HANDBUCH YELLOWFOX FLOTTENAPPLIKATIONTION

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1 HANDBUCH YELLOWFOX FLOTTENAPPLIKATIONTION Hardware: Navman MDT860 + C-Box Stand: Freitag, 18. Januar 2008 HANDBUCH YELLOWFOX FLOTTENAPPLIKATION...1 Menüstruktur Fahrzeugdisplay...3 Auftragsverwaltung...4 Funktionsweise...4 Portal: Einrichtung der Auftragsverwaltung...4 Portal: Senden von Aufträgen...4 Display: Empfangen von Aufträgen...5 Portal / Display: Löschen und Widerrufen von Aufträgen...5 Portal: Suchen und Ansehen von Aufträgen...6 Nachrichtenverwaltung...7 Funktionsweise...7 Portal: Einrichtung der Nachrichtenverwaltung...7 Portal: Senden von Nachrichten...7 Display: Empfangen von Nachrichten...8 Display: Senden von Nachrichten...8 Arbeitszeiterfassung...9 Display: Voraussetzungen / Funktionsweise...9 Portal: Einrichtung der Arbeitszeiterfassung...9 Display: Erfassen der Arbeitszeit...9 Tankdatenerfassung...10 Funktionsweise...10 Display: Daten eingeben...10 Fahrtenbuch...11 Funktionsweise...11 Portal: Einrichtung des Fahrtenbuchs...11 Display: Daten eingeben...11 Einstellungen...12 Bildschirmkontrast einstellen...12 Displayinformationen anzeigen...12 Display ausschalten...12 Displayeigenschaften...13 Einschalten / Ausschalten / Stromsparmodus...13 Datenspeicherung...13 Wartungsfunktionen...14 Gerät zurücksetzen...14 Einbauhinweise...15 Anschließen des Strom/Daten Kabel...15 Stand:

2 SEITE 2

3 SEITE 3 Menüstruktur Fahrzeugdisplay 1. Aufträge a. Neue Aufträge i. Auftrag Detailansicht b. Aktive Aufträge i. Auftrag Detailansicht 2. Nachrichten a. Neue Nachricht i. Nachrichtenvorlagen b. Posteingang i. Nachricht Detailansicht c. Archiv i. Nachricht Detailansicht 3. Arbeitszeiterfassung 4. Tankdatenerfassung 5. Fahrtenbuch 6. Einstellungen a. Bildschirmkontrast einstellen b. Geräteinformationen anzeigen c. Gerät ausschalten

4 SEITE 4 Auftragsverwaltung Funktionsweise Aufträge werden im Webportal erfasst und an das Display im Fahrzeug gesendet. Aufträge können vom Empfänger im Fahrzeug mit 6 verschiedenen Antworten wie z.b. [Auftrag angenommen], [Auftrag abgelehnt], [Auftrag in Bearbeitung] bestätigt werden. Mögliche Antworten müssen zuerst im Webportal eingerichtet werden und stehen danach für alle Aufträge des Kunden zur Verfügung. Portal: Einrichtung der Auftragsverwaltung Gehen Sie im Webportal zu [Aufträge] [Auftragsverwaltung]. Schalten Sie in der Quickbar von [Übersicht] zu [Einstellungen]. Sie sehen nun alle Antworten (=Auftragsstatus) die vom Fahrer als Reaktion auf einen empfangenen Auftrag gesendet werden können. Sind dort keine zu sehen, müssen Sie zuerst mindestens 2 mögliche Antworten (z.b. Annehmen/Ablehnen) anlegen. Bei jeder möglichen Antwort ist zu entscheiden, was mit dem Auftrag passieren soll, wenn der Fahrer die entsprechende Antwort auswählt. setze Auftrag Aktiv verschiebt den Auftrag im Display aus der Liste NEUER Aufträge in die Liste der AKTIVEN Aufträge setze Auftrag gelöscht löscht den Auftrag im Display keine Auswahl Es wird nur die Antwort an das Portal gesendet, der Auftragsstatus bleibt unverändert. Sind alle gewünschten Antworten eingerichtet, müssen diese über Konfiguration senden an die entsprechend ausgewählten Displays nacheinander gesendet werden. Antworten auf Aufträge können jederzeit geändert werden, müssen dann aber zu jedem Display neu übertragen werden. Portal: Senden von Aufträgen Um einen Auftrag an ein Display zu senden gehen Sie im Webportal zu Aufträge => Auftragsverwaltung. Klicken Sie auf das [+] in der QuickBar.

