VL 9 Workflow und Interviews. LV Groupware- und Workflowsysteme

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1 L 9 Workflow und Interviews L Groupware- und Workflowsysteme Universität Potsdam Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau August-Bebel-Str Potsdam Tel. (0331) Fax (0331) Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau Dipl.-Inform. Barbara Pogorzelska Wintersemester 2008/2009

2 Agenda Übungsblatt 2 Darstellung von Workflows mit EPKs Durchführung eines Interviews Übung: Interview vorbereiten!

3 Übungsblatt 2 Aufgabenstellung Schriftlichen Teil Interviews mit dem Ansprechpartner zum Thema (mind. 1 Gruppenmitglied muss beim Interviewtermin anwesend sein!) Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte (z.b. Erstellung, Änderung, Löschung von Daten ) als Workflows! Praktischen Teil Konzeption, Design und Implementierung einer Datenbank Funktionale und ergonomische Bewertung der Anwendung Mündlichen Teil orstellung der Datenbanklösung bzw. Erklärung der Umsetzung Mo 02. bzw. Di 03. Februar 2009

4 Übungsblatt 2 erschiedene Themen 1. Entwicklung einer Beschafungsdatenbank Ansprechpartner: keiner (Richtlinie der Universität Potsdam) Interviewtermin: keiner 2. Entwicklung einer Zeitschriftdatenbank Ansprechpartner: Dipl.-Kfm. Carsten Brockmann Interviewtermin: Mi , 10:45, Raum Entwicklung einer Schlüsseldatenbank Ansprechpartner: Franziska Rößler-Hawari (Sekretärin am Lehrstuhl) Interviewtermin: n.. (vormittags)

5 Agenda Übungsblatt 2 Darstellung von Workflows mit EPKs Durchführung eines Interviews Übung: Interview vorbereiten!

6 Darstellung von Workflows mit EPKs Einführung in die Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) Definition Methode für die Analyse und Beschreibung von Geschäftsprozessen Semiformale, grafische Modellierungssprache mit Syntaxregeln Entwickelt im Rahmen des ARIS-Konzeptes von Scheer Anwendungsgebiete Business Process Reengineering (BPR) Konfiguration von Standardsoftware (Bestandteil des SAP-Konzeptes) Simulation und Workflows Prozessdokumentation nach ISO900x Staud 2001, S. 59

7 Darstellung von Workflows mit EPKs Grundobjekte von Ereignis-gesteuerten Prozessketten Knoten des Graphen Kanten des Graphen Ereignis Funktion Abhängigkeit zwischen Ereignis und Funktion XOR erknüpfungsoperatoren

8 Darstellung von Workflows mit EPKs Grundelemente von EPKs Funktionen (aktive Komponenten) Rechnung buchen Kundenauftrag Bearbeiten Materialstamm anlegen Fachliche Aufgabe bzw. Tätigkeit an einem (Informations-)Objekt Zeitverbrauchendes Geschehen Zerlegbar und aggregierbar Ereignisse (passive Komponenten) Telefonanruf trifft ein Auftragsbearbeitung abgeschlossen Repräsentieren einen eingetretenen Zustand Ereignisse gehen Handlungen voraus und folgen nach Zeitpunktbezogen Funktionen und Ereignisse wechseln sich immer ab. Staud 2001, S. 61

9 Darstellung von Workflows mit EPKs Modellierung von Kontrollstrukturen erknüpfung Produktionsplanung durchführen Auftrag ist eingetroffen Einkauf initieren Ereignisse - Funktionen direkt oder über erknüpfungsoperatoren verbunden Zuordnung von Ereignissen zu Funktionen ergibt zusammenhängenden Aufgaben- oder Funktionsablauf Kontrollstrukturen Sequenz: Festlegung der Reihenfolge Parallelität: Gleichzeitig zu bearbeitende Aktivitätsfolgen erzweigung: Unterschiedliche Wege in Abhängigkeit von ariablen Rosenkranz 2002, S. 61

10 Darstellung von Workflows mit EPKs erknüpfungsoperatoren UND-erknüpfung für Parallelität Konjunktion ("und") Gesamtaussage ist wahr, wenn beide Aussagen gleichzeitig wahr sind ODER-erknüpfung Disjunktion ("und/oder") Gesamtaussage ist wahr, wenn mindestens eine Aussage wahr ist XOR-erknüpfung für erzweigung Antivalenz ( entweder oder ) Gesamtaussage ist wahr, wenn genau eine Aussage wahr ist XOR Staud 2001, S. 71

