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Transkript

1 Allgemeine Hinweise Inhaltsspalten für Formulare Es wird empfohlen, Formulare nur in Inhaltsspalten einzufügen, die eine Mindestbreite von 66% haben. Bei schmaleren Spalten kann es zu Darstellungsfehlern kommen. Support Bitte beachten Sie, dass Sie bei Problemen mit der Erstellung Ihrer Formulare sich zuerst an den für Ihren Bereich zuständigen Support wenden. Der untenstehenden Tabelle können Sie entnehmen, welche Person oder Gruppe für den Support Ihres Bereiches zuständig ist. Bereich Website Universität Paderborn Fakultät KW kw.upb.de Fakultät WIWI wiwi.upb.de Fakultät NW nw.upb.de Fakultät MB mb.upb.de Fakultät EIM eim.upb.de Falls das für Sie zuständige Support Team das Problem nicht lösen kann, wird dieses das IMT informieren. Sie müssen selbst also keine an das IMT schicken. Des Weiteren ist zu beachten, dass Supportanfragen eine gewisse Bearbeitungszeit benötigen. Falls Sie Probleme haben, die dringend gelöst werden müssen, können Sie unsere Supporthotline unter der Nummer (052501) erreichen. Informieren Sie sich hier über die Servicezeiten.

2 Standardformulare Standard Kontaktdaten Vorbereitung Schritt 1: Notwendige Seiten erstellen Melden Sie sich im TYPO3 Backend an und wechseln Sie in das Seiten Modul. Erstellen Sie eine neue Seite, z.b. Kontaktdaten und eine Unterseite Abgeschickt. Hinweis: Das Anlegen der Unterseite Abgeschickt ist optional. In diesem Beispiel dient diese Seite als Bestätigungsseite für den Benutzer, nachdem er das Formular abgeschickt hat. Sie können die Unterseite auch weg lassen und den Benutzer beispielsweise auf die Startseite oder zurück zur Formulareingabe weiterleiten.

3 Schritt 2: Allgemeine Einstellungen Rufen Sie nun die Seiteneigenschaften der Kontaktdaten -Seite auf und wechseln Sie in den Verhalten - Tab. Wählen Sie unter Enthält Erweiterung die Extension Formhandler aus. Dies wird Ihnen später eine Hilfe sein, Formulare schneller zu finden und Daten zu exportieren. Empfohlen: Aktivieren Sie außerdem noch im Zugriff -Tab den Haken In Menüs: verbergen um die Seite vorerst auszublenden. Diese Einstellung ist optional und dient dazu, das unfertige Formular für die Benutzer vorerst zu verstecken. Speichern und schließen Sie. Schritt 3: Inhalt auf der Unterseite einfügen Hinweis: Wenn Sie die Abgeschickt -Seite nicht erstellt haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

4 Schritt 4: Inhalt auf Unterseite eingeben Erstellen Sie auf der Unterseite ein Content Element, z.b. vom Typ Text mit Bild und geben Sie einen Text ein, der angezeigt werden soll, nachdem ein Benutzer das Formular ausgefüllt und abgeschickt hat. Speichern und schließen Sie. Außerdem ist es sinnvoll die Seite ebenfalls zu verbergen. Öffnen Sie hierzu in den Seiteneigenschaften den Zugriff -Tab und aktivieren Sie den Haken In Menüs: Verbergen. Speichern und schließen Sie. Plugin einrichten Schritt 1: Content Element erstellen Wählen Sie nun wieder die Kontaktdaten -Seite aus und erstellen Sie ein neues Content Element vom Typ Plugin Formhandler.

5 Schritt 2: Die Formularüberschrift Geben Sie im ersten Tab eine Überschrift ein. Diese erscheint im Frontend als Titel des Formulars. Wenn Sie keine Überschrift im Frontend anzeigen lassen möchten, wählen Sie zusätzlich als Typ Verborgen aus. Empfehlung: Wählen Sie immer eine aussagekräftige Überschrift für Ihr Formular aus. Falls Sie die Überschrift verbergen sollten, empfehlen wir ein weiteres Content Element vor dem Formular einzufügen und dort zu erklären, um was für ein Formular es sich handelt und ob bzw. wozu der Benutzer es ausfüllen sollte. Schritt 3: Vordefiniertes Formular auswählen Im Plug-In -Tab müssen Sie nun in den Allgemeinen Einstellungen das vordefinierte Formular auswählen. In diesem Beispiel also das Formular Standard Kontaktdaten.

6 Schritt 4: Formulareinstellungen Im letzten Schritt müssen Sie noch die Einstellungen für das Formular treffen. Wechseln Sie zuerst in den Admin Einstellungen -Tab und vergeben Sie einen Admin Namen, eine Admin und einen Admin Betreff. Alle anderen Felder müssen leer bleiben. Ferner müssen Sie noch einen User Betreff im Tab User Einstellungen eingeben. Alle anderen Felder müssen wieder leer bleiben.

