Live ERP-Prozesstransparenz mit Process Mining

Transkript

1 Live ERP-Prozesstransparenz mit Process Mining

2 IBM sagt über die Softwarelösungen von Celonis: Celonis is the leading vendor for the analysis of operative process data created by IT systems. Process Mining für ERP-Systeme Celonis Process Mining bedeutet Prozesstransparenz und -optimierung auf einem neuen Level. Erfassen Sie die Prozesse von Vertrieb, Einkauf und Rechnungswesen. Vollständig, vollkommen transparent und in atemberaubender Geschwindigkeit. Ein Unternehmen ist ein komplexes Gebilde, das jeden Tag von Tausenden von Prozessen durchlaufen wird. Mit deren wachsender Anzahl steigen auch die Möglichkeiten für Prozessabweichungen, die oft fatale Belastungen für die Prozesseffizienz innerhalb des Unternehmens darstellen. Celonis Process Mining wurde speziell für das Controlling von in ERP-Systemen ablaufenden Prozessen (z.b. Einkauf, Vertrieb, Rechnungswesen) entwickelt, um genau diese Schwachstellen aufzuspüren. Es ermöglicht die Darstellung aller in ERP- Systemen gespeicherten Prozesse in ungeahnter Transparenz und Vollständigkeit. Celonis Process Mining zeigt Ihnen Schwachstellen automatisch auf und gibt Ihnen die nötigen Werkzeuge zur Ermittlung der Ursachen an die Hand. Messen und steuern Sie die Durchlaufzeiten für die Beschaffung und überprüfen Sie die Einhaltung von Lieferfristen. Verknüpfen Sie Rechnungen mit dem dazugehörigen Bestellprozess durch Verbindung der entsprechenden SAP- Module und sehen Sie genau, wo Skonto nicht genutzt wurde. Dies sind nur ein paar der von Celonis Process Mining gebotenen Features. Entdecken Sie neue Welten in der Datenanalyse mit Process Mining!

3 Celonis Process Mining: Benutzeroberfläche Intuitive Navigation in den Prozessen Rekonstruieren der Daten als anschauliches Prozessmodell (statt unübersichtlicher Tabellen) Frei konfigurierbare Filter Definition und Anwendung eigener Kennzahlen Intuitive Darstellung aller Geschäftsvorfälle als Pfeildiagramm Übersichtliche und frei konfigurierbare Business Intelligence Dashboards Flexible Einstellung der Abdeckung für mehr oder weniger Detailreichtum Vollständige Visualisierung aller IST-Prozesse basierend auf den Daten des verbundenen Quellsystems (z.b. SAP) Automatisiertes Reporting mit der Celonis Office Integration 3

4 Was bietet Celonis Process Mining? Ihr Weg zu gesteigerter Prozesssicherheit, höherer Wirtschaftlichkeit und optimalen Prozessabläufen. Schritt für Schritt. Mit Celonis Process Mining. Celonis Process Mining führt eine kontinuierliche Bestandsaufnahme ablaufender Prozesse in Ihrem Unternehmen durch, basierend auf den in ihren ERP- Systemen gespeicherten Daten. Auf Knopfdruck werden die Daten in Celonis Process Mining integriert und Sie erhalten eine Darstellung aller abgelaufenen Prozesse, der Abweichungen vom Standardprozess und Schwachstellen. Die Daten werden nicht mehr in unübersichtlichen Tabellen, sondern als intuitives Prozessmodell dargestellt. Durch kontinuierliche Echtzeit-Überwachung werden Veränderungen in den Prozessen innerhalb von Sekunden und ständig aktuell erfasst. Erstmaliges Einbeziehen der zeitlichen Komponente schafft eine bisher unerreichte Transparenz, die Voraussetzung für das Aufdecken bisher verborgen gebliebener Schwachstellen ist. Profitieren Sie von einer erheblichen Verbesserung der Prozessqualität im Vertrieb, Einkauf und Rechnungswesen hin zu gesteigerter Wirtschaftlichkeit und Prozesssicherheit. Vorteile von Celonis Process Mining Automatische Integration der Quelldaten Keine Auswertung unübersichtlicher Tabellen Volle Transparenz aller ablaufenden Prozesse Echtzeit-Überwachung aller Geschäftsvorfälle Durchführung von Prozessanalysen ohne Kenntnisse von Anfragesprachen (z.b. SQL, ACL) Aufdeckung bisher unbekannter Schwachstellen durch erstmalige Auswertung des zeitlichen Verlaufs Intuitive Benutzeroberfläche und Navigieren innerhalb der Prozesse Mögliche Auswertungen Messen und Steuern von Durchlaufzeiten für die Beschaffung Identifikation von Bestellungen ohne Bestellanforderung (BANF) Erfassung von Auftragsbestätigungen Freigabeprozesse Kontrolle des richtigen Durchlaufs Verknüpfung von Rechnungen mit dem dazugehörigen Bestellprozess (d.h. Verbindung der SAP Module MM und FI) Überprüfung der Einhaltung der Lieferfristen Dokumentation von Savings Übersicht der verhandelten Zahlungskonditionen Identifikation von verlorenem Skonto

