Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa. Informationsveranstaltung für Vereine am auf Gut Altona

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1 Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Informationsveranstaltung für Vereine am auf Gut Altona Herbst 2013

2 Themenübersicht Einführung in SEPA mit Praxisbeispielen Alexander Apke, Firmenkundenbetreuer Unterstützung bei der SEPA-Einführung durch Zahlungsverkehrsprogamme Stefan Feldt, Zahlungsverkehrsberater für Elektronische Bankdienstleistungen Seite 2

3 Einführung in SEPA mit Praxisbeispielen SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften Umsetzung in der Praxis Seite 3

4 SEPA-Überweisung Einführung der SEPA-Überweisung im Januar 2008 Nachfolger der EU-Standardüberweisung Beleghafte und beleglose Einreichung möglich Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag (seit dem ) Keine Betragsgrenze IBAN & BIC ersetzen Konto-Nr. und Bankleitzahl (Übergangsfrist für Verbraucher bis zum , gilt nicht für Vereine!!!) IBAN only in Deutschland möglich Grundsätzlich kein Widerruf möglich Seite 4

5 IBAN und BIC* *IBAN = International Bank Account Number / BIC = Bank Identifier Code IBAN: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC: GENO DE F1 WDH = Volksbank Wildeshauser Geest eg Bankbezeichnung (4) ISO-Ländercode (2) Ortsangabe (2) Filialbezeichnung (3) Ihr Kontoauszug bzw. Ihre Kontokarte enthält schon seit einiger Zeit diese Angaben. Seite 5

6 IBAN only für innerdeutsche Überweisungen Für Verbraucher wird eine generelle Nutzungsverpflichtung von IBAN und BIC als schwierig angesehen. Deshalb dürfen Verbraucher bis Februar 2016 noch mit Konto-Nr. und Bankleitzahl agieren. Bei innerdeutschen Überweisungen kann ab Februar 2014 auf die Angabe des BIC verzichtet werden ( IBAN only ). Dies gilt für alle Kunden. Für grenzüberschreitende Zahlungen ist die zusätzliche Angabe des BIC erforderlich. VEREINE müssen SEPA-Zahlungen und -Einzüge ab nutzen Seite 6

7 Einführung in SEPA mit Praxisbeispielen SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften Umsetzung in der Praxis Seite 7

8 SEPA-Lastschriftverfahren SEPA-Basis-Lastschrift ersetzt die Einzugsermächtigung SEPA-Firmen-Lastschrift ersetzt den Abbuchungsauftrag (keine weitere Betrachtung) Jeder Lastschrifteinreicher (z.b. ihr Verein) benötigt eine Gläuber-ID Einreichungen von SEPA-Lastschriften sind nur noch beleglos möglich!! Es gelten veränderte Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften, andere rechtliche Regelungen und weitere Einschränkungen (z.b. Teilnehmerkreis). Seite 8

9 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank Beantragung unter: Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Nationales Identifikationsmerkmal Individuell nutzbar (z.b. für Unterabteilungen oder -gruppen) Seite 9

10 SEPA-Basis-Lastschrift Beispielmandat Daten des Gläubigers Muster-Verein e.v. Musterstr Musterstadt Gläubiger-ID DE78ZZZ Mandatsreferenz Die vier Bestandteile eines Mandats. Vorgegebener Mandatstext Ich ermächtige den Muster-Verein e.v., Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von dem Muster-Verein e:v. auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungstag, die Erstattung der belasteten Beträge verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Eindeutige Bezeichnung SEPA-Lastschriftmandat Daten des Zahlungspflichtigen Name und Anschrift des Zahlungspflichtigen Bankverbindung des Zahlungspflichtigen (IBAN und BIC) Datum, Ort und Unterschrift des Zahlungspflichtigen Seite 10

11 SEPA-Lastschrift Umdeutung Anstelle der Einholung eines neuen Mandats können Kunden auch schriftlich über die Umdeutung der vorhandenen Einzugsermächtigung in eine SEPA-Basis-Lastschrift unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin informiert werden. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Das Anschreiben für die Umdeutung kann wenn Geldbeträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden gleichzeitig als Vorabankündigung genutzt werden Seite 11

12 Mandat Allgemeine Hinweise Mandate sind nur mit Datum und händischer Unterschrift aller Kontoinhaber gültig Eindeutige Mandatsreferenz für jeden Zahler (z.b. Mitgliedsnummer) Archivierung des Mandats noch mindestens 14 Monate nach letztem Einzug durch Gläubiger Mandat ist ab dem Unterschriftsdatum gültig (keine Vordatierung!) Mandat verfällt nach 36 Monaten nach dem letzten Lastschrifteinzug (mögliches Problem bei Beitragsbefreiung) Seite 12

13 Mandatsreferenz Allgemeine Hinweise Mandatsreferenz ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-ID eine eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats Mandatsreferenz unterliegt folgenden Restriktionen: Maximal 35 Zeichen Keine Leerzeichen erlaubt!!! Keine Umlaute erlaubt!!! Mögliche Sonderzeichen +, -,?, :, (, ),.,, Seite 13

