Rundschreiben 2008/32 Corporate Governance Versicherer. Corporate Governance, Risikomanagement und Internes Kontrollsystem bei Versicherern

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1 Banken Finanzgruppen und -kngl. Andere Intermediäre Versicherer Vers.-Gruppen und -Kngl. Vermittler Börsen und Teilnehmer Effektenhändler Fndsleitungen SICAV KG für KKA SICAF Deptbanken Vermögensverwalter KKA Vertriebsträger Vertreter ausl. KKA Andere Intermediäre SRO DUFI SRO-Beaufsichtigte Prüfgesellschaften Ratingagenturen Rundschreiben 2008/32 Crprate Gvernance Versicherer Crprate Gvernance, Risikmanagement und Internes Kntrllsystem bei Versicherern Referenz: Erlass: 20. Nvember 2008 Inkraftsetzung: 1. Januar 2009 Letzte Änderung: 20. Nvember 2008 FINMA-RS 08/32 Crprate Gvernance Versicherer Knkrdanz: vrmals BPV-RL 15/2006 Crprate Gvernance vm 21. Nvember 2006 Rechtliche Grundlagen: FINMAG Art. 7 Abs. 1 Bst. b, 29 VAG Art. 14, 22, 27, 67, 75, 76 swie dazu gehörende Verrdnungsbestimmungen Adressaten BankG VAG BEHG KAG GwG Andere X X Einsteinstrasse 2, 3003 Bern Tel. +41 (0) , Fax +41 (0)

2 Inhaltsverzeichnis I. Rechtliche Grundlage, Zweck und Geltungsbereich Rz 1 4 A. Rechtliche Grundlagen Rz 1 B. Zweck Rz 2 C. Geltungsbereich Rz 3 4 II. Definitinen und Zielsetzungen Rz 5 8 A. Definitinen und Zielsetzungen Crprate Gvernance Rz 5 B. Definitin Risikmanagement Rz 6 C. Definitin Internes Kntrllsystem Rz 7 D Zielsetzung Risikmanagement und Internes Kntrllsystem Rz 8 III. Bestimmungen zur Crprate Gvernance Rz 9 11 A. Allgemeine Crprate Gvernance Prinzipien Rz 9 B. Verwaltungsrat Rz 10 C. Geschäftsleitung Rz 11 IV. Bestimmungen zum Risikmanagement und Internen Kntrllsystem Rz A. Allgemeine Grundsätze Rz B. Risikerkennung und -beurteilung Rz C. Risiksteuerungsmassnahmen und Kntrllaktivitäten Rz D. Infrmatin und Dkumentatin Rz E. Überwachung zwecks Feststellung vn Mängeln und Krrektur- Massnahmen (Mnitring) Rz 39 2/9

