Fortgeschrittene Funktionen

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1 Fortgeschrittene Funktionen Rang Syntax: =Rang(Zahl;Bezug;Reihenfolge) Mit der Funktion RANG lässt sich die Position einer Zahl innerhalb einer Zahlenliste bestimmen. Gleiche Zahlen erhalten den gleichen Rang. ZAHL: erste Zahl oder Zellbezug deren Rang man bestimmen möchte BEZUG: Tabelle Achtung: Tabellenbereich absolut setzen (mit F4 bzw. $-Zeichen) REIHENFOLGE: Optional! Die 0 sortiert aufwärts, die 1 sortiert abwärts, wenn man nichts eingibt, wird der kleinste Rang, also die Position 1 zuerst angegeben. Erhält aber eine Zahl den Rang 4 und eine weitere gleiche Zahl ebenfalls den Rang 4, dann entfällt Rang 5 und es geht mit Rang 6 weiter. Im nachfolgenden Beispiel nimmt die kleinste Zahl den Rang 1 ein: Unterrichtsübung: Im nachfolgenden Beispiel möchten wir ermitteln, bei welchem Lieferanten wir unsere Bestellung am besten aufgeben sollen. Wir haben eine Tabelle mit den Lieferanten (Firma 1bis 10). In einer zusätzlichen Spalte steht die Preisangabe eines jeden Lieferanten. Außerdem haben wir noch eine Spalte für bestimmte Konditionen des Lieferanten. Es gibt z.b. eine Mindestbestellmenge. Unter Berücksichtigung, ob wir die Konditionen des Lieferanten erfüllen oder nicht, möchten wir uns berechnen lassen, bei welchem Lieferanten wir am besten bestellen. Der Rang 1 soll die erstplatzierte Firma wiedergeben, daher geben wir in der Formel in der Zeile für Reihenfolge eine 1 ein. Anleitung Wir schreiben die Tabelle ab. Die Spalte D berechnen wir mit der Wenn-Funktion. Wenn die Mindestbestellmenge, die wir in B14 eingetragen haben, die Kondition des Lieferanten erfüllt, soll dort JA ausgewiesen werden, sonst NEIN. Erläuterungen zu

2 der Wenn-Formel siehe entsprechendes Kapitel. Die Formel nach unten kopieren, damit wäre die Spalte D erledigt. Nun bestimmen wir den Rang. Wir suchen den günstigsten Lieferanten, also richtet sich die Reihenfolge nach dem Preis. Da der Preis in der Spalte C steht, geben wir als Argument ZAHL C3 an Als Bezug geben wir den kompletten Tabellen-Bereich, in dem unsere Argumente (ZAHL) eingetragen sind. Wir denken daran, diesen Bereich absolut zu setzen. Die Reihenfolge ist 1 um abwärts zu sortieren. Wir erhalten das folgende Ergebnis: Auf Platz 1 steht Firma 5. Diese können wir jedoch nicht wählen, da wir die Konditionen nicht erfüllen. Wir nehmen nun die bedingte Formatierung zu Hilfe. Mit Hilfe der bedingten Formatierung lassen wir uns nur die Ergebnisse anzeigen, die für uns infrage kommen. Siehe auch Kapitel Bedingte Formatierung - Klick auf G3 - Klick auf BEDINGTE FORMATIERUNG, Regel verwalten - Klick auf den Button Neue Regel 1 Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden - Folgende Formel eingeben, die Dollar-Zeichen löschen, auf Groß- und Kleinschreibung achten! - Jetzt auf den Button Formatieren klicken - Die Schriftfarbe auf Weiß setzen und mit OK bestätigen - Nun ist das Ergebnis in G3 nicht mehr sichtbar, da in F3 der Eintrag Nein steht. 1 (Pfeil mit ALT und Tastatur1 und 6 eingeben, bei aktiver Nummerntastatur)

