Damit Berichte etwas berichten

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1 HICHERT SUCCESS Damit Berichte etwas berichten Rolf Hichert HICHERT+PARTNER AG

2 INHALT EINLEITUNG 1.1 ZUM THEMA 1. GESCHÄFTSKOMUNIKATION 1. MANAGEMENTBERICHTE 1. PRÄSENTATIONEN SUCCESS-REGELN.1 SAY Botschaft vermitteln. UNIFY Bedeutung vereinheitlichen. CONDENSE Information verdichten. CHECK Qualität sicherstellen. ENABLE Konzept verwirklichen.6 SIMPLIFY Kompliziertheit vermeiden.7 STRUCTURE Inhalt gliedern OBJEKTE VON BERICHTEN UND PRÄSENTATIONEN.1 DIAGRAMME. TABELLEN. TEXTE. GRAFIKEN. ANDERE OBJEKTE ANHANG.1 SCHAUBILDBEISPIELE. POSTER SUCCESS RULES. INTERVIEW. LITERATUR. KONTAKTDATEN

3 1 EINLEITUNG 1.1 Zum Thema 1. Geschäftskommunikation 1. Managementberichte 1. Präsentationen

4 1 EINLEITUNG 1.1 ZUM THEMA 1.1 ZUM THEMA Managementberichte und Geschäftspräsentationen sind neben persönlichen Gesprächen wichtige Medien für die Vermittlung der von Führungskräften gewünschten Informationen. Wenn aber einerseits viele Berichtsersteller beklagen, dass ihre Berichte nicht die gewünschte Aufmerksamkeit erlangen, und andererseits viele Berichtsempfänger sagen, dass sie die erhaltenen Berichte gar nicht lesen, sollte dies Besorgnis auslösen. Ähnliches kann man bei Geschäftspräsentationen beklagen. Die heute leider häufig gleichzusetzen sind mit: Ich zeige Euch meine PowerPoints.... Dies bedeutet, dass im Hintergrund des Präsentierenden eine Art Film abläuft, in dem mehr oder weniger synchron zum Vortrag Auflistungen, Texte und nicht immer sprechende Bilder gezeigt werden. Bei dieser Power- Point-Kultur sind die Zuhörer meistens froh, wenn die Vortragenden ankündigen, dass sie nun zum Schluss kämen. Zugaben gibt es hier selten, und in der PowerPoint-Kultur bedankt sich nicht das Publikum für das Gelernte, sondern der Referent bedankt sich bezeichnenderweise für die Aufmerksamkeit... Folgende Ansätze können zu Verbesserungen an diesem wenig erfreulichen Zustand führen: + Antworten: Berichtsersteller und Präsentierende sollten die Fragen ihrer Leser oder Zuhörer kennen. Wenn die Geschäftsführung sagen würde, was sie interessiert, würden wir das schon beantworten, wird häufig geäußert. Berichte und Präsentationen sollten Antworten sein auf die von den Empfängern gestellten Fragen sie werden kaum erfolgreich sein, wenn diese Fragen nicht bekannt sind. + Botschaften: Berichte sollten eine Sachlage darlegen, erklären und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen. Präsentationen sind dann erfolgreich, wenn die Vortragenden mit der Präsentation ihr Ziel erreicht haben nämlich die von ihnen gewünschten nächsten Schritte nach der Präsentation. + Regeln: Berichte und Präsentationen sollten Regeln wie eine einheitliche Notation, hohe Informationsdichte und klare Botschaften befolgen. Vor diesem Hintergrund möchte ich auf die beiden hier behandelten Formen der Geschäftskommunikation Managementberichte und Präsentationen näher eingehen, und es werden deren inhaltliche Objekte, Diagramme, Tabellen und Texte diskutiert. Ich möchte allgemein gültige Empfehlungen aussprechen, die sich in der Praxis bewährt haben. Rolf Hichert

5 1 EINLEITUNG 1. GESCHÄFTSKOMMUNIKATION 1. GESCHÄFTSKOMMUNIKATION Nachfolgend soll in Stichworten auf praktische Erfahrungen im Zusammenhang mit der Erstellung von Managementberichten und Präsentationen eingegangen werden, gegliedert nach (1) schriftlicher und () mündlicher Kommunika tion, () Kommunikationsregeln und () Werkeuge. SCHRIFTLICHE KOMMUNIKATION Bei der schriftlichen Informationsvermittlung lassen sich formelle und informelle Ausprägungen unterscheiden. Formelle schriftliche Kommunikation Als formelle schriftliche Kommunikation sollen hier Berichte mit vorgegebener und wiederholt angewendeter Struktur wie + Geschäftsberichte (Annual Reports, Quarterly Reports) + Monatsberichte, Quartalsberichte + Projektberichte, Projektstatusberichte + Entscheidungsvorlagen, Tischvorlagen + Protokolle + Berichte in Webportalen, Intranet verstanden werden. Interne Berichte an Führungskräfte werden hier als Managementberichte bezeichnet. Die klassische Form strukturierter Papierberichte besteht auch heute noch in unveränderter Form, wird aber in vielen Bereichen zunehmend durch elektronische Medien ersetzt. Der Erstellung von formellen Berichten wird oft großer Aufwand gewidmet, da sie meistens nicht nur Informations-, sondern auch Dokumentationscharakter haben. Typische Managementberichte haben einen Umfang von bis 0 A-Seiten, es gibt aber auch Berichte mit 100 und mehr Seiten. Eine besonders negative Entwicklung sind die so genannten PowerPoint-Berichte, bei denen einige Seiten PowerPoint ausgedruckt und geheftet werden: Geringe Informationsdichte, keine vollständigen Sätze, Auflistungen (Bullets) statt Argumentationen und Rauschen durch falsch verstandenes Corporate Design führen zu schlechten Ergebnissen. Informelle schriftliche Kommunikation Als informelle schriftliche Kommunikation sollen hier Schriftstücke verstanden werden, die aus der Situation heraus (ad hoc) geschrieben werden. Sie unterliegen weniger den formellen Regelungen wie dies bei den oben genannten Managementberichten der Fall ist. Hierzu kann man Ausprägungen wie + s + Memos + Notizen + Posts in Web-Portalen und Intranet zählen. Vielfach werden formelle Berichte an informelle Schriftstücke angehängt: Als Papieranhang zu einem Memo oder als pdf-datei zu einer -Nachricht. Informellen Schriftstücken wird im Einzelfall meistens weniger Aufmerksamkeit als den formellen Berichten gewidmet, der dafür insgesamt benötigte Zeitaufwand ist infolge ihrer großen Anzahl aber mindestens gleich groß wie bei den formellen Berichten. Dieses Thema wird hier nur am Rande behandelt. MÜNDLICHE KOMMUNIKATION Mündliche Informationsvermittlung kann man in ähnlicher Weise wie oben in eine formelle und in eine informelle Art einteilen: Präsentationen und Gespräche. Formelle mündliche Kommunikation (Präsentationen) Als formelle mündliche Kommunikation sollen hier Präsentationen verstanden werden, die sich dadurch auszeichnen, dass sich die Vortragenden eine gewisse Zeit vorbereitet haben, ein meist größeres Publikum anwesend ist und Unterbrechungen nur durch Zwischenfragen entstehen. Typische Präsentationen in diesem Sinne betreffen Situationen wie

