SEPA-Umstellung im Verein

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1 Kreissparkasse Groß-Gerau SEPA-Umstellung im Verein Stichtag

2 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

3 1. Einleitung SEPA SEPA- Einheitlicher Zahlungsverkehr

4 1. Einleitung SEPA Zwingende Umsetzung der EU-Verordnung Nr. 260/ Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt SEPA-Überweisung im Januar 2008 eingeführt SEPA-Lastschrift im November 2009 eingeführt Seit November 2010 besteht die verpflichtende Erreichbarkeit aller Kreditinstitute der Eurozone für SEPA Basis-Lastschriften Nationale Zahlverfahren in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA- Zahlverfahren ersetzt

5 1. Einleitung SEPA Kernpunkte unserer heutigen Veranstaltung Was ändert sich konkret? Was ändert sich für den Verein, insbesondere beim Beitragseinzug? Welche Rechtsvorschriften gibt es? Wie gehe ich als Vereinsverantwortlicher das Thema an? Wir begleiten Sie aktiv bei der Einführung der SEPA Verfahren.

6 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7.Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

7 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC IBAN International Bank Account Number Internationale Bankkontonummer Besteht aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer Hat in Deutschland 22 Stellen Beispiel Kontonummer: DE Länder kennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) DE ! IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-Banking und auch auf neuen SparkassenCards zu finden.

8 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC BIC Business Identifier Code Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filialnummer / das angeschlossene Institut HELADEF1GRG für die Kreissparkasse Groß-Gerau Institutsname/ Filialnummer oder Girozentrale Land Ort Institutskürzel HELA DE F1 GRG! IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-Banking und auch auf neuen SparkassenCards zu finden.

9 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

10 3. Die SEPA-Überweisung Entwurf Sportversand Meyer DE BYLADEM1ERH Rechnung vom Nr ,95 Max Mustermann

11 3. Die SEPA-Überweisung Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick 1. IBAN und ggf. BICstatt Kontonummer und Bankleitzahl ab nur noch IBAN 2. Auftragswährung ist immer Euro Für inländische und grenzüberschreitendeeuropäische Zahlungen Europaweite Gutschriftauf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages(bei beleghafter Einreichung + 1 Tag)

12 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

13 4. Die SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschrift löst spätestens zum die bisher bekannte deutsche Lastschrift ab, die Sie derzeit zum Einzug Ihrer Mitgliedsbeiträge nutzen (Einzugsermächtigung).

14 4. Die SEPA-Lastschrift Wesentliche Änderungen für Vereine ab 2014 Lange Kontonummern (IBAN/BIC) Wesentliche Änderungen beim Lastschrifteinzug Registrierung bei der Bundesbank (Gläubiger-ID) Neue Vereinbarung mit der Sparkasse (Lastschrifteinreichervertrag) Sie benötigen ein Mandat von Ihren Mitgliedern Geänderte Einreichungsfristen (Einreichung vor Fälligkeitsdatum) Informationspflichten an die Mitglieder (Vorabinformation) Ausschließlich beleglos mittels Online-Banking

15 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

16 4.1. Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen Die Gläubiger-Identifikationsnummer(kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichersunabhängig von seiner Bankverbindung. Sie setzt sich sie folgt zusammen: ISO- Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ

17 4.1. Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Sie kann ausschließlichbei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden: Die Länge beträgt in Deutschland immer 18 Stellen Sie benötigen nur eine Gläubiger-ID pro Verein Die Geschäftsbereichskennung ist vom Zahlungsempfänger frei belegbar (Vorbelegung ZZZ) Tipp: ZZZ durch das Vereinskürzel ersetzen, z.b. TSV, TUS, (Sollte im Nachhinein wegen großem Änderungsaufwand nicht verändert werden!)

18 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

19 4.2. SEPA - Lastschrifteinreichervertrag Nachdem Sie von der Bundesbank die Gläubiger-IDbekommen haben, können Sie mit der Sparkasse den neuen Einreichervertrag für SEPA-Lastschriften vereinbaren. Kreissparkasse Groß-Gerau Darmstädter Straße Groß-Gerau

20 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

21 4.3. SEPA-Lastschriftmandat Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat (bisher die Einzugsermächtigung) Die Mandatsreferenz wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben Der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z.b. die Mitgliedsnr.) Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriftenund muss mit der Unterschrift des Zahlungspflichtigen im Original vorliegen ist durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug aufzubewahren gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung

22 4.3. SEPA-Lastschriftmandat Ein Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandatbesteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben B Vereinsangaben: B Mitgliedsangaben: Name und Adresse Name und Anschrift des Gläubiger- Kontoinhabers Identifikationsnummer IBAN und BIC Mandatsreferenz Unterschrift und Kennzeichnung für Unterschriftsdatum wiederkehrende/ einmalige Zahlungen

