Sibylle May. Das Checklistenbuch

Transkript

1 Sibylle May Das Checklistenbuch

2 Sibylle May Das Checklistenbuch Die wichtigsten Organisationshilfen für das Büromanagement

3 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. 1. Auflage 2011 Alle Rechte vorbehalten Gabler Verlag Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011 Lektorat: Annette Rompel Gabler Verlag ist eine Marke von Springer Fachmedien. Springer Fachmedien ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: KünkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Druck und buchbinderische Verarbeitung: STRAUSS GMBH, Mörlenbach Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in Germany ISBN

4 Vorwort 5 Vorwort DieZeiten,indenendieBüroarbeitnochausschließlichvonStenographie,diktiertenBriefen unddemsortierenvonakteninvonhandbeschrifteteordnerbestimmtwaren,sindseit Ewigkeitenvorbei.DasheutigeBüromanagementumfasstweitkomplexereTätigkeitenals dieaufrechterhaltungundverwaltungdesschriftverkehrs,nichtzuletztauchinfolgeneuer Technologien. ZudenklassischenBürotätigkeitensindimheutigenOfficeetlicheAufgabenhinzugekom men,beispielsweisediepersonalverwaltung,dieplanungvoninternenwieinternationalen Veranstaltungen, das Halten von Präsentationen oder die Kommunikation mit virtuellen Teams.DieseneuenAufgabenbedeutenfürIhreArbeitimBüroeineweitkomplexereOr ganisationundmehrverantwortung mithindienotwendigkeitzueinersystematischeren Herangehensweise. DamitSieimoftmalshektischenBüroalltagdenÜberblickbehaltenundallewichtigenAs pekteberücksichtigen,habeichfürsieindiesembuchchecklistenbereitgestellt,dieihnen entwederdieentscheidendeninformationengebenoderumfassendeaufzählungenbeinhal ten,anhandderersiepunktfürpunktabhakenkönnen,wassiebenötigen. DasBuchbehandeltnichtnurmethodischeVorgängewieetwadieelektronischeAblage,die BudgetplanungbeiMessenoderdieAuswertungvonVorstellungsgesprächen.DieCheck listengebenauchhilfestellungbeimmanagenvonkonflikten,beimumgangmitdemtägli chenstressundbeidemrichtigeneinsatzvonkörperspracheundrhetorik.daheutedie modernetechnikmitinternet, undcomputerdafürsorgt,dasdie handwerkliche SeitederBüroarbeiteinfacherundproblemloservonstattengeht,sindesgeradedieseSoft Skills,diedenUnterschiedzwischeneinereinfachenVerwaltungundeinerzielorientierter, eigenständiger Bewältigung auch anspruchsvoller Aufgaben macht. Die genaue Kenntnis vonursachenundabläufenbeikonfliktenbringtsiederenlösungeinenentscheidenden Schrittnäher. DamitSiedieChecklistenundFormulareanIhrepersönlichenBedürfnisseanpassenkön nen, finden Sie die wichtigsten dieser Arbeitshilfen als Zusatzdownload unter MitdiesenChecklistenhabenSiedieMöglichkeit,IhreBüroarbeitnochsystematischerund effizienterdurchzuführen. IchwünscheIhneneinenerfolgreichenPraxiseinsatz. Ihre SibylleMay

5 Inhaltsverzeichnis 7 Inhaltsverzeichnis Vorwort AblageundDokumentenmanagement Ordnungssysteme...15 DiehäufigstenOrdnungssysteme...15 GrundsätzefüreineeffizienteAblage Aktenplan...17 MusterfüreinenAktenplan...17 AktenplannachalphabetischerSortierung...18 VarianteeinesAktenplans TeilI...19 VarianteeinesAktenplans TeilII...20 DieerstenSchrittezumAktenplan...21 SoarbeitenSieeffektivmitIhremAktenplan ElektronischeAblage...22 AbstimmungvonPapierundelektronischerAblage...22 GrundlageneinereffizientenelektronischenAblage GesetzlicheAufbewahrungsfristen...23 Aufbewahrungsfristen...24 KodierungderAblage Chefentlastung derwegzuroptimalenzusammenarbeit ProfessionelleImprovisation...27 WieSiesichaufunvorhergeseheneSituationeneinstellen Chefentlastung Basics...28 DieEntscheidungsmatrix...28 AllgemeineTippszurChefentlastung...30 Rückrufliste...33 Übergabeprotokoll...33 DerTagesbericht...34 DieVorgangsliste allesaufeinenblick Terminplanung...35