6 1 EINLEITUNG 1. GESCHÄFTSKOMMUNIKATION 6 + Stand und geplante Entwicklungen bei Projekten + Vorstellung und Interpretation aktueller Finanzzahlen + Vortrag des Managements zur Geschäftslage + Entscheidungsvorbereitung für große Investitionen + Monatliche Zusammenfassung des Controllers + Schulungen Der klassische Vortrag allenfalls unterstützt durch Tageslichtprojektor, Tafelanschrieb und Flipcharts ist heute in fast allen Fällen durch so genannte Powerpoint-Präsentationen ersetzt worden: Hier läuft hinter den Referenten eine Art Film ab, bei dem die Referenten die einzelnen Bilder erklären. Es sollte aber nicht so sein, dass die Referenten ihre Bilder erkären, sondern die Bilder sollten helfen, die Referenten besser zu verstehen. Es ist in der PowerPoint-Kultur häufig nicht so, dass ein Bild mehr als tausend Worte sagt, sondern es werden viele Worte benutzt, um ein Bild zu erklären. Ich will hier nicht die vielen sinnvollen Produkteigenschaften von PowerPoint kritisieren, sondern die ungeschickte praktische Nutzung dieses Werkzeugs. Eine leider weit verbreitete Praxis ist es, dass die an der Leinwand gezeigten Schaubilder in gleicher Form auch als Tischvorlage verteilt werden: Dadurch werden m. E. viel zu oft Texte an die Wand projiziert und gleichzeitig sind die Texte für das spätere Nachvollziehen des Gesagten zu knapp, weil keine vollständigen Sätze vorhanden sind. Informelle mündliche Kommunikation (Gespräche) Als informelle mündliche Kommunikation möchte ich hier alle Formen von Gesprächen mit ad-hoc-charakter verstanden werden. Hierzu gehören vor allem + Telefonate (aktiv, passiv) + Allgemeine Fachgespräche + Diskussionsbeiträge in Gesprächsrunden Dieses Thema wird hier nicht weiter behandelt. KOMMUNIKATIONSREGELN Es ist für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation in Form von Berichten und Präsentationen hilfreich, wenn die folgende grundlegenden Regeln befolgt werden. Botschaft im Mittelpunkt Wenn man nicht sagt, was man zu sagen hat, wird man auch nicht verstanden. Diese scheinbar selbstverständliche Regel wird in der praktischen Geschäftskommunikation oft vernachlässigt. Hierzu gehören folgende Aspekte: + Die Botschaft sollte die Antwort sein auf die von den Lesenden oder Zuhörenden gestellten Fragen. Deshalb müssen die Berichtenden wissen, was die Leser oder Zuhörer brennend interessiert. + Jedes Schaubild erhält nicht nur einen Titel, sondern auch eine Botschaft in Form eines Aussagesatzes. Ein Bild ist dafür da, die Botschaft zu erklären aber nicht umgekehrt. + Jede Textpassage beginnt mit einer Zusammenfassung der Botschaft, nämlich der wichtigsten Aussage oder der wichtigsten Erkenntnis. + Jeder Bericht beginnt mit einer Zusammenfassung der Empfehlungen, Entscheidungsvorlagen oder wichtigsten Erkenntnissen. + Auch eine umfangreichere Präsentation sollte sich in einem Satz zusammenfassen lassen(!). + Botschaften sind immer ganze Sätze, sie können Feststellungen, Erklärungen, Warnungen oder Empfehlungen sein. Diese erste Regel ist besonders wichtig: Berichte sollten etwas zu berichten haben, sonst sollte man sie als Datenauswertung, Statistik oder Zahlenübersicht bezeichnen.

7 1 EINLEITUNG 1. GESCHÄFTSKOMMUNIKATION 7 Notation und Bedeutung Die Informationsaufnahme beim Hören und Lesen kann deutlich beschleunigt und erleichtert werden, wenn eine einheitliche Notation wie bei Landkarten, Notenblättern oder technischen Zeichnungen verwendet wird. Jedes Berichtsobjekt und das gilt nicht nur für Diagramme sollte mit einer einheitlichen Bedeutung verwendet werden. Dies betrifft nicht nur Farben und Formen, sondern auch Schriften, Rahmen, Ränder, Hintergründe, Symbole usw. Hierzu gehören folgende Empfehlungen: + Farben vermitteln starke visuelle Eindrücke, sie sollten aber nur dann eingesetzt werden, wenn sie im Einzelfall eine klare Bedeutung haben. Wenn Farben auch für dekorative Zwecke verwendet werden, wird dadurch ihre Wirksamkeit deutlich reduziert. + Für Formen, Muster, Ränder, Schriften, Absätze und ähnliche typische Stilelemente gilt die Regel, das das, was gleich aussieht, auch die gleiche Bedeutung haben sollte. Umgekehrt sollte all das, was die gleiche Bedeutung hat, auch gleich aussehen. + Eine einheitliche Notation sollte möglichst in den Berichtsobjekten Text, Tabellen, Diagramme und Grafiken in ähnlicher Weise verwendet werden: Das heisst, dass beispielsweise ein abgerundeter Rahmen bei den Diagrammen wie auch bei den Tabellen und Textpassagen die gleiche Bedeutung hat. Informationsdichte für besseres Verständnis Darstellungen wie Diagramme und Bilder sind besser zu verstehen, wenn sie in hoher Informationsdichte präsentiert werden; aber selbstverständlich müssen sie auch dann noch gut erkennbar und lesbar bleiben. Es ist m. E.nicht richtig, wenn es heißt, dass man komplexe Dinge besser versteht, wenn sie in stark vereinfachter Form was meistens mit geringer Informationsdichte einhergeht dargestellt werden. Hierzu gehören folgende Empfehlungen: + Auf viele der heute in Berichten und Präsentationen verwendeten Business Charts kann verzichtet werden, weil sie nur Banalitäten dekorieren (Beispiel: Der Hinweis, man hätte beim Umsatz einen Exportanteil von x Prozent muss nicht durch ein Kreisdiagramm visualisiert werden). + Wenn auf einem Bild dagegen hunderte von Zahlen visualisiert werden, wenn es Tatbestände in zwei und mehr Dimensionen aufzeigt, wenn es Erklärungen oder Beweise zeigt dann ist ein Bild richtig eingesetzt. + Bilder sind dafür da, komplexe Tatbestände zu vermitteln, die man nicht ohne weiteres durch Hören oder Lesen verstehen kann. + Vor allem bei den typischen PowerPoint-Schaubildern liegt oft eine geringe Informationsdichte vor (wenn man einmal von den Textschaubildern und Tabellen absieht, die aber in Präsentationen möglichst nicht verwendet werden sollten). Es ist teilweise möglich, den Informationsgehalt von zehn oder mehr Power-Point- Bildern auf einer einzigen A-Seite Fließtext zusammen zu fassen. + Falsch verstandenes Corporate Design verhindert häufig eine hohe Informationsdichte, weil ein großer Teil der zur Verfügung stehenden Druck- oder Präsentationsfläche für redundante und dekorative Darstellungen verwendet wird, wozu auch ein übergroßes Logo zählt.

