Checkliste Internationale Treffen GoldWing Club Schweiz

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1 Checkliste Internationale Treffen GoldWing Club Schweiz

2 An der Generalversammlung, vom 30. November 2013 in Birr/AG, wurde auf Wunsch der Mitglieder beschlossen, eine Checkliste für die Organisation von Internationalen Treffen in der Schweiz zu erstellen. Der Vorstand des Goldwing Club Schweiz hat diese Liste an der Vorstandssitzung vom 22. Februar 2014 als «Checkliste für Internationale Treffen» besprochen und mit den allgemeinen Bestimmungen genehmigt. Allgemeine Bestimmungen 1. Änderungen dieser Checkliste müssen vom Vorstand genehmigt werden. (Die Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit - sie darf erweitert werden, allerdings nicht ohne die Genehmigung des Vorstandes gekürzt!) 2. Sämtliche Protokolle der OK-Sitzungen müssen vom Vorstand genehmigt werden. 3. Das Organisations-Kommitee muss einen Vize-Präsidenten wählen. 4. Im OK muss mindestens ein Vertreter aus dem Vorstand sein, besser Zwei - der Interrep und der Kassier. 5. Die OK-Mitglieder aus dem Vorstand haben für den Vorstand das Veto-Recht. Sur demande des membres, à l assemblée générale du 30 novembre 2013 à Birr, il a été décidé de créer une «checkliste», un guide pour l organisation de rencontres internationales en Suisse. A l assemblée du 25 février 2014, le comité du GoldWing club Suisse a traité cette liste pour l organisation des rencontres internationales et approuvé les dispositions générales. Dispositions générales 1. Les modifications de cette checkliste doivent être approuvées par le comité. (Cette checkliste n a aucune exigence sur la plénitude elle peur être élargie, mais ne doit pas être raccourcie sans le consentement du comité!) 2. Tous les protocoles de l assemblée du CO doivent être approuvés par le comité. 3. Le CO doit élire un vice-président. 4. Il doit y avoir au moins un représentant du comité au CO, deux seraient encore mieux l interrep et le caissier 5. Les membres venant du comité ont le droit de veto au CO. Su richiesta dei membri all Assemblea Generale del 30 novembre 2013 a Birr, è stato deciso di creare una «Checklist» per l organizzazione di raduni internazionali in Svizzera. All Assemblea del 25 febbraio 2014, il Comitato del GoldWing Club Svizzera ha trattato questa lista per l organizzazione di raduni internazionali e approvato le disposizioni generali. Disposizioni generali 1. Le modifiche di questa Checklist devono essere approvate dal Comitato. (questa checklist non pretende di essere completa può essere allargata, ma non deve essere accorciata senza il consenso del Comitato! 2. Tutti i protocolli dell assemblea del Comitato organizzatore (CO) devono essere approvati dal Comitato 3. Il Comitato Organizzatore deve eleggere un vice-presidente. 4. Nel CO ci deve essere almeno un rappresentante del Comitato, meglio se due l Interrep e il cassiere 5. I membri di Comitato hanno, nel CO, diritto di veto. Berneck, 1. März 2014 Der Vorstand Goldwing Club Schweiz 2

3 Ressort OK-Präsident: Sitzungsvorbereitung-/Leitung OK-Sitzungslokal organisieren Bewilligungen: - Treffenplatz - Polizei - Feuerwehr - Festwirtschaft - Verlängerung - Ausfahrten - Tanzbewilligung - Tombola Treffendatum an Inter. Rep. für Bestätigung GWEF Treffenausschreibung GWCCH und GWEF Versicherungen informieren Beiträge (GWEF-, GWCCH-) Spendenvorschläge für 1/3-Gewinn Treffen - Logo erstellen Treffen - Führer / Flyer erstellen - Inserate - Programm - Ortsplan mit Angaben (Bank, Post, etc.) Pokale Nationenwertung Funkgeräte für OK-Mitglieder / Anzahl??? Sponsoren/Behörden verdanken Verpflegungsbon für OK-Präsi und Sekretariat anfordern (mit allen Ressorts) (mit allen Ressorts) (mit Sponsoring) 3