14 SEPA-Lastschrift-Vorabankündigung Der Zahlungspflichtige ist spätestens 14 Tage vor dem Zahlungstermin über eine anstehende SEPA-Lastschrift zu informieren: Inhalt der Vorabankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermine Gläubiger-ID Mandatsreferenznummer Keine Formvorgabe, möglich sind z. B. Brief oder Rechnung oder Fax Seite 14

15 Vorabankündigung (Pre-Notifikation) Verpflichtende Information des Einreichers an den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen Frist 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart wurde Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Information z.b. im Antrag auf Mitgliedschaft aus (Betragsänderungen sind als neue Vorabankündigung zu formulieren) Inhalt der Vorabankündigung: Belastungsbetrag, Belastungstermine, Gläubiger-ID, Mandatsreferenznummer Keine Formvorgabe, möglich sind z. B. Brief, Aufnahmeantrag, , Fax, Einladung zur Jahreshauptversammlung. Seite 15

16 SEPA-Basis-Lastschrift Einreichungsfristen bei der Volksbank Wildeshauser Geest eg Erstmalige Einreichung 6 Bankarbeitstage vor Einzugstermin Wiederholte Einreichung 3 Bankarbeitstage vor Einzugstermin Rückgabe durch Zahlungspflichtigen bis zu 8 Wochen bei autorisierten Lastschriften möglich Rückgabe durch Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monate bei nicht autorisierten Lastschriften möglich Bankarbeitstage Seite 16

17 SEPA-Basis-Lastschrift Einreichungsbeispiel Beispiel: Erstmaliger Einzug zum und anschließend monatlich zum 15. eines jeden Monats APRIL ( KARFREITAG, OSTERMONTAG) M D M D F S S MAI M D M D F S S Erstmalige Einreichung muss am der Volksbank Wildeshauser Geest eg vorliegen Wiederkehrende Einreichung muss am der Volksbank Wildeshauser Geest eg vorliegen Seite 17

18 Einführung in SEPA mit Praxisbeispielen SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften Umsetzung in der Praxis Seite 18

19 Umsetzung in der Praxis Gesamtziel I. Umstellung aller Lastschriften auf SEPA-Lastschriften Termin: spätestens bis zum II. Organisation der Mandatsarchivierung Termin: spätestens bis zum Seite 19

20 Umsetzung in der Praxis Umsetzungspunkte 1. Beantragung der Gläubiger-ID bei der Bundesbank Termin: schnellstmöglich 2. Angabe von IBAN, BIC und Gläubiger-ID auf Briefbögen, Rechnungen und beim Internetauftritt Termin: nach Erhalt der Gläubiger-ID Seite 20

21 Umsetzung in der Praxis Umsetzungspunkte 3. Neue Beitrittsformulare und ggf. Sponsoringverträge um Mandatstext ergänzen Termin: nach Erhalt der Gläubiger-ID 4. Überprüfung der vorliegenden Einzugsermächtigungen Liegen schriftliche Einzugsermächtigungen vor? Überprüfung der Adressdaten aller Zahlungspflichtigen Termin: schnellstmöglich Seite 21

22 Umsetzung in der Praxis Umsetzungspunkte 5. Umdeutung aller Einzugsermächtigungen (Informationsschreiben) Termin: nach Erhalt der Gläubiger-ID und Überprüfung aller Einzugsermächtigungen 6. Einholung SEPA-Mandate bei fehlenden Einzugsermächtigungen Termin: nach Erhalt der Gläubiger-ID und Überprüfung aller Einzugsermächtigungen Seite 22

23 Umsetzung in der Praxis Umsetzungspunkte 7. Nutzung eines SEPA-fähigen Zahlungsverkehrsprogramm Überprüfung der eingesetzten Software Überprüfung/Neufestlegung der Zuständigkeiten Angebot Volksbank Wildeshauser Geest eg:» VR-NetWorld Termin: schnellstmöglich Seite 23

24 Seite 24

25 Unterstützung bei der SEPA-Einführung durch Zahlungsverkehrsprogamme VR-NetWorld SEPA-Funktionen SEPA-Lastschrift Tipps für die Praxis Seite 25

26 SEPA-Anforderungen an Zahlungsverkehrsprogramme Erfassung, Verwaltung, Pflege und Aufbewahrung der Mandate in einer elektronischen Datenbank Bereitstellung von Formularvorlagen für Mandate Import und Export von Mandatsinformationen in elektronischer Form Kontrolle und Plausibilitätsprüfung von Mandatsinformationen Ausdruck und Versand des Mandatsformulars Seite 26

27 SEPA-Anforderungen an Zahlungsverkehrsprogramme Konvertierung bzw. Berechnung von IBAN und BIC aus Kontonummer und Bankleitzahl Umwandlung einer DTAUS-Datei mit Lastschriften in eine SEPA-Datei mit Lastschriften Anreicherung des Zahlungsverkehrsdatensatzes mit den relevanten Mandatsinformationen bei der Umwandlung von DTAUS in SEPA Seite 27

