Merkblatt. Führung eines Fahrtenbuchs. Inhalt. Sascha Woellke Diplom-Kaufmann (univ.) Steuerberater. Dachauer Straße München

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1 Sascha Wellke Diplm-Kaufmann (univ.) Steuerberater Dachauer Straße München Tel.: 089 / Fax: 089 / Merkblatt Führung eines Fahrtenbuchs Inhalt 1 Allgemeines 2 Frmale Anfrderungen 2.1 Zeitnahe Aufzeichnungen 2.2 Vllständige Aufzeichnungen 2.3 Geschlssene Frm 2.4 Das elektrnische Fahrtenbuch 2.5 Beispiel für ein Fahrtenbuch 3 Fehlerflgen 4 Wann ist welche Methde günstiger? 5 Aktuelle Änderung bringt Erleichterungen 6 Checkliste: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch 6.1 Betriebliche und private Kfz-Nutzung 6.2 Berechnung nach der Listenpreismethde 6.3 Berechnung nach der Fahrtenbuchmethde 6.4 Vraussetzungen für ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch

2 1 Allgemeines Das Führen eines Fahrtenbuchs dient dazu, den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung eines dienstlichen Fahrzeugs schlüssig nachzuweisen. Auf Grundlage der Aufzeichnungen kann ein individueller geldwerter Vrteil ermittelt werden mit dem Ziel, die pauschale Besteuerung nach der sgenannten 1-%-Regelung zu vermeiden. Bei Anwendung der 1-%-Regelung ist die Steuer meist wesentlich höher, weil mnatlich 1 % des Bruttinlandslistenpreises als geldwerter Vrteil zusätzlich zu den übrigen Gehaltsbestandteilen angesetzt wird. Hinzu kmmen als Wertansatz für die Nutzung zwischen Whnung und Arbeitsstätte mnatlich 0,03 % des Bruttinlandslistenpreises je Entfernungskilmeter (siehe Punkt 5). Der private Nutzungswert ist derjenige Anteil an den Gesamtksten des Kfz, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Die Gesamtksten sind als Summe der Nettaufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer zu ermitteln, sfern aus den Beträgen ein Vrsteuerabzug möglich war, Nicht mit Vrsteuer belastete Ksten (z.b. Abschreibungsbeträge bei Pkw-Kauf aus privater Hand) werden nicht in die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer mit einbezgen. Die Abschreibungen (AfA) gehören grundsätzlich zu den Gesamtksten. Ferner fallen hierunter Betriebsstffksten, Ersatzteile und Zubehör, Wartungs- und Reparaturksten, Kfz-Steuer und Kfz- Versicherung swie die Garagenmiete. Aus Fahrleistung und Gesamtksten ergibt sich der Aufwand je Kilmeter. Dieser Kilmetersatz ist Grundlage der Steuerberechnung für die Privatfahrten, zu denen auch die Fahrten zur Arbeitsstätte gehören. Dabei werden sämtliche Ksten mit dem Bruttwert angesetzt, auch die AfA für den Pkw. Beispiel Die Pkw-Ksten betragen brutt inklusive AfA. Im Jahr werden km gefahren, davn km privat und km für Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Wagens beträgt , die Entfernung zum Bür 25 km. Ansatz nach der Fahrtenbuchmethde: Ksten pr km ( / km) 0,23 Geldwerter Vrteil ( km x 0,23 ) Ansatz nach der 1-%-Methde: Privatfahrten ( x 1 %) x 12 Mnate Fahrten zur Arbeit ( x 0,03 % x 25 km) x 12 Mnate Lhnsteuerpflichtiger Sachbezug Das Fahrtenbuch halbiert die steuerliche Belastung fast. Am Ende des Jahres kann man s über das Verhältnis der privaten zu den geschäftlich gefahrenen Kilmetern erkennen, wie hch der przentuale Anteil der privat bedingten Kfz-Ksten ist. Für die Berechnung der Kfz-Ksten beim Lhnsteuerabzug können zunächst die Ksten des Vrjahres zugrunde gelegt werden. Sfern der Arbeitgeber die Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung aus Vereinfachungsgründen aufgrund der pauschalen 1-%-Listenpreisregelung vrnimmt, können Arbeitnehmer den geldwerten Vrteil über ihre persönliche Einkmmensteuererklärung steuermindernd ansetzen. 