Projekt-Controlling Methodik zur effizienten Projektsteuerung

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1 Projekt-Controlling Methodik zur effizienten Projektsteuerung Hand out Lunch & Learn am

2 Inhalt / Übersicht Inhalt: 1. Projekt-Controlling als Teil des Projektmanagements 2. Zweck und Ziele Projekterfolg 3. Startbedingungen 4. Arbeitspakete als Basis für das Projekt-Controlling 5. Projektstrukturplan / Work breakdown structure 6. Elektronischer Workflow 7. Terminplanung Termine Kosten Qualität 8. Finanzen 9. Zusammenfassung Kritische Erfolgsfaktoren Seite 2

3 Projekt-Controlling als Teil des Projektmanagements Prozesse und Rollen Vertragsmanagement Projekt-Controlling Qualitätsmanagement in Projekten Projekteinkauf Karriere im Projektmanagement Training und Weiterentwicklung Zusammenarbeit in Projekten IT-Anwendungen Kontinuierliche Verbesserung PM@Siemens Implementierung Interne Projekte Seite 3

4 Projekt-Controlling als Teil des Projektmanagements Modul 3 enthält: definierte Rollen und Regeln klaren Mindestanforderungen einheitliche Prozesse erprobte Vorgehensweisen Vorlagen und Tools kontinuierliche Verbesserung Einstufung der Projekte Die Kategorisierung der Projekte erfolgt hinsichtlich: Umfang Komplexität Risiko nach klar beschriebenen, immer gleich Regeln. immer in Abhängigkeit der Projektkategorie Aufwand so groß wie nötig und so gering wie möglich Seite 4

5 Zweck und Ziele Projektziele Erreichung der geforderten Produktqualität Termingerechte Fertigstellung Einhalten des Budgets Erzielung des geplanten Produktdurchsatzes Realisierung der geforderten Anlagenqualität Ziele des Projekt-Controllings Vorausschauende Planung Verlässliche Prognosen Erkennen von terminlichen Zusammenhängen Kostentransparenz Zuverlässiges Reporting Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen Entscheidungsgrundlage für Management Regelmäßiges Projekt Controlling schafft Transparenz und ermöglicht frühzeitige, präzise Prognosen. Dies erlaubt schnelle und proaktive Entscheidungen und Maßnahmen zur Vermeidung von Misserfolgen im Projekt Seite 5

6 Startbedingungen Auftrag liegt vor KICK OFF Aber: tempus fugit - labor manet? Wenig Zeit Seite 6 Arbeitsvorrat Wird weniger und weniger Erfolgt die Abarbeitung schnell genug? Und noch weniger Geld Erzeugen Kosten Ein Team hoch motivierter Ingenieure Sieht aus wie ein Durcheinander, ist es aber nicht.

7 Projekt-Controlling Phasenmodell Projekt-Controlling beginnt mit der Projekteröffnung, aber bereits während der Angebotsphase werden erste Strukturen und Ergebnisse vorbereitet. Mit Vertragsabschluss: Ist der Arbeitsumfang geklärt Arbeitspakete sind definiert Liegt die Eingangskalkulation vor Basis für Kosten-Controlling Sind vertragliche Meilensteine fixiert Kernelemente des Terminplanes Seite 7

8 E-5 E-2 E-5 Anlagenstruktur Fließbild Prozessstruktur als Basis Anlage Kühlen Rücklauf Teilprozess Flüssigeintrag Stickstoff Vakuum Kopfkondensator Kühlen Vorlauf Kühlen Rücklauf Kühlen Vorlauf Nachkühler Linie Rührwerksbehälter Kühlen Vorlauf Destillat- Vorlage Reaktor I Dosier- Vorlage Kühlen Rücklauf Heizen Vorlauf Heizen Rücklauf Produkt Reaktor II Hilfsstoffe Zentrifuge Trockner Seite 8

9 E-5 E-4 Gewerkeschnittstellen innerhalb der Arbeitspakete Fließbildbearbeitung Zusammenarbeit der Gewerke Fließbild Kühlen Rücklauf Flüssigeintrag Stickstoff Vakuum Kopfkondensator Kühlen Vorlauf Kühlen Rücklauf Kühlen Vorlauf Nachkühler P&ID AFC Rührwerksbehälter Kühlen Vorlauf Kühlen Rücklauf Heizen Vorlauf Destillat- Vorlage Dosier- Vorlage E-2 Heizen Rücklauf Produkt Hilfsstoffe Seite 9

10 Projektstrukturplan / Work breakdown structure Projektstrukturplan WBS / PSP WBS 0505 AP DatSheetAppatMaschineKlDetai AP SpezifikatioSonderapparatDetai AP R&FließbilDetai EMSR 0511 AP051121DetailspecInstr AP... Piping 0507 AP PflegePiping R&I AP... KPI Key Performance Indicator 10% - Erstausgabe 25% - long lead instr. EMSR spezifiziert 50% - alle EMSR Instr. spezifiziert 90% - P&ID Piping Überarbeitung abgeschlossen Seite 10

