Im Speditionsbetrieb mitarbeiten 2. 1 Grundlagen der Organisation. Einstiegssituation

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1 Im Speditionsbetrieb mitarbeiten 2 1 Grundlagen der Organisation Einstiegssituation Als Mitarbeiter der International Express GmbH sind Sie in der Abteilung Organisation beschäftigt. Frau Schubert, die Geschäftsführerin, hat zu einer Besprechung eingeladen. Einziger Tagesordnungspunkt ist die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens. Frau Schubert teilt Folgendes mit: In der letzten Zeit sind verschiedene Mitarbeiter an mich herangetreten, die mich auf folgende organisatorische Probleme innerhalb unseres Unternehmens aufmerksam gemacht haben: 1. Im Bereich Fuhrpark kommt es zu Unstimmigkeiten zwischen Herrn Klinkhard und Frau Tietge. Tourenpläne werden unabhängig voneinander aufgestellt, sodass z. B. günstige Konditionen mit Frachtführern nicht als Rahmenverträge ausgehandelt werden. Zudem finden viele Fahrten als Leerfahrten statt. 2. Im Bereich Auslandsverkehr treten weitere Probleme auf. Die notwendigen Kenntnisse, die die Sachbearbeiter im osteuropäischen Transportgeschäft haben müssen, sind sehr umfangreich geworden. Der Abteilungsleiter Herr Hanke hat in der letzten Zeit auf gravierende Fachkenntnislücken aufmerksam gemacht, die zu Fehlentscheidungen und nicht ordnungsgemäßen Frachtunterlagen geführt haben. 3. Im Bereich Luftfracht sind die Sachbearbeiter verunsichert, da sie des Öfteren von den Regionalstandorten Hamburg und Berlin unterschiedliche Vorgaben erhalten. Aufgrund der Expansion unseres Unternehmens ist auch mein Aufgabenbereich sehr umfangreich geworden. Oftmals muss ich Entscheidungen ohne ausreichende Vorbereitung und unter Zeitdruck treffen. Das trifft vor allem für folgende Bereiche zu: 4. Im Rahmen der Umweltpolitik sind die rechtlichen Rahmenbedingungen kaum überschaubar. 53

2 LF 2 Im Speditionsbetrieb mitarbeiten 5. Im Zuge der Marktorientierung müssen wir umgehend auf die von den Kunden stärker geforderten Qualitätssicherungssysteme (Zeitmanagement, Gefahrgut) reagieren. Ein letzter Punkt, den ich anbringen möchte, betrifft den Wettbewerbsdruck, dem wir ausgesetzt sind: 6. Permanenter Wettbewerbsdruck bedeutet auch für uns, Kosten senken zu müssen, um auf dem Markt zu überleben. Eine schlanke Organisationsstruktur (Abbau von Hierarchien) und erhöhte Auslastung der Kapazitäten führt zur Senkung von Personalkosten und Transportkosten. Nachdem Frau Schubert ihren Vortrag beendet hat, folgt eine lebhafte Diskussion. Als Mitarbeiter der Abteilung Organisation erhalten Sie den Auftrag, innerhab Ihres Teams umgehend einen Lösungsvorschlag für eine Veränderung der Organisationsstruktur zu erarbeiten. 1. Bevor Sie den von Frau Schubert erteilten Arbeitsauftrag bearbeiten, ist es notwendig, dass Sie sich über die Möglichkeiten des Aufbaus von Organisationssystemen informieren. Halten Sie die wichtigsten Ergebnisse in einer Checkliste fest. 2. Erarbeiten Sie auf der Grundlage Ihrer gewonnenen Informationen ein Organigramm, das die beschriebenen Probleme berücksichtigt, und setzen Sie die Ergebnisse mit PowerPoint in ein präsentationsfähiges Dokument um. 3. Bereiten Sie sich darauf vor, Erläuterungen und Begründungen für die von Ihnen vorgeschlagene Organisationsstruktur zu geben. 1.1 Organisationsbegriff Wenn zwei oder mehrere Personen gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, bedarf es festgelegter Regeln, um die Zusammenarbeit und das Zusammenwirken im Hinblick auf die Aufgabenführung zu sichern. Definition Organisation ist die planmäßige räumliche und zeitliche Zuordnung von Aufgabenträgern (Menschen und Sachmittel) zur bestmöglichen Erreichung der gesetzten Ziele. Im Rahmen der Aufbauorganisation werden Aufgaben und Kompetenzen auf einzelne Mitarbeiter verteilt und diese in ein Beziehungsgefüge von Stellen und Abteilungen eingeordnet. Die Aufbauorganisation stellt den Betrieb in Bereitschaft dar. Im Rahmen der Ablauforganisation werden die sich innerhalb des Betriebes vollziehenden Arbeitsprozesse hinsichtlich ihres funktionalen, zeitlichen und räumlichen Ablaufs geregelt. Die Ablauforganisation stellt den Betrieb in Aktion dar. 54