3 - Nun mit dem Pinsel für die Formatübertragung das Format von G3 auf die Zellen G4 bis G12 übertragen. Nun werden nur noch die Ergebnisse angezeigt, die in der Spalte F ein Ja anzeigen. Über die bedingte Formatierung könnten wir auch bestimmen, dass die Zellen, in denen die Ränge ausgegeben werden, deren Konditionen wir gar nicht erfüllen, rot eingefärbt werden In unserem zweiten Beispiel gewährt der Lieferant z. B. ab einer bestimmten Bestellmenge einen Rabatt. Wenn wir uns den Rang 4 anschauen, sehen wir, dass in der Spalte F ein NEIN ausgegeben wird, da wir die Mindestbestellmenge von 100 nicht erfüllen (siehe Zelle B14, hier steht unsere Bestellmenge von 50). Der Rang 4, ebenso der Rang 5 ist also uninteressant für uns, daher lassen wir die beiden Ränge rot hinterlegen. Formeln:

4 Lösung bedingte Formatierung Rest Syntax: =REST(Zahl;Divisor) Die Funktion gibt den Rest einer Division zurück. Sie umfasst lediglich 2 Argumente, also den Wert, von dem wir den Rest berechnen möchten und den Divisor. Summenprodukt Syntax: =Summenprodukt(Array1;Array2;Array3 ) Mit der Funktion Summenprodukt kann ich Bereiche (Arrays) bestimmen, die miteinander multipliziert werden sollen. Die Funktion Summenprodukt addiert in einem Schritt die Ergebnisse der Multiplikationen auf. Unterrichtsübung: Wir erstellen eine Tabelle. In Spalte B befindet sich der Netto-Preis, in Spalte C der MwSt.- Satz. Es geht uns um die Mehrwertsteuersumme, da wir diese abführen müssen. Normalerweise würden wir nun die Beträge der Spalte mit dem Prozentsatz der Spalte C multiplizieren um den Mehrwertsteuerbetrag für jeden Artikel zu erhalten. Anschließend würden wir die Summe der Mehrwertsteuerbeträge bilden. Mit der Funktion SUMMEMPRODUK kann man diese Berechnung in einem einzigen Schritt erledigen. Klick auf die Ergebniszelle Funktion eingeben: =Summenprodukt In den Klammern die einzelnen Arrays, also die Bereich angeben, die miteinander multipliziert werden sollen, also in unserem Beispiel sind das die Daten aus dem Bereich B2 bis B8 und C2 bis C8. Die Arrays geben wir einfach an, indem wir diese markieren. Zwischen den Arrays sind Semikola zu setzen. Insgesamt könnten 55 verschiedene Arrays berechnet werden. Datenbankfunktionen Syntax aller Datenbankfunktionen: FUNKTINSNAME(DATENBANK;DATENBANKFELD;SUCHKRITERIEN) Datenbanken können mit Datenbankfunktionen ausgewertet werden. Jede Excel-Tabelle mit Überschriften und entsprechenden Informationen kann als Datenbank bezeichnet werden (z. B. Adressdatenbank), wenn diese Tabellen Informationen speichern und verwalten. Der Tabellenbereich muss

5 zusammenhängend ohne Leerzeilen sein und über Spaltenüberschriften verfügen. Keine doppelten Überschriften, da es sich bei den Überschriften tatsächlich um Feldnamen handelt. Datenbank: Tabelle mit Überschriften (Feldnamen) Datenbankfeld: Überschrift unter der das Suchkriterium, mit welchem gerechnet wird, zu finden ist. Also wenn wir eine Summe bilden möchten, dann gehört hier die Überschrift der Spalte, in der die Zahlen stehen, aus der die Summe gebildet werden soll, hin. Diese Überschrift muss in Anführungszeichen in die Formel eingegeben werden. Suchkriterium: Hier wird der Bereich eingetragen, den wir an einer separaten Stelle unseres Tabellenblattes, am besten über der Datenbank platziert haben. Das Suchkriterium weist die Spaltenüberschrift des Kriteriums auf, für welches die Berechnung erfolgen soll, sowie das Kriterium selbst. Angenommen wir möchten die Umsätze unserer Filiale in Köln auswerten. Dann tragen wir in einem separaten Kriterien-Bereich die Überschrift Filiale und darunter Köln ein. Dieser Bereich stellt dann in unserer Formel das Suchkriterium dar. Vorteil des Kriterien-Bereichs: Der Suchkriterien-Bereich wird als Zellbezug in die Formel eingegeben. Die Suchkriterien selbst können wir jederzeit verändern, der Zellbezug in der Formel bleibt gleich, so kann die Berechnung immer wieder neu angepasst werden. Ein als Tabelle definierter Bereich wird ebenfalls von Excel als Datenbank erkannt (Start>Gruppe Formatvorlagen> Damit man später mit den Datenbankfunktionen die Datenbank auswerten lassen kann, empfiehlt es sich, oberhalb der Tabelle 3 Zeilen frei zu lassen, da die Datenbankfunktionen einen separaten Kriterien-Bereich erfordern. Es gibt vielfältige Datenbankfunktionen. Excel stellt 12 Datenbank-Funktionen zur Verfügung stellt. Datenbankfunktionen liefern ein schnelles Ergebnis ohne Umwege. Sie unterliegen alle ein- und derselben Syntax. Spaltenüberschriften werden dabei als FELDNAMEN behandelt Die Zeilen beinhalten die DATENSÄTZE Somit können alle Excel-Tabellen, die diese Bestandteile erhalten, mit Datenbankfunktionen ausgewertet werden. Zuvor müssen Suchkriterien definiert werden. Für die Suchkriterien legt