1 Der Arbeitnehmer führt während des Jahres ein Fahrtenbuch und ermittelt s die entstandenen Ksten je Kilmeter. 2 Anschließend bescheinigt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, dass die private Nutzung des Fahrzeugs bei den jeweiligen Lhnsteuerabrechnungen pauschal über die 1-%-Regelung vrgenmmen wurde. 3 Um diesen Betrag wird der Arbeitslhn auf den elektrnischen Lhnsteuerabzugsmerkmalen gemindert. 4 Dann wird der laut Fahrtenbuch berechnete niedrigere Wert als steuerpflichtiger geldwerter Vrteil hinzuaddiert. Unternehmer, Freiberufler, Landwirte der Gesellschafter einer KG, OHG der GbR dürfen im Gegensatz zu Angestellten die 1-%-Regel nur bei Fahrzeugen mit überwiegend betrieblicher Nutzung verwenden. Daher können Selbständige pr Mnat 1 % vm Listenpreis ansetzen, selbst wenn sie einen Wagen bis zu 49,9 % für Freizeit, Urlaub der Fahrten durch Familienangehörige verwenden. Dieser mehr als 50%ige Anteil der betrieblichen Fahrten muss nachgewiesen der zumindest glaubhaft gemacht werden. Dafür ist nicht zwingend ein rdnungsgemäßes, aber zeitaufwendiges Fahrtenbuch ntwendig. Selbständige können den Nachweis über die betrieblichen Fahrten in jeder geeigneten Frm glaubhaft machen, etwa durch Eintrag im Terminkalender, die Abrechnung gefahrener Kilmeter gegenüber Kunden, Reisekstenaufstellungen swie andere Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum vn drei Mnaten. Zum Nachweis im Quartal reichen bei betrieblichen Fahrten bereits der jeweilige Anlass und die zurückgelegte Strecke. Hinzu kmmen die Kilmeterstände zu Beginn und Ende des Dreimnatszeitraums. Wer als beispielsweise vn September bis Nvember dienstlich mehr als 50 % inklusive der Strecken zur Whnung fährt, für den hat sich diese Mühe sgar auf Dauer gelhnt, denn der einmal errechnete betriebliche Anteil darf auch für die Flgejahre weiterhin unterstellt werden, sfern sich hier keine wesentlichen Verände-

3 rungen ergeben. In der Regel kann das ermittelte Ergebnis bis zum Verkauf des Pkw verwendet werden. Allerdings bietet das Fahrtenbuch auch in slchen Fällen die verlässlichste Grundlage. In jedem Fall gehen Sie durch ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch Knflikten mit dem Finanzamt vn vrnherein aus dem Weg. Bei einigen Berufsgruppen wie Handelsvertretern der Taxiunternehmern mit typischer Reisetätigkeit wird die überwiegend dienstliche Nutzung unterstellt. Ansnsten reicht als Nachweis eine Auflistung der Fahrten für einen repräsentativen Zeitraum vn drei Mnaten der beispielsweise die Glaubhaftmachung, dass die tägliche Pendelstrecke vn der Whnung zum Betrieb mehr als die Hälfte der Gesamtfahrleistung ausmacht. War die Betriebsprüfung vr Ort und hat sich mit der Firma auf einen Privatanteil bei der Nutzung des Firmenwagens gütlich geeinigt, darf dieser autmatisch auch für vergangene und künftige Jahre angesetzt werden. Da hier weitere Nachweise entfallen, lhnt ein substantiiertes Verhandeln mit dem Finanzbeamten. 