3 I. Rechtliche Grundlagen, Zweck und Geltungsbereich A. Rechtliche Grundlagen Dieses Rundschreiben beruht auf flgenden Rechtsgrundlagen: Art. 14 und Art. 22 des Versicherungsaufsichtsgesetzes (VAG; SR ) für Crprate Gvernance und Risikmanagement, Art. 27 VAG für Internes Kntrllsystem, swie Art. 67, 68, 75 und 76 VAG im Hinblick auf die Versicherungsgruppen bzw. -Knglmerate, swie auf den dazu gehörenden Verrdnungsbestimmungen. 1 B. Zweck Dieses Rundschreiben bezweckt die Knkretisierung der aufsichtsrechtlichen Bestimmungen zu Crprate Gvernance (CG), Risikmanagement (RM) und dem Internen Kntrllsystem (IKS). Sie sll zusammenfassend und prinzipienbasiert einen Mindeststandard in den Bereichen CG, RM und IKS für der Aufsicht unterstellte Versicherungsunternehmen, Versicherungsgruppen und -Knglmerate festlegen. 2 C. Geltungsbereich Die vrliegenden Bestimmungen zur Crprate Gvernance (CG), zum Risikmanagement (RM) und zum Internen Kntrllsystem (IKS) gelten für alle Versicherungsunternehmen, Versicherungsgruppen und -Knglmerate, die der schweizerischen Versicherungsaufsicht gemäss Art. 2 Abs. 1 Bst. a, b VAG swie gemäss Art. 2 Abs. 1 Bst. d und Art. 65 bzw. 73 VAG per Verfügung unterstellt sind (nachflgend: Unternehmen"). Für Krankenkassen mit VVG-Geschäft gilt die Regelung des BPV- Rundschreibens 11/2006 Neue Gesetzgebung in der Privatversicherung vm 1. Nvember Auf Niederlassungen in der Schweiz vn Versicherungsunternehmen mit Sitz im Ausland sind die vrliegenden Bestimmungen sinngemäss anwendbar. Bei der Anwendung dieser Bestimmungen ist auf die Kmplexität und Grösse der betrffenen Einheit Rücksicht zu nehmen und dem Prinzip der Verhältnismässigkeit Rechnung zu tragen. Für die Gruppen- und Knglmeratsaufsicht genügt eine Umsetzung durch die berste Gruppengesellschaft, sfern die beaufsichtigten Einzelgesellschaften in die gruppenweiten Kntrllund Steuerungsprzesse einbezgen sind. 3 4 II. Definitinen und Zielsetzungen A. Definitinen und Zielsetzungen Crprate Gvernance Crprate Gvernance beinhaltet die Grundsätze und Strukturen, anhand derer ein Unternehmen gesteuert und kntrlliert wird. Die Crprate Gvernance bezweckt ein funktinales Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Organen des Unternehmens ( checks and balances ), eine ausreichende Transparenz der unternehmensinternen Vrgänge swie die Abstimmung der Zielsetzungen des Unternehmens mit den Erwartungen der verschiedenen Anspruchsgruppen. Hierzu zählen die Versicherungsnehmer und Leistungsbegünstigten, die Eigentümer, die Aufsicht swie die Mitarbeitenden. Dem Schutz der Versicherungsnehmer und Anspruchsberechtigten kmmt aus aufsichtsrechtlicher Sicht besndere Bedeutung zu. 5 3/9

4 B. Definitin Risikmanagement Das Risikmanagement beinhaltet die Methden und Przesse, die der Identifikatin, der Beurteilung, den Risikstrategien bzw. -steuerungsmassnahmen, der Überwachung und Berichterstattung vn Risiken dienen. 6 C. Definitin Internes Kntrllsystem Das Interne Kntrllsystem (IKS) umfasst die unternehmensintern angerdneten Vrgänge, Methden und Massnahmen, die dazu dienen, eine angemessene Sicherheit bezüglich der Risiken der Geschäftsführung zu gewährleisten, insbesndere in Bezug auf die Wirksamkeit vn Geschäftsprzessen, die Zuverlässigkeit der finanziellen Berichterstattung und die Beflgung vn Gesetzen und Vrschriften. 7 D. Zielsetzung Risikmanagement und Internes Kntrllsystem Ein angemessenes Risikmanagement (Art. 22 VAG, Art swie Art. 195 und 196 Abs. 2 der Aufsichtsverrdnung [AVO; SR ]) und ein wirksames Internes Kntrllsystem (Art. 27 VAG) stellen sicher, dass Risikptentiale frühzeitig erkannt und beurteilt werden, und dass Massnahmen zur Verhinderung der Absicherung erheblicher Risiken und Risikkumulatinen eingeleitet werden (Art. 96 AVO). 8 III. Bestimmungen zur Crprate Gvernance A. Allgemeine Crprate Gvernance Prinzipien Die Unternehmen berücksichtigen die flgenden Crprate Gvernance Prinzipien und treffen die zu deren Umsetzung ntwendigen Massnahmen: 9 Klare Dkumentatin der bestehenden Crprate Gvernance Strukturen und Reprting Przesse, z.b. in Statuten, Organisatinsreglementen swie den Reglementen eingesetzter Ausschüsse (vgl. Art. 4 Abs. 2 Bst. a und b VAG swie Art. 191 AVO); Die Beachtung der für die Unternehmenstätigkeit relevanten rechtlichen Grundlagen und regulatrischen Anfrderungen; Integrität und ethisches Verhalten swie Verantwrtlichkeitskultur, beispielsweise durch den Erlass vn Richtlinien der Anweisungen, welche die Mitarbeitenden des Unternehmens zu ethischem Verhalten anhält; die Festlegung vn angemessenen Entlöhnungs- und Anreizsystemen, welche den nachhaltigen Interessen und der nachhaltigen Erfüllung der Ziele des Unternehmens dienen und ethisches Verhalten fördern; die Rekrutierung vn Mitarbeitenden anhand der erfrderlichen Qualifikatinen. Die Beachtung vn Grundsätzen zur Vermeidung vn Interessenknflikten und Missbräuchen. Sie erlassen hierzu interne Richtlinien, u.a. auf dem Gebiet der Kapitalanlagen und Absicherungsinstrumente. Für Letzteres gilt sinngemäss der Verhaltenscdex in der Beruflichen Vrsrge als Mindeststandard; Die Einsetzung einer Cmpliance Funktin, sweit dies aufgrund der Grösse und Kmple- 4/9