5 SEITE 5 Geben Sie nun Auftragsnummer und Auftragstext ein. Die Auswahl eines Kunden ist nicht unbedingt notwendig, kann aber das spätere Wiederauffinden von Aufträgen erleichtern. Speichern Sie den Auftrag. Damit ist ein neuer Auftrag erstellt, der nun an ein Fahrzeug gesendet werden kann. Wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus und klicken Sie auf [Senden]. Der Auftrag wird nun übermittelt. Sie können denselben Auftrag beliebig oft senden. Display: Empfangen von Aufträgen Erhält ein Display im Fahrzeug einen neuen Auftrag, wird der Fahrer akustisch und über ein Informationsfenster benachrichtigt. Wird ein Auftrag empfangen, der bereits auf dem Display gespeichert ist, so wird dieser aktualisiert. Der Fahrer wird über die Aktualisierung akustisch und durch ein Informationsfenster benachrichtigt. Alle neuen Aufträge werden so lange in der Liste der neuen Aufträge geführt, bis der Fahrer eine der möglichen Antworten gesendet hat. Wenn diese Antwort den Auftrag löscht, wird er vom Display entfernt und das Portal wird benachrichtigt. Wenn die Aktion der Auftrag als Aktiv markiert, so wird der Auftrag von der Liste der neuen Aufträge in die Liste der aktiven Aufträge verschoben. Auftragsantworten können im Display in der Auftragsdetailansicht gesendet werden, sowie in der Informationsmaske, die bei Eingang eines neuen Auftrages erscheint. Ist die maximale Speicherkapazität des Displays ausgeschöpft (siehe Displayeigenschaften) wird der Auftrag nicht gespeichert und das Display sendet eine entsprechende Information an das Portal. Das Display empfängt keine Aufträge, wenn es durch den Menüpunkt [Display ausschalten] ausgeschaltet wurde. Im Stromsparmodus (Taste [ ]) werden Aufträge und Nachrichten weiterhin empfangen. Das Display schaltet sich in diesem Fall automatisch an. Portal / Display: Löschen und Widerrufen von Aufträgen Soll ein Auftrag im Portal gelöscht werden, wird zuerst geprüft ob dieser Auftrag bereits an ein Fahrzeug gesendet wurde. Falls ja, muss der Auftrag vor dem Löschen widerrufen werden. Klicken Sie dazu auf [Widerrufen] in der Auftragsdetailansicht im Portal. Nun wird das entsprechende Fahrzeug benachrichtigt. Wenn ein Display im Fahrzeug die Information über einen zu löschenden Auftrag erhält und in der Lage ist, diese Information dem Fahrer darzustellen (Display muss eingeschaltet sein), meldet das Display dem Portal, dass der Auftrag widerrufen wurde und löscht den Auftrag im Gerät. Nun können Sie den Auftrag über [X] in der Auftragsliste oder Detailansicht im Portal löschen.

6 SEITE 6 Wird ein Auftrag im Display durch Senden einer Antwort, die mit der Aktion Auftrag löschen verknüpft ist, gelöscht, bleibt er im Portal erhalten. Er kann dort weiterhin mit der vom Display gesendeten Antwort eingesehen werden. Sie können den Auftrag später auch erneut senden. Portal: Suchen und Ansehen von Aufträgen Gehen Sie im Webportal zu [Aufträge] [Auftragsverwaltung]. Sie sehen nun 2 Listen. Die erste Liste zeigt die letzen 5 auftragsbezogenen Meldungen, die von Fahrzeugen empfangen wurden. Die zweite Liste ist eine Übersicht aller Aufträge. Nutzen Sie die Suchfunktion unterhalb der Tabellenüberschriften, um einen bestimmten Auftrag zu finden.

7 SEITE 7 Nachrichtenverwaltung Funktionsweise Zwischen dem Display im Fahrzeug und dem Portal können Textnachrichten ausgetauscht werden. Auf dem Display kann der Nutzer dazu Vorlagen verwenden, die vorher über das Portal eingerichtet wurden. Nachrichten können im Display als gelesen oder gelöscht gekennzeichnet werden. Gelesene Nachrichten werden in einer separaten Liste angezeigt. Portal: Einrichtung der Nachrichtenverwaltung Gehen Sie zu [Aufträge] [Nachrichten]. Schalten Sie in der QuickBar von [Übersicht] nach [Einstellungen] um. Sie können nun die Nachrichtenvorlagen für das Display bearbeiten. Geben Sie dazu einen Text bei Neue Vorlage ein und bestätigen Sie mit speichern. Die maximale Länge jeder Textvorlage beträgt 30 Zeichen. Sind alle gewünschten Vorlagen eingerichtet, müssen diese über Konfiguration senden an die entsprechend ausgewählten Displays nacheinander gesendet werden. Portal: Senden von Nachrichten Um eine Nachricht an ein Display im Fahrzeug zu senden gehen Sie im Portal zu [Aufträge] [Nachrichten]. Klicken Sie auf das [+] in der QuickBar. Geben Sie nun den Nachrichtentext (bis zu 300 Zeichen) ein und wählen Sie das Fahrzeug, an das der Text gesendet werden soll. Bestätigen Sie mit [Senden]. Die Nachricht wird nun an das Display im Fahrzeug übermittelt.

