - Seite 12 -

13 1.7 Spezielle Services der ITB Berlin (ca. 5 6 Monate vorher) Nutzen Sie für Ihren Messeauftritt auch die speziellen Services und Informationen der ITB Berlin, die im Internetportal abrufbar sind News für Aussteller der ITB Berlin Unter dem Link /ausstellerservice finden Sie neben Informationen zur Ausstellungsfläche (vgl. Kapitel 1.6, S.12) sowie zur Standanmeldung (vgl. Kapitel 1.3, S.6) und zum Online-Tool SalesPark Berlin (vgl. Kapitel 1.3, S.9) spezielle News für Aussteller: ITB Ausstellerkatalog und Katalogeintrag Als Aussteller können Sie Ihren Katalogeintrag vorab prüfen und zusätzliche Zeilen und Anzeigen buchen. Der Printkatalog erscheint zur ITB Berlin und kann vor Ort gegen einen Unkostenbeitrag gekauft oder während und nach der Messe bei Travel One bestellt werden. Mehr Informationen dazu erhalten Sie unter: Virtual Market Place der ITB Berlin Richten Sie unter Ihre virtuelle Messepräsenz ein. So können Sie bereits jetzt Fachbesucher und Journalisten auf Ihre Messeteilnahme aufmerksam machen. Der Preis für die Teilnahme am Virtual Market Place ist in Ihrer Standanmeldung bereits enthalten. Zusätzlich zum Online-Angebot werden Ihnen als Aussteller die neusten In-formationen zur ITB Berlin auch per im Ausstellerrundschreiben zuge-sendet. Hinweise zum Virtual Market Place der ITB Berlin: Mit Ihrem Firmenprofil, umfassenden Produktinformationen, Bildern und Videos können Sie sich über den ITB Virtual Market Place an 365 Tagen im Jahr weltweit auf der Branchenplattform der ITB Berlin darstellen. Damit machen Sie Ihre Angebote 24 Stunden täglich Fachbesuchern und Interessierten zugänglich. Ein Termin- und Routenplaner erleichtert es Interessenten darüber hinaus, Sie auf Ihrem ITB-Stand zu besuchen und sichert Ihnen so optimale Geschäftskontakte. Wenn Sie bereits Aussteller der ITB Berlin sind, steht Ihnen unsere Service-Hotline zum Virtual Market Place Montag bis Freitag von 9.00 bis Uhr MEZ unter Tel: / Fax: / zur Verfügung. Mit einem Upgrade Ihres Auftritts im Virtual Market Place erhalten Sie die Möglichkeit von zusätzlichen Produkteinträgen. Als Mitaussteller können Sie durch ein Upgrade die Darstellungsform im Virtual Market Place wie ein Hauptaussteller erwerben. Das Upgrade-Formular ist per Download erhältlich unter: Wenn Sie weitere Informationen zum Virtual Market Place wünschen, wenden Sie sich bitte an: Messe Berlin GmbH Tel: / Virtual Market Place Fax: / Messedamm Berlin - Seite 13 -

14 1.7.2 ITB Business Guide und ITB Newsletter Informationen zum ITB Business Guide sowie zum ITB Newsletter erhalten Sie unter: /besucherservice ITB Business Guide (ehemals Teilnehmerverzeichnis) Möchten Sie Ihre Businesspartner vorab über Ihre Teilnahme an der ITB Berlin informieren? Dann tragen Sie sich kostenlos im ITB Business Guide des Virtual Market Place ein. Die hinterlegten Kontaktdaten sowie das gebuchte Hotel können anschließend von allen Besuchern der Website eingesehen und zur direkten Terminvereinbarung genutzt werden. Fachbesucher sowie Ihre Geschäftspartner können so bequem von ihrem PC aus abrufen, wer auf der ITB Berlin ausstellt, Anfragen per verschicken und Termine rund um ihren ITB-Besuch planen. Hinweise zum ITB Business Guide: Unter steht Ihnen der Business Guide innerhalb des Virtual Market Place der ITB Berlin zur Verfügung. Zur Registrierung gelangen Sie im Virtual Market Place über den Menüpunkt "Meine ITB Berlin", dort melden Sie sich als "Teilnehmer" an. Um sich alle Teilnehmer anzusehen, wählen Sie bitte den Menüpunkt "Alle Teilnehmer". Der ITB Business Guide wird laufend aktualisiert. Hinweise zum ITB Newsletter: Registrieren Sie sich online für den ITB Newsletter im Virtual Market Place. Unter dem Menüpunkt "Meine ITB Berlin" können Sie sich unter der Mitgliederkategorie "Besucher" direkt für diesen Service anmelden. ITB Newsletter Informieren Sie sich das ganze Jahr regelmäßig über die ITB Berlin, aktuelle Messe-News sowie die neuesten Angebote der Aussteller im Virtual Market Place. Alle vier Wochen wird Ihnen der ITB Newsletter per kostenlos zugeschickt. - Seite 14 -

