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1 Verwaltungsdirektion Abteilung Informatikdienste Version Bearbeitung Ersteller Datum 1.0 Neues Dokument kr Verteiler Klassifikation Dokumentenstatus Verwaltungsdirektion, IT-Verantwortliche, ID Für uni-internen Gebrauch Freigegeben Informatikdienste Gesellschaftsstrasse 6 CH-3012 Bern

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zweck des Dokuments Zweck, Funktion und Verwendung des Dienstes Systemübersicht Rollen, Rechte und Pflichten Betrieb Produktion Backup Snapshots Virenschutz Unterhalt und Wartung Leistungen Security Datenschutz Kosten Deployment und Support Deployment Support Links... 7 Seite 2/7

3 1. Zweck des Dokuments Dieses Dokument richtet sich an die Nutzenden der unten beschriebenen Dienstleistung und beschreibt und regelt deren Umfang, die Funktionalität, den Betrieb und die Verwendung. Im ersten Teil werden Begriffe und Abkürzungen definiert. Weiter wird der technische Aufbau des Dienstes beschrieben, soweit dieser für die Nutzenden von Relevanz ist. Nach der Identifikation von Rollen, Rechten und Pflichten wird der Betrieb, das Deployment und der Support definiert. Definitionen Campus Storage CIFS Share Campus Account Share Administration dient dazu, den Nutzenden eine einheitliche Sicht auf ihre Dateien zu bieten, unabhängig davon, auf welchen Servern oder Storage-Systemen sie gespeichert sind. Es unterstützt dabei den Zugriff durch verschiedene Clients, auch von mobilen Geräten außerhalb der Firewall. Dank Synchronisierung sind Dateien auch offline verfügbar. Ausserdem kann man sie über Kollaborations-Funktionen mit anderen Usern teilen oder per Volltextsuche durchsuchen. Zentraler Datenspeicher bei den ID, welcher via CIFS/NFS Share (Netzwerklaufwerk) den Benutzenden zur Verfügung gestellt wird. Netzwerklaufwerk, welches mittels dem CIFS Protokoll an einen entfernten Rechner angebunden werden kann. Login Informationen für den Zugriff auf das Netzwerklaufwerk. Identisch mit den Technik-Verantwortlichen des Instituts (OU_Admins - Active Directory OU Administratoren). Share Administratoren sind verantwortlich für den Share, den Support und die Benutzerrechte. Seite 3/7

4 2. Zweck, Funktion und Verwendung des Dienstes Die Informatikdienste der Universität Bern ( ID ) betreiben für alle Mitarbeitenden der Universität Bern eine Infrastruktur zum praktischen Dateiaustausch und mobilen Dateizugriff. Die Technik basiert auf Novell Filr [1]. ermöglicht die Synchronisation von Daten über mehrere Systeme, das Teilen von Dateien und Ordnern mit Angehörigen der Uni und externen Partnern. Mit bieten die ID eine alternative zu externen Anbietern wie Dropbox oder Wuala. Die Daten werden dabei ausschliesslich auf Speichersystemen innerhalb der Uni Bern gespeichert und regelmässig gesichert. Die Daten werden auf dem Speichersystem nicht verschlüsselt, weshalb die Verwendung von, ohne weitere Vorkehrungen, nicht geeignet ist zur Speicherung von besonders schützenswerten Daten. 3. Systemübersicht Als Datenspeicher für wird die bereits bestehende Campus Storage Infrastruktur der ID verwendet [2]. basiert auf Novell Filr. Die Infrastruktur besteht aus mindestens drei virtuellen Linux Maschinen: Novell Filr Appliance(SLES), MySQL Database Server (Ubuntu) und Novell Search Index Appliance(SLES). Diese werden auf der hochredundanten ESX Infrastruktur der ID betrieben. 4. Rollen, Rechte und Pflichten Rolle Rechte Pflichten Downtime für Wartung/Unterhalt Frühzeitige Information (7 Arbeitstage) Informatikdienste der Nutzenden vor Wartungsarbeiten mit Dienstleistungsunterbrüchen Notfälle vorbehalten System-Verwaltung Benutzerverwaltung auf Campus Cloud Storage Ablehnung des Antrags auf Anbindung eines CIFS Share mit Begründung Betrieb 2 nd Level Support Technische und organisatorische Vorabklärung mit bezüglich Machbarkeit und Betrieb IT-Verantwortliche 1 st Level Support Betrieb eines aktuellen Virenschutzes auf Desktops, welche den Campus Cloud Storage benützen Nutzende Nutzung von Campus Cloud Storage Meldung bei Änderung der Ansprechperson Zeitgerechte Aktualisierung des Campus Cloud Desktop Clients Betrieb eines aktuellen Virenscanners auf der Arbeitsstation Seite 4/7