7 Nun fehlt noch die Angabe, auf welche Seite der Benutzer nach Absenden des Formulars weitergeleitet werden soll. Dies geschieht im Andere Einstellungen -Tab. Speichern und schließen Sie. Schritt 5: Formular testen und im Menü einblenden Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben, sollten Sie das Formular vor der Freischaltung testen. Lassen Sie sich hierzu die Seite im Frontend anzeigen und geben Sie Dummy-Daten ein. Als Dummy- - Adresse sollten Sie Ihre eigene -Adresse eintragen. Wenn alles richtig funktioniert, müssen Sie die Seite lediglich wieder im Menü einblenden. Rufen Sie also im TYPO3 Backend wieder die Seiteneigenschaften der Kontaktdaten -Seite auf und wechseln Sie in den Zugriff -Tab. Entfernen Sie nun den Haken unter In Menüs: verbergen und speichern und Schließen Sie.

8 Formulardaten exportieren Formulare können sowohl als CSV, als auch als PDF exportiert werden. In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein CSV generieren und dieses dann in Microsoft Excel 2013 importieren können. Schritt 1: Zu exportierendes Formular auswählen Melden Sie sich im TYPO3 Backend an und wechseln Sie in das Web-Modul Formhandler. Wählen Sie außerdem im TYPO3 Seitenbaum die Seite aus, auf der sich die zu exportierenden Formulardaten (Formhandler Log Einträge) befinden. Schritt 2: Filter anwenden (optional) Mit den Filteroptionen lässt sich die Auswahl der zu exportierenden Daten anpassen. Da in unserem Beispiel jedoch nur 4 Einträge vorhanden sind und diese nahezu zur selben Zeit erstellt wurden, wenden wir keinen Filter an. Schritt 3: Einträge auswählen

9 Wählen Sie die Einträge entweder manuell über die Checkboxen in der rechten Spalte aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen, links über der Tabelle. Klicken Sie anschließend auf CSV diese Schaltfläche finden Sie auf der rechten Seite über oder unter der Tabelle). Schritt 4: Zu exportierende Felder auswählen In diesem Schritt müssen Sie die Felder selektieren, die Sie für die Weiterverarbeitung benötigen. Dabei ist zwischen TYPO3 Daten und den Eingaben durch den Benutzer zu unterscheiden. In unserem Beispiel wollen wir nur die Benutzereingaben exportieren und wählen deshalb nur die Felder sender_salutation, sender_firstname, sender_lastname und sender_ aus. Klicken Sie nun auf Exportieren. Hinweis: Benutzereingaben haben unabhängig vom ausgewählten Formular immer den Präfix sender_ - eine Liste mit allen Formularen und den zugehörigen Feldern für den Export finden Sie am Ende dieser Dokumentation. Schritt 5: Daten in Excel importieren Hinweis: Die Schritte 5 bis 8 sind optional und beschreiben den Import via Microsoft Excel Wenn Sie eine andere Office Version oder Tabellenkalkulationssoftware verwenden, konsultieren Sie bitte die für Sie relevante Dokumentation. Starten Sie Excel und erstellen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe. Öffnen Sie im Menü den DATEN -Reiter und klicken SIe im Feld Externe Daten abrufen auf die Aus Text -Schaltfläche. Wählen Sie die heruntergeladene Datei (formhandler.csv) aus und bestätigen Sie.

10 Schritt 6: Zeichensatz auswählen Sie können die Einstellungen Ihren Wünschen anpassen, achten Sie jedoch darauf, dass Sie als Dateiursprung den Zeichensatz 65001: Unicode (UTF-8) auswählen, um Fehler mit Sonderzeichen zu vermeiden. Schritt 7: Trennzeichen einstellen Im nächsten Fenster müssen Sie das Trennzeichen von Tabstopp (Standardwert) auf Komma ändern. Im unteren Fenster erhalten Sie eine Datenvorschau. Klicken Sie abschließend auf Fertigstellen und wählen Sie die Position aus, an der die Daten eingefügt werden sollen. In diesem Beispiel haben wir die Zelle $A$1 ausgewählt.

11 Fertig! Sie können die Tabelle nun beliebig bearbeiten und auch als Excel-Dokument (.xlsx) für die weitere Verarbeitung abspeichern.

12 Standard Kontaktanfrage Plugin einrichten Das Kontaktanfrage -Formular wird analog zum Kontaktdaten -Formular angelegt. Formulardaten exportieren Auch der Export funktioniert auf die gleiche Weise wie beim Kontaktdaten -Formular, mit dem einzigen Unterschied, dass man beim Schritt zur Auswahl der zu exportierenden Felder zusätzlich das Feld sender_message selektieren muss.

13 Standard Newsletter An- und Abmeldung Allgemeine Informationen Die Newsletter Anmeldung funktioniert über das sogenannte Double-Opt-In Verfahren. In einem ersten Schritt registriert der Benutzer sich mit seiner -Adresse. Als nächstes erhält er eine mit einem Aktivierungslink. Erst wenn dieser Aktivierungslink aufgerufen wurde, wird das Newlsetter-Abonnement freigeschaltet. Die Abmeldung erfolgt nach dem Double-Opt-Opt -Prinzip analog zur Anmeldung. Vorbereitungen Schritt 1: Anmeldeseite erstellen und einrichten Zuerst müssen Sie die notwendigen Seiten für die Newsletter An- und Abmeldung erstellen. Melden Sie sich also im TYPO3 Backend an und erstellen Sie erst mal nur die Seite für die Anmeldung. In diesem Beispiel nennen wir sie ganz einfach nur Newsletter. Genauso wie im 2. Schritt bei den Vorbereitungen für das Kontaktdaten -Formular, sollten Sie Formhandler als enthaltene Erweiterung in den Seiteneigenschaften auswählen. Schritt 2: Unterseiten erstellen

14 Nun müssen Sie innerhalb der Newsletter -Seite weitere Unterseiten erstellen. Dies machen Sie am schnellsten über das Web-Modul Funktionen. Wählen Sie das Modul aus und klicken Sie auf die Newsletter -Seite. Geben Sie nun die Titel der benötigten Seiten ein: An- und Abmeldung eingegangen, erfolgreich und fehlgeschlagen (je eine Seite = 6 Seiten) Diese Seiten dienen als Informationsseiten bei bestimmten Aktionen. Nach dem Ausfüllen des Formulars zur An- bzw. Abmeldung wird der Benutzer auf die Seite eingegangen weitergeleitet. Die anderen Seiten erfolgreich bzw. fehlgeschlagen werden nach dem Klick auf den Aktivierungslink aufgerufen. Abmeldung Auf dieser Seite wird das Formhandler Plugin mit dem Newsletter Abmelden -Formular eingebunden. Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie beim Anlegen der Unterseiten den Haken Neue Seiten in Menüs verbergen aktivieren. Klicken Sie nun auf Seiten anlegen um die Seiten zu erstellen. Es sollte eine Meldung erscheinen, die das Erstellen bestätigt und die angelegten Seiten anzeigt. Schritt 3: Unterseiten mit Inhalten füllen Sie können die angelegten Unterseiten nun mit beliebigen Inhalt zu füllen. Beispiele für solche Inhalte sind: An-/Abmeldung eingegangen Die An-/Abmeldung ist eingegangen. Um sie abzuschließen müssen Sie in einem letzten Schritt noch den Aktivierungslink aufrufen, den wir Ihnen soeben via zugeschickt haben. An/Abmeldung erfolgreich Die An-/Abmeldung war erfolgreich. Vielen Dank, dass Sie unseren Newsletter abonniert haben. An/Abmeldung fehlgeschlagen Die An-/Abmeldung ist leider fehlgeschlagen. Haben Sie das Newsletter Abonnement bereits aktiviert? Falls nicht, versuchen Sie es bitte erneut. Falls der Fehler weiterhin auftritt, wenden Sie sich bitte an unser Support Team.

15 Plugin einrichten Schritt 1: Newsletter Anmeldung erstellen Erstellen Sie auf der Newsletter -Seite ein Content Element vom Typ Plugin Formhandler, vergeben Sie eine Überschrift und wählen Sie als vordefiniertes Formular Standard Newsletter Anmeldung aus. Überspringen Sie alle weiteren Einstellungen. Speichern und schließen Sie. Hinweis: Newsletter können nicht über die Plugin-Einstellungen vorgenommen werden! Stellen Sie also sicher, dass Sie keinerlei Einstellungen in den Admin und User Einstellungen oder Anderen Einstellungen vornehmen. Schritt 2: Newsletter Abmeldung Erstellen Sie analog zu den Schritten 1 und 2 das Formular für die Newsletter Abmeldung. Schritt 3: an das IMT Um die Newsletter Einstellungen zu treffen, müssen Sie dem IMT eine mit den folgenden Informationen zuschicken: System Auf welchem System haben Sie das Formular eingebunden (z.b. EIM,) Seiten ID Auf welchen Seiten wurden die Newsletter Formulare eingebunden (z.b. 70 und 74) Weiterleitungen Auf welche Seiten soll weitergeleitet werden, wenn die Anmeldung eingegangen ist (z.b. 71) erfolgreich war (z.b. 72) oder fehlgeschlagen ist (73) und auf welche, wenn die Abmeldung eingegangen ist (75), erfolgreich war (76) bzw. fehlgeschlagen (77) ist. Administrator Wer administriert die Newsletter? Geben Sie hier einen Namen und eine -Adresse ein. Optional: Betreffzeilen Welchen Betreff sollen die Bestätigungs- s haben? Standardmäßig sind für die An- und Abmeldung die Betreffzeilen auf Bestätigen Sie Ihre Newsletter Anmeldung und Abmeldung eingestellt. Optional: Adressen Auf welcher Seite sollen die -Adressen gespeichert werden? Der Standardspeicherort ist die Seite, auf der sich die Newsletter Anmeldung befindet. Sie können aber auch einen Ordner erstellen und dem IMT dessen ID mitteilen. Des Weiteren können Sie eine Adressen-Gruppe angeben (ebenfalls optional), um bei vielen Newslettern einfacher zwischen den Abonnenten unterscheiden zu können.

16 -Adressen exportieren Schritt 1: Newsletter auswählen Melden Sie sich im TYPO3 Backen an und öffnen Sie in das Web-Modul Liste. Wählen Sie außerdem im TYPO3 Seitenbaum auf die Newsletter -Seite (enthält das Anmelde-Formular) aus und klicken Sie neben der Tabellenüberschrift Adresse auf das Plus-Symbol. Schritt 2: Felder selektieren Markieren Sie die Felder Verbergen, Geschlecht (Anrede), Vorname, Nachname und und bestätigen Sie mit Felder setzen. Hinweis: Die deaktivierten Einträge (Rotes Minus-Symbol bzw. mit Verbergen = Ja) sollten Sie niemals per Hand aktivieren. Diese werden nämlich über das Double-Opt-In -Verfahren durch den Benutzer selbst aktiviert. Wenn Sie hier manuelle Änderungen vornehmen, kann dies die Funktionalität des Formulars beeinträchtigen.

17 Schritt 3: CSV Export Klicken Sie abschließend oben auf das CSV -Symbol um die Einträge zu exportieren. Den Import via Excel können Sie analog zum Kontaktdaten -Formular vornehmen. Wichtig: Benutzer bei denen in der Spalte Verborgen ein Ja steht sollten Sie auf keinen Fall einen Newsletter schicken, da diese der Registrierung noch nicht zugestimmt haben.

18 Spezialformulare Zentrum für Informations- und Medientechnologie IMT Paul Support Schritt 1: Anlegen der Seite Legen Sie die Seite im TYPO3 Seitenbaum an und ändern Sie im Verhalten -Tab das enthaltene Plugin auf Formhandler. Schritt 2: Content Element anlegen Erstellen Sie eine Seite, auf der das Paul Support Formular erscheinen soll und treffen Sie die notwendigen Einstellungen. Erstellen Sie anschließend ein Content Element vom Typ Plugin Formhandler und wählen Sie als vordefiniertes Formular IMT Paul Support aus. Schritt 3: Detaillierte Plugin Einstellungen

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20 Fakultät EIM EIM Schülerkryptotag Schritt 1: Anlegen der Seite Legen Sie die Seite im TYPO3 Seitenbaum an und ändern Sie im Verhalten -Tab das enthaltene Plugin auf Formhandler. Schritt 2: Content Element anlegen Legen Sie nun ein Content Element vom Typ Plugin Formhandler aus und geben Sie die Allgemeinen Daten ein. Wechseln Sie anschließend in den Tab für die Erweiterungseinstellungen und selektieren Sie das vordefinierte Formular EIM Schülerkryptotag.

21 Schritt 3: Detaillierte Plugin Einstellungen

22 EIM Follow IT Schritt 1: Allgemein Das Formular EIM Follow IT wird analog zum EIM Schülerkryptotag -Formular angelegt. Die Daten werden analog zum Kontaktdaten -Formular exportiert. Schritt 2: Detaillierte Einstellungen

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24 EIM Absolventenfeier Das Formular EIM Absolventenfeier wird analog zum EIM Schülerkryptotag -Formular angelegt. Die Daten werden analog zum Kontaktdaten -Formular exportiert. Achtung: Dieses Formular ist in der aktuellen UPB Extension noch nicht enthalten, da es sich derzeit noch in der Entwicklung befindet. Wir bitten um Verständnis und melden uns bei Ihnen sobald es verfügbar sein wird.

25 Sonstige Formulare Sonstige EU Ausschreibungsdienst Die Einrichtung sowie der Export des Formulars Sonstige EU Ausschreibungsdienst erfolgt analog zur Anleitung für die Standardformulare Newsletter An- und Abmeldung.