11 Darstellung von Workflows mit EPKs Grundregeln der EPK-Modellierung 1. Jede Kante verbindet in der Regel zwei Knoten von jeweils unterschiedlichem Typ Anfrage ist eingetroffen Auftrag anlegen Ausführbarkeit prüfen Mitarbeiter ist zugeteilt 2. Nur die erknüpfungsoperatoren verzweigen, sie verbinden Ereignisse mit Funktionen und umgekehrt Auftrag ist eingetroffen Produktionsplanung durchführen Einkauf initieren 3. Die Eingänge bzw. Ausgänge eines erknüpfungsoperators sind alle entweder vom Typ... Ereignis oder Funktion Funktion Funktion Funktion Staud 2001, S. 80ff.

12 Darstellung von Workflows mit EPKs Ereignisverknüpfung (syntaktische Möglichkeiten) E 1 E 2 E 1 E 2 E 1 E 2 Auslösende Ereignisse XOR A 1 A 1 A 1 A 1 A 1 A 1 Erzeugte Ereignisse XOR E 1 E 2 E 1 E 2 E 1 E 2 Ereignisse und Funktionen können nur über die entsprechenden Operatoren verbunden werden. Rosenkranz 2002, S. 54

13 Darstellung von Workflows mit EPKs Aktivitätsverknüpfung (syntaktische Möglichkeiten) A 1 A 2 A 1 A 2 A 1 A 2 Erzeugte Ereignisse XOR E 2 E 2 E 2 Auslösende Ereignisse E 1 XOR Nicht zulässig E 1 Nicht zulässig E 1 A 1 A 2 A 1 A 2 A 1 A 2 Ereignisse können keine Entscheidung treffen! Rosenkranz 2002, S. 54

14 Darstellung von Workflows mit EPKs Stelle und Organisationseinheit in der erweiterten EPK Stelle Der Funktion kann die ausführende Stelle zugeordnet werden erbindung erfolgt durch eine durchgezogene ungerichtete Kante Auftrag ist eingegangen Ausführbarkeit prüfen Stelle Der Funktion kann die ausführende Organisationseinheit zugeordnet werden erbindung erfolgt durch eine durchgezogene ungerichtete Kante Auftrag ist eingegangen Ausführbarkeit prüfen Organisationseinheit Produktionsplanung Ebenfalls kann die Organisationseinheit einer Stelle zugeordnet werden. Rosenkranz 2002, S. 69

15 Darstellung von Workflows mit EPKs Informationsobjekt in der eepk Zuordnung der ein- und ausgehenden Informationsobjekte zu Funktion möglich Unterscheidung zwischen Input- und Outputdaten durch Richtung der Kante Angabe der ausführenden Organisationseinheit möglich Eingehende Informationen Schichtplan Kundenkartei Absagebrief Ausführbarkeit prüfen Absage schreiben Informationsobjekt Produktionsplan Produktionsplanung ertrieb Ausgehende Information Rosenkranz 2002, S. 69

16 Darstellung von Workflows mit EPKs erwendung von Prozesswegweisern Auftrag eingegangen Aufteilung großer Geschäftsprozesse Aggregierte Darstellung umfangreicher Mengen von Funktionen und Ereignissen Prozess Auftr.bearb. Auftr.bearb. abgeschlossen Darstellung: Prozesswegweiser Prozess Fakturierung Fakturierung erstellt erwendung Folgt einem Ereignisknoten und wird von einem solchen nachgefolgt Knoten für einen Sub-Geschäftsprozess Geschäftsprozess kann einen anderen Geschäftsprozess anstoßen/aufrufen oder einen anderen Geschäftsprozess auslösen Staud 2001, S. 111ff.

