2.6 Register Datei Backstage-Ansicht

Transkript

1 2.5.4 Zoom-Einstellung Auf der rechten Seite der Statusleiste findet sich die Leiste mit dem Zoom- Regler, mit dem eine stufenlose Veränderung der Größendarstellung auf Ihrem Bildschirm vorgenommen werden kann. Direkte Eingabe des Wertes Schrittweise Einstellung für Verkleinerung Stufenloser Schieberegler Schrittweise Einstellung für Vergrößerung 2.6 Register Datei Backstage-Ansicht Wenn Sie auf die Registerkarte DATEI klicken, werden die gleichen Basisbefehle angezeigt, die in den Versionen bis 2003 zur Verfügung standen. Zu diesen Basisbefehlen gehören beispielsweise die Befehle ÖFFNEN, SPEICHERN, DRUCKEN oder das BEENDEN des Programms. Einige Befehle (zb IMPORTIE- REN) wurden in das Menüband verschoben. Das Register DATEI ist in allen Office-Programmen in gleicher Weise aufgebaut. Es unterscheidet sich nur durch die Farbe des Registerreiters und den Markierungsbalken, die immer in der Farbe des betreffenden Programms angezeigt werden. Die Aktivierung dieser Registerkarte sie wird als Backstage-Ansicht bezeichnet erfolgt durch einfachen Klick. Die Rückkehr zum davor bearbeiteten Register erfolgt durch nochmaligen Klick, über die -Taste oder durch Wechsel auf ein anderes Register. Seite 22 Team ALGE

2 Register Datei jeweils in der Farbe des aktuell verwendeten Programms Inhalt des Begriffs aus dem Navigationsbereich Weiterführende Befehle Markierungsbalken jeweils in der Farbe des aktuell verwendeten Programms Miniaturdarstellung und Eigenschaften der Datei Team ALGE Seite 23

3 2.6.1 Datei speichern Der Speichervorgang erfolgt wie in den Vorversionen über die Schaltfläche, die in der Schnellzugriffsleiste eingeblendet ist, über DATEI /SPEICHERN UNTER oder die Funktionstaste. Als Standardspeicherort wird in der Version 2010 die Bibliothek DOKUMENTE mit dem Ordner EIGENE DOKUMENTE vorgeschlagen. 1 In diesem Dialog können Laufwerk und Ordner ausgewählt werden, der Dateiname festgelegt und bei Bedarf der Dateityp geändert werden. In diesem Ordner befindliche Unterordner und Dateien Navigationsbereich zur Auswahl von Laufwerk und Ordner Aktueller Pfad Eingabe des Dateinamens Auswahl des Dateityps Optionen, zb für Dateischutz Bibliothek Abbildung des Dialogs SPEICHERN UNTER im Programm Excel Dateischutz Eine Datei vor ungebetenem Zugriff oder Änderung zu schützen, kann bei der Festlegung der Speicheroptionen eingestellt werden. 1 Die Festlegung des Standardspeicherortes erfolgt in den Programmoptionen. Seite 24 Team ALGE

4 1. Öffnen Sie im Speichern- Dialog die DropDown-Liste TOOLS. 2. Wählen Sie ALLGEMEINE OP- TIONEN Sie gelangen damit in den Dialog zur Eingabe der Kennworte für Öffnen bzw Ändern der Datei. 3. Geben Sie das Kennwort ein Klicken Sie auf Es erscheint der Bestätigungsdialog zur nochmaligen Kennworteingabe 4. Beenden Sie die Einstellung mit Datei öffnen In früheren Versionen: Schreib- und Leseschutz In früheren Versionen: Schreibschutz Zur Bestätigung nochmalige Eingabe des Kennwortes Team ALGE Seite 25

5 2.6.3 Datei öffnen Öffnen von Dateien erfolgt in gewohnter Weise im Register DATEI über den Befehl ÖFFNEN im Navigationsbereich. Wollen Sie eine Datei öffnen, mit der Sie erst kurz zuvor gearbeitet haben, so finden Sie diese unter ZULETZT VERWENDET. Die Dateien sind in zeitlicher Folge gereiht und werden mit einem inaktiven Pin versehen. Durch Klick auf diesen Pin wird die Datei nach oben gereiht und steht unabhängig von ihrer letzten Verwendung dauerhaft in der Liste zur Verfügung Sicherheit bei fremden Dateien Office 2010 bietet noch mehr Sicherheit. Beim Öffnen von Dateien aus unbekannten Speicherorten zb Internet wird eine Sicherheitswarnung eingeblendet und die Datei in Geschützter Ansicht geöffnet. Nur wenn Sie der Datenquelle voll vertrauen, klicken Sie auf BEARBEITUNG AKTIVIEREN und bestätigen damit die Nutzung dieser Datei. Wenn Sie ganz sicher sind, dass eine Website vertrauenswürdig ist, können Sie diese Sicherheitswarnung deaktivieren, indem Sie die Website zur Liste vertrauenswürdiger Websites im Internet Explorer hinzufügen. Bei vertrauenswürdigen Websites kann es sich um Websites handeln, die sich im Intranet Ihres Unternehmens befinden oder um Websites, von denen Sie aus zuverlässigen Quellen erfahren haben. Seite 26 Team ALGE