6 8 Inhaltsverzeichnis 2.4 VeränderungsprozesseimSekretariatmanagen...36 Die7wichtigstenStufendesChangeManagements FührungundManagement DieBedeutungderManagementByBegriffe FührungsstileundihreBedeutungfürdenAlltag Derautoritäre/autokratischeFührungsstil Derkooperative/demokratischeFührungsstil DerLaissezfaire(gewährenlassender)Stil DercharismatischeFührungsstil Der ideale Führungsstil Führungskompetenz...42 Die4Kompetenzbereiche...42 FührungskompetenzennachDanielGoleman...43 DimensionenderFührung Delegieren,aberrichtig Feedback...46 RegelnfürdasFeedbackGespräch Führungsgrundsätze...47 AllgemeineFührungsgrundsätze...47 FührungsgrundsätzeausderPraxisfürdiePraxis Motivation mehralsnureinschlagwort!? BedürfnispyramidenachMaslow...49 Motivation Basics DasMitarbeitergespräch...51 RegelnfürdasMitarbeitergespräch DieZielvereinbarung...52 DasZielvereinbarungsgespräch...53 HinweisefürdieZielvereinbarung...54 Zielvereinbarungsgespräch:TypischeFehler...54

7 Inhaltsverzeichnis 9 4 Informationsmanagement...55 Informationenbewerten...55 Informationsmanagement Basics...56 InformierennachdemABCPrinzip KommunikationamTelefon AllgemeineTelefonregeln...59 Telefonieren Basics KundenorientierungamTelefon...60 SystematischesTelefonierenI...60 SystematischesTelefonierenII...61 DiedreigeteilteTelefonnotiz...62 WirkungsvolleWortwahl SchwierigeAnrufer Beschwerdemanagement...65 KorrekteReklamationsbearbeitung MessenundAusstellungen VorderMesse Messezieledefinieren...69 IhreZiele...69 MöglicheZieleaufeinerMesse AnsprechendeEinladungengestalten...72 ErfolgreicheEinladungenfürIhrenMesseauftritt BudgetplanungundKalkulationderKosten...74 PlanungderKosten(Vorkalkulation)...74 Budgetplanung RundumdenMessestand...77 Konzeption...77 Standvarianten...78 EigenbauoderAuftragsvergabe PräsentationenundAktivitätenaufdemMessestand...80 Vorbereitung...80 BesondereElementederPräsentationen BewirtungundCatering...82

8 10 Inhaltsverzeichnis BewirtungamStand...82 AusrüstungzurBesucherbewirtung...83 DerPannenkoffer MitarbeiterfitfürdenMesseauftrittmachen...87 SchwierigeSituationenamStand Werbemittel...90 MittelderBesucherwerbung Pressearbeit...91 Pressetexte Messebriefing...91 Messebericht...92 FaktorenderCI AbschlussberichtundNachbereitung...94 Messeabschlussbericht...94 MesseErfolgskontrolle...95 AusführlicherMesseabschlussbericht...97 Nacharbeiten OfficeHandbuch BedeutungdesOfficeHandbuchs Zielefestlegenundfixieren Realisierung Personal Stellenanzeigentreffendformulieren AIDA fürstellenanzeigen RealistischeAnforderungsmerkmale WoraufSiebeiBewerbungenachtenmüssen DieBewerbungsflutindenGriffbekommen SofortprüfungbeiEingangderBewerbungsunterlagen BeurteilungvonBewerbungen BeurteilungskriterienfürBewerbungsunterlagen InhaltdesBewerbungsbeziehungsweiseAnschreibens:...114