5 5. Betrieb 5.1 Produktion Der Betrieb des wird von der ID überwacht und gepflegt. Die ID definiert die Zugangsberechtigungen, Nutzerrechte und Berechtigungen auf der Ebene von Novell Filr. Durch die redundante Auslegung der Infrastruktur sowie der über den Campus verteilten Positionierung der einzelnen Komponenten, ist eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet. Die ID ist bestrebt die Dienstleistung möglichst während 24 Stunden an 7 Tagen anzubieten. Meldungen zum Betriebsstatus bei Problemen sind auf der Webseite der ID ersichtlich [3]. 5.2 Backup Alle Daten werden täglich in der Nacht vom Produktiv-Standort an den Backup/Replika-Standort repliziert. Die Daten am Backup/Replika-Standort werden 7 Tage vorgehalten. Die für den Betrieb benötigte MySQL-Datenbank wird täglich gesichert. Alle am System beteiligten Virtuellen Maschinen werden täglich gesichert. 5.3 Snapshots Die ID erstellen regelmässig automatische Snapshots von allen Daten auf. Benutzende und Administratoren können damit Dateien und Verzeichnisse selbstständig wiederherstellen, indem sie auf die versteckten Ordner mit der Bezeichnung ~snapshot auf dem Share zugreifen und die benötigten Daten dann per Drag&Drop oder Copy&Paste an den gewünschten Ort zurückkopieren. Hierzu muss der Campus Cloud Speicher mittels CIFS als Netzwerklaufwerk eingebunden werden. Snapshots werden wie folgt erstellt: Täglich Wöchentlich Monatlich 1 Snapshot während 7 Tagen, am Morgen zwischen 00:01 und 07:00 Uhr 1 Snapshot während 5 Wochen, am Montagmorgen zwischen 00:01 und 07:00 Uhr 1 Snapshots während 3 Monaten, am 1. des Monats, zwischen 00:01 und 07:00 Uhr 5.4 Virenschutz Alle Nutzenden von sind aufgefordert, einen aktuellen Virenscanner zu betreiben. Die Daten werden von der ID im Rahmen von nicht zentral auf Viren überprüft. 5.5 Unterhalt und Wartung Während Wartungsarbeiten an der Infrastruktur kann die Verfügbarkeit des Services u.u. eingeschränkt sein. In der Regel werden Wartungsarbeiten in Randzeiten (bei erwarteten längeren Unterbrüchen an Wochenenden) ausgeführt. Grundsätzlich werden in diesen Fällen die Nutzenden mit ausreichender Vorlaufzeit (7 Arbeitstage) informiert. In Notfällen können kurzfristige Unterhalts- und/oder Wartungsarbeiten anberaumt werden. 5.6 Leistungen Die Leistungen der durch die ID erbrachten Dienstleistung umfassen Folgendes: 1. Mobilen Dateizugriff 2. Einfachen Datenaustausch 3. Synchronisation von Daten über mehrere Systeme. Ferner ist Folgendes zu beachten: 1. Die Leistungsdaten sind sehr stark abhängig vom Netzwerk und der Art des Netzwerkzugangs. Seite 5/7

6 5.7 Security Die Nutzenden verpflichten sich, auf allen Geräten/Computern einen aktuellen Virenschutz zu betreiben. Die gültigen Weisungen/Richtlinien der Abteilung Informatikdienste sind einzuhalten. Die ID behalten sich vor, Konten mit virenverseuchten oder unsachgemässen Daten temporär ausser Betrieb zu nehmen. Benutzerrechte auf Dateisystemebene für in eingebundene CIFS Shares werden durch die Share Administratoren vergeben und gepflegt. Die Rechteverwaltung der geteilten Daten im Bereich Eigene Dateien und auf den eingebundenen CIFS Shares liegt beim jeweiligen Nutzenden. 5.8 Datenschutz Die Nutzenden der hier beschriebenen Dienstleistung werden darauf hingewiesen, dass sie für Daten, welche auf gespeichert sind oder mit deren Nutzung in Verbindung stehen, im Verständnis der Weisung über die Benutzung der IT-Ressourcen an der Universität Bern [4] und den Weisungen zum Datenschutz im IT-Bereich der Universität Bern [4] verantwortlich sind. Campus Cloud Storage ist für besonders schützenswerte sowie vertrauliche oder gar geheime Daten nicht geeignet. Die Daten werden durch die Infrastruktur der ID nicht verschlüsselt. 6. Kosten Die Nutzung des Grundangebots mit 25 GB Speicher pro Mitarbeitenden ist kostenfrei. Die ID behalten sich jedoch vor, zu einem späteren Zeitpunkt Kosten für diese Dienstleistung zu erheben. Ab Sommer 2015 wird es möglich sein, den persönlichen Speicherplatz kostenpflichtig zu erhöhen. 7. Deployment und Support 7.1 Deployment Die Nutzung von ist für alle Mitarbeitenden der Uni Bern mit dem Campus Account möglich. Falls bestehende Shares des Campus Storage eingebunden werden sollen, ist eine vorgängige Besprechung des Technik-Verantwortlichen mit den Administratoren der ID notwendig. Die ID behalten sich vor Dienstleistungen im Zusammenhang mit nach vorausgehender Rücksprache mit den Nutzenden rückgängig zu machen, falls der Betrieb durch mangelndes Fachwissen gefährdet erscheint oder die Nutzung von als unsachgemäss taxiert werden muss. 7.2 Support Die ID bieten den IT-Verantwortlichen der Universität Bern einen 2nd Level Support gemäss dem Best Effort -Prinzip. Die ID erstellt eine Liste der unterstützten Desktop und Mobile Betriebssysteme und stellt für diese Konfigurations-Anleitungen zur Verfügung [3]. Die Aktualisierung und Migration der Desktop- Applikation ist im Verantwortungsbereich des Instituts respektive des jeweiligen IT-Verantwortlichen. Hierbei wird ausschliesslich die jeweils aktuelle Version unterstützt. Allgemeine Informationen zur Inbetriebnahme der Campus Cloud Desktop Clients für die Nutzenden sind unter den Anleitungen für Informatikanwendungen [3] publiziert. Seite 6/7

7 8. Links [1] https://www.novell.com/products/filr/ [2] [3] https://www.idtutorials.unibe.ch/pages/releaseview.action?pageid= [4] Informatikdienste der Universität Bern Bern, 2. Februar 2015 Leiter Informatikdienste Urs von Lerber Seite 7/7

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