11 Elektronischer Workflow Tool, Workflow, Anwendung Mit COMOS als zentralem Planungstool sind wir in der Lage den eben beschriebenen Workflow elektronisch abzubilden. Innerhalb dieses Workflows, der die Schnittstellenzusammenarbeit der Gewerke darstellt, kann die KPI- Kalkulation integriert erfolgen. Dies bietet uns die Basis für ein (teil-) automatisiertes Reporting des Arbeitsfortschrittes in den Gewerken. Seite 11

12 Fremdfirmen-Controlling Vorgehensweise Das Fremdfirmen-Controlling erfolgt: Auch auf Basis von Arbeitspaketen Mit Nachverfolgung über vorgegebene KPI- Blätter In regelmäßigen Abständen Mit Stichprobenkontrolle und Plausibilitätscheck In der Verantwortung des Lead-Ingenieurs Erwartungen an Fremdfirmen Wir vereinbaren mit Fremdfirmen: Einen direkten Ansprechpartner Nachverfolgung des Planungsfortschritts über vorgegebene KPI-Blätter Regelmäßiges Reporting Offenen Umgang mit Hemmnissen Gewichtung Fremdfirmen Controlling, insbesondere der Massengewerke wie Piping, EMSR und Construction- Management, ist ein wesentlicher Faktor zum Erkennen des Projektfortschritts und somit zur Sicherstellung des Projekterfolges. Seite 12

13 Projektstrukturplan & Terminplanung Projektstrukturplan WBS / PSP WBS 0505 AP DatSheetAppatMaschineKlDetai AP SpezifikatioSonderapparatDetai AP R&FließbilDetai EMSR 0511 AP051121DetailspecInstr AP... Piping 0507 AP PflegePiping R&I AP... Terminplan Seite 13

14 Finanzen Projektstrukturplan WBS / PSP WBS 0505 AP DatSheetAppatMaschineKlDetai AP SpezifikatioSonderapparatDetai AP R&FließbilDetai EMSR 0511 AP051121DetailspecInstr AP... Piping 0507 AP PflegePiping R&I AP... Planwerte Ressourcen Planung Qualifikation Stundensatz Qualifikation Stundensatz Qualifikation Stundensatz Planwerte SAP Mannstunden WBS 0505 AP xxy... EI&A 0511 AP yxy... Piping 0507 AP yyx... Von Mannstunden zu Kosten Seite 14

15 Budget Controlling Vorgehensweise Je nach Beauftragung zeichnet Siemens Verantwortlich für die Einhaltung des gesamten Projektbudgets. Dies erfolgt im Kundenauftrag durch: Separate Arbeitspakete, nach Kundenvorgabe angepasst Über speziell entwickelte Inhouse-Tools zur Nachverfolgung von Bestell- und Lieferlisten In Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Einkauf Erweiterung des Expeditings durch Nachverfolgen der (An-)Zahlungen und Zahlungsfristen In der Verantwortung des Projektleiters Gewichtung Das Einhalten des Gesamtbudgets im Kundenauftrag ist üblicherweise pönalisiert und hat nicht allein dadurch eine besonderen Stellenwert. Eine enge Abstimmung aller Gewerke und administrativer Abteilungen wie Einkauf, Exportkontrolle oder auch Expediting und Qualitätsmanagement sind hier von besonderer Bedeutung. Seite 15

16 Kosten Kostenkontrolle Beispiel Kosten-Controlling im Planungsprojekt Jahresscheibe aus Gesamtprojekt Monatliche Abrechnung Plan-/Ist-Vergleich Abgleich gegen Plan + Mehrungen Seite 16

17 Zurück zu den Startbedingung Arbeitspakete KPI- Controlling Terminplanung WBS Auswertung WBS 0505 AP SAP Wenig Zeit Arbeitsvorrat Wird weniger und weniger Mannstunden xxy Erfolgt die Abarbeitung schnell genug? Kostenkontrolle Und noch weniger Geld Erzeugen Kosten Ein Team hoch motivierter Ingenieure Seite 17

18 Die Zusammenfassung Planwerte Planwerte Planwerte Kostenkalkulation Ressourcenplanung Qualifikation Money SAP Vertrag liegt vor scope of work ist geklärt Meilensteine sind definiert Scope of work basiert auf Arbeitspaketen Meilenstein-Terminplan Detail-Terminplan Time Überwachungs-Terminplan Stundensatz gebuchte Stunden Cost Controlling Projektstrukturplan KPI / Grad der Fertigstellung Terminplanung Die Controlling-Werkzeuge Seite 18

19 Project-Controlling Kritische Erfolgsfaktoren Projekterfolg Methoden: Durchgängige Strukturen und Controlling- Methoden Definierte Workflows und Verantwortlichkeiten Schnittstellen-Controlling via WBS und KPI Termine Kosten Qualität via Auf Projekterfordernisse anpassbare KPIs Frühzeitiges Erkennen von Herausforderungen Rechtzeitiges Einleiten von Gegenmaßnahmen Sicherheit beim Reporting Sicherstellung einer Vertrauensbasis Project-Controlling Ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements Seite 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Martin Berger I IA AS PA EC S&MK PP Industriepark Hoechst Frankfurt am Main, Germany team-ec.industry@siemens.com