3 1.2 Verfahren der Aufbauorganisation Grundlagen der Organisation Aufgabenanalyse Am Beginn jeglicher organisatorischer Tätigkeit steht eine sorgfältige Aufgabenanalyse, d. h. eine Zerlegung der Gesamtaufgabe in ihre Teilaufgaben. Die Gesamtaufgabe eines Speditionsbetriebes lässt sich nach verschiedenen Kriterien untergliedern. Das Ausmaß der Gliederungstiefe hängt von der Größe der Spedition und dem Grad der Arbeitsteilung ab. Aufgabengliederung nach der Art der zu erstellenden Leistungen Gesamtaufgabe der Spedition... Speditionelle Gefahrguttransportverkehverkehr Sammelgut- Container- Logistische Dieses Gliederungsprinzip findet hauptsächlich in größeren Speditionen Anwendung Aufgabensynthese Nach der Analyse der Gesamtaufgabe werden die Teilaufgaben zu Stellen zusammengefasst. Die Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit innerhalb der Spedition. Sie enthält so viele Teilaufgaben, wie ein Mitarbeiter bei normaler Arbeitsleistung bewältigen kann. Definition Die notwendigen fachlichen und persönlichen Anforderungen und Qualifikationen lassen sich für jede Stelle in einer Stellenbeschreibung (siehe folgende Seite) festlegen. Die Zusammenfassung von sachlich zusammengehörigen Stellen führt zur Bildung einer Abteilung. Dabei stellt jede Abteilung innerhalb des Speditionsbetriebes einen einheitlichen und von anderen Abteilungen deutlich abgegrenzten Aufgabenkomplex dar. Stellen mit Entscheidungs- und Anordnungsbefugnis heißen Instanzen, sie nehmen Führungsaufgaben (Leiten und Kontrollieren) wahr. Dabei ist die Instanzentiefe (Zahl der Stufen der Betriebshierarchie) von der Instanzenbreite (Zahl der Instanzen auf einer Stufe der Betriebshierarchie) zu unterscheiden. Die Unterstellungsverhältnisse und Aufgabenverteilung innerhalb der Spedition lassen sich mithilfe eines Schaubildes, einem Organigramm, darstellen. 55

4 LF 2 Im Speditionsbetrieb mitarbeiten Stellenbeschreibung Angestellter Arbeiter Abteilung/Betrieb Tarifgruppe Einzelvertrag Stellenbezeichnung Stellenbeschreibung Der Stelleninhaber wird vertreten von: Der Stelleninhaber vertritt: Der Stelleninhaber berichtet direkt an: Der Stelleninhaber erhält direkt Bericht von: Der Stelleninhaber arbeitet laufend zusammen mit: Direkter Vorgesetzter des Stelleninhabers: Untergebene Personen bzw. Abteilungen des Stelleninhabers: Die Stelle verlangt: 1. Schulausbildung 2. Berufsausbildung 3. Berufserfahrung 4. Spezialkenntnisse 5. Körperliche Eigenschaften Persönliche Eigenschaften z. B. äußere Erscheinung, Umgangsformen, Sprachgewandtheit, Intelligenz, Zielstrebigkeit, Belastbarkeit, Kontaktfähigkeit, Führungseigenschaften, Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Teamwork usw. Einarbeitungszeit Probezeit Der Arbeitsauftrag umfasst: (kurze Zusammenfassung des Aufgabengebietes, Aufzählung der Haupttätigkeiten) Rangstufe Gehalt/Lohn Name/Datum Ein Organigramm zeigt die Stellengliederung und ihre Zusammenfassung zu Abteilungen, Rangordnung der Instanzen. Beispiel Leitung der Spedition Sachgebiete Buchhaltung Verwaltung Containerverkehr Gefahrguttransporte Sammelgutverkehr Sekretariat Schreibbüro Registratur Speditionelle Logistische 56

5 1.2.3 Betriebshierarchie Die Stellung des Mitarbeiters zeigt, wie der Einzelne in der betrieblichen Rangordnung, der Hierarchie, eingebunden ist. Entscheidendes Kriterium für eine Beurteilung der Stellung im Unternehmen ist die Frage nach der Anordnungsbefugnis. Grundlagen der Organisation Aufgaben Betriebshierarchieebenen Stelle Führungsaufgabencharakter Grundsatzent- Unternehmungsleitung hoch scheidungen oberes Management (TOP) Umsetzung der mittleres Abteilungsleiter mittel Grundsatzent- Management scheidungen in (MIDDLE) den Abteilungen Verantwortliche unteres Gruppenleiter/Teamleiter nied- Durchführung Management Verteilung der Tagesauf- rig und Steuerung (LOWER) { gaben an die Sachbearbeiter Kontrolle der Bestel- { lungen vom Vortag Ausführung Ausführungsebene Sachbearbeiter Heutige Betriebshierarchien kommen mit immer weniger Hierarchiestufen (Instanzen) aus. Die Gründe liegen in konkreten Rationalisierungserfolgen, einer höheren und schneller zur Verfügung stehenden Informationsdichte sowie besseren Kommunikationstechniken. Ein Nachteil für die Mitarbeiter sind die drastisch reduzierten Aufstiegsmöglichkeiten Leitungssysteme Im Rahmen der Organisation ist festzulegen, wer Anordnungen an die einzelnen Mitarbeiter erteilen kann. Je nach Anordnungsbeziehung lassen sich folgende Leitungssysteme unterscheiden: Einliniensystem Das Einliniensystem ist straff organisiert. Von der obersten bis zur untersten Stelle besteht eine eindeutige Linie der Auftragserteilung und Verantwortung. Dadurch soll verhindert werden, dass eine untergeordnete Stelle Anweisungen von verschiedenen Stellen erhält. Instanzen auf gleicher Ebene können nicht direkt miteinander verkehren, sondern nur über die nächste gemeinsame übergeordnete Stelle. 57