23 4.3. SEPA-Lastschriftmandat Ein einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Vereinsdaten und Gläubiger-ID Eindeutige Bezeichnung + Mandatsreferenz Mandatstext mit Weisungen Daten des Vereinsmitglieds mit IBAN + BIC Unterschrift des Vereinsmitglieds

24 4.3. SEPA-Lastschriftmandat Umdeutung der Einzugsermächtigung Eine Weiternutzung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschrift-Mandat ist möglich. Bei bestehenden Einzugsermächtigungen (Schriftform mit Unterschrift) müssen Sie als Lastschrifteinreicher nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: B B Eine Mandatsreferenzfür jedes Lastschriftmandat vergebenund in die Kundenstammdaten einpflegen. Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA- Umstellungstermin informieren.

25 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

26 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen Bisher waren Lastschriften im Rahmen der Einzugsermächtigung immer bei Sicht fällig. Das bedeutet, in dem Moment, in dem die Datei zur Ausführung an die Bank gegeben wurde. Bei der SEPA Lastschrift hingegen müssen Sie einen genauen Fälligkeitstermin bestimmen und Ihren Mitgliedern vorab mitteilen. Z.B. Die Beiträge werden jährlich am oder dem darauffolgenden Arbeitstag eingezogen. Des Weiteren müssen die Lastschriften vordem Fälligkeitstermin bei der Bank zur Verbuchung eingereicht werden. Daraus ergeben sich folgende Einreichungsfristen vor Fälligkeit: Bei Erst- und Einmallastschriften 6 Geschäftstage Bei Folgelastschriften 3 Geschäftstage

27 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

28 4.5. Vorabinformation Vor einem geplanten Einzug ist eine schriftliche Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen erforderlich. Hintergrund: Der Zahlungspflichtige soll auf seinem Konto für Deckung sorgen. Dies kann kombiniert im Rahmen einer Rechnung, eines Vertrages oder mittels einer sonstigen schriftlichen Information geschehen. Die Vorabinformation hat spätestens 14 Tage vor Fälligkeit der Lastschrift zu erfolgen. Inhalt: Zahlbetrag Fälligkeitsdatum Gläubiger-ID Mandatsreferenz

29 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiel

30 4.6. Einreichung nur noch beleglos Einreichungen im SEPA-Formatsind nur noch beleglos möglich XML-basiertesSEPA-Datenformatersetzt das bisherige DTAUS-Datenformat Für die Übertragung eignen sich die folgenden Programme Internet-Filiale der Sparkasse StarMoney ab Version 9.0 Sparkassen Software S-Firm Vereinsmeister Eine Software anderer Hersteller, soweit diese SEPA-ready ist

31 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

32 4.7. Übersicht Unterschiede SEPA-/ bisherige Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift Einzugsermächtigung 1. Kundenkennung IBAN und BIC Kontonummer und BLZ 2. Registrierung Gläubiger-ID Keine 3. Einreichervertrag SEPA-Lastschriftvertrag Lastschriftvertrag 4. Vereinbarung mit Zahlungspflichtigen SEPA Mandat mit Referenznummer Einzugsermächtigungs- Vereinbarung 5. Fälligkeitstermin Fester Termin Nein (bei Sicht fällig) 6. Vorabinformation 14 Tage mit schriftlichem Avis (Änderung möglich) 7. Erstattungsanspruch 8 Wochen ab Belastung (max. 13 Monate) Keine max. 8 Wochennach Zugangdes Rechnungsabschlusses 8. Einreichung Beleglos (Online) Beleghaft, beleglosund per Diskette

33 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Übersicht der Unterschiede 4.2. Gläubiger-ID 4.3. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.4. SEPA-Lastschriftmandat 4.5. Fälligkeitstermine und Fristen 4.6. Vorabinformation 4.7. Einreichung nur noch beleglos 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

34 5. SEPA in der Praxis Auf dem Weg zur SEPA-Lastschrift 1. Gläubiger-ID Bundesbank 2. SEPA - Lastschriftvereinbarung Sparkasse 3. LS-Mandate Mitglieder 4. Vorabinformation an Mitglieder mind. 14 Tage vor Termin Beitragseinzug 5. Dateneinreichung online 6 bzw. 3 Tage vor Fälligkeitstag

35 5. SEPA in der Praxis Festen Termin für Beitragseinzug bestimmen und bekanntgeben (z.b. am 1. monatlich / jährlich am 1.3. bzw. dem darauffolgenden Arbeitstag) SEPA-Lastschriftmandatund Einzugstermine in die Beitrittserklärungeinarbeiten. Prüfen, ob verwendete Software IBAN / BIC und SEPA-Lastschriften unterstützt. Aktualisieren, ersetzen oder zur Internetfiliale wechseln IBAN/BIC über Tool Sepa-Account-Converter selbst ermitteln. (

