Anleitung zu Geventis. Für Mitglieder im Promotionsstudium

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1 Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften Anleitung zu Geventis Für Mitglieder im Promotionsstudium März 2015 Diese Anleitung gilt für Promovierende der unter aufgelisteten Graduiertenschulen. Alle anderen Promovierenden der MIN Fakultät nutzen die Anleitung unter Anleitung zu Geventis... 1 B. Anmelden zu Veranstaltungen Anrechnungsmodalitäten Anmeldungen zu Veranstaltungen es gibt drei Möglichkeiten Vormerken, Anmelden und Abmelden in Geventis... 9 C. Antrag auf Anerkennung von Leistungen stellen Welche Leistungen können anerkannt werden? Einen Antrag in Geventis stellen Entscheidungen zu Anträgen D. Antrag auf Zuschüsse stellen Hinweis gültig für Promovierende, die ab Januar 2015 beginnen: Bitte unter Mein Profil im Reiter Dokumente einen Scan des ausgefüllten Formulars Meldung strukturierte Promotion ( hochladen. Weitere Information zur Mitgliedschaft in MINGS und zur Teilnahme am Promotionsstudiengang in Form von Fragen und Antworten, siehe Die Studienordnung und Satzung der MIN Graduiertenschule ist unter zu finden. 1

2 Wissenswertes über Mein Profil Ansicht nach Login Login aktiv Ausloggen nicht vergessen Sprache wählen Mein Profil enthält acht Bereiche (Reiter) Veranstaltungsübersicht: Anzeige aller aktuell ausgewählte Veranstaltungen Leistungsübersicht: Informationen zu allen bisher belegten Veranstaltungen und Antragsformular auf Anerkennung von externen Leistungen Universitärer Kontext: Informationen zum Promotionsfach, Schwerpunkt im MIN Doktorandenkolleg und Promotionsstudium Kontaktdaten: Hier kann die Adresse geändert werden oder Angaben zur Arbeitsadresse eingetragen werden Zugangsdetails: hier kann ein neues Passwort beantragt werden Dokumente: Up- und Download von Dokumenten durch den Promovierenden oder den Koordinator Anträge / Zuschüsse: Beantragung von Zuschüssen (z.b. Reisekosten), sofern die Graduiertenschule dies vorsieht. Hier können auch Zuschüsse der MIN Graduiertenschule International gebucht werden. Nachrichten: alle von System versandten s sind hier zu finden 2

3 Veranstaltungsübersicht - Je nach vorgewähltem Semester (siehe blaue Semesterbox) werden in der oberen Liste alle Veranstaltungen angezeigt, die belegt wurden. - Die zweite Liste zeigt alle Veranstaltungen, die der jeweilige Nutzer vorgemerkt hat. - Über Details ansehen erfolgt ein direkter Zugriff auf die Veranstaltungen. 3

4 Leistungsübersicht Hier einen Antrag stellen Hier sind alle belegten und erfolgreich abgeschlossenen Veranstaltungen aufgeführt. Die Leistungen sind in 3 Tabellen (Kategorien) dargestellt: Veranstaltungen im Schwerpunkt = forschungsbezogene Veranstaltungen im Rahmen der Graduiertenschule Schlüsselkompetenzen = Alternativ können statt Schlüsselkompetenzen weitere forschungsbezogene Veranstaltungen belegt werden. Zusätzliche erbrachte Leistungen = hier werden Veranstaltungen oder auch andere Leistungen und Aktivitäten aufgeführt, die nicht im Rahmen des Schwerpunktes bzw. nicht Teil des Programms (Curriculum) der Graduiertenschule sind. Offene / abgelehnte Anträge auf Anerkennung von Leistungen = Hier sind alle Anträge aufgeführt, über die noch nicht beschlossen wurde. Einen Antrag auf Anerkennung von Leistungen stellen? Über den link oberhalb der Übersichten geht es zum Formular. Weitere Informationen siehe im Kapitel C. 4

5 Universitärer Kontext Dieser Bereich enthält Angaben zum Promotionsfach, zum Graduiertenprogramm und zum Schwerpunkt. Beispielansicht Kontext Doktorand: Beispielansicht Kontext Gastdoktorand Bitte beachten: Wenden Sie sich an ihren Koordinator, wenn Angaben unter universitärer Kontext geändert werden sollen. Kontaktdaten Bei Bedarf bitte die Daten aktualisieren. 5

