Optimierung der Krankenhaustechnik

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1 Optimierung der Krankenhaustechnik Cord Brüning Frankfurt,

2 UNTERNEHMENSVORSTELLUNG CoSolvia Spezialisiert auf Technikbetrieb Krankenhausbetriebstechnik Biomedizintechnik Bildgebung / Radiologie Informationstechnologie (KIS, RIS, PACS) Erfahren Beratung und Management seit 2001 Bisher über 400 Projekte bundesweit Kunden Kunden sind stets die Entscheider. Deren spezifische Ziele setzen wir flexibel, kompetent und zuverlässig in individuelle Lösungen um. Optimierung der Krankenhaustechnik

3 ANSATZPUNKTE CoSolvia Beratung & Management Betriebstechnik Medizintechnik Prozesse und Strukturen im Krankenhaus IT Radiologie Optimierung der Krankenhaustechnik

4 BEDEUTUNG DER TECHNIK IM KRANKENHAUS Beispiel: Krankenhaus mit 400 Betten Krankenhausbudget 3,6% 2,0% 17,9% 24,2% 58,6% Personalkosten Materialaufwand Sonstige Aufwendungen Abschreibungen Jahresüberschuss Optimierung der Krankenhaustechnik

5 BEDEUTUNG DER TECHNIK IM KRANKENHAUS Beispiel: Krankenhaus mit 400 Betten Technikkosten im Vergleich zu anderen Kosten 1,4% 6,1% Technik- Personalkosten 92,4% Technik- Materialaufw. / bez. Leistungen Sonstige Kosten Optimierung der Krankenhaustechnik

6 BEDEUTUNG DER TECHNIK IM KRANKENHAUS Beispiel: Krankenhaus mit 400 Betten Anteil Technikmitarbeiter an der Belegschaft Mitarbeiter Technik (VK) Mitarbeiter sonstige (VK) Optimierung der Krankenhaustechnik

7 BEDEUTUNG DER TECHNIK IM KRANKENHAUS Beispiel: Krankenhaus mit 520 Betten Bereich Technik Optimierung der Krankenhaustechnik

8 KRANKENHAUSTECHNIK Fachgebiete, häufig ohne definierte Standards Organisation Strukturen wie der Zuschnitt der einzelnen Gewerke oder die Abgrenzung der technisch von den nicht-technisch geprägten Aufgaben Prozesse wie Arbeitsvorbereitung und Definition von Service Levels Projektmanagement Qualität der Beratung interner Kunden Wirtschaftlichkeit Budgetermittlung und Kontrolle Effizienz und Effektivität: Eigenleistungsquote Risiken Erfüllung der Vorschriften Delegation der Haftungsrisiken Optimierung der Krankenhaustechnik

9 PERSONALENTWICKLUNG Beispiel: Mitarbeiter Technik Elektriker X., 53 Jahre, unkündbar Präsenzzeit in der Technik für operative Arbeit: 39,5 % (Betriebsrat, Gremienarbeit, AU ) Restlebensarbeitszeit (Soll): 14 Jahre à h = h Restlebensarbeitszeit (Ist): h x 40 % = h, d. h h drohen ungenutzt zu verstreichen Kalkulatorischer Stundenverrechnungssatz: 30 /h Nicht genutztes Potenzial: h x 30 /h Ansatz für systematische Entwicklung der Technik? Optimierung der Krankenhaustechnik

10 BENCHMARK KRANKENHAUSTECHNIK Benchmarks ermöglichen die Beurteilung sowie einen Branchenvergleich der Technischen Abteilung. Ziel ist es, Potentiale zur Kostensenkung und Qualitätsverbesserung aufzuzeigen und daraus Handlungsschritte abzuleiten. Darüber hinaus können durch eine gezielte Instandhaltungsstrategie die Wirtschaftlichkeit verbessert und Risiken reduziert werden. Benchmarks ermöglichen jedoch keine belastbaren Aussagen zu qualitativen Aspekten, der Erfüllung von Vorschriften, einem Personalentwicklungsplan etc. Eine belastbare Bewertung möglicher Ansätze lässt sich nur aus der parallelen Betrachtung aller Kenngrößen vornehmen. Optimierung der Krankenhaustechnik

11 BENCHMARK MUSTERKRANKENHAUS Kosten im Verhältnis zur Krankenhausgröße Instandhaltungskosten pro Bett Gesamtinstandhaltungskosten pro Bett 1 2 Krankenhausgröße (Planbetten) 1 = Klinik A 2 = Klinik B Optimierung der Krankenhaustechnik

12 OPTIMIERUNG KRANKENHAUSTECHNIK Die Komplexität der Krankenhaustechnik bietet vielfältige Ansätze qualitativ wirtschaftlich organisatorisch risikoreduzierend Wo liegen Potenziale? Fremdleistungen / Sachleistungen Organisation Prozesse Festlegung und Priorisierung der Maßnahmen vorhandene Stärken nutzen vorhandene Schwächen aufdecken absehbare Schwierigkeiten nicht ignorieren Optimierung der Krankenhaustechnik

13 OPTIMIERUNG GRUNDLEGENDE ANSÄTZE 1. Outsourcing der Technik Schnell Kurzzeitig hohe Aufwendungen (z. B. Abfindungen) Im Anschluss deutlich abnehmende Kosten Verzicht auf gewohnten Komfort, also unnötige Leistungen Technik macht Technik Optimiertes Leistungsspektrum mit Qualitäts- und Kostenzielen Ausschreibung Vergabe fertig! 2. Reorganisation der Technik Leistungsspektrum sukzessive anpassen und reduzieren auf das optimierte Maß Projektbezogen Rücksicht auf interne Managementkapazitäten bzw. Belastungsgrenzen Optimierung der Krankenhaustechnik