8 1 EINLEITUNG 1. GESCHÄFTSKOMMUNIKATION 8 KOMMUNIKATIONSWERKZEUGE Bei der Geschäftskommunikation insbesondere bei den Berichten werden heute unterschiedliche Werkzeuge eingesetzt, auf deren Vor- und Nachteile kurz eingegangen werden soll. Hierbei soll der Fokus nicht bei der Datenextraktion und -aufbereitung liegen, sondern bei der visuellen Gestaltung der Ergebnisse. Excel Microsoft Excel ist heute das Standardwerkzeug im Berichtswesen, mit dem intensiv und mit dem fast überall gearbeitet wird. Sowohl bei der Verarbeitung der Daten in Tabellen- als auch Diagrammform hat Excel eine sehr große praktische Bedeutung. + Excel sollte bei umfangreichen Managementberichten und in größeren Organisationen nicht für die Datenhaltung, sondern allenfalls als Oberflächen- und Schnittstellenwerkzeug verwendet werden. + Mit Hilfe von fertig anwendbaren Templates für Diagramme, Tabellen und vollständige Berichtseiten ist es möglich, eine einheitliche Notation durchzusetzen. + Excel ist bei vielen Business Intelligence- und Data-Warehouse-Anwendungen das Frontend erster Wahl. PowerPoint Microsoft PowerPoint ist das bei Präsentationen überwiegend verwendete Standardwerkzeug. Vielfach wird die eigentliche Präsentation (Vortrag) mit den dabei verwendeten PowerPoint-Schaubildern gleich gesetzt, was natürlich Unfug ist: Der Vortrag soll dazu dienen, durch Fachkompetenz und Überzeugungskraft der Referierenden die gewünschten Veränderungen durchzusetzen. Die gezeigten Schaubilder ( PowerPoints ) können nie die Referierenden ersetzen, sie können allenfalls bei komplexen und verbal nicht einfach zu kommunizierenden Themen eine visuelle Hilfestellung bieten. + Wenn das Produkt PowerPoint als Träger für Bilder oder Filme eingesetzt wird, ist dagegen nichts einzuwenden. Wenn aber der Vortrag darin besteht, dass PowerPoint-Bilder nacheinander vorgelesen oder erklärt werden, PowerPoint sozusagen als öffentlicher Spickzettel verwendet wird, dann ist dies für die Zuhörenden eine Zumutung, und man muss dies als lästige PowerPoint-Kultur bezeichnen. + Vielfach bestehen die Tischvorlagen (Handouts) aus Kopien der Schaubilder, die die Referierenden an der Leinwand zeigen. Dies führt zu den oben genannten Problemen: zu viel Text an der Leinwand, zu wenig Text, um die Tischvorlagen ohne Vortrag zu verstehen. Word Microsoft Word ist das Standardwerkzeug bei schriftlichen Berichten. MS-Word ist sehr weit verbreitet und bietet alle für Managementberichte benötigte Funktionen. MS-Word (oder ein anderes Textverarbeitungssystem) ist das geeignete Werkzeug zur Berichterstellung, denn Berichte sollten in erster Linie aus Text bestehen. + Leider werden zunehmend schriftliche Berichte auch mit PowerPoint erstellt, was zu voluminösen Dokumenten führt (ganz zu schweigen von der fehlenden Übersicht, unvollständigen Sätzen und meistens zu vielen Aufzählungen). + Die automatische Verknüpfung von Excel-Tabellen und -Diagrammen sowie PowerPoint-Bildern mit Word ist recht stabil und bietet brauchbare Integrationsmöglichkeiten. Spezialwerkzeuge Als Spezialwerkzeuge sollen alle Produkte bezeichnet werden, die speziell für das Berichtswesen entwickelt wurde. Hierzu zählen Business-Intelligence-Systeme wie beispielsweise Cognos, Bissantz oder Business Objects, Berichtssysteme wie Crystal Report und Content Management-Systeme wie ez-publish. Auf diese Kommunikationswerkzeuge wird hier nur am Rande eingegangen.

9 1 EINLEITUNG 1. GESCHÄFTSKOMMUNIKATION 9 FORMEN DER GESCHÄFTSKOMMUNIKATION Die hier diskutierten Kommunikationsformen sind vor allem Managementberichte und Geschäftspräsentationen, aber die genannten Empfehlungen sind auch für andere Kommunikationsformen wie , Sitzungsprotokolle, Angebote oder Entscheidungsvorlagen anwendbar. Managementberichte sind schriftliche Dokumente, im Idealfall in A-Hochformat mit einer verständlichen Zusammenfassugn auf maximal einer Seite gleich zu Beginn direkt vor oder nach dem Inhaltsverzeichnis. Der Text wird wie in einem Fachbuch bei Bedarf von Tabellen, Diagrammen und Grafiken unterbrochen. Diese Berichtsobjekte haben einen verständlichen Titel und möglichst eine klare Botschaft, sie sind durchnummeriert und werden einzeln im Text erwähnt. Heute werden vielfach Datensammlungen in Form von Tabellen und Diagrammen oftmals in PowerPoint-Format und den bereits erwähnten PowerPoint-Nachteilen bereits als Managementberichte bezeichnet. Ein Bericht sollte aber etwas berichten, und dies ist in der Regel nur mit ganzen Sätzen möglich. Auflistungen, Tabellen und Diagramme allein sind dafür nicht ausreichend. Geschäftspräsentationen Formelle Vorträge mit dem Ziel, bestimmte fachliche Inhalte zu vermitteln, Entscheidungen vorzubereiten oder auch Produktvorteile darzulegen, sollen als Geschäftspräsentationen bezeichnet werden. Wenn es erforderlich ist, kann eine derartige Präsentation durch das Zeigen von Schaubildern (meistens in Form von PowerPoint, aber auch Exponate oder Flipchart- Blätter sind hier anwendbar) unterstützt werden. Wichtig bei einer Präsentation ist die klare Botschaft der Referierenden und ihr Ziel, dass nach der Präsentation auch etwas passiert. Dies kann beispielsweise ein Kaufentscheid, eine Einstellungsänderung der Zuhörenden oder eine Projektfreigabe sein. Viele PowerPoint-Präsentationen werden diesen Anforderungen nicht gerecht. Um es überspitzt zu sagen: Die Einstellung ich zeige Euch meine meine Bilder führt in der Regel nicht zu einer erfolgreichen Präsentation. Viele Unternehmen wären gut beraten, wenn sie die Unkultur von PowerPoint-Präsentationen zugunsten gut strukturierter und klar formulierter Berichte eindämmen würden. Statistiken, Datenaufbereitungen Neben den (schriftlichen) Managementberichten und den (mündlichen) Präsentationen ist bei der heutigen Geschäftskommunikation noch eine dritte Form zu unterscheiden, die hier als Statistik oder Datenaufbereitung bezeichnet werden soll. Im Gegensatz zu Managementberichten und Präsentationen geht es hier nicht darum, gewisse Botschaften an Zielgruppen zu vermitteln. Es handelt sich bei diesen Statistiken um einzelne Analysen in Tabellen- oder Diagrammform sowie um allgemeine Datenzusammenstellungen in tabellarischer oder grafischer Art ohne eine spezielle Botschaft, meistens auch ohne erklärenden Text oder Interpretation. Diese Statistiken sind strukturierte Datensammlungen mit dem Ziel, bestimmte Fragestellungen zu beantworten. Während gute Managementberichte und Präsentationen die Leser und Zuhörer gezielt ansprechen, verlangen diese Statistiken die aktive Mitarbeit der Leser, die sich selbstständig durch das angebotene Datenmaterial arbeiten müssen.