6 1. Klicken Sie im Internet Explorer im Menü EXTRAS auf INTERNETOPTIONEN. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte SI- CHERHEIT auf VER- TRAUENSWÜRDIGE SITES und darin auf SITES. 3. Geben Sie im Feld Diese Web-site der Zone hinzufügen die Adresse der Website ein und klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN. 4. Bestätigen Sie die Eingabe mit. Standardmäßig sind der Liste vertrauenswürdiger Websites keine Websites zugewiesen und die Sicherheitsebene der Liste vertrauenswürdiger Websites ist auf NIEDRIG festgelegt Sicherheit bei Makros und Verknüpfungen Dateien, die Makros enthalten ab der Version Office 2007 haben diese eine Dateierweiterung *.docm oder *.xlsm, werden ebenso wie die Dateien aus dem Internet oder Dateien mit Verknüpfungen zu anderen Dateien mit einer Sicherheitswarnung geöffnet. Infozeile je nach Einstellung der Makrosicherheit Team ALGE Seite 27

7 Sicherheitswarnung bei Verknüpfungen zu anderen Dateien (Abbildung aus Word) Informationen Im Fenster Informationen befinden sich verschiedene Befehle und Eigenschaften je nach Status des Dokuments. Hier können die Einstellungen für Berechtigungen, für Veröffentlichung von Dokumenten, die Übersicht des Versionsverlaufes und im rechten Teil die Eigenschaften zu diesem Dokument eingesehen werden. Seite 28 Team ALGE

8 Zum Dialog, wie Sie ihn auch schon in den Vorversionen kennen, gelangen Sie über das DropDown-Menü beim Eintrag EIGENSCHAFTEN. Bestehen von dieser Datei Verknüpfungen zu anderen Dateien, so kann über die Schaltfläche VERKNÜPFUNGEN MIT DATEIEN BEARBEITEN der Dialog geöffnet werden Berechtigungen Die Befehle in der Backstage-Ansicht sind hervorgehoben, wenn der Benutzer darauf reagieren muss. So ist der Befehl BERECH- TIGUNGEN auf der Registerkarte Informationen rot hervorgehoben, da für das Dokument bestimmte Berechtigungen eingestellt sind. Hier können die bestehenden Einträge geändert oder gelöscht werden Einstellungen für Datenfreigabe Dateien enthalten sehr oft Informationen, die man anderen Personen nicht preisgeben will. Sehr wohl soll aber die Datei selbst per versendet oder im Internet veröffentlicht werden. Office 2010 bietet für eine derartige Bereinigung der zu veröffentlichten Datei ein Überprüfungsmodul an. 1. Klicken Sie die Befehlsschaltfläche AUF PROBLEME ÜBERPRÜFEN und wählen Sie darin das Prüfungselement, zb DOKUMENT PRÜFEN, aus. 2. Sie erhalten eine Empfehlung, die Datei vorher zu speichern. Danach wir die Datei nach Inhalten durchsucht, die dem Empfänger nicht zugängig sein sollen. 3. Entscheiden Sie, ob die gefundenen Dateiinhalte entfernt werden sollen. Team ALGE Seite 29

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10 Wiederherstellen älterer Versionen Damit eine Datei nach einem Systemabsturz oder bei ungewollter Beendigung des Programms nicht ganz verloren ist, können Sie in den OPTIONEN unter SPEICHERN die automatische Dateispeicherung aktivieren. Das standardmäßige Speicherintervall von 10 Minuten kann über das Drehfeld angepasst werden. Ein weiteres Kontrollkästchen bietet die Beibehaltung der letzten automatischen Speicherung, auch wenn das Programm geschlossen wird. Der Speicherort für die Wiederherstellung einer automatisch gespeicherten Datei kann frei gewählt werden. Es empfiehlt sich jedoch, diese Standardeinstellung beizubehalten. Ist die AutoWiederherstellung aktiviert, so erscheint in der Backstage-Ansicht unter INFORMATIONEN die Auflistung der aktuell gültigen Vorversion bzw der letzten automatischen Speicherung. Diese kann bei Bedarf reaktiviert werden. Die Verwaltung von Vorversionen einer Datei erfolgt ebenso in WORD Neues Dokument erstellen Das Erstellen eines neuen Dokuments wird in der Version 2010 durch bessere Vorschau auf die zur Verfügung stehenden Vorlagen unterstützt. Neben den bereits bekannten Mustervorlagen steht eine Reihe neuer und überarbeiteter Team ALGE Seite 31