6 man am besten einen eigenen Bereich an. Dieser Bereich muss mindestens eine Spaltenüberschrift haben und mindestens eine Zeile muss unter der Spaltenüberschrift sein, in dieser Zeile muss die Bedingung stehen. Datenbankfunktionen beginnen mit DB. Über den Funktionsassistenten lassen sich die DB-Funktionen ganz einfach aufrufen, einfach die entsprechende Kategorie anklicken: DBSUMME Unterrichtsübung: Ich möchte anhand der untenstehenden Tabelle mit Hilfe von DBSUMME die Ausgaben für Zeitschriften berechnen. Ich habe eine Tabelle mit Überschriften ohne Leerzeilen, im Beispiel ist das die Tabelle mit den Spalten A und B Ich möchte die Kosten für Zeitschrift ermitteln, also ist Zeitschrift mein Suchkriterium. Für das Suchkriterium erstelle ich eine Hilfsspalte, siehe Spalte D und E Die Hilfsspalte enthält die identische Überschrift meines Suchkriteriums, also das Suchkriterium Zeitschrift finde ich in der Spalte A mit der Überschrift Kategorie, also trage ich auch in meine Hilfsspalte die Überschrift Kategorie ein. Unter die Überschrift tippe ich mein Suchkriterium ein, also im Beispiel ist das ja Zeitschrift. Nun kann ich die Datenbankfunktion eingeben, wie wir das gelernt haben, klicken wir die Funktion DBSUMME im Funktionsassistenten an. Die Felder werden wie folgt ausgefüllt:

7 Im Feld Datenbank tragen wir den Tabellenbereich ein, am besten einfach die Tabelle markieren. Mit Datenbankfeld Welche Spalte soll ausgewertet werden? In Anführungszeichen oder als Zahl eingeben. Mit Suchkriterium ist unsere Hilfsspalte gemeint. Diese müssen wir nun markieren, damit Excel diesen Bereich in unsere Funktion übernimmt. Jetzt können wir mit OK bestätigen und die Summe der Kosten für Zeitschriften wird angezeigt. Unterrichtsübung TIPP: Wenn ein ISTGLEICH eingegeben werden muss, sollte man dies auf folgende Art und Weise eingeben: = =1000

