Einführung Neue Entwicklungen an Fachbereichen

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1 Einführung Neue Entwicklungen an Fachbereichen Dr. Christian Berthold Hochschulkurs Fakultätsmanagement Bielefeld, 14. Mai

2 Vorbemerkungen Historische Einordnung Systematische Einordnung HSK Fakultätsmanagement Berthold

3 Begriffliche Einordnung Fakultätsmanagement Es geht nicht nur um Fakultäten sondern auch um Fachbereiche, Institute, Zentren Die Organisationsvielfalt ist in den meisten Ländern noch größer (Schools, Departments, Faculties, Institutes, Colleges, Research Centres ) Management of Higher Education Institutions ist auch in Bezug auf Deutschland sinnvoll, denn die Herausforderungen sind oft ähnlich Die eigentliche Provokation liegt aber schon im Begriff Management! HSK Fakultätsmanagement Berthold

4 Vorbemerkungen Historische Einordnung Systematische Einordnung HSK Fakultätsmanagement Berthold

5 Fakultät ist der organisatorische Ausdruck Einheit von Forschung und Lehre (in D) in D verknüpft mit der Idee der Selbstverwaltung (soll heißen: Fakultät braucht eigentlich gar keine Verwaltung) nach 1968: Demokratisierung Gremienhochschule (= Gruppenhochschule) Zerschlagung Man berufe der eben alten tüchtige Fakultäten Männer (Ordinarienmacht) und lasse das Ganze allmählich sich auskandieren. Bildung von Fachbereichen (kleiner, Fachbereichsrat) offene Frage, wie Institute eingeordnet werden (3. Ebene, sehr unterschiedlich an deutschen Hochschulen) alle Fakultäten in Deutschland im Übergang HSK Fakultätsmanagement Berthold

6 Fakultätsmanagement im Übergang Rahmenbedingungen Repertoire/Instrumente Handlungsfeld Aufgaben/Ziele HSK Fakultätsmanagement Berthold

7 Fakultätsmanagement Rahmenbedingungen Grundgesetz (Freiheit von Forschung und Lehre, Prof./innen-Privileg) Hochschulrahmengesetz (Gruppen-HS, Prüfungsrecht ) Kapazitätsverordnung Lehrverpflichtungsverordnung Landeshaushaltsordnung Tarifvertrag der Länder Steuerungsmodell Land Steuerungsmodell Hochschule Steuerungsmodell Fakultät Strukturen (Fakultäten, übergreifende Einheiten ) HSK Fakultätsmanagement Berthold

8 Fakultät klassisch Handlungsfeld Strukturen: eher klein, Dekan/in + Sekretariat, Fakultätsrat, Institute, Prüfungsamt Ressourcen: Stellen (St.-Plan), Sachmittel, Deputatreduktionen, Forschungssemester Prozesse: Mittelzuteilung, Gremienentscheidungen, Aufgaben/Ziele Konkretisierung: eher vage ( gute Lehre und Forschung) Verantwortung: starke Institute, schwache/r Dekan/in Vielfalt: Lehre, Forschung (Uni), Selbstverwaltung Repertoire/ Instrumente Effektivität: hoch? Alle beteiligen Effizienz: lange Sitzungen, lange Prozesse, widersprüchliche Entscheidungen, überhaupt Entscheidungen? Transparenz: wenig, evtl. bei Lehre, Studienplätzen, Kapazität /Auslastung HSK Fakultätsmanagement Berthold

9 Neue Steuerung (New Public Management) Das prägende Konzept der Reform entstammt dem Bereich der öffentlichen Verwaltung seit ca. 15 Jahren in allen Bundesländern mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten mit verschiedenen Akzenten aber alle in die gleiche Richtung vielfach ohne hinreichende Reflektion der theoretischen Hintergründe HSK Fakultätsmanagement Berthold

10 Reformgründe zusammengefasst (NPM) mangelnde Wirksamkeit der staatlichen Strukturen Übersteuerung des operativen Bereichs Untersteuerung des strategischen Bereichs problematische Zuschreibung von Verantwortlichkeit enorme Erfolge im öffentlichen Bereich HSK Fakultätsmanagement Berthold

11 Neue Steuerung in der Hochschulpolitik Autonomie Globalbudget Studiengänge Gremien funktionieren nicht Stärkung Funktionsträger Staat Wettbewerb Ziele Akkreditierung, Evaluation, Ranking Berichtswesen Haushaltsflexibilisierung Rahmenbedingungen Organisationsautonomie Personalautonomie Indikatorsteuerung Leistungsorientierung Controlling KLR Wissensbilanz HSK Fakultätsmanagement Berthold