15 1.7.3 Presse-Service der ITB Berlin Unter dem Link /presse finden Sie neben Ansprechpartnern für ihre Pressearbeit (vgl. Kapitel 1.10, S.20) nähere Informationen zum ITB Medienzentrum und die für Ihre Werbung kostenlos zur Verfügung stehenden Logos und Signets der ITB Berlin. Pressemitteilungen zur ITB Berlin Sie haben das ganze Jahr über unter /presseinfos kostenlos Zugang zu aktuellen Pressemitteilungen und dem Presse-Archiv sowie ab Januar auch zu den elektronischen Pressefächern der kommenden ITB Berlin. ITB Medienzentrum Das mit modernster Technik eingerichtete ITB Medienzentrum befindet sich in den Hallen 5.3 und 6.3 in unmittelbarer Nähe des Sommergartens. Im großzügig ausgestatteten Journalisten-Arbeitsbereich stehen nicht nur rund 30 Computer mit Internetanschluss zur Verfügung, geschultes Fachpersonal sorgt darüber hinaus für den entsprechenden Service. Zum technischen Equipment zählen 20 Laptop-Anschlüsse mit W-Lan. Weitere Computer mit Internetanschluss sind im "Elektronischen Pressebüro" im ICC Berlin vorhanden. Über 400 Pressefächer, in denen die Informationen der Aussteller in deutscher und in englischer Sprache sowie Tagesberichte und Pressefotos zu finden sind, sorgen für eine umfassende Information. Die Anmietung eines Pressefachs ist kostenpflichtig. Das Bestellformular dafür ist vor Beginn der ITB Berlin unter /ausstellerpr per Download erhältlich. Die ITB Berlin unterstützt Sie bei Ihrer Pressearbeit durch - die Organisation von Pressekonferenzen, - eine kostenlose Verteilerliste für Journalisteneinladungen, - die Vermittlung von Pressefotografen für professionelle Bilderdienste, - einen Eintrag in den Presseführer, - die Bereitstellung von Pressefächern, - Sonderkonditionen bei unseren Kooperationspartnern zum elektronischen Versand von Pressemitteilungen, zur Bereitstellung von Footage-Material und Electronic Press Kits (EPK) sowie zur Medienbeobachtung. Weitere Tipps zur Pressearbeit und Bestellformulare für unterstützende Services erhalten Sie in Kapitel 1.10 auf den Seiten 19 bis 21 sowie per Download unter: /ausstellerpr Logos und Signets der ITB Berlin Logos der ITB Berlin erhalten Sie kostenlos in Farbe und schwarz/weiß per Download unter /signets. Das Signet zum ITB Kongress Market Trends & Innovations steht Ihnen unter > Presse-Service > Signets zum Download zur Verfügung. - Seite 15 -