2 Frmale Anfrderungen Ein Fahrtenbuch wird vm Finanzamt nur anerkannt, wenn die Aufzeichnungen zeitnah und lückenls erflgen, schlüssig sind und ihre Änderung im Nachhinein ausgeschlssen werden kann. Die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken sind gesndert und laufend nachzuweisen. Des Weiteren müssen die Ksten für Kraftstff, Parkgebühren, Kfz-Reparaturen und andere Aufwendungen, welche das Fahrzeug betreffen, angegeben werden. Dagegen rechnen beispielsweise Straßenbenutzungsgebühren der Unfallksten nicht zu den Gesamtksten. Sämtliche Ksten müssen separat aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden. Dabei müssen sich alle Angaben aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Die Einträge müssen jeweils ihre Vllständigkeit und Richtigkeit hinreichend gewährleisten und auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Wer sich für die Führung eines Fahrtenbuchs entscheidet, muss damit am ersten Tag des Geschäftsjahres (in der Regel das Kalenderjahr und smit an Neujahr) beginnen und dies über das gesamte Geschäftsjahr frtführen. Die Führung des Fahrtenbuchs zum Nachweis der tatsächlich angefallenen Fahrten und Ksten kann damit nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen. 2.1 Zeitnahe Aufzeichnungen Der Nachweis des Verhältnisses vn dienstlichen zu privaten Fahrten setzt neben vllständigen und frtlaufenden Aufzeichnungen insbesndere auch eine zeitnahe Führung vraus. Dies ist nicht mehr der Fall, wenn das Fahrtenbuch erst im Nachhinein anhand vn Ntizzetteln und dem Terminkalender erstellt wird, selbst wenn die Angaben stimmen sllten. Es empfiehlt sich daher, die Aufzeichnungen sfrt nach Fahrtende, zumindest jedch am Ende eines Tages vrzunehmen. 2.2 Vllständige Aufzeichnungen Aus den Aufzeichnungen müssen sich die gefahrenen Kilmeter hne Unterbrechung der beruflichen der privaten Nutzung zurdnen lassen. Dazu sind bei dienstlichen Fahrten flgende Angaben ntwendig: Datum, Uhrzeit und Kilmeterstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich der beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel und -zweck swie die Rute bei Umwegen, aufgesuchte Geschäftspartner, Grund für die dienstliche Fahrt, beispielsweise Kundenbesuch der Hausbesuch bei Patienten, Ortsangabe, aus der sich der aufgesuchte Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt. Enthält eine dienstliche Fahrt auch private Ziele, ist der Kilmeterstand vr und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilmeterangaben. Bei Fahrten zwischen Whnung und Arbeit reicht wegen der Wiederhlung jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden der regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind. Allein die Fahrtenbuchführung ist nch keine Ausübung des Wahlrechts in die eine der andere Richtung. Sie können sich als für die günstigere der beiden Berechnungsmethden erst nach Silvester entscheiden und dieses Ergebnis dann zusammen mit der Steuererklärung dem zuständigen Finanzamt melden. Gehören Sie einem Berufsstand an, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist? Sind Sie vielleicht Rechtsanwalt, Ntar, Steuerberater, Arzt, Jurnalist der Hebamme? Dann müssen Sie gleichwhl die entsprechenden Angaben im Fahrtenbuch vrnehmen. Bei Angehörigen freier Berufe,

