ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel

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1 ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel Gruppe: Gruppenmitglieder: Matrikelnummern: 4200 Christian Gawrilowicz Aufgabenstellung: 01 - Grundlagen: Länder, Sprachen, Hauswährung, Adressen Bitte beachten: Ersetzen Sie bei der Dateibezeichnung xxxx durch Ihre Gruppennummer! Die Dokumentation kann Englisch oder Deutsch verfasst sein. Bezeichnen Sie die Abschnitte mit dem jeweiligen Autor! Umfang etwa 20 Seiten, Grafiken max. eine halbe Seite groß (Flussdiagramme, Rest kleiner) 4200-Dokumentation.doc Seite 1 von 9

2 Dokumentation 1. Thema Das Thema ist "Grundeinstellungen - Währung, Sprache, Länder, Adressen,...". Dabei handelt es sich umd die Definition von Basiseinstellungen für den Mandanten. Diese umfassen Währung, Sprache, Land, Adressen, sowie allgemeine Einstellungen wie Formatierungen, Zeitzonen u.ä. Währungen Hauswährung Währung eines Buchungskreises (Landeswährung), in dem die lokalen Bücher geführt werden. Konzernwährung Die Konzernwährung wird bei Definition des Mandanten hinterlegt. Um die Konsolidierung durchzuführen, müssen alle Werte aus den Einzelabschlüssen von der Haus- oder Transaktionswährung in Konzernwährung umgerechnet werden. Sprache Die Landessprache. Grundsätzlich können beliebig viele Sprachen angelegt werden. Länder Über dieses Objekt können diverse Daten wie Ratings, Währungscodes, länderspezifische Einstellungen gehalten werden. Kalender Der Kalender legt Arbeitstage und Feiertage fest. Er wird im Arbeitsplatz den Kapazitäten zugewiesen. Die Einstellungen sind Mandantenübergreifend. Adressen Die physikalische (bzw. postalische) Adresse von Werken, Lager, Gebäuden Dokumentation.doc Seite 2 von 9

3 2. Prozesse In diesem Thema wird kein Prozess implementiert, aber die Einstellungen haben Auswirkungen auf die unterschiedlichsten Prozesse: Beschaffung/Lieferantenauswahl (Währung) Beschaffung/Rechnungsprüfung (Währung) Beschaffung/Zahlungsabwicklung (Währung) Kundenaufträge/Fakturierung (Währung) Kundenaufträge/Zahlung (Währung) Personalmanagement/Einstellung als Mitarbeiter (Währung) Zeiterfassung/Zeitdaten erfassen (Kalender) 4200-Dokumentation.doc Seite 3 von 9

4 3. Schnittstellen Schnittstellen für "Sprache" Die Sprache ist von keinem Thema abhängig, da diese im System vordefiniert ist. Falls gewünscht, können noch zusätzliche Sprachen angelegt werden. Folgende Themen verwenden "Sprache": 01 - Grundlagen: Länder, Sprachen, Hauswährung, Adressen: Für die Definition eines Landes ist eine (dort verwendete) Sprache notwendig Grundlagen: Werke: Jedem Werk wird eine Sprache zugeordnet. Schnittstellen für "Land" Das Land ist davon abhängig, dass mindestens eine Sprache definiert ist, sonst gibt es keine Abhängigkeiten. Folgendes Thema verwendet "Land": 02 - Grundlagen: Werke: Jedes Werk muss sich in einem Land befinden Buchhaltung: Kreditorenstammsatz: Jeder Kreditor befindet sich in einem Land Buchhaltung: Debitorenstammsatz: Jeder Debitor befindet sich in einem Land. Schnittstellen für "Währung" Währung ist von keinem Thema abhängig, da diese im System vordefiniert ist. Falls gewünscht, können noch zusätzliche Währungen definiert werden. Folgende Themen verwenden "Währung": 06 - Human Resources: Personenkonfigurationen: Für die Abrechnung von Mitarbeitern muss die Währung des Entgelts angegeben werden Buchhaltung: Hauptbuch: Die Abrechnung erfolgt in der Konzernwährung Buchhaltung: Konten: Jedes Konto wird in einer Währung geführt Buchhaltung: Faktura: Fakturen benötigen eine Währung Schnittstellen für "Kalender" Kalender ist von keinem Thema abhängig, da dieser im System vordefiniert ist. Es können beliebige Kalender definiert werden. Außerdem können beliebige Feiertagskalender eingebunden werden. Folgende Themen verwenden "Kalender": 07 - Human Resources: Arbeitszeit (normal): Die reguläre Arbeitszeit basiert auf dem Werkskalender Dokumentation.doc Seite 4 von 9

