-EXTRA Docu. ein microtech kompatibles Dokumenten-Management-System im Look & Feel

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1 Überblick Was ist -EXTRA Docu? ein microtech kompatibles Dokumenten-Management-System im Look & Feel von MS Outlook und microtech s büro + / ERP-complete ein cleveres Erweiterungs-Modul zu microtech s büro + / ERP-complete, welches die bereits vorhandenen Dokumenten Funktionalität in microtech s büro + / ERP-complete um viele nützliche Merkmale erweitert. je nach Wunsch eine praktische Sidebar im Stile einer microtech büro + / ERP-complete Detail-Ansicht oder ein vollwertiges Zusatz-Programm

2 Einsatz Wer benötigt -EXTRA Docu? Jeder, der gleichzeitig mit dem Einsatz von microtech büro + / ERP-complete eine standardisierte Daten-Ablage-Struktur für Kunden-, Lieferanten- und Auftrags- bzw. Projekt-Daten schaffen will Firmen, bei denen die Auftrags-Abwicklung mit umfangreicherem Schriftverkehr oder mit vielen zusätzlichen Daten-Dateien verbunden ist (z.b. Zeichnungen, Planungs- Unterlagen, Schaltpläne, Prüfprotokolle, Ausführungs-Dokumentationen, Schulungs- Unterlagen, Versand-Dokumente, Frachtbriefe usw.), die dem Kunden oder dem Auftrag bzw. einem Projekt zuzuordnen sind.

3 Artikel-Daten strukturieren (Merkmale) büro+ / ERP-complete Artikel-Daten-Struktur Automatische Anlage der Artikel-Daten-Strukturen in microtech s büro + / ERP-complete (wahlweise über Dokumente oder in ERP-complete über Supportbuch) mit Neuanlage eines Artikels WINDOWS Artikel-Daten-Struktur (Verzeichnis basiert) Automatische Anlage der Artikel-Daten-Struktur im Windows Verzeichnis-System Regel basierte Bildungsvorschriften für Artikel-Ordner-Strukturen Unterschiedliche Strukturen für unterschiedliche Artikelgruppen möglich: z.b. auf Basis Warengruppe, Katalog, Selektionsfeld o.ä. Beispiel 1: Sie benötigen für eine bestimmte Artikelgruppe die folgenden Ordner: Artikel-Datenblätter, Artikel-Bilder, Artikel-Beschreibungen, Artikel-Knowlegde Beispiel 2: Sie benötigen für eine andere Artikelgruppe die folgenden Ordner: Handbuch, Lizenz, Artikel-Knowlegde, Anbindung an unserer Programm -EXTRA Webshop möglich Automatisierter Upload Artikel-Datenblätter Automatisierter Upload Artikel-Bilder

4 Adress-Daten strukturieren (Merkmale) büro+ / ERP-complete Adress-Daten-Struktur Automatische Anlage der Adress-Daten-Strukturen in microtech s büro + / ERP-complete (wahlweise über Dokumente oder in ERP-complete über Supportbuch) mit Neuanlage einer Adresse WINDOWS Artikel-Daten-Struktur (Verzeichnis basiert) Automatische Anlage der Adress-Daten-Struktur im Windows Verzeichnis-System Regel basierte Bildungsvorschriften für Adress-Ordner-Benennung z.b. Bildung aus Suchbegriff und Adressnummer im Klammern Müller und Co (10222), darunter wird dann die feste Unterstruktur gebildet Regel basierte Bildungsvorschriften für Adress-Ordner-Strukturen Unterschiedliche Strukturen für unterschiedliche Adressgruppen möglich: z.b. auf Basis Status, Nummernkreis-Bereich, Selektionsfeld Kundengruppe o.ä. Beispiel 1: Sie benötigen für eine bestimmte Kundengruppe immer die folgenden Ordner: All. Schriftverkehr, Vereinbarungen, Kunden-Dokumentation,, in denen Sie die entsprechenden Dokumente zu jedem Kunden dieser Kundengruppe ablegen möchten Beispiel 2: Sie benötigen für Lieferanten immer die folgenden Ordner: All. Schriftverkehr, Vereinbarungen, Sonderkonditionen, Preislisten, Beispiel 3: Sie benötigen für Ihre eigene Firma immer die folgenden Ordner: Interne Betriebsinformation, Interne Dokumentationen, Interne Projekte, Dazu legen Sie sich selbst im System als Kunden( z.b. mit Nr ) an und definieren eine eigene Regel basierte Bildungsvorschrift der Struktur für Adresse 10000