4 die einer Schweigepflicht unterliegen, reicht im Fahrtenbuch die Angabe Mandanten- bzw. Patientenbesuch als Reisezweck aus, wenn deren Name und Adresse detailliert in einem getrennt vm Fahrtenbuch geführten Verzeichnis festgehalten werden. Die gewählte Methde - 1-%-Methde der Fahrtenbuchmethde - gilt swhl für die Ermittlung des Privatanteils als auch für die Fahrten zwischen Whnung und Arbeit. Für alle Fahrten kmmt einheitlich entweder die eine der andere Alternative in Betracht. Dabei kann das Wahlrecht für jedes einzelne Kfz gesndert ausgeübt werden. Ein Wechsel ist nur vn Jahr zu Jahr möglich. Bei einem Fahrzeugwechsel lässt die Finanzverwaltung ein Umsteigen auf die jeweils andere Methde aber auch innerhalb des Jahres zu. 2.3 Geschlssene Frm Da nachträgliche Änderungen der Ergänzungen ausgeschlssen bzw. zumindest deutlich erkennbar sein müssen, ist die zeitnahe Führung des Fahrtenbuchs in geschlssener Frm erfrderlich. Dies bedeutet, dass eine Sammlung lser Zettel, die die Aufzeichnungen enthalten, den Anfrderungen nicht genügt. Finanzbeamte und Außenprüfer achten ganz besnders und meistens zuerst auf diese Frmvrgaben. Ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesndere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen. Es reicht daher nicht, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Nach Sinn und Zweck sll das Fahrtenbuch dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienen. Hierzu muss es eine hinreichende Gewähr für seine Vllständigkeit und Richtigkeit bieten, mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein und zur vllständigen Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangs- und Endpunkts enthalten. 2.4 Das elektrnische Fahrtenbuch Wird ein Fahrtenbuch elektrnisch geführt, muss dies ebenfalls zeitnah geschehen. Auch hier muss ausgeschlssen sein, dass Einträge im Nachhinein hne Dkumentatin verändert werden können. Ein Fahrtenbuch, das mit einem Tabellenkalkulatinsprgramm (beispielsweise Excel) geführt wird, erfüllt diese Anfrderung nicht. Hier ist besndere Vrsicht gebten, da elektrnische Fahrtenbücher, Fahrtenbuch-Sftware der Fahrtenbuch-Apps vn der Finanzverwaltung weder zertifiziert nch zugelassen werden. Selbst wenn alle technischen Vraussetzungen erfüllt werden und nachträgliche Veränderungen der Aufzeichnungen entweder technisch ausgeschlssen sind der nachvllziehbar dkumentiert werden, müssen für die Anerkennung eine Vielzahl vn Vraussetzungen erfüllt sein. Bei elektrnischen Fahrtenbüchern müssen neben den ben beschriebenen frmalen Anfrderungen unter anderem flgende Vraussetzungen erfüllt sein: 1 Die Hard- und Sftware muss rdnungsgemäß bedient werden. 2 Geänderte Eingaben müssen swhl in der Anzeige des elektrnischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch im Ausdruck eindeutig gekennzeichnet sein. 3 Es muss sichergestellt sein, dass die Daten des elektrnischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) unveränderlich aufbewahrt und gegebenenfalls wieder unverändert lesbar gemacht werden können. Bei Änderungen müssen die Änderungshistrie und der ursprüngliche Inhalt ersichtlich sein. 4 Bei Betriebsprüfungen hat die Finanzverwaltung das Recht, auf elektrnische Fahrtenbücher zuzugreifen. Aus diesem Grund muss sichergestellt sein, dass die Fahrtenbuchdaten maschinell ausgewertet werden können. 5 Mittlerweile gibt es viele Navigatinsgeräte mit Fahrtenbuchfunktin der Smartphne-Apps, bei denen Datum, Kilmeterstand und Fahrtziel autmatisch erfasst werden. In slchen Fällen ist es zulässig, den Fahrtanlass nachträglich in einem Internetprtal nachzutragen, wenn dies innerhalb vn sieben Tagen nach der Fahrt geschieht. 6 Wenn die Fahrtstrecken bei slchen elektrnischen Fahrtenbuchsystemen über GPS berechnet werden, kann es vrkmmen, dass der tatsächliche Tachstand vn den elektrnisch ermittelten Angaben abweicht. In diesem Fall sllten Sie den tatsächlichen Tachstand jährlich der halbjährlich dkumentieren.