4 Ressort Sekretariat: Traktandenlisten Einladungen an OK-Mitglieder Einladungen an GWCCH-Vorstand Protokolle schreiben / versenden Briefverkehr Pendenzenliste führen Treffen - anpassen Büromaterial besorgen / verteilen Helfersuche / Einteilung: (früh beginnen!!!) - Formular anpassen (Grössen T-Shirt, Abgabebestimmungen für T-Shirt, etc.) Hotelliste für Treffenteilnehmer Privatunterkunft für Treffenteilnehmer Infoplakate vom Treffenort erstellen: Ortsplan: - Einkaufsmöglichkeiten - Banken - Post - Tankstellen - Spital Treffenplatz: - Duschen - WC s - Information etc. Telefonliste OK: - Mitglieder - Notfallnummern Helfer T-Shirt s bestellen (OK und Vorstand GWCCH) (Kopien von Ressortleiter) (Homepage) (Homepage) (Goodie-Shop) 4

5 Ressort Einschreibung / Wechselstube Einschreibformular (GWEF konform) Einschreibbedingungen Eintrittsbändel (verschiedenfarbig) Auswertungs-Programm beschaffen Ausschreibung Treffenstempel mit Stempelkissen Preisverleihung Kassen mit CHF und EURO anfordern Töffkleber Verkauf Treffen - Plaketten Verkauf Treffen - T-Shirt Abrechnung für GWEF: - Einschreibungen GWEF-Mitglieder - Einschreibungen nicht GWEF-Mitglieder - Einschreibungen Beifahrerinnen - Einschreibungen Kinder Personal anfordern (mit OK-Präsi) (2 Stück) 5

6 Ressort Ausfahrten: Grosse Ausfahrt (Freitag) Kleine Ausfahrt (Samstag) Nationen- oder Lichterparade (Freitag od. Samstag) Bewilligungen (mit Präsi) Routen abfahren / kritische Kreuzungen umfahren! Verkehrsdienst - Polizeihilfe anfordern wo nötig - Helfer GWC-CH - Verkehrskadetten - Karten / Bilder der Kreuzungen - Wegfahrt organisieren (mit Platzdienst) - Zufahrt organisieren (mit Platzdienst) - Aufstellplatz (mit Platzdienst) Restaurants für Essen auf Ausfahrten Menü für Essen auf Ausfahrt Essenbons für Ausfahrten (Verkauf über Einschreibung) Fahrzeuge mit Funk, wenn möglich Liste mit den Natelnummern der Helfer Pannendienst / Besenwagen organisieren Fahnen für Nationenparade Personal anfordern (Ausfahrten und Paraden) 6

7 Ressort Platzdienst: Festzelt / Halle organisieren Grünflächen (Camping, Festplatz aussen, usw. einteilen) Wasserinstallationen organisieren, alle Abwasserentsorgung Elektroinstallationen organisieren, alle Toiletten - und Pissoirwagen, Toi-Toi s, etc. Ein- und Zuteilung der Ressorträume am Treffenort Zufahrt / Wegfahrt Verkehrsregelung organisieren Beschilderung zum Treffenplatz anbringen Beschilderung am Treffenplatz anbringen Infoplakate am Treffenplatz anbringen Hartplätze für Marktstände einteilen Hartplätze für Verpflegungsstände einteilen Hartplätze für Parkplätze einteilen Ordnungsdienst Polizei (Einsatzkonzept) Feuerwehr (Einsatzkonzept) Sanität (Einsatzkonzept, inkl. Ambulanz) - Lokaler Arzt avisieren - Lokaler Spital avisieren - Sanitätszimmer - Sanitätsmaterial Reinigung organisieren für Zwischen- und Endreinigung (vor allem WC s während dem Treffen) Reinigungsmittel Reinigungsgeräte Abfallentsorgung (Mulden) Abfalleimer PET-Entsorgung (Sammelcontainer) Werkzeuge, Material Absperrmaterial (Gitter, Bänder (ev. von Honda), etc.) Treibstoff (Benzin) Personal anfordern für Aufbau und Abbau Verpflegungsbons während dem Treffen anfordern Verpflegung vor und nach den Treffen anfordern (Stadt/Gemeinde) (PET-Recycling) 7

