Die Top 10 Tipps gegen die -Flut. - So gewährleisten Sie die Work-Life-Balance in Ihrem Unternehmen -

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1 Die Top 10 Tipps gegen die -Flut - So gewährleisten Sie die Work-Life-Balance in Ihrem Unternehmen -

2 Inhalt 1 Zusammenfassung Auf das Gleichgewicht kommt es an Beispiele aus der Praxis Always-on: Vom Standard zur Option Geringstmöglicher Eingriff in die Freizeit Löschung im Urlaub Pause durch Abstellen der Mail-Server Die 10 Top Maßnahmen gegen den -Stress Die technische Lösung: iq.suite... 7

3 1 Zusammenfassung Die Zahl der täglich empfangenen geschäftlichen s nimmt seit Jahren stetig zu und mit ihr auch die daraus resultierende Belastung der Arbeitnehmer. Neue Technologien rund um ermöglichen eine ständige Erreichbarkeit der Arbeitnehmer auch in ihrer Freizeit. Die fortschreitende Verbreitung der sogenannten Always-on Mentalität erhöht den Druck auf die Beschäftigten und steht einer notwendigen Erholung vom Arbeitsalltag im Weg. Als Folge drohen anhaltender Stress, abnehmende Produktivität und eine sinkende Motivation. Um ihren Mitarbeitern dennoch wertvolle Ruhepausen zu ermöglichen, suchen Unternehmen nach Wegen, um die -Flut zu bändigen. Das vorliegende Whitepaper zeigt auf, wie Unternehmen mit Hilfe von organisatorischen, wie auch technischen Maßnahmen, der ständigen -Belastung ihrer Mitarbeiter entgegenwirken und eine gesunde Work-Life-Balance konsequent fördern können. 2 Auf das Gleichgewicht kommt es an Die Belastung durch s im Arbeitsalltag steigt kontinuierlich an. Gemäß der aktuellen Studie des Marktforschungsinstituts Radicati wird bis 2017, mit durchschnittlich mehr als 116 täglich empfangen s pro Mitarbeiter, ein neues Allzeithoch erreicht werden. Doch die -Flut bleibt nicht auf das Arbeitsleben beschränkt, sondern greift auch auf das Privatleben über. In Zeiten von Smartphone, Tablet PC und Laptop ist eine ständige Erreichbarkeit und Bearbeitung geschäftsrelevanter s jederzeit möglich auch in der Freizeit. Aus der puren Möglichkeit der ständigen Verfügbarkeit hat sich in vielen Unternehmen eine Always-on Mentalität entwickelt, die auch vor dem Privatleben keinen Halt macht. Diese Aufhebung der Trennung von Arbeitsund Privatleben hat jedoch auch ihren Preis. Eine ständige Erreichbarkeit, ein Leben im Stand-by-Modus, bedeutet auch, dass ein vollständiges Abschalten nur schwer möglich ist und so wertvolle Ruhephasen fehlen. Als Folgen sieht Heinz Mandl, emeritierter Professor für Empirische Pädagogik und Pädagogische Psychologie an der Universität München, die Entstehung von Stress und eine abnehmende Arbeitsproduktivität. Die Work-Life-Balance, also ein gesundes Verhältnis zwischen Arbeits- und Privatleben, gerät in Dysbalance und mit ihr die Mitarbeiterzufriedenheit und mittelfristig auch das Unternehmensimage. Um die Mitarbeiter vor der Belastung durch Geschäftsmails in ihrer Freizeit zu schützen und eine gesunde Work-Life-Balance konsequent zu fördern, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die Erreichbarkeit auf ein gesundes Maß zu beschränken 2