8 SEITE 8 Display: Empfangen von Nachrichten Erhält ein Display im Fahrzeug eine neue Nachricht, wird der Fahrer akustisch und über ein Informationsfenster benachrichtigt. Erhaltene Nachrichten werden zuerst im Posteingang gespeichert. Wenn der Fahrer die Nachricht in der Detailansicht als gelesen kennzeichnet, wird sie ins Archiv verschoben. Wird die Nachricht gelöscht, gibt es keine weitere Kopie auf dem Display. Im Portal bleibt die Nachricht erhalten und wird mit dem Status gelöscht gekennzeichnet. Jede Aktion, die mit einer Nachricht im Display durchgeführt wird, kann im Portal eingesehen werden. Display: Senden von Nachrichten Gehen Sie zu [Nachrichten] [Neue Nachricht] um eine Nachricht an das Portal zu erstellen. Sie können nun mit Hilfe der mehrfach belegten Tasten auf der rechten Displayseite schreiben. Wenn Sie einen Buchstaben oder eine Zahl aus der Mehrfachbelegung verwenden wollen, betätigen Sie die entsprechende Taste mehrfach kurz hintereinander. Es wird dann der gewählte Buchstabe auf dem Display angezeigt. Drücken Sie die Taste für mehr als 1 sec. nicht, wird der gerade gewählte Buchstabe in den Nachrichtentext übernommen. Alternativ können Sie über [F1] Nachrichtenvorlagen abrufen. Diese sind im Portal angelegt worden (s. Einrichtung der Nachrichtenverwaltung) und können durch drücken der jeweiligen [F] Taste in den Nachrichtentext übernommen werden. Der Nachrichtentext wird dabei überschrieben. Drücken Sie [F2] um die verfasste Nachricht zu löschen. Benutzen Sie die Taste [ ], um die Nachricht abzusenden. Bitte beachten Sie, dass die Textlänge für Nachrichten auf 30 Zeichen beschränkt ist.

9 SEITE 9 Arbeitszeiterfassung Display: Voraussetzungen / Funktionsweise Die Arbeitszeiterfassung ist mit der Transponderfunktion der C-Box gekoppelt. Sie funktioniert somit nur in der Kombination Navman Display und C-Box. Außerdem muss die C-Box über einen Transponderleser verfügen. Der Fahrer muss sich zuerst mit Hilfe des Transponders an der C-Box authentifizieren und kann danach die Arbeitszeiterfassung benutzen. Die Portalauswertung der Arbeitszeit erfolgt über die bekannte Zeiterfassung. Portal: Einrichtung der Arbeitszeiterfassung Gehen Sie bei der Einrichtung der Arbeitszeiterfassung im Portal wie gewohnt vor. Zusätzlich ist es nun noch notwendig, Ihre individuelle Einrichtung der Zeiterfassung an das Display zu senden. Gehen Sie dazu in die [Fahrzeugbezogenen Einstellungen] und wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus. Schalten Sie nun in der QuickBar die Ansicht auf [Display] um und klicken Sie bei Zeiterfassung auf [Display einrichten]. Nachdem das Display die Einstellungen empfangen hat, ist die Zeiterfassung einsatzbereit. Display: Erfassen der Arbeitszeit Melden Sie sich zuerst mit Ihrem Transponder an der C-Box an. Wählen Sie nun [Arbeitszeiterfassung] aus dem Hauptmenü des Displays. Das Display versucht nun, Ihre Transponderkennung zu ermitteln. Dieser Vorgang kann bis zu 5 Sekunden dauern. Ist Ihre Transponderkennung verfügbar, können Sie nun die entsprechende Zeitauswahl treffen (z.b. Kommen oder Gehen). Im Display werden Ihre Transponderkennung sowie die zuletzt ausgewählte Zeitspanne zur Information angezeigt.