8 Ressort Finanzen: Budgetvorlage für jedes Ressort erstellen Budgetvorlage mit jedem Ressort besprechen und abgeben - Termin für Rückgabe der Budgetzahlen bestimmen Abrechungsvorlage für jedes Ressort erstellen Abrechungsvorlage mit jedem Ressort besprechen und abgeben Bankkonto eröffnen Nachttresor Geldversorgung sicherstellen (Tag / Nacht) Wechselstube-Kasse mit CHF und EURO Einschreibkasse mit CHF und EURO Abendkasse mit CHF und EURO Goodie-Shopkasse mit CHF und EURO Tombolakasse mit CHF und EURO Festwirtschaftkassen mit Jetons - Zelt/Halle - Aussenplatz - Frühstück - ev. Bar Rückstellungskonto eröffnen? Sämtliche Zahlungen Spesenbewirtschaftung Gesamtbudget - Kontrolle Büromaterial am Treffen organisieren - Taschenrechner - Schreibzeug - Büroklammern - etc. Personal anfordern (Jetonverkauf etc.) Gesamt-Abrechung (Kassier GWC-CH) (3-4 Stück) 8

9 Ressort Sponsoring: Sponsorensuche (Hauptsponsoren, Nebensponsoren) - Leistungen / Gegenleistungen festhalten - Richtige Publikation des Firmennamens - Eintrag im Treffen Führer - Aushang Festzelt- / Halle - Koordination mit Tombola! Medien - Fernseh - Radio - Tages - / Wochenzeitung Region - Lokalzeitungen - GW Magazin - MotoSportSchweiz o. ä. - Verkehrsbüro VIP-Apèro organisieren Fotograf organisieren (Club intern) Marktstände (nur Warenverkauf) Personal anfordern (Aufbau, Treffen, Abbau) 9

10 Ressort Unterhaltung: Unterhaltung am Donnerstag in allen Lokalen Unterhaltung am Freitag in allen Lokalen Unterhaltung am Samstag in allen Lokalen Verträge mit den Unterhaltern - Gage - Einsatzzeit - Anlage (Licht / Musik / Mitbenutzung) - Versicherung (ab Konserven ev. DJ) (Konserven / Live) (Konserven / Live) Regie beider Abendunterhaltungen (Sprecher deutsch/englisch) Anlagen für Background Musik im Festzelt / Halle Vorführungen - Tanz - Musik - Filme / Video - Projektor - Leinwand Abendkasse mit CHF anfordern Personal anfordern Verpflegung der Unterhalter sicherstellen Tombola: siehe letzte Seite (eigenes Ressort) (Finanzen) 10

11 Ressort Festwirtschaft: Verpflegungsstände organisieren / Verträge abschliessen Frühstück für Freitag, Samstag und Sonntag Getränke für alle Verpflegungsmöglichkeiten Geschirr und Besteck für alle Verpflegungsmöglichkeiten Kaffeemaschinen Kühlwagen Kühlschränke Buffettische Stehtische Festgarnituren (Tische / Bänke) Sonnenschirme Bar mit Offenausschank (Miller Wagen) Rauchwaren (Zigaretten, Zigarren usw.) Kassen mit Jetons für alle Verkaufsmöglichkeiten anfordern Verpflegungsbons für alle Helfer Personal anfordern Personal einteilen Verpflegungsbons herstellen Verpflegungsbons während dem Treffen abgeben an die Ressortchefs Verpflegung vor und nach den Treffen sicherstellen (Finanzen) Ressort Homepage: Homepage erstellen bestehende HP anpassen Homepage aktualisieren 11

12 Ressort Goodies: Helfer T Shirt s organisieren Goodies von den Stämmen organisieren Goodie s organisieren / verkaufen - Plaketten - T-Shirt s - Taschen - Gürtelschnallen - Aufkleber - etc. Kasse mit CHF anfordern Aktionen / Ausverkauf von GWCCH - Goodies Personal anfordern Abrechnung für die Stämme (Goodie Lieferanten) (Finanzen) Ressort Tombola: Kasse mit CHF anfordern (Finanzen) Portemonaies Beschriftung / Beschilderung Ausgabestelle Tombolapreise akquirieren Tombolapreise verdanken Tombolabewilligung so planen, dass Hauptpreise sicher vergeben werden können! Tagestombola Zettel mit Name+Adresse Nachziehung geschlossene Gesellschaft Verkauf auf Platz Tombolapreise organisieren - Naturalpreise - Spezialkonditionen für Ankauf - Koordination mit Sponsoring!!! Preise an strategisch günstigem Ort aufstellen Personal anfordern 12

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