5 Automatisches Reporting mit Celonis Process Mining Aufwendiges Reporting und umständliche Datenintegration und -aufbereitung in Microsoft Excel? Mit der Celonis Office Integration gehört das der Vergangenheit an. Genießen Sie die problemlose, automatische Datenintegration und professionelles, industrialisiertes Reporting! Celonis Office Integration Die Celonis Office Integration besteht aus genau an Microsoft Excel angepassten Schnittstellen, die so die automatische Integration der in Celonis Process Mining verfügbaren Daten in Excel ermöglichen. Erstellen Sie Ihre Analysen in Celonis Process Mining und importieren Sie dann per Mausklick die enthaltenen Daten in die Excel-Oberfläche. Zur Aufbereitung und Strukturierung stehen Ihnen alle von Excel gebotenen Funktionen zur Verfügung, um Templates ganz nach Ihren Wünschen zu gestalten. Für die automatische Erstellung hochwertiger und pixelgenauer Reports integrieren Sie Ihre Templates einfach in Celonis Process Mining. Auf Knopfdruck werden Reports dann in bestimmten Zeitintervallen automatisch und nach Ihren gespeicherten Vorgaben durchgeführt und können archiviert oder an Kollegen verteilt werden. Einmal erstellte Reports können Sie sich automatisch zu definierten Zeitpunkten in verschiedenen Formaten (z.b. PDF, Excel etc.) zusenden lassen.

6 Success Story: Siemens AG Process Data Warehouse

7 Success Story: Siemens AG Die Siemens AG ist einer der größten Konzerne der Welt und wickelt täglich Millionen von Vorgänge in ihren SAP- Systemen ab. Mit Celonis Process Mining schaffte sie den Schritt zu vollständiger Prozesstransparenz und -kontrolle und ständig aktuellen Daten im täglichen Betrieb. Mit Niederlassungen in über 190 Ländern und über Mitarbeitern gehört Siemens zu den größten Konzernen der Welt. Eine Tatsache, die die Prozessoptimierung im Unternehmen angesichts der gewaltigen Zahl an täglich ablaufenden Prozessen jeden Tag aufs Neue zu einer Herausforderung macht, der nur mit neuesten Datenanalysetechnologien begegnet werden kann. So müssen beispielsweise hunderte Millionen Buchungen auf ihre Richtigkeit hin überprüft und Schwachstellen gefunden werden, um die Prozesseffizienz zu sichern. Für die Analyse dieser Prozesse hat sich Siemens für den Einsatz von Celonis Process Mining entschieden. Siemens nutzt Celonis Process Mining, um alle ablaufenden Unternehmensprozesse kontinuierlich zu prüfen und zu überwachen. Hierfür analysiert Celonis Process Mining im täglichen Einsatz Daten aus einer Vielzahl an weltweit verteilten SAP-Systemen, prüft bekannte Schwachstellen und sorgt so für eine kontinuierliche Verbesserung, Harmonisierung und Standardisierung der Prozesse. Siemens stellt damit regelmäßig die hohe Leistungsfähigkeit der in Celonis Process Mining integrierten Process Mining Algorithmen unter Beweis, die die effiziente Verarbeitung einer solch großen Menge an semistrukturierten Prozessdaten erst möglich machen. Auf Knopfdruck kann der IST-Zustand der Prozesse ermittelt und alle Abläufe detailliert und effizient geprüft werden. Abweichungen vom Standardprozess und Prozessineffizienzen werden mit Celonis Process Mining erfolgreich behoben. Mit Celonis Process Mining hat Siemens völlig neue Möglichkeiten in der Datenanalyse erhalten: Zum ersten Mal kann eine Vollerhebung und -prüfung der kritischen Prozesse durchgeführt werden. Prozessprüfung und Optimierung von Prüfungseffizienz und -qualität befinden sich so durch den Einsatz von Celonis Process Mining auf einem ganz neuen Niveau. 7