10 SEITE 10 Tankdatenerfassung Funktionsweise Das Display bietet die Möglichkeit, Tankdaten (Preis der Tankfüllung sowie getankte Menge in Liter) zu erfassen. Die Daten können im Portal mit Hilfe des Tankreports ausgewertet werden und sind auch in der Liste der Positionsmeldungen sichtbar. Display: Daten eingeben Die Daten werden mit Hilfe des im Display integrierten Keypads eingegeben. Der Wechsel zwischen den Eingabefeldern für Summe und Menge erfolgt mit Hilfe der Pfeiltasten [ ] sowie [ ]. Für die Eingabe des Kommas benutzen Sie bitte die Taste [ ]. Wenn alle Daten eingegeben wurden, können diese mit Hilfe der Taste [ ] zum Portal übertragen werden.

11 SEITE 11 Fahrtenbuch Funktionsweise Das Display bietet die Möglichkeit, die Fahrtenbuchfunktion des Portals zu nutzen. Dafür muss nach dem Anschalten und vor dem Ausschalten der Zündung der Fahrttyp (Dienstfahrt/ Heimfahrt/ Privatfahrt) festgelegt werden. Portal: Einrichtung des Fahrtenbuchs Vor der ersten Benutzung ist es notwendig, die Portaleinstellungen des Fahrtenbuchs auf das Display zu übertragen. Gehen Sie dazu in die [Fahrzeugbezogenen Einstellungen] und wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus. Schalten Sie nun in der QuickBar die Ansicht auf [Display] um und klicken Sie bei Fahrtenbuch auf [Display einrichten]. Nachdem das Display die Einstellungen empfangen hat, ist das Fahrtenbuch einsatzbereit. Display: Daten eingeben Der zuletzt gewählte Fahrttyp wird zur Information im unteren Bereich des Displays dargestellt. Wählen Sie den aktuellen Fahrttyp durch drücken der entsprechenden [F] Taste.

12 SEITE 12 Einstellungen Bildschirmkontrast einstellen Nutzen die Tasten [ ] und [ ] um den Bildschirmkontrast auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Bestätigen Sie die Eingabe durch drücken der Taste [ ]. Displayinformationen anzeigen Hier finden Sie technische Informationen wie z.b. Softwarestand und Details zur verwendeten C-Box. Display ausschalten Mit dieser Funktion können Sie das Display in sofern ausschalten, das keine Aufträge und Nachrichten mehr empfangen werden. Konfigurationsmitteilungen werden trotzdem verarbeitet. Um das Display wieder einzuschalten, drücken Sie die Taste [ ].

13 SEITE 13 Displayeigenschaften Einschalten / Ausschalten / Stromsparmodus Das Display deaktiviert nach 90 Sekunden Inaktivität die Hintergrundbeleuchtung und die Tastenbeleuchtung (Stromsparmodus). Im Stromsparmodus werden weiterhin Daten empfangen und das Display schaltet bei empfangenen Aufträgen / Nachrichten die Beleuchtung wieder zu. Um das Display manuell in den Stromsparmodus zu versetzen, drücken Sie die Taste [ ]. Über den Menüpunkt [Display ausschalten] kann man das Display ausschalten. Dann empfängt es immer noch Konfigurationsdaten, bei allen anderen Daten wie Nachrichten und Aufträge wird dem Portal das Display als nicht empfangsbereit gemeldet. Das Gerät wird durch Betätigen der Taste [ ] wieder eingeschaltet. Datenspeicherung Das Display hat folgende Speicherkapazität: Aufträge: 15 á 9 Zeichen Auftragsnummer, 300 Zeichen Text Nachrichten: 15 á 300 Zeichen Nachrichtenvorlage: 8 á 30 Zeichen Auftragsstatus: 6 á 20 Zeichen Bei Überschreitung der Speicherkapazität wird das Portal entsprechend informiert. (z.b. Speicher voll Meldung bei Senden eines neuen Auftrages)

14 SEITE 14 Wartungsfunktionen Gerät zurücksetzen Um den Speicher des Gerätes komplett zurück zu setzen wählen Sie im Menü Einstellungen den Punkt Displayinformationen anzeigen. Betätigen Sie nun 5-mal nacheinander die Taste [F6] und warten Sie einen Moment. Es erscheint nun die Information dass der Speicher des Gerätes zurückgesetzt wurde. Ziehen Sie nun kurz das Kabel vom Display ab. Das Gerät ist nun in den Auslieferungszustand zurückgesetzt.

15 SEITE 15 Einbauhinweise Anschließen des Strom/Daten Kabel Schließen Sie das Kabelende mit Stromversorgung an der mittleren Buchse des Displays an. Das andere Kabelende stecken Sie in die vorbereitete Buchse am Kabelsatz der Ortungshardware.

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