AD HOC Personal- und Organisationsberatung GmbH, Obergrundstrasse 50, 6003 Luzern Fon

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1 AD HOC Personal- und Organisationsberatung GmbH, Obergrundstrasse 50, 6003 Luzern Fon Risikomanagement Einleitung Es gibt kaum ein Aufgabengebiet im Projektmanagement bei dem Bedarf, Akzeptanz und Praxis derart voneinander abweichen wie beim Risikomanagement. Risiken werden hier als mögliche Ereignisse oder Situationen bezeichnet, die für ein Projekt nachteilige Folgen haben könnten. Risiken haben also in der Regel negative Auswirkungen auf ein Projekt (Tragweite), es besteht die Möglichkeit, dass sie eintreten (Wahrscheinlichkeit) und sie haben Ursachen. Risikomanagement als Teil des Projektmanagements bedeutet, dafür zu sorgen, dass Projektrisiken mit geeigneten Massnahmen begegnet wird. Im Zentrum stehen dabei: - Präventive d.h. schadensverhindernde Massnahmen und - Korrektive d.h. schadensmindernde Massnahmen. Die Grundlagen des Risikomanagements lassen sich ebenso auf das Management von Chancen anwenden. Wenn man die Eintrittsmöglichkeit für ein schädliches Ereignis als Risiko bezeichnet, so kann die Eintrittsmöglichkeit für ein positives Ereignis als Chance bezeichnet werden. Begriff des Risikos Solange Auswirkungen bzw. Tragweite und Wahrscheinlichkeit möglicher negativer Ereignisse noch nicht bekannt sind, sprechen wir von Gefahren. Mit Gefahren werden zunächst nur vage Möglichkeiten negativer Ereignisse ohne bereits erkennbaren Bezug auf das Projekt beschrieben. Sind mögliche Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit des Eintritts beim Projekt zu erkennen, wird die Gefahr zum Risiko. Projektrisiken bzw. die daraus abzuleitende Bedrohung des geplanten Projekterfolgs werden also determiniert durch die Faktoren: - Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos und - Tragweite (möglicher Schaden) bei Eintreten des Risikos Das Risikomanagement ist das Erkennen und der Umgang mit Risiken in Form von Abwehr, Ausweichen oder Mindern negativer Auswirkungen

2 Risikomanagement im Projektverlauf In der Praxis der Projektabwicklung ist häufig zu beobachten, dass Risikomanagement erst dann einsetzt, wenn Risiken eintreten oder absehbar sind. Risikomanagement wird in solchen Fällen als Krisenmanagement betrieben. Das eigentliche Risikomanagement muss - frühzeitig beginnen und - periodisch/permanent wiederholt werden. Die Notwendigkeit, mit Risikoanalyse frühzeitig zu beginnen, ergibt sich schon aus der Tatsache, dass Risikopotentiale in ihren Wurzeln bereits vor oder bei Projektbeginn existieren. Risikoanalyse und Risikomanagement sind also vor Projektstart zu beginnen und in den gesamten Projektprozess als permanente (Teil)-Aufgabe des Projektmanagements zu berücksichtigen. Das Risikomanagement in den einzelnen Abwicklungsphasen des Projektes ist durch den sachlich/inhaltlichen Projektfortschritt gekennzeichnet. Grundsätzlich geht es während des Projektes darum, - bekannte Risiken und deren Veränderungen zu beobachten, - die Wirkung von ergriffenen Massnahmen zu bewerten und - zusätzliche und neue Risiken regelmässig und ergebnisbezogen zu analysieren. Im Allgemeinen endet die Risikobetrachtung mit dem Ende des Projektes. Abhängig von der Art und der dem Inhalt des Projektes müssen jedoch unter Umständen noch weiterreichende Risiken in Betracht gezogen werden. Für entsprechende Risiken gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: - Die Risiken könne in den ordentlichen Prozess des Risikomanagements einbezogen werden. - Ein zweiter, in den meisten Fällen empfohlener Weg besteht darin, Projektrisiken im Sinne des Projektmanagements nur für das Projekt im engeren Sinne zu betrachten. Risikoanalyse Grundsätzlich lässt sich die Risikoanalyse in die Phasen - Risikoidentifikation (Risiken erkennen) - Risikoklassifikation / Risikobewertung und - Risikodokumentation (Risiken beschreiben) einteilen. Diesem folgt die Massnahmenplanung (vgl. weiter hinten). 2