8 Praktischer Anwendungsfall Wie können Prozesse mit Celonis Process Mining sichtbar gemacht und ausgewertet werden? Wie werden Schwachstellen gefunden und deren Ursachen identifiziert? Im Folgenden haben wir einen typischen Bestellprozess ausgewertet, um Ihnen einen ersten Einblick in die Analysemöglichkeiten mit Celonis Process Mining zu geben. Schritt 1 Sie sehen hier einen typischen Bestellprozess. Bis jetzt verläuft der Prozess völlig linear und ohne auftretende Abweichungen. Das liegt daran, dass in diesem Schritt die Abdeckung und damit der Detailgrad der Darstellung aller Prozesse sehr niedrig gehalten wurde. Der nun angezeigte Prozess zeigt also den Kernprozess einer Bestellung, IST- und SOLL-Prozess stimmen überein. Schritt 2 In diesem Schritt wurde die Abdeckung nun auf 30% erhöht. Jetzt sind bereits erste, vom Standardprozess abweichende Variationen sichtbar. Beispielsweise wurde hier in Fällen die Freigabe übersprungen oder in Fällen vom Wareneingang direkt zur Zahlung übergegangen, ohne den Rechnungseingang zu erwarten. 8

9 Praktischer Anwendungsfall Schritt 3 Nun sollen alle Fälle, in denen vom Wareneingang direkt zur Zahlung übergegangen wurde, einer Einzelfallanalyse unterzogen werden. Dazu wird der entsprechende Pfeil einfach mit der Maus markiert und die Detailanalyse aufgerufen. Es werden nun alle betroffenen Fälle mit detaillierten Zusatzangaben (z.b. Lieferant, zuständiger Mitarbeiter etc.) aufgelistet. Schritt 4 Wir interessieren uns nun dafür, welche Lieferanten an diesen Abläufen beteiligt waren und erstellen dafür ein Business Intelligence Dashboard. Es fällt sofort auf, dass ein bestimmter Lieferant an den meisten der verdächtigen Fälle beteiligt war. Schritt 5 Als letztes erstellen wir mit Hilfe der Celonis Office Integration ein automatisiertes, monatliches Reporting zu der gefundenen Schwachstelle. Ab sofort werden entsprechende Fälle automatisch jeden Monat in Excel exportiert und im gewünschten Format angezeigt. 9

10 Wie funktioniert Celonis Process Mining? Celonis Process Mining analysiert Daten aus verschiedensten Quellsystemen: Automatisch, kontinuierlich und in Echtzeit. Echtzeit-Datenanalyse Celonis Process Mining überwacht die Daten des angebundenen Quellsystems in Echtzeit. Durch kontinuierliche Abfrage und Auswertung der verfügbaren Daten werden Veränderungen in den Prozessen sofort erfasst und dargestellt. Zum ersten Mal wird so eine Live- Überwachung aller Prozesse ermöglicht. Durchgeführte Maßnahmen können sofort auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden. Quellsystem Voraussetzung für den Einsatz von Celonis Process Mining ist ein existierendes IT-System, aus dem Daten extrahiert und ausgewertet werden können. Lösungen von Celonis verfügen über standardisierte System-Konnektoren für die gängigsten Workflow Management Systeme, die eine schnelle und kosteneffiziente Datenanbindung ermöglichen. Darüber hinaus kann Celonis Process Mining aber auch problemlos mit jedem anderen Quellsystem verbunden werden. Kontinuierliche Datenabfrage Nach erfolgreicher Datenanbindung analysiert Celonis Process Mining kontinuierlich die Daten des verbundenen Quellsystems. Dies geschieht auf Basis verschiedenster statistischer Modelle, die auf die Daten angewendet werden (z.b. statistisches Verdichten, automatisches Erkennen und Filtern untypischer Muster), um so den Kernprozess und alle Abweichungen zu identifizieren. Durch effiziente Algorithmen kann Celonis Process Mining auch sehr große Datenmengen im Terabyte-Bereich bewältigen. 10