5 xität des Geschäfts angemessen ist; Peridische und stufengerechte Sensibilisierung der Mitarbeitenden hinsichtlich Crprate Gvernance, z.b. durch Schulung; Die Unabhängigkeit der internen Revisin als wichtige Kntrllfunktin zur Überwachung der Geschäftstätigkeit (Art. 27 Abs. 1 Satz 2 VAG); Die Schaffung eines geeigneten Umfelds, in welchem der verantwrtliche Aktuar seine Aufgaben erfüllen kann (vgl. Art. 4 Abs. 2 Bst. h, VAG, 99 AVO swie 2 4 AVO- FINMA). B. Verwaltungsrat Für den Verwaltungsrat gelten die flgenden Crprate Gvernance Prinzipien (für Genssenschaften sind sie sinngemäss auf das Verwaltungsrgan zu übertragen): 10 Der Verwaltungsrat ist insbesndere für die Oberleitung, Organisatin und Beaufsichtigung des Unternehmens verantwrtlich (Art. 716a Abs. 1 OR, vgl. auch Art. 894 ff. OR) und muss s zusammengesetzt sein, dass er in seiner Gesamtheit diesen Aufgaben nachkmmen kann (Art. 12 Abs. 1 erster Halbsatz AVO). Dies setzt u.a. auch eine angemessene zeitliche Verfügbarkeit vraus; Der Verwaltungsrat muss in seiner Gesamtheit neben allgemeinem Fachwissen das nötige strategische Versicherungswissen aufweisen, damit er seinen Aufgaben zur Beaufsichtigung und Oberleitung des Unternehmens nachkmmen kann, insbesndere um das Geschäft, die Przesse und Risiken des Unternehmens verstehen und beurteilen zu können (Art. 12 Abs. 1 zweiter Halbsatz AVO); Die Mitglieder des Verwaltungsrats müssen Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bieten, indem sie über ein angemessenes Fachwissen (siehe ben) und angemessene Erfahrung verfügen (Fitness) und einen guten Ruf geniessen (Prperness) (Art. 14 und 67 VAG); Die Mitglieder des Verwaltungsrates rdnen ihre persönlichen und geschäftlichen Verhältnisse s, dass Interessenknflikte mit dem Unternehmen möglichst vermieden werden; Der Verwaltungsratspräsident darf grundsätzlich nicht zugleich Vrsitzender der Geschäftsleitung sein (Verbt der Dppelfunktin gemäss Art. 13 AVO); Im Rahmen seiner gesetzlichen Organisatinskmpetenz setzt der Verwaltungsrat je nach Grösse und Kmplexität des Geschäfts Verwaltungsrat-Ausschüsse ein zum Zweck einer verbesserten Steuerung und Überwachung (z.b. ein Audit Cmmittee, ein Nminatinder Cmpensatin-Cmmittee); Der Verwaltungsrat trifft Massnahmen, dass die Prinzipien dieses Rundschreibens im Unternehmen umgesetzt werden. C. Geschäftsleitung Für die Geschäftsleitung gelten die flgenden Crprate Gvernance Prinzipien (für Genssenschaften mit ähnlichen Organisatinsstrukturen gelten sie sinngemäss): 11 5/9