3 In der Risikoidentifikation entsteht ein projektspezifischer Risikokatalog. Nicht alle aufgelisteten Risiken werden in der Regel später bearbeitet. Die Zusammenstellung löst aber eine bewusste Auseinandersetzung mit den Risiken aus und soll sicherstellen, dass möglichst kein Risiko übersehen wird. Ein zweckmässiges Instrument der Risikoanalysen ist die entsprechende Checkliste (vgl. Beilage 1. Risikoanalyse). Risikoanalysen sollten nicht durch die Projektleitung alleine, sondern unter Beteiligung projektinterner und externer Erfahrungsträger erfolgen. Die entsprechende Arbeitsgruppe bewertet ebenfalls die Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Tragweite und plant die Massnahmen (vgl. Beilage - 2. Definition der Wahrscheinlichkeit und Definition der Auswirkungen) Exkurs: Vertraglicher Risikoausschluss Verträge sind keine Risiken, sondern nur die darin mehr oder weniger oder gar nicht präzisierten Vereinbarungen. Das kann weitreichende Wirkungen auf das ganze Projekt haben. Bei der Vertragsgestaltung ist deshalb unbedingt auf möglichst zweifelsfreie Formulierung und messbare Grössen zu achten. Vertragsprüfungen sind ein Gemeinschaftswerk zwischen verschiedenen Disziplinen und Funktionen. Im ersten Schritt wird untersucht, welche der Risiken durch entsprechende vertragliche Regeln ausgeschlossen oder weitergegeben werden können. Die Prüfung kann in folgenden Schritten ablaufen: - Welche Risiken können (je nach Standpunkt) an den Auftragnehmer bzw. Auftraggeber zurückgegeben werden? - Welche von den übrigen, zu übernehmenden Risiken können an Dritte weitergeben werden durch z.b. Abschluss von Versicherungen, Weitergabe an Unterlieferanten etc. Die nach dieser Filterung übrigen Risiken verbleiben beim Projekt und sind durch Massnahmen des Risikomanagements unter Kontrolle zu halten. 3

4 Psychologische Aspekte des Risikomanagements Zwischen der Einsicht in die Notwendigkeit von Risikomanagement und der Durchführung in der Praxis klafft eine grosse Lücke. Anscheinend bestehen Hemmnisse, deren Ursachen eher im psychologischen Bereich zu sehen sind. Diese Barrieren können bei den Einzelnen, aber auch in der Unternehmenskultur begründet sein. - Wie wird mit Misserfolgen und Fehlern umgegangen? - Wie wird mit Kritik umgegangen? - Was wird aus Erfahrungen gelernt? - Bestehen Allmachtsphantasien? - etc. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte im Risikomanagement soll zum gegenseitigen Verständnis der Projektbeteiligten beitragen. Bewusstes Risikomanagement sollte als Teil einer offenen Unternehmenskultur verstanden und gelebt werden. Glossar Risiken Risikoeigner Risikokatalog sind Abweichungen, die aufgrund bei der Planung und Kalkulation nicht berücksichtigter Umstände zusätzlich eintreten, sachlich in der Projektplanung bisher also gar nicht berücksichtigt waren. verweist auf jene Person, die operationell die Verantwortung für die Risikobearbeitung hat. ist ein Inventar von Risiken, gegliedert nach Merkmalen wie Ursachen und Auswirkungen. Der Risikokatalog listet daneben die bereits ergriffenen Massnahmen auf und enthält einen Beschrieb möglicher Entwicklungen. Schätzgenauigkeiten sind Abweichungen, die von der Sache her z.b. in der Planung und Kalkulation prinzipiell erkannt und eingerechnet wurden, bei denen aber z.b. der Umfang der dafür nötigen Arbeiten falsch bestimmt wurde. Sicherheit Wahrscheinlichkeit lässt sich definieren als möglichst geringe Wahrscheinlichkeit einer Zustandsänderung. ist als Möglichkeit angesiedelt zwischen Sicherheit und Unmöglichkeit. Risikobetrachtungen beruhen immer auf Prognosen und erfolgen deshalb immer unter Unsicherheiten und stützen sich auf Wahrscheinlichkeiten. 4

