Institut für Wirtschaftswissenschaftliche Forschung und Weiterbildung GmbH Institut an der FernUniversität in Hagen

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1 Institut für Wirtschaftswissenschaftliche Forschung und Weiterbildung GmbH Institut an der FernUniversität in Hagen Name Straße PLZ, Ort IWW Studienprogramm Aufbaustudium Abschlussklausur zum Modul XXIII Geschäftsprozessmanagement Übungsklausur 3 IWW-Teilnehmer-Nr. Hinweise (bitte besonders aufmerksam lesen): 1. Die Klausur besteht ohne Deckblatt aus 5 Seiten mit insgesamt 3 Aufgaben. Prüfen Sie die Vollständigkeit bitte vor der Bearbeitung nach! 2. Tragen Sie Ihre Lösungen bitte ausschließlich in die entsprechenden Antwortschemata ein. 3. Die Bearbeitungszeit dieser Abschlussarbeit beträgt 2 Stunden (120 Minuten). Es sind maximal 120 Punkte erreichbar; die Arbeit gilt als erfolgreich bearbeitet, wenn mindestens 60 Punkte erreicht werden. 4. Vergessen Sie nicht, die Klausur mit Ihrem Namen zu versehen, und unterschreiben Sie die Klausur auf der letzten Seite des Lösungsteils. 5. Die Klausur muß vollständig, d.h. Deckblatt, Aufgaben- und Lösungsteil, abgegeben werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg! Vom IWW auszufüllen: Aufgabe: Gesamt Erreichbare Punktzahl Erreichte Punktzahl best. nicht best. Unterschrift des Prüfers:

2 IWW-Klausur (3. Übungsklausur) Modul XXIII 1 1. Aufgabe (40 P) Geben Sie an, ob die nachfolgend aufgeführten Aussagen zutreffen oder nicht. Tragen Sie hierzu jeweils in dem vorgegebenen Kreis ein "R" für richtig oder ein "F" für falsch ein. Die Analyse- und Gestaltungsdimension Prozess betrifft die Frage der Abgrenzung von Prozessen und der Organisation von Prozessabläufen. Anders als bei dem Konzept des Business Process Reengineering wird bei dem im deutschsprachigen Raum verbreiteten Ansatz der Geschäftsprozessoptimierung der IT die Rolle eines hohen Innovationspotenzials zugesprochen. Bei der Durchführung eines Reengineering-Projekts ist die Überprüfung des Erreichens vorgegebener Prozessziele eine Planungs- und Entscheidungsaufgabe des Prozessmanagement. Die wertorientierte Unternehmensführung stellt allein die finanziellen Interessen der Shareholder eines Unternehmens in den Vordergrund. Die in eine Balanced Scorecard einbezogene Kennzahl der Kapitalrendite hat den Charakter eines Frühindikators. Ein Vorgehensmodell für die Durchführung von Reengineering-Projekten umfaßt in der Regel mehrere Phasen, die pro Projekt genau einmal sequentiell zu durchlaufen sind. Da die IT-Landschaft von Unternehmen in der Regel heterogen ist, sind Systembrüche nicht ganz zu vermeiden. Bei der Durchführung von Reengineering-Projekten zielt die Erarbeitung eines Soll- Konzepts ausschließlich auf das Ausräumen der im Rahmen der IST-Analyse aufgedeckten Schwachstellen ab. Bei einer kontrollflussorientierten Methode der Geschäftsprozessmodellierung beschreibt der Kontrollfluss die Zuordnung von Überwachungsaktivitäten zu Prozessschritten. Das strategische Prozesscontrolling orientiert sich etwa an der Fragestellung "Are we doing the things right?"

3 IWW-Klausur (3. Übungsklausur) Modul XXIII 2 2. Aufgabe (30 P) Gegeben sei folgende Beschreibung des Kontrollflusses eines Auszugs aus einem stark vereinfachten Geschäftsprozess: Ist ein Serviceauftrag, den ein Medizingerätehersteller bei einem Kunden durchführt, abgeschlossen, dann schliesst sich die Prüfung der kaufmännischen Abwicklung an. Falls eine kaufmännische Abwicklung erforderlich ist, weil z.b. der Kunde keine Jahrespauschale für die Serviceleistungen vereinbart hat, erfolgt die Prüfung der Notwendigkeit der Rechnungserstellung. Ist eine Rechnungserstellung erforderlich weil Einzelabrechnung vereinbart wurde, wird eine Rechnung für die erbrachte Serviceleistung erstellt. Andernfalls entfällt die Erstellung einer Rechnung. In beiden Fällen schliesst sich das Verbuchen des Serviceauftrags an. Nach dem Verbuchen des Serviceauftrags ist der Prozess beendet. Das Prozessende wird auch erreicht, wenn die entsprechende Prüfung ergeben hat, dass eine kaufmännische Abwicklung nicht erforderlich ist. Erstellen Sie eine auf den Kontrollfluss beschränkte grafisch-sprachliche Beschreibung des Prozesses unter Verwendung folgender EPK-Notation: Ereignis XOR Logischer Operator Kontrollfluss Exklusives Oder Funktion Prozesswegweiser Logischer Operator Oder Logischer Operator Und Lösung:

