Promovierendenverwaltung. CAS Campus Komplettes Hochschulmanagement

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1 Promovierendenverwaltung CAS Campus Komplettes Hochschulmanagement

2 Promovierendenverwaltung mit CAS Campus Dieses Dokument beschreibt Möglichkeiten der Promovierendenverwaltung mit CAS Campus. Es wird aufgezeigt, wie Promovierende und Promotionsvorhaben in der CAS Campus-Management-Software abgebildet und Verwaltungsvorgänge unterstützt werden können. Vorbetrachtungen Promotionsvorhaben an einer Universität haben viele Spezifika und unterschiedliche Freiheitsgrade. Eine Promotion kann Teil eines Forschungsprogramms sein und sie kann strukturierte Qualifizierungskonzepte enthalten. Damit ergeben sich neben der Individualpromotion zahlreiche andere Promotionsmodelle (z. B. Graduiertenschule/Graduiertenkolleg/Promotionskolleg, Assistenzpromotion, externe Promotion/Industriepromotion, bi-nationale Promotion). Die Verwaltung Promovierender erzeugt Aufwand bei unterschiedlichen Organisationseinheiten. Zentrale Einheiten führen Zulassungsprüfungen (z. B. Prüfung internationaler Bewerber) und gegebenenfalls Immatrikulationen durch. An den Fakultäten gibt es individuelle Promotionsordnungen, die zu weiteren Prozessen führen (z. B. durch spezifische Fristen, die Verpflichtung zum Besuch von Lehrveranstaltungen oder Vereinbarungen zum Erwerb bestimmter Kompetenzen). CAS Campus CAS Campus ist eine webbasierte Campus-Management-Plattform zur einfachen und effizienten Prozessgestaltung, die sowohl von Mitarbeitern innerhalb der Hochschule, als auch von Studierenden in Form des Studierendenportals genutzt werden kann. CAS Campus bildet den gesamten Student-Lifecycle ab und schließt dabei auch die Abbildung von Promotionen mit ein. CAS Campus bietet ein sehr flexibles individuell konfigurierbares Berechtigungskonzept. Über sogenannte Privilegien werden Rechte an Benutzer vergeben. Sie gestatten die Ausführung von Operationen im Rahmen des Kontexts des Benutzers (z. B. Zugehörigkeit zu einer Fakultät), d. h. es kann insbesondere der Zugriff durch unterschiedliche Organisationseinheiten modelliert werden. Informationen können ein- und ausgeblendet werden.

3 Prozessoptimierte Erfassung von Promovierenden und Promotionen Die Funktionalitäten von CAS Campus unterstützen Universitäten im Bereich Promovierendenverwaltung. Die Datenerfassung eröffnet neben zahlreichen Möglichkeiten der Modellierung von Promotionsvorhaben eine zentrale Speicherung derjenigen Daten, die später für Berichtsvorgänge und Qualitätssicherungsaspekte benötigt werden. Die Hochschule kann jederzeit nachvollziehen, wie viele Personen Promovierendenstatus haben. CAS Campus kann sich an die an Ihrer Universität individuelle Art und Weise Promovierende zu erfassen und zu verwalten anpassen. Die Möglichkeiten reichen von einer einfachen Adressverwaltung Promovierender bis hin zur Abbildung komplexer Promotionsstudiengänge mit Nutzung des Studierendenportals. Das CAS Campus Berechtigungskonzept eröffnet Möglichkeiten, Rechte zur Promovierendenverwaltung zu definieren und diese über Rollen bestimmten Benutzern und Organisationseinheiten zuzuweisen. Im Folgenden benennen wir einige Beispiele, die aufzeigen sollen, wie CAS Campus relevante Prozesse entlang des Lebenszyklus Promovierender unterstützen und somit effizient gestalten kann. Promovierendenverwaltung Die Promovierendenverwaltung begleitet den kompletten Lebenszyklus von Personen, z. B. von der Zulassung, eventuellen Beurlaubungen, dem individuellen Promotionsverlauf bis hin zum Abschluss der Promotion. Zentraler Bestandteil ist die Akte, in der alle wichtigen Informationen zum Promovierenden chronologisch abgelegt werden. Zusätzlich zu der zentralen oder dezentralen Erstellung der Akten durch Mitarbeiter der Universität bietet CAS Campus auch ein Registrierungsportal an. Dort können neue Promovierende ihre Daten eingeben und geforderte Dokumente hochladen. Die Stammdatensätze können im Verlauf der Promotion weitere Informationen aufnehmen und stehen allen Mitarbeitern, die die entsprechenden Berechtigungen zum Lesen oder Schreiben besitzen, zur Verfügung. Lange Suchzeiten entfallen. Änderungen an Stammdaten können Promovierende über das Portal eingeben (z. B. neue Adresse). Die Daten stehen in der CAS Campus-Datenbank sofort zur Verfügung. CAS Campus beinhaltet ein Gebührenmanagementsystem. Dieses ermöglicht bei Bedarf die Verwaltung von Semesterbeiträgen immatrikulierter Personen (z. B. Semesterticket) oder sonstiger Gebühren. Nach Beendigung der Promotion könnten die Stammdaten unter Berücksichtigung der Datenschutzvorgaben verwendet werden, um Absolventen zu Career Services und Alumnimanagement weiterzuleiten (z. B. über CAS Alumni).