5 Risikomanagement Beilage 1 Risikoanalyse Sich fragen Was könnte im Projekt schief gehen? Welches wären die Ursachen? Mit welcher Wahrscheinlichkeit wird es passieren Was wären die Folgen, wie gravierend? Massnahmen treffen Was kann ich (jetzt) unternehmen, um das Risiko zu vermindern? Wie kann ich das Eintreten des Risikos erkennen? Wie kann ich die Folgen mildern, falls das Risiko eintritt? Risikoanalyse Suchfeld Risiken gross mittel klein unklar Technische Risiken Planungs- risiken Ist das Risiko eines Ausfalls von Anlagen oder Anlageteilen begrenzt? Sind unbekannte Technologien beherrsch bar? Sind unbekannte Produktionsverfahren beherrschbar? Sind Risiken aufgrund unbekannter Anwendungen des Systems begrenzt? Ist der Innovationsgrad von Teilsystemen und Gesamtsystem bekannt? Sind die Risiken aufgrund der Komplexität des Gesamtsystems begrenzt? Sind die Risiken möglicher Modifikationen des Gesamtsystems begrenzt? Sind die Schnittstellenrisiken begrenzt? Sind die Risiken der Lagerung von Teilsystemen oder des Gesamtsystems begrenzt? Sind die Risiken des Transports von Teilsystemen oder des Gesamtsystems begrenzt? Sind die Meilensteine sachgerecht gesetzt? Ist das Mengengerüst in sich stimmig? Wurden alle logischen Abhängigkeiten im Projektablauf bedacht? Sind die Vorgangsdauern (Laufzeiten usw.) realistisch eingeschätzt? Wurden sämtliche Lieferzeiten realistisch eingeschätzt? 5

6 Suchfeld Risiken gross mittel klein unklar Vertragliche Risiken Betriebs- wirtschaftliche Risiken Personelle Risiken Sind die eingeplanten Personal- und Sachressourcen geeignet und verfügbar? Sind die Beistellungen des Auftraggebers tatsächlich geeignet und verfügbar? Könnten bei der Arbeitsteilung mit Unterauftragnehmern Missverständnisse bestehen? Sind alle Verträge eindeutig und unmissverständlich ausformuliert? Sind alle Verträge in allen Punkten vollständig? Ist die Bonität des Auftraggebers ausreichend? Können unerwartete Vertragsklauseln ausgeschlossen werden? Können Vertragsstrafen ausgeschlossen werden? Könnten unerwartete Kosten durch Gewährleistungen entstehen? Könnten unerwartete Kosten durch Produkthaftpflicht entstehen? Sind internationale juristische Besonderheiten hinreichend bekannt? Ist die Übernahme angefallener Investitionskosten bei Projektabbruch klar geregelt? Sind eingeplante Finanzierungsquellen verlässlich? Sind Liquiditätsengpässe auszuschliessen? Ist das Risiko von Zahlungsausfällen unserer Kunden begrenzt? Sind alle Geldtransferrisiken begrenzt? Sind mögliche Kostenentwicklungen bedacht und einkalkuliert? Sind die Kosten tatsächlich für sämtliche Teile bekannt? Sind die Kosten für erforderliche Patente und/oder Lizenzen bekannt? Sind für alle Fälle ausreichende Rückstellungen gebildet worden? Sind Risiken in der Produktqualität unserer Lieferanten begrenzt? Sind Risiken in der Lieferfähigkeit unserer Lieferanten begrenzt? Verfügen alle Mitarbeitenden über die erforderliche Qualifikation? Verfügen alle Mitarbeitenden über die erforderliche Erfahrung (Know-how)? Sind die Mitarbeitenden motiviert? Identifizieren sich die Mitarbeitenden mit dem Projekt? 6