4 IWW-Klausur (3. Übungsklausur) Modul XXIII 3 3. Aufgabe (50 P) Die, ein kleines Handelsunternehmen, hat sich entschlossen, eine Reorganisation seiner Kernprozesse vorzunehmen. Dabei wurde u.a. der Prozess Auftragsabwicklung als ein zentraler Prozess des Handelsunternehmens identifiziert. Im Zuge der Ist-Zustands-Erhebung wurde die folgende verbale Beschreibung des Prozessablaufs erstellt: Der betrachtete Prozess beginnt mit dem Auftragseingang. Bestellaufträge von Kunden treffen in der Regel per Fax oder per Brief ein. Der für die Auftragsannahme zuständige Sachbearbeiter prüft zuerst die Vollständigkeit und Korrektheit der enthaltenen Auftragsinformationen. Hierzu verwendet er das unternehmenseigene elektronische Artikelverzeichnis, um anhand der Artikelstammdaten z.b. die Übereinstimmung von Artikelnummer und Artikelbezeichnung im Bestellauftrag zu überprüfen. Gegebenenfalls nimmt er mit dem Kunden telefonisch Kontakt auf, um Unklarheiten zu beseitigen. Hierbei greift er auch mit Hilfe der computergestützten Kundenstammdatenverwaltung auf die Kundenstammdaten zu. Anschließend erfaßt er die Auftragsdaten im Auftragsverwaltungsprogramm. Der für die Auftragsbearbeitung zuständige Sachbearbeiter greift mittels des Auftragsverwaltungsprogramms auf den erfassten Auftrag zu und prüft, ob die Bonität des Kunden eine weitere Bearbeitung des Auftrags zuläßt. Die zur Beurteilung erforderlichen Kundenbonitätsdaten (z.b. Zahlungsrückstände und Bestelllimits) werden ihm durch eine entsprechende Funktion des Auftragsverwaltungsprogramms zur Verfügung gestellt. Ist die Bonität des Kunden unzureichend, so erstellt der Sachbearbeiter mit einem Textverarbeitungsprogramm und unter Zugriff auf die Kundenstammdaten eine schriftliche Absage. Der Prozess ist damit beendet. Ist die Bonität dagegen in Ordnung, so prüft der Sachbearbeiter der Auftragsbearbeitung, ob die aktuellen Lagerbestände ausreichen, um die im Auftrag angegebenen Artikel in der geforderten Stückzahl an den Kunden zu liefern. Hierzu verwendet der Sachbearbeiter der Auftragsbearbeitung das Bestandsverwaltungssystem. Für jeden lieferbaren Artikel der Bestellung wird sofort die jeweilige Bestellmenge in der Bestandsverwaltung vorgemerkt, d.h. aus dem freien Bestand in den reservierten Bestand gebucht. Im selben Zug versieht der Sachbearbeiter die lieferbaren Artikel des Auftrags im Auftragsverwaltungsprogramm mit einer entsprechenden Kennzeichnung. Das Auftragsverwaltungsprogramm druckt anschließend automatisch eine schriftliche Auftragsbestätigung zum Versand an den Kunden sowie einen Versandauftrag für das Lager aus (von dem Fall, daß kein Artikel lieferbar ist, soll hier abgesehen werden). Sobald der Auftrag disponiert ist, hat der Sachbearbeiter der Versandabteilung Zugriff auf die Auftragsdaten im Auftragsverwaltungssystem, um den Auftrag versandfertig zu machen. Mit Hilfe des Auftragsverwaltungssystems und der Kundenstammdatenverwaltung erstellt er die notwendigen Versandpapiere. Im selben Zug bucht er in der Bestandsverwaltung die für den Auftrag reservierten Lagerbestände aus. Nach Abschluß dieser Arbeiten ist der Auftrag versandfertig. Unabhängig davon stellt der Mitarbeiter im Lager auf der Grundlage des Versandauftrags die Ware für den Versand zusammen. Der hier betrachtete Prozess endet, wenn der Auftrag versandfertig und die Ware komplett zusammengestellt ist. Auf der folgenden Seite ist ein unvollständiges Geschäftsprozessmodell für den Prozess Auftragsabwicklung angegeben. Es fehlen Angaben zu den Prozessschritten, den Ereignissen, den logischen Operatoren (im Diagramm mit Oi, i = 1,2,3 bezeichnet) sowie drei notwendigen Datenflüssen. Tragen Sie bitte die fehlenden Angaben bzw. Bezeichnungen in die dafür vorgesehenen Tabellen auf der übernächsten Seite ein. Hierbei sind pro Prozessschritt neben der Bezeichnung ggf. auch die benutzten Softwaresysteme anzugeben und pro Datenfluss der zugehörige Speicher, der betroffene Prozessschritt und die Zugriffsrichtung.

5 IWW-Klausur (3. Übungsklausur) Modul XXIII 4 E1 P 1 Bestellung Auftragsannahme Sachbearbeiter P 2 E2 XOR E3 Kunden-Stammdaten Unklarheit beseitigt XOR Auftragsdaten Lager Versand Sachbearbeiter Mitarbeiter Sachbearbeiter Bonität nicht OK P 5 Ende P 7 Versandfertig machen E4 P 3 P 4 P 6 erfaßt O1 Bonität OK disponiert O2 O3 Ende P 8 Ware zusammenstellen Auftragsbearbeitung zusammengestellt Bonitätsdaten Versandauftrag Kundenstammdaten Auftragsdaten Kundenstammdaten Lagerbestandsdaten Auftragsdaten (2) Absage Auftragsbestätigung Versandpapiere Versandauftrag (2) Auftragsdaten Lagerbestandsdaten

6 IWW-Klausur (3. Übungsklausur) Modul XXIII 5 Lösung zu Aufgabe 3: Prozessschritt Bezeichnung benutzte Softwaresysteme und ggf. Module P1 P2 P3 P4 P5 P6 Ereignis E1 E2 E3 E4 Bezeichnung Operator O1 O2 O3 Typ Speicher zum Datenfluss Prozessschritt (Pi) zum Datenfluss Zugriffsrichtung L: lesend, S: schreibend LS: lesend und schreibend