5 2.5 Beispiel für ein Fahrtenbuch Datum Abfahrt Ankunft Uhr 8.10 Uhr vn nach Reiserute Zweck der Reise/ Gesprächspartner Musterstadt Musterdrf A4 bis Ausfahrt Musterdrf, dann bis Messe Gefahrene Kilmeter geschäftlich privat Whnung/ Arbeitsstätte Beginn Tachstand Herr Müller Ende 3 Fehlerflgen Wird das Fahrtenbuch nicht rdnungsgemäß geführt, kmmt nachträglich die 1-%-Methde zur Anwendung und führt zumeist in der Knsequenz zu höheren Steuern. Die für die Aufzeichnungen aufgewendete Mühe war dann möglicherweise umsnst. Die häufigsten Fehler, die Betriebsprüfer beanstanden, sind flgende: Die Aufzeichnungen erflgen nicht zeitnah, was durch ein über längere Zeit einheitliches Schriftbild auffällt. Die Angaben sind unschlüssig. Dafür sprechen beispielsweise abweichende Kilmeterstände im Fahrtenbuch und auf den Werkstattrechnungen der differierende Ortsangaben laut Tankquittung und Eintrag. Fällt dies mehrfach im Jahr auf, wird die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs bezweifelt. Bei EDV-Aufzeichnungen ist eine Änderung der Daten im Nachhinein nicht ausgeschlssen, weil ein PC-Tabellenkalkulatinsprgramm verwendet wurde. Kleine inhaltliche Unregelmäßigkeiten müssen dabei nch nicht schädlich sein; das Fahrtenbuch kann - ebens wie eine Buchführung - trtz einiger frmeller Mängel aufgrund der Gesamtbewertung nch als frmell rdnungsgemäß eingestuft werden. Sind jedch gleich mehrere Angaben unplausibel und ergeben sich viele Widersprüche zwischen den Eintragungen und den Belegen, legen Finanzbeamte - insbesndere Betriebs- und Lhnsteuer-Außenprüfer - es der Besteuerung nicht mehr zugrunde. 4 Wann ist welche Methde günstiger? Die Fahrtenbuchmethde ist steuerlich günstig, wenn die Privatfahrten selten sind der die Gesamtfahrleistung gering ist, der Listenpreis des Wagens inklusive der Snderausstattung hch ist, die Firma das Kfz mit hhem Rabatt erwrben hat, der Pkw bereits abgeschrieben ist, ein Gebrauchtfahrzeug gefahren wird, die Entfernung zwischen Whnung und Arbeit weit ist der ein Unternehmer mehrere Pkws im Betriebsvermögen hält. Der nach dem Listenpreis berechnete geldwerte Vrteil ist hingegen geringer, wenn der Wagen viel der ausschließlich privat gefahren wird, der Pkw preiswert ist der die Entfernung zwischen Whnung und Arbeit gering ausfällt. Verlangt der Arbeitgeber für einen Firmenwagen ein Entgelt, mindert dies den geldwerten Vrteil, maximal jedch auf 0. Dies ist insbesndere dann negativ, wenn Sie als Arbeitnehmer einen Zuschuss zum Pkw-Erwerb leisten sllen. Übersteigt Ihr Zuschuss den geldwerten Vrteil im Kaufjahr, geht der übersteigende Betrag jedch nicht verlren, sndern kann ins Flgejahr übertragen werden. 5 Aktuelle Änderung bringt Erleichterungen Dürfen Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch für das Pendeln zwischen Whnung und Arbeitsstätte nutzen, wird ein zusätzlicher geldwerter Vrteil berücksichtigt. Bei der Listenpreismethde sind das pr Entfernungskilmeter und Mnat 0,03 % des Autpreises. Dieser Zuschlag ist ein fester Mnatsbetrag, unabhängig davn, wie ft das Fahrzeug tatsächlich für Fahrten vn der Whnung zur Arbeit genutzt wird. Er entsteht deshalb auch, wenn das Fahrzeug nicht den ganzen Mnat überlassen wird, der Arbeitnehmer wegen Urlaub der Krankheit nicht den vllen Mnat damit fährt der wegen häufiger Außendiensttermine der vieler Dienstreisen den Betrieb nur gelegentlich aufsucht. Bislang wurde in slchen Fällen ftmals ein Fahrtenbuch geführt. Dies kann aufgrund der aktuell geänderten Verwaltungsauffassung in vielen Fällen entfallen, und Betrffene können eine günstigere Rechnung verwenden: Die 0,03-%-Regel bei der Listenpreismethde geht vn der pauschalen Annahme aus, dass der Pkw an 180 Tagen jährlich der durchschnittlich an 15 Tagen mnatlich genutzt wird. Ist dies seltener der Fall, kann man den geldwerten Vrteil nun auch durch eine sge-