7 Suchfeld Risiken gross mittel klein unklar Politik und Umwelt- risiken Akzeptieren die Mitarbeitenden sowohl sich gegenseitig als auch ihre Vorgesetzten? Ist das Risiko von Konflikten im Team begrenzt? Sind Risiken aufgrund von kulturellen bzw. Mentalitätsunterschieden begrenzt? Sind Risiken aufgrund von Übersetzungsproblemen begrenzt? Ist das Diebstahlrisiko begrenzt? Ist das Sabotagerisiko begrenzt? Sind Wechselkursrisiken abgesichert? Sind relevante Gesetze/Vorschriften bekannt und bleiben unverändert? Sind relevante behördliche Bedingungen bekannt und bleiben unverändert? Sind relevante Zollbestimmungen bekannt und bleiben unverändert? Sind Embargorisiken begrenzt? Sind alle relevanten politischen Interessen bekannt (siehe Stakeholderanalyse)? Sind mögliche Risiken aufgrund eines Politikwechsels begrenzt? Sind geologische Risiken (Erdbeben, Hochwasser usw.) begrenzt? Sind klimatische Risiken (Hitze, Frost usw.) begrenzt? 7

8 Risikomanagement Beilage 2 Definition der Wahrscheinlichkeit Definition (Fallwahrscheinlichkeit bei Projekten) Wahrscheinlichkeit Häufigkeit bis häufig / sehr hoch sehr wahrscheinlich 26 > 50 x pro 100 Projekte 50 % möglich / hoch x pro 100 Projekte 25 % selten / gelegentlich 6-10 x pro 100 Projekte 10 % sehr selten / sehr gering 1-5 x pro 100 Projekte 5 % unwahrscheinlich < 1 x pro 100 Projekte 1 % 8

9 Definition der Auswirkungen Kategorie Interpretation Mehrkosten unbedeutend angesichts der Grösse des Projekts zu vernachlässigen, das Projektbudget wird kaum beeinträchtigt; das Projektergebnis * 2 bleibt erhalten. innerhalb des Kompetenzrahmens des Fachbereichs bzw. des Leiters des Geschäftsbereichs gering Schadensfolgen sind begrenzt, das Budget wird leicht überschritten, das Projektergebnis wird geringfügig beeinträchtigt. innerhalb des Kompetenzrahmens des eigenen Stadtrats Spürbar die Schadensfolgen sind deutlich erkennbar, die Kostenüberschreitungen sind erheblich, das Projektergebnis wird auf Dauer oder vorübergehend, aber deutlich beeinträchtigt, die Fertigstellung des Projekts wird über längere Zeit verzögert. innerhalb des Kompetenzrahmens des Gesamt-Stadtrats < 5 % bis 10 % > 10 % Kritisch die Schadensfolgen sind schwerwiegend, die Kostenüberschreitungen sind massiv, das Projektergebnis wird nachhaltig reduziert, die Fertigstellung des Projekts wird über lange Zeit verzögert. erfordert Nachtragskredit im Gemeinderat bzw: neue Abstimmung katastrophal das Projekt ist als Ganzes gefährdet, die Kostenüberschreitungen sind nicht mehr absehbar, das Projektergebnis als Ganzes wird in Frage gestellt, die Fertigstellung des Projekts ist fraglich. hohe politische Konsequenzen (RPK, PUK, Entlassungen) 2 Erläuterungen zum * Projektergebnis: die Zweckbestimmung bzw. die mit dem Projekt zu erreichenden Leistungen, Ergebnisse bzw. die damit zu erzielende Wirkung. 9

10 Risikolandschaft IST Häufig = Möglich = Selten = Sehr selten = Unwahr- scheinlich = Unbe- gering spürbar kritisch kata- deutend strophal Unwahr-scheinlich = 10

11 Risikolandschaft SOLL Häufig = Möglich = Selten = Sehr selten = Unwahr- scheinlich = Unbe- gering spürbar kritisch kata- deutend strophal Unwahr-scheinlich = 11