Effektive Benutzerverwaltung mit Housekeeper. Dötsch, Stefan. Consultant Collaboration Management

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1 Effektive Benutzerverwaltung mit Housekeeper Dötsch, Stefan. Consultant Collaboration Management

2 Agenda 1. Identity Management Fachlicher Ansatz und Grundverständnis 2. IBM Domino Welche Out-of-the-Box Möglichkeiten haben wir mit IBM Domino. 3. housekeeper by CENIT Eine ganzheitliche Lösung mit Mehrwert!

3 Was ist eine Identität? Identität (lateinischīdem derselbe,ĭdem dasselbe ) ist die Gesamtheit der eineentität, einen Gegenstand oder ein Objekt kennzeichnenden und als Individuum von allen anderen unterscheidenden Eigentümlichkeiten. Analog wird der Begriff auch zur Charakterisierung von Personen verwandt. Echtheit einer Person oder Sache; völlige Übereinstimmung mit dem, was sie ist oder als was sie bezeichnet wird (Psychologie) als»selbst«erlebte innere Einheit der Person Seite 3

4 Identität in der digitalen Welt Einer Identität werden in einem Identity Management System (IdM) verschiedene Attribute zugeordnet. Bekanntes Beispiel für eine IdM Lösung ist Facebook! Eine Identität wird typischerweise durch eine Kombination generischer Attribute bestimmt. Diese Attribute können als Bedingungen verwendet werden Seite 4

5 Seite 5

6 Was ist Identity Management AlsIdentitätsmanagement(IdM) wird der zielgerichtete und bewusste Umgang mitidentität,anonymitätund Pseudoanonymitätbezeichnet. Ein weiteres bekanntes Beispiel ist der Personalausweis. Dieser steht für eine staatlich vorgegebene Form der Identifizierung. IdM beschreibt also das Management von individuellen Identitäten, ihrer Authentifizierung, Autorisierung, Rollen und Rechten/Privilegien innerhalb eines Unternehmens mit dem Ziel: Sicherheit weiter zu erhöhen Automatisierung der Prozesse Single Sign On Compliance Self Service Datenkonsistenz und Lean IT Produktivität weiter zu steigern, bei sinkenden Kosten und Downtimes Seite 6

7 Die Herausforderung Die wachsende Anzahl an Notes-basierten Anwendungen, der stetige Wechsel von Rollen in unterschiedlichen Communities (Abteilung, Netzwerken, Teams, etc.) und die Mitarbeiterfluktuation stellen für Unternehmen eine große Herausforderung dar. Identity Management sollte somit eines der Ziele im Unterstützungsprozess sein Seite 7

8 Identity Access Management Ein erweiterter Ansatz, der sich neben dem Identity Management auch mit dem Access Management beschäftigt. Diese Dinge sind zwangläufig miteinander verwoben. Identity Management sagt aus, wer Sie sind. Identity Access Management involviert die Policiesund bestimmt wie Sie auf Ressourcen/Daten zugreifen. Einer Identität werden Rollen zugeordnet, diese Rollen wiederrum haben Rechte und Privilegien Seite 8

9 Warum benötigen wir IdM? Unternehmen entwickeln und implementieren typischerweise in individuellen Projekten eine oder mehrere Anwendungen, oft ohne das vollständige Bewusstsein des Rechtemanagements. Jede Applikation wird auf eine andere Art und Weise ausgerollt, verfügen über eigene ACLs, mit eigenem Security Modell (z.b. Notes Rollen) Unterschiedliche Rechtekonzepte für einzelne Anwendungen. Oft genug haben Applikationsverantwortliche in den Fachabteilungen den Überblick über das Rechtemodell verloren und die Berechtigungen werden nach besten Wissen und Gewissen gesetzt Seite 9

10 Warum benötigen wir IdM? Inkonsistenter Prozess für Account Deaktivierung Mehrere Organisationen verwalten die Rechte. Viele Köche.. Mitarbeiter sind heute flexibler. (Elternzeit, unbezahlter Sonderurlaub, Wechsel innerhalb des Unternehmens, neue Rollen, neue Funktionen, neue Projekte) Entlastung der Administration Senkung des TCO Seite 10

11 Identity Management Identity Management Lösungen sollten somit folgende Dinge beherrschen: Directory Services Rechtemanagement Identity Life-Cycle Management Account Provisionierung und Deaktivierung/Löschung Rollen Management Seite 11

12 Identity Lifecycle Management Benutzer Daten Management Audit Report Provisionierung Access Management Authentifizierung Autorisierung Audit Directory Services Attribute Gruppen Rollen Management Delegation Rollenverwaltung Governance Compliance Seite 12