10 1 EINLEITUNG 1. MANAGEMENTBERICHTE MANAGEMENTBERICHTE Managementberichte sind von Fachkräften erstellte schriftliche Zusammenfassungen meist quantitativer Daten in vorgegebener Struktur beispielsweise Geschäftsberichte, Monatsberichte und Projektberichte. Folgende Aspekte sind hier von besonderer Bedeutung: + Gliederung: Eine übersichtliche Gliederung eines Managementberichts ist entscheidend für das Verständnis. Wenn ein Bericht schwer verständlich ist, so liegt es häufiger an einer unübersichtlichen Gliederung als am vielfach bemängelten zu großen Umfang. + Seitentypen: Bei einem übersichtlichen Berichtskonzept werden vorgegebene Seitentypen unterschieden, auf denen die unten genannten Berichtsobjekte in standardisierter Form angeordnet sind. Neben den Seitenypen mit fachlichem Inhalt gibt es weitere Seitentypen wie Titelblatt, Inhaltsverzeichnis und Zusammenfassung (Management Summary). + Berichtsobjekte: Die wichtigsten Objekte von Managementberichten sind Texte, Diagramme und Tabellen. Daneben gibt es auch Grafiken, Landkarten und Fotos. Aber auch so genannte Ordnungsobjekte wie Seitenzahlen, Raster und Symbole sind zu berücksichtigen. Mehr zum Thema Managementberichte finden Sie bei

11 1 EINLEITUNG 1. PRÄSENTATIONEN PRÄSENTATIONEN Als Präsentation soll die formelle mündliche Kommunikation verstanden werden, die sich dadurch auszeichnet, dass die Vortragenden ihre vorbereitete Botschaft einem meist größeren Publikum vorstellen allenfalls unterbrochen durch Zwischenfragen. Bei typischen Präsentationen wird beispielsweise der aktuelle Projektstand vorgestellt oder die monatliche Geschäftslage erläutert. Auch viele Schulungen und Seminarvorträge sind in diesem Sinne Präsentationen. An einer Präsentation teilzunehmen heisst vor allem Zuhören. Diese Kommunikationsform lebt vor allem vom Vertrauen in die Referierenden, da dem gehörten Wort mehr Vertrauen entgegengebracht wird als dem gelesenen. Viele in der betrieblichen Praxis gehaltenen Präsentationen könnten vermieden werden, wenn die Vortragenden stattdessen richtige Berichte schreiben und verteilen würden. Folgende Aspekte einer Präsentation sollten beachtet werden: + Einleitung: Zur Einleitung einer Präsentation gehören Punkte wie die Darlegung der Ausgangssituation, die Herausarbeitung der Problemstellung und die Nennung der mit Hilfe der Botschaft zu beantwortenden Frage. Die Einleitung dient dazu, die Zuhörer auf die Bedeutung der zu vermittelnden Botschaft. + Botschaft: Im Mittelpunkt einer Präsentation steht ihre Botschaft: Der Vortrag wird gehalten, um gerade diese Botschaft zu beweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Präsentationen ohne Botschaft sind kaum verständlich. (Der Hinweis...ich muss ja das Management informieren ist in diesem Sinne keine Botschaft, sondern eine Selbstverständlichkeit.) + Storyline: Entscheidend für den Erfolg einer Präsentation ist ihr fachlich-fundierter Inhalt als glaubhafte Antwort auf die beim Publikum bestehende Frage. Hierbei bietet das Prinzip des pyramidalen Denkens von Barbara Minto eine wesentliche Hilfe, um die zu vermittelnde Botschaft zu beweisen oder zumindest plausibel zu machen. + Nächste Schritte: Ziel der Präsentation ist es, dass nach der Präsentation die von den Vortragenden gewünschten nächsten Schritte eingeschlagen werden. + Schaubilder: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte ist ein geflügeltes Wort, das leider viele Vortragenden nicht beachten, ganz im Gegenteil: Sie benötige n viele Worte, um ihre Bilder zu erklären. Bilder sollen Dinge zeigen, die durch Worte nicht oder nur sehr schwer auszudrücken sind. Textschaubilder und Auflistungen sollten nicht an die Leinwand geworfen werden, sie gehören als ausformulierter Langtext in die Tischvorlage. Die Herausforderung besteht darin, trotz PowerPoint gute Präsentationen zu halten (Wir veranstalten hierzu ein Tagesseminar mit dem Titel: Haben Sie Powerpoints oder haben Sie etwas zu sagen...) Der unbedachte begleitende Einsatz von PowerPoint-Schaubildern bei einer Präsentation ist ein häufiger Grund für den Misserfolg eines Vortrags: Die Doppelnutzung der Zuhörenden lässt sie den roten Faden und damit die Lust am Zuhören verlieren. Daneben sind der fehlende Spannungsbogen in der Einleitung (Situation, Komplikation, Frage) und eine nicht vorhandene oder nicht erkennbare Storyline weitere Gründe dafür, dass viele Firmen- und Projektpräsentationen schlichtweg langweilig sind. Eine gute Geschäftspräsentation lebt neben dem Content vor allem von der Glaubwürdigkeit der Vortragenden. Eine verständliche Geschichte, glaubhaft vorgetragene Argumente im Rahmen einer durchdachten Pyramide sind sehr wichtig für den Erfolg vor allem bei weniger geübten Referierenden. Ein klares Präsentationskonzept, das vom Inhalt und nicht vom Layout getragen wird, ist der Schlüssel für den Erfolg. Nur so ist es möglich, dass Firmen- oder Produktpräsentationen von einer großen Zahl von Personen eines Unternehmens in einheitlicher und professioneller Form vermittelt werden können. Es ist ein Irrtum zu glauben, dass mit den heute vielfach verwendeten mehr vom Corporate Design als vom Inhalt getragenen Unternehmens-Präsentationen (in Form von PowerPoint) ein einheitlicher Firmenauftritt vermittelt werden kann. Wenn hier nämlich die zu erzählende Geschichte unklar bleibt, wenn die gezeigten Schaubilder keine Botschaften vermitteln bzw. die genannten Botschaften nicht unterstützen, so wird der Präsentationserfolg ausschließlich von den einzelnen Vortragenden abhängen: Jeder Vortragende wird das zu den einzelnen Schaubildern erzählen, was ihm dazu einfällt bzw. was er meint berichten zu müssen. Aber gerade dies soll ja durch standardisierte Unternehmens- und Produktpräsentationen vermieden