16 1.7.4 Reise-Service der ITB Berlin Der Reise-Service der ITB Berlin umfasst die Möglichkeit, über einen unserer Reisepartner bequem Flüge, Bahn-Packages und Hotelangebote für Ihren Messebesuch zu buchen. Unter dem Link /anreise > Messereisen & Hotels finden Sie unsere Reisepartner. Nähere Anreiseinformationen zur ITB Berlin erhalten Sie unter: /anreise > So finden Sie uns Messereisen & Hotels Die Messe Berlin bietet Ihnen in Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern speziell zusammengestellte Reiseangebote an. Weiterhin geben Ihnen unsere Partner die Möglichkeit zur Online-Buchung von Hotelunterkünften. So finden Sie uns Anfahrtsplan zur ITB Berlin Das Messegelände ist über ausgezeichnete Verkehrsverbindungen bequem zu erreichen. Detaillierte Angaben über Verbindungen mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu den Berliner Flughäfen und den Fernbahnhöfen der Stadt sowie einen Nahverkehrsplan von Berlin stehen Ihnen per Download zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie auch einen PKW-Anfahrtsplan zum Messegelände downloaden. FAQ frequently asked questions Die am häufigsten gestellten Fragen zu den Services der ITB Berlin sowie der Messe Berlin werden unter /faq regelmäßig für Sie zusammengestellt und aktualisiert. Damit haben Sie einen schnellen Zugang zu den wichtigsten Informationen rund um Ihren Auftritt auf der ITB Berlin, wie beispielsweise: - Anreise - Ausstellerinformation - Ausstellersuche - ITB Business Guide - Gastronomie - Katalog der ITB Berlin - Kongresse und Konferenzen der ITB Berlin - Presse - Standbau - Standpersonal - Ticketing - Visum - Werbebox - WLAN und WiFi Alle Kontaktinformationen sowie Ihren individuellen Ansprechpartner bei der ITB Berlin finden Sie unter: /veranstalter - Seite 16 -

17 1.8 Standgestaltung (ca. 5 Monate vorher) Der Stand ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Er muss neben ausgewählten Exponaten und Präsentationen auch die Philosophie Ihres Unternehmens widerspiegeln. Der zentrale Punkt der Standkonzeption ist die attraktive und einladende Standgestaltung, die von Ihren Zielen abhängig ist. Ihr Messestand sollte dabei beeindrucken ohne arrogant zu erscheinen, bescheiden wirken ohne billig auszusehen, einladen ohne aufdringlich zu sein, sachlich erscheinen ohne nüchtern zu wirken, erlebnisreich sein ohne Volksfestcharakter zu vermitteln. Wesentliche Aspekte der Standgestaltung: - Raumaufteilung - Bodenbelag - Deckengestaltung - Blenden und Verkleidung - Standausstattung - Farbgestaltung - Beschriftung - Beleuchtung - technische Aufbauten Tipps für Ihre Standgestaltung*: Stimmen Sie Ihren Stand auf Ihre Corporate Identity ab. Versehen Sie Ihren Stand mit großen, gut lesbaren Zentralbotschaften und vermitteln Sie Ihre Botschaften durch die visuelle Gestaltung. Erlangen Sie die Aufmerksamkeit der Besucher durch einen kreativ gestalteten Stand ( eye-catcher ). Verwenden Sie Fotos und berücksichtigen Sie Präsentationsmöglichkeiten für Filme, Multimedia-Simulationen und Vorführungen. Statten Sie Ihren Stand mit ausreichend Gesprächsmöglichkeiten aus. Hierfür bieten sich Einrichtungen zur Bewirtung (z.b. Bar) und Sitzgruppen an. Stimmen Sie das Standmobiliar und Inventar auf Ihr Standoutfit ab. Heben Sie bestimmte Bereiche Ihres Standes durch Beleuchtung hervor (Besprechungs-/Nebenbereich) und sorgen Sie durch Objekt- und Effektbeleuchtung für eine eindrucksvolle Präsentation Ihrer Exponate. Bieten Sie kostenlos Getränke und Speisen mit Bezug zu Ihrer Herkunftsregion, ggf. auch über eine Kooperation mit Ihrer Region an. Halten Sie genügend Standausrüstung wie Büromaterial, Flyer und Prospekte für den Präsentations- und Besprechungsbereich bereit. Heben Sie weiche Standortfaktoren Ihres Unternehmens durch Kooperationen mit Ihrer Standortkommune und/oder dem Tourismusverband Ihrer Herkunftsregion hervor. Zeigen Sie wichtige Partner aus der Wirtschaft und Referenzprojekte auf. Kommunizieren Sie Alleinstellungsmerkmale Ihres Unternehmens. * variieren in Abhängigkeit von der Standgröße bzw. der Art des Systemstandes (vgl. Kapitel 1.5, S.11) - Seite 17 -