13 Erfolgreiche Projektmethode 1.Inventarisierung: Informationen über Benutzer sammeln. Notwendige Zugriffsrechte und Applikationen Report Inventarisierung 2.Realisierung: Roadmap, Assoziiere Benutzer & Gruppen mit ACLs und entwickle operative Support- und Workflow Prozesse. 3.Go Live: Prozesse und Workflows leben! 4.Optimierung:Entwickeln von automatisierten, delegierten Prozessen. Step 1 Step 2 Step 3 Definiere Map Zuweisen Optimierung Realisierung Go Live 5.Report:Ermitteln Sie nun den Return of Investund die aktuellen Aufwände Seite 13

14 Agenda 1. Identity Management Fachlicher Ansatz und Grundverständnis 2. IBM Domino Out-of-the-Box mit IBM Domino. 3. housekeeper by CENIT Eine ganzheitliche Lösung mit Mehrwert!

15 Accountanlage Probleme: Wir müssen eine größere Anzahl Accounts erstellen. Wir müssen unregelmäßig oft Accounts anlegen. Schreibfehler, Verwechslungen Seite 15

16 Accountanlage Lösung 1: Registration Policy Spart massiv Zeit! Hilft uns dabei einen Standard zu schaffen. Macht das Registrieren einfacher und schneller Seite 16

17 Accountanlage In der Registration Policy können wir Vorgaben wie z.b. Mail Server / Mail File / Quota / etc. vorgeben. Nachteil: Diese Dinge können nur von einem Administrator verwaltet werden! Weiterhin können nur Administratoren Accounts anlegen. Keine Integration mit MarvelClient oder anderen Werkzeugen Seite 17

18 Accountanlage Lösung 2: Text File Import Wenn wir viele Benutzer anlegen müssen, so kann dies helfen, darüber hinaus haben wir die Möglichkeit Registration Policies zu selektieren Seite 18

19 Accountanlage Nachteileentstehen vor allem durch das manuelle Erstellen von TEXT Files. Es erfolgt in der Regel kein Abgleich mit einem anderen Directory, somit fehlen Daten oder sind fehlerhaft. Wir sehen nicht wer, wann, was, wie angelegt hat. Compliance Der Administrator ist weiterhin in der Verantwortung für die Accountanlage. Evtl. existierender Workflow wird durch manuelle Schritte unterbrochen. Schlechte Workflow Performance aufgrund Ressourcenengpässe Seite 19

20 Account Deaktivierung Problem: Der Benutzer ist zeitweise nicht mehr im Unternehmen aktiv, aber weiterhin angestellt. (z.b. Elternzeit, längere Krankheit, Theorie Phase von Studenten, etc.) Lösung: Deny Access Group Benutzer ist weiterhin Adressierbar. Forwarding Man verliert jedoch unheimlich schnell den Überblick. Zugriff auf altes Mail File Mühsam von Hand Weiterleitung->Weiterleitung-> Dead End..?! Seite 20

21 Account Deaktivierung Wenn wir ehrlich sind, wählen wir in der Regel den Weg mit dem geringsten Widerstand. Das heißt: Wir löschen den Benutzer Geben oft noch Zugriff auf das Postfach Wir der Benutzer wieder aktiv, legen wir ihn halt neu an. Doch....was ist wenn der Benutzer nicht wieder kommt?..was ist mit dem Mail File?..warum machen wir das mit der Hand am Arm?..warum dokumentieren wir nicht? Seite 21

22 Account löschen Nur eine Lösung: Admin Client Personen Benutzer löschen Nachteil: Wir müssen manuell Zugriff auf die Mail Datei geben. Resultat: Umständlich und auf lange Sicht Datenmüll. Wenn wir archivieren wollen, müssen wir das von Hand machen. -> Mögliche Lösung ICC Nur der Admin kann löschen. Keine Dokumentation des Vorgangs (wer, wann, warum, etc.) Seite 22

23 Gruppen Verwaltung Problem: Wir möchten die Gruppenverwaltung an die Fachabteilungen abgeben. Lösung: Im Gruppendokument im Reiter Administration können Administratoren festgelegt werden. Diese können dann die Gruppenmitgliedschaften verwalten Seite 23

24 Gruppen Verwaltung Nachteil: Fehlendes Logging. Wozu wird diese Gruppe verwendet? (MarvelClient ACL.. Mail gar nichts?) Sehr umständlich für Benutzer. Die Realität: Der Benutzer ruft an, und braucht Hilfe. Workflow wäre eigentlich nett. Sehr fokussiert auf einzelne Gruppen, und eben nicht auf ein Rollenmodell Seite 24

25 Password reset Lösung 1: Password Digest Sie können das Passwort des Benutzers zurücksetzen, in dem Sie das Password digest Field im Personendokument löschen Seite 25

26 Password reset Lösung 2: ID Vault Seite 26

27 Password reset Lösung 3: Wiederherstellungskennwort Einfach nur umständlich! Seite 27

28 Agenda 1. Identity Management Fachlicher Ansatz und Grundverständnis 2. IBM Domino Welche Out-of-the-Box Möglichkeiten haben wir mit IBM Domino. 3. housekeeper by CENIT Eine ganzheitliche Lösung mit Mehrwert!