12 1 EINLEITUNG 1. PRÄSENTATIONEN 1 werden. Einziger Ausweg hierbei ist und bleibt ein ausformulierter Langtext, dessen Inhalt die Referierenden vorzutragen haben. Zur Vertiefung dieses Abschnitts siehe die Arbeiten von Barbara Minto und Gene Zelazny. Es geht hier um die folgenden Themen: + Einleitung mit Situation, Komplikation und Frage + Storyline mit deduktiver oder induktiver Argumentation + Pyramidaler Aufbau der zu vermittelnden Gedanken + Aussagen, logischer Aufbau + Nächste Schritte Beispiel: Präsentationsaufbau Situation: Die Unternehmenssteuerung ist wichtig Komplikation: Die Anforderungen haben sich geändert, und es werden deshalb neue Lösungen benötigt Frage: Wer ist ein geeigneter Partner für die Lösung dieser neuen Anforderungen? ANTWORT SIM ist ein geeigneter Partner für zukunftsweisende Lösungen der Unternehmenssteuerung SIM hat die richtige Softwarelösung SIM hat die geeigneten Service-Konzepte SIM hat viele Kunden und gute Referenzen SIM hat ein gesundes Unternehmen SIM basieren auf modernsten Technologien mit Branchenerfahrung in der gleichen Branche SIM hat rund 00 Mitarbeiter darauf aufbauende Lösungen sind individuell skalierbar mit Projektmanagementerfahrung im gleichen Funktionsbereich SIM hat mehr als tausend Kunden darauf aufbauende Lösungen lassen sich schnell implementieren mit Produkterfahrung internationale Referenzen Der Umsatz in den letzten Quartalen stieg kontinuierlich mit Integrationserfahrung Die Erfolgsaussichten sind sehr gut Hierarchischer Aufbau einer Vertriebspräsentation auf der Basis des Pyramidenprinzips von Barbara Minto (Beispiel) Die Vortragenden sollten sich im Klaren darüber sein, was das Ziel ihrer Präsentation ist es ist das, was die ZuhörerInnen nach der Präsentation tun oder denken sollen. Hier sind sechs Beispiele für denkbare nächste Schritte im Anschluss an die Präsentation genannt: Nächste Schritte +1: Wir können bei Ihnen eine kostenlose Demo-Version installieren +: Wir bieten Ihnen ein Vertiefungsgespräch mit Ihrem IT-Leiter und der Geschäftsführung an +: Wir stellen Ihnen ein Angebot zum weiteren Vorgehen zur Verfügung +: Wir senden Ihnen unsere Preisliste +: Wir laden Sie zu unserem Einführungsseminar ein +6: Wir nennen Ihnen den geeigneten Partner in Ihrer Nähe Mehr zum Thema Präsentationen finden Sie bei

13 SUCCESS-REGELN 1 Die sieben Regelgruppen von SUCCESS stehen auf unterschiedlichen Ebenen: Auf der ersten Ebene stehen die ganz allgemeinen Forderungen SAY und STRUCTURE: Der Inhalt soll für die Empfänger eine verständliche Botschaft haben und klar strukturiert sein. Das ist leicht einzusehen und wohl auch allgemein gültig: SAY fordert, dass ein Bericht oder eine Präsentation eine interessante, glaubhafte und wichtige Antwort auf Fragen der Empfänger hat. Dazu werden hier auch die Forderungen nach einem einheitlichen Titelkonzept, verständlichen Hervorhebungen in visuellen Darstellungen und eine klare Sprache gezählt. STRUCTURE fordert, dass die Regeln von gleichartigen, überschneidungsfreien und erschöpfenden Gliederungen, Auflistungen und Gruppierungen eingehalten werden. Diese beiden Regelgruppen SAY und STRUCTURE haben zunächst nichts mit Fragen der Visualisierung zu tun, sie gelten für Vorträge in politischen Gremien genauso wie für Radiobeiträge: In beiden Fällen stehen keine Schaubilder zur Visualisierung, Unterstreichung, Wiederholung oder Zusammenfassung der vermittelten Inhalte zur Verfügung. Auch dann, wenn die Gestaltungs- oder Visualisierungsregeln auf der zweiten Ebene nicht befolgt werden, wird ein Inhalt dann verständlich vermittelt, wenn eine klare Botschaft genannt wird, die in klar strukturierten Argumenten bewiesen oder erläutert wird. Einen Zusammenhang mit der Visualisierung gibt es dann, wenn entweder mit Bildern (Fotografien, Skizzen) wichtige Botschaften vermittelt werden sollen oder mit Hilfe von visuellen Darstellungen komplexe Berichts- oder Präsentationsstrukturen erläutert werden sollen. Auf der zweiten Ebene stehen die Forderungen nach UNIFY, CONDENSE und SIMPLIFY: Das Befolgen dieser drei Regelgruppen macht es einfacher, die Forderungen nach SAY und STRUCTURE zu erfüllen, sie beziehen sich vor allem auf die visuelle Gestaltung: UNIFY fordert möglichst einheitliche Darstellungen: Gleiche Inhalte sollten gleich und nicht gleiche Inhalte sollten nicht gleich dargestellt werden. Diese Forderung ist bei vielen anderen visuellen Darstellungen in der Geographie, Musik und Technik seit vielen Jahren selbstverständlich, bei betriebswirtschaftlichen Themen jedoch noch im Allgemeinen nicht. Hierzu wird auch eine Vereinheitlichung oder Standardisierung in der Sprache verstanden, aber die Bedeutung der visuellen Komponente bei UNIFY überwiegt. CONDENSE fordert eine hohe Informationsdichte bei visuellen Darstellungen. Dies bedeutet, dass komplexere Inhalte in übersichtlicher Form verdichtet und in ihren Abhängigkeiten gezeigt werden sollen. Auch bei schriftlichen Berichten gilt die Forderung nach einer Verdichtung der Inhalte, solange dadurch die Lesbarkeit nicht eingeschränkt wird. Bei CONDENSE überwiegt wie bei UNIFY die Betrachtung visueller Darstellungen. SIMPLIFY fordert eine Vereinfachung in der geschäftlichen Kommunikation. Hier liegt der Schwerpunkt ausschließlich bei der Vereinfachung visueller Darstellungen geschäftlicher Inhalte. Einfache und klar verständliche Texte werden als Unterpunkt von SAY verstanden. Diese drei Regelgruppen auf der zweiten Ebene können alle die Forderungen nach SAY und STRUCTURE unterstützen sie dienen vor allem dazu, durch geeignete visuelle Darstellungen die zu vermittelnden Botschaften und Strukturen verständlicher zu machen. Aber alle drei haben auch einen von SAY und STRUCTURE unabhängigen, eigenständigen Wert: Visuelle Darstellungen werden ganz allgemein dann besser und schneller verstanden, wenn sie einer einheitlichen und bei den Empfängern bekannten Notation folgen (UNIFY), wenn sie eine möglichst hohe Informationsdichte bieten (CONDENSE), und wenn sie ohne informationstechnisches Rauschen und ohne vermeidbare Redundanz (SIMPLIFY) vermittelt werden. Auf der dritten Ebene stehen die Forderungen CHECK und ENABLE: Diese beiden Regelgruppen betreffen nicht den grundsätzlichen Aufbau eines Berichtes oder einer Präsentation (SAY und STRUCTURE), und sie betreffen auch nicht deren visuelle Gestaltung (UNIFY, CONDENSE und SIMPLIFY), sie betreffen die inhaltliche Qualität, vor allem die Qualität der zugrunde liegenden Daten (CHECK) sowie die praktische Realisierung der SUCESS-Regeln in einem Unternehmen.

14 SUCCESS-REGELN 1 CHECK fordert die Berücksichtigung richtiger, wichtiger und aktueller Daten. Die Regelgruppe CHECK liegt deshalb auf dieser dritten Ebene, weil es hier um die inhaltlichen Voraussetzungen für Berichte und Präsentationen geht, sozusagen um deren Datenbasis. CHECK hat somit zunächst nicht direkt mit der ersten Ebene von SAY und STRUCTURE zu tun, aber auch nicht direkt mit der zweiten Visualisierungs ebene von UNIFY, CONDENSE und SIM- PLIFY. (Allerdings wurden in der ersten Version von SUCCESS gewisse Gestaltungsregeln wie die geeignete Visualisierungsform und die richtige Skalierung als Bestandteil von CHECK gesehen. In der Version SUCCESS.0 gehören diese Gestaltungsregeln zu UNIFY). ENABLE fordert eine geeignete organisatorische, personelle und systemtechnische Umsetzung des SUCCESS-Konzeptes. Die Regelgruppe ENABLE liegt deshalb auf dieser dritten Ebene, weil es hier um die praktische Realisierung der SUCCESS-Regeln geht, nicht um die Regeln selbst. Bei kritischer Betrachtung müsste ENABLE außerhalb von SUCCESS diskutiert werden aber dann wäre der Buchstabe E ohne Bedeutung Beide Regelgruppen auf der dritten Ebene stehen außerhalb des Regelwerkes an sich bei kritischer Betrachtung hieße SUCCESS dann nur noch SU.C.SS Hier eine Zusammenfassung der sieben Regelgruppen:.1 SAY: Botschaften vermitteln Berichte und Präsentationen dienen der Vermittlung von Botschaften an die Lesenden und Zuhörenden. UNIFY: Bedeutung vereinheitlichen Berichte und Präsentationen werden leichter verstanden, wenn die dargestellten Inhalte einem einheitlichen Bedeutungskonzept (Notationskonzept) folgen. CONDENSE: Informationen verdichten Berichte und Präsentationen werden besser verstanden, wenn die Inhalte eine hohe Informationsdichte aufweisen.. CHECK: Qualität sicherstellen Berichte und Präsentationen werden glaubhaft, wenn die vermittelten Inhalte auf richtigen, wichtigen und aktuellen Daten aufbauen.. ENABLE: Konzept verwirklichen Für die Umsetzung der Gestaltungsregeln für Berichte und Präsentationen sind geeignete organisatorische, personelle und systemtechnische Voraussetzungen zu schaffen..6 SIMPLIFY: Kompliziertheit vermeiden Berichte und Präsentationen werden dann besser verstanden, wenn auf informationstechnisches Rauschen und vermeidbare Redundanz verzichtet wird..7 STRUCTURE: Inhalt gliedern Berichte und Präsentationen sollten die Forderungen nach gleichartigen, überschneidungsfreien und erschöpfenden Gliederungen befolgen. Mehr zum Thema SUCCESS finden Sie bei

15 SUCCESS-REGELN.1 SAY Botschaft vermitteln 1.1 SAY Botschaft vermitteln Neben der eigentlichen Botschaft werden hier auch deren Hervorhebung in Bild oder Text sowie Titel und Kommentare verstanden: + Botschaft: Die als Satz formulierte Botschaft steht im Mittelpunkt der Geschäftskommunikation. Wenn sie fehlt, wird nichts berichtet, und man könnte auch von einer automatisch herstellbaren Statistik sprechen. Botschaften sollten so formuliert sein, dass mit ihrer Hilfe der dargestellte Inhalt auf seine Richtigkeit hin überprüft werden kann. Banale Feststellungen als Überschriften zu Schaubildern wie Unser Exportanteil beträgt % sind wenig hilfreich. Botschaften sollten möglichst nicht nur Feststellungen, sondern Erklärungen oder auch Empfehlungen sein. + Hervorhebung: Die als Aussagesatz formulierte Botschaften von Diagrammen und Grafiken sollten durch geeignete Hervorhebungen wie Umkreisungen, Trendpfeile oder Unterstreichungen schneller verstanden werden. + Titel: Ein einheitliches Konzept für die Titel von Diagrammen, Tabellen und Texten erleichtert das Verständnis. Titel beinhalten die wiedergegebenen Dimensionen wie die organisatorische Einheit, die Messgröße mit Einheit sowie Zeiträume und Datenarten.

16 SUCCESS-REGELN.1 SAY Botschaft vermitteln 16 Empfehlungen und Erklärungen werden vom kritischen Leser am meisten geschätzt. In der folgenden Tabelle stehen drei Beispiele mit unterschiedlichen Arten von Botschaften: Viele PowerPoint-Botschaften lassen sich zu den Arten A bis E einordnen. Erklärungen (F) und Empfehlungen (G) sind aber die von den Empfängern am meisten geschätzten Botschaften. Botschaften bei PowerPoint: BEISPIEL 1 BEISPIEL BEISPIEL A TITEL Personalkosten Projektphasen Systembausteine B TITEL höhere Personalkosten Phase verspätet fehlende Integration C BANAL bei den Personalkosten gibt Das Projekt gliedert sich in Einige Systembausteine sind es diverse Kostenarten Phasen nicht integriert D BANAL, TREFFENDER Die Peronalkosten unterschei- Das Projekt gliedert sich in vier Die Systembausteine A und C den wir in drei Kostenarten Phasen sind nicht integriert E FESTSTELLUNG Die Personalkosten übersteigen Phase wurde mit vier Tagen Fehlende Integration das Budget um drei Prozent Verzug abgeschlossen verursacht Mehrkosten von. Mio. EUR F ERKLÄRUNG Die Ist-Personalkosten sind drei Prozent höher als budgetiert, weil von CO-1 eine geringere Lohnsteigerung geplant wurde Phase wurde mit vier Tagen Verzug abgeschlossen, weil der kalte Januar die Betonarbeiten erschwert hatte Die fehlende Integration der Bausteine A und C verursacht Mehrkosten von 1 EUR pro Stück aufgrund von Redundanz G EMPFEHLUNG Mit der Planänderung vom Die geplante Kapazitätser- Mit zusätzlichem Entwicklungs-. März können wir das weiterung in Phase wird uns aufwand von etwa 00 Stunden Personalkostenbudget trotz ermöglichen, Phase ter- könnten wir Mehrkosten von Lohnsteigerung einhalten mingerecht zu beginnen 1 EUR pro Stück vermeiden Mehr zum Thema SAY finden Sie bei

17 SUCCESS-REGELN. UNIFY Bedeutung vereinheitlichen 17. UNIFY Bedeutung vereinheitlichen Bei der Gestaltung von Managementberichten und Präsentationen sollten nur dann Regeln des Corporate Design zur Anwendung kommen, wenn sie dem erleichterten Verständnis dienen. Alle dekorativen und nicht-informationstragenden Gestaltungselemente sollten wegfallen. Klare Konventionen in der Darstellung erleichtern das Verständnis, was leicht bei Landkarten, technischen Zeichnungen oder Notenblättern demonstriert werden kann. Gleiche Inhalte sollte gleich dargestellt werden und umgekehrt: Was gleich aussieht, sollte auch gleich sein. Beispielhaft geht es um die Gestaltung folgender Aspekte: + Raster: Ein durchgehendes Rasterkonzept bei Managementberichten und Präsentationsfolien erleichtert die Übersicht. Ärgerlich sind Rasterkonzepte, bei denen für überdimensionierte Logos und zu große Schrifttypen wertvolle Darstellungsfläche verloren geht. + Formen: Ein klar umrissener Vorrat für Formen und Regeln für deren Anordnung in allen Berichtstypen ist dann hilfreich für den Leser, wenn ein Bedeutungskonzept hinterlegt ist. + Farben: Eine der häufigsten Gestaltungssünden liegt darin, dass Farbe ohne Bedeutung eingesetzt wird lediglich aus der Situation heraus, für das gerade betrachtete Diagramm oder die gerade vorliegende Tabelle. Farbe sollte in einem guten Berichtskonzept nie ohne klares und einheitliches Konzept zum Einsatz kommen. + Schriften: Einheitliche Schriftschnitte und -größen sind nicht nur optisch ansprechend, sondern erleichtern das Verständnis. Unterstreichungen sollten für Links vorbehalten sein, fette und kursive Schriften sowie Serifenschriften sollten möglichst vermieden werden. Alle wichtigen Dimensionen wie Periodenarten, Datenarten, Produktbereiche oder Währungen sollten eine sprechende Notation erhalten, damit die Inhalte möglichst schnell verstanden werden. In vielen fachlichen Disziplinen sind verbindliche Notationen eine Selbstverständlichkeit nur im Geschäftsleben ist hier noch nichts in Sicht Bei Geschäftsdiagrammen konnte noch keine Einigkeit über die Bedeutung der verwendeten Stilelemente gefunden werden. Vielfach ist dafür das Verständnis nicht vorhanden, dass dies einer der wichtigsten Gründe für das Nicht-Verstehen der Managementberichte ist. Kreativität und Individualität sind hier falsch am Platz.

18 SUCCESS-REGELN. UNIFY Bedeutung vereinheitlichen 18.1 Unify Applications and objects: Similar use of charts, diagrams, tables.1.1 Unify applications: presentations and reports Title pages Dashboards Presentations Reports.1. Unify objects: tables e.g. time, deviation, and cross Charts.1. Unify objects: charts e.g. time, structure, and specialties Time Specialties Structure. Unify components: Measures, dimensions, analyses..1 Unify measures: values and volumes, flow and stock Value Flow Stock.. Unify standard dimensions: time periods e.g. years, months Periods Grid Years Quarters Months Weeks Days Value measures ($) Flow Stock Sales Cash flow Profit/sales Profit/capital Volume Flow Price Stock Sales/staff Equity Receivables Days of stock Equity ratio Equity/unit Capital/staff Axes Volume measures (#) Flow Stock Shipment, Employees New products Sales area kwh/sales Area/sales hl/investment Staff/capital Load factor kwh/unit Frames Staff/shipments Staff/machine Applications Q1 Q 1 1 Q1 Q.. Unify standard dimensions: categories e.g. actual, budget. Unify elements: Data series, headers, etc...1 Unify chart elements: data series, axes, and labels Alpha Corporation 6 Unify title Sales in EUR Place sums here concept 1 0 Berlin Use form 8 for meaning 1 Avoid value 1 10 Zurich (y) axes Avoid legends, 18 Vienna 1 label here Use axes '06 '07 '08 for meaning Write horizonally Unify title concept Unify column notation Avoid vertical grid lines Highlight sums Germany Austria Switzerland Rest Europe '09.. Unify table elements: headers, columns, and rows Alpha Corporation Sales in EUR Unify page layout: grids, frames, and spaces Direction of time Right-align labels and values Always place sums below Time table '09 '10 Italy Austria UK France Rest Europe Deviation table Italy Austria UK France Rest Europe PY ACT ΔPY Cross table Sales Profit Italy Austria UK France Rest Europe Categories Previous Actual Budget Forecast w/o Colors w/ Colors Forms Applications ACT BUD Unify objects: graphs e.g. org graphs, networks, and maps.. Unify individual dimensions: entities e.g. products, companies.. Unify colors, lines, and fonts Output Products Projects Processes Organization Companies Divisions Accounts Regions Relations Countries Customers Districts Suppliers Locations Partners.. Unify analyses: accumulations, differences, averages Analyses Difference Time span Symbol x-y a..b Example ACT'10-ACT'09 Feb..Jun'10 Application "Year to date" _Jan _Feb _Mar Year to date Rolling _x ~x _Jun'10 ~Jun' Average First day Last day Ø.x x. Ø'10.Aug'10 Aug.10 Sorting Sales J F M A M..6 Unify analyses: comparisons and deviations Comparisons Deviations PY ACT Absolute Percent UK ΔPY ΔPY% USA pt Arial 0 pt Times 17 pt Times 1 pt Verdana 10 pt Verdana 1 pt Arial 1 pt Arial 1 pt Arial 11 pt Arial 11 pt Arial 11 pt Arial. Unify language: Sentences, words, and characters..1 Unify sentences: summaries, contents, and structures + Our market share will grow to five or six percent + Because of three models we are now able to reach + In Finance profit will reach again more than fifteen + Markets: Market share will grow to five or six percent + Products: Three new models will enable us to + Finance: Profit will reach again more than fifteen.. Unify words: define meanings in a glossary UK USA UK USA FC BUD ΔBUD ΔFC ΔBUD% ΔFC% Term + Return on investment + Accounts receivable + Profit before tax + Profit & Loss statement + Human Resources + Net sales per capita Abbreviations short ROI AR PBT P&L HR NS/c long Ret. on inv. Acc. receiv. Profit b. tax Prof. & loss st. Human Res. NS per cap. Definition ROI is defined as AR PBT P&L HR NS/c.. Unify characters and symbols: numbers, units, and dates m. kg. 0 sec m kg 0 s tons [kg] sqm US$ t kg m² EUR USD GBP /01/10 II/010 W / Q 010-W Mehr zum Thema UNIFY finden Sie bei

19 SUCCESS-REGELN. CONDENSE Information verdichten 19. CONDENSE Information verdichten Schaubilder und auch komplette Berichte sind dann einfacher zu verstehen, wenn sie eine hohe Informationsdichte aufweisen: Es ist leichter, vier Diagramme auf einer Seite zu analysieren als diese Diagramme auf vier aufeinanderfolgenden Seiten zu betrachten. Je mehr gemeinsam gezeigt wird, desto einfacher werden komplexe Themen verstanden vorausgesetzt, man kann den Sachverhalt noch deutlich genug erkennen. Viele Powerpoint-Konzepte leiden darunter, dass infolge zu geringer Informationsdichte zu viele Seiten gezeigt werden und dadurch die Übersicht verloren geht. + Nichts weglassen: Es sollte möglichst alles gezeigt werden, vor allem auch Extremwerte und Ausreißer. Details erhöhen nicht nur die Glaubwürdigkeit, sondern auch das Verständnis. + Vergleiche zeigen: Der Hauptzweck von Diagrammen ist es, Vergleiche zu zeigen. Je mehr Vergleichsmöglichkeiten möglichst in zwei oder mehr Dimensionen gezeigt werden, desto verständlicher und aussagekräftiger werden die Diagramme. Wenn Diagramme nur eindimensionale Zusammenhänge wie beispielsweise Kreisdiagramme zeigen, so sind die Erkenntnisse trivial. + Ursachen zeigen: Wenn möglich, soll mit Diagrammen eine gewisse Kausalität aufgezeigt werden. Mit Diagrammen soll bewiesen, erklärt und plausibel gemacht und nicht dekoriert werden. + Texte und Beschriftungen integrieren: Wenn möglich, werden Beschriftungen und Hinweise unmittelbar im Diagramm gezeigt, alle Verweise oder Legenden erschweren das Verständnis.