4 3 Beispiele aus der Praxis Viele Unternehmen haben diese Problematik nicht nur erkannt, sondern auch erste wichtige Schritte eingeleitet, um die -Flut einzudämmen und die Work-Life-Balance zu verbessern. Prominente Beispiele sind Volkswagen, Daimler, Telekom oder das Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Sie alle gehen unterschiedliche Wege, haben jedoch das gleiche Ziel: dem Mitarbeiter sein Recht auf Unerreichbarkeit zu sichern. 3.1 Always-on: Vom Standard zur Option Thomas Sattelberger, Personalchef bei der Deutschen Telekom, erließ bereits 2010 in seinem Unternehmen eine Richtlinie zum "Umgang mit mobilen Arbeitsmitteln außerhalb der Arbeitszeit". Diese besagt, dass jeder Mitarbeiter für sich selbst entscheiden kann, ob er nach Feierabend, am Wochenende oder im Urlaub s beantworten will oder nicht. Aus dem ungeschriebenen Standard der ständigen Erreichbarkeit wurde ein Wahlrecht. Doch es ist es fraglich, ob diese Regelung alleine ausreicht, um ein Abschalten nach Feierabend konsequent zu fördern und einer Selbstausbeutung der Beschäftigten vorzubeugen. Mitarbeiter werden nach wie vor dazu verleitet, eingehende Mails zu bearbeiten, vor allem wenn sie von wichtigen Absendern, wie Vorgesetzten oder Kunden, stammen. 3.2 Geringstmöglicher Eingriff in die Freizeit Einen Schritt weiter ging Ursula von der Leyen. Während ihrer Zeit als Ministerin im Bundesministerium für Arbeit und Soziales forcierte sie eine deutliche Trennung von Arbeit und Privatleben. Für 1100 Staatsdiener wurden "Regeln zur ausnahmsweisen Erreichbarkeit außerhalb der individuellen Arbeitszeit" festgelegt. Diese besagen: "Niemand, der über einen mobilen Zugang und ein Handy verfügt, ist außerhalb der individuellen Arbeitszeit verpflichtet, diese zu nutzen. Eine Selbstausbeutung der Beschäftigten soll vermieden werden." Außerhalb der Arbeitszeit gelte in Bezug auf die Erreichbarkeit "das Prinzip des geringstmöglichen Eingriffs in die Freizeit". Vorgesetzte dürfen demnach ihre Beschäftigten im Urlaub grundsätzlich nicht in Anspruch nehmen. Diese Regelungen richten sich verstärkt an Führungskräfte, da diese in Ausnahmefällen nun darlegen müssen, warum sie ihre Mitarbeiter außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit kontaktieren. Dies wirkt einer Überlastung der Mitarbeiter und dem Druck durch eine Vielzahl eingehender Mails außerhalb der Arbeitszeit, entgegen. 3

5 3.3 -Löschung im Urlaub Für den Stuttgarter Autobauer Daimler hat die Erholung seiner Mitarbeiter während ihrer arbeitsfreien Tage einen hohen Stellenwert. Darum wurde das Ziel festgelegt, den Mitarbeiter von der Belastung durch ein überfülltes -Postfach zum Urlaubsende, zu befreien und somit eine wirkliche Erholung zu ermöglichen. Hierzu wird allen Beschäftigten seit 2013 die Möglichkeit eingeräumt, alle s, die sie während ihrem Urlaub erhalten, löschen zu lassen. Unerlässliche Voraussetzung ist hierbei ein Abwesenheitsassistent, der den Absender darüber informiert, dass die vom Empfänger nicht gelesen wird und mitteilt wer der zuständige Vertreter ist, an den er sich in dringenden Fällen wenden kann. Diese neue Spielregel zur -Abwesenheit ist eine ganz wesentliche Maßnahme, damit unsere Belegschaft in Ruhephasen noch besser abschalten kann, erklärte hierzu Personalvorstand Wilfried Porth Pause durch Abstellen der Mail-Server Europas größter Autohersteller Volkswagen sagt s außerhalb der Arbeitszeit den Kampf an. Eine Betriebsvereinbarung garantiert mehr als 1100 Beschäftigten, dass sie von 18:15 Uhr bis 7:00 Uhr morgens nicht mehr mit geschäftlichen s auf ihren Blackberrys konfrontiert werden. Erreicht wird dies durch ein Herunterfahren der entsprechenden Mail-Server eine halbe Stunde nach Ende der Gleitzeit und dem wieder Hochfahren eine halbe Stunde vor Arbeitsbeginn. Laut einem Unternehmenssprecher soll diese Regelung "einen fairen Ausgleich darstellen zwischen den Arbeitnehmerinteressen und denen des Unternehmens. Die Regelungen betreffen jedoch lange nicht alle Angestellten bei VW, sondern sind auf eine Gruppe tariflicher Angestellter mit Diensthandy beschränkt. Leitende und außertarifliche Angestellte sind gänzlich von diesen Regelungen ausgenommen. 4