5 Auftrags- / Projekt-Daten strukturieren (Merkmale) büro+ / ERP-complete Projekt-Daten-Struktur Automatische Anlage der Projekt-Daten-Strukturen in microtech s büro + / ERP-complete (wahlweise über Dokumente oder in ERP-complete über Supportbuch) mit Neuanlage eines Projektes WINDOWS Projekt-Daten-Struktur (Verzeichnis basiert) Automatische Anlage der Projekt-Daten-Struktur im Windows Verzeichnis-System Regel basierte Bildungsvorschriften für Projekt-Ordner-Benennung z.b. Bildung aus Projekt-Bezeichnung und Projektnummer im Klammern Ausstattung EDV-Technik ( ), darunter wird dann die feste Unterstruktur gebildet Regel basierte Bildungsvorschriften für Adress-Ordner-Strukturen Unterschiedliche Strukturen für unterschiedliche Projekt-Kategorien möglich: z.b. auf Basis Projektart, Kundengruppe im Projekt, Selektionsfeld o.ä. Beispiel 1: Sie benötigen für eine bestimmte Auftrags- / Projektart immer die Ordner: Schriftverkehr, Planungsunterlagen, Prüfprotokolle, Vorgänge,, in denen Sie die entsprechenden Dokumente zu jedem Kunden dieser Projektart ablegen möchten Beispiel 2: Sie benötigen für eine andere Projektart immer die folgenden Ordner: Schriftverkehr, Vertrag, Leistungsnachweis, Vorgänge, Beispiel 3: Sie benötigen für Ihre Firmen internen Projekte immer die folgenden Ordner: Interne Aufgabenbeschreibung, Interne Arbeitszeiterfassung, Interne Auswertungen,

6 Anbindungen Welche Vorteile hat die Verzeichnis basierte Dokumenten-Ablage? Bei Außendiensteinsätzen / Inbetriebnahmen können Verzeichnisse ohne vorherigen Export aus einer DMS Datenbank einfach und unkompliziert mitgenommen werden. Möglichkeit zur Veröffentlichung im Intranet In Verbindung mit -EXTRA Auto? Außerdem möglich: Anbindung an MS Exchange 2007 / 2010 über öffentliche Ordner Anlage von MS Exchange Ordner Strukturen Anbindung an MS Sharepoint 2010 Bereitstellung über FTP möglich Systemvoraussetzungen Welche Voraussetzungen werden benötigt? büro + commercial, universal oder ERP-complete in der aktuellen Jahres-Version Einsatz der aktuellen microtech Datenbankversion (DBv2) Aktuell erneuerter Aktualitäts-Service Ein freier gleichzeitiger Benutzer für die COM-Schnittstelle ca. 10 freie Selektionsfelder in den betroffenen Datenbankbereichen Möglichkeit zur Installation MS SQL Express 2005 / 2008 je nach Version bzw. SP-Stand des Server-Betriebssystems Möglichkeit zur Freigabe / Netzlaufwerks-Zugriff der betroffenen Dokumenten-Ordner für einheitlichen Zugriff vom Client über UNC-Pfad Beim parallelen Betrieb mit büro + Server auf einer Maschine Minimum 2GB RAM Möglichkeit zur Ausführung von Scripts über Taskmanager oder vor der Datensicherung im Datensicherungsprogramm für die Sicherung der Dokumenten-Ordner sowie der N!-EXTRA SQL Express Datenbank

7 Beispiel im Bild Diese Verzeichnis-Struktur wurde vollautomatisch erzeugt:

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