29 housekeeper housekeeper by CENIT Ganzheitliche Identity Management Lösung. Quick Specs: Prozessbasierte Lösung Einzelne Administrationsschritte verlagern Compliance Schnittstellen zu MarvelClient Darüber hinaus: Erweitertes Toolset für Administratoren und Service Desk Seite 29

30 Verwendete Standards Wir verwenden die IBM Standards um effektiv auf Release Wechsel reagieren und ein Customizing zu ermöglichen. Auszug aus den eingesetzten Standards: XPage AdminP Config File ID Vault Domino Directory LDAP, JDBC, RDBMS, Notes, SOAP, TTP, SQL, SAP, XML, Excel, TXT Systemanforderungen Keine zusätzlichen Add In s oder Servertasks notwendig Clusterfähig Ab Domino 8.0 XPage Extension Library HTTP Task COPYRIGHT CENIT AG //

31 Benefits für den Administrator Effektive Accountverwaltung Seperates initales Kennwort oder Standard Kennwort Template-basierende Account Registrierung Kein Zugriff auf certifier notwendig Dadurch Workflow fähig Helpdesk/Selfservice Password Reset Erstellt automatisiert das Config File und legt es auf ein Share Gruppenverwaltung mittels Gruppenadministratoren Revisionssichere Dokumentation XPage Basierend COPYRIGHT CENIT AG //

32 Benefits für den Administrator Umbennenungen über AdminP Re/Umzertifizierung über AdminP User zeitgesteuert umziehen (inkl. von bis) Löschung eines Accounts, Zugriff auf Mail Datenbank festlegen, und Lösch/Archivierungsdatum festlegen. Elternzeit-Funktion User für einen bestimmten Zeitraum sperren Datenbanken Merger Dokumente einer Datenbank in eine/mehrere Datenbanken kopieren Aus mehreren Datenbanken in eine Datenbank kopieren Ordner wieder herstellen COPYRIGHT CENIT AG //

33 Benefits für das Unternehmen Durch effektive Prozessoptimierung werden die Aufwände und somit der TCO gesenkt. Entlastung der Administration Dokumentation der Prozessschritte Durch die Standardisierung wird eine Prozesssicherheit geschaffen Integration an externe Systeme erlangt einen hohen Grad der Automatisierung Datensicherheit wird erhöht. Sie sparen effektiv Lizenzkosten! Single Sign On COPYRIGHT CENIT AG //

34 Benefits für das Unternehmen Theming/CI möglich! Workflowmanagement User Self Services Servicedesk optimieren -> Lösungen können schneller gefunden werden. Höhere Benutzerakzeptanz Fokussierung auf das eigentliche Business! COPYRIGHT CENIT AG //

35 Erweitertes Toolset Modul Database Maintenance auf Datenbanken Mit Command Optionen Datenbank Merger Doppelte Dokumente finden Mail IN Datenbanken anlegen Löschen des Calendar Profiles Zeige Administrationsserver der Datenbanken MailFile Owner/Profile Document/Personen Document uvm. COPYRIGHT CENIT AG //

36 Erweitertes Toolset Modul Group Rollenbasierte ACL Verwaltung Verwaltung von Gruppen durch Group Administrators Leere Gruppen finden Zeige alle Gruppen an die nicht in ACLs gelistet sind Finde Gruppen über 32k Grenze Ein Member in mehrere Gruppen hinzufügen uvm. COPYRIGHT CENIT AG //

37 Erweitertes Toolset Modul Cluster Finde abweichende Quotas Finde abweichende/fehlende ACL Zeige fehlende Repliken Replication Validierung Vergleicht Dokumente in 2 Datenbanken Finde alle Repicas Vergleiche Replica Größen uvm. COPYRIGHT CENIT AG //

38 Schnittstellen panagenda MarvelClient Für volle umfassende Account Provisionierung und Client Management. GBS App Builder Workflow Integration IBM Connections Als iframe COPYRIGHT CENIT AG //

39 LIVE DEMO

40 Neues BETA Release Bitte machen Sie keine Fotos oder Videos! COPYRIGHT CENIT AG //

41 Fragen und Antworten

42 Module Houskeeper COPYRIGHT CENIT AG //

43 Seite 43

44 Vielen Dank! Stefan Dötsch Consultant Collaboration Management Telefon +49 (0151) CENIT AG Industriestraße Stuttgart

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