12 Fakultät modern Handlungsfeld Strukturen: eher groß, Dekan/in + Sekretariat + Geschäftsführung, ev. Departments, ev. Schools Ressourcen: Mittel (Globalbudget inklusive Personalkosten) Prozesse: leistungsorientierte Mittelverteilung, Zielvereinbarung, Leistungszulagen Aufgaben/Ziele Repertoire/ Instrumente Konkretisierung: Ziele in Kennzahlen Verantwortung: starkes Dekanat (entscheidet über Fakultätsentwicklungsplan/Stellen) Vielfalt: Lehre, Forschung / F + E, Weiterbildung, Selbstverwaltung, Management, Marketing, Fundraising Effektivität: teilweise deutlich höher Effizienz: schlanke Entscheidungen, überhaupt Entscheidungen, technische Mittel (SAP, HISPOS ) Transparenz: Daten über Leistung, Kosten, Wirkung HSK Fakultätsmanagement Berthold

13 Vorbemerkungen Historische Einordnung Systematische Einordnung HSK Fakultätsmanagement Berthold

14 Management-Zyklus Kommunikation Strategie Umsetzung Organisation Steuerung Berichtswesen Qualitätsmanagement Controlling Change / Project Management HSK Fakultätsmanagement Berthold

15 Management-Zyklus Kommunikation Strategie Leitbild/Zielfindung strateg. Informationsbeschaffung Hochschul-/Fakultätsentwicklungsplanung Umsetzung Organisation Steuerung Aufbauorg. (De-)Zentralisierung, Einheiten f. F + L, Leitungsstrukturen Ablauforg. Prozesse, Org.regeln Koordination Budgetierung Berichtswesen Wettbewerbsmechanismen Hochschulrechnungswesen Kennzahlensysteme Wissensbilanzen Managementinformationssysteme Qualitätsmanagement Controlling HSK Fakultätsmanagement Berthold

16 PDCA Plan Act Do Check HSK Fakultätsmanagement Berthold

17 PDCA Umfeldbedingungen Analyse Evaluation Ziele Umsetzung Anforderungen Stakeholder HSK Fakultätsmanagement Berthold

18 Management Management ist der Einsatz persönlicher Fähigkeiten zur Erkennung und Erreichung organisatorischer Ziele durch den Einsatz der angemessenen Ressourcen. Zum Management gehört auch, zu erkennen, was getan werden muss, Ressourcen zu organisieren und Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die erforderlichen Aufgaben zu bewältigen. [Campus Management, Campus Verlag, Frankfurt am Main / New York 2003] Fakultätsmanagement Führung HSK Fakultätsmanagement Berthold

19 Management-Zyklus Kommunikation Strategie Leitbild/Zielfindung strateg. Informationsbeschaffung Hochschul-/Fakultätsentwicklungsplanung Umsetzung Organisation Steuerung Aufbauorg. (De-)Zentralisierung, Einheiten f. F + L Leitungsstrukturen Ablauforg., Prozesse, Org.regeln Koordination Budgetierung Qualitätsmanagement Berichtswesen Wettbewerbsmechanismen Hochschulrechnungswesen Kennzahlensysteme Wissensbilanzen Managementinformationssysteme Controlling HSK Fakultätsmanagement Berthold

20 Strategien extrem wichtiges Handlungsfeld für deutsche Hochschulen größtes Desiderat: Because there is no well-articulated mission, and no one is clear about how their job fits into the greater scheme of things, everyone personalizes everything. That just reinforces the status quo as people protect their own turf. (Polly Price, ehem. Chief Human Resources, Harvard) Schwierigkeiten, Ziele zu finden z. T. keine oder nur geringe Gemeinsamkeiten daher sind homogene Fakultäten oft weiter Leitbilder oft ohne Steuerungswirkung Strategien oft ohne Ziele (mehr Maßnahmen) und / oder ohne Kennzahlen oft fehlen auch die Ist-Analysen (Wunschpapiere) HSK Fakultätsmanagement Berthold

21 Strategien Sollbruchstelle Zentrale / dezentrale Bereiche Umsetzungsgrad der Strategien oft gering (man lese mal ältere HEPs) In Fakultäten ist es oft nicht viel anders: Dekan/in oft nicht in einer Position, etwas durchzusetzen Führungskompetenz Führungswillen formale Position Verhältnis zwischen Dekanat und Instituten Strategien (FEPs) oft Wunschzettel HSK Fakultätsmanagement Berthold

22 Management-Zyklus Kommunikation Strategie Leitbild/Zielfindung strateg. Informationsbeschaffung Hochschul-/Fakultätsentwicklungsplanung Umsetzung Organisation Steuerung Aufbauorg. (De-)Zentralisierung, Einheiten f. F + L Leitungsstrukturen Ablauforg. Prozesse, Org.regeln Koordination Budgetierung Berichtswesen Wettbewerbsmechanismen Hochschulrechnungswesen Kennzahlensysteme Wissensbilanzen Managementinformationssysteme Qualitätsmanagement Controlling HSK Fakultätsmanagement Berthold

23 Organisationveränderungen Vergrößerung der Fakultäten / Fusionen noch wenige andere Organisationsformen (Schools, Departments - U Hamburg, U Lüneburg, BTU Cottbus gesetzlichen Optionen noch jung) aber erhebliche Umstrukturierungen bei etlichen Prozessen (auch in der Aufbauorganisation) IT, Personalbudget, Alumni, Prüfungsverwaltung Stärkung der Dekanate (personell, technisch) Schwächung der Gremien, Abbau von Gremien (gesetzlich) Veränderungen in der Form der Organisation sind in D sehr schwierig, widerstandsanfällig HSK Fakultätsmanagement Berthold