8 Indirekt Syntax: =INDIREKT(Bezug;A1) Die Funktion INDIREKT verkettet Zellen miteinander. Unterrichtsübung Sie erstellen ein Kassenbuch und wissen noch nicht, wie viele Zeilen Sie benötigen bis zur Endsumme. Bei der Funktion SUMME müssen Sie entweder den kompletten Zellbereich, der aufsummiert werden soll, eintippen oder markieren. Nehmen Sie die Funktion INDIREKT zu Hilfe. Kombinieren Sie die Funktion SUMME mit der Funktion INDIREKT. Geben Sie den ersten Zellbezug, der berechnet werden soll, ein und geben Sie anschließend noch einen Verweis auf die Zelle A1 ein. In diese Zelle tragen Sie dann die Zeilennummer der letzten zu berechnenden Zelle ein. Am Ende der Kassenbucheinträge müssen Sie die Formel nicht korrigieren, sondern, Sie geben in Zelle A1 einfach die letzte Zeilennummer, die in die Berechnung mit einfließen soll, an. Im folgenden Beispiel haben Sie Einträge in Spalte B bis einschließlich zur Zeile 24. Die Formel bedeutet: Summiere und beginne bei Zellbezug B1 Spalte B und dann nimm die Zeilennummer, die in Zelle A1 steht: =SUMME(INDIREKT("B1:B"&A1)) Zu beachten ist, dass der Zellbezug in Anführungsstriche gesetzt werden muss Wie hoch ist das höchste Gebot. Es sollen alle Gebote bis Zeile 7 einbezogen werden

9 Überträge mit der Funktion INDIREKT Mit Indirekt kann man auch Überträge erzeugen und zudem bestimmen, dass Excel den Zellbezug beim Verschieben der Ursprungszelle nicht anpasst. Unterrichtsübung: Wir erstellen eine Arbeitsmappe Umsatztabelle mit Umsätzen 1. Halbjahr und 2. Halbjahr und der Übersicht 1. Halbjahr 2. Halbjahr Übersicht Wir möchten auf dem Tabellenblatt die Überträge übernehmen. Wir können die Überträge übernehmen, indem wir einfach auf die Ergebniszelle klicken, das ISTGLEICH eintippen und zur Zelle, in welcher der Umsatz steht, wechseln und mit ENTER bestätigen. Wir können alternativ aber auch die Funktion INDEX nutzen, damit greift Excel immer auf dieselbe Zelle zu, auch wenn diese später verschoben wird. INDEX in Kombination mit VERGLEICH sucht auch nach links Die Funktion INDEX funktioniert ähnlich wie SVERWEIS, doch sucht INDEX auch nach links Die Funktion INDEX wird oft in Kombination mit der Funktion VERGLEICH verwendet Die Index-Funktion gibt es als Matrix und als Bezugsversion Formel: =INDEX Klammer auf (Geben Sie zunächst den Bezug auf die gesamte Tabelle, die ausgewertet werden soll ein Semikolon; Schreiben Sie jetzt VERGLEICH und öffnen Sie eine Klammer (geben Sie den Bezug auf die Zelle ein, in der das Suchkriterium steht, im nachfolgenden Beispiel heißt das Suchkriterium Tintenfische, weil wir die Firma suchen, die Tintenfische verkauft Geben Sie jetzt ein Semikolon ein ; Geben Sie jetzt den Bereich ein, wo der Suchwert (Tintenfische) zu finden ist Schließen Sie die Klammer ) Semikolon; Suchpalte, in unserem Fall ist das die 1) Klammer zu

10 Syntax1:Matrix;Zeile;Spalte*keine Pflicht- Angabe Syntax2:Bezug;Zeile;Spalte*;Bereich*keine Pflicht-Angabe Welche Firma aus der Liste bietet Tintenfische an? Wie lautet die PLZ von Musterhausen? Die Null steht für genaue Suche (bei Suche nach Zahlen-Werten wichtig) Wie lautet die Personalnr. Von Kaiser? Welcher der Bewerberinnen oder Bewerber hat die Note SEHR GUT bekommen?

11 Untergrenze Syntax: =UNTERGRENZE(Zahl;Intervall)) Die Funktion UNTERGRENZE rundet Zahl ab und zwar in Intervallen. Formel: UNTERGRENZE (auf den Zellbezug klicken oder direkt die Zahl eingeben; den Intervallschritt eingeben). Unterrichtsübung: Wenn man die Zahl 1019 nimmt, kann man auf 5-er Intervalle abrunden, so dass die Zahl immer durch 5 teilbar ist oder auf 10er oder 100-Intervalle usw. Selbst Uhrzeiten lassen sich abrunden. Wenn z. B. die Uhrzeit 10:25 h auf eine halbe Stunde abgerundet werden soll, dann gibt man einfach als Intervall 0:30 ein. ABS Syntax: =ABS(Zahl) Die Funktion ABS kann negative und positive Zahlen getrennt summieren. Dies ist interessant für die Berechnung einer Bilanz aber auch für das Führen einer Ausgabe- und Einnahmeaufstellung. Mit dieser Funktion kann man quasi negative und positive Zahlen gegenüberstellen. Formel: =SUMME((hier den Bereich angeben, der berechnet werden soll)+(nochmal den Bereich angeben, jetzt werden alle negative Werte in positive Werte umgewandelt), das ganze muss durch 2 dividiert werden/2), zum Schluss beendet man die Formel mit gleichzeitigem Druck auf STRG + UMSCHALTTASTE + ENTERTASTE, dann werden für eine Matrixformel typische geschweifte Klammern gesetzt, die man manuell nicht setzen darf. Unterrichtsübung:

12 Die Summe der positiven Zahlen ist 800 Es wurde also die Summe der negativen Werte gebildet! Beispiel anhand eines Budgets. Beispiel 2: Zeile Syntax: =ZEILE(Bezug)

13 Die Funktion ZEILE nummeriert Ihre Datensätze durch. Formel=ZEILE(A2)-1 Klicken Sie in die Zelle, ab er die Durchnummerierung erfolgen soll und geben Sie diese Formel ein. Kopieren Sie die Formel anschließend nach unten. Vorzeichen Syntax: =VORZEICHEN(Zahl) Zahl: beliebige reelle Zahl Die Funktion VORZEICHEN ist hilfreich, wenn Sie positive und negative Zahlen getrennt addieren möchten. Die Funktion VORZEICHEN ermittelt das Vorzeichen eines Wertes. Für positive Zahlen: Formel:={SUMME(WENN(VORZEICHEN(A1:A10)=1;A1:A10))}". Für negative Zahlen: ={SUMME(WENN(VORZEICHEN(A1:A10)=-1;A1:A10))}". Da es sich hier um eine so genannte Matrixformel handelt, muss die Formel mit Druck auf STRG+UMSCHALT+ENTER abgeschlossen werden Unterrichtsübungen: Welches Vorzeichen hat die Zahl in der Tabelle? positive als 1 negative Vorzeichen werden als -1 dargestellt, Wie hoch sind die Ausgaben dieses Budgets? Hier wird eine Verschachtelung der Funktionen SUMME, WENN und VORZEICHEN angewendet

14 Wie hoch sind die Einnahmen? RMZ(regelmäßige Zahlung) Syntax: RMZ(Zins;Zzr;Bw;F) Angenommen, ich möchte eine bestimmte Summe ansparen und möchte wissen, wie hoch meine monatlichen Zahlungen sein müssen, um die Summe (den Endwert) in dem vorgesehenen Zeitraum zu erreichen. In diesem Fall kommt die Funktion RMZ zum Einsatz. Mit Zins ist der Zinsatz gemeint, Zzr steht für den Zeitraum, den ich einzahlen möchte, Bw steht für den Betrag, der bereits zum aktuellen Zeitpunkt vorhanden ist aber auch die Kreditsumme, wenn ein Kredit aufgenommen wird, Zw ist der Endbetrag, den ich erreichen möchte und F ist die Fälligkeit. Hier steht eine 1. Wenn die Zahlungen am Anfang einer Periode erfolgen, oder eine 0, wenn sie am Ende einer Periode erfolgen. Bw wird als negative Zahl eingetragen, weil das Anfangskapital als Zahlung behandelt wird, es mindert also die monatliche Zahlung. Zins wird durch 12 dividiert; wenn die Laufzeit in

15 Jahren angegeben wird, dann diese in der Formel mit 12 multiplizieren (10 mal 12 Monate). Das Ergebnis wird negativ dargestellt, es handelt sich hier genau wie beim Anfangskapital um eine Zahlung unsererseits. Beispiel 2 Wir nehmen einen Kredit zum Kauf eines Hauses auf: Wie hoch ist unsere monatliche Rate, wenn wir den Kredit in 25 Jahren abzahle möchten? Tage360 Mit Tage 360 können wir eine Zeitspanne berechnen. Syntax: =TAGE360()Ausgansdatum;Enddatum;Methode) Wie lange dauert es von heute an noch bis Weihnachten?