6 Zugangsdetails Ändern des Passwortes ist hier möglich. Bitte beachten: Nachrichten und s werden in der Sprache versandt, die in Geventis beim letzten Login verwendet wurde, diese ist unter Bevorzugte Sprache eingetragen. Dokumente Hier werden Dokumente von der Koordination hinterlegt. Zusätzlich hat der Nutzer die Möglichkeit Dokumente hochzuladen, die der Koordination zur Verfügung stehen sollen. Hier einen Scan des ausgefüllten Formulars Meldung strukturierte Promotion ( hochladen. Nachrichten Geventis versendet Nachrichten per und speichert die Nachrichten gleichzeitig im Account unter Nachrichten. Anträge / Zuschüsse (Ab April 2015) Anträge auf Zuschüsse können in diesem Bereich gestellt werden. Bitte unbedingt die Merkblätter der jeweiligen Einrichtung zur jeweiligen Antragsart berücksichtigen. 6

7 B. Anmelden zu Veranstaltungen In Geventis sind Veranstaltungen aus den unterschiedlichsten Bereichen und Einrichtungen aufgeführt, die für Doktoranden der Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften von Interesse sein können. Wir versuchen die Informationen aktuell zu halten. Die meisten Veranstaltungen werden zu Beginn des Semesters veröffentlicht, über das gesamte Jahr werden neue Kursangebote und aktuelle Informationen zu angekündigten Veranstaltungen hinzugefügt. Die Veranstaltungen werden von unterschiedlichen Organisationseinheiten angeboten. Zu jeder Veranstaltung sind Informationen zu den Anmeldungen aufgeführt. Wichtig sind zwei Bereiche: Anrechnungsmodalitäten und Anmeldemodalitäten. Wenn eine Anmeldung über Geventis vorgesehen ist und die Anmeldephase läuft, erscheint in der blauen Zeile Registrieren. 7

8 1. Anrechnungsmodalitäten Für jede Veranstaltung ist unter Anrechnungsmodalitäten eine Zuordnung vorgenommen in Forschungsbezogen für bestimmte Schwerpunkte (z.b. BNITM, dem Doktorandenprogramm des Bernhard-Nocht-Institutes) oder Schlüsselkompetenzen. Die Anrechnungsmodalitäten sind für die Ansichten im persönlichen Profil wichtig, nicht aber für die Anmeldung zu Veranstaltungen. Unter Allgemeine Angaben und in der Beschreibung sind oft weitere Informationen zu finden. 2. Anmeldungen zu Veranstaltungen es gibt drei Möglichkeiten A. Die Anmeldung erfolgt über Geventis nach dem Windhund-Prinzip ( First come First served ) - Sind noch Plätze frei, dann wird die Anmeldung sofort akzeptiert. - Sind alle Plätze besetzt, dann wird die Anmeldung in die Warteliste aufgenommen. - Wenn sich ein Teilnehmer abmeldet erfolgt automatisch ein Nachrücken aus der Warteliste. - Bitte immer von einer Veranstaltung abmelden, wenn eine Teilnahme nicht möglich ist. Damit haben Teilnehmer auf der Warteliste eine Chance. B. Manuelle Platzvergabe in Geventis: Anmeldungen werden in einem bestimmten Zeitraum gesammelt. Der Koordinator der Veranstaltung entscheidet nach Ablauf der Anmeldephase über die Platzvergabe. Grundsätzlich gilt: Plätze werden zunächst an Teilnehmer in den angegebenen Schwerpunkten vergeben. Restplätze werden nach fachlicher Nähe des Promovierenden oder im Losverfahren vergeben. C. Anmeldung erfolgt über andere Stellen (außerhalb von Geventis), z.b. direkt beim Career Center. In diesem Fall ist unter Anmeldeinformationen der Kontakt für die Anmeldung eingetragen. Den erfolgreichen Abschluss einer Veranstaltung teilen Promovierende der Koordination ihres Schwerpunktes mit. Die Teilnahme an der Veranstaltung wird vom Koordinator in Geventis eingetragen. Anmeldeinformationen geben weitere Hinweise, die bitte zu beachten sind. Beispiel 1: Der Kurs ist nur für Promovierende in einem bestimmten Schwerpunkt vorgesehen. Nach Ablauf der Anmeldephase werden noch freie Plätze dann für alle Promovierenden geöffnet. Beispiel 2: Der Kurs ist für alle Promovierenden einer bestimmten Fachrichtung geeignet. Veranstaltungen für Promovierende sind oft nicht an die Vorlesungszeiten der Universität gebunden. Daher gibt es keine festen Anmeldezeiten in Geventis. 8