24 Management-Zyklus Kommunikation Strategie Leitbild/Zielfindung strateg. Informationsbeschaffung Hochschul-/Fakultätsentwicklungsplanung Umsetzung Organisation Steuerung Aufbauorg. (De-)Zentralisierung, Einheiten f. F + L, Leitungsstrukuren Ablauforg. Prozesse, Org.regeln Koordination Budgetierung Berichtswesen Wettbewerbsmechanismen Hochschulrechnungswesen Kennzahlensysteme Wissensbilanzen Managementinformationssysteme Qualitätsmanagement Controllimg HSK Fakultätsmanagement Berthold

25 Prozesse Kernprozesse Lehre Forschung grundständig Weiterbildung Grundlagen FuE Unterstützungsprozesse Studierende Personal Ausstattung Finanzen HSK Fakultätsmanagement Berthold

26 Unterstützungsprozesse Studierende Personen Ausstattung Finanzen Prüfungswesen Verwaltung Räume Sachmittel Stud.Sekretar. Rekrutierung Facility Managem. Inv.-Mittel Beratung, allg. Entwicklung IT Personalmittel Ausland Führung Labore Drittmittel Praktikum Fundraising Mensa Wohnheim Alumni Marketing bei den meisten Unterstützungsprozessen keine alleinige Zuständigkeit Zentrale (Schnittstellen!!) Fakultät z. T. ganz neue Aufgaben in Fakultäten (Alumni, Marketing) erhebliche Veränderungen bei fast jedem Prozess HSK Fakultätsmanagement Berthold

27 Evluation Anforderungen Stakeholder Umfeldbedingungen Analyse Umsetzung Ziele Unterstützungsprozesse Jeder dieser Prozesse ist tendenziell reformverdächtig. Problem: oft kein Strategiebezug, sondern individuelle Betrachtung und Optimierung welcher Bezug zu Kernprozessen? welche Rolle für die Strategie? erst dann Management-Zyklus oft keine Prioritäten (zu viele Baustellen) zu viel Lernen von Beispielen, zu viel zufälliges Herausgreifen (ohne Strategiebezug) Vernachlässigung der Kernprozesse unbegreiflich: mangelnde Sorgfalt bei Berufungen HSK Fakultätsmanagement Berthold

28 Management-Zyklus Kommunikation Strategie Leitbild/Zielfindung strateg. Informationsbeschaffung Hochschul-/Fakultätsentwicklungsplanung Umsetzung Organisation Steuerung Aufbauorg. (De-)Zentralisierung, Einheiten f. F + L, Leitungsstrukuren Ablauforg. Prozesse, Org.regeln Koordination Budgetierung Qualitätsmanagement Output-Orientierung LOM Berichtswesen Kennzahlenorientierung Zielbezug Wettbewerbsmechanismen Hochschulrechnungswesen Kennzahlensysteme Wissensbilanzen Managementinformationssysteme Controlling HSK Fakultätsmanagement Berthold

29 Management-Zyklus Kommunikation Strategie Leitbild/Zielfindung strateg. Informationsbeschaffung Hochschul-/Fakultätsentwicklungsplanung Umsetzung Organisation Steuerung Aufbauorg. (De-)Zentralisierung, Einheiten f. F + L, Leitungsstrukuren Ablauforg. Prozesse, Org.regeln Koordination Budgetierung Berichtswesen Wettbewerbsmechanismen Hochschulrechnungswesen Kennzahlensysteme Wissensbilanzen Managementinformationssysteme Qualitätsmanagement Controlling HSK Fakultätsmanagement Berthold

30 Management-Zyklus Kommunikation Strategie Leitbild/Zielfindung strateg. Informationsbeschaffung Hochschul-/Fakultätsentwicklungsplanung Umsetzung Organisation Steuerung Aufbauorg. (De-)Zentralisierung, Einheiten f. F + L, Leitungsstrukuren Ablauforg. Prozesse, Org.regeln Koordination Budgetierung Qualitätsmanagement Controlling Berichtswesen Wettbewerbsmechanismen Hochschulrechnungswesen Kennzahlensysteme Wissensbilanzen Managementinformationssysteme HSK Fakultätsmanagement Berthold

31 Berichtswesen, Qualitätsmanagement Berichtswesen, Qualitätsmanagement, Controlling rücken immer mehr zusammen. Datenlagen wird besser, ist aber oft noch schwierig. In der Regel werden zu viele Daten gepflegt (in Hessen bis zu 600 Kennzahlen). Managementbezug fehlt aber oft noch. Schnittstellenprobleme dominant (zentral dezentral) keine Gesamtlösungen in Aussicht, daher oft Stückwerk HSK Fakultätsmanagement Berthold

32 Was ist also strategisches Management? Plan, Positionierung, Perspektive, Struktur und List. Sie haben die Wahl. Henry Mintzberg HSK Fakultätsmanagement Berthold