6 Die Mitglieder der Geschäftsleitung müssen Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bieten, indem sie über ein angemessenes Fachwissen und angemessene Erfahrung verfügen (Fitness) und einen guten Ruf geniessen (Prperness) (Art. 14, 67 VAG); Die Mitglieder der Geschäftsleitung müssen über die für die Leitung der ihnen unterstellten Bereiche erfrderlichen Kenntnisse und geeignete Erfahrung verfügen (Art. 14 Abs. 1 AVO); Die Geschäftsleitung des Unternehmens hat die FINMA unverzüglich über alle für die Aufsicht relevanten Vrkmmnisse zu unterrichten (Art. 29 Abs. 2 FINMAG; siehe auch FINMA-RS 08/25 Auskunftspflicht Versicherer ); Die Mitglieder der Geschäftsleitung rdnen ihre persönlichen und geschäftlichen Verhältnisse s, dass Interessenknflikte mit dem Unternehmen möglichst vermieden werden. IV. Bestimmungen zum Risikmanagement und Internen Kntrllsystem A. Allgemeine Grundsätze Das Unternehmen stellt ein den Geschäftsverhältnissen angemessenes Risikmanagement über alle wesentlichen Risiken sicher und dkumentiert dieses (Art. 22 VAG, 96 und 97 AVO); 12 Das Unternehmen implementiert ein den Geschäftsverhältnissen angemessenes und wirksames Internes Kntrllsystem (Art. 27 VAG) und dkumentiert dieses; Das Unternehmen definiert Umfang und Zweckmässigkeit der internen Strukturen und Przesse swie die unternehmensinterne Organisatin, Verantwrtung und Aufgabenaufteilung zwischen Risikmanagement und Internem Kntrllsystem; Das Unternehmen überprüft die Przesse im Bereich Risikmanagement und Internes Kntrllsystem peridisch und veranlasst zeitgerecht wichtige Anpassungen; Das Unternehmen srgt für ausreichende Ressurcen für das Risikmanagement und das Interne Kntrllsystem und definiert den Reprting-Przess. Das Unternehmen sensibilisiert die Mitarbeitenden stufengerecht hinsichtlich Aufgaben und Verantwrtlichkeiten im Zusammenhang mit dem Risikmanagement und dem Internen Kntrllsystem, z.b. durch Schulung; Das Unternehmen legt seiner Grösse und Kmplexität angemessene Risikstrategien fest, wbei der Risikappetit und die Risiktleranz zu berücksichtigen sind. Die Risiktleranz begrenzt sich durch die öknmische Wertverminderung, die ein Unternehmen zu tragen bereit ist der aufgrund geeigneter Massnahmen tragen kann. Sie hängt ab vn den vrhandenen Ressurcen (Kapital, HR, IT) und diktiert die Risiklimiten. Der Risikappetit umfasst das Risik, das ein Unternehmen im Rahmen seiner Möglichkeiten eingehen will; Die Przesse des Risikmanagements und Internen Kntrllsystems bestehen aus den flgenden Elementen: /9

