Dienstwagenbesteuerung

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1 Verlag Dashöfer GmbH Magdalenenstraße Hamburg Dienstwagenbesteuerung DIE LOHNSTEUERLICHE BEHANDLUNG BEI DER ÜBERLASSUNG VON FIRMENWAGEN AN ARBEITNEHMER (ÜBERARB. AUFLAGE) Copyright 2007 Verlag Dashöfer Volker Hartmann

2 Volker Hartmann Dienstwagenbesteuerung Die lohnsteuerliche Behandlung bei der Überlassung von Firmenwagen an Arbeitnehmer (Neue, überarbeitete Auflage) Volker Hartmann, Diplom-Finanzwirt, ist langjähriger Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist ein erfahrener Referent und Autor und seine Beiträge zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus. ISBN: Dashöfer Holding Ltd., Zypern & Verlag Dashöfer GmbH, Hamburg. Alle Rechte, insbesondere Titelrecht, Lizenzrecht und gewerbliche Schutzrechte sind im alleinigen Eigentum der Dashöfer Holding Ltd. Zypern. Alle Rechte sind vorbehalten, insbesondere das Recht auf Vervielfältigung und Verbreitung sowie Übersetzung. Kein Teil des Werkes darf in irgend einer Form (durch Druck, Fotokopie, elektronische oder andere Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert werden. Die in diesem Werk enthaltenen Informationen wurden nach bestem Wissen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung erarbeitet, erfolgen aber wegen der einheitlichen Ergebnisse in Forschung, Rechtsprechung und Verwaltung ohne Gewähr. Der Verlag haftet insbesondere nicht für den Inhalt der vorgestellten Internet-Seiten. Die Verantwortung für Inhalt und Funktion der Links liegt bei den jeweiligen Betreibern

3 Inhaltsverzeichnis 1 Grundsätzliches zur Dienstwagenbesteuerung Rechtsgrundlagen für die Dienstwagenbesteuerung Ermittlung des geldwerten Vorteiles Nutzungsverbote durch den Arbeitgeber Ansatz des geldwerten Vorteiles im Rahmen der 1 % - Regelung Listenpreis Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Gestaltungsmöglichkeiten bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Arbeitnehmer ohne regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb Ansatz des geldwerten Vorteiles gemäß Fahrtenbuch-methode Mindestangaben im Fahrtenbuch Elektronisches Fahrtenbuch und Fahrtenschreiber Aufzeichnungserleichterungen Familienheimfahrten Bedeutende Einzelfragen bei der Dienstwagenbesteuerung Wechsel zwischen 1 %-Regelung und Fahrtenbuchmethode Erstmaliger Ansatz des geldwerten Vorteils Fahrzeugwechsel Nutzung mehrerer Fahrzeuge Fahrzeugpool Gelegentliche Nutzung eines Fahrzeuges Gelegentliche Überlassung eines Firmenwagens aus besonderem Anlass Kostendeckelung Zuzahlungen des Arbeitnehmers Unmittelbare Zuzahlungen des Arbeitnehmers Mittelbare Zuschüsse des Arbeitnehmers Oldtimer Park & Ride Navigationssysteme Rechtliche Grundlagen %-Regelung - 6 Absatz 1 Nr. 4 Satz 2 EStG Fahrtenbuchmethode - 6 Absatz 1 Nr. 4 Satz 4 EStG Lohnsteuerrichtlinien, LStR 31 Absatz 9 LStR Hinweise in den Lohnsteuerrichtlinien

4 5.4 BMF-Schreiben zur Dienstwagenbesteuerung BMF-Schreiben vom Zweifelsfragen bei der Überlassung betrieblicher Kraftfahrzeuge an Arbeitnehmer BMF-Schreiben vom , ersetzt Schreiben vom Ertragsteuerliche Erfassung der Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs zu Privatfahrten, zu Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie zu Familienheimfahrten nach 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 6 und 6 Absatz 1 Nr. 4 Sätze 2 und 3 EStG Beschränkung bei der 1 %-Regelung auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens BMF-Schreiben vom zur Anwendbarkeit der 1 %-Regelung nur noch, wenn das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird Beispiele zur Beschränkung bei der 1 %-Regelung auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens

5 1 Grundsätzliches zur Dienstwagenbesteuerung Soweit ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug überlässt, welches auch privat genutzt werden kann, handelt es sich um einen klassischen Sachbezug. Hierbei entsteht ein geldwerter Vorteil, der dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers hinzuzurechnen und sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Dieser geldwerte Vorteil wird bemessen, indem man grundsätzlich monatlich 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zugrunde legt (sog. 1 %-Regelung). Hinzu kommt noch ein Anteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, soweit der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt. Alternativ kann der geldwerte Vorteil auch im Rahmen der sog. Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Unmittelbare Vorrausetzung für die steuerliche Anerkennung des Fahrtenbuches ist, dass das Fahrtenbuch den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Wird kein Fahrtenbuch geführt oder entspricht das Fahrtenbuch nicht den einschlägigen rechtlichen Bestimmungen, kommt zwingend die 1 %-Regelung zum Ansatz. Die Thematik Dienstwagenbesteuerung sollte grundsätzlich sehr ernst genommen und nicht unterschätzt werden. Diese Problematik kommt als Dauerbrenner nahezu bei jeder Lohnsteueraußenprüfung zur Sprache, weil der geldwerte Vorteil in zahlreichen Fällen nicht oder nicht in voller Höhe der Lohnversteuerung unterworfen wird. Die Dienstwagenbesteuerung birgt eine Menge Fehlerquellen, z.b. bei der Ermittlung der lohnsteuerlichen Bemessungsgrundlage, bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, bei Leasingfahrzeugen oder bei Zuzahlungen der Arbeitnehmer. Erschwert wird die Problematik noch durch die höchstrichterliche Rechtsprechung, die jüngst Stellung bezogen hat zur lohnsteuerlichen Behandlung von Navigationssystemen im Firmenwagen. Wird ein Fahrzeug ausschließlich zu dienstlichen Zwecken überlassen, z.b. nachweislich nur für Dienstreisen, entsteht kein geldwerter Vorteil; dieser entsteht nur dann, wenn eine tatsächliche Privatnutzung erfolgt. Der Umfang der Privatnutzung spielt hierbei keine Rolle. Auch wenn die Privatnutzung von sehr untergeordneter Bedeutung ist, z.b. bei einem Außendienstmitarbeiter mit sehr hoher betrieblicher Fahrleistung, ist grundsätzlich ein geldwerter Vorteil anzusetzen

6 Ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers Wenn ein Firmenfahrzeug zu privaten Zwecken überlassen wird, kommt ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers regelmäßig nicht in Betracht. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber aus betrieblichen Gründen ein Interesse daran hat, dass der Arbeitnehmer ein besonders geräumiges Fahrzeug nutzt, z.b. um Waren und Muster zu transportieren oder Werkzeuge mit sich zu führen, oder ein besonders leistungsstarkes Fahrzeug nutzt, z.b. um schnellstmöglich zum jeweiligen Bestimmungsort zu gelangen, oder ein Fahrzeug einer bestimmten Fahrzeugkategorie nutzt, z.b. weil der Arbeitgeber mit diesen Fahrzeugen Handel treibt. Auch wenn ein gewisses betriebliches Interesse des Arbeitgebers vorhanden ist, ist dieses nicht in der Lage, den Arbeitslohncharakter zu überlagern; ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers ist nicht vorhanden. Auch eine Aufteilung in einen steuerpflichtigen und einen steuerfreien Anteil kommt nicht in Betracht. Abgezielt wird hierbei stets auf die objektive Bereicherung des Arbeitnehmers. Objektive Beweislast Die objektive Beweislast, ob und in welchem Umfang ein Fahrzeug privat genutzt wird, liegt stets bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer, nicht jedoch, wie oft angenommen, beim Finanzamt. Die Finanzverwaltung geht regelmäßig davon aus, dass bei der Überlassung eines Firmenfahrzeugs dieses auch privat genutzt wird. Wird ein nach der Lebenserfahrung vollkommen untypischer Sachverhalt vorgetragen, z.b. dass der überlassene Firmenwagen ausschließlich beruflich und nicht, auch nicht von untergeordneter Bedeutung, privat genutzt wird, sind entsprechende Nachweise zu erbringen. Auch ein vom Arbeitgeber ausgesprochenes oder vertraglich vereinbartes Nutzungsverbot ist nicht ausreichend. In diesem Fall sind weitere Maßnahmen erforderlich, auf die an späterer Stelle eingegangen wird. Unbeachtlich ist darüber hinaus, ob die Privatnutzung des Firmenwagens arbeitsvertraglich vereinbart ist oder nicht; abgezielt wird hierbei stets auf die tatsächlichen Begebenheiten

7 Haftung des Arbeitgebers Bitte beachten Sie: Wird der geldwerte Vorteil nicht bzw. in nicht zutreffender Höhe angesetzt, kann der Arbeitgeber vom Betriebsstättenfinanzamt in Haftung genommen werden, d.h. das Betriebsstättenfinanzamt fordert die zuwenig einbehaltene Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer unmittelbar vom Arbeitgeber. Der Arbeitgeber muss die Steuerabzugsbeträge dem Arbeitnehmer weiterbelasten. Kostenerstattung durch den Arbeitgeber Kein Fall der Dienstwagenbesteuerung liegt vor, wenn es sich um ein Fahrzeug handelt, welches dem Arbeitnehmer gehört bzw. von ihm geleast worden ist und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sämtliche Kosten erstattet. Hierbei handelt es sich stets und in voller Höhe um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Soweit es sich um Werbungskostenersatz handelt, kann die Steuerfreiheit erst im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers hergestellt werden; eine Steuerfreiheit im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung kommt nicht in Betracht. Kürzung der Bemessungsgrundlage Eine Kürzung der lohnsteuerlichen Bemessungsgrundlage z.b. wegen einer auffälligen Beschriftung des Firmenwagens oder eingeschränkter Nutzungsmöglichkeiten (z.b. Arbeitsmaterial im Kofferraum des Fahrzeugs) darf nicht vorgenommen werden. 1.1 Rechtsgrundlagen für die Dienstwagenbesteuerung Rechtsgrundlagen für die Dienstwagenbesteuerung sind: 6 Absatz 1 Nr. 4 EStG (Einkommensteuergesetz) R 31 Absatz 9 LStR (Lohnsteuerrichtlinien) mit Hinweisen BMF-Schreiben vom BMF-Schreiben vom

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