6 4 Die 10 Top Maßnahmen gegen den -Stress Die aufgezeigten Lösungen haben eines gemein: Ein Regelwerk, das dabei hilft die zunehmende Informationsflut zu kanalisieren und für Pausen von & Co. sorgt. Diese Regeln müssen transparent gestaltet sein und den Mitarbeitern auch eindeutig kommuniziert werden. Es gibt eine Reihe weiterer einfacherer Verhaltensrichtlinien, mit deren Hilfe Sie den Umgang mit s erheblich verbessern können. Zu den 10 erfolgversprechendsten Maßnahmen zur Eindämmung der -Flut zählen: 1. Anzahl der CC-Empfänger beschränken Abstimmungsprobleme und unnötiger virtueller Papierkram können die Folgen zu vieler CC-Empfänger sein. Beschränken Sie also die Anzahl der Empfänger und verbessern Sie dadurch die Produktivität. 2. Möglichst auf BCC-Empfänger verzichten Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Entscheiden Sie sich daher bewusst für den Einsatz von BCC, wo es sinnvoll ist beispielsweise beim Versand von s, wenn sich die Empfänger nicht kennen und die -Adressen nicht untereinander bekannt werden sollen. 3. Ping-Pong vermeiden Spätestens wenn eine Antwortmail auf die nächste folgt und ein nicht enden wollender -Fluss entsteht, sollten Sie sich fragen, ob der Griff zum Telefonhörer nicht der bessere Weg ist. 4. außerhalb der Arbeitszeit abschalten Stellen Sie sich die Frage: Muss ich wirklich immer erreichbar sein? Oftmals lautet die Antwort Nein. Dann schalten Sie auch mal ab. 5. s während der Ausführung bestimmter Tätigkeiten, wie bei Meetings oder Projektarbeiten, nicht lesen oder schreiben Vermeiden Sie die parallele Bearbeitung von s während anderen Tätigkeiten. Gerade während Meetings leidet die Aufmerksamkeit. Damit tun Sie sich und anderen Mitarbeitern keinen Gefallen Anhänge automatisiert in zentrale Collaboration Plattformen, wie z.b. Microsoft SharePoint oder IBM Connections, übertragen Dank moderner Technologien ist es möglich, Datei-Anhänge zentral abzulegen und Mitarbeitern einfach zur Verfügung zu stellen. Das schont die Infrastruktur und verbessert die Produktivität. 7. Unterschiedliche Anforderungen für interne und externe Kommunikation berücksichtigen Überlegen Sie, ob und wann s wirklich notwendig sind. Oftmals lassen sich gerade interne Sachverhalte auch über Social Business Systeme, Communities, das Intranet oder moderne Chat-Lösungen klären. 5

7 8. s für Mitarbeiter inhaltsbasiert vorsortieren/klassifizieren Durch eine (halb-)automatische Klassifizierung können Sie von vornherein entscheiden, an welchen Mitarbeiter bestimmte s gehen. So lassen sich beispielsweise Newsletter & Co. aussortieren oder Inhalte mit Kunden- oder Auftragsnummer gezielt an den Vertrieb weiterleiten. 9. Regelbasierte Beschränkung von /Attachment-Größen Nicht jeder Datei-Anhang gehört in eine . Überlegen Sie selbst, ob 20 oder 30 Megabyte große Dateien via versendet werden müssen. Eine zentrale Lösung kann helfen, solche Selektionsprozesse zu automatisieren. So können auch vertrauliche Daten vom Versand via ausgenommen werden. 10. Benutzer im richtigen Umgang mit trainieren Auch wenn wir alle seit vielen Jahren kennen und nutzen, heißt das nicht automatisch, dass wir einen professionellen Umgang mit dem Medium pflegen. Stellen Sie für Ihre Mitarbeiter einen kurzen Leitfaden zur -Kommunikation auf oder bieten Sie kurze Schulungen zum effizienten ing an. 6