6 nannte Einzelbewertung ermitteln. Dabei ist für die einzelne Fahrt jeder Entfernungskilmeter mit 0,002 % des Listenpreises zu bewerten, s dass sich der Vrteil nach den tatsächlich durchgeführten Strecken bemisst. Grundlegend verbessert sich dadurch die steuerliche Situatin für Arbeitnehmer, die mit dem Firmenwagen durchschnittlich an weniger als 15 Tagen im Mnat vn der Whnung zur Arbeit pendeln. Sie können dies in allen nch ffenen Einkmmensteuerfällen bis 2010 nutzen, indem sie eine entsprechende Berechnung beantragen. Für das Jahr 2011 und die Flgezeit gelingt das entweder sfrt über den Lhnsteuerabzug durch den Arbeitgeber der anschließend über die Steuererklärung für 2011 sfern es sich nch um ffene Fälle handelt. Beim Lhnsteuerabzug ist der Arbeitgeber jedch nicht zu dieser nun erlaubten Einzelbewertung verpflichtet. Er muss in Abstimmung mit dem jeweiligen Arbeitnehmer die Anwendung für jedes Jahr einheitlich festlegen und darf unterjährig nicht wechseln. Bei der Veranlagung zur Einkmmensteuer ist der Arbeitnehmer nicht an die für die Erhebung der Lhnsteuer gewählte Methde gebunden und kann die Methde einheitlich für das gesamte Kalenderjahr wechseln. 6 Checkliste: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Die flgende Checkliste erläutert Ihnen die beiden Methden zur Berechnung des betrieblichen und privaten Fahrtanteils beim betrieblichen Kfz der Firmenwagen durch die Führung eines Fahrtenbuchs der die Berechnung anhand des Listenpreises. Diese Gegenüberstellung sll Ihnen erleichtern, sich für die in Ihrer Situatin günstigste Alternative zu entscheiden. 6.1 Betriebliche und private Kfz-Nutzung Zur privaten Nutzung gehören alle familiär veranlassten Strecken wie Besuchs-, Einkaufs- und Freizeitfahrten swie die Fahrten der Familienangehörigen, die das Kfz mitbenutzen können. Die blße Behauptung, das Kfz werde nicht für Privatfahrten genutzt der hierfür würde ausschließlich ein anderer Wagen genutzt, reicht nicht, um eine Versteuerung der Privatnutzung zu vermeiden. Der Bundesfinanzhf hat sgar in einem aktuellen Urteil vm entschieden, dass allein die Möglichkeit der Privatnutzung zu einem geldwerten Vrteil führt. Für Selbständige sind die Fahrten zwischen Whnung und Betrieb swie Familienheimfahrten bei dppelter Haushaltsführung betrieblich veranlasst. Stellt die GmbH dem Gesellschafter-Geschäftsführer ein Betriebs-Kfz zur Verfügung, gelten in der Regel die Vrschriften wie für fremde Arbeitnehmer hinsichtlich der lhnsteuerlichen Grundsätze. Gehören mehrere Pkws zum Betriebsvermögen, kmmt es grundsätzlich zum mehrfachen Ansatz der Privatnutzung über die Listenpreisregel. Darüber infrmiert Sie das Merkblatt Pkw-Nutzung durch Unternehmer, das wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen. Hat eine Persnengesellschaft mehrere privat nutzbare Fahrzeuge im Betriebsvermögen, erhöht sich die Nutzungsentnahme um jeden Beteiligten swie dessen Angehörige, die das Fahrzeug ihrerseits privat nutzen. Nutzen Freiberufler und Unternehmer ihren Betriebs-Pkw der Arbeitnehmer einen vn der Firma überlassenen Wagen, müssen sie für die Privatfahrten Steuern zahlen: Beim Mitarbeiter wird ein geldwerter Vrteil zusätzlich zum Lhn als Sachbezug versteuert. Selbständige müssen insweit eine Gewinnerhöhung vrnehmen. Bei Gesellschaftern vn KG, GbR der OHG werden die Snderbetriebseinnahmen erhöht. Der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer wird wie ein nrmaler Arbeitnehmer behandelt. 