Checkliste für Vereine zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

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1 Ab dem 1. Februar 2014 verändert SEPA, also der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland: Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen. Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf in Ihrem Verein ist es erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA-Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen. Die vorliegende Checkliste soll Ihnen bei den notwendigen Umstellungsarbeiten helfen. Diese wurde für Sie auf Basis Ihrer Angaben beim Online-SEPA-Check zusammengestellt: Ihr Verein verwendet bei den Zahlverfahren Überweisungen und Lastschriften und reicht Lastschriften beleglos (online) ein. Wichtig: Die vorliegende Checkliste kann nur eine erste Orientierung für den mit der SEPA- Migration verbundenen Aufwand liefern. Bitte nutzen Sie weitere Informationen zur SEPA- Migration, etwa im Internet-Angebot Ihrer Sparkasse. Oder vereinbaren Sie gleich einen Termin mit Ihrem Berater in der Sparkasse, um alle Fragen zur bevorstehenden Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs zu klären. Bitte beachten Sie auch: Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht im SEPA- Lastschriftverfahren genutzt werden. Hier müssen Sie neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate einholen. Einzelheiten hierzu finden Sie im Abschnitt Umstellung auf die SEPA-Lastschrift organisieren. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 1 von 5

2 1. Computer- bzw. EDV-Systeme anpassen Prüfen Sie die SEPA-Fähigkeit des genutzten Vereinsverwaltungsprogramms. Wird der SEPA-Zahlungsverkehr unterstützt? Ist es möglich, die Gläubiger-Identifikationsnummer zu hinterlegen? Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Hinweis: Sowohl S-Verein als auch SPG-Verein sind bereits SEPA-fähig. Wenn Sie eines dieser Programme nutzen, können Sie die o. g. Fragen mit Ja beantworten. Konvertieren Sie vorhandene Kundenkennungen (Kontonummer und Bankleitzahl) in IBAN und BIC (zum Beispiel mit dem SEPA-Account-Converter, den Sie im Online-Angebot Ihrer Sparkasse finden). Bei nichtkonvertierbaren Kundenkennungen: Erfragen Sie IBAN und BIC von Vereinsmitgliedern und ggf. Dritten. Begrenzen Sie den Verwendungszweck auf 140 Zeichen. 2. IBAN und BIC in Vereinskorrespondenz aufnehmen Passen Sie Rechnungen an (Vorabinformationen zum Lastschrifteinzug integrieren). Passen Sie Mahnungen und weiteren Schriftverkehr mit Kontendatenbezug an. Prüfen Sie ggf. weitere Kommunikationsmittel. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 2 von 5

3 3. Umstellung auf die SEPA-Überweisung organisieren Nutzen Sie IBAN und BIC als Kundenkennung. Verwenden Sie die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor: Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR- Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden. Die Sparkassen und Landesbanken bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA-Account-Converter) an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. Um Vereinsmitgliedern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar Umstellung auf die SEPA-Lastschrift organisieren Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in den Stammdaten. So beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer Die dem Lastschrifteinreicher zugeordnete Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier) wird zusammen mit der von ihm vergebenen Mandatsreferenz im SEPA-Datensatz hinterlegt und dem Zahlungspflichtigen übermittelt. Durch die eindeutige Kennzeichnung kann der Zahlungspflichtige bzw. sein Kreditinstitut bei Vorlage einer SEPA-Lastschrift prüfen, ob die Belastung vereinbarungsgemäß erfolgt ist. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden kostenfrei und über ein Online-Formular: Bei der Rechtsform wählen eingetragene Vereine Juristische Personen des Privatrechts, nicht eingetragene Vereine Personenvereinigungen. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 3 von 5

4 Schließen Sie neue Inkassovereinbarungen für die SEPA-Lastschriftverfahren mit Ihrer Sparkasse. Bauen Sie eine Mandatsverwaltung auf. Was Sie beim Aufbau einer Mandatsverwaltung beachten müssen Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der Abwicklung des Lastschrifteneinzugs. Mithilfe der eindeutigen Mandatsreferenz (s. u.) müssen Sie für jedes Mandat nachvollziehen können, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat. Grundsätzlich muss das erteilte SEPA-Lastschriftmandat inklusive der Änderungen auch im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von 14 Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Soll durch die beteiligten Banken die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen diese Banken von Ihnen eine Mandatskopie anfordern, die Sie innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur Verfügung stellen müssen. Vergeben Sie eindeutige und individuelle Mandatsreferenznummern. Planen Sie die Systematik für die Mandatsreferenz In Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Lastschriftmandats. Sie kann dem Vereinsmitglied bereits auf dem Mandatsformular mitgeteilt oder nachträglich bekannt gegeben werden. Legen Sie also möglichst zeitnah ein System für die künftige, verpflichtende Vergabe einer einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz für Ihre Mitglieder fest. Dabei können Sie bereits bestehende Mitgliedsnummern verwenden. Alternativ können Sie auch die Mitgliedernamen verwenden oder eine eigene Systematik aufbauen. Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen füllen können: 0-9 A-Z a-z :?, - ( +. ) /. Somit sind beispielsweise Umlaute und Leerzeichen nicht zugelassen. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 4 von 5

5 Stellen Sie Einzugsermächtigungen um. Was Sie bei der Migration von Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren beachten müssen Die Deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren durch begleitende AGB-Anpassungen (seit Juli 2012). Zudem schließt der europäische Gesetzgeber mit Wirkung zum 1. Februar 2014 die verbliebenen Lücken bzgl. der Rechtssicherheit. Vor Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren müssen Sie das Vereinsmitglied schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen: Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. nächster Lastschrifteinzug ). Für diese Information können Sie auch andere Anlässe nutzen, zum Beispiel eine allgemeine Mitgliederinformation oder das Protokoll der Mitgliederversammlung. Dokumentieren Sie, ab wann der Einzug im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren erfolgt und wie die jeweilige Mandatsreferenz lautet. Als Datum der Unterschrift im SEPA-Lastschriftmandat verwenden Sie das Datum der Information an das Vereinsmitglied über den Verfahrenswechsel. 5. Mitgliedsantrag anpassen Nutzen Sie Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA-Lastschriftmandate (Mustervordrucke sind bei Ihrer Sparkassen erhältlich). Treffen Sie Regelungen zur Erstellung und zum Versand der Vorabankündigung an Zahlungspflichtige. Soweit nicht anders vereinbart, ist das Vereinsmitglied mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über die Belastung seines Kontos zu informieren (z. B. in Form einer Rechnung oder eines Mitgliedsantrages). Beachten Sie die neuen Einreichungsfristen bei der Weiterleitung und Vorlage von Zahlungsverkehrsdateien (entsprechend der Inkassovereinbarung mit Ihrer Sparkasse). SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 5 von 5

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