8 5 Die technische Lösung: iq.suite Die konsequente Umsetzung der genannten Maßnahmen gestaltet sich in der Praxis oftmals schwierig und verlangt nach einer geeigneten technischen Lösung, welche die einzelnen Schritte sinnvoll umsetzt. Eine passgenaue Lösung sollte dabei transparent sein und als Orientierungshilfe für Mitarbeiter dienen. Sie sollte individuell konfigurierbar sein, um auf die jeweilige Situation des Unternehmens und seiner Angestellten optimal eingehen zu können. Automatisierte und zentrale Prozesse sollten zudem für eine konsequente Durchsetzung des Regelwerks sorgen. Unter dem Namen iq.suite bietet GROUP Business Software eine umfassende Lösung zum zentralen -Management an, die allen genannten Ansprüchen gerecht wird. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, die -Zustellung auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu beschränken und so -freie Ruhephasen zu schaffen. Hierzu lassen sich im Vorfeld personenspezifische Arbeits- bzw. Abwesenheitszeiten definieren. Wochenenden und Betriebsfeiertage können zentral festgelegt und individuelle Abwesenheiten durch die Mitarbeiter ergänzt werden. Auch die Definition wiederkehrender Abwesenheitszeiten ist möglich. Sollte eine außerhalb der konfigurierten Arbeitszeit an das -Postfach gesendet werden, wird diese angehalten und erst zum nächsten Arbeitsbeginn zugestellt. Um sicherzustellen, dass besonders wichtige oder geschäftskritische s (z.b. für die Geschäftsführung oder den Kundenservice) weiterhin zugestellt werden, können zusätzliche Ausnahmeregeln konfiguriert werden. Abbildung: Zeitgesteuerte -Zustellung Auch die unter den Top 10 Maßnahmen skizzierten Verhaltensregeln lassen sich mit einem zentralen -Management unterstützen. Als Beispiel sei hier die Begrenzung von CC- und BCC-Empfängern, Klassifizierung von -Inhalten oder auch Ablage von -Anhängen in Social Business Systemen, wie IBM Connections und Microsoft SharePoint genannt. 7

9 Im Ergebnis erhalten Unternehmen mit der iq.suite eine frei konfigurierbare und automatisierte Lösung an die Hand, die die -Zustellung transparent steuert und konsequent entsprechend den Vorgaben durchsetzt. Regulatorische Grauzonen werden beseitigt und eine gesunde Work-Life-Balance der Mitarbeiter gefördert. Die Freizeit wird nicht mehr durch eingehende s gestört und kann nun endlich zum Abschalten und Erholen genutzt werden. Ausgeglichene, zufriedene und leistungsfähige Beschäftigte sind das Resultat. 8

10 Über GBS GROUP Business Software ist führender Anbieter von Lösungen und Services für die IBM und Microsoft Collaboration Plattformen. Mit den Competence Centern Security, Modernization, Mobility und Portal & BPM befähigt GBS seine Kunden, die Herausforderungen von heute und morgen schneller, einfacher und effizienter zu bewältigen. Weltweit vertrauen mehr als Kunden und 4 Millionen Anwender auf die Expertise von GBS. Der Konzern ist in Europa, Nordamerika sowie Asien tätig. Die europäische Zentrale befindet sich in Frankfurt, die nordamerikanische Konzernzentrale in Atlanta/USA. Weitere Informationen unter GROUP Business Software AG, Alle Rechte vorbehalten. Die Produktbeschreibungen haben lediglich allgemeinen und beschreibenden Charakter. Sie verstehen sich weder als Zusicherung bestimmter Eigenschaften noch als Gewährleistungs- oder Garantieerklärung. Spezifikationen und Design unserer Produkte können ohne vorherige Bekanntgabe jederzeit geändert werden, insbesondere, um dem technischen Fortschritt Rechnung zu tragen. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht der GROUP Business Software AG zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Da GROUP Business Software AG auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren muss, stellt dies keine Verpflichtung seitens der GROUP Business Software AG dar und GBS kann die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen nach dem Zeitpunkt der Veröffentlichung nicht garantieren. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die GROUP Business Software AG schließt für dieses Dokument jede Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent. Dies umfasst auch Qualität, Ausführung, Handelsüblichkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck. Alle in diesem Dokument aufgeführten Produkt- oder Firmennamen können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein.