Handbuch HW Zeiterfassung

Transkript

1 Handbuch HW Zeiterfassung

2 Erfassung HW Tageszettel Anwenderhandbuch Im HW_Tageszettel werden alle Tätigkeiten eines Mitarbeiters angezeigt. Diese können Sie hier manuell erfassen oder ändern. Falls Sie mit Handy, KommtGeht_HW oder BDE-Terminal arbeiten, müssen Sie die Spalten KOMMT und GEHT einblenden. Die Gesamte Arbeitszeit wird oben links angezeigt. Mit Zeile einfügen, wird vor der Markierung eine Zeile eingefügt. Kommt geht neu berechnen verwenden Sie bei Handy- und BDE-Terminalbetrieb. Projektnr Kennzeichen Menge Text Notiz Status Kalkgruppe Rapport Montage Projekt, welches noch nicht abgeschlossen wurde Zeit für Zeiten des HW-Mitarbeiters Artikel für Material In Stunden bei Zeit wichtig 0,5 = 30 echte Minuten Tätigkeitsbeschreibung, die später im HW2-Beleg übernommen werden für interne Informationen Der Status wird für die Zeitabrechnung benötigt. Falls Sie keine Zeitabrechnung vornehmen, können Sie die Spalte abmelden. Normal Urlaub Krank Gleitzeit Sozialstunden Fehltag Feiertag Schlechtwetter Fehlt Entschuldigt Tätigkeit hier können Sie während der Erfassung den Eintrag als Rapport (Regiearbeiten) kennzeichnen und später im HW2-Beleg als HW_Tageszettel übernehmen. In der IST-Naka können Sie diese auch auswerten und drucken Der Eintrag wird als Montage gekennzeichnet (für Tagespauschalen, Auslösen, etc). Diese können Sie in der IST-Naka auswerten PC-forum GmbH 2

3 Gewerk Position Kommt Geht Zuschlag Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. der Titel Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. die eigentliche Position Beginn der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Ende der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Kennzeichen = Artikel und keine Artikelnummer verwendet wurde. Kann ich für die Weiterberechnung im HW2-Beleg ein Zuschlag definiert HW Tageszettel komplett Der HW Tageszettel komplett zeigt alle Zeiten und Materialien an, unabhängig vom Projekt und Mitarbeiter. In der Registerkarte Information werden Ihnen bereits alle erfassten Informationen zum Projekt angezeigt. Falls Sie das Kennzeichen ARTIKEL verwenden, können Sie aus dem Artikelbaum das gesuchte Material per Doppelklick im Uhrzeigersinn in den Tageszettel übernehmen. Projektnr Kennzeichen Menge Text Notiz Projekt, welches noch nicht abgeschlossen wurde Zeit für Zeiten des HW-Mitarbeiters Artikel für Material In Stunden bei Zeit wichtig 0,5 = 30 echte Minuten Tätigkeitsbeschreibung, die später im HW2-Beleg übernommen werden für interne Informationen PC-forum GmbH 3

4 Status Kalkgruppe Rapport Montage Gewerk Position Kommt Geht Zuschlag Der Status wird für die Zeitabrechnung benötigt. Falls Sie keine Zeitabrechnung vornehmen, können Sie die Spalte abmelden. Normal Urlaub Krank Gleitzeit Sozialstunden Fehltag Feiertag Schlechtwetter Fehlt Entschuldigt Tätigkeit hier können Sie während der Erfassung den Eintrag als Rapport (Regiearbeiten) kennzeichnen und später im HW2-Beleg als HW_Tageszettel übernehmen. In der IST-Naka können Sie diese auch auswerten und drucken Der Eintrag wird als Montage gekennzeichnet (für Tagespauschalen, Auslösen, etc). Diese können Sie in der IST-Naka auswerten Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. der Titel Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. die eigentliche Position Beginn der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Ende der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Kennzeichen = Artikel und keine Artikelnummer verwendet wurde. Kann ich für die Weiterberechnung im HW2-Beleg ein Zuschlag definiert HW Tageszettel Projekt Im HW_Tageszettel Projekt werden alle Zeiten und Materialien des Projektes angezeigt. PC-forum GmbH 4

5 Kennzeichen Menge Text Notiz Status Kalkgruppe Rapport Montage Gewerk Position Kommt Geht Zuschlag Zeit für Zeiten des HW-Mitarbeiters Artikel für Material In Stunden bei Zeit wichtig 0,5 = 30 echte Minuten Tätigkeitsbeschreibung, die später im HW2-Beleg übernommen werden für interne Informationen Der Status wird für die Zeitabrechnung benötigt. Falls Sie keine Zeitabrechnung vornehmen, können Sie die Spalte abmelden. Normal Urlaub Krank Gleitzeit Sozialstunden Fehltag Feiertag Schlechtwetter Fehlt Entschuldigt Tätigkeit hier können Sie während der Erfassung den Eintrag als Rapport (Regiearbeiten) kennzeichnen und später im HW2-Beleg als HW_Tageszettel übernehmen. In der IST-Naka können Sie diese auch auswerten und drucken Der Eintrag wird als Montage gekennzeichnet (für Tagespauschalen, Auslösen, etc). Diese können Sie in der IST-Naka auswerten Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. der Titel Aus dem Projekt / Projektleistung, bzw. die eigentliche Position Beginn der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Ende der Tätigkeit nur bei Handy, BDE oder Kommtgeht_HW notwendig, ansonsten muss dieses Feld ausgeblendet werden Kennzeichen = Artikel und keine Artikelnummer verwendet wurde. Kann ich für die Weiterberechnung im HW2-Beleg ein Zuschlag definiert PC-forum GmbH 5

6 Tageszettel Schnellerfassung Die Tageszettel Schnellerfassung ist im Menü HW, NAKA zu finden. Links werden Häkchen bei den gewünschten Mitarbeiter gesetzt, um dann in der Mitte das jeweilige Projekt mit den Stunden auf ihn festzuschreiben. Der Button speichern sichert dann die Informationen im BIZS. BDE Zeiterfasssung (Terminal) Sie können die BDE Erfassung auf Touchscreens mit RFID Chip verwenden. Dazu melden Sie sich statt Ihres Benutzernamens mit BDE an. Damit Sie alle Schaltflächen problemlos per Hand bedienen können sind diese hier größer. PC-forum GmbH 6

7 Jeder Mitarbeiter, dessen Zeiten erfasst werden sollen, muss in den Stammdaten, HW, HW Mitarbeiter eine RFID Nummer zugewiesen bekommen. Dazu klicken Sie hier einfach auf IDENT, Scannen den Chip mit dem RFID Sensor und wissen somit die Nummer des Chips die Sie dann bei dem gewünschten HW Mitarbeiter eintragen. Sie arbeiten mit der BDE Erfassung, indem Sie auf Arbeit klicken und dann den Chip an den Sensor halten. Danach legen Sie fest in welchem Projekt Sie arbeiten und welche Tätigkeit Sie ausführen und Speichern alles ab. Falls der Mitarbeiter später Pause PC-forum GmbH 7

8 oder Feierabend macht buchen Sie dies auf die gleiche Weise. Vergleichbar sind diese Funktionen mit der Handyerfassung oder der Kommt Geht Buchung. Wenn Sie wissen möchten, was Sie an einem bestimmten Tag gearbeitet haben, halten Sie Ihren Chip wieder an den Sensor und klicken auf das Fragezeichen. PC-forum GmbH 8

9 Kommt Geht HW (PC Erfassung) Mit dieser Erfassung wird Beginn und Ende einer Tätigkeit erfasst. Mit Beginn wird die Tätigkeit des eingetragenen Mitarbeiters gestartet und die zuvor begonnene Tätigkeit abgemeldet. Pause beendet die vorherige Tätigkeit. Feierabend schließt den Tageszettel ab. Mit dem Fragezeichen Button können Sie Ihre erfassten Zeiten abfragen. Wichtig: HW-Mitarbeiter muss identisch mit dem Mitarbeiter von BIZS sein, damit der Mitarbeiter im Drop-Down angezeigt wird. Android- BIZS Mobil Installation... am PC 1 SQL-Server TCP/IP aktivieren 2 Java installieren (wenn installiert Updaten) 3 Ordner BIZS_SERVICE auf Datenträger kopieren z. B. C:/Programme/BIZS_SERVICE 4 Die XML-Datei: lib/conifg.xml anpassen anzupassen ist: <dbconnection>, <port> 5 install.bat ausführen ACHTUNG: Unter Win7, Vista, Win8 Rechtsklick Als Administrator ausführen 6 Anschließend kann unter Verwaltung Dienste der Dienst BIZS_SERVICE gestartet werden 7 Die nun in logs erstellte Datei DatumVonHeute.log informiert über den aktuellen Status PC-forum GmbH 9

10 Die Meldung: Database Connections exists Server is running bedeutet der Dienst ist nur bereit - Konnte keine DB-Verbindung hergestellt werden wird darüber informiert und es wird in 60 Sekunden-Takt neu versucht: d. h. config.xml anpassen, Änderungen werden dann Automatisch übernommen Hinweis zur Deinstallation: - Verwaltung Dienste BIZS_SERVICE Beenden - Über uninstall.bat den Dienst deinstallieren ACHTUNG: Unter Win7, Vista, Win8 Rechtsklick Als Administrator ausführen... auf dem Android Smartphone - Google Play nach Bizs-Mobil oder Bizs-Zeiterfassung suchen - Installieren - Öffnen Einstellungen eintrage (WICHTIG: es muss ein Passwort geben!!!) - Unter Synchronisation Synchronisation beginnen Update auf dem Android Smartphone - Sollte das Update nicht automatisch erscheinen im Google Play Store nach App suchen - Button Updaten - Sollte nach dem Update Fehler auftreten die, die App zum Absturz bringen, dann unter Einstellungen Synchronisation Synchronisation beginnen (Hintergrund: mögliche Änderungen an der Datenbankstruktur müssen erst übernommen werden, dies geht nur durch ein Datenbank-Reset welcher bei Synchronisation beginnen durchgeführt wird) Passwörter Art Passwort Bemerkung sslkeys (Server, Client) #lucky# Fest hinterlegt sollte im Normalfall nicht benötig werden Einstellungen von BIZS- Tageszettel (Admin-PW) 1eddy1 Bei Eingabe von null wird kein Passwort abgefragt, mit 1eddy1 gelangt man immer in die Einstellungen Android-Signierung #lucky# Wird benötigt wenn aus Eclipse ein Update generiert wird. Update muss gleiche Signierung verwenden sonst kann es nicht als Update in den Store hochgeladen werden! PC-forum GmbH 10

11 Benutzung Nach dem Aufrufen der App BIZS Mobil erscheint das Hauptmenü. Die erste Registerkarte enthält alle Masken. Aktuell ermöglicht anstehende Termine und Todos auf einen Blick zu sehen und über Suchen kann gesamte BIZS Datenbank auf dem Android Smartphone durchkämmt werden. I. Einstellungen Grundeinstellungen Synchronisation Datenbank Reset Verbindungsdaten: IP Adresse, Port, individuelle Anmeldedaten Komplette Daten aus BIZS vom PC übertagen Löschen der aktuellen Daten auf dem Smartphone II. Adressen Im Menüpunkt Adressen werden alle aufgelistet. Mit Auswahl einer Adresse können die Informationen dazu eingesehen werden. PC-forum GmbH 11

12 Telefonnummer Anschrift Adresse Projekte Direktes Anrufen des Kontaktes Direktes Navigieren zum Kontakt Direktes Schreiben einer Direktes Aufrufen des Projektes Außerdem werden die Ansprechpartner der Adresse aufgelistet. Der Menü Button des Handys ermöglicht es zudem eine Adresse neu anzulegen, die vorliegende zu bearbeiten oder ihre Relationen anzusehen. Wichtig ist hierbei das es nur in dieser Maske möglich ist Ansprechpartner und Projekte neuanzulegen, Todos und Notizen hingegen können ebenfalls in ihren entsprechenden Masken im Hauptmenü erstellt werden. III. Ansprechpartner Telefonnummer Adresse Direktes Anrufen des Kontaktes Direktes Schreiben einer Der Menü Button des Handys ermöglicht es die Informationen des Ansprechpartners zu bearbeiten. PC-forum GmbH 12

13 IV. Projekte Anschrift Soll Termine Direktes Navigieren zur Projektadresse Start- und Ende-Datum des Projektes Projektrelation Über den Menü Button des Smartphones lässt sich zudem alles bearbeiten. V. Kalender PC-forum GmbH 13

14 Tage, in den bereits Termine angelegt sind erscheinen hier rot. Der Zugriff darauf erfolgt dann über Klick auf einen entsprechenden Tag und auf den gewünschten Termin. Ein neuer Termin kann dann entweder über langes Drücken auf eine Uhrzeit oder über den Menübutton des Handys erstellt werden. Durch letzteren lässt sich zudem auch die Ansicht des Kalenders umstellen. VI. Todo's Nicht erledigte Todos werden hier rot angezeigt und über Auswahl eines solchen kann sein Inhalt angesehen werden. PC-forum GmbH 14

15 Wenn die Aufgabe später erledigt ist wird ein Häkchen bei Erledigt gesetzt. Damit rutscht der Todo in der Auflistung nach unten zu den grünen, ausgeführten Aufgaben. Der Menü Button ermöglicht hier wieder eine Neuanlage eines Todos. VII. Notizen Hier kann eine Adresse oder aber ein Foto hinzugefügt werden. Damit eine neue Notiz angelegt werden kann muss der Menü Button des Smartphones betätigt werden. VIII. Synchronisation PC-forum GmbH 15

16 Der letzte Button im Hauptmenü lautet Synchronisieren. Bei Betätigung dieser Option werden neue Daten mit Ihrer BIZS Datenbank am PC in beiden Richtungen angeglichen, anstatt wie in den Einstellungen komplett herübergezogen. Android- BIZS Zeiterfassung I. Einstellungen PC-forum GmbH 16

17 Passwort Grundeinstellungen Buchungstiefe Synchronisation Parameter Zeit Synchronisation Parameter Material GPS NUR, um in die Einstelllungen Einstellungen zu gelangen. Die Eingabe null legt fest, dass kein Passwort benötigt wird. Verbindungsdaten: IP Adresse, den Port, das Key Store PW (Vergabe durch PC- Forum), Individuelle HW Anmeldedaten. Phone ID: Festlegen Mitarbeiter für Kolonne. Zusätzlich wird die Kalkgruppe mitgeladen Tiefe Untergliederung Projekte Projekt Projektleistung (Gewerk) Projektleistungsphase (Position) Zeitpunkt Synchronisation Tageszettel mit BIZS am PC Automatisch Nach Beenden jeder Tätigkeit Direkt nach Buchung des Feierabends Zeitpunkt Synchronisation Material mit BIZS am PC Nach Entnahme automatisch Manuell Bei Aktivierung werden die Tageszettel mit GPS Koordinaten versehen und können über den HW Tageszettel Mitarbeiter im BIZS eingesehen werden. GPS muss dazu am Handy aktiviert sein. Projekte synchronisieren nach Materialbuchung durchführen Alle offenen Projekte Biplan Projektgruppe Synchronisation Datenbank Reset Log Daten Komplette Daten aus BIZS vom PC übertagen Löschen der aktuellen Daten auf dem Smartphone Nur auf Anweisung von PC- Forum II. Buchung Arbeit Falls der Arbeitstag noch nicht begonnen wurde, zeigt der Button links unten alle Mitarbeiter aus der Kolonne an (Heruntergeladen mit der Phone ID). Per Häkchen können die gewünschten Mitarbeiter dann für die Arbeit ausgewählt werden. Falls sich in der Kolonne nur ein Mitarbeiter befindet muss dieser nicht extra ausgewählt werden. In diesem Falle werden einfach automatisch seine Stunden gebucht. PC-forum GmbH 17

18 Falls der Arbeitstag schon begonnen hat werden mit Klick auf diesen Button alle aktuell arbeitenden Mitarbeiter angezeigt. Der Synchronisations Button unten rechts Mit Klick auf ermöglicht zudem die manuelle Synchronisierung. im Hauptmenü beginnt der Arbeitstag. Das Projekt muss danach ausgewählt werden, wobei in dieser Auflistung die Bezeichnung aus dem Freien Feld 10 entnommen wird. Dies ermöglicht eine individuelle Bezeichnung für das Projekt zu erstellen, die sich zum Beispiel aus einer Kombination aus Projektnummer und Bezeichnung zusammensetzen könnte. PC-forum GmbH 18

19 Gewerk Position Kalkgruppe Rapport Unterteilung im Projekt Unterteilung im Projekt Beschreibt die Tätigkeit Wird im HW-Tageszettel als RAPPORT markiert und kann dann über HW2- Beleg oder IST-NAKA abgerechnet bzw. angezeigt werden Montage Notiz Wird im HW-Tageszettel markiert und hinterlegt Notiz wird in HW-Tageszettel als Notiz abgelegt Nach diesen Einstellungen hat sich die Startmaske verändert. Die Infobox unten wurde mit den eingestellten Informationen befüllt. Es werden das Projekt, die Kalkgruppe und die Zeit mit Timer ausgegeben. Falls eine Notiz eingetragen wurde wird diese ebenfalls unten angezeigt. Wenn die Kolonne gewechselt werden soll, muss zuerst auf Feierabend geklickt werden, um dann über die Änderung der Phone ID in den Grundeinstellungen die gewünschte Kolonne zu laden. Danach muss erneut auf Arbeit geklickt werden, um die Stunden der neuen Kolonne zu dokumentieren. Wenn später eine Pause eingelegt werden soll wird dieser Button bedient. So wird die Pause mit Zeit und Timer gebucht. PC-forum GmbH 19

20 Nach der Pause wird auf Weiter arbeiten getippt, um die Arbeitszeit für das Projekt weiterlaufen zu lassen. Wenn der Arbeitstag schließlich vorbei ist, klicken Sie zum Schluss auf Feierabend. III. Buchung Material Material kann in der zweiten Registerkarte Material gebucht werden. Hier wird aus der Auflistung eines ausgewählt, wobei hier nur Artikel angezeigt werden, die im BIZS als Material markiert sind. PC-forum GmbH 20

21 Material Projekt Gewerk Nur möglich wenn in den Einstellungen der Punkt Materialbuchung durchführen auf Aktiv gesetzt ist. Wird im Projekt gegliedert Menge Rapport Notiz Der Button startet dann die Aktion. III. Tageszettel In der letzten Registerkarte Tageszettel steht dann noch eine Übersicht gefiltert nach Zeiterfassung oder Material zur Verfügung. PC-forum GmbH 21