9 3. Vormerken, Anmelden und Abmelden in Geventis Über Veranstaltung vormerken wird die Veranstaltung im Persönlichen Profil im Reiter Veranstaltungsübersicht angezeigt. Die An- bzw. Abmeldung erfolgt über das blau unterlegte Feld Anmeldung. In der grünen Box wird über die erfolgte Anmeldung informiert: Zusätzlich wird eine Mitteilung per versandt. 9

10 Im persönlichen Profil sind unter Veranstaltungsübersicht alle Veranstaltungen angezeigt zu denen eine Anmeldung in Geventis vorliegt. Zusätzlich sind alle mit Vormerken markierten Veranstaltungen aufgelistet. 10

11 C. Antrag auf Anerkennung von Leistungen stellen 1. Welche Leistungen können anerkannt werden? Kurse und andere Leistungen, die nicht im Veranstaltungsverzeichnis von Geventis aufgelistet sind, können im Promotionsstudium anerkannt werden. Beispiele für solche Leistungen sind: - aktive Teilnahme an einer Konferenz - Teilnahme an einer Sommerschule oder Workshop - Teilnahme an Seminaren und Workshops während eines Gastaufenthaltes an einer anderen Universität - Teilnahme an Veranstaltungen an der UHH oder in außer-universitären Instituten, die nicht im Veranstaltungsverzeichnis in Geventis aufgelistet sind. Detaillierte Auskünfte gibt die Koordination des Schwerpunktes bzw. der Graduiertenschule. 2. Einen Antrag in Geventis stellen 1. Login Geventis, 2. Mein Profil öffnen, 3. Leistungsübersicht öffnen und 4. Antrag auf Anerkennung von Leistungen anklicken Antragsformular ausfüllen Leistungsnachweise hochladen speichern Ausfüllhinweise (siehe auch Abbildung nächste Seite). - Die mit einem roten Stern (*) gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden. - Anbieter = Veranstalter eintragen, z.b. Universität Köln oder Fachgesellschaft bzw. Forschungsinstitut. - Kontext Beschreibung der eigenen Leistungen, z.b. Vortrag gehalten - Hinweis Mindestens eines der drei Felder Arbeitsaufwand (Anzahl in Stunden), Anzahl SWS oder Anzahl Leistungspunkte müssen ausgefüllt werden. Angaben des Veranstaltungsanbieters sollen übernommen werden. - Leistungsnachweise Dateien (im PDF Format) mit Nachweisen hochladen, z.b. Bescheinigung einer Konferenzteilnahme, Abstract des eigenen Beitrages oder Schreiben des Konferenzanbieters aus dem der eigene Beitrag hervorgeht. 11

12 3. Entscheidungen zu Anträgen Über die Anerkennung entscheidet die Leitung der MIN Graduiertenschule nach Rücksprache mit den Verantwortlichen im jeweiligen Schwerpunkt. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: - Die Leistung wird anerkannt - Die Leistung wird anerkannt, der Umfang (in Leistungspunkten bzw. Semesterwochenstunden) wird jedoch geändert - Die Leistung wird nicht anerkannt Die Anträge können jederzeit in Geventis gestellt werden. Der Vorstand / Koordination entscheidet mehrmals im Jahr über die eingegangenen Anträge, bitte habt etwas Geduld. Die Entscheidung über den Antrag wird per verschickt und ist im Leistungskonto in Geventis zu finden. 12

13 D. Antrag auf Zuschüsse stellen Ab April 2015 können bei verschiedenen Einrichtungen Anträge z.b. auf Reisekostenzuschuss oder Zuschuss für einen Forschungsaufenthalt über Geventis gestellt werden. Alle Promovierende der MIN Fakultät können Anträge bei der MIN Graduiertenschule International stellen. Detaillierte Hinweise sind unter zu finden. 13