18 1.9 Standpersonal (ca. 3 Monate vorher) Bereiten Sie Ihr Standpersonal gut auf die ITB Berlin vor, denn Ihr Messeerfolg steigt und fällt mit der Qualität, d.h. der theoretischen und praktischen Qualifikation Ihres Standpersonals. Schulen und informieren Sie Ihr Standpersonal im Vorfeld der ITB Berlin über Messeziele und Zielgruppen, Besucherstruktur der ITB Berlin (vgl. Kapitel 1.2, S.5), wichtige Kooperationspartner und Interessenten, Erstellung der Gesprächsberichtsbögen und Hinweise zur Messenachbereitung, eine 30-Sekunden-Kurzbeschreibung Ihres Angebots, Standordnung und Verhaltenskodex, einheitliche Kleidung (z.b. Accessoires) und Namensschilder, Dienstplan, Hierarchien und genaue Aufgabenverteilung, die tägliche Lagebesprechung mit dem Team, Aktionen und besondere Anlässe während der ITB Berlin, Form der Gesprächsführung, Argumentation und Fragetechnik, Weiterbildungsmöglichkeiten durch Messeseminare und Trainingsveranstaltungen. Anforderungen an Ihr Standpersonal: Kontaktfreudigkeit Aufgeschlossenheit sicheres und gewandtes Auftreten gut zuhören können guter sprachlicher Ausdruck ggf. Fremdsprachenkenntnisse Qualifikation Teamgeist Engagement Begeisterungsfähigkeit Improvisationsfähigkeit Belastbarkeit Anpassungsfähigkeit gepflegtes Äußeres Ihr Stand-Team sollte von einer Standleitung geführt werden. Auch die Geschäftsleitung Ihres Unternehmens sollte am Messestand als Ansprechpartner anwesend sein. Sollten Sie nicht über ausreichendes Personal verfügen, besteht die Möglichkeit, dieses über die MB Capital Services GmbH (www.mb-capital-services.de) zu buchen oder über die Zweigstelle der Agentur für Arbeit am Messegelände Berlin (Tel / ) zu rekrutieren. - Seite 18 -

19 1.10 Pressearbeit (ca. 3 Monate vorher) Pressearbeit ist ein effektives und kostengünstiges Mittel, um die Öffentlichkeit auf sich aufmerksam zu machen. Denken Sie dabei immer an Ihre individuelle Zielgruppe und über welche Medien Sie diese am besten auf Ihr Unternehmen aufmerksam machen können. Bei folgenden Möglichkeiten der Pressearbeit kann Sie die ITB Berlin im Rahmen des ITB Presse-Service (vgl. Kapitel 1.7.3, S.15) unterstützen: - Pressefächer - Verteilerlisten für die Einladung von Pressevertretern an Ihren Messestand - Vermietung von Räumen für Pressekonferenzen. Bitte buchen Sie einen Raum für eine Pressekonferenz sofort bei Anmeldung Ihres Messestandes, da die Kapazitäten hierfür begrenzt sind. Raumbuchung unter: TV-Kommunikation/Broadcast PR auf der ITB Berlin Der offizielle Messepartner der ITB Berlin, Atkon TV-Service, bietet Ihnen einen Full Service rund um das bewegte Bild an. Atkon TV-Service vermittelt Ihre Themen, Footage und fertigen Beiträge an TV-Sender und Journalisten. Über das Online-Portal TVservicebox werden Ihr Footagematerial oder Ihre fertigen TV-Beiträge einem aktiven Netzwerk von Journalisten zugänglich gemacht. Sollten Sie Filmmaterial über Ihren ITB Berlin Auftritt benötigen, dreht die Atkon TV-Service GmbH auch auf Ihrem Messestand. Weitere Details und Angebote erfahren Sie unter: /ausstellerpr > Atkon TV-Service Tipps für die Organisation Ihrer Pressekonferenz: Führen Sie nur eine Pressekonferenz durch, wenn Sie wirkliche Neuigkeiten zu verkünden haben. Ansonsten ist es besser, die Presseinformation im Pressefach des ITB Medienzentrums oder an Ihrem Stand auszulegen. Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen mit themenverwandten Pressekonferenzen. Schriftliche Einladungen sollten die Themen Ihrer Pressekonferenz enthalten. Legen Sie ein Antwortfax bei, mit dem sich die Journalisten anmelden oder alternativ eine Pressemappe bestellen können. Führen Sie eine Anwesenheitsliste auf Ihrer Pressekonferenz, damit Sie eine Übersicht haben, welche Journalisten tatsächlich gekommen sind. Ihre Pressemappe sollte vor der Pressekonferenz an die teilnehmenden Journalisten verteilt werden. Bei Pressekonferenzen auf dem Messegelände können Sie ein Catering über die Capital Catering GmbH (Tel / ) organisieren. Hinweise zur Evaluation Ihrer Pressearbeit: Denken Sie daran, Ihre Pressearbeit zu evaluieren, indem Sie einen Ausschnittdienst beauftragen, die erschienenen Artikel über Ihr Unternehmen zu sammeln. Unser Kooperationspartner AUSSCHNITT-Medienbeobachtung bietet Ihnen einen Überblick über Ihr Medienecho in Zeitungen, Nachrichtenagenturen, Zeitschriften, Fachmedien, TV-Sendern, Online-Medien und Weblogs in nationalen und internationalen Medien. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie unter: /ausstellerpr - Seite 19 -