14 QUALITATIV Beispiel: Krankenhaus mit 500 Betten Auswertung einer Führungskräfteumfrage zur Haustechnik - Gesamtwerte 5,00 4,50 4,00 Beurteilung Wichtigkeit Bewertung 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 Optimierung der Krankenhaustechnik

15 ORGANISATORISCH Beispiel: Krankenhaus mit 680 Betten Intranet Formular/ Brief Telefon/ DECT Persönlich/ Mündlich Drucker/ Aufenthalts -raum TL Meister MT BT Maler Optimierung der Krankenhaustechnik

16 QUALITATIV Beispiel: Krankenhaus mit 700 Betten Prozessorientierte Klärung der Aufgaben zur Reduzierung der Auftragsdurchlaufzeit regelhafte Instandhaltung (geplant) Störungen (ungeplant) hochqualifizierte Aufgabe einfache Aufgabe innerhalb der Arbeitszeit: Instandhaltungsteam außerhalb der Arbeitszeit: (Instandhaltungsteam) innerhalb der Arbeitszeit: Servicemann außerhalb der Arbeitszeit: am nächsten Werktag innerhalb der Arbeitszeit: Tagesbereitschaft außerhalb der Arbeitszeit: Rufbereitschaft innerhalb der Arbeitszeit: Tagesbereitschaft außerhalb der Arbeitszeit: Rufbereitschaft Optimierung der Krankenhaustechnik

17 WIRTSCHAFTLICH Für die Umsetzung sind Leistungen externer Dienstleister differenziert zu betrachten: Grundsätzlich für Eigenleistungen denkbar? Inhalte und Intervalle in vollem Umfang notwendig Regelmäßige Überprüfung Unterstützung durch Technikadministration Einkaufs- und Bestellwesen speziell für die Technik Budgetierung und Kostenkontrolle, Investitionsplanung Abbau nicht notwendiger Fremdleistungen Wartungsverträge Optimierung der Krankenhaustechnik

18 FREMDLEISTUNGEN / SACHLEISTUNGEN Beispiel: Projekt zur Optimierung von Wartungsverträgen Krankenhaus mit 360 Betten MRT CT CR-Systeme HD-Injektoren Preis p.a. vorher Preis p.a. nachher Nutzt Ihre Technik die Preisdatenbank Ihrer Krankenhaus-Einkaufsgenossenschaft? Optimierung der Krankenhaustechnik

19 RISIKOREDUZIERUNG Das Management von Überwachungspflichten reduziert Haftungsrisiken für die Verantwortlichen und möglicherweise auch Kosten. Abbau Organisationsverschulden Klare Delegation des Beauftragtenwesens Schulung und wiederkehrende Unterweisung Gefährdungsbeurteilungen Instandhaltungsplanung (überwachungsbedürftige Geräte und Anlagen) Hinterfragen der Prüf- bzw. Wartungsintervalle Was ist Stand der Technik, welche Vorschriften sind relevant? Dokumentation Optimierung der Krankenhaustechnik

20 INSTANDHALTUNGSSTRATEGIE Ziel ist es, die grundsätzliche Vorgehensweise zu beschreiben und eine langfristige Richtung vorzugeben Erstellung klarer Leitlinien: Wirtschaftliche Vorgaben Priorisierung von Aufträgen Entscheidungskriterien Eigen- oder Fremdleistungsvorgaben Vorgaben für Qualität und Nachhaltigkeit von Aufträgen Rahmenbedingungen für die Beschaffung Organisatorische Vorgaben Vorgaben zum Risikolevel Optimierung der Krankenhaustechnik

21 INSTANDHALTUNGSSTRATEGIE Beispiel:Instandhaltungsstrategie eines Krankenhauses in gesunder wirtschaftlicher Situation Priorität hat die langfristige Wirtschaftlichkeit der Instandhaltungsmaßnahmen. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen und Inspektionen werden vorgenommen. Das Augenmerk liegt auf der Erhaltung der Betriebssicherheit und der Anlagenverfügbarkeit. Die Instandhaltung erfolgt präventiv, d. h. nicht erst im Störungsfall. Bei größeren Defekten wird unterjährig geprüft, ob ein Anlagenaustausch oder Sanierung den Vorrang vor einer Reparatur bekommt. Ausscheidendes Personal arbeitet Nachfolger ein (vorzeitiger Ersatz) Die für den Betrieb unerlässlichen Anlagen werden mit höchster Priorität instand gehalten. Die Kundenzufriedenheit soll mindestens mit gut eingeschätzt werden. Optimierung der Krankenhaustechnik

22 ZUSAMMENFASSUNG & AUSBLICK Trotz ihres geringen Anteils an den Gesamtkosten und dem Gesamtpersonal kann Technik erhebliche Beiträge zur Verbesserung der wirtschaftlichen Situation von Krankenhäusern leisten. Viele Optimierungsmaßnahmen haben positive Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse. Die Vielfältigkeit der Strukturen und Prozesse der Technik setzt jedoch eine genaue Zieldefinition und eine belastbare Analyse voraus. Krankenhäuser werden in Zukunft noch technikorientierter sein Demografische Entwicklung unverändert, Fachkräftemangel wächst, daher nimmt Kostendruck weiter zu und der Investitionsstau hält an Es gibt keine Alternative: Optimierungspotenziale können aufgedeckt und realisiert werden! Optimierung der Krankenhaustechnik

23 Vielen Dank. CoSolvia Beratung im Gesundheitswesen GmbH Büro Osnabrück (Sitz) Hansastraße Hasbergen-Gaste Tel.: Fax: Büro Dortmund Herbert-Wehner-Straße Kamen Büro Mainz Im Schneckenbangert Wackernheim