11 Was ist Process Mining? Process Mining ermöglicht zum ersten Mal die Auswertung von Prozessdaten und die Rekonstruktion von Prozessen. Da Prozessdaten meistens komplex und in großer Zahl vorhanden sind, benötigen Process Mining Technologien hocheffiziente Algorithmen. Datenbasis Der für die Rekonstruktion von Prozessen benötigte Input besteht im Wesentlichen aus den durch die verbundenen Quellsysteme generierten Daten. Diese Daten werden in Datenbanken gespeichert und können so ausgelesen werden. Process Mining Process Mining liest in Datenbanken enthaltene Informationen aus und identifiziert einzelne, dort gespeicherte Prozessschritte. Alle Prozessschritte eines Prozesses werden dann zusammengefügt und gemäß der Reihenfolge, in der sie tatsächlich durchgeführt wurden angeordnet. Da dieser Vorgang die Verarbeitung sehr großer Datenmengen erfordert, müssen Prozess Mining Algorithmen äußerst effizient arbeiten. Unsere Lösungen nutzen die effizientesten Process Mining Algorithmen, die zurzeit auf dem Markt zu finden sind und schöpfen so das volle Potential dieser vielversprechenden Technologie aus. Es ist beispielsweise möglich, Massendaten in der Größenordnung mehrerer Terabyte innerhalb von wenigen Sekunden vollständig auszuwerten. PROCESS MINING Visualisierung Schließlich folgt die Visualisierung des rekonstruierten Prozesses. Die Darstellung der Prozesse als Prozessmodel und die Bereitstellung zahlreicher Filter erlauben das intuitive Navigieren innerhalb der Prozesse.

12 Testen Sie Celonis Process Mining Celonis Process Mining gefällt Ihnen? Erfahren Sie mehr in einem Webinar oder testen Sie Celonis Process Mining im laufenden Betrieb! Bei Interesse an Celonis Process Mining, besteht die Möglichkeit, das System einfach und kostengünstig für einen Zeitraum von zwei Monaten im laufenden Betrieb zu testen. In diesem Fall steht Ihnen Celonis Process Mining, nach erfolgreichem Setup und Datenanbindung durch einen unserer Spezialisten, für diese Testphase vollständig zur Verfügung. Das gesamte Projekt wird intensiv von mehreren Workshops begleitet, um einen ständigen fachlichen Austausch sicherzustellen. Eine vorausgehende Schulung stellt sicher, dass Sie mit allen Funktionen von Celonis Process Mining vertraut sind. Auch während der Nutzungsphase werden Sie kontinuierlich durch unsere Experten betreut. Nach Ende der Testphase erhalten Sie die Möglichkeit, in einem Abschlussworkshop umfassendes Feedback zu Celonis Process Mining zu geben und gegebenenfalls weitere Schritte zu besprechen. Sollten Sie Interesse an einem Einsatz von Celonis Process Mining haben, so stellen wir Ihnen das System gerne in einem Vor-Ort-Termin oder einem einstündigen Webinar näher vor. Während des Webinars erhalten Sie von einem unserer Spezialisten einen Überblick über die Möglichkeiten von Celonis Process Mining und können alle eventuell noch offenen Fragen klären. Für weitere Informationen nutzen Sie einen der folgenden Wege, um mit uns Kontakt aufzunehmen: Web: Telefon: +49 (0)

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