4 Studiengangsmangement CAS Campus unterstützt die Abbildung von Promotionsordnungen in strukturierter Form und somit das Hinterlegen eines spezifischen Curriculums mit Modulen und Teilleistungen. Die Promotionsordnungen können bspw. an zentraler Stelle hinterlegt und dezentral eingesehen und gepflegt werden. Bei Promotionen muss eine Vielzahl von Fristen überwacht werden (z. B. Abgaben, Veröffentlichungen). CAS Campus modelliert Fristen im Kontext von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, kann im Rahmen eines Promotionsstudienganges aber auch Fristen frei anlegen und überwachen. In der Promovierendenakte kann zusätzlich zum Erfassen von Leistungen eine Checkliste angelegt werden. Diese dient der Pflege von Informationen zum Promotionsverlauf (z. B. Zulassung, Betreuer, Eingangsdatum von Gutachten) und erlaubt die Eingabe von Bemerkungen. Ein großer Vorteil dieser Liste ist, dass Dokumente eindeutig verknüpft (z. B. Gutachten) und Reports gestartet werden können. CAS Campus ermöglicht den Mitarbeitern Wiedervorlagen zu erstellen (Erinnerungen) und mehreren Personen zuzuweisen. Veranstaltungs- und Raumplanung Das CAS Campus Veranstaltungs- und Raummanagement ermöglicht die schnelle Planung von Veranstaltungen, das Auffinden passender Räume und die Verwaltung von Anmeldungen. Die in CAS Campus gepflegten und auf den Webseiten veröffentlichten Informationen zu Veranstaltungen stehen Promovierenden ebenfalls zur Verfügung. Veranstaltungen können beliebig vielen Organisationseinheiten und Dozierenden zugeordnet werden. Damit können auch komplex zusammengesetzte Qualifizierungskonzepte speziell für Promovierende abgebildet und verwaltet werden.