20 Digitaler Presseservice der ITB Berlin mit news aktuell Wenn Sie bei der Verbreitung Ihrer Presseinformationen Unterstützung benötigen, nutzen Sie den Presseservice unseres offiziellen Kooperationspartners news aktuell. Ihre Pressetexte und -bilder verbreitet die dpa- Tochter news aktuell an Tagespresse und Fachjournalisten. Für internationale Verbreitungen in Europa, Asien und Amerika nutzt news aktuell das von PR Newswire etablierte Verbreitungsnetzwerk nationaler Nachrichtenagenturen. Alle über den Originaltextservice verbreiteten Pressetexte werden zusätzlich und kostenfrei in den elektronischen Pressefächern der ITB Berlin unter /presse veröffentlicht. Nähere Informationen und Angebote finden Sie per Download unter: /ausstellerpr > Digitaler Presseservice mit news aktuell Tipps für Ihre Pressemappe: Legen Sie Ihrer Pressemappe ein Kurzprofil Ihres Unternehmens bei. Bestücken Sie Ihre Pressemappe mit aktuellen Informationen und Hintergrundmaterial, ggf. auch Fotos. Versehen Sie Ihre Pressemappe mit sämtlichen Texten Ihrer Pressekonferenz und ggf. mit aktuellen Pressemitteilungen. Legen Sie Ihrer Pressemappe ausschließlich sachliche und keine werblichen Darstellungen bei. Falls Sie internationale Pressevertreter ansprechen möchten, denken Sie daran, auch englische Pressetexte bereitzustellen. Lassen Sie im Anschluss an die ITB Berlin Ihre Pressemappe den Redaktionen aus dem Presseverteiler zukommen, die nicht vor Ort waren. Digitaler Presseservice der ITB Berlin mit Business Wire Als offizielle internationale Medienpartner der Messe Berlin unterstützen Business Wire und Virtual Press Office (VPO) Sie bei Ihrer Pressearbeit. Gestalten Sie aus Ihrer klassischen Pressemitteilung eine SMART News Release und ergänzen Sie den Originaltext mit Fotos, Videos oder anderen Multimedia-Elementen. Ihre Pressemitteilungen werden in internationalen Fachmedien, Nachrichtenagenturen, Onlineportalen und Datenbanken verbreitet. Zusätzlich werden diese auch in den elektronischen Pressefächern der ITB Berlin sowie im elektronischen Pressearchiv von Virtual Press Office (VPO) veröffentlicht und mit Ihrer Webseite verlinkt. Mehr Informationen erhalten Sie unter: /ausstellerpr > Business Wire Ihre Ansprechpartner für die Pressearbeit bei der Messe Berlin sind: Astrid Ehring Pressereferentin Telefon: / Telefax: / Anne Sagmeister Presseassistentin Telefon: / Telefax: / Seite 20 -

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