36 5. SEPA in der Praxis Grundüberlegung Die Mitgliederversammlung ist das oberste Gremium des Vereins. Beschlüsse sind für alle Mitglieder bindend, sofern sie nicht gegen Gesetze und Richtlinien verstoßen und bekanntgegeben wurden. Die Information über die SEPA Umstellung kann daher im Rahmen einer Hauptversammlung erfolgen. Die Alternative zu einer Information über eine Hauptversammlung ist eine schriftliche Information aller Mitglieder. Bedenken Sie die Portokosten!

37 5. SEPA in der Praxis Hinweise Der Einzug von Mitgliedsbeiträgen ist noch bis Januar 2014 im alten Format möglich. Daher könnte die Mitgliederversammlung unter Umständen auch erst 2014 beschließen wie es nach dem Stichtag weitergeht. Auf Beginn der SEPA-Lastschrift-Nutzung sowie die Umdeutung der Einzugsermächtigung in SEPA-Mandate hinweisen Die Mitglieder sind zu informieren über: das Fälligkeitsdatum des Einzuges, die Mandatsreferenz des Mitglieds (z.b. Beitrag Mitgliedsnummer 12345), und die Gläubiger-ID

38 Agenda 1. Einleitung SEPA 2. Bereits bekannt: IBAN und BIC 3. Die SEPA-Überweisung 4. Die SEPA-Lastschrift 4.1. Gläubiger-ID 4.2. SEPA-Lastschrifteinreichervertrag 4.3. SEPA-Lastschriftmandat 4.4. Fälligkeitstermine und Fristen 4.5. Vorabinformation 4.6. Einreichung nur noch beleglos 4.7. Übersicht der Unterschiede 5. SEPA in der Praxis 6. Beispiele

39 6. Beispiele Einladung zur Jahreshauptversammlung 2013 Max Mustermann Mitgliedsnummer Musterstr Musterort Einladung zur Jahreshauptversammlung Sehr geehrter Herr Mustermann, hiermit laden wir Sie zur Jahreshauptversammlung am... ein. TOP 5 Umstellung auf SEPA Lastschriftverfahren Mit freundlichen Grüßen Vereinsvorstand PS: Bitte beachten Sie: Den Beitrag für das Jahr 2014 werden wir am per SEPA-Lastschrift einziehen. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als Lastschriftmandat weitergenutzt und mit unserer Gläubiger-ID DE02ZZ sowie Ihrer Mandatsreferenznummer (Mitgliedsnummer) gekennzeichnet. Diese Umstellung hat für Sie keine Auswirkung.

40 6. Beispiele Lastschriftmandat ab dem ( ) einmalig ( ) wiederkehrend

41 6. Beispiele Vorabinformation im Rahmen des Beitragseinzugs Max Mustermann Konto Einzug Mitgliedsbeitrag ,00 Euro Bitte beachten Sie, dass wir den Beitrag 2014 per SEPA-Lastschrift am einziehen werden. Diese Lastschrift wird durch die Gläubiger-ID DE02ZZZ sowie durch die Mandatsreferenz (Mitgliedsnummer) gekennzeichnet sein.

42 6. Beispiele Welche Probleme können in der Praxis auftauchen Sie benutzen eine falsche Gläubiger-ID: Die Zahlung kann von der Bank nicht verarbeitet werden. Sie benutzen eine falsche Mandatsreferenznummer: Diese Nummer kann von uns nicht geprüft werden. Ihre Zahlungen werden ausgeführt. Eventuell widersprechen Mitglieder wegen abweichender Mandatsreferenz. Sie informieren Ihre Mitglieder unzureichend oder aber halten sich nicht an die vereinbarten Termine: Ihre Zahlungen werden ausgeführt. (ggfs. später). Bei Rücklastschriften gehen eventuell die Entgelte zu Ihren Lasten.

43 Fazit Die Umsetzung im Verein sollte pragmatisch erfolgen und sich an den Richtlinien und Anforderungen der SEPA Vereinbarung orientieren. Auch wenn die gesetzlichen Anforderungen auf den ersten Blick abschreckend wirken, sind wir der Ansicht, dass die Umstellung auf die SEPA Lastschrift für alle Vereine ohne größere Probleme zu bewältigen ist. Bitte sprechen Sie Ihren Sparkassen-Berater vor Ort auf das Thema an. Wir unterstützen Sie gerne!

44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Diese Präsentation erhalten Sie auf unserer Internetseite Ansprechpartner für Software und technische SEPA-Fragen: Ihr Electronic Banking Team Telefon:

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