5 Prüfungsverwaltung CAS Campus unterstützt Promotionsverwaltung auch über die Abbildung mehrerer Gutachter und eine individuelle Themenwahl. Dazu zählen das Hochladen von Gutachten, das Verwalten von Betreuern, die Erfassung von mehreren Noten und das Verwalten verschiedener Status einer Promotion. In CAS Campus können Prüfungsveranstaltungen als Verteidigung markiert werden. Dann können individuelle Titel eingetragen und Abstracts zur öffentlichen Ansicht hochgeladen werden. Auf Basis erfasster Veranstaltungen ist es möglich, alle Verteidigungstermine anzeigen zu lassen (zukünftige Termine sowie Termine in der Vergangenheit). Die zugeordneten Prüfer können ihre Prüfungstermine jederzeit einsehen. An konkreten Teilleistungen können Dateien (z. B. Protokolle) hochgeladen werden, die für Promovierende im Portal einsehbar sind. CAS Campus bietet eine spezielle Notenskala für den Abschluss (mit Zusatzangaben, z. B. cum laude ) und einen generischen Mechanismus zum Erstellen von Leistungsbescheinigungen, Zeugnissen etc. auf Basis des CAS Campus Reporting Moduls. Im Lieferumfang sind bereits viele Vorlagen vorhanden. Darüber können bspw. Promotionsurkunden erstellt und automatisch generiert werden. Portal Bei CAS Campus steht bei der Promovierendenverwaltung auch die Betreuung und das Angebot von Selbstbedienungsfunktionen im Fokus. Dazu wird ein Portal angeboten, welches optional eingesetzt werden kann. Im Portal kann das aktuelle, aber auch das Vorlesungsverzeichnis der vergangenen Semester eingesehen werden. Zu den dort verorteten Veranstaltungen und Prüfungen können sich Promovierende anmelden. Es wird automatisch ein Stundenplan erstellt und Kalenderexport angeboten. Nutzer des Systems können ihre Stammdaten aktualisieren (z. B. Anschrift) und eine Notenansicht abrufen. Das Portal verfügt über ein Benachrichtigungssystem. Angemeldete Teilnehmer von Veranstaltungen werden über Termin- und Raumänderungen automatisch vom System informiert. Werden zu konkreten Teilleistungen Dateien (z. B. Protokolle) hochgeladen, Informiert das System individuell. Das Nachrichtensystem erinnert ebenfalls an das baldige Erreichen von Fristen. Die Verwaltung kann über gezielte Filterung aller Adressen eine genau definierte CAS Campus Zielgruppe (z. B. zu Veranstaltungen) anschreiben. Promovierende können somit die für sie wichtigen Informationen erhalten.

6 Statistiken und Reports Neben der Verwaltung von Promovierenden und Promotionsstudiengängen bietet CAS Campus umfangreiche Reportingmöglichkeiten. Diese erlauben detaillierte Analysen des gesamten Datenbestands, etwa über absolvierte Promotionen, Studiengänge und Lehrveranstaltungen. Dazu sind auch grafische Darstellungen möglich. anschreiben. Promovierende können somit die für sie wichtigen Informationen erhalten. CAS Campus CAS Campus ist eine webbasierte Campus-Management-Plattform zur einfachen und effizienten Prozessgestaltung, die sowohl von Mitarbeitern innerhalb der Hochschule, als auch von Studierenden in Form des Portals genutzt werden kann. Zusammenfassung Im Rahmen des integrierten Campus-Managements mit CAS Campus lassen sich Promovierende und Promotionsvorhaben effizient verwalten. Dazu wurden in diesem Papier einige Aspekte vorgestellt. Die Nutzung eines gemeinsamen Systems an der Hochschule ermöglicht Synergien, die umso größer sind, je mehr Prozesse der Promovierendenverwaltung abgebildet und damit über das Campus-Management-System abgewickelt werden. Über die jeweilige Tiefe kann individuell, z. B. für Fakultäten oder Bereiche, entschieden werden. Anpassungen, wie bspw. der Ausbau an unterstützenden Funktionalitäten sind im späteren Verlauf möglich. CAS Campus bildet den gesamten Student-Lifecycle ab und schließt dabei auch die Abbildung von Promotionen mit ein. CAS Campus bietet ein sehr flexibles individuell konfigurierbares Berechtigungskonzept, um den unterschiedlichen an Universitäten gelebten Prozessen im Bereich Promotion gerecht zu werden. Über sogenannte Privilegien werden Rechte an Benutzer vergeben. Sie gestatten die Ausführung von Operationen im Rahmen des Kontexts des Benutzers (z. B. Zugehörigkeit zu einer Fakultät), d. h. es kann insbesondere der Zugriff durch unterschiedliche Organisationseinheiten modelliert werden. Informationen können ein- und ausgeblendet werden. Jetzt informieren Wir beraten Sie gerne zum Thema Hochschulmanagement. CAS Education A SmartCompany of CAS Software AG CAS Software AG CAS-Weg Karlsruhe Telefon: campus@cas.de