5 4. Voraussetzungen Nachdem es sich hier um Grundeinstellungen handelt, sind die Voraussetzungen nur, dass das SAP- System aufgesetzt wurde, lauffähig ist und dass zumindest ein Benutzer mit Administratoren-Rechten eingerichtet wurde, der die Einstellungen vornehmen kann. Annahme: Die Definition der Adressen wird von einer anderen Gruppe im Rahmen des Themas "02 - Grundlagen: Werke" vorgenommen Dokumentation.doc Seite 5 von 9

6 5. Umzusetzender Prozess & Annahmen Die Grundeinstellungen definieren keinen Prozess, d. h. deshalb ist auch keiner umzusetzen. Um jedoch die Auswirkungen dieser Grundeinstellungen zu demonstrieren, sei hier der Prozess "Eintritt eines neuen Mitarbeiters" kurz betrachtet. In Klammer finden sich die Grundeinstellungen die im jeweiligen Schritt vorhanden sein müssen bzw. relevant sind: Eintritt eines neuen Mitarbeiters 1) Daten erfassen Daten zur Personalmaßnahme Organisatorische Daten (Währung) Persönliche Daten (Land, Sprache, Bankdaten) Abrechnungsrelevante Daten (Währung) Zeitdaten (Kalender) 2) Vergabe der Personalnummer 3) Festlegung des Eintrittsdatums (Datumseinstellungen) 4) Bewerber übernehmen 4200-Dokumentation.doc Seite 6 von 9

7 6. Implementierung Im folgenden findet sich ein grober Überblick welche Einstellungen in welchen Bereichen des Customizings vorgenommen werden: SAP NetWeaver/Allgemeine Einstellungen Länder einstellen o Länder in mysap Systemen einstellen: für Österreich die allgemeinen Einstellungen (hauptsächlich Sprache, Datum (TT.MM.JJJJ) und Zahlendarstellung ( ,89)) überprüfen o Länder in mysap Systemen (CRM,...) einstellen: für Österreich die Einstellungen bezüglich Adressen überprüfen (PLZ vierstellig, lückenlos, Pflichtangabe) o Länderspezifische Prüfungen einstellen: Einstellungen bezüglich Bankkonten überprüfen (BLZ 5 Stellen, lückenlos; Kontonummer 11 Stellen, lückenlos) o Ländervorwahlen definieren: Telefoneinstellungen überprüfen (Auslandscode 00, Länder-Code 43, Ziff. löschen 0) Währungen: o Währungscodes überprüfen: Überprüfen ob Euro (ISO-Code EUR) angelegt Kalender pflegen: Kalender für Österreich aktivieren (alle anderen deaktivieren), Arbeitswoche definieren (MO-SA) Unternehmensstruktur/Definition Finanzwesen o Gesellschaft definieren: Name: Olymp Vertriebs GmbH Straße: Blitzgasse 1 Postleitzahl: 1010 Ort: Wien Land: AT Sprachenschlüssel: DE Währung: EUR 4200-Dokumentation.doc Seite 7 von 9

8 Wenn man davon ausgeht, dass die Olymp Vertriebs GmbH der einzige Mandant sein soll, dann wäre es angebracht "überschüssige" Dinge zu löschen, wie alle anderen Unternehmen, alle nicht verwendeten Kalender,... Nicht gelöscht werden sollten: - Länder (eventuell interessant für Kunden und Lieferanten) - Sprachen - Währungen (das Unternehmen vertreibt via Internet, Preisauszeichnung in anderen Währungen könnte relevant sein) 4200-Dokumentation.doc Seite 8 von 9

9 7. Der Zeitplan Datum Tätigkeit Einlesen in Dokumentation Erstellen dieses Dokuments Überarbeitung und erneute Abgabe dieses Dokuments Durchführung der Einstellungen 8. Die Risiken - fehlerhafte Einstellungen - werkseitige Grundeinstellungen (wie zur Verfügung stehende Sprachen oder Länder) werden von anderen Gruppen verändert - mangelnde Abstimmung mit anderen Gruppen 4200-Dokumentation.doc Seite 9 von 9