9 Inhaltsverzeichnis 11 Lebenslaufanalyse PrüfmerkmalefürdenLebenslauf Bewerbungenpriorisierenundabsagen VorgehensweisefürBewerbungsabsagen Vorstellungsgespräche DieMappefürdasBewerbungsgespräch VorbereitungaufdasVorstellungsgespräch DenBewerbergutvorbereiten AuswertungvonVorstellungsgesprächen FazitGesprächsverlauf AuswertungdesBewerbungsgesprächs EinarbeitungneuerMitarbeiter VordemerstenArbeitstag DerneueArbeitsplatz EinarbeitungneuerMitarbeiter HandbuchneueMitarbeiter IndividuellesHandbuchfürdenneuenMitarbeiter Einarbeitungsplan AblaufdeserstenTagsplanen ErsterArbeitstag DerArbeitsvertrag WasindenArbeitsvertraggehört MängelbeiAbschlussdesArbeitsvertrages DiePersonalakte ZusammenstellungvonPersonalaktenvonAbisZ BeleggruppeninderPersonalakte Mitarbeiterbeurteilungen DasAnerkennungsgespräch FeedbackbeiMitarbeitergesprächen Bewertungskriterien GründefürAbmahnungen AusscheidenvonMitarbeitern ZeugnisartenundderenInhalt Zeugnisseerstellen...146

10 12 Inhaltsverzeichnis 9 Projektmanagement Projektplanung KurzbeschreibungProjektidee DieProjektErklärung,Definition,Ziele,Projektorganisation Arbeitspaketbeschreibung/Projektdefinition Projektstatusbericht RückmeldungnachTeilzielen/Milestones Projektstammblatt Arbeitsauftrag Abschlussbericht StellenbeschreibungProjektleiter InformationsCheckliste IhreNotizenimProjekt TravelManagement VorderReise BeispielfüreinenReiseplan DiebestenInternetadressenfürIhreOnlineReiseplanung Korrespondenz EntscheidendeFaktorenfüreinezeitgemäßeBusinessKorrespondenz FormulierungenundWorte,dieSievermeidensollten Korrespondenz Basics KorrekteAnspracheinspeziellenFällen Dieprofessionelle Korrespondenz Korrespondenz DasProtokoll KriterienfürdasProtokoll Meetingmanagement InterneBesprechungenorganisieren Eckdatenfestlegen VorbereitungvonMeetings,BrainstormingsundBesprechungen VordemMeeting...186

11 Inhaltsverzeichnis Terminplanung BeiderTerminplanungzubeachten Einladung WasgehörtindieEinladung? FormundVersand Budgetplanung Budgetplanung Tagungen Tagungsraum Tagungstechnik Location persönlichebesichtigung PlanungvonVeranstaltungen NachbereitungvonTagungen FeedbackBogen Urlaubsvertretung Urlaubsvertretung Zeitmanagement WobleibtIhreZeit DiehäufigstenZeitfresser IhrepersönlichenZeitdiebe Zeitprotokoll Beispiel:ErstellenSieIhrpersönlichesZeitprotokoll TippszurZeitersparnis MehrEffizienz SosetzenSieZiele KlareZielsetzung DasPrinzipderSchriftlichkeit DasAufschiebetagebuch DasDirektprinzip...220

12 14 Inhaltsverzeichnis 14.8 Checklisten soerleichternsiesichdasleben SoentstehteineCheckliste Persönlichkeitsanalyse SindSieAntreiberoderErlauber? OptimalesAufgabenmanagement HabenSieIhreAufgabenimGriff? DieALPENMethode soerklimmensiedenberg Prioritätenrichtigsetzen SosetzenSiePrioritäten DasEisenhowerPrinzip WertanalysederZeitverwendung SobehaltenSiedieÜbersicht Richtigdelegieren Test:WiegutkönnenSiedelegieren? GrundsätzedesDelegierens ToDoListe EineToDoListefürZiele,AufgabenundAktivitäten WasSiebeiIhrerToDoListebeachtenmüssen Zeitfür10Dinge Stichwortverzeichnis...239