7 Risikerkennung und -beurteilung (B.); Risiksteuerungsmassnahmen und Kntrllaktivitäten (C.); Infrmatin und Dkumentatin (D.); Überwachung zwecks Feststellung vn Mängeln und Krrektur-Massnahmen (E.). B. Risikerkennung und -beurteilung Das Unternehmen ergreift angemessene Massnahmen betreffend Risikerkennung und - beurteilung; 19 Ein wichtiger Teil des Przesses der Risikerkennung besteht in einer Klassifizierung der wesentlichen Risiken; 20 Die Risikerkennung und -beurteilung sll regelmässig vrgenmmen werden; 21 Es sind die wesentlichen Risiken zu identifizieren und zu beurteilen; 22 Die Methden zur Risikerkennung und -beurteilung sind regelmässig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen; Die Risikerkennung und -beurteilung sll den Stand der Wissenschaft insbesndere im Hinblick auf öknmische und aktuarielle Methden berücksichtigen; Die Risikerkennung und -beurteilung sll eine prspektive Betrachtung beinhalten. 25 C. Risiksteuerungsmassnahmen und Kntrllaktivitäten Das Unternehmen trifft angemessene Vrkehrungen bezüglich Risiksteuerungsmassnahmen und Kntrllaktivitäten (wie z.b. Richtlinien und Kntrllen zu Underwriting, Investments, Rückversicherung, versicherungstechnischer Reservierung, Claims- Management, u.a.); Die Risiksteuerungsmassnahmen sllen mit dem unternehmensintern definierten Risikappetit und der Risiktleranz kmpatibel sein; Die Kntrllaktivitäten sllen sicherstellen, dass die definierten Massnahmen eingehalten werden. Es wird peridisch ein Bericht über die wesentlichen nicht eingehaltenen Limiten und Massnahmen swie die Umsetzung getrffener Krrekturmassnahmen erstellt; Es sllen die wesentlichen Risiken überwacht werden; 29 Die Methden zu den Risiksteuerungsmassnahmen und Kntrllaktivitäten sind regelmässig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen; Die Vrkehrungen betreffend Risiksteuerungsmassnahmen und die Kntrllaktivitäten sllen den Stand der Wissenschaft insbesndere im Hinblick auf öknmische und aktuarielle Methden berücksichtigen; /9

8 Es muss eine angemessene Funktinstrennung zwischen perativer und Kntrll-Aktivität zur Vermeidung vn Interessenknflikten vrhanden sein. 32 D. Infrmatin und Dkumentatin Die Ziele des Risikmanagements und Internen Kntrllsystems sind gesellschaftsintern zeit- und adressatengerecht zu kmmunizieren; Die Infrmatinen gehen an die entsprechenden Entscheidungsträger. Infrmatins- und Eskalatinsprzesse sind definiert; Die Mitarbeitenden müssen mit allen ntwendigen Infrmatinen versrgt werden, um die erfrderlichen Verantwrtlichkeiten im Risikmanagement und Internen Kntrllsystem wahrnehmen zu können; Dkumentatin vn Risikmanagement und Internem Kntrllsystem: Das Risikmanagement und das Interne Kntrllsystem sind zu dkumentieren. Die Dkumentatin umfasst insbesndere: Organisatin inklusive Aufgaben, Kmpetenzen und Verantwrtlichkeiten; Anfrderungen an das Risikmanagement und das Interne Kntrllsystem; Risikstrategie einschliesslich Risiktleranz; Verfahren zur Identifikatin der wesentlichen Risiken swie Darstellung der Methden, Instrumente und Przesse zu deren Identifikatin, Messung und Überwachung; -Systeme für Risikexpsitinen swie der Kntrllmechanismen; nternen Kntrllsystem und der damit verbundenen Przesse. Die Dkumentatin ist bei Anpassungen entsprechend zu aktualisieren. Unternehmensinterne Risikberichterstattung (Art. 96 Abs. 2 Bst. e AVO): 37 Die Berichterstattung gibt die aktuelle Risiksituatin und die Risikknzentratinen wieder unter Angabe der Methden, Instrumente und Verfahren, die zu diesen Einschätzungen geführt haben; Die Berichterstattung erflgt zeitgerecht an die entsprechenden Entscheidungsträger; Der Bericht enthält Aussagen zur Wirksamkeit bzw. zu den Schwachstellen des Risikmanagements und internen Kntrllsystems. Transparenz intern und extern: Das Unternehmen infrmiert regelmässig die verschiedenen Anspruchsgruppen über: 38 Crprate Gvernance; Art des Risikmanagements und des Internen Kntrllsystems. 8/9

9 E. Überwachung zwecks Feststellung vn Mängeln und Krrektur- Massnahmen (Mnitring) Das Unternehmen beurteilt einerseits das Vrhandensein und das Funktinieren der Bestandteile des Risikmanagements und des Internen Kntrllsystems und andererseits die Qualitätsfrtschritte über die Zeit. 39 9/9

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