28 Überblick Programmfunktionen Multibankfähigkeit neben Ihren VR-Bankkonten können Sie auch Konten anderer Banken bequem online führen Verwaltung von Einzel- und Sammelaufträgen, Daueraufträgen und terminierten Aufträgen Online-Updates für ständige Aktualität und Sicherheit der Software Benutzerverwaltung mit individuellen Zugriffsrechten Volle SEPA-Unterstützung SEPA-Überweisungen und -Lastschriften Seite 28

29 Überblick Programmfunktionen Umfangreiche Import- und Exportmöglichkeiten DTA-Datei Excel- oder CSV-Dateien Datev, SAP Ist eine Konvertierung von Zahlungsdaten in das SEPA-Format möglich? Antwort: JA Automatische Konvertierung von DTA- und freien Formaten Hinzufügung bzw. Ermittlung von IBAN und BIC Zusteuerung von vorhandenen Mandatsinformationen Fehlende Mandate werden automatisch erzeugt Seite 29

30 Sicherheitsverfahren Ihre Daten werden lokal verschlüsselt gespeichert Datenübermittlung zur Volksbank Wildeshauser Geest eg geschieht immer verschlüsselt Sicherheitsverfahren PIN/TAN mobiletan oder SmartTANplus HBCI mit Chipkarte Seite 30

31 Unterstützung bei der SEPA-Einführung durch Zahlungsverkehrsprogamme VR NetWorld SEPA-Funktionen SEPA-Lastschrift Tipps für die Praxis Seite 31

32 SEPA-Funktionen Allgemein Erleichterung bei der Erfassung von SEPA-Aufträgen IBAN wird bereits während der Erfassung geprüft und farblich grün hervorgehoben, wenn diese rechnerisch korrekt ist IBAN only : Für innerdeutsche SEPA-Zahlungen wird der BIC automatisch eingetragen Konvertierung von Stammdaten und Vorlagen Kontaktdaten werden automatisch in IBAN und BIC gewandelt Geänderte Kontodaten müssen einmalig bestätigt werden Seite 32

33 SEPA-Funktionen Gläubiger-ID Gläubiger ID kann auch über VR-NetWorld eingeholt werden: Administration der Gläubiger-ID Link zur Internetseite für die Beantragung einer Gläubiger-ID Unterstützung in der Mandatsverwaltung Seite 33

34 Unterstützung bei der SEPA-Einführung durch Zahlungsverkehrsprogamme VR NetWorld SEPA-Funktionen SEPA-Lastschrift Tipps für die Praxis Seite 34

35 SEPA-Funktionen Umdeutung Alle Mitglieder, von denen eine gültige Einzugsermächtigung vorliegt, werden in geeigneter Form (Anschreiben, Newsletter per ) über folgende Punkte informiert: Nutzung der Umdeutungslösung bei einer vorhandenen Einzugsermächtigung Umstellungstermin auf das SEPA-Verfahren Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins Mandatsreferenz für das SEPA-Verfahren (z.b. Mitglieds-Nummer) Seite 35

36 SEPA-Lastschrift Umdeutung Das Anschreiben für die Umdeutung kann - wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden - gleichzeitig als erste Vorabankündigung (Pre-Notification) genutzt werden. Seite 36

37 SEPA-Lastschrift Umdeutung Das Zahlungsverkehrsprogramm VR-NetWorld unterstützt Sie bei der Erstellung der Umdeutungsanschreiben. Eine automatische Erstellung aus vorhanden Lastschriften ist möglich. Seite 37

38 SEPA-Lastschrift Mandate Automatische Generierung von Mandaten in VR-NetWorld. Aus vorhandenen Lastschriftaufträgen können Mandate automatisch erzeugt werden, ohne dass der Auftrag konvertiert werden muss, z.b. für den Druck/ -Versand der Mandate an den Schuldner zum Einholen eines Mandats den Druck/ -Versand der Mandatsinformationen im Rahmen der Umdeutung einer Einzugsermächtigung Seite 38

39 Unterstützung bei der SEPA-Einführung durch Zahlungsverkehrsprogamme VR-NetWorld SEPA-Funktionen SEPA-Lastschrift Tipps für die Praxis Seite 39

40 Tipps für die Praxis Prüfen Sie die Satzung Ihres Vereins, ob Lastschrifteinzüge nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (bisher z.b. durch zwei Unterschriften auf dem Disketten-Begleitzettel) Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an (z. B. VR-NetWorld) Möglichkeit 1: Nutzung von Proficash mit HBCI mit verteilten elektronischen Unterschriften Möglichkeit 2: Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung Seite 40

41 Tipps für die Praxis Praktischer Umgang mit Mandaten VR-NetWorld unterstützt Sie auch bei der Erstellung von Mandatsvordrucken (integriert im Aufnahmeantrag) Unterschrift des Vereinsmitgliedes ist verpflichtend Verbleib des Mandats: Original ist von Ihnen zu archivieren Eine Kopie für Ihr Mitglied Mandatsdaten Erfassung in Vereins- bzw. Zahlungssoftware Beachtung der Mandatsgültigkeit 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug Aufbewahrungspflicht des Original-Mandats Mind. 14 Monate nach letztem Einzug (Archivierung organisieren) Seite 41

42 Packen wir es gemeinsam an! Seite 42