20 SUCCESS-REGELN 0. CONDENSE Information verdichten A Ein Negativbeispiel mit nicht nur geringer Informationsdichte, sondern auch noch mit viel Rauschen. B Hier ist die Informationsdichte 0 mal so hoch wie bei A. C Nachteile von Kuchen- oder Kreisdiagrammen: Viel Platzbedarf, schlechte Vergleichsmöglichkeiten, schwierig zu verstehen. D Eine Ausnahme sind Mehrfach-Kreisdiagramme wie hier gezeigt: Sie ermöglichen den schnellen Überblick. E Ein Beispiel aus dem Dashboard-Schreckenskeller, siehe schreckenskeller.hichert.com F Ein mit Excel erstelltes Dashboard-Beispiel, siehe excel.hichert.com A B C D E F Mehr zum Thema CONDENSE finden Sie bei

21 SUCCESS-REGELN 1. CHECK Qualität sicherstellen. CHECK Qualität sicherstellen Richtig sollen sie sein, die in Berichten und Präsentationen vermittelten Inhalte. Hierbei ist bei den Zahlenwerten die Datenqualität in Bezug auf die betriebswirtschaftlichen Messgrößen, ihre Einheit und ihre Dimensionen wie Produkt, Land oder Gesellschaft gemeint. Bei den textlichen Informationen geht es um die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen und der verfassten Botschaften. Präzise und treffende Angaben und Formulierungen werden gefordert, da nur so die Richtigkeit überprüft werden kann..1.1 Use correct, complete, current, and relevant data.. Combine tables and charts Correct Data should be collected, calculated and condensed without mistakes 1 Complete Data should be exhaustive in relation to the message Current Data should be as current as possible in order to support the message Berlin Zurich Vienna Relevant Data should support the respective message.. Give presentations without text or bullet slides Text slide + Explain the arguments, use whiteboards or flipcharts Bullet slide + We look at pictures, but we read or listen to texts + Texts belong in handouts, not on the projector screen 6 Berlin 8 Zurich Vienna Jan Feb Mar Apr..1 Use proper visualization, do not cut axes A B C D Mehr zum Thema CHECK finden Sie bei Jan Feb Mar Apr 6 1 1

22 SUCCESS-REGELN. ENABLE Konzept verwirklichen. ENABLE Konzept verwirklichen SUCCESS ist mehr als nur eine Verschönerung von Diagrammen und Tabellen. SUCCESS greift in die Kultur der Geschäftskommunikation ein, eine praktische Umsetzung muss daher sorgfältig geplant werden. Sind sich die Betroffenen des Problems bewusst? Kennen sie den Nutzen aus der Anwendung von SUCCESS? Stehen brauchbare Werkzeuge zu Verfügung? Ist das Regelwerk in der Organisation etabliert? Diese Themen müssen im Rahmen eines in einem Projekts geplant und umgesetzt werden. Ohne und benötigen die Unterstützung durch die Geschäftsleitung ist hier keine nachhaltige Veränderung möglich. + Problembewusstsein schaffen: Notwendigkeit zur Veränderung erkennen + Einführung planen: Evolution vs. Revolution + System realisieren: Menschen und Software + Organisat ion aufbauen: Unterstützung und Weiterentwicklung ENABLE, die erfolgreiche praktische Umsetzung hängt vor allem auch von den zur Verfügung stehenden Software-Systemen ab. Da Excel in vielen Fällen das Diagramm- und Grafikwerkzeugt der ersten Wahl ist, wird unten ein Schaubild gezeigt, das mit Excel realisiert wurde. Weitere Beispiele und Hinweise dazu, wie man derartige Diagramme mit Excel pur also ohne Programmierung realisieren kann, finden Sie bei excel.hichert.com. Hinweis: Dieses Diagramm basiert auf den Diagramm-Master-Templates der HI-CHART GmbH Die positiven Umsatzabweichungen gegenüber Vorjahr und Budget per August werden sich bis Ende 010 fortsetzen Pharmchem AG Nettoumsatz in Mio. EUR 010 Januar bis August Januar bis Dezember.867 _Aug'09 IST IST.00 _Aug'10 BUD BUD +1 Oncology + Personenverkehr +1 Inflammatory d. + Güterverkehr IST-BUD + +6 Virology Metabolic d. FC-BUD + +7 Betriebsleistung Infrastruktur +6 1 Renal anemia +8 1 Mieterträge - Respiratory d. - Sonst. betr. Erträge +1 Ophtalmology + Zahlungen öff. Hand + Central nervous s. + Eigenleistungen.07 _Aug'10 IST FC.867 IST-BUD _Aug'09 IST _Aug'10 BUD Oncology Inflammatory d. Virology Metabolic d. Renal anemia Respiratory d. Ophtalmology Central nervous s. 1 Renal anemia: Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur asdfsdfl jasdf adf Inflammatory d.: Adipisici elit, sed eiusmod tempor incidunt ut labona Metabolic d.: Nam liber tempor cum soluta nobis eleifend option congue nihil imperdiet doming id quod mazim placerat facer possi Respiratory d.: At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gadf BUD: Consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor FC-BUD IST 010 BUD Personenverkehr Güterverkehr Betriebsleistung Infrastruktur Mieterträge Sonst. betr. Erträge Zahlungen öff. Hand Eigenleistungen + BUD.07 _Aug'10 IST 6 VJ: Dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitid +17 BUD FC +190 VJ Rolf Hichert +19 VJ Mehr zum Thema ENABLE finden Sie bei

23 SUCCESS-REGELN.6 SIMPLIFY Kompliziertheit vermeiden.6 SIMPLIFY Kompliziertheit vermeiden Es geht bei der vereinfachten Darstellung darum, vermeidbare Dinge wegzulassen: Information statt Dekoration! Dies kann im wesentlichen durch zwei Ansätze erreicht werden: Rauschen vermeiden und Redundanz minimieren Man kann sagen: Information ist gewissermaßen das, was zwischen Rauschen (unverständlich, unnötig) und Redundanz (doppelt, bekannt) liegt. Vermiedenes Rauschen und möglichst geringe Redundanz in Berichten und Präsentationen kann erheblich zum besseren Verständnis beitragen. + Rauschen vermeiden: Unter Rauschen wird falsch verstandenes Design verstanden, das nicht zur Verständlichkeit beiträgt. Typische Beispiele hierfür sind Pseudo-D, Rahmen, Hintergrundmuster, Schatten und unnötige Farben. Es sollte nichts dargestellt werden, dem keine Bedeutung zukommt. + Redundanz minimieren: Auf ein gewisses Maß an Redundanz kann nicht verzichtet werden, aber unnötige Redundanz erschwert das Verständnis. Ein typisches Beispiel für Redundanz ist die Angabe der Jahreszahl bei allen zwölf Monaten eines Jahres. Wenn der Titel einer Berichtsseite Nettoumsatz in Mio. EUR lautet, so sollten diese Wörter nicht noch einmal auf dieser Seite auftauchen.