6.2 Berechnung nach der Listenpreismethde Selbständige können den privaten Anteil nur pauschal ermitteln, wenn sie das Fahrzeug zu mehr als 50 % beruflich nutzen und daher als ntwendiges Betriebsvermögen ausweisen müssen. Dabei müssen Sie die Aufteilung zwischen beruflichen und privaten Strecken dem Finanzamt vereinfacht (etwa durch Kalendereinträge) nachweisen (siehe Punkt 1).

7 Berechnungsbeispiel Abzustellen ist auf den inländischen Bruttlistenpreis bei Erstzulassung. Unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers + Snderausstattung (Klimaanlage, Radi, Navigatinsgerät, Diebstahlsicherung), sfern diese Zusatzausstattung bei der Erstzulassung bereits vrhanden ist. Der nachträgliche Einbau - beispielsweise einer Gasanlage - muss nicht mehr dazu gerechnet werden. Auttelefn, Zusatzreifen, Felgen, Überführungs- und Zulassungsksten Bei bis zum angeschafften Elektr- und extern aufladbaren Hybridelektrfahrzeugen im Listenpreis enthaltene Snderausstattung für den Akku (Batterie) in pauschaler Höhe vn 500 pr kwh Speicherkapazität der Batterie. Der Betrag vn 500 mindert sich für in den Flgejahren angeschaffte Kfz jährlich um 50 pr kwh Speicherkapazität. + Gesetzliche Umsatzsteuer = Maßgeblicher Listenpreis, abgerundet auf vlle 100 Bei der Versteuerung nach dem Bruttlistenpreis spielt es keine Rlle, b es beim Kauf einen hhen Rabatt gab, ein gebrauchtes Fahrzeug gekauft der die Vrsteuer geltend gemacht wurde. Insbesndere bei älteren und damit schn fast abgeschriebenen Fahrzeugen kann der Betrag für die Privatnutzung höher ausfallen als die tatsächlich entstandenen Kfz-Ksten. Dann ist die Gewinnkrrektur auf die tatsächlich gebuchten Betriebsausgaben begrenzt (sgenannte Kstendeckelung). 6.3 Berechnung nach der Fahrtenbuchmethde Grundvraussetzung ist ein für ein ganzes Jahr rdnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Vm ersten Tag an sind sämtliche Fahrten rdnungsgemäß im Fahrtenbuch zu erfassen. Sämtliche Ksten für das betrffene Fahrzeug müssen separat aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden. Grundlage ist ein nach den Gesamtksten ermittelter Kilmetersatz, der dann auf die privat gefahrenen Kilmeter und die Kilmeter zwischen Whnung und Arbeit anzuwenden ist. Für die Ermittlung der Gesamtksten sind die Bruttwerte maßgebend. S ist etwa - anders als bei den Betriebsausgaben - die Abschreibung vm Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer zu berechnen. Bei Freiberuflern, die einer Schweigepflicht unterliegen (beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte), reicht im Fahrtenbuch die Angabe Mandanten- bzw. Patientenbesuch als Reisezweck aus, wenn deren Name und Adresse in einem getrennt vm Fahrtenbuch geführten Verzeichnis festgehalten werden. Kleinere Aufzeichnungsmängel führen nicht generell dazu, dass das gesamte Fahrtenbuch verwrfen wird. Es muss aber ansnsten plausibel sein und die zutreffende Aufteilung der Ksten gewährleisten. Allerdings erleichtert die exakte Führung in der Praxis den Umgang mit der Betriebsprüfung. Die gewählte Pauschal- der Einzelnachweismethde gilt swhl für die Ermittlung des Privatanteils als auch für die täglichen Fahrten vn der Whnung zur Arbeit. Für alle Fahrten kmmt einheitlich pr Pkw entweder nur die Pauschalmethde der die Einzelnachweismethde in Betracht. Ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen alle Angaben enthalten und diese müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Es muss zeitnah und in geschlssener Frm geführt werden und die Fahrten frtlaufend wiedergeben. Wenn Eintragungen regelmäßig Fehler und Widersprüche zu den übrigen Belegen aufweisen, ist das Fahrtenbuch nicht rdnungsgemäß. Das gilt etwa bei reginalen Abweichungen der für bestimmte Tage angegebenen Zielrte vn den Tankquittungen. Eine mittels PC erzeugte Datei, an der später nch Veränderungen vrgenmmen werden können, hne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dkumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei ffengelegt wird, stellt kein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Der Ausdruck einer Excel-Tabelle zum Nachweis der Vllständigkeit und Richtigkeit der erfrderlichen Fahrtenbuchangaben ist nicht geeignet. 6.4 Vraussetzungen für ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch Die Besteuerung des Privatanteils nach den tatsächlichen Ksten ist zwar mühseliger, lhnt aber in vielen Fällen. Inhaltlich muss ein Fahrtenbuch mindestens flgende Angaben enthalten: Amtliches Kennzeichen, damit feststeht, für welches Fahrzeug das Fahrtenbuch geführt wird Datum und Kilmeterstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich bzw. beruflich veranlassten Fahrt. Bitte beachten Sie: Ein Fahrtenbuch mit gerundeten Kilmeterangaben ist nicht rdnungsgemäß. Für Fahrten zwischen Whnung und Arbeit genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Bei gemischten Fahrten mit dienstlichen und privaten Elementen muss der Kilmeterstand vr

8 und nach der privaten Unterbrechung aufgezeichnet werden. Für Privatfahrten genügen Kilmeterangaben. Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden der regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind. Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner Grund der dienstlichen Fahrt, beispielsweise Kundenbesuch der betrieblicher Einkauf Ortsangabe, aus der sich der aufgesuchte Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt Strecke bei Umwegfahrten Anstelle des Fahrtenbuchs kann ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen. Ein elektrnisches Fahrtenbuch ist zulässig, wenn beim Ausdrucken nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlssen sind der zumindest dkumentiert werden. Eine Zertifizierung durch die Finanzverwaltung gibt es für elektrnisch geführte Fahrtenbuchsysteme nicht. Das Fahrtenbuch kann nur berücksichtigt werden, wenn es für das gesamte Geschäftsjahr bei Selbständigen der für einen Veranlagungszeitraum bei Arbeitnehmern geführt wird. Lediglich bei einem Fahrzeugwechsel ist auch ein Methdenwechsel erlaubt. Für eine Reihe vn Berufen wie Mnteur, Handelsvertreter, Kurierfahrer, Vertreter, Taxifahrer, Fahrlehrer der ähnliche Berufsgruppen mit überdurchschnittlich hher Nutzung vn Betriebsfahrzeugen gibt es Aufzeichnungserleichterungen, sfern sie regelmäßig aus beruflichen Gründen grße Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen. Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung. Rechtsstand: Nvember 2014 Alle Infrmatinen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erflgen jedch hne Gewähr. Diese Infrmatin kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

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