17 Darstellung von Workflows mit EPKs erbindung der einzelnen Prozessabschnitte Auftrag eingegangen Auftrag eingegangen Durchführung prüfen Prozess Auftr.bearb. Durchführung geprüft Auftr.bearb. abgeschlossen Materialien bestellen Produktion informieren Prozess Fakturierung Materialien eingegangen Produktionsplanung abgeschlossen Fakturierung erstellt Auftrag herstellen Auftr.bearb. abgeschlossen

18 Agenda Übungsblatt 2 Darstellung von Workflows mit EPKs Durchführung eines Interviews Übung: Interview vorbereiten!

19 Durchführung eines Interviews orgehensmodell im Prozessmanagement Projektbegründung Projektmanagement Analyse Konzeption Realisierung Change Management Integration Krallmann 2002, S. 48

20 Durchführung eines Interviews Analysephase Eine mögliche orgehensweise Analyse Ist-Aufnahme Ist-Dokumentation Potenzialanalyse Untersuchungsziel festlegen Charakterisierung der Auskunftsquellen im Kontext der Erhebungsmethoden Stichprobenauswahl Häufigkeit der Erhebung festlegen Testuntersuchung Ist-Aufnahme im engeren Sinne Die Ist-Analyse ist von grundlegender Bedeutung für das Sollkonzept. Krallmann 2002 Hoyer 1988

21 Durchführung eines Interviews Erhebungsmethoden Erhebungsmethoden Primärerhebung Interview (persönlich oder telefonisch) => Erhebung von Mengengerüsten => Erhebung der Unternehmensstruktur => Erhebung des Arbeitsablaufs Fragebogen (schriftlich oder online) => Erhebung der Unternehmensstruktur => Erhebung des Arbeitsablaufs Berichtsmethode => Akzeptanzuntersuchungen Sekundärerhebung Inventurmethode (Dokumentenanalyse und Analyse der Anwendungssysteme) Beobachtung => Mengen- und Zeitdaten im Fertigungsbereich Krallmann 2002, S. 78 ff.

22 Durchführung eines Interviews Interviewmethode Definition: Persönliche Befragung des Mitarbeiters Ausprägungen standardisiert halbstandardisiert nicht standardisiert Fragen vorher schriftlich fixiert Fragen werden in einer vorgegebenen Reihenfolge gestellt Beliebige Reihenfolge Zusatzfragen erlaubt Roter Faden erkennbar Teilnehmerkreis Einzelbefragung Gruppenbefragung Konferenz Krallmann 2002, S. 67

23 Durchführung eines Interviews Hinweise zur Durchführung von Interviews Bedingung: vorhandenes ertrauensverhältnis Persönlich Telefonisch ideokonferenz Beachtung bestimmter Grundsätze Präzise Fragen Interviewer sollte sich seiner Rolle bewusst sein (Wirkung von Kommentaren, Gefühlsäußerungen!!!) Sorgfältige Dokumentation Fragen angepasst an Kenntnisstand des Interviewten Bei passiv formulierten Antworten nachfragen Krallmann 2002, S. 69

24 Durchführung eines Interviews Analysephase Analyse Ist-Aufnahme Ist-Dokumentation Potenzialanalyse SSA EPK UML KMDL BPEL BPMN Es stehen je nach Anwendungsgebiet eine Reihe von Modellierungsmethoden zur erfügung.

25 Durchführung eines Interviews Anforderungen klassifizieren MUSS-Konzept (Reallösung) Geringer Mitteleinsatz Geringe organisatorische eränderungen SOLL-Konzept SOLL- Konzept Höherer Mitteleinsatz Größere organisatorische eränderungen KANN-Konzept (Ideallösung) Erheblicher Mitteleinsatz Umfassende organisatorische eränderungen Krallmann 2002

26 Agenda Übungsblatt 2 Darstellung von Workflows mit EPKs Durchführung eines Interviews Übung: Interview vorbereiten!

27 Übung: Interview vorbereiten! Überlegungen orbereitung Was wollt Ihr wissen? (Prozess, Ablauf, Rollen,...) Was müsst Ihr wissen? (Rollen, Sichten, Funktionen,...) Wer schreibt Protokoll? (Jeder/Einer/Pro Gruppe,...) Wie wollt Ihr dokumentieren? (Stichpunkte/Grafik,...) Wie wollt Ihr anfangen? (Überblick/Reihenfolge der Fragen,...) orgehen beim Interview Wer fragt? (Reihenfolge der Fragen, Reihenfolge der Befrager,...) Welche Gruppe beginnt? Wie wollt Ihr inhaltlich vorgehen? (Strukturierung der Fragen,...) Am roten Faden orientieren? Wo wollt Ihr hin! Habt Ihr nichts vergessen!

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